Elektroninių dokumentų pavyzdžių forma. Kas yra elektroninis dokumentas. Elektroninio dokumento teisinė reikšmė

Tradicinį biuro darbą ne visada lengva susieti su elektroniniu dokumentų valdymu. Šiame straipsnyje rasite atsakymus į penkis populiariausius klausimus apie elektroninius dokumentus. Mes jums pasakysime, kas yra elektroninis dokumentas, kada jį galima ir reikia perkelti į popierių, kaip padaryti, kad elektroninis keitimasis dokumentais būtų teisiškai reikšmingas, kaip išduoti elektroninį dokumentą kaip priedą prie popierinio laiško ir kaip laikyti elektroninius dokumentus .

1 KLAUSIMAS: KAS YRA ELEKTRONINIS DOKUMENTAS?

Elektroninis dokumentas yra visas gyvenimo ciklas- nuo sukūrimo iki sunaikinimo elektroniniu formatu... Spausdintas elektroninis dokumentas - kaip ir nuskaitytas popierinis dokumentas - yra tik originalo kopija.

V pastaraisiais metais biuro darbo teorija ir praktika siekia „susidraugauti“ su elektroniniais ir popieriniais dokumentais, kad neatsiliktų nuo sparčiai išeinančios internetinės dokumentų srauto erdvės ir kartu išsaugotų jos teisinę reikšmę. Pavyzdžiui, yra keli el. Pašto variantai, iš kurių tik vienas yra tikras elektroninis dokumentas:

• laiškas, pasirašytas elektroniniu parašu, yra tikras elektroninis dokumentas;
• paštu išsiųstas pranešimas nėra dokumentas, tačiau gali būti, jei bendravimo dalyviai dėl to susitarė;
• nuskaityta laiško kopija popieriuje nėra elektroninis dokumentas, tačiau jei siuntėjas ir gavėjas susitarė, kad keičiantis tokiomis kopijomis teisinė jėga, tuomet tokia elektroniniu paštu atsiųsta kopija gali būti prilyginama el. Plačiau apie tai kalbėsime atsakydami į trečiąjį klausimą.

2 KLAUSIMAS. KOKIAI MEDIAI NAUDOTI ELEKTRONINIUS DOKUMENTUS?

Su elektroniniais dokumentais galite dirbti tiek internete, tiek popieriuje. Žinoma, lengviau ir greičiau apsikeisti elektroniniais dokumentais naudojant el. Paštą ar elektroninę dokumentų valdymo sistemą (toliau - EDMS), tačiau tai ne visada įmanoma. Rezultatas - popierinės kopijos elektroninius dokumentus.

Spausdinti paštą Norėdami tai padaryti, galite, bet nepamirškite: jei keičiate laiškus su adresatu elektroninėje platformoje, atsakymas į šį laišką turi būti elektroninis. Be to: pilietis gali pareikalauti atsiųsti jam el. Paštu atsakymą į jo apeliaciją.

Organizacijos vidaus taisyklės gali nustatyti, kad tam tikras dokumentas egzistuoja tik elektronine forma. Paprastai atmintinės yra pirmosios, rodomos internetinėje erdvėje. Darbuotojai jais keičiasi EDMS, debesies paslaugomis arba el.

Tačiau yra normų, kurios numato spausdinti elektroninius dokumentus, kad jie būtų dedami į bylą popieriuje.

3 KLAUSIMAS. KAIP IŠLAIKYTI TEISINGAI REIKŠMINGĄ DOKUMENTŲ SRAUTĄ, naudojant ELEKTRONINIUS DOKUMENTUS?

Elektroniniai dokumentai pasirašomi elektroniniais skaitmeniniais parašais (toliau - EDS). Tuo pačiu metu tik sustiprintas kvalifikuotas EDS, tai yra, įregistruotas sertifikavimo centre, akredituotame Rusijos telekomunikacijų ir masinių ryšių ministerijos, yra absoliutus ranka parašyto analogas. Jis gali būti naudojamas bendraujant su valdžios institucijomis. Organizacijos gali bendrauti tarpusavyje naudodami dokumentus, pasirašytus bet kokio tipo EDS: patobulintos kvalifikacijos, patobulintos be kvalifikacijos ar paprastos. Kokį skaitmeninį parašą naudoti, turi būti nurodyta sutartyje.

Sutarties dėl šalių elektroninio parašo naudojimo fragmentas pateiktas 1 pavyzdyje.

Jei pageidaujama, šalys gali sutartyje numatyti, kad žinutės pašto klientams ir pasiuntiniams, SMS žinutės yra teisiškai privalomos.

