Registrering av inkommande och utgående korrespondens i ac "electronic journal of correspondence". Registreringstidskrift Programregistrering av organisationens dokument

På alla företag med stor omsättning finns det alltid problem med underhåll av affärsdokument, särskilt lagring och behandling. I sådana organisationer samlas viktiga papper in Så snart som möjligt därför blir problemet med deras förvaring efter en tid brådskande och en rad ytterligare svårigheter ackumuleras, till exempel efterlevnad av nödvändiga villkor för pappers säkerhet, korrekt systematisering och arkivering.

Självklart är dagarna länge sedan officiella dokument samlades på dammiga hyllor, som gick vilse i en hög med onödigt pappersavfall. Numera tack vare utvecklingen informationsteknik, för detta finns det speciella datorprogram och elektroniska system... Till exempel "Registrering av dokument från organisationen 4.2" (kan laddas ner på www.araxgroup.ru), som är utformat för att registrera inkommande och utgående korrespondens och interna dokument från organisationen. Tack vare dess skickliga användning finns det ingen tvekan om vad man ska göra med gamla beställningar och instruktioner och hur man säkerställer deras tillförlitliga förvaring.

Hur fungerar applikationen: grundläggande funktioner

Med hjälp av en bekväm och intuitiv applikation för en vanlig datoranvändare är det möjligt att snabbt upprätta redovisning av aktuell dokumentation på alla nivåer i företagets arbete och i vilket format som helst, samt skapa nödvändiga rapporter. Systemet tillhandahåller en hel arbetscykel med ett dokument: från skapande och bearbetning till sparande till arkivet, så vi kan med säkerhet säga fullständigt automatisera dokumentflödet hos företaget och dess omvandling till elektroniskt format... Nu kräver alla processer som är direkt relaterade till underhåll av dokumentation i företaget inte noggrann och noggrann kontroll över genomförandet av vissa åtgärder. Programmet kommer att göra allt på egen hand och påminna dig om tidsfristerna för dokument.

Alla aktuella papper, samt inkommande / utgående information lagras iarna, så hitta obligatoriskt dokument kommer inte att vara svårt. Det kommer inte att vara obekvämt att skriva ut ett elektroniskt dokument, eftersom eventuella modernt format- Word / Writer, Excel / Calc - med möjlighet att fortsätta filarbetet i "inbyggda" applikationer.

Fördelar med programmet

Förutom möjligheten att använda din egen visuella mall i form av ett kort ger programmet användaren följande fördelar:

ställa in aviseringar för auktoriserade tjänstemän individuellt, med skapandet av en påminnelse i kalenderform;
reglerad tillgång till programmet beroende på aktivitetsnivå - från enkel visning utan rätt att göra ändringar i administrativ kontroll;
skapande av skannade kopior av dokumentation;
upprätta åtkomsträttigheter till dokumentjournaler, möjligheten att aktivera synlighetsläget för endast dina egna dokument;
stöd för ett nätverksarbete för att säkerställa produktivt och bekvämt lagarbete;
skicka aviseringar via e-post eller via intern e-post i programmet;
möjligheten att lagra dokument från flera företag samtidigt;
snabb analys, redigering och sökning efter enskilda loggfält - programmet genererar automatiskt nödvändiga rapporter;
integration med den kostnadsfria IP -telefonservern Asterisk, som låter dig hitta aktuell information innan du tar upp handenheten.

Således kommer det förbättrade verktyget "Registrering av dokument från organisationen 4.2" att låta dig skapa ett enda affärsutrymme med ett enkelt, säkert och pålitligt ledningssystem. Och med hjälp av en speciell applikation för Android kan du under alla omständigheter hålla kontakten, bekanta dig med inkommande dokument och rapportera om prestanda, även om bara en smartphone finns till hands.

Programmet för redovisning av inkommande och utgående korrespondens och organisationens interna dokument.

Programvaruprodukten kan anpassas för att passa dina organisations behov.

Information om all korrespondens i ditt företag, samt interna dokument (beställningar, instruktioner och så vidare) finns på ett ställe - Dokumentregistreringsloggar, och du kan alltid enkelt hitta de nödvändiga

All information om varje inkommande, utgående eller internt dokument presenteras visuellt på kortet i motsvarande dokument

Du kan anpassa formatet på dokumentnumret som det är vanligt i ditt kontorsarbete.

