Angajatorul a pierdut contractul de muncă ce să facă. Recuperarea documentelor de personal. Angajatul a cerut să îl certifice cu o copie a contractului de muncă. Cum se face bine

Întrebare

În timpul auditului de personal, s-a dovedit că angajatorul și angajatul nu aveau un singur contract de muncă semnat cu angajații. Cum va fi acum să restaurați documentația personalului și să încheiați contracte de muncă și comenzi de angajare cu toată lumea?

Răspuns

Procedura pentru restabilirea unui contract de muncă nu este stabilită prin acte normative.

Se recomandă încheierea unui nou contract de muncă. În acest caz, indicați data încheierii contractului și data începerii relației de muncă - când angajatul a fost admis în organizație. Pentru a restabili documentația, se recomandă angajatorului să emită o comandă privind pierderea documentației, o listă a documentelor pierdute, calendarul restaurării acestora și să indice persoana care este responsabilă cu restaurarea documentației personalului. Acest ordin poate fi emis pe baza Serviciului sau Memorandumului persoanei responsabile, în care este consemnat faptul absenței contractelor de muncă.

Justificare

Problemele organizării stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor sunt reglementate de Legea federală din 22 octombrie 2004 N 125-FZ (modificată la 18 iunie 2017) „Despre arhivele din Federația Rusă”. Reglementarea legală a procedurii și a condițiilor de stocare a documentelor de personal se realizează pe baza listei documentelor de arhivă administrativă standard generate în cursul activităților organelor de stat, autorităților locale și organizațiilor, indicând perioadele de stocare aprobate prin Ordinul Ministerul Culturii din Rusia din 25.08.2010 N 558. Secțiunea 8 „Securitatea personalului” din Lista specificată conține informații despre perioada de stocare a fișierelor personale, inclusiv copii ale comenzilor angajaților. Organizațiile sunt obligate să asigure siguranța documentelor de arhivă, inclusiv a documentelor privind personalul, în perioadele de depozitare stabilite de legile federale și alte reglementări acte juridice Federația Rusă, precum și listele de documente prevăzute la art. 23 din Legea federală N 125-FZ. Aceste documente au o perioadă de depozitare de 75 de ani. Perioada de depozitare este de 1 an pentru programul de vacanță și 3 ani pentru alte documente de vacanță.

Astfel, în cazul pierderii documentelor de personal cu semnături ale angajaților, angajatorul ar trebui să le restabilească, deoarece legislația actuală impune angajatorului obligația de a asigura siguranța documentelor de personal.

Procedura pentru restabilirea unui contract de muncă nu este stabilită prin acte normative.

Pentru a restabili documentația, se recomandă angajatorului să emită o comandă cu privire la motivele pierderii documentației, o listă a documentelor pierdute, calendarul restaurării acestora și să indice persoana care este responsabilă de restaurarea documentației personalului. Acest ordin poate fi emis pe baza Serviciului sau Memorandumului persoanei responsabile, care înregistrează absența contractelor de muncă (și, dacă este posibil, motivul pierderii acestora).

Potrivit experților autorităților de reglementare (a se vedea. Întrebare: A fost un incendiu în biroul nostru și toate documentele de personal au fost pierdute. Odată cu restaurarea cărților de lucru, am rezolvat problema. Și nu știm cum să restabilim copii ale contractelor de muncă. Situația este complicată de pierderea de către unii angajați a copiilor contractelor de muncă. Ce ar trebui să faci într-o astfel de situație? ("Departamentul de Resurse Umane organizare comercială", 2014, N 2) (ConsultantPlus)), dacă contractul de muncă a fost păstrat în formă electronică, trebuie eliberat un duplicat al contractului de muncă. În acest caz, duplicatul documentului trebuie să îndeplinească toate cerințele care se aplică la executarea unui contract de muncă și să fie identic cu copiile pierdute ale contractului de muncă. Dacă formular electronic nu există un contract de muncă, ei recomandă încheierea unui nou contract de muncă. În acest caz, indicați data încheierii contractului și data începerii relației de muncă - când angajatul a fost admis în organizație. În plus, în textul contractului de muncă, vă recomandăm să indicați că s-a încheiat înlocuirea celui pierdut.

În opinia noastră, cea mai sigură opțiune pentru angajator este a doua opțiune, deoarece posibilitatea emiterii unui duplicat a unui contract de muncă nu este prevăzută direct de legislația actuală a muncii (cum ar fi, de exemplu, capacitatea de a emite un duplicat al o carte de lucru).

