Електронно управление на документи в малък бизнес. Електронно управление на документи за малки и средни предприятия: Съвети за начинаещи. Споразумение за поверителност

От отговора на въпроса "Защо вашата компания се нуждае от електронно управление на документи?" поне половината от успеха на проекта за внедряване на система за електронно управление на документи (EDMS) зависи. Колкото и да е странно, много често можете да чуете отговор като: "Конкурентът / партньорът вече има - защо сме по-лоши?" Но ако си поставите такава цел за внедряване на EDMS, резултатите едва ли ще бъдат впечатляващи.

И така, какви цели може да се изправи компанията кога внедряване на EDMS? Нека разгледаме възможните варианти.

Тъй като постигането на всяка от тези цели последователно увеличава както бюджета на проекта за автоматизация, така и рисковете проектът да не бъде завършен успешно, поставянето на надценени цели трябва да се третира с най-голяма предпазливост.

Друга често срещана грешка при внедряването на системата е очакването, че самата автоматизация ще помогне за оптимизиране на самия работен процес. Но както казват програмистите в такива случаи: „Когато автоматизирате хаоса, ще получите само "Автоматичен хаос"».

Между другото, важна забележка относно формирането на бюджета на проекта: той трябва да се изчисли въз основа на общия брой служители на компанията. В повечето случаи пилотните проекти от типа „да опитаме в един отдел“ дори няма да помогнат да се разбере дали дадена компания се нуждае от електронна система за управление на документи или не.

Когато целта е поставена и задачите за автоматизация са дефинирани, можете да преминете към следващия етап - избор на система за електронно управление на документи.

Как да избера?

Почти до втората половина на 2000-те, пазарът на EDMS в Русия беше фокусиран изключително върху големи клиенти, малките и средните компании нямаха избор: имаше много малък кръг от "кутионирани" EDMS, подходящи за внедряване в компании с такъв размер . Освен това в повечето случаи тези EDMS бяха само съкратени версии на „големите“ системи, което означава, че разходите за закупуване и поддръжка, сложността на използване не бяха съвсем адекватни на очакванията на малките и средни компании.

V последните годинипазарът на EDMS за малки и средни компании се разшири значително: доставчиците формираха визия за автоматизация на документопотока за среден и малък бизнес и се появиха много нови решения, които са фокусирани специално върху този пазарен сегмент. Следователно изборът на система за електронно управление на документи сега е доста трудна задача. Нека се опитаме да систематизираме процеса на избор на EDMS въз основа на целите, които компанията си поставя чрез въвеждане на електронно управление на документи.

Всички системи за електронно управление на документи могат условно да бъдат разделени на 3 големи групи:

Системи за организиране на архив (съхранение) на документи.
Системи за автоматизация на офиса с елементи на документопоток.
Интегрирани системи за автоматизация на документопотока.

Повечето съвременни EDMS съдържат елементи от всяка от трите групи, но "пълноценните универсали" са рядкост. По правило всяка система е фокусирана върху автоматизацията на определена група процеси.

1. Системи за организация на документния архив

Терминът "архив (съхранение) на документи" има две значения. Такива системи се разбират като:

Специализирани системи за съхранение и обработка на изключително големи обеми документи.Такива системи са необходими за тесен кръг от компании, например организации за опашки ( обществени комунални услуги, публичен сектор, застрахователен, кредитен и банков сектор). Няма толкова много такива системи, те решават доста тесен кръг от проблеми и няма да ги разглеждаме в тази статия.
"Олекотени" системи за управление на документи, които осигуряват само основна функционалностработа с документи: централизирано съхранение на файлове с документи и организация на достъпа на служителите до тях.

Ако говорим за архива на документи като "лека" система за управление на документи, тогава при този подход към автоматизацията на управлението на документи най-популярни са следните решения:

Като цяло организацията на работния процес под формата на "архив от документи" има смисъл или за малки предприятия (с управленски персонал по-малко от 10 души), или за предприятия с малък обем на работния поток (до 10-20 документи на месец). Основният бонус на такива системи е само тяхната ниска цена и лекота на използване.

