Elektronsko upravljanje dokumentima u malom poduzeću. Elektronsko upravljanje dokumentima za mala i srednja poduzeća: savjeti za početnike. Ugovor o privatnosti

Iz odgovora na pitanje "Zašto je vašoj tvrtki potrebno elektroničko upravljanje dokumentima?" ovisi barem polovica uspješnosti projekta implementacije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS). Začudo, vrlo često možete čuti odgovor poput: "Natjecatelj/partner već ima - zašto smo mi gori?" Ali ako postavite takav cilj implementacije EDMS-a, rezultati vjerojatno neće biti impresivni.

Dakle, s kojim ciljevima se tvrtka može suočiti kada implementacija EDMS-a? Razmotrimo moguće opcije.

Budući da postizanje svakog od ovih ciljeva uzastopno povećava i proračun projekta automatizacije i rizike da projekt neće biti uspješno dovršen, postavljanju precijenjenih ciljeva treba postupati s krajnjim oprezom.

Još jedna uobičajena pogreška u implementaciji sustava je očekivanje da će sama automatizacija pomoći optimizirati sam tijek rada. Ali kako programeri kažu u takvim slučajevima: “Kada automatizirate kaos, samo ćete dobiti "Automatizirani kaos"».

Usput, važna napomena o formiranju proračuna projekta: mora se izračunati na temelju ukupnog broja zaposlenika tvrtke. U većini slučajeva pilot projekti tipa “probajmo u jednom odjelu” neće pomoći ni u razumijevanju treba li tvrtki sustav za elektroničko upravljanje dokumentima ili ne.

Kada je cilj postavljen, a zadaci automatizacije definirani, možete prijeći na sljedeću fazu - odabir sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

Kako odabrati?

Praktički do druge polovice 2000-ih, tržište EDMS-a u Rusiji bilo je fokusirano isključivo na velike klijente, male i srednje tvrtke nisu imale izbora: postojao je vrlo mali krug "upakiranih" EDMS-a pogodnih za implementaciju u tvrtkama ove veličine. . Štoviše, u većini slučajeva ovi EDMS su bili samo skraćene verzije "velikih" sustava, što znači da troškovi nabave i održavanja, složenost korištenja nisu bili sasvim primjereni očekivanjima malih i srednjih tvrtki.

V posljednjih godina tržište EDMS-a za male i srednje tvrtke značajno se proširilo: dobavljači su formirali viziju automatizacije tijeka dokumenata za srednje i male tvrtke, a pojavila su se i mnoga nova rješenja koja su usmjerena upravo na ovaj segment tržišta. Stoga je izbor sustava za elektroničko upravljanje dokumentima sada prilično težak zadatak. Pokušajmo sustavizirati proces odabira EDMS-a na temelju ciljeva koje si tvrtka postavlja uvođenjem elektroničkog upravljanja dokumentima.

Svi sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima mogu se uvjetno podijeliti u 3 velike skupine:

Sustavi za organiziranje arhive (pohrane) dokumenata.
Uredski sustavi za automatizaciju s elementima tijeka dokumenata.
Integrirani sustavi za automatizaciju tijeka dokumenata.

Većina modernih EDMS sadrži elemente svake od tri skupine, ali "punopravne univerzalije" su rijetke. U pravilu je svaki sustav usmjeren na automatizaciju određene skupine procesa.

1. Sustavi organizacije arhive dokumenata

Pojam "arhiv (pohrana) dokumenata" ima dva značenja. Takvi se sustavi podrazumijevaju kao:

Specijalizirani sustavi za pohranu i obradu iznimno velikih količina dokumenata. Takvi su sustavi potrebni za uski krug tvrtki, na primjer, organizacije za redove ( komunalne usluge, javni sektor, osiguranje, kreditni i bankarski sektor). Takvih sustava nema toliko, oni rješavaju prilično uzak raspon problema i nećemo ih razmatrati u ovom članku.
"Lagani" sustavi za upravljanje dokumentima koji pružaju samo osnovna funkcionalnost rad s dokumentima: centralizirana pohrana dokumenata dokumenata i organizacija pristupa zaposlenika njima.

Ako govorimo o arhivi dokumenata kao o "laganom" sustavu za upravljanje dokumentima, tada su u ovom pristupu automatizaciji upravljanja dokumentima najpopularnija sljedeća rješenja:

Općenito, organizacija tijeka rada u obliku "arhive dokumenata" ima smisla ili za mala poduzeća (s upravljačkim osobljem od manje od 10 ljudi), ili za poduzeća s malim volumenom tijeka (do 10-20 ljudi). dokumenata mjesečno). Glavni bonus takvih sustava je samo njihova niska cijena i jednostavnost korištenja.