Du kommer inte att glömma tidsfristen för det ouppfyllda dokumentet i ditt dagliga hektiska arbete! Och du behöver inte heller gå igenom en hög med papper för att leta efter sådana dokument - programmet kommer att påminna dig om dem själva

Meddelanden kommer endast att tas emot av auktoriserade tjänstemän: Varningar konfigureras för varje användare. Och det finns också en möjlighet att se påminnelser i form av en kalender!

För att börja arbeta med programmet behöver du inte ange dokument manuellt för tidigare år - du kan automatiskt ladda dem från en Excel -fil.

Bekvämt lagarbete med dokument har stöd för nätverksläget och möjligheten att skilja rättigheter. Åtkomst och arbete med programmet "Registrering av dokument från organisationen 4.8" är strikt reglerade: tre åtkomstnivåer implementeras beroende på de funktioner som tillåts användaren - administrativ, användare och endast för visning (utan rätt att göra ändringar). Dessutom är det möjligt att finjustera åtkomst till loggar för varje åtkomstnivå.

Stöd för att arbeta med en skanner gör det enkelt att ladda skannade kopior av original i programmet. Det finns möjlighet att strömma skanning när du använder en skanner som stöder automatisk arkmatning.

De tjänstemän som är ansvariga för utförandet av dokument kommer att meddelas när nya uppgifter kommer till dem - programmet har funktioner för att skicka meddelanden via e -post med möjlighet att binda filer, lagra meddelanden och söka efter dem

Att behålla dokument från ett antal företag i ett program: all information om dokument finns på ett ställe, det är tillgängligt och bekvämt presenterat

Funktionen "Se bara dina egna dokument" låter dig dela dokument mellan artister, exklusive möjligheten att visa och korrigera andras dokument.

För daglig automatisk arkivering av filversioner av program efter tid kan du använda gratisverktyget Automatisk filarkivering.

Så här installerar du den kostnadsfria versionen av programmet:

* Produktsupport tillhandahålls över Internet.

Licens för 1 arbetsplats standardversionen (icke-SQL) av programmet tillhandahålls gratis, utan begränsningar.

För att köpa ytterligare nätverksjobb, skicka oss en ansökan till adressen, ange namnet på ditt företag, produktens namn ("Registrering av dokument från organisationen 4.8") och antalet ytterligare jobb, så skickar vi dig ett avtal och en faktura.

Betala räkningen på något sätt som passar dig.

Efter betalning, skicka till adressen Den här e -postadressen skyddas från spamrobotar. Du måste aktivera JavaScript för att kunna se det.

Programets pris "Registrering av organisationens dokument 4.8"

Grundversion - 1 arbetsplats - Gratis

från 2: a till 5: e inklusive - 4000 rubel per 1 arbetsplats
från 6: e till 10: e inklusive - 3000 rubel per 1 arbetsplats
från den 11: e till den 20: e inklusive - 2000 rubel per 1 arbetsplats
från den 21: a och mer - 1000 rubel per 1 arbetsplats

Prisräknare

0 + 1 * 4000 = 4000 rubel.

0 + 4 * 4000 + 1 * 3000 = 19000 rubel.

0 + 4 * 4000 + 5 * 3000 + 10 * 2000 + 5 * 1000 = 56000 rubel.

* Priset inkluderar 1 år teknisk support via telefon och via Internet.

* Dispatcher -läge licensieras separat, kostnaden för en licens för 1 år är 4000 rubel. När du aktiverar läget "Skicka"

För organisationer som kräver ökad datasäkerhet och åtkomstsäkerhet till information, stängning av obehörig åtkomst till data, möjlig inbyggd datakryptering, möjligheten att använda en webbklient för att visa dokument och en Android-applikation för att meddela artister om mottagande av dokument och kontrollera utförandet av dokument, det finns versioner av programmet Registrering av organisationsdokument för Microsoft SQL Server och PostgreSQL.

För att köpa programmet "Registrering av dokument från organisationen" SQL -version:

1. Ladda ner demo -versionen av programmet (installationsfilen för MS SQL Server och för PostgreSQL) och installera programmet.

2. Skicka oss en förfrågan till adressen Den här e -postadressen skyddas från spamrobotar. Du måste aktivera JavaScript för att kunna se det., ange namnet på ditt företag, produktens namn ("Registrering av dokument från organisationen 4.8 version av MS SQL" eller"Registrering av dokument från organisationen 4.8 version av PostgreSQL") och antalet jobb, så skickar vi ett kontrakt och faktura.

