Tööandja on töölepingust ilma jäänud, mida teha. Personalidokumentide taastamine. Töötaja palus teda kinnitada töölepingu koopiaga. Kuidas seda õigesti teha

Küsimus

Personalikontrolli käigus selgus, et tööandjal ja töötajal ei ole töötajatega ühtegi allkirjastatud töölepingut. Kuidas saab praegu olema personalidokumentatsiooni taastamine ning kõigi inimestega töölepingute ja töölepingute sõlmimine?

Vastus

Töölepingu taastamise korda normatiivaktid ei kehtesta.

Soovitatav on sõlmida uus tööleping. Sel juhul märkige lepingu sõlmimise kuupäev ja töösuhte alguskuupäev - millal töötaja organisatsiooni võeti. Dokumentatsiooni taastamiseks soovitatakse tööandjal väljastada korraldus dokumentatsiooni kadumise kohta, kadunud dokumentide loetelu, nende taastamise ajakava ja märkida isik, kes vastutab personalidokumentatsiooni taastamise eest. Selle korralduse saab välja anda vastutava isiku teenuse või memorandumi alusel, milles registreeritakse töölepingute puudumise fakt.

Põhjendus

Dokumentide säilitamise, hankimise, arvestuse ja kasutamise korraldamise küsimusi reguleerib 22. oktoobri 2004. aasta föderaalseadus N 125-FZ (muudetud 18. juunil 2017) "Arhiveerimise kohta Vene Föderatsioonis". Personalidokumentide säilitamise korra ja tähtaegade õiguslik reguleerimine toimub riigiasutuste, kohalike ametiasutuste ja organisatsioonide tegevuse käigus tekkinud standardsete haldusarhiividokumentide loetelu alusel, näidates ära korraldusega kinnitatud säilitusajad. Venemaa Kultuuriministeerium kuupäev 25.08.2010 N 558. Täpsustatud loetelu 8. jagu "Personali turvalisus" sisaldab teavet isikutoimikute, sealhulgas töötajate korralduste koopiate säilitamise aja kohta. Organisatsioonid on kohustatud tagama arhiividokumentide, sealhulgas töötajate kohta käivate dokumentide ohutuse föderaalseaduste ja muude regulatiivsete sätete kohaselt õigusakte Venemaa Föderatsioon, samuti artiklitega ettenähtud dokumentide loetelud. Föderaalseaduse N 125-FZ 23. Nende dokumentide säilivusaeg on 75 aastat. Puhkuste ajakava puhul on säilitamisaeg 1 aasta ja muude puhkuste dokumentide puhul 3 aastat.

Seega peaks töötajate allkirjadega personalidokumentide kaotamise korral tööandja need taastama, kuna kehtivad õigusaktid panevad tööandjale kohustuse tagada personalidokumentide ohutus.

Töölepingu taastamise korda normatiivaktid ei kehtesta.

Dokumentatsiooni taastamiseks soovitatakse tööandjal väljastada korraldus dokumentatsiooni kaotamise põhjuste kohta, kadunud dokumentide loetelu, nende taastamise ajakava ja märkida isik, kes vastutab personalidokumentatsiooni taastamise eest. Selle korralduse saab välja anda vastutava isiku teenuse või märgukirja alusel, kus on kirjas töölepingute puudumine (ja võimaluse korral nende kaotamise põhjus).

Reguleerivate asutuste ekspertide sõnul (vt. Küsimus: Meie kontoris oli tulekahju ja kõik personalidokumendid kadusid. Tööraamatute restaureerimisega oleme probleemi lahendanud. Ja me ei tea, kuidas taastada töölepingute koopiaid. Olukorra teeb keeruliseks see, et mõned töötajad on kaotanud töölepingu koopiad. Mida peaksite sellises olukorras tegema? ("Personaliosakond kaubanduslik organisatsioon", 2014, N 2) (ConsultantPlus)), kui tööleping on säilitatud elektroonilisel kujul, tuleb väljastada töölepingu duplikaat. Sellisel juhul peab dokumendi duplikaat vastama kõigile töölepingu täitmisele kehtivatele nõuetele ja olema identne töölepingu kaotatud koopiatega. Kui elektrooniline vorm töölepingut pole, nad soovitavad sõlmida uue töölepingu. Sel juhul märkige lepingu sõlmimise kuupäev ja töösuhte alguskuupäev - millal töötaja organisatsioonis vastu võeti. Lisaks soovitame töölepingu tekstis märkida, et see sõlmiti kaotatud lepingu asendamiseks.

Meie arvates on tööandja jaoks kõige turvalisem variant teine ​​võimalus, kuna töölepingu duplikaadi väljastamise võimalust ei näe kehtivad tööseadused otseselt ette (näiteks võimalus väljastada duplikaat tööraamat).