2. Sustavi za automatizaciju ureda s elementima tijeka dokumenata

Sustavi za automatizaciju ureda s elementima tijeka dokumenata sada čine većinu EDMS-a koji se nude na ruskom tržištu. Tipične funkcije sustavi ove grupe:

Arhiva dokumenata:

pohranjivanje i arhiviranje dokumenata,
pretraživanje po rekvizitima registracijskih i kontrolnih kartica dokumenata, pretraživanje po cijelom tekstu po dokumentima,
skeniranje i prepoznavanje dokumenata;

Uredski posao(u ovoj skupini sustava najrazvijenija je jedinica za uredsku automatizaciju):

registracija dokumenata,
organizacija nomenklature predmeta,
diferencijacija prava pristupa.

Tijek dokumenata:

dokumenti za usmjeravanje,
izdavanje naloga,
vizualizacija poslovnih procesa.

Svi sustavi imaju gotovo identične karakteristike, ali svaki, naravno, ima svoje konkurentska prednost... Detaljne informacije o sustavima mogu se dobiti na web stranici http://www.doc-online.ru i na web stranicama proizvođača EDMS-a.

3. Integrirani sustavi automatizacije tijeka dokumenata

Ova skupina sustava je „najjača“ u automatizaciji procesa vezanih uz tijek dokumenata i operativno upravljanje poduzećem – izdavanje i praćenje izvršenja naloga, usmjeravanje dokumenata itd.

Uvođenje takvog EDMS-a je opravdano u velikim organizacijama (holdingima) zbog činjenice da se sustavi ove klase razvijaju samo po narudžbi, pa su stoga skupi, prilično ih je teško svladati i zahtijevaju sudjelovanje. IT stručnjaka tijekom implementacije. Međutim, izbor EDMS-a ove grupe također omogućuje velike prilike modificiranjem sustava za potrebe tvrtke, možete stvoriti sustav uravnotežen u funkcijama kako u području uredskog rada tako i u području tijeka dokumenata.

Što je sljedeće?

Nakon što ste odabrali svoje favorite za kupnju, ne zaboravite uzeti u obzir sljedeće aspekte, koji će zasigurno utjecati na uspjeh projekta implementacije EDMS-a:

Pitajte što sustav ima prilike za rast tako da ne morate trošiti novac na implementaciju novog EDMS-a s rastom razmjera poslovanja.
Pri usporedbi troškova sustava stopa puni trošak projekt. Vrlo često se značajan dio troškova krije u dodatnim modulima, infrastrukturnom softveru, geodetskim uslugama, implementaciji i održavanju sustava.
Prije kupnje pogledajte sustav "uživo" ili još bolje, s kupcima davatelja rješenja. Niti jedna lijepa prezentacija ili "laboratorijska" demonstracija sustava neće pokazati stvarne značajke rada s njim.
Neki od sustava na tržištu su tzv "u kutiji" SED. To znači mogućnost da sami instalirate i konfigurirate sustav. Uzmite u obzir da bi ova opcija mogla biti isplativija, čak i ako morate poslati svoje IT stručnjake na obuku.
Pobrinite se da zaposlenici vaše tvrtke "povuku" sustav- svaka automatizacija obično dovodi do povećanja količine posla, posebno u fazi implementacije. Ako poduzeće ima manjak kadrova, potrebno je ili povećati njegov broj, ili odabrati EDMS s jednostavnijim funkcijama.
Postupak implementacije sustava- važan element uspjeha projekta. Prije kupnje sustava, svakako planirajte ovu fazu unaprijed i razgovarajte o njegovim značajkama s dobavljačem rješenja! Vrlo često, bez temeljitog proučavanja ove faze, EDMS visi kao "mrtva težina" o tvrtki.

Uvođenje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima ključan je korak za tvrtku, posebice za srednje i male tvrtke, gdje svaka potrošnja značajno utječe na „vitalnost“. Stoga je ispravan izbor EDMS-a i pružatelja rješenja, uzimajući u obzir osobitosti rada malih i srednjih poduzeća, vrlo važan faktor... U ovom članku pokušali smo dati ideju o tome stanje tehnike EDMS tržište za mala i srednja poduzeća i pomoć u odabiru pravog sustava elektroničkog upravljanja dokumentima. Želim ti uspjeh.