3. Betala räkningen på något sätt som passar dig.

4. Efter betalning, skicka till adressen Den här e -postadressen skyddas från spamrobotar. Du måste aktivera JavaScript för att kunna se det. bekräftelse på betalning (en kopia eller nummer på betalningsorder, datum och betalningsbelopp), så skickar vi dig en registreringskod och en aktiveringskod.
Dokumentens original (avtal, acceptanshandling och överföring av nyttjanderätt, faktura, faktura, licensavtal) skickas per post efter betalning.

Priset för programmet "Registrering av dokument från organisationen 4.8 version av MS SQL"

Grundversion- 1 arbetsplats - 9000 rubel

Ytterligare jobb (för nätverkssamarbete):
från 2: a till 5: e inklusive - 6000 rubel per 1 arbetsplats
från 6: e till 10: e inklusive - 5000 rubel per 1 arbetsplats
från den 11: e till den 20: e inklusive - 4000 rubel per 1 arbetsplats
från den 21: a och mer - 3000 rubel per 1 arbetsplats

För att beräkna kostnaden för licenser kan du använda Prisräknare

Ett exempel på att beräkna kostnaden för 2 jobb:
9000 + 1 * 6000 = 15000 rubel.

Ett exempel på att beräkna kostnaden för 6 jobb:
9000+4*6000 +1*5000 = 38 000 RUB

Ett exempel på att beräkna kostnaden för 25 jobb:
9000 +4*6000 + 5 * 5000 + 10 * 4000 + 5 * 3000 = 113000 rubel.

Om du väljer alternativet för utökad garantiservice är kostnaden för ytterligare ett års support 20% av licenskostnaden.

* Licensens giltighetstid är inte begränsad.

"Skickar" 1 månad tillhandahålls gratis, kostnaden för en obegränsad licens är 12 000 rubel.

PostgreSQLär en fritt distribuerbar SQL -server, som är ett värdigt alternativ till den kommersiella Microsoft SQL Server, PostgreSQL DBMS är särskilt relevant för statliga myndigheter inom ramen för överensstämmelse med policyn för användning av ryska mjukvaruprodukter.

Priset för programmet "Registrering av dokument från organisationen 4.8 version av PostgreSQL"

Grundversion- 1 arbetsplats - 10 000 rubel

Ytterligare jobb (för nätverkssamarbete):
från 2: a till 5: e inklusive - 7000 rubel per 1 arbetsplats
från 6: e till 10: e inklusive - 6 000 rubel per 1 arbetsplats
från den 11: e till den 20: e inklusive - 5000 rubel per 1 arbetsplats
från den 21: a och mer - 4000 rubel per 1 arbetsplats

För att beräkna kostnaden för licenser kan du använda Prisräknare

Ett exempel på att beräkna kostnaden för 2 jobb:
10000 + 1 * 7000 = 17000 rubel.

Ett exempel på att beräkna kostnaden för 6 jobb:
10000+4*7000 +1*6000 = 44 000 RUB

Ett exempel på att beräkna kostnaden för 25 jobb:
10000 +4*7000 + 5 * 6000 + 10 * 5000 + 5 * 4000 = 138000 rubel.

* Priset inkluderar 1 års teknisk support via telefon och online. Om du väljer alternativet för utökad garantiservice är kostnaden för ytterligare ett års support 20% av licenskostnaden.

* Licensens giltighetstid är inte begränsad.

* Dispatcher -läge licensieras separat, kostnaden för en licens för 1 år är 4000 rubel. När läget är på "Skickar" 1 månad tillhandahålls gratis, kostnaden för en obegränsad licens är 12 000 rubel.

Bland användarna av programmet State Unitary Enterprise i staden Moskva "Management för rekonstruktion och utveckling av unika objekt", JSCB "Russian Trust Bank", LLC "KB Finance Business Bank", Commercial Bank "RBA", LLC "Multidisciplinary processing company", OJSC " Tsentromashproekt ", OJSC" Krasnogorsk-anläggningen "Electrodvigatel", GKU RD "Direktoratet för den enda statliga kundutvecklaren" i staden Makhachkala och många andra.

