Zadaci i definicija korporativnog portala. Korporativni portal: kako, zašto i zašto Odabir i implementacija korporativnog portala

Mnoge velike tvrtke imaju svoje korporativni portal. Pritom se ne misli na službenu stranicu kreiranu za komunikaciju s kupcima i partnerima, već na internu stranicu tvrtke, namijenjenu isključivo zaposlenicima. Je li to luksuz ili stvarna potreba?

Počnimo s činjenicom da korporativni portal nije baš web stranica, iako tako izgleda. Funkcije korporativni portalširi od značajki prosječnog mjesta. Takav portal je web sučelje koje objedinjuje funkcije izvora informacija, društvene mreže i repozitorija dokumenata i drugih datoteka. Tipično, korporativni portal dostupan je samo na unutarnjoj mreži organizacije (intranet) - osoba "izvana" neće ući u njega.

Zašto tvrtka treba korporativni portal? Prvo, on osigurava komunikaciju između različitih odjela i odjela tvrtke smanjenje vremena prijenosa važna informacija. To posebno vrijedi za banke i druge organizacije koje imaju mnogo odjela (u istom gradu ili u različitim gradovima). Umjesto da obavještavate svaku podružnicu o novostima, možete objaviti informacije na korporativnom portalu tako da ih svi dobiju na vrijeme.

Drugo, korporativni portal osigurava učinkovitu komunikaciju zaposlenika. To je posebno važno kada radite na zajedničkim projektima. Kao iu prethodnom slučaju, svaki zaposlenik može brzo prenijeti tražene informacije primatelju. Osoblje ima jednostavan pristup potrebnim podacima. Osim toga, društvena mreža integrirana u portal nadoknađuje nedostatak komunikacije među zaposlenicima - bolje im je komunicirati na portalu o radnim pitanjima nego sjediti na Odnoklassniki.

Treće, korporativni portal olakšava tijek dokumenata i izvješćivanje. Zajednički hosting datoteka omogućuje vam učitavanje potrebni dokumenti ravno na portal. Ovo olakšava zajedničko uređivanje dokumenata. Osim toga, sigurnosna kopija radnih materijala nikada ne škodi.

Korporativni portal također se može koristiti za obuku i adaptaciju novog osoblja, jačanje horizontalnih veza između odjela i smanjenje potrebe za poslovnim putovanjima. Proces rada u organizaciji postat će transparentniji. To je potrebno kako za zaposlenike (poznavanje specifičnosti djelatnosti poduzeća važna je komponenta motivacije), tako i za vlasti (lakše je kontrolirati proces rada zaposlenika).

Naravno, korporativni portali imaju i svoje nedostatke. Razvoj, konfiguraciju te podršku i administraciju portala mora izvršiti kvalificirani stručnjak koji mora biti plaćen. Dodajte privremeni i gotovinski troškovi osposobiti zaposlenike za korištenje portala.

Također moguće curenje korporativnih podataka konkurentima u slučaju hakiranja portala. Ponekad konkurenti čak i ne moraju koristiti usluge hakera - dovoljan je jedan beskrupulozni zaposlenik da "procuri" povlaštene informacije konkurentima uz naknadu. Stoga je vrlo važno osigurati maksimalnu sigurnost portala – a to je opet trošak.

Postoji nekoliko pristupa izradi korporativnog portala. Može se naručiti razvoj portala od nule tada će najbolje zadovoljiti vaše individualne zahtjeve. Ali takav razvoj nije jeftin, oduzima puno vremena, plus morat ćete platiti programerima za stalnu podršku. Limenka kupiti gotovu platformu, koji će morati biti finaliziran prema vašim potrebama - ali za to će najvjerojatnije biti potrebni stručnjaci uskog profila.

Stoga većina tvrtki preferira kupiti rješenja ključ u ruke sustav za upravljanje sadržajem (CMS). Takvi sustavi imaju intuitivno sučelje, tako da će nakon instalacije i konfiguracije sustava od strane stručnjaka, gotovo svaki zaposlenik moći administrirati korporativni portal. Ne treba mu znanje programiranja ili HTML-layout. Ali to ne znači da portal može ostati bez tehničke podrške - samo u ovom slučaju koštat će vas manje.

Korporativni portal je učinkovit sustav intrakorporacijske komunikacije, što vam omogućuje optimizaciju poslovnih procesa u velike tvrtke s mnogo zaposlenika, podružnica i podružnica. Ali ako imate malu tvrtku, čije cijelo osoblje stane u dva ureda, takav vam portal vjerojatno neće biti od koristi - igra neće biti vrijedna svijeća.

2. Po dogovoru.

• B2C (Business-to-Consumer) -Automatizirani sustavi e-trgovina, u kojem pravna osoba (poduzeće, organizacija) djeluje kao prodavatelj, a pojedinac djeluje kao kupac.
• B2B (Business-to-Business) - Automatizirani sustavi e-trgovine u kojima se nalaze subjekti procesa kupnje i prodaje pravne osobe(poduzeća, organizacije).
• B2E (Business-to-Employee) - Intrakorporacijski sustavi za organizaciju rada osoblja poduzeća, pojedinih struktura ili odjela.

Korporativni portali B2C, B2B, B2E uključuju korporativne portale EAP, EIP, EKP, međutim, na temelju potonjeg, moguće je izgraditi druge vrlo različite sustave.