2. Системи за автоматизация на офиса с елементи на документопоток

Системите за автоматизация на офиса с елементи на документооборота сега съставляват по-голямата част от EDMS, предлагани на руския пазар. Типични функциисистеми от тази група:

Архив на документи:

съхранение и архивиране на документи,
търсене по реквизити на регистрационни и контролни карти на документи, пълнотекстово търсене по документи,
сканиране и разпознаване на документи;

Офис работа(в тази група системи блокът за автоматизация на офиса е най-развит):

регистрация на документи,
организация на номенклатурата на делата,
диференциране на правата за достъп.

Документооборот:

маршрутни документи,
издаване на заповеди,
визуализация на бизнес процеси.

Всички системи имат почти идентични характеристики, но всяка, разбира се, има свои собствени конкурентни предимства... Подробна информация за системите може да бъде намерена на уебсайта http://www.doc-online.ru и на уебсайтовете на производителите на EDMS.

3. Интегрирани системи за автоматизация на документопотока

Тази група системи е най-"силната" в автоматизацията на процесите, свързани с документопотока и оперативното управление на предприятието - издаване и наблюдение на изпълнението на поръчки, маршрутизиране на документи и др.

Въвеждането на такъв EDMS е по-скоро оправдано в големи организации (холдинги) поради факта, че системите от този клас се разработват само по поръчка и следователно имат висока цена, доста трудни за овладяване и изискват участие на ИТ специалисти по време на внедряването. Въпреки това, изборът на EDMS от тази група също предвижда страхотни възможностикато модифицирате системата за нуждите на фирмата, можете да създадете система, балансирана по функции както в областта на офис работата, така и в областта на документооборота.

Какво следва?

След като сте решили кои са фаворитите за покупка, не забравяйте да вземете предвид следните аспекти, които със сигурност ще повлияят на успеха на проекта за внедряване на EDMS:

Попитайте какво има системата възможности за растежтака че да не се налага да харчите пари за внедряването на нов EDMS с нарастването на мащаба на бизнеса.
При сравнение на цената на системите ставка пълна цена проект. Много често значителна част от разходите се крият в допълнителни модули, инфраструктурен софтуер, геодезически услуги, внедряване и поддръжка на системата.
Преди покупката вижте системата "на живо"или още по-добре, с клиентите на доставчика на решение. Нито една красива презентация или "лабораторна" демонстрация на системата няма да покаже истинските характеристики на работата с нея.
Някои от системите на пазара са т.нар "кутия" SED. Това означава възможността да инсталирате и конфигурирате системата самостоятелно. Помислете, че тази опция може да е по-изгодна, дори ако трябва да изпратите своите ИТ специалисти за обучение.
Уверете се, че служителите на вашата компания "дърпат" системата- всяка автоматизация обикновено води до увеличаване на обема на работа, особено на етапа на изпълнение. Ако компанията има недостиг на персонал, е необходимо или да се увеличи броят му, или да се избере EDMS с по-опростени функции.
Процедура за внедряване на системата- важен елемент от успеха на проекта. Преди да закупите система, не забравяйте да планирате този етап предварително и да обсъдите нейните характеристики с доставчика на решение! Много често, без задълбочено проучване на този етап, EDMS виси като "мъртва тежест" на компанията.

Въвеждането на система за електронно управление на документи е решаваща стъпка за една компания, особено за средни и малки фирми, където всяко харчене оказва значително влияние върху „жизнеността“. Следователно правилният избор на EDMS и доставчик на решение, като се вземат предвид особеностите на работата на малкия и среден бизнес, е много важен фактор... В тази статия се опитахме да дадем представа за състояние на техниката EDMS пазар за малкия и среден бизнес и помощ при избора на правилната система за електронно управление на документи. Пожелавам ти успех.

