Program de birou. Sediu electronic. Trimiterea de scrisori către corespondenți

În companiile mari, corespondența cu zeci de mii de contrapărți se realizează anual, iar mii de angajați creează documente interne. O parte din corespondență poate fi primită și procesată pe hârtie. Sistemele de arhivare electronică ajută companiile să își mărească eficiența muncii de mai multe ori și să creeze un singur depozit al tuturor documentelor.

„Cancelaria” acoperă întregul ciclu de lucru cu documente pe hârtie: de la intrare și înregistrare până la depunerea în arhivă. Funcționalitatea este pe deplin consistentă standardele rusești munca de birou, permițându-vă să automatizați majoritatea operațiunilor „manuale”.

Mentinerea unui nomenclator de cazuri si a jurnalelor de inregistrare

Componența aprobată a nomenclatorului cazurilor este păstrată într-o carte specială de referință a sistemului. În cazul contabilizării descentralizate a documentelor, locurile de înregistrare sunt prevăzute în cadrul diviziilor structurale.

Nomenclatorul cazurilor

La pregătirea documentelor pentru transferul în arhivă pentru fiecare caz de nomenclatură, puteți tipări automat coperta carcasei, precum și o listă de documente. Timpul de pregătire pentru stocarea arhivei și căutarea în arhivă este redus de mai multe ori.

Înregistrarea documentelor

Pentru a introduce un document în DIRECTUM, completați câmpurile obligatorii ale cardului de control al înregistrării (RCC), iar numărul de înregistrare va fi atribuit automat. Un sistem flexibil de numerotare vă permite să atribuiți un număr unui document în contextul fiecărui jurnal de înregistrare în mod arbitrar și automat. Numărul poate include codul departamentului, codul jurnalului și orice detalii necesare. Odată cu implementarea soluției, timpul mediu de înregistrare a documentelor se reduce cu 35-50%.

Exemplu RKK

RKK conțin date primare (departamentul, data înregistrării, numărul de înregistrare etc.), precum și informații despre starea oricărui document pe hârtie, de exemplu, locația acestuia. Când un document este mutat între divizii, propriul RKK este înființat la fiecare loc de înregistrare. Este posibil să urmăriți mișcarea unui document pe hârtie în cadrul unei companii de-a lungul lanțului de RCK-uri create.

De asemenea, puteți atașa un document sau imaginea acestuia scanată la RKK. Serviciul de intrare în flux DIRECTUM Capture Service este utilizat pentru a introduce rapid un volum mare de documente. Ea sustine căi diferite introducerea documentelor: capturare din e-mail sau din sistemul de fișiere (de exemplu, de pe un scanner).

Funcția de creare a ALS și de completare a datelor poate fi transferată către mecanismele inteligente ale Ario. După ce au primit documentul, ei îl clasifică în mod independent, recunosc textul și completează RKK cu informațiile semnificative extrase. Funcționarul poate verifica doar corectitudinea umplerii. Acest lucru vă permite să reduceți și mai mult timpul de înregistrare și să reduceți numărul de operațiuni de rutină.

Luarea în considerare și executarea documentelor primite

După înregistrarea documentului primit, funcționarul îl trimite managerului în câteva clicuri. Pe baza rezultatelor luării în considerare a documentului, secretarul sau șeful însuși formulează instrucțiuni pentru document.

Dacă liderul are un asistent, asistentul său efectuează o revizuire preliminară a documentului cu pregătirea unui proiect de rezoluție. Șeful trebuie doar să aprobe proiectul de hotărâre și să trimită instrucțiuni de executare.

În procesul de executare a ordinelor se prevede următoarele:

fixarea corespondenței asupra execuției;
capacitatea de a delega și trimite spre revizuire;
controlul timpului, solicitări pentru un nou termen limită.

Supraveghetorii urmăresc performanța vizual. Toți participanții la lucru au acces la un scurt rezumat care reflectă situația cu privire la sarcinile aferente.

