L'ordine nel magazzino: le azioni del revisore dei conti. Audit di magazzino: "interrogatorio" con predilezione Audit logistico di magazzino

È logico presumere che i dati più oggettivi, in base ai risultati dell'audit, possano essere forniti solo da esperto di logistica indipendente. Chi, come sapete, viene pagato per identificare e mostrare in modo specifico errori e problemi che hanno portato a processi inefficienti, e non nasconderli e tacere su di essi, a differenza degli specialisti aziendali a tempo pieno, motivati ​​a non subire ancora una volta, capanna."

Spesso (più di 15 audit) dovevo essere nel ruolo esperto indipendente e nel processo di conduzione di vari tipi di audit sistemi logistici, io, prima di tutto, ho prestato attenzione al magazzino ( logistica di magazzino) del mio cliente. Perché esattamente magazzino, tu chiedi?

Perché il magazzino è un indicatore molto importante dal quale, praticamente senza errori, se ne possono giudicare alcuni fattori importanti che incidono sull'efficienza dell'intera attività, così come, ad esempio, dal polso di una persona, si può giudicare in generale lo stato della sua salute.

Ovviamente, quando una persona viene dal medico, prima di iniziare il trattamento, il medico controlla prima il polso, la pressione, la temperatura. E in base allo stato di questi e di alcuni altri indicatori facilmente misurabili, giudica quanto sia sano l'intero corpo umano e se sia necessario continuare a indagarlo ulteriormente per mettere diagnosi corretta.

Anche magazzino. Se vuoi sapere quanto è efficace (sana) la tua attività, il modo più semplice e logico per iniziare è farlo audit di magazzino, e quindi, in base ai risultati dell'audit del magazzino, decidere se vale la pena continuare a esaminare, oppure si può iniziare subito a risolvere i problemi individuati (trattamento).

Potresti chiederti: perché esattamente il magazzino funge da indicatore, perché, ad esempio, né l'acquisto né la consegna, né le vendite con finanziamento, perché sono anche collegamenti molto importanti nel sistema logistico?

Il fatto è che è nel magazzino che solitamente si concentrano (uniscono) tutti i problemi causati dal lavoro inefficiente di quasi tutti divisioni chiave aziende.

Ad esempio, rispettato ufficio acquisti, ha ordinato e coordinato la consegna di merce al magazzino in quantità significativamente superiore alla sua capacità, anche tenendo conto di alcune riserve.

Di conseguenza, le merci dovevano essere collocate nei corridoi intermedi scaffalature, bloccando l'accesso alla merce che si trovava sugli scaffali e soggetta a picking, e quindi riduce notevolmente la velocità di quasi tutte le operazioni di magazzino e, di conseguenza, la velocità e la qualità dell'insieme degli ordini.

Sembrerebbe che l'errore sia stato commesso in ufficio da uno specialista degli acquisti, che potrebbe scorta Non ci sono mai stato e, di conseguenza, il problema è emerso proprio nel magazzino.

Oppure, per esempio, reparto vendite A che ha ordinato una certa quantità di un articolo da vendere all'ufficio acquisti.

L'ufficio acquisti ha assicurato la fornitura nella giusta quantità e al momento giusto, ma l'ufficio vendite non ha potuto vendere questo prodotto e lui "sospeso" in stock e trasformato in " illiquido", o peggio, in "ritardo".

E così ha preso il posto merce altamente liquida nel magazzino, rallentando così alcuni molto importanti processi di magazzino.

Sembrerebbe che il motivo errore di pianificazione delle vendite, e il magazzino, come sempre, si è rivelato “estremo”.

Cosa si può imparare esattamente da un audit di magazzino?

Primo e la cosa più importante- così funziona in un'azienda sistema di gestione dell'inventario.

Molti dirigenti che sono responsabili dell'efficacia della gestione dell'inventario dell'azienda, seduti in ufficio e guardando i monitor dei loro computer, spesso lo trovano vergognoso "scendi" al magazzino per vedere cosa sta succedendo davvero lì.

E di conseguenza, nei loro computer per alcune posizioni hanno un numero, ma in realtà nel magazzino sono completamente diversi. E tutto perché inventario, poiché deve essere eseguito, risulta che è costoso da eseguire e "riluttanza a sporcarsi le mani".

E qui tali merci giacciono in tali magazzini, da qualche parte nell'angolo più lontano, e su di esso giace uno spesso strato di polvere. E nessuno, per il momento, ha bisogno di questo prodotto, e si intromette nel magazzino, e non ha senso da esso. E se nessuno, a chi per questo "Non ti daranno un cappello", non ricorda un tale prodotto, quindi mentirà fino a quando non verrà cancellato a spese dei fondi personali dell'imprenditore.

Altro inoltre stato delle scorte, di conseguenza audit di magazzino, puoi imparare le seguenti cose utili, ad esempio:

a) l'efficienza con cui vengono spesi i soldi manutenzione del magazzino, ricostruzione o costruzione

b) l'efficienza dell'utilizzo dello spazio di magazzino, scaffalature e sollevamento attrezzatura

c) Quanto è efficiente? FOOT,

d) quanto è produttivo il personale,

d) Quanto è efficace? motivazione.

e) cos'è cultura della produzione di magazzino come influisce sulla qualità delle operazioni eseguite

g) altra importante "utilità"

Un'altra conversazione è che non tutti e non sempre vogliono sapere la verità sul proprio magazzino, ma questo è un altro argomento non correlato alle tecnologie di magazzino, anche se non meno importante in questo contesto.

