Menaxhimi i dokumenteve elektronike në një biznes të vogël. Menaxhimi elektronik i dokumenteve për bizneset e vogla dhe të mesme: Këshilla për fillestarët. Marrëveshja e privatësisë

Nga përgjigja e pyetjes "Pse kompania juaj ka nevojë për menaxhimin elektronik të dokumenteve?" varet të paktën gjysma e suksesit të projektit për zbatimin e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve (EDMS). Mjaft e çuditshme, shumë shpesh mund të dëgjoni një përgjigje si: "Kurrenti / partneri tashmë ka - pse jemi më keq?" Por nëse vendosni një qëllim të tillë për zbatimin e EDMS, rezultatet nuk kanë gjasa të jenë mbresëlënëse.

Pra, çfarë qëllimesh mund të përballet kompania kur zbatimin e EDMS? Le të shqyrtojmë opsionet e mundshme.

Meqenëse arritja e secilit prej këtyre qëllimeve rrit në mënyrë sekuenciale buxhetin e projektit të automatizimit dhe rreziqet që projekti të mos përfundojë me sukses, vendosja e qëllimeve të mbivlerësuara duhet të trajtohet me kujdesin maksimal.

Një gabim tjetër i zakonshëm në zbatimin e sistemit është pritshmëria që vetë automatizimi do të ndihmojë në optimizimin e vetë rrjedhës së punës. Por siç thonë programuesit në raste të tilla: “Kur automatizoni kaosin, vetëm do të merrni "Kaos i automatizuar"».

Nga rruga, një shënim i rëndësishëm për formimin e buxhetit të projektit: ai duhet të llogaritet bazuar në numrin total të punonjësve të kompanisë. Në shumicën e rasteve, projektet pilot të llojit "le të provojmë në një departament" as nuk do të ndihmojnë për të kuptuar nëse një kompani ka nevojë për një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve apo jo.

Kur të vendoset qëllimi dhe të përcaktohen detyrat e automatizimit, mund të vazhdoni në fazën tjetër - zgjedhjen e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve.

Si të zgjidhni?

Praktikisht deri në gjysmën e dytë të viteve 2000, tregu EDMS në Rusi ishte i përqendruar ekskluzivisht në klientët e mëdhenj, kompanitë e vogla dhe të mesme nuk kishin zgjidhje: ekzistonte një rreth shumë i vogël EDMS "të kutisë" të përshtatshme për t'u zbatuar në kompani të kësaj madhësie. . Për më tepër, në shumicën e rasteve, këto EDMS ishin vetëm versione të shkurtuara të sistemeve "të mëdha", që do të thotë se kostoja e blerjes dhe mirëmbajtjes, kompleksiteti i përdorimit nuk ishin mjaft adekuate me pritshmëritë e kompanive të vogla dhe të mesme.

V vitet e fundit tregu EDMS për kompanitë e vogla dhe të mesme është zgjeruar ndjeshëm: furnitorët kanë formuar një vizion të automatizimit të rrjedhës së dokumenteve për bizneset e mesme dhe të vogla dhe janë shfaqur shumë zgjidhje të reja që janë fokusuar veçanërisht në këtë segment tregu. Prandaj, zgjedhja e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve tani është një detyrë mjaft e vështirë. Le të përpiqemi të sistemojmë procesin e zgjedhjes së një EDMS bazuar në qëllimet që kompania i vendos vetes duke prezantuar menaxhimin elektronik të dokumenteve.

Të gjitha sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve mund të ndahen me kusht në 3 grupe të mëdha:

Sisteme për organizimin e një arkivi (ruajtjeje) të dokumenteve.
Sistemet e automatizimit të zyrës me elementë të rrjedhës së dokumenteve.
Sisteme të integruara për automatizimin e rrjedhës së dokumenteve.

Shumica e EDMS moderne përmbajnë elemente të secilit prej tre grupeve, por "universalet e plota" janë të rralla. Si rregull, çdo sistem është i përqendruar në automatizimin e një grupi të caktuar procesesh.

1. Sistemet e organizimit të arkivit të dokumenteve

Termi "arkiv (ruajtje) i dokumenteve" ka dy kuptime. Sisteme të tilla kuptohen si:

Sisteme të specializuara për ruajtjen dhe përpunimin e vëllimeve jashtëzakonisht të mëdha të dokumenteve. Sisteme të tilla janë të nevojshme për një rreth të ngushtë kompanish, për shembull, organizatat në radhë ( shërbimet komunale, sektori publik, sektori i sigurimeve, kredive dhe ai bankar). Nuk ka aq shumë sisteme të tilla, ato zgjidhin një gamë mjaft të ngushtë problemesh, dhe ne nuk do t'i shqyrtojmë ato në këtë artikull.
Sistemet e menaxhimit të dokumenteve "të lehta" që ofrojnë vetëm funksionalitetin bazë Puna me dokumente: ruajtja e centralizuar e dosjeve të dokumenteve dhe organizimi i aksesit të punonjësve në to.

Nëse flasim për arkivin e dokumenteve si një sistem "i lehtë" i menaxhimit të dokumenteve, atëherë në këtë qasje ndaj automatizimit të menaxhimit të dokumenteve zgjidhjet e mëposhtme janë më të njohura:

Në përgjithësi, organizimi i rrjedhës së punës në formën e një "arkivi të dokumenteve" ka kuptim ose për ndërmarrjet e vogla (me një staf menaxhues prej më pak se 10 personash), ose për ndërmarrjet me një vëllim të vogël të fluksit të punës (deri në 10-20 dokumente në muaj). Bonusi kryesor i sistemeve të tilla është vetëm kostoja e tyre e ulët dhe lehtësia e përdorimit.