Me soovitame: täiendavalt tutvuge ATP ConsultantPlus'i postitatud materjaliga - Küsimus: Mida saab tööandja teha töötajate allkirjadega tellimuste kaotamise korral (eriti puhkuste ja töötajate üleviimise korral)? Milline on nende taastamise järjekord? Kas selliseid käske on vaja vallandatud töötajate jaoks taastada? (Ekspertide konsultatsioon, 2012) (ConsultantPlus)

Kõik on kadunud töölepingud... Kuidas saab tööandja neid taastada? Kuidas õigesti töölepingu duplikaati vormistada? Kas tööleping sõlmitakse uuesti? Töötaja palus teda kinnitada töölepingu koopiaga. Kuidas seda koopiat õigesti kinnitada? Milliseid sanktsioone peaks tööandja ootama, kui ta ei anna töötajale töölepingu koopiat?

Kõik töölepingud on kadunud. Kuidas saab tööandja neid taastada?

Tööseadus ei kirjelda otseselt töölepingute taastamise korda. Seetõttu saab tööandja selle oma ettevõtte jaoks individuaalselt välja töötada. Näiteks koostage selles küsimuses eraldi kohalik regulatiivne akt, lisage juhendile vastav veerg Personalijuhtimine ().

Eelnevalt võib ette näha, et kui töölepingu originaal läheb mingil põhjusel kaotsi, koostatakse selle duplikaat (GOST R 7.0.8-2013). Samal ajal on vaja märkida milliste dokumentide alusel registreerimine toimub ja mis aja jooksul.

Muide, tööandja saab määrata järgmise korra: töölepingute kaotatud originaale saab taastada töötajate käes olevate koopiate alusel. Seega, kui see tööandja õigus on ettevõtte sisekorraeeskirjades kirjas, on see seaduslik kolme tööpäeva jooksul alates kahju avastamisest, et nõuda töötajatelt töölepinguid. Tööandja kasutab neid koopiate tegemiseks ja koopiate tagastamiseks töötajatele. Sellised toimingud peaksid piirduma teatud ajavahemikuga. Näiteks tööandja või personaliametnik kohustub oma esindajana töönädala jooksul kõike tegema.

Tähelepanu!

Tööseadus ei täpsusta töölepingu duplikaadi koostamise ajakava. Seetõttu võib see termin olla ükskõik milline, kuid mõistlikes piirides ja seda ei tohi pikalt pikendada.

Tööandja saab täiendavalt sisestada oma töölepingu koopiad elektroonilisse andmebaasi. Seejärel saate kohalikus regulatiivaktis ette näha, et elektroonilised dokumendid koostavad paberkandjal lepingute duplikaadid. See tähendab, et te ei pea töötajatelt nende koopiaid nõudma, mis aitab oluliselt vähendada paberimajandust.

Kuidas õigesti töölepingu duplikaati vormistada?

Kui mõlemad töölepingu eksemplarid lähevad kaotsi, kuidas saate selle duplikaate õigesti vormistada?

Kordame, et seadus ei sisalda kehtestatud korda töölepingu duplikaadi registreerimine. Tööandja jätab endale õiguse selle iseseisvalt luua, nähes selle ette kohalikus regulatiivaktis.

Duplikaatide väljastamise korra loomisel ei tohiks personaliametnik unustada järgmisi asjaolusid:

Vastavalt reeglitele sõlmitakse kirjalik töölepingu originaal kahes eksemplaris, millele kumbki pool paneb oma allkirja (). See tähendab, et ka kaotatud dokumentide duplikaadid tuleks koostada ja kinnitada sarnasel viisil. Lisaks peab töötaja allkirjastama tööandja duplikaadi, kinnitades selle allkirjaga oma dokumendi koopia kättesaamist.

Tähelepanu!

Duplikaadis märgitud andmed peavad vastama töölepingu kaotatud originaali sisule. Töölepingu koostamiseks vajalikud andmed ja tingimused on kirjas tööseadustikus.

Tööandja saab ka need andmed ja tingimused uuesti koostada, juhindudes töölevõtmise korraldustest, võttes need tööraamatust, isiklikust kaardist või muudest töötaja dokumentidest.

Kas tööleping sõlmitakse uuesti?

Tehase personaliosakonnas kadus töötajaga tööleping, ka töötaja ei leidnud oma koopiat. Kas on võimalik sõlmida tööleping uuesti ilma duplikaati tegemata?

Vastus on jah. Kui puuduvad õigusaktid kaotatud töölepingute taastamise kohta, on tööandja sellise probleemi lahendamisel oma tegevuses vaba. Isegi kui mõlemad eksemplarid on kadunud, võib juht luua ja sõlmida töötajaga uue töölepingu, ilma duplikaati tegemata, kuid unustamata teavet ja tingimusi, mis olid kirjas esimeses kadunud dokumendis (töö artikkel 57). Vene Föderatsiooni kood).

