Sub formă de documente electronice de probă. Ce este un document electronic. Semnificația juridică a unui document electronic

Nu este întotdeauna ușor să legați munca de birou tradițională cu gestionarea documentelor electronice. În acest articol, veți găsi răspunsuri la cele mai populare cinci întrebări despre documente electronice. Vă vom spune ce este un document electronic, când poate și trebuie să fie transferat pe hârtie, cum să faceți schimb electronic de documente semnificativ din punct de vedere juridic, cum să emiteți un document electronic ca atașament la o scrisoare pe hârtie și cum să stocați documente electronice .

ÎNTREBAREA 1: CE ESTE UN DOCUMENT ELECTRONIC?

Un document electronic își păstrează întregul ciclu de viață- de la creație la distrugere - în în format electronic... Un document electronic tipărit - ca un document pe hârtie scanat - este doar o copie a originalului.

V anul trecut teoria și practica muncii de birou urmăresc să „facă prieteni” documente electronice și pe hârtie, pentru a ține pasul cu părăsirea rapidă a spațiului online al fluxului de documente și, în același timp, pentru a-și păstra semnificația juridică. De exemplu, există mai multe variante ale unui e-mail, dintre care doar una este un document electronic real:

• o scrisoare semnată cu o semnătură electronică este un adevărat document electronic;
• mesajul trimis prin e-mail nu este un document, dar poate fi, cu condiția ca participanții la comunicare să fi fost de acord cu acest lucru;
• o copie scanată a scrisorii pe hârtie nu este un document electronic, dar dacă expeditorul și destinatarul au fost de acord că schimbul de astfel de copii a fost forța juridică, atunci o astfel de copie trimisă prin e-mail poate fi echivalată cu un e-mail. Vom vorbi mai multe despre acest lucru în răspunsul la a treia întrebare.

ÎNTREBAREA 2: PE CE MEDIURI SĂ UTILIZAȚI DOCUMENTELE ELECTRONICE?

Puteți lucra cu documente electronice atât online, cât și pe hârtie. Desigur, este mai ușor și mai rapid să schimbați documente electronice utilizând e-mail sau un sistem electronic de gestionare a documentelor (în continuare - EDMS), dar acest lucru nu este întotdeauna posibil. Rezultatul sunt copii pe hârtie documente electronice.

Imprimare e-mail pentru a lucra la asta, puteți, dar nu uitați: dacă faceți schimb de scrisori cu destinatarul pe o platformă electronică, atunci răspunsul la această scrisoare trebuie să fie electronic. Mai mult: un cetățean poate cere să îi trimită un răspuns la apelul său prin e-mail.

Regulile interne ale organizației pot stabili că un anumit document există doar în formă electronică. De regulă, notele de service sunt primele afișate pe spațiul online. Angajații le schimbă în EDMS, servicii cloud sau prin e-mail.

Cu toate acestea, există norme care prescriu tipărirea documentelor electronice pentru a le plasa în dosar pe hârtie.

ÎNTREBAREA 3: CUM SE PĂSTREAZĂ FLUXUL DE DOCUMENTE SEMNIFICATIV JURIDIC CU FOLOSIRE DE DOCUMENTE ELECTRONICE?

Documentele electronice sunt semnate cu semnături digitale electronice (în continuare - EDS). În același timp, doar un EDS calificat consolidat, adică înregistrat într-un centru de certificare acreditat de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă din Rusia, este un analog absolut al unui scris de mână. Poate fi folosit atunci când comunicați cu agențiile guvernamentale. Organizațiile pot comunica între ele folosind documente semnate de orice tip de EDS: îmbunătățit calificat, îmbunătățit necalificat sau simplu. Ce tip de semnătură digitală trebuie utilizată trebuie specificată în acord.

Un fragment din acordul privind utilizarea semnăturilor electronice de către părți este dat în exemplul 1.

Dacă se dorește, părțile pot prevedea în acord că mesajele din clienții de mesaje și mesageri, mesajele SMS au forță juridică.

ÎNTREBAREA 4: CUM SĂ ATASEZI UN DOCUMENT ELECTRONIC LA O SCRISOARE DE HÂRTIE?