2. Sistemet e automatizimit të zyrës me elementë të rrjedhës së dokumenteve

Sistemet e automatizimit të zyrave me elementë të rrjedhës së dokumenteve tani përbëjnë shumicën e EDMS-ve të ofruara në tregun rus. Funksionet tipike sistemet e këtij grupi:

Arkivi i dokumenteve:

ruajtjen dhe arkivimin e dokumenteve,
kërkimi sipas kërkesave të kartave të regjistrimit dhe kontrollit të dokumenteve, kërkimi me tekst të plotë sipas dokumenteve,
skanimi dhe njohja e dokumenteve;

Pune zyre(në këtë grup sistemesh, njësia e automatizimit të zyrës është më e zhvilluara):

regjistrimin e dokumenteve,
organizimi i nomenklaturës së lëndëve,
diferencimi i të drejtave të aksesit.

Rrjedha e dokumentit:

dokumentet e rrugëzimit,
lëshimin e urdhrave,
vizualizimi i proceseve të biznesit.

Të gjitha sistemet kanë karakteristika pothuajse identike, por secili, natyrisht, ka të vetat avantazhet konkurruese... Informacione të hollësishme rreth sistemeve mund të gjenden në faqen e internetit http://www.doc-online.ru dhe në faqet e internetit të prodhuesve EDMS.

3. Sistemet e integruara të automatizimit të rrjedhës së dokumenteve

Ky grup sistemesh është më i "forti" në automatizimin e proceseve që lidhen me rrjedhën e dokumenteve dhe menaxhimin operacional të një ndërmarrje - lëshimi dhe monitorimi i ekzekutimit të urdhrave, dokumentet e rrugëtimit, etj.

Futja e një EDMS të tillë është, përkundrazi, e justifikuar në organizatat (pronat) e mëdha për faktin se sistemet e kësaj klase zhvillohen vetëm me porosi, dhe për këtë arsye, kanë një kosto të lartë, janë mjaft të vështira për t'u zotëruar dhe kërkojnë pjesëmarrjen. të specialistëve të IT-së gjatë zbatimit. Sidoqoftë, zgjedhja e EDMS-së së këtij grupi gjithashtu siguron mundësi të mëdha duke modifikuar sistemin për nevojat e kompanisë, ju mund të krijoni një sistem të balancuar në funksione si në fushën e punës në zyrë ashtu edhe në fushën e qarkullimit të dokumenteve.

Ç'pritet më tej?

Pasi të keni vendosur për të preferuarat për blerje, mos harroni të merrni parasysh aspektet e mëposhtme, të cilat sigurisht do të ndikojnë në suksesin e projektit të zbatimit EDMS:

Pyesni se çfarë ka sistemi mundësi për rritje në mënyrë që të mos keni nevojë të shpenzoni para për zbatimin e një EDMS të ri me rritjen e shkallës së biznesit.
Kur krahasojmë koston e sistemeve norma kosto e plotë projekti. Shumë shpesh, një pjesë e konsiderueshme e kostos fshihet në modulet shtesë, softuerët e infrastrukturës, shërbimet e anketimit, implementimi dhe mirëmbajtja e sistemit.
Para blerjes shikoni sistemin "live" ose më mirë akoma, me klientët e ofruesit të zgjidhjes. Asnjë prezantim i vetëm i bukur ose demonstrim "laboratorik" i sistemit nuk do të tregojë tiparet reale të punës me të.
Disa nga sistemet në treg janë të ashtuquajturat "Me kuti" SED. Kjo do të thotë aftësia për të instaluar dhe konfiguruar sistemin vetë. Konsideroni se ky opsion mund të jetë më fitimprurës, edhe nëse duhet të dërgoni specialistët tuaj të IT-së për trajnim.
Sigurohuni që punonjësit e kompanisë suaj të "tërheqin" sistemin- çdo automatizim zakonisht çon në një rritje të sasisë së punës, veçanërisht në fazën e zbatimit. Nëse kompania ka mungesë të personelit, është e nevojshme ose të rritet numri i saj, ose të zgjidhet një EDMS me funksione më të thjeshta.
Procedura e zbatimit të sistemit- një element i rëndësishëm i suksesit të projektit. Përpara se të blini një sistem, sigurohuni që ta planifikoni këtë fazë paraprakisht dhe të diskutoni veçoritë e tij me ofruesin e zgjidhjeve! Shumë shpesh, pa një studim të plotë të kësaj faze, EDMS varet si një "peshë e vdekur" mbi kompaninë.

Futja e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve është një hap vendimtar për një kompani, veçanërisht për kompanitë e mesme dhe të vogla, ku çdo shpenzim ndikon ndjeshëm në "vitalitetin". Prandaj, zgjedhja e saktë e një EDMS dhe një ofrues zgjidhjeje, duke marrë parasysh veçoritë e punës së bizneseve të vogla dhe të mesme, është shumë faktor i rëndësishëm... Në këtë artikull, ne jemi përpjekur të japim një ide Shteti i artit Tregu EDMS për bizneset e vogla dhe të mesme dhe ndihmë në zgjedhjen e sistemit të duhur të menaxhimit të dokumenteve elektronike. Ju uroj suksese.