Per illustrare quanto possa essere utile visitare semplicemente un particolare magazzino, una particolare società di distribuzione, a audit dei sistemi logistici, darò quanto segue esempio.

Immagina un magazzino società di distribuzione circa 3000 mq. m. con altezza fino a 10 metri fino al bordo inferiore della trave, con stoccaggio a scaffalature di 4 livelli, piano a +1.2000, autolivellante, con banchine, con aree spedizione/ricezione, un'area ordini ready-made, un magazzino area e un'area di scarto .. tutto è come dovrebbe essere.

Magazzino, tra l'altro, vero. Il proprietario ne ha ordinato la progettazione e la costruzione secondo un modello di progetto tratto da bella immagine su internet.

Ho fatto un audit di questo magazzino nel 2011.

Entrato nel territorio del magazzino, alle 9:00 ho visto sul sito davanti alle banchine un gruppo di auto per il carico, con una capacità di carico da 1,5 a 10 tonnellate, e sul territorio c'erano diversi camion pesanti(parrocchie).

Le auto per il carico sono state caricate utilizzando un carrello elevatore, che ha rimosso i pallet con le merci dall'apertura banchine, metterli davanti ai vagoni, quindi caricatori e magazzinieri caricavano e sistemavano manualmente la merce nei furgoni.

Perché non è chiaro per queste operazioni un magazzino con banchine?

Poiché le banchine erano occupate, i camion che venivano a scaricare gli scontrini si fermavano e aspettavano la fine del carico del flusso.

Entrando nel magazzino, ho visto un'area di spedizione occupata da pallet di merce destinata alla spedizione, adibita a area di pronto ordine. Tutte le altre lavorazioni durante la spedizione della spesa non sono state eseguite per mancanza di personale e di spazio in magazzino per svolgere le operazioni corrispondenti.

Mentre ero nell'area di stoccaggio, ho esaminato cellule di base e vide che le merci nelle celle di base non erano disposte in modo tale che fosse conveniente completarle, ma sparpagliato(come se fosse stato completato per l'ultima volta).

V zona di raccolta c'è un prodotto che non viene prelevato da molto tempo (si può vedere che giace a lungo su uno strato uniforme di polvere sulle scatole) e merce in scatole strappate casualmente (pezzo) e sparse, anche nella corridoi.

accatastamento merce "impegnata" camion retrattile e caricatore, che può spostare la merce non più in alto di 3 livelli, a causa del fatto che i corridoi erano ingombranti, l'attrezzatura era inattiva (abbiamo risparmiato un po' di tempo sull'attrezzatura per la movimentazione del carico)

Gli ultimi livelli di scaffalature erano ~90% vuoto. Il terzo livello è stato riempito del 50 percento, il secondo livello era sovraffollato, praticamente non c'erano scorte di celle vuote.

Dalla comunicazione con che impila, dopo avermi rimosso alcuni pallet, sono giunto alla conclusione che la rotazione della merce è insoddisfacente.

Dalla quantità di polvere sui pallet con merci del 4° e 3° livello, era chiaro che questo prodotto più di un meseè rimasto inattivo e alcune posizioni sono rimaste inattive per molto più tempo (alcune posizioni sono rimaste inattive dall'avvio del magazzino)

Il prodotto non è affatto etichettato o segnato errato (non vengono indicati data di consegna, numero di lotto, codice prodotto).

Dopo aver parlato con il responsabile del magazzino, l'ho scoperto inventario in magazzino vengono effettuati senza "vuoto", in fase di riconteggio, la merce non viene prelevata dai livelli superiori (viene annotato quanto scritto con marcatore grande sulle scatole).

Dopo aver osservato, poco dopo, l'operazione accettazione delle ricevute, ho visto quello che mi aspettavo di vedere: la maggior parte dei beni che arrivavano in parrocchia non erano disposti come dovrebbero, secondo il principio “fi-fo”.(o per qualche altro motivo..), è stato semplicemente messo da parte (nei corridoi), perché c'era una carenza di tutta la merce che arrivava e questo prodotto doveva essere spedito alla spedizione successiva.

Così, ad occhio nudo è stato possibile vedere che in questo magazzino è reale si gira solo circa 1/3 del volume totale delle merci, e il resto del prodotto occupa semplicemente tutto lo spazio rimanente, praticamente senza movimento.

No Analisi del magazzino ABC Non avrei potuto mostrare meglio il problema. meglio di questo come è stato visto in questo momento in magazzino.

Merce difettosa era localizzato insieme ad altre cose, veniva raccolto e cancellato una volta alla settimana.

Il personale di magazzino cambiava costantemente, motivazione del personale c'era una "curva", non c'era una squadra in quanto tale ... le persone lavoravano dall'inventario all'inventario e quasi tutti smettevano ogni 3 mesi.

Con tutto questo, il capo dell'azienda ha assunto altamente retribuito specialisti della gestione dell'inventario, che non sono mai andati al magazzino, ma allo stesso tempo hanno fornito al Cliente molte tabelle intelligenti e calcoli diversi sullo stato delle scorte nel suo magazzino e, stranamente, ci ha creduto.

In aggiunta a ciò, il Responsabile delle Imprese doveva prendere decisioni nell'ambito di rigorosi accordi di distribuzione, dove erano previste condizioni rigorose per il campionamento di volumi gonfiati di merci per piacevoli percentuali di bonus.