Свиване на шоуто

Когато избирате EDMS, можете да кандидатствате за аналитична информация на сайтовете http://www.doc-online.ru и http://www.docflow.ru, както и директно към разработчиците:

BOSS-Референтна система на ИТ компания. Уебсайт http://www.boss-referencent.ru
Система "БИЗНЕС" на фирма "ЕОС". Уебсайт http://www.eos.ru
Система "Ефрат-документопоток" на фирма "Когнитивни технологии". Уебсайт http://www.evfrat.ru
Системата "CompanyMedia" на фирма "ИнтерТръст". Уебсайт http://www.intertrust.ru
Системата NauDoc на фирма Наумен. Уебсайт http://www.naumen.ru
Системата "Акта" на фирма "Дукссофт". Уебсайт http://www.duxsoft.ru

Секторът на средния и малкия бизнес, който набра скорост още преди кризата, въпреки всичко остава най-бързо развиващият се и най-перспективният в родната икономика. Разбира се, в периода на активно развитие на електронните услуги и преминаването към електронно управление, малките и средни предприятия, както и техните по-големи колеги, се чувстват много по-уверени и комфортно да бъдат „наясно“ с използването на съвременни ИТ решения. На ИТ пазара има повече от достатъчно подходящи предложения, включително от разработчиците на системи за електронно управление на документи. Въпреки това, при криза и спестявания както на бюджети, така и на трудови ресурси, все още възниква въпросът за целесъобразността от внедряване на EDMS в малки компании. Какво трябва да се има предвид при решаването му?

EDMS е интелигентна документация

Нека започнем с един безспорен факт: документирането на вашата работа е нещо повече от отговорност на всяка организация, независимо от нейния размер или собственост. Често добре написаните, изпълнени, добре съхранявани документи играят важна роля както за постигането на успеха на компанията на пазара, така и в някои случаи за нейното оцеляване. Освен това самата компетентна документация може да се превърне в механизъм за подобряване на качеството на бизнес процесите. И в какво ИТ решение беше първоначално включена тази грамотност? Разбира се, в системата за електронно управление на документи. Това е EDMS, който не само може да създава, изготвя, изпраща, получава и съхранява документи, но и да научи как да го прави красиво, правилно и рационално.

EDMS е ефективен разход

Компаниите, които са успешни и конкурентоспособни на съвременния пазар, са тези, които използват всички резерви за подобряване на ефективността на дейността си и намаляване на неефективните разходи. Това важи и за малкия и средния бизнес! Автоматизирането на работния процес ви позволява да премахнете такива грешки в бизнеса като липса на подходящ контрол и изпълнителска дисциплина, инструменти за работа в екип и управление на знания, пропуснати срокове за задачи и проекти, "непрозрачност" на случващото се в компанията, ненужни разходи за работа време за одобряване на документи, изпращане на писма, търсене на информация, обработка на данни. Дори и най-малката компания не е имунизирана от тях. Но дори и най-голямата холдингова компания е в състояние да се справи с тях, включително с помощта на EDMS.

EDMS е бързо взаимодействие с партньори

Случва се малки компании, въвеждащи EDMS, да го правят „в името на своя имидж“: „конкурент вече има EDMS, нека бъде с нас“. И ако не винаги е разумно да харчите енергия, за да бъдете съвпадащи с конкурентите, тогава си струва да се погрижите за партньори и контрагенти. За повечето компании, с изключение на малките и средните фирми, е важно правилно да се организира управлението на взаимодействието с клиенти, партньори и други организации, с които компанията работи активно, тоест да се установи външен документооборот. И в този смисъл пускането на същия EDMS като този на ключови контрагенти или съвместимо решение значително улеснява процеса на комуникация. Времето на куриерите с папки с хартиени документи в портфейлите си свърши!

EDMS е удобно взаимодействие с електронното правителство

В момента властите обръщат голямо внимание на малкия и средния бизнес. По-специално, Министерството на икономическото развитие продължава да развива системата за предоставяне на обществени услуги на базата на принципа „един прозорец“ на базата на IFC в съответствие със съответната програма за 2016-2018 г. Специален акцент се поставя върху създаването на МФЦ, фокусирани върху предоставянето на обществени услуги на МСП: например разработването на специален информационна услугаосигурява взаимодействие между Федералната корпорация за развитие на малки и средни предприятия АД и MFC в в електронен формат... В много EDMS, както знаете, има механизми за взаимодействие с електронни услуги. Това означава, че който има EDMS има повече удобен инструментда поддържа контакт не само с колегите на пазара, но и с регулаторите.