Palos Shfaq

Kur zgjidhni një EDMS, mund të aplikoni për informacion analitik në faqet http://www.doc-online.ru dhe http://www.docflow.ru, si dhe drejtpërdrejt te zhvilluesit:

BOSS-Sistemi referues i kompanisë IT. Uebfaqja http://www.boss-referent.ru
Sistemi “BIZNES” i shoqërisë “EOS”. Faqja e internetit http://www.eos.ru
Sistemi “Eufrat-dokument flow” i kompanisë “Cognitive Technologies”. Faqja e internetit http://www.evfrat.ru
Sistemi "CompanyMedia" i kompanisë "InterTrust". Faqja e internetit http://www.intertrust.ru
Sistemi NauDoc i kompanisë Naumen. Uebfaqja http://www.naumen.ru
Sistemi "Akta" i kompanisë "DuxSoft". Uebfaqja http://www.duxsoft.ru

Sektori i biznesit të mesëm dhe të vogël, i cili mori vrull edhe para krizës, pavarësisht gjithçkaje, mbetet më në rritje dhe më premtues në ekonominë vendase. Sigurisht, gjatë periudhës së zhvillimit aktiv të shërbimeve elektronike dhe kalimit në një qeverisje elektronike, kompanitë SMB, ashtu si kolegët e tyre më të mëdhenj, ndihen shumë më të sigurt dhe më të rehatshme duke qenë “në dijeni” për përdorimin e zgjidhjeve moderne të IT. Ka më shumë se mjaft propozime përkatëse në tregun e TI-së, përfshirë nga zhvilluesit e sistemeve të menaxhimit elektronik të dokumenteve. Sidoqoftë, në një krizë dhe kursime si në buxhet ashtu edhe në burimet e punës, ende lind pyetja e këshillueshmërisë së vendosjes së EDMS në kompanitë e vogla. Çfarë duhet pasur parasysh gjatë zgjidhjes së tij?

EDMS është dokumentacion inteligjent

Le të fillojmë me një fakt të padiskutueshëm: dokumentimi i punës suaj është më shumë se vetëm përgjegjësi e çdo organizate, pavarësisht nga madhësia apo pronësia e saj. Shpesh, dokumentet e shkruara mirë, të ekzekutuara, të ruajtura mjeshtërisht luajnë një rol të rëndësishëm si në arritjen e suksesit të kompanisë në treg ashtu edhe, në disa raste, në mbijetesën e saj. Për më tepër, vetë dokumentacioni kompetent mund të bëhet një mekanizëm për përmirësimin e cilësisë së proceseve të biznesit. Dhe në cilën zgjidhje IT u përfshi fillimisht ky shkrim-lexim? Sigurisht, në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve. Është EDMS që jo vetëm që mund të krijojë, hartojë, dërgojë, marrë dhe ruajë dokumente, por gjithashtu të mësojë se si ta bëjë atë bukur, saktë dhe racionalisht.

EDMS është një kosto efektive

Kompanitë që janë të suksesshme dhe konkurruese në tregun modern janë ato që përdorin të gjitha rezervat për të përmirësuar efikasitetin e aktiviteteve të tyre dhe për të ulur kostot joefektive. Kjo vlen edhe për bizneset e vogla dhe të mesme! Automatizimi i rrjedhës së punës ju lejon të eliminoni gabime të tilla në biznes si mungesa e kontrollit të duhur dhe disiplinës ekzekutive, mjeteve për punën ekipore dhe menaxhimin e njohurive, afatet e humbura për detyra dhe projekte, "paqartësia" e asaj që po ndodh në kompani, shpenzimet e panevojshme të punës. koha për miratimin e dokumenteve, dërgimin e letrave, kërkimin e informacionit, përpunimin e të dhënave. Edhe kompania më e vogël nuk është e imunizuar prej tyre. Por edhe kompania më e madhe mbajtëse është në gjendje t'i përballojë ato, duke përfshirë edhe ndihmën e një EDMS.

EDMS është ndërveprim i shpejtë me partnerët

Ndodh që kompanitë e vogla, duke prezantuar EDMS, e bëjnë atë "për hir të imazhit të tyre": "një konkurrent tashmë ka EDMS, le të jetë me ne". Dhe nëse nuk është gjithmonë e mençur të shpenzoni energji për të qenë një ndeshje për konkurrentët, atëherë ia vlen të kujdeseni për partnerët dhe palët. Për shumicën e kompanive, duke mos përjashtuar firmat e vogla dhe të mesme, është e rëndësishme që të organizohet siç duhet menaxhimi i ndërveprimit me klientët, partnerët dhe organizatat e tjera me të cilat kompania po punon në mënyrë aktive, domethënë të vendoset rrjedha e dokumenteve të jashtme. Dhe në këtë drejtim, lëshimi i të njëjtit EDMS si ai i palëve kryesore, ose një zgjidhje e përputhshme, lehtëson shumë procesin e komunikimit. Koha e korrierëve me dosje dokumentesh letre në portofolet e tyre ka mbaruar!

EDMS është një ndërveprim i përshtatshëm me qeverinë elektronike

Aktualisht autoritetet po i kushtojnë vëmendje të madhe bizneseve të vogla dhe të mesme. Në veçanti, Ministria e Zhvillimit Ekonomik vazhdon të zhvillojë sistemin e ofrimit të shërbimeve publike mbi bazën e parimit “një dritare” në bazë të IFC-së në përputhje me programin përkatës për 2016-2018. Theks i veçantë i kushtohet krijimit të MFC-ve të fokusuara në ofrimin e shërbimeve publike për subjektet e NVM-ve: për shembull, zhvillimi i një të veçantë shërbim informacioni sigurimi i ndërveprimit ndërmjet Korporatës Federale për Zhvillimin e Ndërmarrjeve të Vogla dhe të Mesme SHA dhe MFC në në format elektronik... Në shumë EDMS, siç e dini, ekzistojnë mekanizma për ndërveprim me shërbimet elektronike. Kjo do të thotë që kushdo që ka një EDMS ka më shumë mjet i dobishëm të mbajë kontakte jo vetëm me kolegët e tregut, por edhe me rregullatorë.