4 KLAUSIMAS: KAIP PAPILDYTI ELEKTRONINĮ DOKUMENTĄ PAPILDYTĄ RAŠTĄ?

Dokumentų paketai siunčiami iš organizacijos su lydraščiais. Elektroniniai dokumentai nėra išimtis. Tačiau kartais reikia atsiųsti motyvacinį laišką su keliais popieriniais ir keliais elektroniniais priedais. Tokiu atveju pirmiausia turite paruošti elektroninę programą: įrašykite ją į kompaktinį diską arba „flash“ kortelę. Tada parašykite motyvacinį laišką. Galiausiai įdėkite įdėklą į voką su disku arba „flash drive“.

Pagrindiniai rekvizitai motyvacinį laišką- 19 kintamasis „Pastaba dėl taikymo“.

Pateikiame motyvacinio laiško (2 pavyzdys) ir disko viršelio (3 pavyzdys) pavyzdžius.

5 KLAUSIMAS: KAIP LAIKYTI ELEKTRONINIUS DOKUMENTUS?

Pagrindinis elektroninių dokumentų saugojimo principas nėra diskriminacija laikmenoje! Archyvavimo taisyklės yra vienodos tiek popierinėms, tiek elektroninėms byloms. Tačiau yra keletas elektroninių dokumentų saugojimo ypatumų. Jie nurodyti dokumentų iš Archyvo fondo saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisyklėse. Rusijos Federacija ir kitus dokumentus valdžios institucijose, vietos valdžios institucijose ir organizacijose (toliau - Taisyklės 2015).

Elektroninis dokumentas prieš išsiunčiant saugoti yra iškraunamas iš programos, kurioje jis buvo sukurtas, ir išsaugomas nepakeičiamu formatu: 2015 m. Taisyklės rekomenduoja PDF / A, tačiau organizacija turės nusipirkti programinė įranga dirbti su juo. Optimalus elektroninių dokumentų išsaugojimo formatas, tinkantis daugeliui organizacijų, yra PDF.

Elektroninis failas įrašomas į atskirą elektroninį laikmeną. Geriausias variantas yra vieną kartą įrašomas kompaktinis diskas. 2015 metų taisyklės reikalauja įrašyti elektroninį failą į du diskus: vienas egzempliorius yra darbinis, antrasis - pagrindinis. Tai taikoma tik nuolatinio ir ilgalaikio (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpiams. Jei failas saugomas penkerius metus, jo negalima perkelti į archyvą, tiesiog išsaugojus jį nepakeičiamu formatu. Jei tokį atvejį vis tiek reikia perkelti į saugyklą, tada užteks jį įrašyti į vieną diską.

Kiekvienam atvejui sudaromas viršelis (4 pavyzdys).

Elektroniniai failai diskuose perkeliami į archyvą organizacijoje nustatyta tvarka.

SANTRAUKA

1. Elektroniniai dokumentai egzistuoja nuo sukūrimo iki sunaikinimo.
2. Galite dirbti su elektroniniais dokumentais bet kurioje laikmenoje.
3. Organizacija tarpusavio susitarimu nustato keitimosi elektroniniais dokumentais taisykles.
4. Prie popierinio laiško galima pridėti elektroninį dokumentą. Paraiška parengta pagal GOST R 7.0.97. Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Organizacinė ir administracinė dokumentacija. Reikalavimai dokumentų tvarkymui.
5. Elektroniniai dokumentai perkeliami į organizacijos archyvą kompaktiniuose diskuose, suprojektuoti pagal 2015 m.

Kažkada klerkai priešinosi perėjimui iš popieriniai žurnalai registracija elektroninėse dokumentų valdymo sistemose. Dabar daugumoje organizacijų vidinis dokumentų patvirtinimas jau atliekamas EDMS (elektroninė dokumentų valdymo sistema) ir nekelia susirūpinimo. Dabar turime naujų galimybių, suteikiančių dar daugiau galimybių pereiti prie visiškai elektroninių dokumentų. Tačiau tuo pat metu mus pradeda nugalėti naujos baimės.

Kai kuriems žmonėms skaitant frazę „elektroninis dokumentas“ gali kilti nemalonus netikrumo ir abejonių jausmas. Iš karto kyla daug klausimų: ar tai patikima? Kaip laikyti? Ar teismai sutiks?

Bet kodėl dirbdamas su popieriumi niekas neužduoda tų pačių klausimų, o vien todėl, kad jis yra pažįstamas ir atrodo patikimas. Nors „popieriniai“ teisės aktai yra netobuli ir galite rasti trūkumų. Taip, norminė bazė elektroninis dokumentų valdymas taip pat toli gražu nėra tobulas ir vis dar yra baltų dėmių, tačiau jis vystosi ir nuolat tobulėja, o „popieriniai“ teisės aktai pamažu sensta.

Bet kaip apie mūsų klausimus? Į juos reikia ieškoti atsakymų. Elektroninis dokumentas -saugokite jį ir teismai.