Arborele misiunii

Trimiterea de scrisori către corespondenți

Soluția este strâns integrată cu modulul „Schimb cu contrapărți”. Odată ce scrisoarea de ieșire a fost aprobată, este ușor să o trimiteți destinatarilor prin intermediul sistemelor de schimb de documente - acest lucru elimină nevoia de imprimare multiplă a documentului și reduce costurile de livrare.

În plus, pentru documentele trimise, puteți specifica o listă de corespondență în funcție de organizație și puteți trimite automat e-mailuri destinatari sau tipăriți plicuri care îndeplinesc standardele Poștei Ruse.

Imprimarea plicurilor

Înregistrarea și familiarizarea cu documentele organizatorice și administrative

Înregistrarea și trimiterea spre aprobare a documentelor administrative este complet automatizată. Este suficient să completați datele necesare în vrăjitorul de acțiuni, după care sistemul va genera un document și îl va trimite angajaților necesari pentru aprobare și semnare:

După semnare, documentul organizatoric și administrativ poate fi trimis angajaților interesați pentru revizuire. Pentru a face acest lucru, trebuie să completați lista de corespondență RKK. Această listă poate fi folosită și în viitor pentru a distribui un alt document.

Angajații de pe lista de corespondență primesc sarcini pentru a se familiariza cu documentul. În sistemul DIRECTUM, pentru a confirma familiarizarea, este suficient să finalizați sarcina. Și dacă o sarcină este trimisă pentru a se familiariza cu un document care nu este introdus în sistem, atunci acest lucru este indicat în textul sarcinii, iar executanții se familiarizează cu documentul pe hârtie.

Căutare și analiză

Conform detaliilor cunoscute, atât documentul electronic în sine, cât și RKK-ul acestuia pot fi găsite împreună cu informații despre locația și stadiul executării documentului.

Căutați după RKK

Găsiți repede documentul solicitatîmpreună cu RKK este posibil și prin codul de bare de pe analogul de hârtie al documentului. Datorită tehnologiei de identificare rapidă, codul de bare este citit de un scaner special, după care sistemul găsește automat documentul și sarcinile asociate.

Fereastra de acțiune pentru documentul găsit

Pentru a analiza eficacitatea muncii utilizatorilor, sistemul oferă rapoarte de specialitate: „Lista de revizuire”, „Controlul timpului de executare a comenzilor”, „Statistici privind executarea comenzilor”, „Documente de returnat” etc.

Exemplu de raport

Clientul web poate fi utilizat în birourile la distanță ale unei organizații distribuite geografic sau ca client principal, oferind multi-platformă și ușurință de administrare. Pentru a lucra, ai nevoie doar de acces la Internet.

RKK primit în biroul web

Efect de implementare

Folosind soluția, angajații vor primi ordine și instrucțiuni de executare în timp util. Controlul execuției decizii de management devine complet transparent.

La minim riscul pierderii documentelor este redus
de 2 ori timpul pentru pregătirea și aprobarea unei scrisori trimise va fi redus
de 12 ori căutarea locației documentelor pe hârtie va fi mai rapidă
de 2 ori va fi accelerată pregătirea informaţiilor pentru conducere privind executarea comenzilor
20% executarea instrucţiunilor din partea conducerii va creşte

În mod obișnuit, sarcina asigurării fluxului de lucru „de hârtie” și controlului executării comenzilor revine departamentelor organizației implicate în munca de birou: birou, managementul cazurilor, precum și celor responsabili cu munca de birou din diviziile structurale. Acestora le este destinat modulul „Office” al sistemului electronic de management al documentelor și interacțiunilor DIRECTUM. Acest modul facilitează executarea operațiunilor de rutină pentru procesarea documentelor pe hârtie, în conformitate cu cerințele Instituției de Învățământ de Stat de Învățământ, pe care se bazează tehnologia tradițională rusă de birou:

înregistrarea unificată a întregii corespondențe de intrare și de ieșire, precum și a documentelor interne folosind carduri de control al înregistrării (RCC);
înregistrarea locației unui document pe hârtie în orice etapă a acestuia ciclu de viață: luarea în considerare de către conducere, aprobarea proiectului de document, execuție etc.;
controlul asupra executării la timp a ordinelor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii;
anularea documentelor în cauză în conformitate cu nomenclatorul cazurilor adoptat în organizație;
căutare rapidă a informațiilor necesare privind starea, disponibilitatea, circulația documentelor pe hârtie;
obţinerea formularelor şi revistelor standard necesare, precum şi rapoarte statistice asupra fluxului de documente al organizației.

În plus, modulul „Office” vă permite să organizați schimburi între diferite organizații. Cu un astfel de schimb, este posibil să se utilizeze semnatura electronica(ES) și mecanismele speciale ale sistemului vă permit să controlați livrarea documentelor. Principiile de schimb se bazează pe standardul de schimb din industrie documente electronice„Interacțiunea sistemelor de automatizare pentru managementul documentelor”, aprobat de Breasla Managerilor de Documentare.

Mentinerea unui nomenclator de cazuri si a jurnalelor de inregistrare

Sistemul de numerotare flexibilă vă permite să atribuiți un număr unui document în context jurnal electronicînregistrare. Pentru fiecare jurnal, este stabilită o metodă arbitrară de numerotare automată a documentelor din jurnal. Numărul poate include codul departamentului, codul jurnalului, precum și orice alte detalii necesare.

La pregătirea documentelor pentru transferul în arhivă pentru fiecare cutie de nomenclatură, puteți tipări coperta carcasei, precum și inventarul documentelor de caz, ceea ce reduce semnificativ timpul de pregătire a documentelor pentru depozitarea arhivă.

Înregistrarea documentelor

Pentru înregistrarea documentelor în modulul „Oficiu” se folosesc carduri de înregistrare și control (RCC) care conțin toate datele primare (corespondent, unitate organizatorică, reprezentant al organizației, data de înregistrare, număr de înregistrare, subiect și rezumat document, modalitate de livrare etc.), precum și informațiile necesare despre starea oricărui document pe hârtie al organizației (locație, stare de execuție etc.). Pentru documentele trimise, puteți specifica o listă de corespondență în funcție de organizație.

Sistemul implementează capacitatea de a înregistra documente atât de la organizații, cât și de la cetățeni.

Pentru organizațiile care utilizează înregistrarea descentralizată a documentelor, sistemul utilizează locuri de înregistrare - locurile de muncă ale secretarilor și ale personalului de birou. Fiecare locație de check-in poate fi deservită de unul sau mai multe departamente. După locurile de înregistrare, este posibilă diferențierea drepturilor de acces la date.

La mutarea unui document între departamente, la fiecare loc de înregistrare, se poate porni propriul RKK. Astfel, apare un lanț de RKK, de-a lungul căruia este posibilă urmărirea mișcării unui document pe hârtie nu numai între angajații din cadrul unei divizii, ci și între divizii. În plus, prin RKK se realizează relația dintre documentele înregistrate ale sistemului între ele, precum: „În răspuns la”, „În execuție”, etc.

Procedura de înregistrare este simplă și constă în completarea câmpurilor obligatorii din RKK, în timp ce numărul de înregistrare este atribuit automat.

Când vă înregistrați direct din RKK, este posibil să introduceți un document scanat (electronic) în modulul „Gestionare electronică a documentelor” cu atașarea lui automată la RKK. Pentru introducerea promptă a unui volum mare de documente se folosesc serviciile de intrare ale sistemului, care asigură intrarea în flux a documentelor în modul. În viitor, RKK, ca și documentul electronic introdus, poate fi găsit cu ușurință prin codul de bare de pe analogul de hârtie al documentului, datorită tehnologiei de identificare rapidă încorporată în sistem.

Conform datelor RKK, sunt tipărite jurnalele documentelor de intrare și de ieșire. Pentru documentele trimise, puteți genera și imprima automat un autocolant pentru plic.