Какво да търсите, когато избирате EDMS за SMB?

Повечето анализатори са съгласни, че основно има само два основни параметъра, които трябва да се вземат предвид при избора на EDMS за SMB. И преди всичко, разбира се, това е въпрос на цената и трябва да се вземе предвид не само цената на лицензите, но и цената на притежанието.

Второ, той е лесен за инсталиране, конфигуриране и администриране. Разбира се, ако потребителят е компания, която сама работи на ИТ пазара и се състои изцяло от висококвалифицирани ИТ бизони, тогава този фактор не е от значение. В същите случаи, когато ИТ услугата е представена от един или двама администратори, перифразирайки добре познато твърдение, можем да кажем, че "простото е ключът към здравето!" Освен това здравето не само на ИТ системата, но и на нервната система на потребителя. Не е изненадващо, че статистиката също потвърждава: особено често заявката за "прост EDMS" се наблюдава сред клиенти от сектора на SMB.

Има ли живот без SED?

Да, но качеството му е значително по-ниско от това на потребителите на правилно подбран и успешно внедрен EDMS. Като цяло преди няколко години имаше мнение, че малките компании изобщо не се нуждаят от EDMS - MS Office беше достатъчен. Това се случва и до днес, макар и не толкова често - горните предимства, като цяло, не са тайна за никого.

Не е тайна обаче, че в малка компания, поради малкия й мащаб, ефектът от използването на EDMS няма да е толкова очевиден, както при голям колега. И че по принцип, ако има само няколко десетки служители в една организация, регистрацията и отчитането на документи могат лесно да се установят в Excel, съхранявани изображения на документи в облака - например в Google Apps или Microsoft Office 365, и пренасочени към Outlook. Да, възможно е да оцелеете по този начин - обаче с цената на автоматизиране на основите на фундаменталната работа в офиса.

И, разбира се, винаги има такива, които искат да спестят пари, като използват нелицензиран софтуер. И тук, успоредно с нарастването на спестяванията, нараства и опасността от информационна уязвимост. Статистиката показва, че почти половината от малките и средни предприятия не вземат елементарни мерки за защита на своите информационни ресурси и че SMB е най-лесната мишена за информационни шпиони. Напомня също, че е насочена вирусна атака изчислителни машинималките бизнес компании могат да ги извадят от строя с дни. Този растеж вече е малък бизнесразбира се няма да е добре.

Шираз Ахмед
29 ноември 2011 г. 11:46

Осведомеността за електронното управление на документи нарасна през последните няколко години, но много аспекти от него все още не са ясни за широката общественост. Често се бърка с управление на файлове, управление на информационните ресурси на предприятието (което е електронно управление на документи), управление на офиси и др.

Тук ще се опитаме да развенчаем пет мита за електронното управление на документи от гледна точка на малкия бизнес.

Мит № 1: Имам О° СWindowsза управление на файлове и не ми трябва отделна система за електронно управление на документи.

реалност: Windows Explorer ви помага да управлявате вашите файлове/документи, разбира се, но това е само основен инструмент, до голяма степен ограничен до съхраняване на файлове в йерархична структура на папки. От друга страна, добрата система за работен поток ще ви позволи да съхранявате специфични за типа документи метаданни въз основа на уникалните изисквания на вашата организация. Така че за всяко сканирано изображение на фактура можете да дефинирате метаданни за съхранение: Дата на фактура, Сума на фактурата, Фирма, Статус (Платено/Не платено) и т.н. Това драстично увеличава броя на начините, по които можете да търсите и групирате документи. В допълнение към това системите за електронно управление на документи често ви позволяват да установявате връзки между документи, да създавате анотации към тях и да задавате различни права за достъп до документи (например потребителят може да преглежда, но не и да редактира). Както можете да видите, това е много повече от това, което вашата операционна система може да предложи.

