Birou electronic. Papetărie cu ridicata la prețuri mici. Cumpărați papetărie cu ridicata papetărie Tkz

În companiile mari, corespondența cu zeci de mii de contrapartide se realizează anual, iar mii de angajați creează documente interne. O parte din corespondență poate fi primită și prelucrată sub formă de hârtie. Sistemele electronice de înregistrare ajută companiile să își mărească eficiența de lucru de mai multe ori și să creeze un singur depozit al tuturor documentelor.

„Chancery” acoperă întregul ciclu de lucru cu documente pe hârtie: de la intrarea și înregistrarea până la depunerea la arhivă. Funcționalitatea este pe deplin consecventă Standardele rusești munca de birou, permițându-vă să automatizați majoritatea operațiunilor „manuale”.

Menținerea unei nomenclaturi de cazuri și jurnale de înregistrare

Compoziția aprobată a nomenclaturii cazurilor este păstrată într-o carte de referință specială a sistemului. În cazul contabilității descentralizate a documentelor, locurile de înregistrare sunt prevăzute în cadrul diviziilor structurale.

Nomenclatura cazurilor

Când pregătiți documente pentru transfer în arhivă pentru fiecare caz de nomenclatură, puteți imprima automat coperta cazului, precum și lista documentelor. Timpul de pregătire pentru stocarea arhivelor și căutarea în arhivă este redus de mai multe ori.

Înregistrarea documentelor

Pentru a introduce un document în DIRECTUM, completați câmpurile obligatorii ale cardului de control al înregistrării (RCC), iar numărul de înregistrare va fi atribuit automat. Un sistem de numerotare flexibil vă permite să atribuiți un număr unui document în contextul fiecărui jurnal de înregistrare în mod arbitrar și automat. Numărul poate include codul departamentului, codul jurnalului și orice detalii necesare. Odată cu implementarea soluției, timpul mediu pentru înregistrarea documentelor este redus cu 35-50%.

Exemplu RKK

RKK conține date primare (departament, data înregistrării, numărul de înregistrare etc.), precum și informații despre starea oricărui document pe hârtie, de exemplu, locația acestuia. Când un document este mutat între divizii, propriul RKK este configurat la fiecare loc de înregistrare. Este posibil să urmăriți mișcarea unui document pe hârtie în cadrul unei companii de-a lungul lanțului de RCK-uri create.

De asemenea, puteți atașa un document sau imaginea scanată a acestuia la RKK. Serviciul de intrare în flux DIRECTUM Capture Service este utilizat pentru a introduce rapid un volum mare de documente. Ea sprijină căi diferite introducerea documentelor: captare din e-mail sau din sistemul de fișiere (de exemplu, de pe un scaner).

Funcția de a crea ALS și de a completa datele poate fi transferată mecanismelor inteligente ale Ario. După ce au primit documentul, îl clasifică în mod independent, recunosc textul și completează RKK cu informațiile extrase semnificative. Grefierul poate verifica doar corectitudinea umpluturii. Acest lucru vă permite să reduceți în continuare timpul de înregistrare și să reduceți numărul de operațiuni de rutină.

Examinarea și executarea documentelor primite

După înregistrarea documentului de intrare, grefierul, în câteva clicuri, îl trimite managerului spre examinare. Pe baza rezultatelor examinării documentului, secretarul sau conducătorul însuși formulează instrucțiuni pentru document.

Dacă liderul are un asistent, asistentul său efectuează o revizuire preliminară a documentului cu pregătirea unui proiect de rezoluție. Șeful trebuie doar să aprobe proiectul de rezoluție și să trimită instrucțiuni de executare.

În procesul de executare a comenzilor, sunt furnizate următoarele:

• fixarea corespondenței la executare;
• capacitatea de a delega și trimite spre revizuire;
• controlul timpului, solicitări pentru un nou termen.

Supervizorii urmăresc vizual performanța. Toți participanții la lucrare au acces la un scurt rezumat care reflectă situația cu privire la sarcinile aferente.