La condizione per ricevere questi premi era che ad una certa ora arrivasse al magazzino una partita di merce senza alcun piano concordato, eccedente di parecchie volte la consueta tassi di reddito.

Di conseguenza, le merci sono state esposte nei corridoi e tutti i processi di magazzino sono rallentati in modo significativo o si sono interrotti del tutto.

Alla fine, la Compagnia ne ha portati alcuni costi indiretti, che erano più difficili e spiacevoli da calcolare rispetto ai benefici diretti dei bonus associati a un bonus aggiuntivo al Responsabile delle Imprese e ad alcuni suoi subordinati, ma in entità queste perdite, anche in apparenza, erano significativamente superiori ai proventi dei bonus .

Dopo il audit di magazzino, acquisti e consegna, Il capo dell'attività di questa azienda ha ricevuto una suddivisione completa dei problemi esistenti in base alle priorità e gradualmente ha iniziato a eliminarli di proposito.

Quindi, ovviamente, è necessario eseguire un audit di magazzino!

Non lasciare che arrivi al punto in cui, come nell'esempio sopra, devi farlo congelare 2/3 delle scorte in non liquidi, seguendo l'esempio delle Controparti.

È chiaro che ci sono meno dipendenti con stipendi elevati nel magazzino che sono in grado di fare pressioni sugli interessi del magazzino di fronte alla direzione dell'azienda, ma comunque non c'è bisogno di fare una "buca della spazzatura" fuori dal magazzino dove attribuire gli "stipiti" di tutte le altre unità. È tutto troppo presto, alla lunga non farà che aggravare la situazione generale.

Ma, anche se tutto non è così male nel tuo magazzino come descritto nel mio esempio, lo stesso, non dovresti fermarti qui.

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Migliora l'efficienza della tua attività, lungo l'intera catena di fornitura! E non considerare vergognoso guardare ancora una volta il magazzino e comunicare con il personale del magazzino!

Verifica logistica di magazzinoè una ricerca di modi per migliorare il lavoro del magazzino nell'ambito di un rapido studio delle risorse e dei processi di magazzino. Può essere un evento occasionale o regolare.

Verifica logistica mira a trovare carenze nell'organizzazione del magazzino e nel suo lavoro e alla formazione di proposte per la loro eliminazione. Un compito particolare di un audit logistico in alcuni casi è giustificare la necessità dell'automazione del magazzino.

Spesso audit logisticoè considerato un passaggio obbligatorio che precede l'implementazione del sistema WMS. I risultati dei sondaggi e le raccomandazioni degli specialisti aiutano a trovare le migliori soluzioni per lo stoccaggio delle merci, ottimizzare le prestazioni delle operazioni di magazzino, il carico e il numero del personale, ecc. In altre parole, un audit logistico contribuisce a capire cosa bisogna fare in un magazzino per metterlo in ordine prima dell'automazione.

A cosa serve un audit di magazzino?

• sovraccarico del magazzino, quando il volume degli acquisti e delle consegne supera la capacità effettiva dei locali. Ciò può essere dovuto al fatto che le aree di stoccaggio non sono adeguatamente posizionate nel magazzino, nonché al sistema di lavoro del personale non stabilito, che rallenta le operazioni di magazzino e porta ad un aumento degli errori.
• Elevati costi di manutenzione. Di solito la causa è un'operazione di magazzino inefficiente: un sistema di identificazione del prodotto inappropriato, una sovrabbondanza di dipendenti o una mancanza di attrezzature.
• Preparazione per l'automazione. In questa situazione, è quasi necessario condurre un audit logistico al fine di implementare correttamente ed efficacemente il sistema di gestione.

Cosa include un audit logistico:

• Analisi delle infrastrutture
• Analisi di processo
• Analisi della documentazione
• Analisi dei sistemi informativi
• Sviluppo di proposte
• Calcolo di uno studio di fattibilità per l'implementazione di WMS

Strumenti di audit logistico:

• Intervistare i dipendenti
• Supervisione del magazzino
• Analisi dei documenti: istruzioni di lavoro, mappe tecnologiche, layout

Risultati dell'audit logistico:

• Elenco dei problemi rilevati
• Suggerimenti per la risoluzione dei problemi
• Studio di fattibilità sulla necessità di automazione di magazzino

AXELOT ha una notevole esperienza nella conduzione di audit logistici nell'ambito di complessi progetti di ottimizzazione del magazzino, inclusa l'implementazione di un sistema WMS. Se la tua azienda non dispone di un servizio logistico, non dispone di risorse umane e di tempo sufficienti per condurre un sondaggio, o hai solo bisogno di una prospettiva esterna, gli specialisti AXELOT ti aiuteranno a trovare ed eliminare le discrepanze tra le esigenze dell'azienda e lo stato attuale di affari in magazzino.

Già in Russia, è giunto il momento in cui è relativamente poco costoso assumere uno specialista competente dal mercato dei servizi di consulenza e ottenere da lui consigli dettagliati sul "benessere" del tuo magazzino. Supponiamo di aver trovato lo "specialista" giusto che ha tutto qualità necessarie(anche se questo non è facile) e inviato al tuo magazzino. Cosa potrà vedere nel vostro magazzino con il suo look scientifico e “non saponoso”? Un sacco di cose interessanti se sai quando e dove guardare e con chi e come parlare...

Quando una persona viene dal medico, il medico controlla prima il polso, la pressione, la temperatura e, in base allo stato di questi e di altri indicatori facilmente misurabili, giudica quanto è sano l'intero corpo umano, se è necessario continuare a indagare ulteriormente, oppure puoi immediatamente fare una diagnosi finale e iniziare immediatamente il trattamento.