Çfarë duhet të kërkoni kur zgjidhni një EDMS për SMB?

Shumica e analistëve pajtohen se në thelb ekzistojnë vetëm dy parametra kryesorë që duhet të merren parasysh kur zgjidhni një EDMS për SMB. Dhe mbi të gjitha, natyrisht, kjo është një çështje çmimi dhe nuk duhet të merret parasysh vetëm çmimi i licencave, por edhe kostoja e pronësisë.

Së dyti, është e lehtë për t'u instaluar, konfiguruar dhe administruar. Natyrisht, nëse përdoruesi është një kompani që vetë operon në tregun e IT dhe përbëhet tërësisht nga bizon IT shumë të kualifikuar, atëherë ky faktor nuk është i rëndësishëm. Në të njëjtat raste, kur shërbimi IT përfaqësohet nga një ose dy administratorë, duke perifrazuar një deklaratë të njohur, mund të themi se "thjeshtësia është çelësi i shëndetit!" Për më tepër, shëndeti jo vetëm i sistemit IT, por edhe i sistemit nervor të përdoruesit. Jo çuditërisht, statistikat konfirmojnë gjithashtu: veçanërisht shpesh kërkesa për një "EDMS të thjeshtë" vërehet në mesin e klientëve nga sektori SMB.

A ka jetë pa SED?

Po, por cilësia e tij është dukshëm më e ulët se ajo e përdoruesve të një EDMS të zgjedhur saktë dhe të zbatuar me sukses. Në përgjithësi, disa vite më parë kishte një mendim se kompanitë e vogla nuk kishin nevojë fare për EDMS - MS Office ishte e mjaftueshme. Ndodh ende sot e kësaj dite, megjithëse jo aq shpesh - avantazhet e mësipërme, në përgjithësi, nuk janë sekret për askënd.

Sidoqoftë, nuk është sekret që në një kompani të vogël, për shkak të shkallës së saj të vogël, efekti i përdorimit të EDMS nuk do të jetë aq i dukshëm sa në një koleg të madh. Dhe kjo, në parim, nëse ka vetëm disa duzina punonjës në një organizatë, regjistrimi dhe kontabiliteti i dokumenteve mund të rregullohen lehtësisht në Excel, imazhet e dokumenteve të ruhen në cloud - për shembull, në Google Apps ose Microsoft Office 365, dhe drejtuar në Outlook. Po, është e mundur të mbijetosh në këtë mënyrë - megjithatë, me koston e automatizimit të themeleve të bazave, punës në zyrë.

Dhe, sigurisht, ka gjithmonë nga ata që duan të kursejnë para duke përdorur softuer të palicencuar. Dhe këtu, paralelisht me rritjen e kursimeve, po rritet edhe rreziku i cenueshmërisë së informacionit. Statistikat tregojnë se pothuajse gjysma e ndërmarrjeve të vogla dhe të mesme nuk marrin masa elementare për të mbrojtur burimet e tyre të informacionit dhe se SMB është objektivi më i lehtë për spiunët e informacionit. Ai gjithashtu kujton se një sulm virusi synon makinat informatike kompanitë e biznesit të vogël mund t'i pamundësojnë për ditë të tëra. Kjo rritje është tashmë Biznes i vogël sigurisht që nuk do të jetë mirë.

Shiraz Ahmed
29 Nëntor 2011 11:46

Ndërgjegjësimi për menaxhimin e dokumenteve elektronike është rritur gjatë viteve të fundit, por shumë aspekte të tij ende nuk janë të qarta për publikun e gjerë. Shpesh ngatërrohet me menaxhimin e skedarëve, menaxhimin e burimeve të informacionit të ndërmarrjes (prej të cilit është menaxhimi elektronik i dokumenteve), menaxhimin e zyrës, etj.

Këtu do të përpiqemi të hedhim poshtë pesë mite rreth menaxhimit të dokumenteve elektronike nga perspektiva e biznesit të vogël.

Miti # 1: Unë kam një OCDritaretpër menaxhimin e skedarëve dhe nuk kam nevojë për një sistem të veçantë të menaxhimit të dokumenteve elektronike.

Realiteti: Windows Explorer ju ndihmon të menaxhoni skedarët / dokumentet tuaja, sigurisht, por është vetëm një mjet bazë, i kufizuar kryesisht në ruajtjen e skedarëve në një strukturë hierarkike dosjesh. Nga ana tjetër, një sistem i mirë i rrjedhës së punës do t'ju lejojë të ruani meta të dhënat specifike të llojit të dokumentit bazuar në kërkesat unike të organizatës suaj. Pra, për çdo imazh të faturës së skanuar, ju mund të përcaktoni meta të dhënat për ruajtje: Data e faturës, Shuma e faturës, Kompania, Statusi (Paguar / Jo Paguar), etj. Kjo rrit në mënyrë dramatike numrin e mënyrave në të cilat mund të kërkoni dhe gruponi dokumente. Përveç kësaj, sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve shpesh ju lejojnë të krijoni lidhje midis dokumenteve, të krijoni shënime për to dhe të vendosni të drejta të ndryshme aksesi në dokumente (për shembull, përdoruesi mund të shikojë, por jo të modifikojë). Siç mund ta shihni, kjo është shumë më tepër sesa ajo që ofron sistemi juaj operativ.