Panime paika tegeliku kuupäeva, lepingu sõlmimise ja allkirjastamise ajal ning eraldi punktina paneme välja töötaja tööle võtmise kuupäeva. On väga soovitatav lisada uue lepingu teksti märge selle kohta, et see sõlmiti ja allkirjastati kaotatud lepingu asendamiseks.

Koopia kaotanud töötaja palub tööandjal anda talle töölepingu koopia. Kas ettevõte on kohustatud töötaja taotluse rahuldama?

Seaduslikult on kehtestatud, et tööga seotud dokumentide puhul on tööandja kohustatud andma töötajale koopiad tema kirjalikul nõudmisel (). Kuna nende paberite nimekiri on avatud, on töötajal õigus nõuda töölepingu koopiat. Tööandja on kohustatud esitama töötajale sellise koopia täiesti tasuta kolme tööpäeva jooksul pärast avalduse esitamist.

Nõuanne

Võib juhtuda nii, et personaliosakonnas võtsid nad täiesti juhuslikult arusaamatuse tõttu töötajalt raha töölepingu koopia tegemise eest. Tagastage summa kohe koos vabandusega.

Töötaja palus teda kinnitada töölepingu koopiaga. Kuidas seda õigesti teha?

Koopiate () kinnitamise kord on juriidiliselt kehtestatud, mis tähendab, et töötajale väljastatud töölepingu koopia peab olema nõuetekohaselt kinnitatud ().

Paberkoopia korrektseks turvamiseks on pärast kogu sisestatud teavet vaja kirjutada lehe alaossa sõna "tõsi" (ilma jutumärkide ja muude kirjavahemärkideta), märkida koopia kinnitanud volitatud isiku ametikoht, küsida talle alla kirjutama ja transkribeerima, panema dokumendi kinnitamise kuupäeva ().

Kas lepingu koopiale tasub pitsat kinnitada, jääb tööandja enda otsustada õiguslik tähendus, koopia pitseeritakse templiga.

Tööandjal on õigus keelduda töötaja soovist anda talle töölepingu notariaalselt kinnitatud koopia. Vastavalt tööseadusandlusele (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 62) ei ole ta üldse kohustatud selliseid dokumente väljastama, välja arvatud juhul, kui see on kohalikus normatiivaktis loomulikult kirjas. Kui selline rekord on olemas, peab tööandja töötaja taotluse täitma, tasudes samal ajal notari teenuste eest omast taskust (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 62).

Milliseid sanktsioone peaks tööandja ootama, kui ta ei anna töötajale töölepingu koopiat?

Töötaja võeti tööle, ta allkirjastas töölepingu kaks eksemplari, mille järel dokumendid juhile kinnitamiseks üle anti. Möödus mõni aeg, kuid töötaja ei saanud oma lepingu koopiat tagasi. Kas see ähvardab tööandjat karistusega?

Tööleping on koostatud kahes eksemplaris. Ja kui ühte dokumenti hoiab tööandja, siis teine ​​antakse kindlasti töötajale üle ().

Tööalased õigusaktid on siduvad. Kui tööandja rikub tahtlikult või tahtmata kehtivat reeglit, võidakse talle määrata halduskaristus (haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 5.27).

Sellise süüteo eest ähvardatakse trahvi ametnikke- summas 1–5 tuhat rubla võib organisatsiooni, välja arvatud trahv 30–50 tuhande rubla eest, halduslikult peatada kuni 90 päevaks.

Ametniku, kes ei ole töötajale üle andnud oma töölepingu koopiat ja on varem toime pannud sarnase kuriteo vastavalt käesolevale artiklile, võib diskvalifitseerida üheks kuni kolmeks aastaks.

Tähelepanu!

Sarnase süüteo toimepanemise all ei mõisteta mitte ainult korduvat töötajale lepingu koopia andmata jätmist, vaid ka tööseaduse rikkumist.