Così è il magazzino. Se vuoi sapere quanto è efficiente l'intera attività, è più logico iniziare con un audit in magazzino, e poi molto diventerà immediatamente chiaro e comprensibile.

Potresti chiederti: perché il magazzino funge da indicatore - perché, ad esempio, non acquistare o consegnare o vendere con finanziamento, perché sono anche anelli importanti nella catena di approvvigionamento?

Rispondo: per capire il complesso, devi prima trasformarlo in semplice. Mettilo sugli scaffali, come si suol dire, "separa le mosche dalle cotolette" e così via ...

"Cotolette - separatamente ..."

Mi chiedi come si fa? Come semplificare, ad esempio, un complesso e macchinoso sistema di contabilità e controllo delle merci e flussi finanziari, o come valutare l'efficacia del sistema informatico di una grande holding, o come scoprire con quanta efficienza vengono convertiti i soldi che hai investito nella modernizzazione di qualsiasi sistema e tecnologia e come, infine, scoprire quando il promesso trarre profitto da questa modernizzazione apparirà?

Risposta: Ci sono due modi. Puoi inventare qualche sistema ancora più complesso per usarlo per provare a valutare i sistemi di cui sopra e, di conseguenza, complicare ancora di più le cose, oppure puoi semplicemente guardare con attenzione alcuni indicatori che giacciono in superficie, ad esempio, in un magazzino e utilizzarli per trarre le conclusioni necessarie.

E quali sono gli indicatori importanti in stock?

Negli anni della mia pratica, sono stato impegnato nell'audit delle catene di approvvigionamento presso un'ampia varietà di imprese, con un'ampia varietà di tecnologie di magazzino e il grado di attrezzatura con vari modi, moderni e non molto, di analizzare i sistemi di gestione dell'inventario, per un'analisi preliminare dello stato delle scorte, mi recavo sempre in magazzino prima di tutto e circa nell'arco di una giornata lavorativa sapevo già quasi inequivocabilmente l'efficacia della gestione delle scorte in questa azienda.

In generale, dopotutto, un magazzino è una sorta di indicatore con cui si può giudicare l'efficienza di un'azienda senza errori, proprio come, ad esempio, dal battito cardiaco di una persona ...

Nel processo di ulteriore studio approfondito e completo dei dati del CIS (corporate Sistema informativo) e conversazioni con i capi dipartimento e la direzione aziendale, non trovavo quasi mai buoni motivi per cambiare idea sullo stato delle scorte che avevo dopo aver visitato il magazzino.

Cos'altro, oltre allo stato delle scorte, si può imparare dagli indicatori delle scorte?

Come risultato di un'indagine sul magazzino, puoi scoprire l'efficienza con cui vengono spesi i soldi per la sua manutenzione, ricostruzione o costruzione.

Puoi anche scoprire come vengono utilizzati in modo efficiente lo spazio del magazzino, le scaffalature e le attrezzature di sollevamento.

Puoi anche scoprire l'efficienza con cui viene speso il fondo salari, quanto è produttivo il personale, quanto è efficace la sua motivazione, qual è la cultura di produzione nel magazzino, come influisce sulla qualità delle operazioni eseguite. E molte cose più interessanti e utili possono essere apprese da un audit condotto da professionisti.

Un'altra conversazione è che non tutti e non sempre vogliono sapere la verità sul proprio magazzino, ma questo è un altro argomento non correlato alle tecnologie di magazzino, anche se non meno importante in questo contesto.

Qui non svelerò tutti i miei segreti, ma farò solo un esempio per illustrare quanto possa essere utile una semplice visita al magazzino da parte di uno specialista della logistica e di SCM.

Caos ben strutturato

Immaginate un magazzino di una società di distribuzione con una superficie di circa 3000 mq, con un'altezza al bordo inferiore della trave di 10 metri, con stoccaggio a scaffalature di 4 livelli, un piano a circa +1.2000, carico, con banchine, con aree spedizione/ricezione, un'area pronti ordini, un'area magazzino e un matrimonio. Tutto è come dovrebbe essere, solo un sogno, non un magazzino!

Magazzino, tra l'altro, reale. Il proprietario ne ha ordinato la progettazione e la costruzione secondo un modello di progetto tratto da una bella immagine su Internet.

Ho fatto un audit di questo magazzino nel 2011.

Entrato nel territorio del magazzino, alle 9:00 ho visto sul sito di fronte alle banchine un gruppo di auto per il carico, con una capacità di carico da 1,5 a 10 tonnellate, e sul territorio - diversi autocarri pesanti (arrivi) .

Le auto per il carico sono state riempite con l'aiuto di un carrello elevatore, che ha rimosso i pallet di merci dai moli aperti, li ha posti davanti alle auto, quindi caricatori e magazzinieri hanno caricato manualmente e collocato le merci su furgoni. Perché un magazzino con banchine per queste operazioni non è chiaro.

Poiché le banchine erano così occupate, i "carri" che venivano a scaricare gli scontrini si fermavano e attendevano la fine del carico della spesa.

In un magazzino, ad esempio, è possibile, ad esempio, valutare l'efficacia dell'utilizzo delle scorte di magazzino quasi senza errori...

Entrando nel magazzino, ho visto un'area di spedizione occupata da pallet di merce destinata alla spedizione, adibita a area di pronto ordine.