Мит 2: Малките предприятия не се нуждаят от електронен работен процес

Реалността: Това е може би най-голямата заблуда. Собствениците на малък бизнес управляват ограничени ресурсии поради това често не могат да наемат персонал за извършване на рутинна документация: щамповане, регистриране, създаване на архив, извличане и връщане на документи, пререгистрация след всеки преглед. Служителите, които вече са наети в малка компания, отделят допълнително време за тези задачи извън тези, за които са били наети. Наличието на добра електронна система за управление на документи осигурява достъп до всички документи с едно щракване на мишката.

Мит 3: Електронното управление на документи е твърде трудно за прилаганев малки компании.

реалност:Като малък бизнес, трябва да сте наясно с основните нужди на вашата фирма от документи. След като тези нужди бъдат идентифицирани, решенията, които са налични и лесни за изпълнение, са веднага очевидни. Повечето По най-добрия начинда имплементирате решение – да го „тествате“ за начало в някое от подразделенията на компанията или върху решаване на някой от бизнес проблемите (например да организирате управлението на входящи и изходящи фактури). Направете анализа след месец-два и вижте как се е подобрило представянето на вашите служители в управлението на документи. След като видите ползите в един отдел, можете да репликирате решението в останалата част от организацията.

Трябва да се внимава решението да има следните свойства: лесно се инсталира и конфигурира, има опростен потребителски интерфейс, подробно ръководство за потребителя и техническа поддръжкадостъпни по имейл или телефон.

Мит 4: Електронният работен процес е твърде скъп за малкия бизнес

реалност:Малките предприятия може да не се нуждаят от усъвършенстваните, сложни EDMS възможности, които обикновено се изискват. големи предприятия... Освен това броят на потребителите, които ще работят с този софтуерен продукт, вероятно ще бъде по-малък, отколкото в по-големите организации. Въпреки това, има софтуерни продукти за електронно управление на документи, които са рентабилни за малкия бизнес. В допълнение, преходът към електронно управление на документи ви позволява да намалите консумацията на хартия и други офис консумативи, като по този начин значително намалите текущите си разходи. Всъщност, когато изчислявате възвръщаемостта на инвестициите (ROI) за електронна система за управление на документи за малък бизнес, ще видите, че инвестирането в нея наистина може да бъде една от най-печелившите инвестиции на вашата фирма в средносрочен до дългосрочен план.

Мит 5: Мога да премахна всички хартиени документи веднага щом имам електронна система за управление на документи.

реалност:Решихте да внедрите система за управление на документи. Честито! Но не бързайте веднага към шредера! Много от тези документи вие трябва дасъхранявайте в хартиена форма.

Разделете всичките си документи в 3 групи:

1. Тези документи, които по закон трябва да се съхраняват на хартиен носител, например оригинали на договори с подписи.

2. Документи, които все още може да са ви необходими на хартиен носител по време на рутинната работа.

3. Тези документи, които вече няма да ви трябват на хартиен носител.

Преди да се отправите към шредера, можете да вземете само последната от тези 3 групи. След месеци/години вече няма да е необходимо да съхранявате документи от трета и втора група на хартиен носител, което ще ви доближи още повече до безхартиен работен процес.

Превод: Anna Ananina (DIRECTUM).

) NauDoc - да подобри качествено процеса на работа с документи на мениджъри и специалисти по предмети от всички нива, да намали времето за рутинна работа с документи, с други думи, да автоматизира документооборота в предприятието

NAUDOC - софтуерза офис автоматизация, работни процеси и бизнес процеси, разработен от NAUMEN. NAUDOC ви позволява да управлявате процесите на обработка на документи и да наблюдавате дисциплината на изпълнение, като получавате изчерпателна информация за напредъка на задачите.

Електронната система за управление на документи NauDoc е оптимално подходяща за автоматизиране на управлението на документи на малки и средни предприятия, управляващи компании, проектантски организации, поделения на холдингови структури, както и за решаване на специфични задачи за автоматизиране на документооборота, пред които са изправени подразделенията на големи компании (осигуряване на работа с регулаторни документи в съответствие с Изисквания на ISO 9001: 2000, взаимодействие между служители и обслужващ персонал и др.).