Pachetele de documente sunt trimise de la organizație cu scrisori de însoțire. Documentele electronice nu fac excepție. Dar uneori trebuie să trimiteți o scrisoare de intenție cu mai multe hârtie și mai multe atașamente electronice. În acest caz, trebuie mai întâi să pregătiți o aplicație electronică: ardeți-o pe un CD sau o cartelă flash. Apoi scrieți o scrisoare de intenție. În cele din urmă, puneți inserția într-un plic cu un disc sau unitate flash.

Recuzită principală scrisoare de intenție- variabila 19 "Notă de aplicare".

Iată exemple de scrisoare de însoțire (Exemplul 2) și de copertă a discului (Exemplul 3).

ÎNTREBAREA 5: CUM SE PĂSTREAZĂ DOCUMENTELE ELECTRONICE?

Principiul principal al stocării documentelor electronice nu este discriminarea de către mediu! Regulile de arhivare sunt aceleași atât pentru fișierele de hârtie, cât și pentru cele electronice. Cu toate acestea, există unele particularități pentru stocarea documentelor electronice. Acestea sunt specificate în Regulile de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor din Fondul de arhivă. Federația Rusăși alte documente din autoritățile publice, guvernele locale și organizațiile (în continuare - Regulamentul 2015).

Un document electronic, înainte de a fi trimis spre stocare, este descărcat din programul în care a fost creat și salvat într-un format nemodificabil: Regulile 2015 recomandă PDF / A, dar organizația va trebui să cumpere software să lucrez cu ea. Formatul optim pentru salvarea documentelor electronice care se potrivește multor organizații este PDF-ul.

Un fișier electronic este înregistrat pe un operator electronic separat. Cea mai bună opțiune este un CD cu o singură scriere. Regulile din 2015 necesită înregistrarea unui fișier electronic pe două discuri: o copie este una funcțională, a doua este cea principală. Acest lucru se aplică numai cazurilor de perioade de depozitare permanente și pe termen lung (peste 10 ani). Dacă fișierul are o perioadă de păstrare de cinci ani, atunci nu poate fi transferat în arhivă, pur și simplu salvându-l într-un format neschimbat. Dacă un astfel de caz trebuie totuși transferat în stocare, atunci va fi suficient să-l scrieți pe un singur disc.

Pentru fiecare caz, se întocmește o copertă (Exemplul 4).

Fișierele electronice de pe discuri sunt transferate în arhivă în conformitate cu procedura adoptată în organizație.

REZUMAT

1. Documentele electronice de la creație până la distrugere există în formă electronică.
2. Puteți lucra cu documente electronice în orice mediu.
3. Organizația stabilește regulile pentru schimbul de documente electronice într-un acord între ele.
4. Un document electronic poate fi atașat unei scrisori pe hârtie. Cererea este întocmită în conformitate cu GOST R 7.0.97. Sistem de standarde privind informațiile, biblioteconomia și publicarea. Documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documentație.
5. Documentele electronice sunt transferate în arhiva organizației pe CD-ROM-uri, întocmite în conformitate cu Regulile din 2015.

Pe vremuri, funcționarii au rezistat tranziției de la reviste de hârtieînregistrarea în sistemele electronice de gestionare a documentelor. Acum, în majoritatea organizațiilor, aprobarea internă a documentelor se realizează deja în EDMS (sistemul electronic de gestionare a documentelor) și nu provoacă îngrijorare. Acum avem noi oportunități care oferă și mai multe perspective pentru tranziția la documente complet electronice. Totuși, în același timp, noi temeri încep să ne biruiască.

Unele persoane pot avea un sentiment neplăcut de incertitudine și îndoială atunci când citesc sintagma „document electronic”. Îmi vin imediat în minte atâtea întrebări: Este de încredere? Cum se păstrează? Vor accepta instanțele?

Dar de ce nimeni nu pune aceleași întrebări atunci când lucrează cu hârtie, ci pur și simplu pentru că este familiar și pare a fi de încredere. Deși legislația „de hârtie” este imperfectă și puteți găsi defecte. Da, baza normativă gestionarea electronică a documentelor este, de asemenea, departe de a fi perfectă și există încă pete albe, dar se dezvoltă și se îmbunătățește constant, în timp ce legislația „pe hârtie” devine treptat învechită.