Sažmi emisiju

Prilikom odabira EDMS-a, možete se prijaviti za analitičke informacije na stranicama http://www.doc-online.ru i http://www.docflow.ru, kao i izravno programerima:

BOSS-Referentni sustav IT tvrtke. Web stranica http://www.boss-referencent.ru
Sustav "BUSINESS" tvrtke "EOS". Web stranica http://www.eos.ru
Sustav "Eufrat-dokumentotok" tvrtke "Cognitive Technologies". Web stranica http://www.evfrat.ru
Sustav "CompanyMedia" tvrtke "InterTrust". Web stranica http://www.intertrust.ru
Sustav NauDoc tvrtke Naumen. Web stranica http://www.naumen.ru
Sustav "Akta" tvrtke "DuxSoft". Web stranica http://www.duxsoft.ru

Sektor srednjeg i malog poduzetništva, koji je dobio zamah i prije krize, unatoč svemu, ostaje najbrže rastući i najperspektivniji u domaćem gospodarstvu. Naravno, u razdoblju aktivnog razvoja elektroničkih usluga i prelaska na e-upravu, mala i srednja poduzeća, kao i njihove veće kolege, osjećaju se puno sigurnije i udobnije u “znanju” o korištenju suvremenih IT rješenja. Na IT tržištu postoji više nego dovoljno relevantnih prijedloga, uključujući i od strane programera sustava za elektroničko upravljanje dokumentima. No, u krizi i uštedama u proračunima i radnim resursima, i dalje se postavlja pitanje uputnosti uvođenja EDMS-a u male tvrtke. Što treba uzeti u obzir pri rješavanju?

EDMS je inteligentna dokumentacija

Počnimo s neospornom činjenicom: dokumentiranje vašeg rada više je od odgovornosti bilo koje organizacije, bez obzira na njezinu veličinu ili vlasništvo. Često dobro napisani, izvršeni, uredno pohranjeni dokumenti igraju važnu ulogu kako u postizanju uspjeha tvrtke na tržištu, tako iu nekim slučajevima u njenom opstanku. Štoviše, sama kompetentna dokumentacija može postati mehanizam za poboljšanje kvalitete poslovnih procesa. I u koje je IT rješenje ta pismenost izvorno bila ugrađena? Naravno, u sustavu elektroničkog upravljanja dokumentima. EDMS je taj koji ne samo da može stvarati, sastavljati, slati, primati i pohranjivati dokumente, već i naučiti kako to učiniti lijepo, ispravno i racionalno.

EDMS je učinkovit trošak

Tvrtke koje su uspješne i konkurentne na suvremenom tržištu su one koje koriste sve rezerve za poboljšanje učinkovitosti svojih aktivnosti i smanjenje neučinkovitih troškova. To vrijedi i za male i srednje poduzetnike! Automatizacija tijeka rada omogućuje vam da eliminirate takve greške u poslovanju kao što su nedostatak odgovarajuće kontrole i izvršne discipline, alati za timski rad i upravljanje znanjem, propušteni rokovi za zadatke i projekte, "prozirnost" onoga što se događa u tvrtki, nepotrebno trošenje rada vrijeme na odobravanje dokumenata, slanje dopisa, traženje informacija, obradu podataka. Ni najmanja tvrtka nije imuna na njih. Ali čak i najveća holding tvrtka može se nositi s njima, uključujući i uz pomoć EDMS-a.

EDMS je brza interakcija s partnerima

Događa se da male tvrtke, uvodeći EDMS, to rade "zbog svog imidža": "konkurent već ima EDMS, neka bude kod nas". A ako nije uvijek pametno trošiti energiju na to da budete par s konkurentima, onda se isplati voditi računa o partnerima i suradnicima. Za većinu tvrtki, ne isključujući male i srednje tvrtke, važno je pravilno organizirati upravljanje interakcijom s kupcima, partnerima i drugim organizacijama s kojima tvrtka aktivno surađuje, odnosno uspostaviti vanjski tijek dokumenata. I u tom smislu, pokretanje istog EDMS-a kao i kod ključnih partnera, ili kompatibilnog rješenja, uvelike olakšava komunikacijski proces. Vrijeme kurira s fasciklama papirnatih dokumenata u portfelju je prošlo!

EDMS je zgodna interakcija s elektroničkom upravom

Vlasti trenutno posvećuju veliku pozornost malim i srednjim poduzećima. Konkretno, Ministarstvo gospodarskog razvoja nastavlja razvijati sustav pružanja javnih usluga po principu „jednog prozora” na temelju IFC-a u skladu s odgovarajućim programom za 2016.-2018. Poseban naglasak stavljen je na stvaranje MFC-ova usmjerenih na pružanje javnih usluga malim i srednjim poduzećima: na primjer, razvoj posebnog informacijska služba pružanje interakcije između Savezne korporacije za razvoj malih i srednjih poduzeća dd i MFC-a u u elektroničkom formatu... U mnogim EDMS-ima, kao što znate, postoje mehanizmi za interakciju s elektroničkim uslugama. To znači da tko ima EDMS ima više zgodan alat održavati kontakt ne samo s kolegama na tržištu, već i s regulatorima.