Tutte le altre lavorazioni durante la spedizione della spesa non sono state eseguite per mancanza di personale e spazio per svolgere le operazioni.

Trovandomi nell'area di stoccaggio, ho esaminato le celle di base e ho visto che la merce nelle celle di base non era disposta in modo che fosse conveniente prelevarla, ma sparpagliata (come se fosse stata raccolta per l'ultima volta).

Nella zona di picking c'era un prodotto che non veniva prelevato da molto tempo (era evidente che giaceva da molto tempo, su uno strato uniforme di polvere sulle scatole), e merce in scatole strappate casualmente ( un pezzo), compresi quelli sparsi nei corridoi tra le scaffalature.

L'accatastamento delle merci veniva effettuato da un carrello retrattile e da un muletto elettrico, che poteva movimentare la merce non oltre il terzo livello a causa dell'ingombro dei corridoi, l'attrezzatura era ferma (un tempo “salvata” sulla mezzi di sollevamento).

Gli ultimi livelli di scaffalature erano vuoti al 90%. Il terzo livello è stato riempito del 50 percento, il secondo livello era sovraffollato: praticamente non c'erano scorte di celle vuote.

Dalla comunicazione con l'impilatore, dopo avermi rimosso diversi pallet, sono giunto alla conclusione che la rotazione della merce è insoddisfacente.

A giudicare dalla quantità di polvere sui pallet con merci del quarto e terzo livello, era chiaro che questo prodotto era rimasto inattivo per più di un mese e alcune posizioni per molto più tempo (si è scoperto che alcune posizioni erano rimaste inattive da quando l'inizio del magazzino). Il prodotto non è affatto etichettato o è etichettato in modo errato (data di consegna, numero di lotto, codice prodotto non sono indicati).

Dopo aver parlato con il responsabile del magazzino, ho scoperto che il magazzino viene effettuato senza “grafici in bianco”, quando ricalcolando la merce non viene rimossa dai livelli superiori (viene scritto ciò che è scritto a grande pennarello sulle scatole).

Dopo aver visto l'operazione di ricezione degli scontrini poco dopo, ho visto quello che mi aspettavo di vedere: la maggior parte della merce arrivata allo scontrino non è stata collocata, come dovrebbe essere secondo il principio FIFO (o altro), è stata semplicemente messo da parte (nei corridoi), perché c'era una carenza di tutta la merce che arrivava e questo prodotto doveva essere spedito alla spedizione successiva.

Pertanto, si potrebbe vedere ad occhio nudo che in questo magazzino solo circa 1/3 del volume totale della merce viene effettivamente ribaltato e il resto della merce occupa semplicemente lo spazio rimanente con poco o nessun movimento.

Nessuna analisi ABC del magazzino avrebbe potuto mostrare il problema in modo più chiaro di quanto si vedesse nel magazzino in questo momento.

Era localizzato insieme ad altre cose, veniva raccolto e cancellato una volta alla settimana.

Il personale del magazzino cambiava continuamente, c'era una "curva", non c'era una squadra in quanto tale, le persone lavoravano dall'inventario all'inventario e cambiavano ogni 3 mesi.

Con tutto questo, il dirigente d'azienda ha assunto responsabili dell'inventario ben pagati che non sono mai scesi in magazzino, ma allo stesso tempo gli hanno fornito molte tabelle intelligenti e calcoli diversi sullo stato delle scorte nel suo magazzino ... e , stranamente, ci credeva.

Migliora l'efficienza della tua attività lungo tutta la filiera! E non abbiate paura di dare un'altra occhiata al magazzino per vedere cosa sta realmente succedendo lì e per chiacchierare con il personale del magazzino!...

Oltre a ciò, il direttore aziendale doveva prendere decisioni nell'ambito di rigidi accordi di distribuzione, in cui erano previste condizioni rigorose per il campionamento di volumi gonfiati di merci a piacevoli percentuali di bonus.

La condizione per ricevere questi premi era che il fornitore potesse in qualsiasi momento, senza alcuna approvazione, spedire una partita di merce che superava di parecchie volte gli incassi abituali. Di conseguenza, le merci sono state esposte nei corridoi e tutti i processi di magazzino sono rallentati in modo significativo o si sono interrotti del tutto.

In definitiva, l'azienda ha sostenuto alcuni costi indiretti che erano più difficili e spiacevoli da calcolare rispetto ai benefici diretti dei bonus associati a un bonus aggiuntivo al capo dell'azienda e ad alcuni suoi subordinati, ma in grandezza queste perdite, anche in superficie, erano significativamente superiori ai proventi dei premi.

Dopo aver verificato il magazzino, l'acquisto e la consegna, il capo dell'attività di questa azienda ha ricevuto un allineamento completo dei problemi esistenti in via prioritaria e gradualmente ha iniziato a eliminarli di proposito.

Pertanto, è necessario eseguire un controllo del magazzino. Non portare al punto che, come nell'esempio sopra, devi congelare 2/3 delle scorte in liquidità non liquida, seguendo l'esempio delle controparti.

È chiaro che ci sono meno personale ad alto salario nel magazzino che è in grado di fare pressione sugli interessi del magazzino di fronte alla direzione dell'azienda, ma comunque non è necessario fare una "fossa dell'immondizia" fuori dal magazzino e prendere gli "stipiti" di tutti gli altri dipartimenti lì. Ciò non farà che aggravare la situazione generale a lungo termine.