Dabar pats laikas apsispręsti dėl perėjimo prie elektroninių dokumentų, o ne išgyventi popieriaus amžių. Atėjo laikas gauti atsakymus į savo klausimus ir rūpesčius, kad vėliau nesulauktumėte pasivijimo vaidmens.

Elektroninio dokumento teisinė reikšmė

Norint suprasti, ką dokumentai gali padaryti be popieriaus, pirmiausia reikia išsiaiškinti, kaip elektroninis dokumentas vertinamas teisiniu požiūriu.

Tačiau elektroniniai dokumentai užkariauja ir šią konservatyvią sritį. Net toks iš pažiūros nepajudinamas popierinis dalykas kaip darbo istorija, netrukus įstatymų leidėjai planuoja perkelti į elektroninę formą.

Tačiau yra personalo įrašų, kuriuos jau galima visiškai paversti elektronine forma:

• darbo sutarčių registravimo ir jų pakeitimų žurnalas;
• įsakymų įsidarbinti registras;
• forma T-60 (pažymos-skaičiavimas dėl atostogų darbuotojui suteikimo);
• forma T-61 (pastabos apskaičiavimas nutraukus (nutraukiant)) darbo sutartis su darbuotoju (atleidimas));
• darbo laiko apskaitos žiniaraštis ir kt.

Kalbant apie šių dokumentų saugojimą, pagal teisės aktus elektroniniai dokumentai saugomi tiek pat laiko, koks yra nustatytas jų popieriniams dokumentams. Tačiau dėl to, kad tai ne tik dokumentas, kurį galima tiesiog išimti iš lentynos kaip popierių, jis papildomas indėlio reikalavimas užtikrinti elektroninių dokumentų atgaminimą, taip pat priemones elektroninio parašo autentiškumui patikrinti. Šių lėšų saugojimo laikotarpis yra lygus dokumento saugojimo laikotarpiui.

Pereinant prie elektroninių dokumentų reikia prisiminti, kad sandorio šalys, reguliavimo institucijos ir, jei reikia, teisminiai dokumentai turi būti paruošti perdavimui. Visų pirma FTS nustato griežtus keitimosi formato ir metodo reikalavimus. Su sandorio šalimis keitimasis yra lengvesnis.

Žemiau esančioje lentelėje pateikiami visi galimi dokumentai, kuriuos šio rašymo metu priima Federalinė mokesčių tarnyba (pagal Federalinės mokesčių tarnybos 2012 m. Birželio 29 d. Įsakymą Nr. ММВ-7-6 / [apsaugotas el. paštas]). Dokumentai skirstomi į tuos, kurie turi būti siunčiami griežtai tam tikru formatu (xml), ir tuos, kuriuos galima siųsti nuskaitytais vaizdais.

Elektroniniai dokumentai, sukurti pagal patvirtintus formatus, kuriuos galima pateikti patikrinimui xml faile (įforminti dokumentai)

Elektroniniai bet kokio formato dokumentai (arba dokumentai popieriuje), kuriuos galima pateikti patikrinimui internetu grafiniu formatu jpg, tif, pdf arba pgn (neformalizuoti dokumentai)

Įsigaliojus Federalinės mokesčių tarnybos 2017 m. Sausio 18 d. Įsakymui Nr. ММВ-7-6 / [apsaugotas el. paštas], kuris patvirtino naują dokumentų sąrašo xml failo formatą, tapo įmanoma pateikti ir xml failus, ir popierinius dokumentus nuskaitytų vaizdų pavidalu (jpg, tif, pdf formatu) per TKS. Naujasis inventorius galioja nuo 2017 m. Birželio 1 d. Taigi per TVS gali būti siunčiami ne tik elektroniniai dokumentai, bet ir dokumentai, iš pradžių surašyti popieriuje.

Reikėtų prisiminti, kad į konteinerį perkelta į mokesčių institucija gali turėti ir failus su plėtiniu xml, ir nuskaitytus failus tinkamais formatais.

Aukščiau esančioje lentelėje pateiktas dokumentų sąrašas yra baigtinis (šiuo metu) ir, jei iš mokesčių mokėtojo prašoma kitų duomenų, nebus galima naudoti Asmeninė paskyra mokesčių mokėtojas, nei elektroninė dokumentų valdymo sistema. Tokiu atveju turite naudoti bet kurį kitą metodą, nurodytą Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 93 straipsnyje.

Vietoj išvesties

Norėdami neatsilikti nuo laiko, visada turite vaikščioti ir kartais eiti kartu su naujais produktais. Ir kad šis bėgimas būtų lengvas pasivaikščiojimas, turite naudoti visas turimas priemones. Šiuo atveju labiausiai svarbi priemonė yra elektroninė dokumentų valdymo sistema (vidinė) ir teisiškai reikšmingos elektroninių mainų paslaugos (išorės). Pardavėjai ir operatoriai nuolatos žiūri į teisės aktų ir technologijų pulsą, gali patarti ir padėti teisingai sudaryti darbą be popieriaus. Su jų parama jūsų perėjimas prie elektroninių dokumentų bus neskausmingas.