Na što obratiti pozornost pri odabiru EDMS-a za SMB?

Većina analitičara slaže se da u osnovi postoje samo dva glavna parametra koja treba uzeti u obzir pri odabiru EDMS-a za SMB. I prije svega, naravno, ovdje se radi o pitanju cijene, a ne samo cijenu licenci, nego i trošak vlasništva.

Drugo, lako ga je instalirati, konfigurirati i administrirati. Naravno, ako je korisnik tvrtka koja i sama posluje na IT tržištu i u cijelosti se sastoji od visokokvalificiranih informatičkih bizona, onda ovaj faktor nije relevantan. U istim slučajevima, kada informatičku uslugu predstavljaju jedan ili dva administratora, parafrazirajući poznatu tvrdnju, možemo reći da je "jednostavnost ključ zdravlja!" Štoviše, zdravlje ne samo IT sustava, već i živčani sustav korisnika. Nije iznenađujuće, to potvrđuje i statistika: posebno se često zahtjev za "jednostavnim EDMS-om" uočava među kupcima iz SMB sektora.

Ima li života bez SED-a?

Da, ali njegova je kvaliteta znatno niža od kvalitete korisnika pravilno odabranog i uspješno implementiranog EDMS-a. Općenito, prije nekoliko godina postojalo je mišljenje da male tvrtke uopće ne trebaju EDMS - MS Office je bio dovoljan. Do danas se događa, iako ne tako često - gore navedene prednosti, općenito, nikome nisu tajna.

No, nije tajna da u maloj tvrtki, zbog male veličine, učinak korištenja EDMS-a neće biti tako očit kao kod velikog kolege. I da se, u principu, ako u organizaciji ima samo nekoliko desetaka zaposlenika, registraciju i računovodstvo dokumenata možete jednostavno prilagoditi u Excelu, pohraniti slike dokumenata u oblak – na primjer, u Google Apps ili Microsoft Office 365, i preusmjeren u Outlook. Da, moguće je preživjeti na ovaj način - međutim, po cijenu automatizacije temelja temelja, uredskog rada.

I, naravno, uvijek postoje oni koji žele uštedjeti novac korištenjem nelicenciranog softvera. A ovdje, paralelno s rastom štednje, raste i opasnost od informacijske ranjivosti. Statistike pokazuju da gotovo polovica malih i srednjih poduzeća ne poduzima elementarne mjere zaštite svojih informacijskih resursa, te da je mala i srednja poduzeća najlakša meta informacijskih špijuna. Također podsjeća da je cilj virusnog napada računalni strojevi mala poduzeća mogu ih onesposobiti danima. Taj rast je već mali posao neće, naravno, biti dobro.

Širaz Ahmed
29. studenog 2011. 11:46

Svijest o elektroničkom upravljanju dokumentima porasla je tijekom posljednjih nekoliko godina, ali mnogi aspekti toga još uvijek nisu jasni široj javnosti. Često se miješa s upravljanjem datotekama, upravljanjem informacijskim resursima poduzeća (od čega je elektroničko upravljanje dokumentima), upravljanjem uredima itd.

Ovdje ćemo pokušati razotkriti pet mitova o elektroničkom upravljanju dokumentima iz perspektive malog poduzeća.

Mit broj 1: Imam OCWindowsza upravljanje datotekama i ne treba mi poseban sustav za elektroničko upravljanje dokumentima.

Stvarnost: Windows Explorer vam, naravno, pomaže u upravljanju datotekama/dokumentima, ali to je samo osnovni alat, uglavnom ograničen na pohranjivanje datoteka u hijerarhijskoj strukturi mapa. S druge strane, dobar sustav tijeka rada omogućit će vam pohranjivanje metapodataka specifičnih za vrstu dokumenta na temelju jedinstvenih zahtjeva vaše organizacije. Dakle, za svaku skeniranu sliku fakture možete definirati metapodatke za pohranu: datum fakture, iznos fakture, tvrtka, status (plaćeno/neplaćeno) itd. To dramatično povećava broj načina na koje možete pretraživati i grupirati dokumente. Osim toga, elektronički sustavi za upravljanje dokumentima često omogućuju uspostavljanje poveznica između dokumenata, izradu bilješki prema njima i postavljanje različitih prava pristupa dokumentima (primjerice, korisnik može pregledavati, ali ne i uređivati). Kao što vidite, ovo je mnogo više od onoga što vaš operativni sustav može ponuditi.