Ma anche se tutto nel tuo magazzino non è così male come nell'esempio che ho descritto, non devi comunque fermarti qui.

Invece di un epilogo

Del resto, anche i più moderni e intelligenti sistemi di contabilità e pianificazione dei controlli non serviranno a nulla se analizzano dati che non sono legati a processi in corso e realmente in corso nel magazzino.

Yuri Kolmachikhin, esperto di logistica e SCM, per la rivista Consultant

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Esperienza preziosa nella risoluzione di problemi urgenti, risposte a domande complesse, informazioni fresche appositamente selezionate sulla stampa per contabili e manager.

2 Turlaev Evgeny Gennadyevich Fondatore della società di consulenza Proficom (l'obiettivo dell'azienda è risolvere i problemi di business per le imprese che hanno una strategia lungimirante per lo sviluppo dei propri marchi), business coach, Crisis Manager, professionista. Informazioni più dettagliate sul sito web Direzione dell'attività: servizi di consulenza sullo sviluppo del business; costruire un sistema di vendita di distribuzione di alta qualità; lavorare allo sviluppo del reparto vendite e della strategia di vendita nelle aziende commerciali e manifatturiere; costruzione di sistemi logistici; tenere seminari aperti e aziendali; gestione delle crisi nelle vendite e nella logistica.

Lo scopo dell'analisi logistica Revisione di esperti sistema di magazzino esistente e una proposta costruttiva per l'attuazione nuova tecnologia nel lavoro del magazzino, elaborazione di operazioni tecnologiche con merci, supporto tecnico complesso di magazzini. 4

Il principio chiave per condurre un audit Il principio chiave per condurre un audit è passare dagli obiettivi globali dell'impresa nel modificare il sistema logistico di magazzino esistente a uno studio dettagliato dei processi tecnologici del magazzino, le ragioni della bassa efficienza e delle opportunità perse nel lavoro logistica di magazzino. 5

Definizioni delle attività Incontro con la direzione aziendale. Preparazione di un elenco di modifiche, che indichi gli obiettivi dichiarati del progetto, il cui raggiungimento è richiesto a seguito delle modifiche. L'elenco degli obiettivi è suddiviso in priorità: obbligatorie, pianificate e desiderate. Gli obiettivi obbligatori devono essere definiti. Pianificato e desiderato servono a valutare i singoli aspetti della soluzione. Firma del contratto e accordo di riservatezza. 6

Comunicazione con il personale Comunicazione con i dipendenti in magazzino, della durata di cinque giorni lavorativi; Massimo coinvolgimento degli stessi nei processi di cambiamento in atto, che è uno degli obiettivi principali dell'audit; Ottenere la massima quantità di informazioni e una valutazione oggettiva del lavoro del magazzino per oggi

Analisi delle informazioni ricevute Sviluppo di soluzioni per ottimizzare il sistema di interazione con gli altri divisioni strutturali aziende; Sviluppo di schemi di flussi merceologici e posizionamento di prodotti in magazzino; Progettazione e calcolo del numero di posti di stoccaggio; Calcolo delle attrezzature di magazzino per tipologia; Sviluppo dello schema del processo tecnologico; Ottimizzazione delle operazioni di magazzino; Calcolo del numero del personale in funzione delle opzioni proposte per la tecnologia di gestione del magazzino; Sviluppo di raccomandazioni per l'ottimizzazione del sistema di contabilità di magazzino, flusso di lavoro, scambio di informazioni.

Yrysbek Tashbaev, Ph.D., vice Amministratore delegato per lo sviluppo dell'Istituto per lo Studio delle Merci e delle Ricerche di Mercato mercato all'ingrosso(ITKOR)

Sistema logistico efficiente impresa moderna richiede la presenza di personale qualificato e competente, moderne attrezzature di stoccaggio e trasporto, tecnologie ad alte prestazioni. Sfortunatamente, non tutte le imprese sono pronte per implementare progetti di sistema nel campo della logistica. La ragione di ciò potrebbe essere carenze nell'organizzazione del lavoro dell'azienda, un sistema di gestione non regolamentato e impreparazione del personale. Inoltre, i consulenti logistici offrono solitamente soluzioni in quelle aree funzionali in cui sono competenti, senza prestare attenzione ai problemi sistemici dell'impresa. Tutto questo in combinazione costringe le aziende a rivolgersi a esperti indipendenti con la richiesta di condurre un audit logistico.

L'audit logistico è più richiesto nelle imprese industriali, dove tutte le funzioni logistiche sono coinvolte nel complesso, compresi l'approvvigionamento, la produzione e la commercializzazione dei prodotti; ha senso svolgerlo anche in commercio. I risultati dell'audit possono essere utili per le aziende che offrono soluzioni di informazione e consulenza nel campo della logistica, per gli operatori di magazzino e le società di spedizione.

Cosa si intende per audit logistico e in cosa differisce da un audit contabile “normale”? Secondo le definizioni esistenti, "l'audit è un processo sistematico per ottenere e valutare dati oggettivi su attività ed eventi economici, stabilendo il livello della loro conformità ai criteri stabiliti e presentando i risultati agli utenti interessati". Sinonimi di questo termine sono le parole "ricerca", "diagnosi", "studio". Pertanto, un audit logistico può essere inteso come una valutazione da parte di un soggetto indipendente di tutti gli aspetti della filiera aziendale, determinando i lati "forti" e "deboli" del sistema logistico dell'impresa, tracciando le tendenze che ne influenzano la formazione, analizzando casi di uso inefficiente delle risorse, determinando il livello di competitività delle imprese del sistema logistico.