С помощта на NAUDOC е възможно да се организира едно хранилище на документи с диференциране на правата за достъп въз основа на роли, което позволява на служителите по всяко време да получат достъп до документи и възможно най-скоронамерете цялата необходима информация, независимо от присъствието на собственика на документите на работното място. Дневниците ви позволяват да регистрирате входящи, вътрешни и изходящи документи, проследявайки движението на хартиени копия на документи в рамките на предприятието.

Наличието на NAUDOC за контрол на дисциплината на изпълнение позволява възлагане на задачи на служителите в системата, наблюдение на тяхното изпълнение, проследяване на крайните срокове, изпращане на документи за одобрение и изпращане на одобрени документи за преглед от други потребители на системата. Персонализиране жизнен цикълза категории документи ви позволява да посочите типични маршрути на движение на документи, да конфигурирате тяхното автоматично маршрутизиране и възлагане на задачи.

Всички действия с документи и задачи се извършват през уеб интерфейса, като се свързват със системата от всяка точка на света, като по този начин се създава единно информационно пространство за организацията, включително отдалечени клонове и мобилни работници.

Предимствата на използването на системата за електронно управление на документи NauDoc:

Опростяване на процедурата за подписване на документи от длъжностни лица

След създаването на документа служителят го изпраща за одобрение на определен кръг хора в съответствие с процедурата за одобрение на документи, приета от организацията.
При колективна работа всички действия се извършват върху едно копие на документа. Потребителите на NauDoc, които одобряват документа, получават достъп до него в процеса.
На всеки етап може да се създаде протокол за одобрение (посочващ името и длъжността на упълномощаващото лице и точния час на одобрение на документа).

Възможност за регистриране на електронни и хартиени документи в системата

Регистрацията на документ в регистрационния регистър става автоматично на определен етап от работа с документа.
За хартиените документи в системата се създава специална електронна карта, към която може да се прикачи сканирано копие на документа.

Ускоряване на търсенето на документи по детайли и съдържание

Системата NauDoc ще Ви предостави възможност за незабавно намиране на всички документи за конкретен реквизит (например регистрационен номер или кратко описание).

Опростяване на работата с организационни и административни документи

Потребителят създава документ в системата NauDoc, според предварително дефиниран шаблон. За да създадете документ, трябва да промените стойностите на данните в неговата регистрационна карта, те автоматично ще бъдат вмъкнати в текста на документа. Ако е необходимо, можете да разрешите на потребителя да промени текста на шаблона.
След като документът е създаден, служителят го изпраща на работа до определен кръг от хора в съответствие с процедурата, приета в организацията.
Системата „познава“ процедурата за одобрение: контролира насрочените срокове на етапите, уведомява отговорните лица, системата също така изпраща известия за движението на документа от етап на етап.
Регистрацията на документ в регистрационния регистър става автоматично на определен етап от работа с документа. В този случай документът се възлага регистрационен номери е определена датата на регистрация.

Управление на процесите

Системата NauDoc ви позволява да автоматизирате производствените или управленските процеси на компанията. Позволява ви да подчертаете етапите, отговорните лица, насрочените срокове. Това ви позволява да разходите отчети за етапа, на който се намира всеки един от процесните екземпляри, да намерите тесни места и отговорни лица, поради които са пропуснати срокове, да направите процеса, преди да направите промени.

Опростяване на работата с входяща и изходяща кореспонденция

NauDoc може да бъде конфигуриран като имейл клиент, осигуряващ възможност за работа с входящи и изходящи документи, както с обикновени документи в системата.
При обработка на входяща кореспонденция секретарят приема писма, регистрира писма в дневника на входящата кореспонденция, на документа автоматично се присвоява регистрационен номер. След подготовка документът се изпраща на ръководителя за разрешаване в съответствие с процедурата, приета в организацията. След разглеждане документът се изпраща за преглед или изпълнение на служителите на организацията.
При обработката на изходящата кореспонденция служителят създава писмо според шаблона, приет в организацията, изпраща го за одобрение на ръководителя в съответствие с процедурата, приета в организацията. След одобрение на документа той автоматично се изпраща на секретаря. Секретарят записва писмото в Регистъра и го изпраща по електронна поща. В този случай всички документи се записват в системата и са достъпни за търсене.