Mit 2: malim poduzećima nije potreban elektronički tijek rada

Stvarnost: Ovo je možda najveća zabluda. Vlasnici malih poduzeća vode ograničeni resursi te stoga često ne mogu zaposliti osoblje za obavljanje rutinske papirologije: žigosanje, registracija, stvaranje arhive, preuzimanje i vraćanje dokumenata, ponovna registracija nakon svakog pregleda. Zaposlenici koji su već zaposleni u maloj tvrtki troše dodatno vrijeme na ove poslove osim onih za koje su bili zaposleni. Dobar sustav elektroničkog upravljanja dokumentima omogućuje pristup svim dokumentima jednim klikom miša.

Mit 3: Elektronsko upravljanje dokumentima preteško je implementiratiu malim tvrtkama.

Stvarnost: Kao mala tvrtka, morate biti jasni o osnovnim papirološkim potrebama vaše tvrtke. Kada se te potrebe identificiraju, rješenja koja su dostupna i jednostavna za implementaciju odmah su vidljiva. Najviše Najbolji način implementirati rješenje - za početak ga "testirati" na nekom od odjela tvrtke ili na rješavanju nekog od poslovnih problema (npr. organizirati upravljanje ulaznim i izlaznim računima). Napravite analizu za mjesec ili dva i vidite kako se poboljšala izvedba vaših zaposlenika u upravljanju dokumentima. Nakon što vidite prednosti u jednom odjelu, rješenje možete preslikati na ostatak organizacije.

Potrebno je paziti da rješenje ima sljedeća svojstva: jednostavno se instalira i konfigurira, ima jednostavno korisničko sučelje, detaljan korisnički priručnik i tehnička podrška dostupno putem e-maila ili telefona.

Mit 4: Elektronički tijek rada preskup je za male tvrtke

Stvarnost: Mala poduzeća možda neće trebati napredne, složene EDMS mogućnosti koje su obično potrebne. velika poduzeća... I broj korisnika koji će raditi s ovim softverskim proizvodom vjerojatno će biti manji nego u većim organizacijama. Međutim, postoje softverski proizvodi za elektroničko upravljanje dokumentima koji su isplativi za male tvrtke. Osim toga, prijelaz na elektroničko upravljanje dokumentima omogućuje vam da smanjite potrošnju papira i drugog uredskog materijala, čime značajno smanjujete svoje tekuće troškove. Zapravo, kada izračunate povrat ulaganja (ROI) za sustav elektroničkog upravljanja dokumentima male tvrtke, vidjet ćete da ulaganje u njega doista može biti jedno od najprofitabilnijih ulaganja vaše tvrtke u srednjem do dugoročnom razdoblju.

Mit 5: Mogu ukloniti sve papirnate dokumente čim imam elektronički sustav za upravljanje dokumentima.

Stvarnost: Odlučili ste implementirati sustav upravljanja dokumentima. Čestitamo! Ali nemojte odmah žuriti u drobilicu! Mnogi od ovih dokumenata vas mora pohraniti u papirnatom obliku.

Podijelite sve svoje dokumente u 3 grupe:

1. Oni dokumenti koji se po zakonu moraju čuvati u papirnatom obliku, na primjer, izvornici ugovora s potpisima.

2. Dokumenti koji bi vam mogli zatrebati u papirnatom obliku tijekom rutinskog rada.

3. Oni dokumenti koji vam više neće biti potrebni u papirnatom obliku.

Prije nego krenete u drobilicu, možete zgrabiti samo posljednju od ove 3 grupe. Nakon mjeseci/godina više nećete morati pohranjivati dokumente iz treće i druge skupine u papirnatom obliku, što će vas još više približiti prometu dokumenata bez papira.

Prijevod: Anna Ananina (DIRECTUM).

) NauDoc - kvalitativno poboljšati proces rada s dokumentima menadžera i predmetnih stručnjaka svih razina, smanjiti vrijeme rutinskog rada s dokumentima, drugim riječima, automatizirati tijek dokumenata u poduzeću

NAUDOC - softver za automatizaciju ureda, tijek rada i poslovne procese, razvijen od strane NAUMEN. NAUDOC vam omogućuje upravljanje procesima obrade dokumenata i praćenje discipline izvedbe, primajući sveobuhvatne informacije o napretku zadataka.

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima NauDoc optimalno je prikladan za automatizaciju upravljanja dokumentima malih i srednjih poduzeća, društava za upravljanje, projektantskih organizacija, odjela holding struktura, kao i za rješavanje specifičnih zadataka automatizacije cirkulacije dokumenata s kojima se suočavaju odjeli velike tvrtke (osiguranje rada s regulatornim dokumentima u skladu sa ISO zahtjevi 9001: 2000, interakcija između zaposlenika i uslužnog osoblja itd.).