Miti 2: Bizneset e vogla nuk kanë nevojë për rrjedhën elektronike të punës

Realiteti: Ky është ndoshta keqkuptimi më i madh. Pronarët e bizneseve të vogla drejtojnë burime të kufizuara dhe për këtë arsye shpesh nuk mund të punësojë personel për të kryer dokumentet rutinë: vulosje, regjistrim, krijimi i një arkivi, rikthim dhe kthim i dokumenteve, riregjistrim pas çdo rishikimi. Punonjësit e punësuar tashmë në një kompani të vogël shpenzojnë kohë shtesë për këto detyra përtej atyre për të cilat janë punësuar. Pasja e një sistemi të mirë të menaxhimit elektronik të dokumenteve ofron akses në të gjitha dokumentet me një klikim të mausit.

Miti 3: Menaxhimi i dokumenteve elektronike është shumë i vështirë për t'u zbatuarnë kompanitë e vogla.

Realiteti: Si një biznes i vogël, ju duhet të jeni të qartë për nevojat bazë të dokumenteve të firmës suaj. Pasi të identifikohen këto nevoja, zgjidhjet që janë të disponueshme dhe të lehta për t'u zbatuar janë menjëherë të dukshme. Shumica Menyra me e mire për të zbatuar një zgjidhje - për ta "testuar" atë për një fillim në një nga divizionet e kompanisë ose në zgjidhjen e një prej problemeve të biznesit (për shembull, për të organizuar menaxhimin e faturave hyrëse dhe dalëse). Bëni analizën në një ose dy muaj dhe shikoni se si është përmirësuar performanca e punonjësve tuaj në menaxhimin e dokumenteve. Pasi të shihni përfitimet në një departament, mund ta përsërisni zgjidhjen me pjesën tjetër të organizatës.

Duhet pasur kujdes që të sigurohet që zgjidhja të ketë vetitë e mëposhtme: është e lehtë për t'u instaluar dhe konfiguruar, ka një ndërfaqe të thjeshtë përdoruesi, një manual përdorimi të detajuar dhe mbeshtetje teknike në dispozicion me email ose telefon.

Miti 4: Rrjedha elektronike e punës është shumë e shtrenjtë për bizneset e vogla

Realiteti: Bizneset e vogla mund të mos kenë nevojë për aftësitë e avancuara, komplekse EDMS që zakonisht kërkohen. ndërmarrjet e mëdha... Dhe gjithashtu numri i përdoruesve që do të punojnë me këtë produkt softuerësh ka të ngjarë të jetë më i vogël se në organizatat më të mëdha. Megjithatë, ka produkte softuerësh të menaxhimit të dokumenteve elektronike që janë me kosto efektive për bizneset e vogla. Përveç kësaj, kalimi në menaxhimin elektronik të dokumenteve ju lejon të zvogëloni konsumin e letrës dhe furnizimeve të tjera të zyrës, duke ulur ndjeshëm kostot tuaja të funksionimit. Në fakt, kur llogaritni kthimin e investimit (ROI) për një sistem të menaxhimit elektronik të dokumenteve të biznesit të vogël, do të shihni se investimi në të mund të jetë me të vërtetë një nga investimet më fitimprurëse të firmës suaj në periudhën afatmesme dhe afatgjatë.

Miti 5: Unë mund të eliminoj të gjitha dokumentet në letër sapo të kem një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve.

Realiteti: Ju keni vendosur të zbatoni një sistem të menaxhimit të dokumenteve. urime! Por mos nxitoni në grirësin menjëherë! Shumë nga këto dokumente ju duhet ruajeni në formë letre.

Ndani të gjitha dokumentet tuaja në 3 grupe:

1. Ato dokumente që me ligj duhet të mbahen në letër, p.sh. origjinalet e kontratave me nënshkrime.

2. Dokumentet që mund t'ju duhen ende në formë letre gjatë punës rutinë.

3. Ato dokumente që nuk do t'ju nevojiten më në formë letre.

Përpara se të shkoni te grirësi, mund të kapni vetëm të fundit nga këto 3 grupe. Pas muajsh/vitesh, nuk do t'ju duhet më të ruani dokumente nga grupi i tretë dhe i dytë në formë letre, gjë që do t'ju afrojë edhe më shumë me rrjedhën e punës pa letër.

Përkthim: Anna Ananina (DIRECTUM).

) NauDoc - për të përmirësuar në mënyrë cilësore procesin e punës me dokumentet e menaxherëve dhe specialistëve të lëndëve të të gjitha niveleve, për të zvogëluar kohën e punës rutinë me dokumente, me fjalë të tjera, automatizimin e rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje.

NAUDOC - software për automatizimin e zyrës, rrjedhën e punës dhe proceset e biznesit, të zhvilluara nga NAUMEN. NAUDOC ju lejon të menaxhoni proceset e përpunimit të dokumenteve dhe të monitoroni disiplinën e performancës, duke marrë informacion të plotë mbi ecurinë e detyrave.