Arborele misiunii

Trimiterea de scrisori corespondenților

Soluția este strâns integrată cu modulul „Schimb cu contrapartide”. Odată ce scrisoarea de ieșire a fost aprobată, este ușor să o trimiteți destinatarilor prin intermediul sistemelor de schimb de documente - acest lucru elimină necesitatea imprimării multiple a documentului și reduce costurile de livrare.

În plus, pentru documentele trimise, puteți specifica o listă de corespondență pentru organizații și puteți trimite automat e-mailuri destinatarilor sau puteți imprima plicuri care îndeplinesc standardele de poștă rusă.

Tipărirea plicurilor

Înregistrarea și familiarizarea cu documentele organizaționale și administrative

Înregistrarea și depunerea documentelor administrative pentru aprobare este complet automatizată. Este suficient să completați datele necesare în expertul de acțiune, după care sistemul va genera un document și îl va trimite angajaților necesari pentru aprobare și semnare:

După semnare, documentul organizațional și administrativ poate fi trimis angajaților interesați pentru examinare. Pentru a face acest lucru, trebuie să completați lista de distribuție RKK. Această listă poate fi utilizată și în viitor pentru a distribui un alt document.

Angajații de pe lista de corespondență primesc sarcini pentru a se familiariza cu documentul. În sistemul DIRECTUM, pentru a confirma familiarizarea, este suficient să finalizați sarcina. Și dacă o sarcină este trimisă pentru a se familiariza cu un document care nu este introdus în sistem, atunci acest lucru este indicat în textul sarcinii, iar interpreții se familiarizează cu documentul pe hârtie.

Căutare și analiză

Conform detaliilor cunoscute, atât documentul electronic în sine, cât și RKK-ul acestuia pot fi găsite împreună cu informații despre locația și etapa de execuție a documentului.

Căutare după RKK

De asemenea, este posibil să găsiți rapid documentul necesar împreună cu RKK prin codul de bare de pe analogul de hârtie al documentului. Datorită tehnologiei de identificare rapidă, codul de bare este citit de un scaner special, după care sistemul găsește automat documentul și sarcinile asociate.

Fereastra de acțiune pentru documentul găsit

Pentru a analiza eficacitatea muncii utilizatorilor, sistemul furnizează rapoarte specializate: „Listă de revizuire”, „Controlul timpului de execuție a comenzilor”, „Statistici privind executarea comenzilor”, „Documente de returnat” etc.

Exemplu de raport

Clientul web poate fi utilizat în birouri la distanță ale unei organizații distribuite geografic sau ca principal client care oferă multiplataforma și ușurință în administrare. Pentru a funcționa, aveți nevoie doar de acces la Internet.

RKK de intrare în biroul web

Efect de implementare

Folosind soluția, angajații vor primi comenzile și comenzile în timp util pentru executare. Controlul executării decizii de management devine complet transparent.

• La minimum riscul de pierdere a documentelor este redus
• de 2 ori timpul pentru pregătirea și aprobarea unei scrisori de ieșire va fi redus
• De 12 ori căutare mai rapidă pentru localizarea documentelor pe hârtie
• de 2 ori pregătirea informațiilor pentru gestionare cu privire la executarea comenzilor va fi accelerată
• 20% executarea instrucțiunilor din partea conducerii va crește

Atunci când achiziționați o varietate de accesorii pentru dispozitive mobile și electronice de larg consum în magazinul Sotovik-M, vă recomandăm, de asemenea, să vă aprovizionați cu rechizite de birou - acestea sunt esențiale pentru procesele de lucru ale oricărei afaceri sau instituții non-profit. Dacă doriți să cumpărați articole de papetărie en-gros, răsfoiți gama noastră.