Pomoću NAUDOC-a moguće je organizirati jedinstveno spremište dokumenata s diferenciranjem prava pristupa na temelju uloga, što zaposlenicima u svakom trenutku omogućuje pristup dokumentima i čim prije pronaći sve potrebne informacije bez obzira na prisutnost vlasnika dokumenata na radnom mjestu. Dnevnici vam omogućuju registriranje ulazne, interne i odlazne papirologije, praćenje kretanja papirnatih kopija dokumenata unutar poduzeća.

NAUDOC-ova dostupnost kontrola izvedbene discipline omogućuje dodjeljivanje zadataka zaposlenicima u sustavu, praćenje njihovog izvršavanja, praćenje rokova, slanje radova na odobrenje i slanje odobrenih radova na pregled drugim korisnicima sustava. Prilagodba životni ciklus za kategorije dokumenata omogućuje vam da odredite tipične rute kretanja dokumenata, konfigurirate njihovo automatsko usmjeravanje i dodjelu zadataka.

Sve radnje s dokumentima i zadacima izvode se putem web sučelja, povezujući se na sustav s bilo kojeg mjesta u svijetu, stvarajući tako jedinstveni informacijski prostor za organizaciju, uključujući udaljene poslovnice i mobilne radnike.

Prednosti korištenja NauDoc sustava za elektroničko upravljanje dokumentima:

Pojednostavljenje procedure za potpisivanje dokumenata od strane službenika

Nakon izrade dokumenta, zaposlenik ga šalje na odobrenje određenom krugu ljudi u skladu s postupkom za odobravanje dokumenata koji je usvojila organizacija.
Prilikom zajedničkog rada sve se radnje izvode na jednom primjerku dokumenta. Korisnici NauDoc-a koji odobre dokument dobivaju pristup u tom procesu.
U bilo kojoj fazi može se izraditi izvješće o odobrenju (u kojem se navodi ime i položaj ovlaštene osobe i točno vrijeme odobrenja dokumenta).

Mogućnost registracije elektroničkih i papirnatih dokumenata u sustav

Upis dokumenta u registracijski dnevnik događa se automatski u određenoj fazi rada s dokumentom.
Za papirnate dokumente u sustavu se izrađuje posebna elektronička kartica na koju se može priložiti skenirana kopija dokumenta.

Ubrzanje pretraživanja dokumenata po detaljima i sadržaju

Sustav NauDoc pružit će vam mogućnost trenutnog pronalaženja svih dokumenata za određeni rekvizit (na primjer, registracijski broj ili kratki opis).

Pojednostavljenje rada s organizacijskim i administrativnim dokumentima

Korisnik kreira dokument u NauDoc sustavu, prema unaprijed definiranom predlošku. Da biste izradili dokument, morate promijeniti vrijednosti podataka u njegovoj registracijskoj kartici, oni će se automatski umetnuti u tekst dokumenta. Ako je potrebno, možete dopustiti korisniku promjenu teksta predloška.
Nakon izrade dokumenta, zaposlenik ga šalje na rad određenom krugu ljudi u skladu s procedurom usvojenom u organizaciji.
Sustav “zna” proceduru odobravanja: kontrolira predviđene rokove u fazama, obavještava odgovorne osobe, sustav šalje i obavijesti o kretanju dokumenta iz faze u fazu.
Upis dokumenta u registracijski dnevnik događa se automatski u određenoj fazi rada s dokumentom. U ovom slučaju, dokument je dodijeljen Matični broj i datum registracije je određen.

Procesno upravljanje

Sustav NauDoc omogućuje automatizaciju procesa proizvodnje ili upravljanja tvrtkom. Omogućuje vam da istaknete faze, odgovorne osobe, zakazane rokove. To vam omogućuje da obračunate troškovnike u kojoj se fazi nalazi svaka od instanci procesa, da pronađete uska grla i odgovorne osobe zbog kojih se propuštaju rokovi, da izvršite proces prije izmjena.

Pojednostavljenje rada s dolaznom i odlaznom korespondencijom

NauDoc se može konfigurirati kao klijent e-pošte, pružajući mogućnost rada s dolaznim i odlaznim dokumentima kao s običnim dokumentima u sustavu.
Prilikom obrade dolazne korespondencije, tajnik prima pisma, upisuje pisma u Dnevnik dolazne korespondencije, dokumentu se automatski dodjeljuje registarski broj. Nakon pripreme, dokument se šalje voditelju na rješavanje, u skladu s procedurom usvojenom u organizaciji. Nakon razmatranja, dokument se šalje na pregled ili izvršenje zaposlenicima organizacije.
Prilikom obrade odlazne korespondencije, zaposlenik kreira pismo prema predlošku prihvaćenom u organizaciji, šalje ga na odobrenje voditelju, u skladu s procedurom usvojenom u organizaciji. Nakon odobrenja dokumenta, automatski se šalje tajnici. Tajnica upisuje dopis u Upisnik i šalje ga elektroničkom poštom. U tom se slučaju svi dokumenti spremaju u sustav i dostupni su za pretraživanje.