04.02.2016 Registrering av korrespondens på datorn har ett antal tveklösa fördelar jämfört med konventionella icke-elektroniska tidskrifter. Här är bara några av dem som avsevärt förenklar registreringen av dokument och ökar effektiviteten i företagets interna kontorsarbete.
1. Ett enhetligt hjälpsystem. De ursprungligen bildade katalogerna (anställda, typer av korrespondens, adressater etc.) gör att de kan användas effektivt i framtiden: de utesluter tvetydig tolkning av samma värden, används vid sökning och val av dokument enligt vissa kriterier (dokument för en specifik entreprenör, efter typ av korrespondens, enligt ärendenomen och andra) används i slutrapporteringen om kontorsarbete.
2. Inkommande och utgående dokument(korrespondens) finns i ett enda kortindex, till skillnad från olika papperstidningar med vanlig registrering. Detta arkivskåp kan vara av obegränsad storlek (jämfört med vanliga tidskrifter) och lagra dokument från hela företagets historia. Detta gör att du snabbt kan hitta nödvändiga dokument i det elektroniska arkivet.
3. Möjlighet att lagra i elektronisk brevlåda kopior av pappersdokument (skannade, elektroniska filer signerade av EDS ( elektronisk signatur). Med kollektiv användning av en sådan elektronisk korrespondensjournal (i företagets datanätverk) kan varje anställd, i enlighet med sin åtkomstnivå (roll), få omedelbar tillgång till det erforderliga registrerade inkommande / utgående dokumentet, liksom dess elektronisk kopia. När du använder EDS inom företaget finns det en möjlighet att överge konventionella pappersmedier, vilket avsevärt minskar de finansiella kostnaderna.
4. Kontroll över utförandet av inkommande dokument... Effektiviteten jämfört med en vanlig tidning är också tydlig. Detta är hastigheten på urvalet av dokument under kontroll, möjligheten att utföra inte bara nuvarande kontroll, utan också preliminära (framtida perioder). Detaljer om kontrollen över genomförandet av inkommande korrespondens
5. Utskrift av utgående dokument: register över registrerad inkommande / utgående korrespondens, register över dokument under kontroll (med tidsfrister), dokumentupplösning, registreringskort, information om dokumentrörelse. I alla fall används färdiga mallar vid utskrift av dokument. Detta gör att du automatiskt kan ta emot färdiga dokument på några sekunder.
Fördelarna med elektroniska tidskrifter i jämförelse med papperstidningar är långt ifrån fullständiga.
Syftet med denna artikel är att bekanta läsaren med funktionerna i AC "" -programmet vid registrering av inkommande / utgående dokument. Fördelarna som beskrivs ovan förverkligas också i den.

I ett program Elektronisk korrespondensjournal registrering av inkommande och utgående dokument utförs i arkivskåpet. Aktivering av läget för det elektroniska arkivskåpet för dokument utförs genom att välja posten i huvudmenyn i programmet "Registrering - Dokumentarkiv":

Extern vy av arkivskåp med dokument från AU Den elektroniska korrespondensjournalen ser ut som:

Gränssnittet för dokumentarkivskåpet (syftet med de enskilda elementen i arkivskåpets verktygsfält, arkivskåpets sammanhangsmeny, datatabellen) beskrivs i detalj i användarhandboken i punkterna 3.2.1 - 3.2.3. ().
För att registrera ett inkommande eller utgående dokument i det elektroniska arkivskåpet för AS "Elektronisk korrespondensjournal", tryck på knappen "Funktioner - Ny" i verktygsfältet. Programmet öppnar ett fönster för registrering av ett dokument:

Beroende på valet av fältet "Korrespondensklassificering" fortsätter registreringen av det inkommande eller utgående dokumentet.

För ett inkommande dokument har registreringskortet utseende:

Efter att du har angett information om det inkommande / utgående dokumentet på registreringskortet, för att slutföra registreringen av dokumentet, klicka på knappen "Spara F2" i verktygsfältet (det finns ett alternativt sätt att spara dokument - tangenten F2).
Efter att ha sparat dokumentet kommer information om det att återspeglas i datatabellen för det elektroniska arkivskåpet.
För mer detaljerad information om registrering av korrespondens i AS-programmet Elektronisk korrespondensjournal, se Användarhandboken s. 3.2.4-3.2.10 (

Programmet för redovisning av inkommande och utgående korrespondens och organisationens interna dokument.