Dar ce zici de întrebările noastre? Trebuie să căutăm răspunsuri la ele. Document electronic -, stocați-l și instanțele.

Acum este momentul să decidem cu privire la tranziția la documente electronice și să nu ne trăim vârsta cu hârtia. Este timpul să obțineți răspunsuri la întrebările și preocupările dvs., pentru a nu fi mai târziu în rolul de recuperare.

Semnificația juridică a unui document electronic

Pentru a înțelege ce pot face documentele fără hârtie, este necesar, în primul rând, să aflăm cum este privit un document electronic din punct de vedere juridic.

Dar documentele electronice cuceresc și această zonă conservatoare. Chiar și un astfel de lucru de hârtie aparent de nezdruncinat Istoria Angajărilor, în curând parlamentarii intenționează să se transfere în formă electronică.

Cu toate acestea, există înregistrări ale personalului care pot fi deja convertite complet în formă electronică:

• jurnalul de înregistrare a contractelor de muncă și modificările aduse acestora;
• registrul comenzilor de angajare;
• formularul T-60 (notă-calcul privind acordarea concediului unui angajat);
• formularul T-61 (notă-calcul la încetare (încetare) contract de muncă cu un angajat (concediere));
• foaie de timp etc.

În ceea ce privește stocarea acestor documente, conform legislației, documentele electronice sunt stocate pentru aceeași perioadă de timp prevăzută pentru omologii lor pe hârtie. Cu toate acestea, datorită faptului că acesta nu este doar un document care poate fi pur și simplu luat de pe raft ca hârtia, este suprapus cerință de depozit suplimentar care asigură reproducerea documentelor electronice, precum și mijloacele de verificare a autenticității unei semnături electronice. Perioada de stocare pentru aceste fonduri este egală cu perioada de stocare a documentului.

La trecerea la documente electronice, trebuie să ne amintim că acestea trebuie să fie pregătite pentru transfer de către contrapartide, autorități de reglementare și, dacă este necesar, judiciare. În special, FTS impune cerințe stricte privind formatul și metoda de schimb. În cazul contrapartidelor, schimbul este mai ușor.

Tabelul de mai jos prezintă toate documentele posibile care la momentul redactării acestui document sunt acceptate de Serviciul Fiscal Federal (conform ordinului Serviciului Fiscal Federal din 29 iunie 2012 nr. ММВ-7-6 / [e-mail protejat]). Documentele sunt împărțite în cele care trebuie trimise strict într-un format specific (xml) și cele care pot fi trimise în imagini scanate.

Documente electronice generate conform formatelor aprobate care pot fi supuse inspecției într-un fișier XML (documente formalizate)

Documente electronice în orice format (sau documente pe hârtie) care pot fi supuse inspecției prin internet în format grafic jpg, tif, pdf sau pgn (documente non-formalizate)

După intrarea în vigoare a Ordinului Serviciului Fiscal Federal din 18 ianuarie 2017 nr. ММВ-7-6 / [e-mail protejat], care a aprobat noul format al fișierului xml pentru lista de documente, a devenit posibilă trimiterea atât a fișierelor xml, cât și a documentelor pe hârtie sub formă de imagini scanate (în format jpg, tif, pdf) prin TCS. Noul inventar este valabil de la 1 iunie 2017. Astfel, nu numai documentele electronice, ci și documentele întocmite inițial pe hârtie pot fi trimise prin TCS.

Trebuie amintit că în containerul transferat în Autoritatea taxelor poate conține atât fișiere cu extensia XML, cât și fișiere scanate în formatele corespunzătoare.

Lista documentelor prezentate în tabelul de mai sus este exhaustivă (în acest moment) și dacă sunt solicitate alte date de la contribuabil, atunci nu va fi posibilă utilizarea nici cont personal contribuabilul, nici sistemul electronic de gestionare a documentelor. În acest caz, trebuie să utilizați orice altă metodă specificată la articolul 93 din Codul fiscal al Federației Ruse.