Създаване на корпоративен уеб портал и фирмен интернет ресурс

NAUDOC ви позволява да създавате интернет и интранет сайтове и да управлявате разположението на съдържанието (функционалност ENGINE). Съдържанието може да бъде хартии, графики и други NAUDOC обекти.
Удобно разработване и редактиране на страници с ресурси във вградения редактор WISYWIG, контрол на версиите.
Управление на публикуването на новини, въпросници и гласувания.
Вградени възможности за разработка и редизайн на страници с ресурси.
Централизиран контрол на достъпа в ресурсни секции, възможност за координиране на документи преди публикуване в уеб ресурс.

Технологични характеристики на системата

100% уеб-интерфейс ви позволява да се свържете със системата от всяка точка на света, създавайки единно информационно пространство за организацията, нейните отдалечени клонове и мобилни работници.
системата е изградена с софтуерза сканиране и разпознаване на текст ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
системата позволява удостоверяване и оторизация на хора във външни услуги за директории, например LDAP или Microsoft Active Directory;
системата разполага с модул за работа с електронен цифров подпис () и има възможност за работа с EDS на всеки крипто доставчик, който поддържа интерфейса на Microsoft CRYPTOAPI.

Системата за електронно управление на документи NauDoc е оптимално подходяща за автоматизиране на управлението на документи на малки и средни предприятия, управляващи компании, проектантски организации, поделения на холдингови структури, както и за решаване на специфични задачи за автоматизиране на документооборота, пред които са изправени подразделенията на големи компании (осигуряване на работа с нормативни документи в съответствие с изискванията на ISO 9001: 2000, взаимодействие между служителите и службата за персонал и др.

Електронната система за управление на документи NauDoc е предназначена за удобна работа за до 50 потребители, които могат да създават до 5000 документа годишно. Това са технологични ограничения на софтуерната платформа Zope, на която е разработен продуктът.

От практическите бележки могат да се разграничат следните фактори:

Висока надеждност на системата. За 4 години работа, нито един отказ.
Високо ниво на сигурност на системата срещу хакерски атаки
Приятна функционалност за безплатна система, но изключително оскъдна за платена
Високо натоварване на сървъра дори при малка база данни. Лошата оптимизация на нишките изглежда е виновна. Оттук и бавната работа с документи.
Неудобство при въвеждане на данни в базата данни.
Използваемостта като такава отсъства , изглежда, че програмистите са написали системата за себе си, а не за продажба.
Впечатлението, че системата е непълна.
Лоша (бавна) техническа и информационна поддръжка във форума, дори за плащащи клиенти
В безплатната версия, като се започне от определен брой натрупани задачи - търсенето дава неверни отговори.
В платената версия, като се започне от определен брой натрупани задачи - търсенето започва да греши при избора на зона за търсене, търси документи на грешното място, не разбира стандартните логически условия за търсене.
Системният код е отворен, но е невъзможно да промените нещо ръчно.

Платформа: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC се предлага в 2 издания: NAUDOC Free и NAUDOC Enterprise

Оставете вашия коментар!

Малкият бизнес ми се струва важен за пазара, тъй като броят на големите федерални клиенти е краен и почти всички са взели решение за избора на платформи и платформи. А механизмите там не са много пазарни.

Така че, ако говорим конкретно за пазара, тогава основният потенциал за разширяване клиентска базатова е просто малък бизнес. Когато малкият бизнес види реални ползи от електронното управление на документи и когато функционалността на EDMS започне да отразява реалните му нужди, а не да възпроизвежда министерството в миниатюра, тогава този пазар ще стане толкова масивен, колкото счетоводството. Може ли един от доставчиците на EDMS да повтори успеха на 1C?

И така, 5 мита за EDMS за малкия бизнес:

Въпреки че готовността за електронен работен процес нарасна през последните няколко години, хората все още имат липса на разбиране за някои аспекти на технологиите. Те често бъркат управлението на файлове с управлението на корпоративното съдържание или EDMS, което може да се разглежда като част от ECM. Тук ще се опитаме да разсеем пет мита, особено във фокуса на задачите на малкия бизнес.