Tööleping on tööandja ja töötaja vaheline leping, mille kohaselt tööandja kohustub andma töötajale tööd teatud tööülesannete täitmiseks, et tagada tööseadustes ja muudes normi sisaldavates aktides sätestatud töötingimused tööõigus, kollektiivleping, lepingud, kohalikud eeskirjad ja käesolev leping, makske töötajale õigeaegselt ja täies ulatuses töötasu ning ta täidab isiklikult selle lepinguga määratud palga tööfunktsioon, järgige selle tööandja suhtes kehtivaid sisemisi tööeeskirju (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 56). Töölepingu sõlmimise kohustus on sätestatud Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi 16, 56, 57, 67.
Töölepingu taastamise korda normatiivaktid ei kehtesta, seetõttu leiame, et töölepingu elektroonilisel kujul säilitamise korral on vaja väljastada töölepingu duplikaat. Sellisel juhul peab dokumendi duplikaat vastama kõigile töölepingu täitmisele kehtivatele nõuetele ja olema identne töölepingu kaotatud koopiatega.
Kui töölepingu elektroonilist vormi pole, soovitame sõlmida uue töölepingu. Sel juhul märkige lepingu sõlmimise kuupäev ja töösuhte alguskuupäev - millal töötaja organisatsiooni võeti. Lisaks soovitame töölepingu tekstis märkida, et sõlmiti tulekahjuga kaotatu asendamine.

Ettevõtetes ei ole väga sageli kõigil töötajatel töölepinguid sõlmitud, hoolimata asjaolust, et see nõue on sätestatud Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklis 67. Neid ei pruugi olla või nad on aegunud - ilma vajaliku teabe või protsessi muutmata töötegevus töötaja. See juhtub, et töötaja on kaotanud oma töölepingu koopia ja palub duplikaati.

Ei duplikaadi väljastamise ega töölepingu taastamise korda seadus ei reguleeri. Tööandja väljastab aga nõutavad dokumendid. Kuidas seda õigesti teha?

Kui me räägime töölepingu taastamisest, mida pole olemas, siis soovitatakse tööleping koostada praeguse kuupäevaga, märkides selles kogu kronoloogia alates töösuhte alguskuupäevast: millal töötaja võeti tööle, millisele ametikohale, millisesse organisatsiooni, mis palgaga jne .d. Organisatsiooni nime muutmisel näidatakse, millisest kuupäevast see on muutunud. Kui oli ülekandeid, muudatusi tasudes ja muid tingimusi, on soovitav see ka töölepingusse märkida. Muidugi, kui tööandjal puuduvad andmed ja pole kohta, kust neid saada, siis neid ei näidata. Samuti on lepingus vaja märkida see ametikoht, millel töötaja praegu töötab, ja ongi kõik. kohustuslikud tingimused, mis on praegu kehtivate tööseadustega kehtestatud.

Teine võimalus on sõlmida tööleping jooksva kuupäevaga, kus on märgitud töötaja tööle võtmise kuupäev (tegelik vastuvõtmise kuupäev) ja näha ette praegused tingimused - vastavalt töötaja ametikohale ja kehtivate õigusaktide nõuetele. Ei sisalda kogu kronoloogiat alates vastuvõtmise kuupäevast.

Kui töötajaga sõlmiti enne Vene Föderatsiooni töökoodeksi jõustumist tööleping (nt 2000. aastal) tööleping, mille töötaja hiljem kaotas ja leping ise puudus, kuid ainult kirjalikke lepinguid, saate väljastada duplikaadi.

Erinevalt tööraamatu duplikaadist, mille väljastamise kord on seaduses sätestatud, ei ole töölepingu duplikaadi väljastamise kord seadusega reguleeritud, mistõttu puuduvad selged juhised. Praktikas taastatakse tööleping erineval viisil.

Dokumendi duplikaat on selle koopia. Koopia muudatused on vastuvõetamatud, seetõttu on töölepingu duplikaadi väljastamisel oluline see nõuetekohaselt kinnitada. Kui töötaja palub esitada talle töölepingu duplikaadi, tuleb sellele märkida: "Töölepingu duplikaat nr __ alates 00.00.0000, seejärel märkige duplikaadi tegelik väljastamise kuupäev"

Duplikaadi väljaandmisel ei tohiks töölepingu lisakokkuleppeid ja lisasid, kui neid on, parandada ega hävitada, vaid need tuleks säilitada 75 aastat, kuna neil on töötaja ja tööandja originaalallkirjad.

Kui organisatsiooni nime muudetakse töölepingu duplikaadis töösuhete kehtivusaja jooksul, on õige märkida tööandja eelmine nimi - ilma dokumenti muutmata, koos duplikaadi kinnitusega uue organisatsiooni pitsatiga, millel on otsene märge duplikaadil, millal ja millist ümberkorraldust juriidilise isiku oli ja milliste dokumentide alusel.

Tööandja huvide kaitsmiseks, kui lepinguid pole, soovitatakse esmalt tagada nende puudumine teoga, milles on märgitud, kellel töötajatest pole töölepingut.

Kui töötaja on kaotanud oma töölepingu koopia ja lisage. lepingud, tal on ainult skaneeritud versioonid, mida ma peaksin tegema? Miks võib töötaja vajada esialgset töölepingut? Milliseid dokumente (lisaks töölepingule) saab ta kinnitada oma töökogemust ettevõttes?

Vastus