5 klausimas. Dokumentų klasifikacija

Dokumentų klasifikacija- dokumentų paskirstymas į grupes (tipus) pagal turinio, rengimo formos ir pan. ženklus, siekiant organizuoti ir pagerinti darbo su jais efektyvumą.

Klasifikacija leidžia jums sukurti tam tikrus darbo su kiekviena dokumentų grupe metodus, pataisyti juos instrukcijose, tvarkyti dokumentus biuro darbe. 2. Paprastai dokumentus galima suskirstyti į šias grupes: dokumentacijos būdu: ranka; elektroninis;

Grafinis;

filmas, nuotrauka, garso takelis;

pagal naudojimo sritį: organizacinis ir administracinis; finansai ir apskaita; mokslinis ir techninis; pagal darbą; ataskaitų teikimas ir statistika;

sudarymo vietoje:

Gaunamas (gaunamas organizacijos);

Išeinantis (siunčiamas iš organizacijos);

Vidinis (sudarytas ir naudojamas pačioje organizacijoje);

pagal prieigos apribojimo antspaudą:

atviras (neklasifikuojamas);

su prieigos apribojimo antspaudu. Dokumentai gali turėti šiuos antspaudus:

„Oficialiam naudojimui“ (oficiali informacija, skirta tik tam tikros organizacijos ar pramonės darbuotojams); „Paslaptis“, „Visiškai slapta“, „Ypatinga svarba“ (informacija, kurioje yra valstybės paslapčių); „Konfidencialu“ (informacija, prieiga prie jos ribojama Rusijos Federacijos įstatymų);

„Komercinė paslaptis“ (informacija, turinti komercinę vertę, nes ji nežinoma trečiosioms šalims, prie kurios nėra laisvos prieigos teisinis pagrindas ir kurios atžvilgiu tokios informacijos savininkas yra įvedęs apsaugos režimą);

pagal kilmę:

pareigūnas (tarnyba) (veikiantis organizacijos interesus, surašytas teisinio ar fizinis asmuo išduotas nustatyta tvarka); asmeninis (susijęs su konkretaus asmens interesais ir yra nominalus);

ant tūkst ricinė reikšmė:

originalai arba originalai (pirmosios ar pavienės oficialių dokumentų kopijos, autoriaus pasirašytos asmeniškai);

kopijos (dokumentai, kuriuose visiškai atkurta originalaus dokumento informacija ir visi jo išoriniai požymiai ar dalis jų, neturintys teisinės galios);

patvirtintos kopijos (dokumentų kopijos, ant kurių pagal nustatyta tvarka nurodykite reikiamą informaciją, suteikiančią jiems teisinę galią);

dublikatai (originalios dokumento kopijos, kurios yra teisiškai privalomos);

pateikimo forma:

individualus (kurio turinys pateikiamas laisva forma);

trafaretas (kai struktūra, dokumento dalis, standartinės frazės yra parengtos iš anksto, o kita dalis užpildoma rengiant, pavyzdžiui, pažymą iš darbo vietos);

tipiškas (sukurtas dokumentuoti standartines situacijas, pavyzdžiui, komandiruotes ir naudojamas visose organizacijose);

pagal galiojimo laiką:

nuolatinis saugojimas;

ilgalaikis saugojimas (daugiau nei 10 metų); laikinas saugojimas (iki 10 metų).

1 . Elektroninis dokumentas- dokumentas, kuriame informacija pateikiama elektronine forma su būtinais jos pripažinimo galiojančiais rekvizitais.

Elektroninis dokumentas turi atitikti šiuos reikalavimus reikalavimus:

sukurti, apdoroti, saugoti, perduoti ir priimti naudojant programinę ir techninę įrangą;

būti rodomas (atgaminamas) suvokimui suprantama forma.