Мит № 1: Имам Explorer за управление на файлове, така че нямам нужда от отделен EDMS
Всъщност Windows Explorer ви позволява да управлявате файлове, но това е само основен инструмент, значителното му ограничение е йерархичната структура на папките.

Дори елементарна задача, когато искате да групирате документи по продукт и по клиент с помощта на папки, не може да бъде решена - клиент А поръчва продукти X и Y. Клиент Б - продукти X и Z. Искаме да виждаме поръчки по продукт и по клиент и всяка СУБД или дори Excel ви позволява да направите това. Но няма да можете да сортирате документи в папки по този начин.

На теория можете да използвате преки пътища и връзки, но в действителност това е неудобно. Оказва се, че с помощта на файловата система е невъзможно да се изгради удобна система за класифициране и извличане на документи.

Мит номер 2. Малкият бизнес не се нуждае от EDMS
Няма нищо по-далеч от истината. Малкият бизнес работи при тежки ограничения на ресурсите, никой няма да наема допълнителни служители за извършване на рутинни операции с документи, за тяхното поставяне, класификация и търсене. Дори тези служители, които съществуват, трябва да бъдат по-продуктивни. Наличието на СУД в организацията може да гарантира това задължителни документище бъде достъпно с едно щракване на мишката.
(Е, или две или три, което все пак е по-бързо от ровене в документи или хранилища за файлове.)

Мит номер 3. EDMS е твърде трудно за малкия бизнес
Изискванията за работния процес в малкия бизнес обикновено са по-прости и собствениците могат да ги формулират преди изпълнителя. На пазара има достатъчно продукти, които са лесни за изпълнение. Можете да започнете с един отдел или функция, като например управление на акаунти. Вижте как това се отразява на ефективността. След това можете да разширите до цялата организация. Уверете се, че EDMS отговаря на следните изисквания: опростен потребителски интерфейс, лесна инсталация и конфигурация, ясна и пълно ръководствои наличието на качествена техническа поддръжка.
(Ще добавя от себе си - не се опитвайте да станете като голям бюрократичен офис! Запазете стила си на работа. По-добре е да обучавате служители, не си струва да спестявате от това. По-добре е да спестите от анализа и чертежа на бизнес процесите. Вече ги разбирате. И ако не, най-вероятно това е бизнес, който вече не е малък.)

Мит номер 4. EDMS е твърде скъп за малкия бизнес
Малките предприятия не се нуждаят от прекалено модерните интегрирани решения от край до край, които обикновено се внедряват в големите корпорации. И нямате нужда от много мащабируемост, защото ще има малко потребители. Въз основа на това можете да изберете решение, което ще бъде доста разумно за цената. Освен това преминаването към електронно управление на документи ще помогне за намаляване на разходите за печат. (Но това трябва да се подхожда съзнателно и да се управлява, в противен случай разходите за хартия само ще се увеличат.)
(И отново ще кажа сам – изчисляването на възвръщаемостта на инвестициите при внедряване на EDMS е тъмен въпрос. Анализаторите ще преброят всичко вместо вас. Доверете се на интуицията си. Като цяло EDMS трябва да помогне за намаляване на разходите и повишаване на производителността.)

Мит номер 5. Можете напълно да се отървете от хартиените документи след внедряването на EDMS
И така, вие сте внедрили EDMS във вашия малък бизнес. Честито! Но не бързайте да вземете нов шредер. Все още са необходими документи на хартиен носител. Нека ги разделим на три групи:
1) Документи, които по закон трябва да са на хартиен носител. Например договори и други официални документи.
2) Документи, които остават на хартиен носител, тъй като бизнес процесите са изградени по този начин. Докато вашите куриери имат iPad, те се нуждаят от документи.
3) Документи, които определено не трябва да са на хартиен носител. Всякакви отчети, бележки, приложения и т.н. - всичко, което не попада в първите две групи. Те могат безопасно да бъдат пренесени в шердера.

След месеци и години документите от първите две групи постепенно ще преминат към третата. Законодателството се променя и технологиите се развиват, скоро може да бъде по-лесно да дадете на всеки куриер таблет и да не бъдете заблудени с хартия. Ето как някой ден стигаме до офис без хартия.