Cumpărarea de articole de papetărie în vrac de la producător (papetărie cu ridicata, papetărie cu ridicata Moscova) este o modalitate eficientă de a economisi în mod semnificativ la aprovizionarea constantă a biroului companiei cu papetărie în vrac. Doriți articole de papetărie cu ridicata ieftine? Comandând un lot mare de pixuri, creioane, agrafe de hârtie, caiete și alte fleacuri o dată pe trimestru sau șase luni, nu trebuie să pierdeți timpul la înregistrarea următoarei livrări lunare. Achiziții cu ridicata rechizitele de birou cu ridicata sunt utile și pentru organizațiile guvernamentale - multe administrații institutii de invatamant cumpărați articole de papetărie în vrac pentru școală, grădiniţă sau universitate. Companiile de papetărie cu ridicata mențin adecvate Politica de prețuri, prin urmare, „Sotovik-M” vinde ustensile de scris la un cost favorabil - papetăria cu ridicata este ieftină. Papetărie angro în Moscova (papetărie angro Moscova, papetărie angro Moscova) în magazinul nostru online.

Papetăria cu ridicata este foarte ieftină. Papetărie cu ridicata în Moscova

Papetărie cu ridicata în magazinul nostru la unul dintre cele mai avantajoase prețuri. Dacă intenționați să cumpărați articole de papetărie școlară angro, papetărie angro de la preturi mici sau comandați articole de papetărie neobișnuite pentru un magazin de cadouri cu ridicata, Sotovik-M este ceea ce aveți nevoie! Cumpărați articole de papetărie în vrac, de la caiete obișnuite la produse de ștampilare și cărți de vizită, la un preț atractiv, cu livrare promptă în toată Rusia. Avem articole de papetărie angro foarte ieftine!

De obicei, sarcina asigurării fluxului de documente „pe hârtie” și a controlului executării comenzilor revine diviziilor organizației care se ocupă cu lucrările de birou: biroul, managementul cazurilor, precum și pe cei responsabili pentru activitatea de birou din diviziile structurale. Pentru ei este destinat modulul „Office” al sistemului electronic de gestionare a documentelor și de interacțiune DIRECTUM. Acest modul facilitează executarea operațiunilor de rutină pentru prelucrarea documentelor pe hârtie în conformitate cu cerințele Serviciului de Statistică al Statului din Ucraina, pe care se bazează tehnologia tradițională rusă a lucrărilor de birou:

• înregistrarea unificată a tuturor corespondenței de intrare și ieșire, precum și a documentelor interne utilizând carduri de control ale înregistrării (RCC);
• înregistrarea locației unui document pe hârtie în orice etapă a acestuia ciclu de viață: examinarea de către conducere, aprobarea proiectului de document, executarea etc;
• controlul asupra executării la timp a ordinelor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii;
• eliminarea documentelor de la caz în conformitate cu nomenclatorul cazurilor adoptate în organizație;
• căutare rapidă a informațiilor necesare privind starea, disponibilitatea, circulația documentelor pe hârtie;
• obținerea formularelor și revistelor standard necesare, precum și rapoarte statistice asupra fluxului de documente al organizației.

În plus, modulul „Office” vă permite să organizați schimburi între diferite organizații. Cu un astfel de schimb, este posibil să se utilizeze semnatura electronica(ES) și mecanismele speciale ale sistemului vă permit să controlați livrarea documentelor. Principiile de schimb se bazează pe standardul de schimb al industriei documente electronice„Interacțiunea sistemelor de automatizare pentru suportul gestionării documentelor”, aprobată de Guild of Managers of Documentation.

Menținerea unei nomenclaturi de cazuri și jurnale de înregistrare

Sistemul de numerotare flexibil vă permite să atribuiți un număr unui document în context jurnal electronicînregistrare. Pentru fiecare jurnal, este setată o metodă arbitrară de numerotare automată a documentelor din jurnal. Numărul poate include codul departamentului, codul jurnalului, precum și orice alte detalii necesare.

Când pregătiți documente pentru transfer în arhivă pentru fiecare caz de nomenclatură, puteți imprima coperta cazului, precum și inventarul documentelor cazului, ceea ce reduce semnificativ timpul de pregătire a documentelor pentru stocarea arhivelor.