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve NauDoc është i përshtatshëm në mënyrë optimale për automatizimin e menaxhimit të dokumenteve të bizneseve të vogla dhe të mesme, kompanive të menaxhimit, organizatave të projektimit, divizioneve të strukturave mbajtëse, si dhe për zgjidhjen e detyrave specifike për automatizimin e qarkullimit të dokumenteve që përballen me ndarjet e kompanitë e mëdha (duke siguruar punën me dokumentet rregullatore në përputhje me Kërkesat ISO 9001: 2000, ndërveprimi ndërmjet punonjësve dhe personelit të shërbimit, etj.).

Duke përdorur NAUDOC, është e mundur të organizohet një depo e vetme dokumentesh me diferencim të të drejtave të aksesit në bazë të roleve, i cili u lejon punonjësve në çdo kohë të kenë akses në dokumente dhe sa me shpejt te jete e mundur gjeni të gjithë informacionin e nevojshëm pavarësisht nga prania e pronarit të dokumenteve në vendin e punës. Regjistrat ju lejojnë të regjistroni dokumentet hyrëse, të brendshme dhe dalëse, duke gjurmuar lëvizjen e kopjeve letre të dokumenteve brenda ndërmarrjes.

Disponueshmëria e kontrolleve të disiplinës së performancës nga NAUDOC lejon caktimin e detyrave për punonjësit në sistem, monitorimin e ekzekutimit të tyre, gjurmimin e afateve, dërgimin e letrave për miratim dhe dërgimin e dokumenteve të miratuara për shqyrtim tek përdoruesit e tjerë të sistemit. Përshtatje cikli i jetes për kategoritë e dokumenteve ju lejon të specifikoni rrugët tipike të lëvizjes së dokumenteve, të konfiguroni drejtimin automatik të tyre dhe caktimin e detyrave.

Të gjitha veprimet me dokumente dhe detyra kryhen përmes ndërfaqes në internet, duke u lidhur me sistemin nga kudo në botë, duke krijuar kështu një hapësirë të vetme informacioni për organizatën, duke përfshirë degët e largëta dhe punëtorët e lëvizshëm.

Përparësitë e përdorimit të sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve NauDoc:

Thjeshtimi i procedurës për nënshkrimin e dokumenteve nga zyrtarët

Pasi të krijohet dokumenti, punonjësi ia dërgon atë për miratim një rrethi të caktuar njerëzish në përputhje me procedurën për miratimin e dokumenteve të miratuara nga organizata.
Kur punoni kolektivisht, të gjitha veprimet kryhen në një kopje të dokumentit. Përdoruesit e NauDoc që e miratojnë dokumentin fitojnë akses në të gjatë procesit.
Në çdo fazë, mund të krijohet një raport miratimi (duke treguar emrin dhe pozicionin e personit autorizues dhe kohën e saktë të miratimit të dokumentit).

Mundësia e regjistrimit të dokumenteve elektronike dhe në letër në sistem

Regjistrimi i një dokumenti në regjistrin e regjistrimit ndodh automatikisht në një fazë të caktuar të punës me dokumentin.
Për dokumentet në letër, në sistem krijohet një kartë e veçantë elektronike; një kopje e skanuar e dokumentit mund t'i bashkëngjitet kartës.

Përshpejtimi i kërkimit të dokumenteve sipas detajeve dhe përmbajtjes

Sistemi NauDoc do t'ju ofrojë mundësinë për të gjetur menjëherë të gjitha dokumentet për një kërkesë specifike (për shembull, numrin e regjistrimit ose përshkrimin e shkurtër).

Thjeshtimi i punës me dokumentet organizative dhe administrative

Përdoruesi krijon një dokument në sistemin NauDoc, sipas një shablloni të paracaktuar. Për të krijuar një dokument, duhet të ndryshoni vlerat e detajeve në kartën e tij të regjistrimit, ato do të futen automatikisht në tekstin e dokumentit. Nëse është e nevojshme, mund ta lejoni përdoruesin të ndryshojë tekstin e shabllonit.
Pasi të krijohet dokumenti, punonjësi e dërgon atë në punë në një rreth të caktuar njerëzish në përputhje me procedurën e miratuar në organizatë.
Sistemi “e njeh” procedurën e miratimit: kontrollon afatet e planifikuara në faza, njofton personat përgjegjës, sistemi dërgon gjithashtu njoftime për lëvizjen e dokumentit nga faza në fazë.
Regjistrimi i një dokumenti në regjistrin e regjistrimit ndodh automatikisht në një fazë të caktuar të punës me dokumentin. Në këtë rast, dokumenti caktohet numrin e regjistrimit dhe caktohet data e regjistrimit.

Menaxhimi i procesit

Sistemi NauDoc ju lejon të automatizoni proceset e prodhimit ose menaxhimit të kompanisë. Ju lejon të nënvizoni fazat, personat përgjegjës, afatet e planifikuara. Kjo ju lejon të raportoni kostot në fazën në të cilën ndodhet secili prej rasteve të procesit, të gjeni pengesat dhe personat përgjegjës për shkak të të cilave nuk mungojnë afatet, të bëni procesin përpara se të bëni ndryshime.