Iti recomandam: familiarizați-vă cu materialele postate în ATP ConsultantPlus - Întrebare: Ce poate face un angajator în cazul pierderii ordinelor de personal cu semnăturile angajaților (în special, în vacanțe și transferuri de personal)? Care este ordinea restaurării lor? Este necesar să se restabilească astfel de ordine pentru lucrătorii concediați? (Consultare de experți, 2012) (ConsultantPlus)

Toate sunt pierdute contracte de muncă... Cum le poate restabili un angajator? Cum se întocmește corect un duplicat al unui contract de muncă? Contractul de muncă este încheiat din nou? Angajatul a cerut să îl certifice cu o copie a contractului de muncă. Cum se certifică corect această copie? La ce sancțiuni ar trebui să se aștepte un angajator dacă nu acordă salariatului o copie a contractului său de muncă?

S-au pierdut toate contractele de muncă. Cum le poate restabili un angajator?

Legislația muncii nu precizează direct procedura de restabilire a contractelor de muncă. Prin urmare, angajatorul îl poate dezvolta pe cont propriu individual pentru compania sa. De exemplu, elaborați un act de reglementare local separat cu privire la această problemă, adăugați coloana corespunzătoare la Instrucțiuni de pe Administrarea resurselor umane ().

Se poate prevedea în prealabil că, dacă, din orice motiv, originalul contractului de muncă se pierde, se întocmește un duplicat al acestuia (GOST R 7.0.8-2013). În același timp, este necesar să indicați pe baza documentelor care are loc înregistrarea și în ce interval de timp.

Apropo, angajatorul poate stabili următoarea procedură: originalele pierdute ale contractelor de muncă pot fi restabilite pe baza copiilor în mâinile angajaților. Astfel, dacă acest drept al angajatorului este specificat în reglementările interne ale companiei, va fi legal în termen de trei zile lucrătoare de la momentul descoperirii pierderii să solicite angajaților contractele lor de muncă. Angajatorul le va folosi pentru a face duplicate și a returna copii angajaților. Astfel de acțiuni ar trebui să fie limitate la un anumit interval de timp. De exemplu, un angajator sau un ofițer de personal, în calitate de reprezentant al acestuia, se angajează să facă totul în timpul săptămânii de lucru.

Atenţie!

Legislația muncii nu specifică termenul pentru întocmirea unui duplicat al unui contract de muncă. Prin urmare, termenul poate fi oricare, dar în limite rezonabile, și nu se poate întinde pe luni lungi.

Angajatorul poate introduce în plus copiile contractelor de muncă în baza de date electronică. Apoi, într-un act de reglementare local, puteți prescrie că duplicatele pe hârtie ale contractelor vor fi întocmite pe baza documente electronice... Acest lucru înseamnă că nu va trebui să solicitați copii ale acestora de la angajați, ceea ce va ajuta la reducerea semnificativă a documentelor.

Cum se întocmește corect un duplicat al unui contract de muncă?

Dacă ambele copii ale contractului de muncă se pierd, cum puteți întocmi în mod corespunzător duplicatele acestuia?

Să repetăm ​​că legislația nu conține ordinea stabilităînregistrarea unui duplicat al unui contract de muncă. Angajatorul își rezervă dreptul de a-l crea independent, prescriindu-l într-un act de reglementare local.

La crearea unei proceduri de eliberare a duplicatelor, ofițerul personal nu ar trebui să uite de următoarele circumstanțe:

Conform regulilor, originalul contractului de muncă în scris este încheiat în două exemplare, pe care fiecare dintre părți își pune semnătura (). Aceasta înseamnă că duplicatele documentelor pierdute ar trebui, de asemenea, să fie întocmite și fixate în mod similar. În plus, angajatul trebuie să semneze duplicatul angajatorului, certificând primirea copiei sale a documentului cu această semnătură.

Atenţie!

Informațiile specificate în duplicat trebuie să corespundă conținutului originalului pierdut al contractului de muncă. Informațiile și condițiile necesare întocmirii unui contract de muncă sunt precizate în Codul muncii.

Angajatorul poate, de asemenea, să recreeze aceste informații și condiții, ghidat de ordinele de angajare, luându-le din carnetul de muncă, de pe cardul personal sau din documentele altor angajați.

Contractul de muncă este încheiat din nou?

În departamentul de personal al uzinei, contractul de muncă cu angajatul s-a pierdut, și angajatul nu și-a găsit copia. Este posibil să închei din nou un contract de muncă fără a face un duplicat?

Raspunsul este da. În absența legislației privind restabilirea contractelor de muncă pierdute, angajatorul este liber în acțiunile sale atunci când soluționează o astfel de problemă. Chiar dacă ambele copii au dispărut, managerul poate crea și executa un nou contract de muncă cu angajatul fără a recurge la efectuarea unui duplicat, fără a uita însă de informațiile și condițiile care au fost enunțate în primul document pierdut (articolul 57 din Codul muncii al Federației Ruse).