Înregistrarea documentelor

Pentru a înregistra documente în modulul „Birou”, se utilizează carduri de înregistrare și control (RCC), care conțin toate datele primare (corespondent, unitate organizațională, reprezentant al organizației, data înregistrării, numărul de înregistrare, subiect și rezumat document, metoda de livrare etc.), precum și informațiile necesare despre starea oricărui document pe hârtie al organizației (locația, starea de execuție etc.). Pentru documentele trimise, puteți specifica o listă de corespondență în funcție de organizație.

Sistemul pune în aplicare capacitatea de a înregistra documente atât de la organizații, cât și de la cetățeni.

Pentru organizațiile care utilizează înregistrarea descentralizată a documentelor, sistemul folosește locuri de înregistrare - locurile de muncă ale secretarilor și ale personalului de birou. Fiecare locație de check-in poate fi deservită de unul sau mai multe departamente. În funcție de locurile de înregistrare, este posibil să se diferențieze drepturile de acces la date.

Când un document este mutat între departamente, la fiecare loc de înregistrare, poate fi pornit propriul RKK. Astfel, apare un lanț de RKK, de-a lungul căruia este posibilă urmărirea mișcării unui document pe hârtie nu numai între angajații dintr-o divizie, ci și între divizii. În plus, prin intermediul RKK, relația dintre documentele înregistrate ale sistemului se realizează între ele, cum ar fi: „Ca răspuns la”, „În execuție” etc.

Procedura de înregistrare este simplă și constă în completarea câmpurilor obligatorii ale RKK, în timp ce numărul de înregistrare este atribuit automat.

Când vă înregistrați direct din RKK, este posibil să introduceți un document scanat (electronic) în modulul „Gestionare electronică a documentelor” cu conexiunea sa automată la RKK. Pentru introducerea promptă a unui volum mare de documente, sunt utilizate serviciile de intrare ale sistemului, care asigură intrarea în flux a documentelor în modul. În viitor, RKK, ca și documentul electronic introdus, poate fi găsit cu ușurință de codul de bare de pe hârtia analogică a documentului, datorită tehnologiei de identificare rapidă încorporată în sistem.

Conform datelor RKK, sunt tipărite jurnalele de intrare și ieșire. Pentru documentele trimise, puteți genera și imprima automat un autocolant plic.

Mișcarea și executarea documentelor

După înregistrare, documentul de intrare trece prin etapele de examinare, rezolvare, punere în control și executare a documentului. În același timp, lucrările ulterioare ale artiștilor interpreți cu un document pot fi efectuate complet în în format electronic... Acest lucru reduce semnificativ timpul necesar artiștilor interpreți și previne pierderea accidentală a originalului.

În funcție de stilul de lucru al managerului, documentul este revizuit de acesta fie pe suport de hârtie, fie în format electronic.

Pe baza rezoluției emise de șef, documentul poate fi pus sub control cu ​​desemnarea interpreților, instrucțiuni și termene. Pentru executanții care lucrează cu modulul „Business Process Management”, secretarul sau managerul însuși pot crea rapid o sarcină direct din ALAC. Lucrul cu sarcini vă permite să profitați la maximum de capacitățile sistemului de a controla executarea comenzilor, cum ar fi: înregistrarea corespondenței complete cu privire la executarea comenzilor; capacitatea de a trimite spre revizuire; configurație flexibilă de rutare etc.

Ulterior, conform sarcinilor legate de RKK, puteți recrea rapid istoricul muncii pe document, procedura de aprobare și rațiunea deciziei.

Dacă modulul „Office” este utilizat independent, toate instrucțiunile emise artiștilor interpreți sunt introduse de secretar în RKK a documentului, după care se monitorizează execuția lor la timp. În același timp, comenzile pot fi tipărite pentru utilizatorii neautomatizați.

Când lucrați cu documente electronice, toate mișcările documentelor sunt efectuate prin sarcini, în timp ce pe o filă specială a RKK este înregistrată locația documentului pe hârtie în orice moment. Acest lucru vă permite să găsiți rapid un document original pe hârtie prin RKK. Lucrarea cu documente externe și interne se bazează pe aceleași principii.