În loc de ieșire

Pentru a ține pasul cu vremurile, trebuie să mergi mereu și, uneori, să alergi mână în mână cu produse noi. Și pentru ca această alergare să fie o plimbare ușoară, trebuie să utilizați toate instrumentele disponibile. În acest caz, cel mai mult instrument important sunt sistemul electronic de gestionare a documentelor (intern) și servicii de schimb electronic semnificativ din punct de vedere juridic (extern). Furnizorii și operatorii țin degetul pe pulsul legislației și tehnologiei, vă pot sfătui și vă pot ajuta să construiți corect un loc de muncă fără hârtie. Cu sprijinul lor, tranziția dvs. către documente electronice va fi nedureroasă.

Întrebarea 5. Clasificarea documentelor

Clasificarea documentelor- distribuirea documentelor în grupuri (tipuri) pe baza semnelor de conținut, a formei de pregătire etc. în vederea organizării și îmbunătățirii eficienței muncii cu acestea.

Clasificarea vă permite să dezvoltați anumite metode de lucru cu fiecare grup de documente, să le fixați în instrucțiuni, să organizați documente în munca de birou. 2. În mod convențional, documentele pot fi împărțite în următoarele grupuri: prin modul de documentare: scris de mana; electronic;

Grafic;

film, fotografie, coloană sonoră;

după domeniul de utilizare: organizațional și administrativ; financiar și contabil; științific și tehnic; conform muncii; raportare și statistici;

la locul compilării:

Primite (primite de organizație);

Ieșire (trimisă de organizație);

Intern (compilat și utilizat în cadrul organizației în sine);

prin ștampila de restricție de acces:

deschis (neclasificat);

cu o ștampilă de restricție de acces. Documentele pot avea următoarele ștampile:

„Pentru utilizare oficială” (informații oficiale destinate numai angajaților unei anumite organizații sau industrii); „Secret”, „Top secret”, „Importanță specială” (informații care conțin secrete de stat); „Confidențial” (informații, accesul la care este limitat de legislația Federației Ruse);

"Secret comercial" (informații care au valoare comercială datorită necunoscutelor lor către terți, la care nu există acces gratuit Bază legalăși pentru care proprietarul acestor informații a intrat într-un regim de protecție);

după origine:

oficial (serviciu) (care afectează interesele organizației, întocmit de o persoană juridică sau persoana naturala eliberat în modul prescris); personal (cu privire la interesele unei anumite persoane și a fi nominal);

pe a semnificație ridicolă:

originale sau originale (prima sau singură copie a documentelor oficiale, semnate personal de autor);

copii (documente care reproduc pe deplin informațiile documentului original și toate caracteristicile sale externe sau o parte din ele care nu au forță juridică);

copii certificate (copii ale documentelor pe care, în conformitate cu ordinea stabilită puneți detaliile necesare care le conferă forță juridică);

duplicate (copii duplicate ale documentului original care sunt obligatorii din punct de vedere juridic);

sub formă de prezentare:

individ (al cărui conținut este prezentat în formă liberă);

șablon (când structura, partea documentului, frazele standard sunt pregătite în prealabil, iar cealaltă parte este completată la compilarea, de exemplu, a unui certificat de la locul de muncă);

tipic (creat pentru a documenta situații standard, de exemplu, călătorii de afaceri și utilizat în toate organizațiile);

după termenul de valabilitate:

depozitare permanentă;

depozitare pe termen lung (peste 10 ani); depozitare temporară (până la 10 ani).

1 . Document electronic- un document în care informațiile sunt prezentate în formă electronică, cu cerințele necesare pentru recunoașterea lor ca fiind valabile.

Documentul electronic trebuie să respecte următoarele cerințe:

creat, procesat, stocat, transmis și primit folosind software și hardware;

să fie afișat (reprodus) într-o formă ușor de înțeles pentru percepție.