Am stabilit data efectivă, la momentul încheierii și semnării contractului și, ca un paragraf separat, am dat afară data angajării angajatului. Este foarte recomandat să includeți în textul noului acord o notă că acesta a fost încheiat și semnat pentru a înlocui cel pierdut.

Un angajat care și-a pierdut copia îi cere angajatorului să îi dea o copie a contractului de muncă. Compania este obligată să satisfacă cererea angajatului?

Este legal stabilit că pentru documentele legate de muncă, angajatorul este obligat să dea angajatului copii la cererea sa scrisă (). Deoarece lista acestor lucrări este deschisă, angajatul are dreptul să ceară o copie a contractului de muncă. Angajatorul este obligat să furnizeze salariatului o astfel de copie, complet gratuită, în termen de trei zile lucrătoare de la depunerea cererii.

Sfat

Se poate întâmpla ca în departamentul de personal, din întâmplare, printr-o neînțelegere, să fi luat bani de la angajat pentru a face o copie a contractului de muncă. Returnați suma imediat cu scuze.

Angajatul a cerut să îl certifice cu o copie a contractului de muncă. Cum se face bine?

Procedura de certificare a copiilor () este legal stabilită, ceea ce înseamnă că o copie a contractului de muncă emis unui angajat trebuie certificată corespunzător ().

Pentru a securiza corect o copie pe hârtie, este necesar să scrieți cuvântul „Adevărat” (fără ghilimele și alte semne de punctuație) în partea de jos a foii, după toate informațiile introduse, indicați poziția persoanei autorizate care a certificat copia, cereți-i să semneze și să transcrie, să aplice data certificării documentului ().

Indiferent dacă merită aplicarea unui sigiliu pe o copie a contractului, este responsabilitatea angajatorului, dar să dea documentul semnificație juridică, copia este sigilată cu ștampilă.

Angajatorul are dreptul să refuze solicitarea angajatului de a-i da o copie notarială a contractului de muncă. Conform legislației muncii (articolul 62 din Codul muncii al Federației Ruse), el nu este deloc obligat să emită astfel de documente, cu excepția cazului în care, desigur, acest lucru este specificat într-un act de reglementare local. Dacă există o astfel de evidență, angajatorul trebuie să îndeplinească cererea angajatului, în timp ce plătește serviciile notarului din propriul buzunar (articolul 62 din Codul muncii al Federației Ruse).

La ce sancțiuni ar trebui să se aștepte un angajator dacă nu acordă salariatului o copie a contractului de muncă?

Angajatul a fost angajat, a semnat două copii ale contractului de muncă, după care documentele au fost transferate managerului pentru aprobare. A trecut ceva timp, dar angajatul nu a primit înapoi copia contractului. Amenință acest lucru angajatorul cu pedeapsă?

Contractul de muncă se întocmește în două exemplare. Și dacă un document se află în custodia angajatorului, atunci al doilea va fi cu siguranță predat angajatului ().

Legislația muncii este obligatorie. În cazul în care angajatorul încalcă regula existentă, de bunăvoie sau nu, poate fi supus unei sancțiuni administrative (articolul 5.27 din Codul contravențional).

Pentru o astfel de infracțiune, este amenințată o amendă, pentru oficiali- în valoare de la o mie la cinci mii de ruble, organizația, cu excepția unei amenzi de la 30 de mii la 50 de mii de ruble, poate fi supusă suspendării administrative a activităților timp de până la 90 de zile.

Un funcționar care nu și-a transferat un angajat copia contractului de muncă și a comis anterior o infracțiune similară în temeiul prezentului articol poate fi descalificat pentru o perioadă de unu până la trei ani.

Atenţie!

Prin comiterea unei infracțiuni similare se înțelege nu numai nerespectarea repetată a salariatului copiei sale a contractului, ci și săvârșirea unei alte încălcări a legislației muncii.