Deplasarea si executarea documentelor

După înregistrare, documentul primit parcurge etapele de luare în considerare, rezoluție, punere sub control și execuție a documentului. În același timp, lucrările ulterioare ale interpreților cu un document pot fi efectuate complet în în format electronic... Acest lucru reduce semnificativ timpul necesar interpreților și previne pierderea accidentală a originalului.

În funcție de stilul de lucru al managerului, documentul este revizuit de acesta fie pe hârtie, fie în format electronic.

În baza rezoluției emise de șef, documentul poate fi pus sub control cu desemnarea interpreților, instrucțiuni și termene. Pentru executanții care lucrează cu modulul „Managementul proceselor de afaceri”, secretarul sau managerul însuși pot crea rapid o sarcină direct din ALAC. Lucrul cu sarcini vă permite să profitați la maximum de capacitățile sistemului de a controla executarea comenzilor, cum ar fi: înregistrarea corespondenței complete privind executarea comenzilor; capacitatea de a trimite spre revizuire; configurație flexibilă de rutare etc.

Ulterior, în conformitate cu sarcinile legate de RKK, puteți recrea rapid istoricul lucrărilor pe document, procedura de aprobare și justificarea deciziei.

Dacă modulul „Oficiu” este utilizat independent, toate instrucțiunile emise artiștilor interpreți sunt introduse de către secretar în RKK-ul documentului, după care este monitorizată executarea lor la timp. În același timp, comenzile pot fi tipărite pentru utilizatorii neautomatizați.

Când lucrați cu documente electronice, toate mișcările documentelor sunt efectuate prin sarcini, în timp ce pe o filă specială a RKK este înregistrată locația documentului pe hârtie în orice moment. Acest lucru vă permite să găsiți rapid un original de hârtie al documentului prin intermediul RKK. Lucrarea cu documentele de ieșire și interne se bazează pe aceleași principii.

Schimb de documente electronice între sisteme

Cu ajutorul sistemului, este posibil să se organizeze schimbul de documente electronice oficiale, semnificative din punct de vedere juridic între organizații. Schimbul de documente se bazează pe utilizarea standardului industriei pentru schimbul de documente electronice „Interacțiunea sistemelor de automatizare pentru suportul managementului documentelor”, aprobat de Breasla Managerilor de Documentare.

Schimbul de documente se poate efectua atât între unități structurale o companie (holding) și între organizații partenere independente. În acest caz, părțile la schimb pot utiliza sisteme diferite gestionarea electronică a documentelor sau să nu funcționeze deloc cu astfel de sisteme.

Dacă schimbul se realizează între diviziile unei companii (holding), atunci lucrul cu documente are loc în modulele „Gestionare electronică a documentelor”, „Managementul proceselor de afaceri” și „Birou”. Dacă schimbul este între organizații externe, apoi documentul electronic este exportat din sistem într-un fișier ESD. A doua parte poate fie să importe documentul ESD în sistemul său electronic de gestionare a documentelor (cu condiția ca acest format să fie acceptat de acest sistem; formatul ESD este deschis), fie să folosească programul gratuit DIRECTUM OverDoc pentru a lucra cu documentul ESD. DIRECTUM OverDoc vă permite să vizualizați un document, atributele acestuia și toate semnăturile electronice cu care a fost semnat documentul, inclusiv simbolul de valabilitate.

Căutarea și analiza informațiilor

Din momentul înregistrării oricărui document în sistem, puteți găsi atât fișa de înregistrare a acestuia împreună cu informații despre locație și procesul de executare a documentului, cât și documentul electronic în sine.

Sistemul caută numere de înregistrare, corespondent, autor al rezoluției, precum și pentru toate detaliile RKK și combinarea lor arbitrară.

În plus, sistemul oferă rapoarte de specialitate care măresc semnificativ eficiența muncii utilizatorilor: Documente luate în considerare, Comenzi restante, Documente de returnat etc.