Document electronic poate reproduse în formă și formă, de înțeles: pe ecran; pe hârtie;

un alt obiect material care poate fi separat de suportul mașinii într-o formă accesibilă pentru inspecție vizuală. Atunci când utilizați un document electronic, nu este necesar să furnizați o copie a acestuia pe hârtie, cu excepția cazurilor prevăzute de reglementare acte juridice RF sau prin acordul părților. Avantajeutilizarea documentelor electronice:

setul de documente al computerului este redus la minimum folosind probe gata făcute conținute în memoria computerului; prelucrarea computerizată a documentelor electronice (de exemplu, comenzile pentru mărfuri) este mult mai rapidă decât prelucrarea documentelor pe hârtie;

colectarea, sistematizarea și căutarea oricărui document sau informație din documente este accelerată și simplificată; cu ajutorul e-mailului, se efectuează transferul prompt al documentelor la orice distanță; stocarea documentelor electronice vă permite să salvați o cantitate mare de informații pe suporturi mici și, prin urmare, nu necesită suprafețe mari pentru arhive; volumul operațiunilor tehnice de rutină cu documente este redus, se eliberează timp pentru rezolvarea sarcinilor de management semnificative;

numărul de pierderi de documente, a căror locație este necunoscută, este redus;

devine posibilă utilizarea informațiilor primite pentru a pregăti un alt document (raport, rezumat, revizuire etc.), sporind astfel eficiența și calitatea documentului care este compilat.

Aprobarea proiectului de document electronic are următoarele Beneficii:

citirea unui document pe ecranul unui PC fără a fi trimis pe hârtie; se fac corecții la proiectul de document;

Spre dezavantajedocumentele electronice pot fi atribuite: fragilitatea stocării în comparație cu documentele pe hârtie;

necesitatea mijloacelor tehnice pentru lectură; posibilitatea de a face modificări neautorizate (în absența unei semnături digitale electronice (EDS) sau a altor mijloace de protecție).

3. Gestionarea electronică a documentelor- procesul de circulație, procesare, stocare și schimb de documente electronice. Participanții la schimbul de documente electronice - fizice și entitati legale, organele guvernamentale ale Federației Ruse, organele guvernamentale locale implicate în schimbul de documente electronice.

Expeditorul unui document electronic- un participant la schimbul de documente electronice, care întocmește un document electronic, îl semnează cu EDS și îl trimite la adresa destinatarului direct sau printr-un intermediar de informații.

Destinatarul unui document electronic- participantul la schimbul de documente electronice, la adresa căruia a fost primit documentul electronic.

Intermediar în schimbul de documente electronice (intermediar de informații)- persoană juridică sau antreprenor individual, care efectuează servicii legate de schimbul de documente electronice între expeditori și destinatari de documente electronice.

La schimbul de documente electronice, instrumentele de securitate a informațiilor trebuie utilizate în conformitate cu cerințele actelor juridice de reglementare ale Federației Ruse.

Un document electronic este supus verificării pentru a confirma autenticitatea acestuia prin mijloace Verificarea EDS... Confirmarea autenticității documentului electronic se efectuează de către destinatarul documentului electronic utilizând instrumentele de verificare EDS care i-au fost puse la dispoziție de către expeditor sau distribuitorul instrumentelor de verificare EDS. Autenticitatea documentului electronic Se consideră confirmat dacă, ca urmare a îndeplinirii de către destinatar a documentului electronic a procedurilor prevăzute prin verificarea semnăturii digitale, se stabilește invariabilitatea tuturor detaliilor sale. Gestionarea documentelor electronicereglementate prin reglementări:

stat;

intersectorial;

specifice industriei;

local (întreprinderi).

Reglementare legalăîn domeniul circulației documentelor electronice regizat:

pentru implementarea unei politici de stat unificate în domeniul circulației documentelor electronice;

asigurarea securității și protecției informațiilor în timpul creării, procesării, stocării, transmiterii și recepției acestora;

asigurarea drepturilor și intereselor legitime ale utilizatorilor de documente electronice;

suport legal pentru tehnologia de creare, prelucrare, stocare, transmitere și recepție de documente electronice. Lucrul cu documentele electronice trimise prin e-mail se efectuează în mod similar lucrați cu documente pe hârtie. Prin urmare, se numește și gestionarea electronică a documentelor lucru automatizat de birou. Fiecărui abonat din e-mail i se atribuie o cutie poștală individuală, căreia i se atribuie un cod de utilizator, iar schimbul de mesaje electronice se efectuează prin intermediul acestor cutii poștale.

Expeditorul documentului electronic creează un fișier de mesaje, îi specifică numele, data, ora trimiterii și pornește programul de trimitere a e-mailurilor.