Elektroninis dokumentas gal būt atkurta forma ir forma, suprantama: ekrane; ant lapo;

kitas materialus objektas, kurį galima atskirti nuo mašinos laikmenos tokia forma, kurią galima vizualiai apžiūrėti. Naudojant elektroninį dokumentą, nereikalaujama pateikti jo kopijos popieriuje, išskyrus atvejus, numatytus teisės aktuose teisės aktai RF arba šalių susitarimu. Privalumaielektroninių dokumentų naudojimas:

kompiuterinis dokumentų rinkinys sumažinamas naudojant paruoštus pavyzdžius, esančius kompiuterio atmintyje; kompiuterinis elektroninių dokumentų (pavyzdžiui, prekių užsakymų) apdorojimas yra daug greitesnis nei popierinių dokumentų tvarkymas;

paspartinamas ir supaprastinamas bet kurio dokumento ar informacijos iš dokumentų rinkimas, sisteminimas ir paieška; elektroninio pašto pagalba atliekamas greitas dokumentų perkėlimas į bet kokį atstumą; elektroninių dokumentų saugojimas leidžia sutaupyti daug informacijos mažose laikmenose, todėl archyvams nereikia didelių plotų; sumažėja įprastų techninių operacijų su dokumentais apimtis, atlaisvinamas laikas prasmingoms valdymo užduotims spręsti;

sumažėja dokumentų, kurių buvimo vieta nežinoma, praradimų skaičius;

tampa įmanoma panaudoti gautą informaciją kito dokumento (ataskaitos, santraukos, apžvalgos ir pan.) rengimui, taip padidinant rengiamo dokumento efektyvumą ir kokybę.

Elektroninio dokumento projekto tvirtinimas turi šiuos Privalumai:

dokumento skaitymas kompiuterio ekrane, neišleidžiant popieriaus; atliekami dokumento projekto pataisymai;

Prie trūkumųgalima priskirti elektroninius dokumentus: saugojimo trapumas, palyginti su popieriniais dokumentais;

techninių skaitymo priemonių poreikis; galimybė atlikti neteisėtus pakeitimus (nesant elektroninio skaitmeninio parašo (EDS) ar kitų apsaugos priemonių).

3. Elektroninis dokumentų valdymas- elektroninių dokumentų judėjimo, apdorojimo, saugojimo ir keitimosi jais procesas. Keitimosi elektroniniais dokumentais dalyviai - fizinis ir juridiniai asmenys, Rusijos Federacijos valdžios institucijos, vietos valdžios institucijos, dalyvaujančios keistis elektroniniais dokumentais.

Elektroninio dokumento siuntėjas- keitimosi elektroniniais dokumentais dalyvis, kuris surašo elektroninį dokumentą, pasirašo jį savo EDS ir tiesiogiai arba per informacijos tarpininką siunčia gavėjo adresu.

Elektroninio dokumento gavėjas- keitimosi elektroniniais dokumentais dalyvis, kurio adresu elektroninis dokumentas buvo gautas.

Tarpininkas keičiantis elektroniniais dokumentais (informacijos tarpininkas)- juridinis asmuo arba individualus verslininkas, kuri teikia paslaugas, susijusias su keitimusi elektroniniais dokumentais tarp elektroninių dokumentų siuntėjų ir gavėjų.

Keičiantis elektroniniais dokumentais, informacijos saugumo priemonės turi būti naudojamos pagal Rusijos Federacijos norminių teisės aktų reikalavimus.

Elektroninis dokumentas turi būti patikrintas, siekiant patvirtinti jo autentiškumą EDS patikrinimas... Elektroninio dokumento autentiškumo patvirtinimą atlieka elektroninio dokumento gavėjas, naudodamasis EDS tikrinimo priemonėmis, kurias jam pateikė EDS tikrinimo priemonių siuntėjas ar platintojas. Elektroninio dokumento autentiškumas Laikoma patvirtinta, jei dėl to, kad elektroninio dokumento gavėjas įvykdė skaitmeninio parašo tikrinimo procedūras, nustatytas visų jo detalių nekintamumas. Elektroninis dokumentų valdymasreglamentuoja reglamentai:

valstybė;

tarpsektorinis;

konkrečiai pramonei;

vietos (įmonės).

Teisinis reguliavimas elektroninių dokumentų apyvartos srityje nukreiptas:

už vieningos valstybės politikos įgyvendinimą elektroninių dokumentų apyvartos srityje;

užtikrinti informacijos saugumą ir apsaugą jos sukūrimo, apdorojimo, saugojimo, perdavimo ir priėmimo metu;

elektroninių dokumentų vartotojų teisių ir teisėtų interesų užtikrinimas;

teisinė parama elektroninių dokumentų kūrimo, apdorojimo, saugojimo, perdavimo ir priėmimo technologijoms. Darbas su elektroniniais dokumentais, siunčiamais el panašiai dirbti su popieriniais dokumentais. Todėl taip pat vadinamas elektroninis dokumentų valdymas automatizuotas biuro darbas. Kiekvienam elektroninio pašto abonentui priskiriama atskira pašto dėžutė, kuriai priskiriamas vartotojo kodas, o elektroninės žinutės keičiamos per šias pašto dėžutes.

Elektroninio dokumento siuntėjas sukuria pranešimo failą, nurodo jo pavadinimą, datą, siuntimo laiką ir paleidžia el. Laiškų siuntimo programą.