Izrada korporativnog web portala i internetskog resursa tvrtke

NAUDOC vam omogućuje stvaranje internetskih i intranetskih stranica i upravljanje postavljanjem sadržaja (funkcionalnost ENGINE). Sadržaj mogu biti papiri, grafike i drugi NAUDOC objekti.
Pogodan razvoj i uređivanje stranica resursa u ugrađenom uređivaču WISYWIG, kontrola verzija.
Upravljanje objavljivanjem vijesti, upitnika i glasova.
Ugrađene razvojne mogućnosti i redizajn stranica resursa.
Centralizirana kontrola pristupa u odjeljcima resursa, mogućnost koordinacije dokumenata prije objave na web-resursu.

Tehnološke značajke sustava

100% web-sučelje omogućuje vam povezivanje na sustav s bilo kojeg mjesta u svijetu, stvarajući jedinstveni informacijski prostor za organizaciju, njezine udaljene podružnice i mobilne radnike.
sustav je izgrađen s softver za skeniranje i prepoznavanje teksta ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
sustav omogućuje provjeru autentičnosti i autorizaciju osoba u vanjskim uslugama imenika, na primjer, LDAP ili Microsoft Active Directory;
sustav ima modul za rad s elektroničkim digitalnim potpisom () i ima mogućnost upravljanja EDS-om bilo kojeg kripto provajdera koji podržava sučelje Microsoft CRYPTOAPI.

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima NauDoc dizajniran je za udoban rad za do 50 korisnika, koji mogu izraditi do 5000 dokumenata godišnje. To su tehnološka ograničenja softverske platforme Zope na kojoj je proizvod razvijen.

Iz praktičnih napomena mogu se razlikovati sljedeći čimbenici:

Visoka pouzdanost sustava. Za 4 godine rada niti jedan kvar.
Visoka razina sigurnosti sustava od hakerskih napada
Lijepa funkcionalnost za besplatni sustav, ali iznimno oskudna za plaćeni
Visoko opterećenje poslužitelja čak i uz malu bazu podataka. Čini se da je kriva loša optimizacija niti. Otuda i spor rad s dokumentima.
Neugodnost unosa podataka u bazu podataka.
Upotrebljivost kao takva je odsutna , čini se da su programeri napisali sustav za sebe, a ne za prodaju.
Dojam da je sustav nedovršen.
Loša (spora) tehnička i informativna podrška na forumu, čak i za klijente koji plaćaju
U besplatnoj verziji, počevši od određenog broja akumuliranih zadataka - pretraga daje netočne odgovore.
U plaćenoj verziji, počevši od određenog broja nagomilanih zadataka - pretraga počinje griješiti pri odabiru područja pretraživanja, traži dokumente na krivom mjestu, ne razumije standardne logične uvjete pretraživanja.
Kod sustava je otvoren, ali nemoguće je ništa promijeniti ručno.

Platforma: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC je dostupan u 2 izdanja: NAUDOC Free i NAUDOC Enterprise

Ostavite svoj komentar!

Mali biznis mi se čini važnim za tržište, budući da je broj velikih federalnih kupaca konačan i gotovo svi su se odlučili za izbor platformi i platformi. A tamošnji mehanizmi nisu baš tržišno utemeljeni.

Dakle, ako govorimo konkretno o tržištu, onda je glavni potencijal za širenje baza kupaca ovo je samo mala tvrtka. Kada mala poduzeća uvide stvarne koristi od elektroničkog upravljanja dokumentima i kada funkcionalnost EDMS-a počne odražavati njegove stvarne potrebe, a ne reproducirati ministarstvo u malom, tada će ovo tržište postati masivno kao računovodstvo. Može li jedan od dobavljača EDMS-a ponoviti uspjeh 1C?

Dakle, 5 mitova o EDMS-u za male tvrtke:

Iako je spremnost za elektronički tijek rada porasla tijekom posljednjih nekoliko godina, ljudi još uvijek ne razumiju neke aspekte tehnologije. Često pomiješaju upravljanje datotekama s Enterprise Content Management ili EDMS, što se može smatrati dijelom ECM-a. Ovdje ćemo pokušati razbiti pet mitova, posebno u fokusu zadataka malih poduzeća.