Documentele electronice sunt trimise destinatarilor în conformitate cu instrucțiunile pentru lista de distribuție.

Destinatarul primește documentul pe ecranul computerului, care, dacă este necesar, poate fi transferat pe hârtie. Folosind un computer, documentele electronice sunt înregistrate.

Managerul, după ce a primit un document electronic, pune o rezoluție asupra acestuia, iar documentul este trimis către computer către interpret (interpreți) prin intermediul rețelei interne.

Procesul de executare a documentelor electronice similar executarea documentelor pe hârtie. Circulația electronică a documentelor este în continuă creștere, în special în legătură cu dezvoltarea comerțului pe internet. Perioada de depozitare a documentelor electronice la fel, ca și cele din hârtie (de exemplu, notificări bancare și cerințe de transfer - 5 ani). Stocarea fișierelor pentru o astfel de perioadă poate duce la pierderea acestora, de aceea se recomandă crearea unor arhive speciale de documente electronice pe CD-ROM-uri.

La stocarea documentelor electronice v arhivă electronică trebuie asigurat:

protecția documentelor electronice împotriva accesului și denaturării neautorizate;

capacitatea de a oferi părților interesate accesul la documentele electronice stocate în modul prescris prin acte normative;

capacitatea de a confirma autenticitatea documentelor electronice pe întreaga perioadă de stocare a acestora;

capacitatea de a prezenta documente electronice stocate sub formă de copie pe hârtie.

În viitor, dezvoltarea managementului documentelor electronice se axează pe utilizarea maximă a documentelor electronice, ceea ce implică o schimbare a tradițiilor interne existente ale muncii de birou și abandonarea treptată a purtătorilor de informații pe hârtie.

29.05.18 71 255 13

Documentele pot fi semnate pe suport de hârtie sau electronic. Pe hârtie pentru o lungă perioadă de timp, electronic - nu este clar cum.

Pavel Ovchinnikov

12 ani lucrând cu documente electronice

Dar aici mă ocup de documente electronice de doisprezece ani și vă voi spune: acesta este un fior incredibil. Permiteți-mi să vă spun cum funcționează totul, cu exemple.

Pe scurt

Pentru a începe să mențineți gestionarea electronică a documentelor, aveți nevoie de:

1. Convinge contrapartidele să înceapă schimbul de documente electronice.
2. Cumpărați un certificat de semnătură electronică.
3. Decideți modalitatea de trimitere a documentelor: printr-un serviciu special sau fără acesta.

Cine are nevoie de documente electronice

În ciuda comodității și modernității, puțini oameni conduc managementul documentelor electronice. Dacă un antreprenor cu impozitare simplificată încheie câteva contracte pe an, este posibil să nu fie atât de înfricoșător pentru el să trimită documente tipărite de câteva ori. Dar există cazuri în care gestionarea electronică a documentelor este extrem de utilă.

Companii mari documentele electronice contribuie la reducerea costurilor dacă volumul corespondenței externe depășește câteva sute de documente pe lună. Pentru ei, livrarea valorilor mobiliare afectează în mod direct viteza tranzacțiilor. Costurile circulației documentelor se pot ridica la sute de mii de ruble pe an, iar riscurile asociate cu pierderile, erorile și amenzile din partea autorităților fiscale cresc și mai mult costurile.

Chiar dacă acum semnați un act la fiecare șase luni, acest lucru nu înseamnă că afacerea dvs. nu va crește. Este posibil să aveți parteneri mari care lucrează cu documente electronice și aceștia vă vor cere același lucru.

De exemplu

Magazinul online a acumulat în mod regulat creanțe de zeci de milioane datorită faptului că au făcut încă o dată o greșeală în factură: mărfurile sunt în camion, nu pot fi duse la depozit. În timp ce așteaptă sosirea curierului cu documentul corectat de la furnizor, trec zilele. Am introdus documente electronice, iar acum toate corecțiile din documente durează mai puțin de o oră.