Schimb de documente electronice între sisteme

Cu ajutorul sistemului, este posibil să se organizeze schimbul de documente electronice oficiale, semnificative din punct de vedere juridic, între organizații. Schimbul de documente se bazează pe utilizarea standardului industrial pentru schimbul de documente electronice „Interacțiunea sistemelor de automatizare pentru suportul gestionării documentelor”, aprobat de Guild of Managers of Documentation.

Schimbul de documente poate fi realizat atât între unități structurale o companie (holding) și între organizații partenere independente. În acest caz, părțile la schimb pot folosi diferite sisteme gestionarea documentelor electronice sau nu funcționează deloc cu astfel de sisteme.

În cazul în care schimbul se efectuează între divizii ale unei companii (holding), atunci lucrul cu documente are loc în modulele „Gestionare electronică a documentelor”, „Gestionarea proceselor de afaceri” și „Birou”. Dacă schimbul este între organizații din afara, apoi documentul electronic este exportat din sistem într-un fișier ESD. A doua parte poate importa documentul ESD în sistemul lor electronic de gestionare a documentelor (cu condiția ca acest format să fie acceptat de acest sistem; formatul ESD este deschis), sau poate utiliza programul gratuit DIRECTUM OverDoc pentru a lucra cu documentul ESD. DIRECTUM OverDoc vă permite să vizualizați un document, atributele acestuia și toate semnăturile electronice cu care a fost semnat documentul, inclusiv indicativul de validitate.

Căutarea și analiza informațiilor

Din momentul înregistrării oricărui document în sistem, puteți găsi atât cardul de înregistrare al acestuia, cât și informații despre locație și procesul de execuție a documentului, precum și documentul electronic în sine.

Sistemul caută numere de înregistrare, corespondent, autor al rezoluției, precum și pentru toate detaliile RKK și combinația lor arbitrară.

În plus, sistemul oferă rapoarte specializate care sporesc semnificativ eficiența muncii utilizatorilor: documente în curs de examinare, comenzi restante, documente care trebuie returnate etc.

Modul web "Papetărie"

Modulul web „Office” este conceput pentru a automatiza activitatea cu documente oficiale pe hârtie, de exemplu, cu documente administrative, scrisori de intrare și ieșire, instrucțiuni, rapoarte și note. Facilitează prelucrarea documentelor pe hârtie.

Prelucrarea documentelor pe hârtie se efectuează în conformitate cu cerințele instituției de învățământ de stat, pe care se bazează tehnologia tradițională rusă a lucrărilor de birou.

Modulul web „Office” are drept scop rezolvarea problemelor:

• înregistrarea unificată a tuturor corespondenței de intrare și ieșire, precum și a documentelor interne, utilizând carduri de înregistrare și control;
• controlul asupra executării la timp a ordinelor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii;
• căutare rapidă a informațiilor necesare privind starea, disponibilitatea, circulația documentelor pe hârtie;
• obținerea formularelor și revistelor standard necesare, precum și rapoarte statistice privind fluxul de lucru al organizației.

Baza modulului web „Office” este alcătuită din cărțile de referință „Carduri de înregistrare și control”, „Instrucțiuni pentru RKK”, „Nomenclatura cazurilor”.

Avantajele integrării modulului „Papetărie” cu alte module ale sistemului

Astfel, datorită interacțiunii modulelor „Gestionarea electronică a documentelor”, „Gestionarea proceselor de afaceri” și „Biroul” din cadrul sistem unificat o creștere a eficienței organizației este asigurată cu respectarea deplină a tradițiilor interne și a standardelor de lucru la birou. Toate mecanismele furnizate de fiecare modul pot fi utilizate în diverse combinații de etape „de hârtie” și „electronice” de lucru cu documente. În același timp, tradiționalele lucrări de birou „de hârtie” se încadrează armonios gestionarea documentelor electronice organizații cu legături orizontale dezvoltate.

Trăsătură distinctivă biroul electronic Olympus este funcționalitatea sa bogată, care provine din clasicul birou.