Il principio chiave di un audit logistico sta passando dal generale allo specifico: dagli obiettivi globali e dagli indicatori di performance alle ragioni di bassa efficienza, produttività e opportunità perse, e solo dopo - a uno studio dettagliato di aree selezionate dell'impresa.

Secondo questo principio, ad esempio, ottimizzazione del magazzino locale o sistema di trasporto non viene effettuata nelle fasi di commercializzazione o approvvigionamento del prodotto - tali decisioni vengono prese solo sulla base di una visione sistematica dell'intera filiera. Per condurre un audit logistico, all'interno dell'azienda viene creato un team, che comprende rappresentanti sia dei servizi logistici che di altre unità funzionali (finanza e contabilità, controllo, marketing e vendite, produzione e approvvigionamento, Tecnologie dell'informazione), nonché esperti di terze parti. estremamente importante livello professionale professionisti reclutati. Non devono essere esperti nelle specifiche di una particolare attività, ma almeno devono essere competenti nella teoria e nella pratica della logistica e della gestione della catena di approvvigionamento. Ciò rivelerà le riserve e il potenziale nascosto disponibili presso l'impresa e fornirà una valutazione obiettiva del livello della sua gestione logistica.

Nella fase preliminare, il team studia le aree di vendita (retail e clienti all'ingrosso), magazzinaggio (magazzini di materie prime e materiali, prodotti finiti), produzione. Quindi, entro una settimana, gli esperti elaborano i risultati dell'audit e preparano un elenco di raccomandazioni (più precisamente, una serie di questioni) da sottoporre a audit. Insieme agli specialisti dell'impresa, gli esperti invitati formulano domande che costituiscono la base di interviste, questionari, questionari e compilano un elenco di indicatori in base ai quali vengono valutate le funzioni logistiche. Per fare ciò, selezionano tra vari modelli esistenti (come SCOR, ecc.) gli indicatori più applicabili a questa impresa. Nella fase preliminare, è importante stabilire contatti tra i membri del gruppo di audit e gli imprenditori: per l'impresa, le questioni logistiche sono una componente di spesa ed è importante che i proprietari vedano chiaramente quali benefici riceveranno dall'attuazione di un sistema logistico ben funzionante.

Al termine della fase istruttoria si può procedere direttamente alla procedura di audit logistico, che può essere suddivisa in forma esterna ed interna. Ci sono opinioni diverse su quale di questi approcci dovrebbe essere preferito nella fase iniziale, ma quando si lavora con una struttura logistica interna non formalizzata, sarà più logico condurre un audit all'interno dell'impresa.

La procedura di revisione interna prevede:

Interviste ai rappresentanti delle aree funzionali su tematiche legate alla logistica (trasporti, magazzini, scorte, forniture, sistema di gestione, motivazione);

Elaborazione di una selezione di documenti aziendali (documentazione primaria, fascicoli vari, report, sia interni che esterni);

Raccolta dati sui contratti di conduzione analisi statistica e una descrizione accurata del funzionamento del sistema logistico esistente.

È importante che le principali proposte per il piano d'azione, le decisioni e le idee provengano da quei membri del team di audit logistico che rappresentano l'impresa cliente. Nel corso dell'analisi di sistema in corso viene costruito un sistema di indicatori operativi, che può essere suddiviso in quattro gruppi:

• indicatori di performance del servizio clienti (clienti interni ed esterni) e valutazione della qualità del servizio;
• indicatori relativi ai costi di svolgimento delle funzioni logistiche (costi di acquisto, forniture, trasporti, magazzini, magazzinaggio, scorte). Quando si analizzano i costi, viene eseguito il calcolo "costo-beneficio": ciò significa i vantaggi ricevuti dai clienti dall'implementazione di determinate soluzioni;
• indicatori di utilizzo degli asset (magazzini, parco rotabile di proprietà). Le componenti dell'infrastruttura con l'espansione della scala del business e della geografia delle operazioni stanno iniziando a incidere sempre più sul costo dei prodotti per imprese manifatturiere e merci per società commerciali;
• indicatori di benchmarking - studio delle best practice dei concorrenti del cliente nelle aree legate alla logistica.

Con i risultati dell'audit interno in mano, il team può passare a un audit esterno, durante il quale studia le aspettative e i requisiti dei clienti al fine di determinare le prestazioni dell'azienda, considerare le tecniche utilizzate dai concorrenti e i livelli di servizio richiesto. Viene effettuato un audit esterno sotto forma di invio di questionari, interviste selettive con i clienti (rappresentanti dei vari segmenti di mercato serviti, acquirenti con diversi volumi di acquisti e da diverse località geografiche). I questionari ei questionari modello sono adattati per ciascuna impresa; contestualmente vengono normalmente intervistati sia i responsabili dell'azienda, sia i singoli dipartimenti, nonché specialisti specifici. I questionari svolgono diverse funzioni: servono come fonte per ottenere informazioni strutturate sul sistema logistico dell'azienda e un mezzo per attirare l'attenzione degli specialisti su questioni chiave nel funzionamento di questo sistema. Nell'elaborazione dei questionari, l'attenzione principale è rivolta alla qualità del servizio clienti, all'analisi delle cause e delle conseguenze per vari tipi di costi.

I risultati dell'audit esterno consentono al team di audit logistico di formulare raccomandazioni sulla strategia futura dell'azienda e indicare le modifiche che devono essere apportate all'attuale sistema operativo logistica, descrivere una strategia consigliata per lo sviluppo di un sistema logistico efficiente e produttivo.