Thjeshtimi i punës me korrespondencën hyrëse dhe dalëse

NauDoc mund të konfigurohet si një klient email, duke ofruar mundësinë për të punuar me dokumentet hyrëse dhe dalëse si me dokumentet e rregullta në sistem.
Gjatë përpunimit të korrespondencës hyrëse, sekretari pranon letra, regjistron letra në regjistrin e korrespondencës hyrëse, dokumentit i caktohet automatikisht një numër regjistrimi. Pas përgatitjes, dokumenti i dërgohet kreut për zgjidhje, në përputhje me procedurën e miratuar në organizatë. Pas shqyrtimit, dokumenti u dërgohet për shqyrtim ose ekzekutim punonjësve të organizatës.
Gjatë përpunimit të korrespondencës dalëse, punonjësi krijon një letër sipas modelit të pranuar në organizatë, ia dërgon atë për miratim drejtuesit, në përputhje me procedurën e miratuar në organizatë. Pas miratimit të dokumentit, ai i dërgohet automatikisht sekretarit. Sekretari e regjistron letrën në Regjistër dhe e dërgon me e-mail. Në këtë rast, të gjitha dokumentet ruhen në sistem dhe janë të disponueshme për kërkim.

Krijimi i një portali të korporatës në internet dhe një burim interneti të kompanisë

NAUDOC ju lejon të krijoni faqe interneti dhe intraneti dhe të menaxhoni vendosjen e përmbajtjes (funksionaliteti i motorit). Përmbajtja mund të jetë letra, grafika dhe objekte të tjera NAUDOC.
Zhvillimi dhe redaktimi i përshtatshëm i faqeve të burimeve në redaktorin e integruar WISYWIG, kontrolli i versionit.
Menaxhimi i publikimit të lajmeve, pyetësorëve dhe votave.
Aftësitë e integruara të zhvillimit dhe ridizajnimi i faqeve të burimeve.
Kontroll i centralizuar i aksesit në seksionet e burimeve, aftësia për të koordinuar dokumentet përpara se të publikohen në një burim në internet.

Karakteristikat teknologjike të sistemit

Ndërfaqja 100% e internetit ju lejon të lidheni me sistemin nga kudo në botë, duke krijuar një hapësirë të vetme informacioni për organizatën, degët e saj në distancë dhe punonjësit e lëvizshëm.
sistemi është ndërtuar me software për skanimin dhe njohjen e tekstit ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
sistemi lejon vërtetimin dhe autorizimin e njerëzve në shërbimet e drejtorive të jashtme, për shembull, LDAP ose Microsoft Active Directory;
sistemi ka një modul për të punuar me një nënshkrim elektronik dixhital () dhe ka aftësinë për të operuar një EDS të çdo ofruesi të kriptove që mbështet ndërfaqen Microsoft CRYPTOAPI.

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve NauDoc është krijuar për punë komode për deri në 50 përdorues, të cilët mund të krijojnë deri në 5000 dokumente në vit. Këto janë kufizime teknologjike të platformës softuerike Zope mbi të cilën është zhvilluar produkti.

Nga shënimet praktike, mund të dallohen faktorët e mëposhtëm:

Besueshmëri e lartë e sistemit. Për 4 vjet funksionim, asnjë dështim i vetëm.
Niveli i lartë i sigurisë së sistemit kundër sulmeve të hakerëve
Funksionalitet i mirë për një sistem falas, por jashtëzakonisht i pakët për një sistem me pagesë
Ngarkesa e lartë e serverit edhe me një bazë të dhënash të vogël. Optimizimi i dobët i fijeve duket se është fajtor. Prandaj puna e ngadaltë me dokumentet.
Shqetësim i futjes së të dhënave në bazën e të dhënave.
Përdorshmëria si e tillë mungon , duket se programuesit e kanë shkruar sistemin për vete, dhe jo për shitje.
Përshtypja se sistemi është i paplotë.
Mbështetje e dobët (e ngadaltë) teknike dhe informative në forum, edhe për klientët që paguajnë
Në versionin falas, duke filluar nga një numër i caktuar detyrash të grumbulluara - kërkimi jep përgjigje të pasakta.
Në versionin e paguar, duke u nisur nga një numër i caktuar detyrash të grumbulluara - kërkimi fillon të bëjë gabime kur zgjedh zonën e kërkimit, kërkon dokumente në vendin e gabuar, nuk kupton kushtet standarde të kërkimit logjik.
Kodi i sistemit është i hapur, por është e pamundur të ndryshosh asgjë me dorë.

Platforma: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC disponohet në 2 botime: NAUDOC Falas dhe NAUDOC Enterprise

Lini komentin tuaj!

Biznesi i vogël më duket i rëndësishëm për tregun, pasi numri i klientëve të mëdhenj federalë është i kufizuar dhe pothuajse të gjithë kanë vendosur për zgjedhjen e platformave dhe platformave. Dhe mekanizmat atje nuk janë shumë të bazuar në treg.

Pra, nëse flasim konkretisht për tregun, atëherë potenciali kryesor për zgjerim bazën e klientëve ky është vetëm një biznes i vogël. Kur biznesi i vogël sheh përfitime reale nga menaxhimi i dokumenteve elektronike dhe kur funksionaliteti i EDMS fillon të pasqyrojë nevojat e tij reale, dhe jo ta riprodhojë ministrinë në miniaturë, atëherë ky treg do të bëhet po aq masiv sa kontabiliteti. A mundet njëri nga shitësit EDMS të përsërisë suksesin e 1C?

Pra, 5 mite rreth EDMS për bizneset e vogla:

Edhe pse gatishmëria për fluksin elektronik të punës është rritur gjatë viteve të fundit, njerëzit ende kanë mungesë të të kuptuarit të disa aspekteve të teknologjisë. Ata shpesh e gabojnë menaxhimin e skedarëve me Menaxhimin e Përmbajtjes së Ndërmarrjeve ose EDMS, të cilat mund të mendohen si pjesë e ECM. Këtu do të përpiqemi të hedhim poshtë pesë mite, veçanërisht në fokusin e detyrave të biznesit të vogël.