Și într-o mare companie de alimentare cu energie electrică, în timpul inspecțiilor fiscale pe teren, inspectorii au constatat anual încălcări și erori în documente. Verificarea amenzilor a ajuns la 120.000 de ruble pe an. A ajuns la punctul în care departamentul de finanțe a pus acești bani în buget în avans ca costuri generale. Am introdus gestionarea documentelor electronice, iar acum corectitudinea documentelor este controlată de programe, nu de oameni. Nu mai există greșeli.

Ce este un document electronic

Un document electronic este un fișier doc obișnuit sau pdf care poate fi creat și citit în orice editor. Este important ca acesta să fie semnat cu o semnătură electronică specială și trimis într-un mod special.

Pentru ca un partener, avocat sau judecător să nu aibă nicio îndoială că tu ați semnat documentul electronic și nimeni nu l-a schimbat, specialiștii în securitate digitală au venit cu o semnătură electronică. Este ca o amprentă digitală suprapusă unui set unic de biți și octeți din documentul dvs. Apropo, atunci când semnezi ceva cu o semnătură electronică, spui: „Confirm autenticitatea acestui set de biți”.

O semnătură electronică este atașată oricărui document, după care este considerată semnată. Documentul poate fi citit fără semnătură. Vă garantează doar că aveți același document neschimbat în forma în care v-a fost trimis. Dacă schimbați ceva în document și îl salvați, setul său de biți se va schimba - semnătura va fi invalidă.

De exemplu

Cele două companii au decis să semneze un contract electronic. Am întocmit un contract, am convenit asupra condițiilor. Acum, o firmă semnează contractul cu semnarea acestuia și îl trimite celeilalte. Ea deschide contractul și decide să repare ceva pe ascuns, de exemplu, cuantumul amenzilor. Corectează. Salvează. Trimite mai întâi. Arată - hopa! - semnătura originală a acestui acord s-a rupt. Înseamnă că s-a rezolvat ceva, ticăloșii. Apoi se duc să bată fața, probabil.

De unde să obțineți o semnătură electronică

O semnătură electronică este achiziționată la un centru special de certificare. Trebuie doar să găsești un centru convenabil în orașul tău. Principalul lucru este că este inclus în lista centrelor acreditate ale Ministerului Comunicațiilor din Federația Rusă.

La fel se poate face chiar în biroul centrului de certificare: trebuie doar să veniți cu toate documentele și să completați o cerere. Dar, în acest caz, va trebui să așteptați ca plata fără numerar să aibă loc - aceasta poate dura câteva ore. Este imposibil să plătiți certificatul pentru companie în numerar, la fel cum este imposibil să îl primiți de la distanță.

Cum funcționează o semnătură electronică

Forța juridică a unei semnături electronice este descrisă în legea federală „Despre semnăturile electronice”.

Legea definește tipurile de semnături: simple, necalificate și calificate. Puteți semna oricare dintre acestea, dar cu rezerve: calificat - pentru impozite, licitații și, în unele cazuri, pentru instanță; simplu și necalificat - pentru orice altceva.

Semnătură simplă sau necalificată

O opțiune accesibilă și ieftină, dar cu utilizare limitată. Semnătura necalificată conține algoritmi criptografici, dar nu este verificată de nicio autoritate de certificare. Unul simplu este doar o combinație între un nume de utilizator și o parolă, un cont de pe site-ul serviciilor publice sau adresa de e-mail a unei contrapărți.

Astfel de semnături sunt potrivite dacă nu participați la licitații electronice, nu faceți schimb de date electronice primare și nu trimiteți declarații fiscale. Semnătură simplă poate fi utilizat pentru contracte, conturi și acte, dar va trebui să semnați un acord separat cu contrapartea și să consemnați consimțământul părților de a avea încredere într-o astfel de semnătură.

Dacă aveți zeci de antreprenori și documente diferite, schema nu va funcționa. Va trebui să semnați un astfel de document cu toată lumea și, în timp, acest proces va încetini, nu va accelera munca. Atunci este mai bine să vă gândiți la un alt certificat de semnătură electronică.

Pentru a utiliza o semnătură electronică simplă, trebuie să imprimați și să semnați o versiune pe suport de hârtie a contractului sau să includeți o clauză specială în contractul cu contrapartea - aceasta este o cerință legală.