Pe o mare întreprindere industrială sarcinile secretarului (funcționarului) nu sunt doar înregistrarea documentelor, ci și o mulțime de alte sarcini:

• determinarea șefului căruia să-i transfere documentul primit la rezoluție
• pregătirea pre-rezoluțiilor
• livrarea documentului către antreprenor
• controlul asupra returnării originalului
• analiza sumară a executării sarcinilor
• controlul executării ordinelor
• formarea raportării finale privind sarcinile neîndeplinite
• trimiterea documentelor de ieșire
• căutați documentul solicitat la cerere
• imprimare, scanare
• și chiar stocarea unei cantități uriașe de documente. Un funcționar bun este responsabil pentru toate acestea.

Biroul electronic Olympus este capabil să facă treaba oameni buni mai ușor și mai eficient!

Înregistrare automată:

Control automat al documentelor re-primite

Sistemul însuși captează documente care intră în organizație și avertizează despre aceasta.

Notificări automate despre returnarea originalului

Sistemul oferă o schemă pentru mișcarea originalului și, dacă nu este returnată la timp, va notifica registratorul.

Sistem de comunicare convenabil

Legăturile de documente din Olympus implică posibilitatea obținerii unui istoric detaliat al tuturor documentelor interconectate, inclusiv a celor de arhivă, create în plus, în anulare sau modificare.

Proiectant de rapoarte

Folosind proiectantul de rapoarte al sistemului Olympus, un angajat poate crea rapoartele de care are nevoie fără a apela la ajutorul unui administrator sau programator. Acesta este frecvența cu care sunt generate rapoarte pe documente restante sau de control.

Sistem de filtrare flexibil

Sistemul Olymp oferă posibilitatea de a efectua o cerere de căutare a documentelor utilizând un șir de filtrare. Linia de filtrare vă permite să formulați termeni de căutare multi-variabile pentru documentul dorit.

Birou electronic în sistemul Olympus este un instrument pentru organizarea muncii de birou digitale. Acest segment acumulează toate informațiile legate de documentele companiei. Conține istoricul muncii utilizatorilor; stochează toate legăturile de documente; informează despre data scadenței; include toate fișierele create împreună cu documentul; oferă răspunsuri la întrebările interpreților și ale celor responsabili pentru document, precum și la rezultatele muncii lor.

Controlul executării

Controlul execuției în sistemul Olympus este o funcționalitate profundă care oferă informații despre calendarul, etapele și rezultatele executării comenzilor. Această funcționalitate este prezentă în întregul sistem, de la sediul electronic la stocarea structurată. Funcționalitatea se bazează pe momentul execuției documentului și instrucțiunilor și informează despre eșecul acestor termene.

Vizualizare control execuție

1. Indicații de culoare și mesaje din sistemul Olympus despre eșecul termenului limită.
2. Mod specializat cu numărul total de sarcini primite, luate în muncă, finalizate la timp, finalizate cu o întârziere în perioadele neîncheiate la timp.
3. Un întreg sistem de rapoarte privind executarea comenzilor în contextul documentului, executanților, controlorilor.

Control special

Pentru executarea în timp util și de înaltă calitate a sarcinilor, Olympus are un sistem special de control. Esența sa este că toate cele mai importante sarcini stabilite pentru control trebuie să treacă prin procedura de eliminare din control, adică închidere. În unele cazuri, pentru a elimina o sarcină de sub control, este necesar să se evalueze calitatea muncii efectuate de un specialist competent. Apoi, sistemul poate aplica suplimentar procedura de confirmare.

Formarea unui ordin de control

1. Emiterea ordinelor de control este însoțită de numirea unui supraveghetor și, dacă este necesar, a unui angajat care confirmă performanța de înaltă calitate.
2. Raportul de disciplină de performanță este calculat automat pentru comenzile de testare.
3. Modul special „Analiza executării sarcinilor de control” arată informații despre actualitatea executării sarcinilor de control.
4. Tablourile de bord pentru desktop se transformă aceasta informatieîntr-o vedere grafică.