Elektroniniai dokumentai adresatams siunčiami laikantis adresų sąrašo instrukcijų.

Adresatas kompiuterio ekrane gauna dokumentą, kurį prireikus galima perkelti į popierių. Elektroniniai dokumentai registruojami naudojant kompiuterį.

Vadovas, gavęs elektroninį dokumentą, pateikia jam rezoliuciją, o dokumentas per vidinį tinklą yra siunčiamas į kompiuterį atlikėjui (atlikėjams).

Elektroninis dokumentų vykdymo procesas panašus popierinių dokumentų vykdymas. Elektroninė dokumentų apyvarta nuolat auga, ypač plėtojant internetinę prekybą. Elektroninių dokumentų saugojimo laikotarpis tas pats, kaip ir popieriniai (pavyzdžiui, banko pranešimai ir pervedimo reikalavimai - 5 metai). Saugojant failus tokį laikotarpį, jie gali būti prarasti, todėl rekomenduojama sukurti specialius elektroninių dokumentų archyvus kompaktiniuose diskuose.

At elektroninių dokumentų saugojimas v elektroninis archyvas turi būti užtikrintas:

elektroninių dokumentų apsauga nuo neteisėtos prieigos ir iškraipymų;

galimybė suteikti suinteresuotoms šalims prieigą prie saugomų elektroninių dokumentų norminių aktų nustatyta tvarka;

galimybė patvirtinti elektroninių dokumentų autentiškumą per visą jų saugojimo laikotarpį;

galimybė pateikti saugomus elektroninius dokumentus popierinės kopijos forma.

Ateityje plėtojant elektroninį dokumentų valdymą daugiausia dėmesio skiriama maksimaliam elektroninių dokumentų naudojimui, o tai reiškia esamų buitinių biuro darbo tradicijų pasikeitimą ir laipsnišką popierinių informacijos laikmenų atsisakymą.

29.05.18 71 255 13

Dokumentus galima pasirašyti popieriuje arba elektroniniu būdu. Ant popieriaus ilgai, elektroniniu būdu - neaišku, kaip.

Pavelas Ovčinnikovas

12 metų dirbant su elektroniniais dokumentais

Bet čia aš jau dvylika metų užsiimu elektroniniais dokumentais ir pasakysiu: tai neįtikėtinas jaudulys. Pateikiu pavyzdžių, kaip visa tai veikia.

Trumpai tariant

Norėdami pradėti tvarkyti elektroninį dokumentų valdymą, jums reikia:

1. Įtikinkite sandorio šalis pradėti keistis elektroniniais dokumentais.
2. Pirkite elektroninio parašo sertifikatą.
3. Nuspręskite dėl dokumentų siuntimo būdo: per specialią tarnybą arba be jos.

Kam reikalingi elektroniniai dokumentai

Nepaisant patogumo ir modernumo, nedaugelis žmonių tvarko elektroninį dokumentų valdymą. Jei verslininkas, kuriam taikomas supaprastintas apmokestinimas, per metus sudaro pora sutarčių, jam gali būti ne taip baisu išsiųsti spausdintus dokumentus porą kartų. Tačiau yra atvejų, kai elektroninis dokumentų valdymas yra labai naudingas.

Didelės įmonės elektroniniai dokumentai padeda sumažinti išlaidas, jei išorinės korespondencijos apimtis viršija kelis šimtus dokumentų per mėnesį. Jiems vertybinių popierių pristatymas tiesiogiai veikia operacijų greitį. Dokumentų apyvartos išlaidos gali siekti šimtus tūkstančių rublių per metus, o rizika, susijusi su nuostoliais, klaidomis ir mokesčių institucijų baudomis, dar labiau padidina išlaidas.

Net jei dabar kas pusmetį pasirašote po vieną aktą, tai nereiškia, kad jūsų verslas neaugs. Galbūt turite didelių partnerių, kurie dirba su elektroniniais dokumentais, ir jie to paties pareikalaus iš jūsų.

Pavyzdžiui

Internetinė parduotuvė reguliariai kaupdavo gautinas sumas už dešimtis milijonų dėl to, kad dar kartą suklydo sąskaitoje faktūroje: prekės yra sunkvežimyje, jų negalima vežti į sandėlį. Kol jie laukia, kol iš tiekėjo atvyks kurjeris su pataisytu dokumentu, dienos bėga. Įvedėme elektroninius dokumentus, o dabar visi dokumentų taisymai užtrunka mažiau nei valandą.

O didelėje elektros energijos tiekimo įmonėje atliekant mokesčių patikrinimus inspektoriai kasmet rasdavo pažeidimų ir klaidų dokumentuose. Baudų čekis siekė 120 000 rublių per metus. Finansų departamentas šiuos pinigus į biudžetą iš anksto įtraukė kaip pridėtines išlaidas. Įvedėme elektroninį dokumentų valdymą, o dabar dokumentų teisingumą kontroliuoja programos, o ne žmonės. Daugiau klaidų nebūna.