Semnătură calificată

O astfel de semnătură este potrivită pentru facturi și impozite. Prin lege, facturile electronice pot fi semnate numai cu această semnătură. Există un certificat calificat de la 1000 RUR, îl puteți cumpăra numai la un centru de certificare, care face parte din zona de încredere a Serviciului Fiscal Federal.

În fiecare an, certificatul de semnătură calificat trebuie reînnoit, ceea ce adaugă îngrijorări: trebuie să monitorizați perioada de valabilitate și să comandați o reeditare la timp.

Pentru a lucra cu o semnătură calificată, trebuie să instalați un program special - un mijloc de protecție criptografică a informațiilor. Programul aplică o semnătură electronică pe document și verifică semnăturile altor participanți la schimb.

Puteți alege un program plătit („CryptoPro CSP”) sau gratuit („Vipnet CSP”). Funcțional, sunt aproape la fel, dar cu cel gratuit pot exista probleme de compatibilitate. Ambele funcționează pe Windows și Mac. Cel plătit costă aproximativ 1000 RUR, plata anuală pentru certificatul de semnătură electronică este de aproximativ 1000 RUR.

Unele persoane folosesc o semnătură electronică bazată pe cloud, care nu necesită instalarea unui program de protecție criptografică. Semnătura în cloud este stocată în serviciul de schimb și, de fiecare dată când semnați un document, primiți un SMS cu confirmarea acțiunii pe telefonul dvs. Un astfel de certificat este mai ieftin și mai convenabil de utilizat, dar mai puțin sigur decât un program de protecție criptografică.

De ce aveți nevoie de un operator de flux de documente

Un document electronic semnat poate fi trimis prin e-mail obișnuit, dar acest lucru nu este sigur. Dacă e-mailul este spart, documentele vor ajunge în posesia intrușilor. Prin urmare, de exemplu, oficiu fiscal acceptă declarații numai prin servicii speciale. Prin aceleași servicii, trebuie să faceți schimb de facturi electronice, altfel încălcați ordinul Ministerului Finanțelor din Rusia. Astfel de servicii sunt numite operatori de flux de documente.

Pentru un utilizator simplu, acesta este un e-mail extins. Funcționează printr-un browser, există foldere cu intrare și ieșire, director de adrese, căutare încorporată, editor de documente. Inside - un serviciu foarte încărcat, cu canale de comunicații și criptare sigure, care asigură securitatea transferului de documente.

Nici măcar nu este necesar să încheiem un acord cu operatorul de gestionare a documentelor electronice. Doar înregistrați-vă, descărcați certificatul de semnătură electronică și plătiți tariful facturii. Restul îngrijorărilor sunt preluate de operator: notifică Serviciului Fiscal Federal că v-ați alăturat bursei, monitorizează formatele și garantează respectarea legislației Federației Ruse.

Există câteva zeci de astfel de servicii în Rusia. În ceea ce privește prețul, funcționalitatea, fiabilitatea și viteza, acestea sunt cam aceleași. Este obișnuit să alegeți operatorii în funcție de calitatea serviciului: cât de repede funcționează asistența tehnică, operatorul este pregătit să ajute la conectarea contrapartidelor, ce oportunități oferă și dacă are consultanți analitici care vă vor ajuta să implementați serviciul în lucru.

Omologul dvs. va trebui, de asemenea, să se conecteze la operator. El îl poate alege pe al tău sau pe oricare altul - atunci schimbul va trece prin roaming, ca în celular.

Cât costă documentele electronice

Lucrând prin intermediul unui operator, plătiți numai pentru un document semnat de ambele părți. În medie, costul trimiterii unui document este de aproximativ 6-8 R, iar toate documentele primite sunt gratuite.

De obicei, începătorii cumpără un pachet minim de 300 de documente, care se termină foarte repede. Apoi, trebuie să cumpărați următorul pachet. Este mai profitabil să cumpărați un pachet anual nelimitat sau să conveniți asupra condițiilor individuale.

Trecerea la documente electronice este benefică dacă trimiteți 100 sau mai multe documente pe lună sau cel puțin 1000 de documente pe an. Apoi, veți reduce costurile de hârtie și de expediere de până la 5 ori.

Cât costă fluxul de lucru

1000 de documente pe hârtie