Miti # 1: Unë kam një Explorer për të menaxhuar skedarët, kështu që nuk kam nevojë për një EDMS të veçantë
Në të vërtetë, Windows Explorer ju lejon të menaxhoni skedarët, por ky është vetëm një mjet bazë, kufizimi i tij domethënës është struktura hierarkike e dosjeve.

Edhe një detyrë elementare, kur doni të gruponi dokumentet sipas produktit dhe sipas klientit duke përdorur dosje, nuk mund të zgjidhet - klienti A porosit produktet X dhe Y. Klienti B - produktet X dhe Z. Ne duam të shohim porositë sipas produktit dhe sipas klientit dhe çdo DBMS apo edhe Excel ju lejon ta bëni këtë. Por nuk do të jeni në gjendje t'i renditni dokumentet në dosje në këtë mënyrë.

Në teori, ju mund të përdorni shkurtore dhe lidhje, por në realitet kjo është e papërshtatshme. Rezulton se duke përdorur sistemin e skedarëve është e pamundur të ndërtohet një sistem i përshtatshëm për klasifikimin dhe marrjen e dokumenteve.

Miti numër 2. Biznesi i vogël nuk ka nevojë për EDMS
Nuk ka asgjë më larg nga e vërteta. Biznesi i vogël operon nën kufizime të rënda burimesh, askush nuk do të punësojë punonjës shtesë për të kryer operacione rutinë me dokumente, për vendosjen, klasifikimin dhe kërkimin e tyre. Edhe ata punonjës që ekzistojnë duhet të jenë më produktivë. Prania e një ERMS në një organizatë mund ta sigurojë atë dokumentet e kërkuara do të jetë i disponueshëm me një klikim të mausit.
(Epo, ose dy ose tre, gjë që është akoma më e shpejtë se sa të kërkosh nëpër letra ose ruajtje të skedarëve.)

Miti numër 3. EDMS është shumë e vështirë për bizneset e vogla
Kërkesat për rrjedhën e punës në një biznes të vogël zakonisht janë më të thjeshta dhe pronarët mund t'i formulojnë ato përpara kontraktorit. Ka mjaft produkte në treg që janë të lehta për t'u zbatuar. Mund të filloni me një departament ose funksion, siç është menaxhimi i llogarisë. Shihni se si kjo ndikon në efikasitet. Më pas mund të zgjeroheni në të gjithë organizatën. Sigurohuni që EDMS plotëson kërkesat e mëposhtme: ndërfaqe e thjeshtë e përdoruesit, lehtësia e instalimit dhe konfigurimit, e qartë dhe udhëzues i plotë dhe disponueshmëria e mbështetjes teknike cilësore.
(Unë do të shtoj vetë - mos u përpiqni të bëheni si një zyrë e madhe burokratike! Ruani stilin tuaj të punës. Është më mirë të trajnoni punonjësit, nuk ia vlen të kurseni për këtë. Është më mirë të kurseni në analizat dhe vizatimet të proceseve të biznesit. Ju tashmë i kuptoni ato. Dhe nëse jo, ka shumë të ngjarë që të jetë një biznes jo më i vogël.)

Miti numër 4. EDMS është shumë i shtrenjtë për bizneset e vogla
Bizneset e vogla nuk kanë nevojë për zgjidhje tepër të avancuara nga fundi në fund, të integruara që zakonisht përdoren në korporatat e mëdha. Dhe nuk keni nevojë për shumë shkallëzim, sepse do të ketë pak përdorues. Bazuar në këtë, ju mund të zgjidhni një zgjidhje që do të jetë mjaft e arsyeshme për çmimin. Përveç kësaj, kalimi në menaxhimin elektronik të dokumenteve do të ndihmojë në uljen e kostove të printimit. (Por kjo duhet të trajtohet me vetëdije dhe të menaxhohet, përndryshe kostot e letrës vetëm do të rriten.)
(Dhe përsëri do të them vetë - llogaritja e ROI kur zbatohet EDMS është një çështje e errët. Analistët do të llogarisin gjithçka për ju. Besoni intuitës tuaj. Në përgjithësi, EDMS duhet të ndihmojë në uljen e kostove dhe rritjen e produktivitetit.)

Miti numër 5. Ju mund të shpëtoni plotësisht nga dokumentet e letrës pas zbatimit të EDMS
Pra, ju keni zbatuar EDMS në biznesin tuaj të vogël. urime! Por mos nxitoni për të marrë një grirëse të re. Dokumentet në letër janë ende të nevojshme. Le t'i ndajmë në tre grupe:
1) Dokumentet që sipas ligjit duhet të jenë në formë letre. Për shembull, kontratat dhe dokumentet e tjera zyrtare.
2) Dokumentet që mbeten në letër, sepse proceset e biznesit ndërtohen në këtë mënyrë. Derisa korrierët tuaj të kenë iPad, ata kanë nevojë për letra.
3) Dokumentet që definitivisht nuk duhet të jenë në formë letre. Çdo raport, memorandum, aplikacion, etj. - gjithçka që nuk bënte pjesë në dy grupet e para. Ato mund të barten në mënyrë të sigurtë në sherder.

Pas muajsh dhe vitesh, dokumentet nga dy grupet e para do të kalojnë gradualisht në të tretin. Legjislacioni po ndryshon dhe teknologjitë po zhvillohen, së shpejti mund të jetë më e lehtë t'i jepni çdo korrieri një tabletë dhe të mos mashtroheni me letër. Kështu vijmë një ditë në një zyrë pa letra.