Kas yra elektroninis dokumentas

Elektroninis dokumentas yra įprastas dokas arba pdf failas, kurį galima sukurti ir skaityti bet kuriame redaktoriuje. Svarbu, kad jis būtų pasirašytas specialiu elektroniniu parašu ir išsiųstas specialiu būdu.

Kad partneris, teisininkas ar teisėjas neabejotų, kad elektroninį dokumentą pasirašėte jūs ir niekas jo nepakeitė, skaitmeninio saugumo specialistai sugalvojo elektroninį parašą. Tai tarsi pirštų atspaudai, uždėti ant unikalių jūsų dokumento bitų ir baitų rinkinio. Grubiai tariant, pasirašydami ką nors elektroniniu parašu, sakote: „Aš patvirtinu šio bitų rinkinio autentiškumą“.

Prie bet kurio dokumento pridedamas elektroninis parašas, po kurio jis laikomas pasirašytu. Dokumentą galima skaityti be parašo. Tai tik garantuoja, kad turite tą patį nepakeistą dokumentą tokia forma, kokia jis jums buvo išsiųstas. Jei ką nors pakeisite dokumente ir išsaugosite, jo bitų rinkinys pasikeis - parašas bus negaliojantis.

Pavyzdžiui

Abi bendrovės nusprendė pasirašyti elektroninę sutartį. Sudarėme sutartį, susitarėme dėl sąlygų. Dabar viena įmonė pasirašo sutartį ir pasirašo kitai. Ji atidaro sutartį ir nusprendžia ką nors ištaisyti, pavyzdžiui, baudų dydį. Pataiso. Taupo. Pirmiausia pateikia. Ji atrodo - oi! - sutriko pirminis šios sutarties parašas. Tai reiškia, kad kažkas buvo ištaisytas, piktadariai. Tada jie tikriausiai eina mušti veido.

Kur gauti elektroninį parašą

Elektroninis parašas perkamas specialiame sertifikavimo centre. Jums tiesiog reikia rasti patogų centrą savo mieste. Svarbiausia, kad jis yra įtrauktas į Rusijos Federacijos ryšių ministerijos akredituotų centrų sąrašą.

Visą tą patį galima padaryti tiesiai sertifikavimo centro biure: tiesiog atvykite su visais dokumentais ir užpildykite paraišką. Tačiau šiuo atveju turėsite palaukti, kol bus atliktas mokėjimas be grynųjų pinigų - tai gali užtrukti kelias valandas. Už sertifikatą įmonei atsiskaityti grynaisiais neįmanoma, kaip ir neįmanoma jo gauti nuotoliniu būdu.

Kaip veikia elektroninis parašas

Elektroninio parašo teisinė galia aprašyta federaliniame įstatyme „Dėl elektroninių parašų“.

Įstatymas apibrėžia parašų tipus: paprastus, nekvalifikuotus ir kvalifikuotus. Galite pasirašyti bet kurį iš jų, tačiau su išlygomis: kvalifikuotas - mokesčiams, siūlymui ir, kai kuriais atvejais, teismui; paprasta ir nekvalifikuota - visa kita.

Paprastas ar besąlygiškas parašas

Įperkamas ir pigus pasirinkimas, tačiau ribotas naudojimas. Kvalifikuotame paraše yra kriptografiniai algoritmai, tačiau jo nepatvirtina jokia sertifikavimo institucija. Paprastas yra tik vartotojo vardo ir slaptažodžio derinys, paskyra viešųjų paslaugų svetainėje arba sandorio šalies el. Pašto adresas.

Tokie parašai tinka, jei nedalyvaujate elektroniniuose aukcionuose, nesikeičiate elektroniniais pirminiais duomenimis ir nesiunčiate mokesčių ataskaitų. Paprastas parašas gali būti naudojamas sutartims, sąskaitoms ir veiksmams, tačiau turėsite pasirašyti atskirą susitarimą su kita sandorio šalimi ir įrašyti šalių sutikimą pasitikėti tokiu parašu.

Jei turite dešimtis rangovų ir skirtingų dokumentų, schema neveiks. Tokį dokumentą turėsite pasirašyti su visais, ir laikui bėgant šis procesas sulėtės, o ne paspartės. Tuomet geriau pagalvoti apie kitą elektroninio parašo sertifikatą.

Norėdami naudoti paprastą elektroninį parašą, turite atsispausdinti ir pasirašyti popierinę sutarties versiją arba į sutartį su sandorio šalimi įtraukti specialią sąlygą - tai yra teisinis reikalavimas.