Ad esempio, propongo di considerare come è stato condotto un audit logistico in un'azienda che includeva imprese industriali per la produzione di uova, una casa commerciale e una società di gestione. Per indagini, interviste e altre attività accessorie durante l'audit sono stati coinvolti studenti e personale docente delle università ubicate nella stessa città della holding. Questo, a nostro avviso, è un punto fondamentale: un tale passo risolverà il problema degli analisti dei sistemi di formazione nel campo della logistica, in modo che in futuro possano assumere le posizioni di coordinatori o logisti nelle imprese.

Durante l'audit, è stato rivelato che ciascuna delle imprese ha specialisti responsabili di magazzini, acquisti, finanza e contabilità. Societa 'di gestione esercita il controllo generale, coordina le operazioni, gestisce gli investimenti. Totale processo logisticoè stato suddiviso in sottoprocessi separati: approvvigionamento e fornitura di materie prime per la prima impresa, fornitura e spedizione di prodotti / semilavorati dalla prima impresa a quelle successive, spedizione di prodotti da queste imprese alla casa commerciale, che ha spedito e prodotti consegnati all'acquirente e spedizioni dirette ad altre società all'ingrosso. I principali problemi della holding sono sorti all'incrocio tra divisioni e imprese; spesso c'era duplicazione di funzioni e responsabilità. Il sistema informativo di consolidamento delle informazioni che provenivano dai reparti nelle diverse fasi del processo logistico non era sempre disponibile.

Sono state oggetto di ricerca e analisi le seguenti attività della holding:

1. Servizio clienti.

2. Trasporto.

3. Magazzino.

4. Gestione dell'inventario.

5. Pianificazione delle operazioni.

6. Vendite e marketing.

7. Finanza e contabilità.

8. Acquisti.

9. Direzione generale.

Lo scopo del lavoro è stato quello di individuare problematiche, colli di bottiglia e riserve per il miglioramento del sistema logistico, aumentando l'efficienza e la produttività del sistema di supporto logistico alle attività di fornitura, produzione e commercializzazione dell'azienda.
Cosa hanno consigliato di fare gli esperti per migliorare la logistica in questa impresa? Poiché l'elenco di tutte le raccomandazioni era piuttosto ampio, prenderemo in considerazione solo le prime quattro posizioni, che sono più legate alla logistica.

Nel campo del servizio clienti

Sviluppo di un sistema di servizio al cliente. Sviluppo di una classificazione dei clienti basata su un'analisi dei clienti esistenti, procedure per lavorare con i clienti, condizioni per la standardizzazione e formalizzazione del lavoro con i clienti.

Analisi del lavoro prioritario con i clienti.

Analisi dei requisiti del cliente per vari parametri.

Sviluppo di standard di servizio, inclusa la giustificazione dei livelli di servizio al cliente.

Analisi e giustificazione della struttura del valore aggiunto per i clienti interni ed esterni.

Calcolo degli indicatori di efficienza e produttività del servizio clienti.

Nel campo dei trasporti

Analisi delle condizioni per l'implementazione di un sistema di gestione dei trasporti.

Analisi delle opportunità per ridurre il numero di sovraccarichi.

Analisi delle procedure esistenti per la consegna delle uova.

Analisi delle misure per eliminare il trasporto irrazionale.

Analisi della struttura esistente Veicolo(flotta di materiale rotabile obsoleta).

Analisi degli indicatori di utilizzo del materiale rotabile.

Analisi delle condizioni per l'introduzione di un sistema di motivazione del conducente.

Analisi delle procedure esistenti per l'assunzione di mezzi esterni.

Sviluppo di un sistema di gestione dei costi di trasporto.

Calcolo di indicatori di efficienza e produttività dei trasporti.

Nel campo del magazzino

Sviluppo di un sistema di gestione del magazzino.

Analisi delle condizioni di conservazione delle uova nei magazzini.

Analisi della procedura per la spedizione dei prodotti dai magazzini degli allevamenti di pollame a Mosca.

Analisi della capacità di magazzini e allevamenti di pollame nella produzione di mangimi.

Analisi dei processi tecnologici nei magazzini delle materie prime e dei prodotti finiti.

Analisi dei ritardi e dei tempi morti durante lo scarico (carico) nei magazzini.

Analisi costi-benefici di avere un magazzino di un centro di distribuzione in città.

Analisi dei processi di consegna delle uova fresche dagli stabilimenti al magazzino del centro di distribuzione.

Sviluppo di misure per mantenere la temperatura ottimale nei magazzini.

Calcolo degli indicatori di efficienza e produttività del magazzino.

Nel campo della gestione delle scorte

Sviluppo del sistema di gestione delle scorte.

Analisi dei guasti in termini di consegne.

Analisi della procedura di previsione del prezzo del grano.

Analisi del lavoro con i produttori.

Analisi della procedura di conclusione e proroga dei contratti.

Analisi della procedura di allocazione del denaro per gli acquisti.

Analisi delle riserve strategiche.

Sviluppo di una procedura per calcolare e giustificare la dimensione e la struttura delle scorte in tutte le fasi della filiera (dalla vendita al dettaglio all'approvvigionamento delle materie prime).

Sviluppo di una procedura per il calcolo dello stock di sicurezza.

Calcolo degli indicatori di efficienza e produttività del sistema di gestione delle scorte.