Programvaruprodukten kan anpassas för att passa dina organisations behov.

All information om varje inkommande, utgående eller internt dokument presenteras visuellt på kortet i motsvarande dokument

Du kan anpassa formatet på dokumentnumret som det är vanligt i ditt kontorsarbete.

Endast auktoriserade tjänstemän får aviseringar: aviseringar konfigureras för varje användare. Och det finns också en möjlighet att se påminnelser i form av en kalender!

För att börja arbeta med programmet behöver du inte ange dokument manuellt för tidigare år - du kan automatiskt ladda dem från en Excel -fil.

Att behålla dokument från ett antal företag i ett program: all information om dokument finns på ett ställe, det är tillgängligt och bekvämt presenterat

Funktionen "Se bara dina egna dokument" låter dig dela dokument mellan artister, exklusive möjligheten att visa och korrigera andras dokument.

För daglig automatisk arkivering av filversioner av program efter tid kan du använda ett gratis verktyg Automatisk arkivering av filer.

Så här installerar du den kostnadsfria versionen av programmet:

* Produktsupport tillhandahålls över Internet.

En licens för 1 arbetsplats för standardversionen (icke-SQL) av programmet tillhandahålls gratis, utan begränsningar.

Betala räkningen på något sätt som passar dig.

Efter betalning, skicka till adressen Den här e -postadressen skyddas från spamrobotar. Du måste aktivera JavaScript för att kunna se det.

Programets pris "Registrering av organisationens dokument 4.8"

Grundversion- 1 arbetsplats - Gratis

Prisräknare

0 + 1 * 4000 = 4000 rubel.

0 + 4 * 4000 + 1 * 3000 = 19000 rubel.

0 + 4 * 4000 + 5 * 3000 + 10 * 2000 + 5 * 1000 = 56000 rubel.

* Priset inkluderar 1 års teknisk support via telefon och online.

* Dispatcher -läge licensieras separat, kostnaden för en licens för 1 år är 4000 rubel. När du aktiverar läget "Skicka"

För att köpa programmet "Registrering av dokument från organisationen" SQL -version:

1. Ladda ner demo -versionen av programmet (installationsfilen för MS SQL Server och för PostgreSQL) och installera programmet.

3. Betala räkningen på något sätt som passar dig.

Priset för programmet "Registrering av dokument från organisationen 4.8 version av MS SQL"

Grundversion- 1 arbetsplats - 9000 rubel

För att beräkna kostnaden för licenser kan du använda Prisräknare

Ett exempel på att beräkna kostnaden för 2 jobb:
9000 + 1 * 6000 = 15000 rubel.

Ett exempel på att beräkna kostnaden för 6 jobb:
9000+4*6000 +1*5000 = 38 000 RUB

Ett exempel på att beräkna kostnaden för 25 jobb:
9000 +4*6000 + 5 * 5000 + 10 * 4000 + 5 * 3000 = 113000 rubel.

Om du väljer alternativet för utökad garantiservice är kostnaden för ytterligare ett års support 20% av licenskostnaden.

* Licensens giltighetstid är inte begränsad.

"Skickar" 1 månad tillhandahålls gratis, kostnaden för en obegränsad licens är 12 000 rubel.

PostgreSQLär en gratis SQL -server, som är ett värdigt alternativ till den kommersiella Microsoft SQL Server, PostgreSQL DBMS är särskilt relevant för statliga myndigheter inom ramen för överensstämmelse med policyn för användning av ryska mjukvaruprodukter.

Priset för programmet "Registrering av dokument från organisationen 4.8 version av PostgreSQL"

Grundversion- 1 arbetsplats - 10 000 rubel

För att beräkna kostnaden för licenser kan du använda Prisräknare

Ett exempel på att beräkna kostnaden för 2 jobb:
10000 + 1 * 7000 = 17000 rubel.

Ett exempel på att beräkna kostnaden för 6 jobb:
10000+4*7000 +1*6000 = 44 000 RUB

Ett exempel på att beräkna kostnaden för 25 jobb:
10000 +4*7000 + 5 * 6000 + 10 * 5000 + 5 * 4000 = 138000 rubel.

* Priset inkluderar 1 års teknisk support via telefon och online. Om du väljer alternativet för utökad garantiservice är kostnaden för ytterligare ett års support 20% av licenskostnaden.

* Licensens giltighetstid är inte begränsad.