Modulul web „Papetărie”

Modulul web „Office” este conceput pentru a automatiza munca cu documente oficiale pe hârtie, de exemplu, cu documente administrative, scrisori primite și trimise, instrucțiuni, rapoarte și note. Facilitează procesarea documentelor pe hârtie.

Prelucrarea documentelor pe hârtie se efectuează în conformitate cu cerințele Instituției de Învățământ de Stat de Învățământ, pe care se bazează tehnologia tradițională rusă a muncii de birou.

Modulul web „Office” are ca scop rezolvarea problemelor:

înregistrarea unificată a întregii corespondențe de intrare și de ieșire, precum și a documentelor interne, folosind carduri de înregistrare și control;
controlul asupra executării la timp a ordinelor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii;
căutare rapidă a informațiilor necesare privind starea, disponibilitatea, circulația documentelor pe hârtie;
obținerea formularelor și jurnalelor standard necesare, precum și a rapoartelor statistice privind fluxul de lucru al organizației.

Baza modulului web „Office” este alcătuită din cărțile de referință „Cartele de înregistrare și control”, „Instrucțiuni pentru RKK”, „Nomenclatorul cazurilor”.

Avantajele integrării modulului „Papetărie” cu alte module ale sistemului

Astfel, datorită interacțiunii modulelor „Electronic Document Management”, „Business Process Management” și „Office” din cadrul sistem unificat o creștere a eficienței organizației este asigurată cu respectarea deplină a tradițiilor interne și a standardelor de muncă de birou. Toate mecanismele furnizate de fiecare modul pot fi utilizate în diferite combinații de etape „hârtie” și „electronice” de lucru cu documente. În același timp, munca tradițională de birou „de hârtie” se încadrează armonios managementul documentelor electronice organizații cu legături orizontale dezvoltate.

Atunci când achiziționați o varietate de accesorii pentru electronice mobile și de larg consum în magazinul Sotovik-M, vă recomandăm și să faceți aprovizionare cu rechizite de birou - acestea sunt esențiale pentru procesele de lucru ale oricărei instituții comerciale sau non-profit. Dacă doriți să cumpărați articole de papetărie angro, atunci răsfoiți gama noastră.

A cumpăra articole de papetărie în vrac de la producător (papetărie în vrac, articole de papetărie en-gros la Moscova) este o modalitate eficientă de a economisi în mod semnificativ la furnizarea constantă a biroului companiei cu articole de papetărie în vrac. Vrei articole de papetărie en-gros ieftine? Comandând un lot mare de pixuri, creioane, agrafe, caiete și alte mărunțișuri o dată pe trimestru sau șase luni, nu trebuie să pierdeți timpul la înregistrarea următoarei livrări lunare. Achizitii cu ridicata Rechizitele de birou angro sunt utile și pentru organizațiile guvernamentale - multe administrații institutii de invatamant cumpărați articole de papetărie în vrac pentru școală, grădiniţă sau universitate. Companiile de papetărie cu ridicata mențin adecvate Politica de prețuri, prin urmare, „Sotovik-M” vinde ustensile de scris la un cost avantajos - papetăria cu ridicata este ieftină. Papetarie en-gros din Moscova (papetărie en-gros Moscova, papetărie en-gros Moscova) în magazinul nostru online.

Papetaria cu ridicata este foarte ieftina. Papetarie cu ridicata la Moscova

Papetărie en-gros în magazinul nostru la unul dintre cele mai avantajoase prețuri. Dacă intenționați să cumpărați articole de papetărie școlare în vrac, papetărie en-gros de preturi mici sau pentru a comanda articole de papetărie neobișnuite pentru un magazin de cadouri cu ridicata, „Sotovik-M” este ceea ce aveți nevoie! Cumpărați articole de papetărie în vrac, de la caiete obișnuite până la produse ștampilate și cărți de vizită, la un preț atractiv cu livrare promptă în toată Rusia. Avem articole de papetărie en-gros foarte ieftine!