Kvalifikuotas parašas

Šis parašas tinka sąskaitoms faktūroms ir mokesčiams. Pagal įstatymą elektronines sąskaitas faktūras galima pasirašyti tik šiuo parašu. Yra kvalifikuotas 1000 RUR sertifikatas, jį galite įsigyti tik sertifikavimo centre, kuris yra FTS pasitikėjimo zonos dalis.

Kiekvienais metais kvalifikuoto parašo sertifikatą reikia atnaujinti, o tai dar labiau padidina rūpesčius: turite stebėti galiojimo laiką ir laiku užsisakyti pakartotinį leidimą.

Norėdami dirbti su kvalifikuotu parašu, turite įdiegti specialią programą - informacijos kriptografinės apsaugos priemonę. Programa prie dokumento prideda elektroninį parašą ir patikrina kitų mainų dalyvių parašus.

Galite pasirinkti mokamą programą („CryptoPro CSP“) arba nemokamą („Vipnet CSP“). Funkcionaliai jie yra beveik vienodi, tačiau naudojant nemokamą gali kilti suderinamumo problemų. Abu veikia „Windows“ ir „Mac“. Mokamas kainuoja apie 1000 RUR, metinis mokestis už elektroninio parašo sertifikatą yra apie 1000 RUR.

Kai kurie žmonės naudoja debesų pagrindu sukurtą elektroninį parašą, kuriam nereikia įdiegti kriptografinės apsaugos programos. Debesų parašas saugomas mainų tarnyboje ir kiekvieną kartą, kai pasirašote dokumentą, gausite SMS, patvirtinančią veiksmą jūsų telefone. Toks sertifikatas yra pigesnis ir patogesnis naudoti, tačiau mažiau saugus nei šifravimo apsaugos programa.

Kodėl jums reikia dokumentų srauto operatoriaus?

Pasirašytą elektroninį dokumentą galima siųsti įprastu el. Paštu, tačiau tai nėra saugu. Jei laiškas bus nulaužtas, dokumentai atsidurs įsilaužėlių žinioje. Todėl, pvz. mokesčių inspekcija priima deklaracijas tik per specialias tarnybas. Naudodamiesi tomis pačiomis paslaugomis, turite keistis elektroninėmis sąskaitomis faktūromis, kitaip pažeidžiate Rusijos finansų ministerijos įsakymą. Tokios paslaugos vadinamos dokumentų srautų operatoriais.

Paprastam vartotojui tai yra išpumpuotas el. Veikia per naršyklę, yra aplankai su įeinančiais ir išeinančiais, adresų katalogas, įmontuota paieška, dokumentų redaktorius. Viduje - labai pakrauta paslauga su saugiais ryšio kanalais ir šifravimu, kurie užtikrina dokumentų perdavimo saugumą.

Su elektroninio dokumentų valdymo operatoriumi net nebūtina sudaryti sutarties. Tiesiog užsiregistruokite, atsisiųskite elektroninio parašo sertifikatą ir sumokėkite sąskaitos faktūros tarifą. Likusius rūpesčius prisiima operatorius: praneša Federalinei mokesčių tarnybai, kad prisijungėte prie biržos, stebi formatus ir garantuoja, kad laikomasi Rusijos Federacijos teisės aktų.

Rusijoje yra kelios dešimtys tokių paslaugų. Kalbant apie kainą, funkcionalumą, patikimumą ir greitį, jie yra maždaug vienodi. Įprasta operatorius rinktis pagal paslaugos kokybę: kaip greitai veikia techninė pagalba, ar operatorius pasiruošęs padėti sujungti rangovus, kokias galimybes jis siūlo ir ar jis turi analitinių konsultantų, kurie padės jums įdiegti paslaugą į darbą.

Jūsų sandorio šalis taip pat turės prisijungti prie operatoriaus. Jis gali pasirinkti jūsų ar bet kurį kitą - tada mainai vyks tarptinkliniu ryšiu, kaip ir ląstelinis.

Kiek kainuoja elektroniniai dokumentai

Dirbdami per operatorių mokate tik už abiejų šalių pasirašytą dokumentą. Vidutiniškai dokumento siuntimo kaina yra apie 6–8 R, o visi gaunami dokumentai yra nemokami.

Paprastai naujokai perka mažiausiai 300 dokumentų paketą, kuris baigiasi labai greitai. Tada jūs turite nusipirkti kitą paketą. Pelningiau pirkti neribotą metinį paketą arba susitarti dėl individualių sąlygų.

Perėjimas prie elektroninių dokumentų yra naudingas, jei siunčiate 100 ar daugiau dokumentų per mėnesį arba bent 1000 dokumentų per metus. Tada beveik 5 kartus sumažinsite popieriaus ir siuntimo išlaidas.

Kiek kainuoja darbo eiga

1000 popierinių dokumentų