Un contract de muncă este un acord între angajator și angajat, în conformitate cu care angajatorul se angajează să ofere angajatului muncă pentru o funcție de muncă specificată, pentru a asigura condițiile de muncă prevăzute de legislația muncii și alte acte care conțin norme dreptul muncii, convenția colectivă, acordurile, reglementările locale și prezentul acord, în timp util și în totalitate, plătesc salariatului angajatului, iar acesta va îndeplini personal specificațiile din acest acord funcția de muncă, respectați reglementările interne ale muncii aplicabile acestui angajator (articolul 56 din Codul muncii al Federației Ruse). Obligația de a încheia un contract de muncă este prevăzută la art. 16, 56, 57, 67 din Codul muncii al Federației Ruse.
Procedura pentru restabilirea unui contract de muncă nu este stabilită prin acte normative, prin urmare, credem că, dacă contractul de muncă a fost păstrat în formă electronică, trebuie să se elibereze un duplicat al contractului de muncă. În acest caz, duplicatul documentului trebuie să îndeplinească toate cerințele care se aplică la executarea unui contract de muncă și să fie identic cu copiile pierdute ale contractului de muncă.
Dacă nu există o formă electronică a unui contract de muncă, vă recomandăm să încheiați un nou contract de muncă. În acest caz, indicați data încheierii contractului și data începerii relației de muncă - când angajatul a fost admis în organizație. În plus, în textul contractului de muncă, vă recomandăm să indicați că s-a încheiat înlocuirea a ceea ce s-a pierdut în legătură cu incendiul.

Foarte des în companii, nu toți angajații au contracte de muncă scrise, în ciuda faptului că această cerință este consacrată în articolul 67 din Codul muncii al Federației Ruse. Este posibil să nu fie acolo sau să nu fie actualizate - fără a face informațiile necesare sau modificările procesului activitatea de muncă angajat. Se întâmplă ca un angajat să-și fi pierdut copia unui contract de muncă și să ceară un duplicat.

Nici procedura de eliberare a unui duplicat, nici restabilirea unui contract de muncă nu sunt reglementate de lege. Cu toate acestea, angajatorul eliberează documentele solicitate. Cum se face corect?

Dacă vorbim despre restabilirea unui contract de muncă care nu există, atunci se recomandă întocmirea contractului de muncă cu data curentă, indicând în acesta întreaga cronologie de la data începerii relației de muncă: când a fost angajat angajat, pentru ce funcție, în ce organizație, cu ce salariu etc. .d. Când numele organizației este modificat, se indică de la data la care s-a schimbat. Dacă au existat transferuri, modificări ale plății și alte condiții, este recomandabil să se indice și în contractul de muncă. Desigur, dacă angajatorul nu are date și nu există unde să le obțină, atunci acestea nu sunt indicate. De asemenea, în contract, este necesar să se indice funcția pe care o ocupă acum angajatul și atât condiții obligatorii, stabilit în prezent de legislația actuală a muncii.

O altă opțiune este încheierea unui contract de muncă cu data actuală care indică data angajării angajatului (data efectivă a admiterii) și prescrierea condițiilor actuale acum - în conformitate cu poziția angajatului și cerințele legislației actuale. Neincluzând toată cronologia de la data admiterii.

Dacă odată a fost întocmit un contract de muncă cu un angajat înainte de intrarea în vigoare a Codului muncii al Federației Ruse (de exemplu, în 2000), care a fost ulterior pierdut de angajat și nu există niciun contract în sine, dar există doar acorduri scrise la acesta, puteți emite un duplicat.

Spre deosebire de un duplicat al cărții de muncă, procedura de eliberare prevăzută de lege, procedura de eliberare a unui duplicat al unui contract de muncă nu este reglementată de lege, prin urmare nu există instrucțiuni clare. În practică, un contract de muncă este restabilit în diferite moduri.

Un document duplicat este o copie a acestuia. Modificările aduse copiei sunt inacceptabile, prin urmare, atunci când emiteți un duplicat al unui contract de muncă, este important să îl certificați în mod corespunzător. Dacă angajatul solicită să îi furnizeze un duplicat al contractului de muncă, atunci este necesar să se indice pe acesta: „Duplicat al contractului de muncă nr. __ de la 00.00.0000, apoi indicați data efectivă de eliberare a duplicatului”

La emiterea unui duplicat, acordurile și anexele suplimentare la contractul de muncă, dacă există, nu ar trebui corectate sau distruse, ci ar trebui păstrate timp de 75 de ani, deoarece acestea au semnăturile originale ale angajatului și ale angajatorului.

Dacă numele organizației se schimbă în perioada de valabilitate a relațiilor de muncă, va fi corect să indicați numele anterior al angajatorului în duplicatul contractului de muncă - fără a face modificări la document, cu certificarea duplicatului prin sigiliul noii organizații cu o indicație directă pe duplicat, când și ce fel de reorganizare entitate legală a fost și pe baza a ce documente.

Pentru a proteja interesele angajatorului, dacă nu există contracte, se recomandă mai întâi asigurarea absenței acestora printr-un act în care este indicat care dintre angajați nu are contract de muncă.

Dacă angajatul și-a pierdut copia contractului de muncă și adăugați. acorduri, el are doar versiuni scanate, ce ar trebui să fac? De ce un angajat ar putea avea nevoie de un contract de muncă original? Ce documente (pe lângă contractul de muncă) poate confirma experiența sa de muncă în companie?

Răspuns