Mit br. 1: Imam Explorer za upravljanje datotekama, tako da mi ne treba poseban EDMS
Doista, Windows Explorer vam omogućuje upravljanje datotekama, ali ovo je samo osnovni alat, njegovo značajno ograničenje je hijerarhijska struktura mapa.

Čak ni elementarni zadatak, kada želite grupirati dokumente po proizvodu i po kupcu pomoću mapa, ne može se riješiti - kupac A naručuje proizvode X i Y. Kupac B - proizvode X i Z. Želimo vidjeti narudžbe po proizvodu i po kupcu i bilo koji DBMS ili čak Excel vam to dopušta. Ali na ovaj način nećete moći razvrstati dokumente u mape.

U teoriji, možete koristiti prečace i veze, ali u stvarnosti je to nezgodno. Ispada da je pomoću datotečnog sustava nemoguće izgraditi prikladan sustav za razvrstavanje i dohvaćanje dokumenata.

Mit broj 2. Malom poduzeću nije potreban EDMS
Nema ništa dalje od istine. Mala poduzeća posluju pod velikim ograničenjima resursa, nitko neće angažirati dodatne zaposlenike za obavljanje rutinskih operacija s dokumentima, za njihovo postavljanje, klasifikaciju i pretragu. Čak i oni zaposlenici koji postoje trebali bi biti produktivniji. Prisutnost ESUD-a u organizaciji može to osigurati potrebni dokumenti bit će dostupna jednim klikom miša.
(Pa, dva ili tri, što je još uvijek brže od prekapavanja po papirima ili pohranama datoteka.)

Mit broj 3. EDMS je pretežak za male tvrtke
Zahtjevi za tijek rada u maloj tvrtki obično su jednostavniji i vlasnici ih mogu formulirati prije izvođača. Na tržištu postoji dovoljno proizvoda koji su jednostavni za implementaciju. Možete započeti s jednim odjelom ili funkcijom, kao što je upravljanje računima. Pogledajte kako to utječe na učinkovitost. Zatim se možete proširiti na cijelu organizaciju. Provjerite ispunjava li EDMS sljedeće zahtjeve: jednostavno korisničko sučelje, jednostavnost instalacije i konfiguracije, preglednost i kompletan vodič i dostupnost kvalitetne tehničke podrške.
(Dodat ću od sebe - ne pokušavajte biti kao veliki birokratski ured! Sačuvajte svoj stil rada. Bolje je obučiti zaposlenike, ne biste trebali štedjeti na tome. Bolje je uštedjeti novac na analizi i crtanju poslovnih procesa. Već ih razumijete. A ako ne, najvjerojatnije je to posao koji više nije mali.)

Mit broj 4. EDMS je preskup za male tvrtke
Malim poduzećima nisu potrebna pretjerano napredna integrirana rješenja s kraja na kraj koja se obično primjenjuju u velikim korporacijama. I ne treba vam velika skalabilnost, jer će biti malo korisnika. Na temelju toga možete odabrati rješenje koje će biti sasvim razumno za cijenu. Osim toga, prijelaz na elektroničko upravljanje dokumentima pomoći će u smanjenju troškova ispisa. (Ali tome se mora pristupiti svjesno i upravljati, inače će se troškovi papira samo povećati.)
(I opet ću reći na svoju ruku - izračunavanje ROI-a prilikom implementacije EDMS-a je mračna stvar. Analitičari će vam sve izbrojati. Vjerujte svojoj intuiciji. Općenito, EDMS bi trebao pomoći u smanjenju troškova i povećanju produktivnosti.)

Mit broj 5. Nakon implementacije EDMS-a možete se potpuno riješiti papirnatih dokumenata
Dakle, implementirali ste EDMS u svoju malu tvrtku. Čestitamo! Ali nemojte žuriti da nabavite novu drobilicu. I dalje su potrebni papirnati dokumenti. Podijelimo ih u tri grupe:
1) Dokumenti koji po zakonu moraju biti u papirnatom obliku. Na primjer, ugovori i drugi službeni dokumenti.
2) Dokumenti koji ostaju u papirnatom obliku, jer su poslovni procesi izgrađeni na ovaj način. Dok vaši kuriri ne dobiju iPade, trebaju im papiri.
3) Dokumenti koji definitivno ne moraju biti u papirnatom obliku. Bilo kakva izvješća, dopise, prijave itd. - sve što nije spadalo u prve dvije skupine. Mogu se sigurno nositi u sherder.

Nakon mjeseci i godina, dokumenti iz prve dvije skupine postupno će prijeći u treću. Zakonodavstvo se mijenja i tehnologije se razvijaju, uskoro bi moglo biti lakše svakom kuriru dati tablet i ne zavaravati se papirom. Ovako ćemo jednog dana doći do ureda bez papira.