Managementul documentelor

Gestionarea competentă a documentelor este un angajament muncă eficientă departament, divizie, servicii și organizație în ansamblu. „Gestionarea documentelor” în sistemul Olympus este un instrument modern pentru gestionarea unei întreprinderi la scară largă, axat în mod special pe procese de afaceri la nivel înalt.

„Document Management” este un segment al modulului Document Management - Olympus, construit pe principiul unui planificator, adică toate sarcinile și documentele primite de angajat sunt aliniate într-o singură listă.

Lista arată tipul sarcinii, subiectul, conținutul, data primirii, data scadenței, de la care a venit. Această listă poate fi completată cu ușurință cu coloana necesară.

Un fundal roșu semnalează o sarcină restantă, care vă va ajuta să nu uitați de finalizarea acestuia. Sistemul are un control avansat, atunci când indicația culorilor informează despre data apropiată de execuție a documentului.

Sub lista de pe file toate Informații suplimentare, care va fi obligat să ia o decizie. Acestea sunt textul documentelor, atribuirea detaliată, istoricul mișcărilor și documentele conexe.

Este ușor să găsiți documentul dorit în program, precum și să ridicați istoricul de lucru cu acesta. Mai mult, istoria arată câte cercuri circulă deja documentul, cine l-a pus în funcțiune și cine încă nu.

Primirea promptă a informațiilor:

• cine a inițiat documentul;
• cine a fost de acord;
• cine o are în acest moment;
• ce comentarii au fost date și de către cine pe document;
• dacă acest document este legat de alte documente și cum, cu capacitatea de a deschide, inclusiv documentele conexe;
• pentru un angajat, serviciu, departament sau întreaga întreprindere în ansamblu, consultați o imagine a comenzilor finalizate și neîndeplinite.

Confortul de a lucra cu o gamă largă de documente:

• sistemul în sine generează o listă de documente care trebuie luate în considerare;
• sistemul solicită ce documente trebuie să luați urgent o decizie;
• sistemul informează despre perioada care se apropie de sfârșit;
• sistemul face posibilă delegarea muncii dvs. și controlul ușor al executării în timp util;
• sistemul vă permite să obțineți istoricul muncii pe orice document;
• sistemul vă va permite să numiți deputați în timpul absenței sale și să vedeți cum a funcționat deputatul.

Ușurința de gestionare a documentelor:

• creșterea vitezei de schimb de informații;
• creșterea nivelului de disciplină executivă a angajaților;
• respectarea termenelor de executare a contractelor;
• capacitatea de a obține informațiile necesare, rapid fără a se ridica de la locul de muncă.

Structura de depozitare

Stocarea structurată a documentelor sistemului Olympus nu este doar o bibliotecă cu acces delimitat la foldere, este o „bază de cunoștințe” individuală a fiecărui angajat. Principiul construirii depozitului Olympus se bazează pe drepturile de acces ale utilizatorului la secțiuni, foldere, documente, fișiere. Sistemul construiește automat o structură de arhivă individuală pentru fiecare angajat. Utilizatorul vede doar acele secțiuni și documente la care are drepturi.

Mai mult, angajatul are capacitatea de a copia o parte din structura arhivei, dosarele, documentele în stocarea personală. O astfel de oportunitate îi va permite utilizatorului să obțină informațiile de care are nevoie, documentul, chiar mai rapid.

Umplerea depozitului

Stocarea în sistemul Olympus este completată cu documente în mod automat pe baza rezultatelor finalizării ciclului de lucru cu documentul. Această tehnologie vă permite să acumulați documente necesareîn secțiunile relevante, fără a aloca în mod specific timp pentru această lucrare.

Când apare un nou document în stocare, sistemul notifică angajatul dacă este abonat la astfel de notificări.

Confortul de a lucra cu documente

Spațiul de stocare Olymp se distinge prin servicii funcționale care determină comoditatea de a lucra cu documente:

• Versionare;
• Documente de relație (anulate, invalidate, în plus);
• Extras din arhivă;
• Emiterea originalului;
• Atribute de stocare (număr de inventar, stocare, raft, raft, număr de copii).