Na temelju gore navedenog, korporativni portal je dizajniran za rješavanje sljedećih glavnih zadataka:

1. Stvaranje informacijska baza tvrtke sa sustavom za klasificiranje i izdvajanje informacija.
2. Pružanje unificiranog (običnog preglednika koji ne zahtijeva nikakvog posebnog klijenta softver) personalizirani pristup korporativnim informacijama i aplikacijama u stvarnom vremenu za zaposlenike tvrtke, kao i ovlaštene kupce, dobavljače i partnere tvrtke, bez obzira na njihovu teritorijalnu lokaciju.
3. Omogućavanje timskog rada u stvarnom vremenu zaposlenika tvrtke, kao i ovlaštenih kupaca, dobavljača i partnera tvrtke, bez obzira na njihovu teritorijalnu lokaciju.

Prva točka rješava pitanje unosa, pohranjivanja i pronalaženja informacija. U mnogim tvrtkama broj ormara i mapa s raznim informacijama razasutih po različitim odjelima prelazi granicu kada je općenito moguće pronaći potrebne informacije (i leže u jednoj od mapa jednog od ormara u jednom od odjela) u dodijeljeno vrijeme. I još gore, kada možete pronaći zastarjele irelevantne informacije, prihvatite ih kao relevantne i koristite ih u donošenju odluka.

Druga točka rješava pitanje pristupa informacijama, pristupa koji ne ovisi o teritoriju i dobu dana, već je strogo personaliziran. Svaki korisnik može vidjeti i primiti samo one podatke kojima ima pristup.

Treći paragraf rješava zadatke zajedničkog rada, one zadatke koje tradicionalni korporativni sustavi ne mogu riješiti bez korištenja internetskih tehnologija, tj. bez korištenja korporativnih portala. Ovi korporativni portali mogu se koristiti kao zasebni podsustavi korporativni sustavi, i kao samostalne samostalne aplikacije.

Jedino ograničenje korporativnog portala je dostupnost pristupa Internetu, ali Mobilni internet i satelitski Internet, praktički uklanjaju sva teritorijalna ograničenja. Osim toga, korporativni informacijski portal je višeplatformsko rješenje koje također ne ovisi o hardveru ili aplikacijama.

Gornje definicije i problemi koji iz njih proizlaze praktički nemaju granica. Uostalom, u načelu, na temelju objedinjenog preglednika, možete stvoriti korporativni informacijski sistem poduzeća bilo koje veličine. Štoviše, možda bi tako i bilo da su se internetske tehnologije pojavile dvadesetak godina ranije.

Na temelju svih poznatih definicija, vrsta portala i zadataka koji im se postavljaju, dat ćemo sljedeću opću i kratku definiciju.

Korporativni portal je mreža- portal tvrtke koji sadrži korporativne informacije i usluge te omogućuje personalizirani pristup istima zaposlenicima tvrtke i drugim ovlaštenim korisnicima.

Zapravo, ova definicija postavlja samo dva obvezna kriterija prema kojima se aplikacija može klasificirati kao portal tvrtke:

1. mrežasučelje
2. Personalizirani pristup

U svemu ostalom, omogućena je potpuna sloboda, što objašnjava brojne vrste i razmjere korporativnih portala.

Osim ovog članka, možete pogledati temu trenutnog odjeljka:
6 članaka u rubrici "Enciklopedija"
u rubrici "Članci".
u odjeljku "Povijest".
__________________

Korporacijski informacijski portal(Enterprise Information Portal, EIP) - poznat i kao korporativni portal. Informativni automatizirani sustav pružanje zaposlenicima potrebnih usluga na jedinstven način. Korporativni portal ima ograničen pristup za zaposlenike i (ako sama tvrtka želi) besplatan pristup za sve. U svakom slučaju, EIP sustav omogućuje siguran pristup jednom resursu (najčešće putem web sučelja), a generalno, korporativni portal je sredstvo agregiranja i personalizacije informacija.

Prva definicija tog pojma nedvosmisleno govori o namjeni prvih portala: „Enterprise Information Portals (EIP) su aplikacije koje tvrtkama omogućuju otkrivanje informacija pohranjenih unutar i izvan organizacije te svakom korisniku pružaju jedinstvenu točku pristupa informacije namijenjene njemu.informacije potrebne da bi se razumio upravljačke odluke» (Christopher C. Shilakes i Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", studeni 1998.).

Portali iz prvog razdoblja korišteni su kao alat za objavljivanje informacija od menadžmenta do zaposlenika poduzeća. Bile su to stranice s informacijama o tvrtki, na čijoj se jednoj od stranica mogao organizirati jednostavan interni forum. Portal je donio informacije o najnovijim organizacijske promjene u tvrtki, čitajte vijesti. Osim toga, portal je služio kao jednostavno skladište datoteka.

Razvojem tehnologije funkcije portala su se proširile. Počevši od 2000. godine zaposlenici tvrtke počeli su koristiti portal za traženje potrebnih informacija, kako bi dobili odgovore na svoja pitanja. Tehnologije portala razvijale su se u smjeru strukturiranja i klasificiranja podataka, povećanja brzine i učinkovitosti traženja potrebnih informacija, kao i osiguravanja potrebnog formata za prezentaciju rezultata. U tom su razdoblju korporativni portali počeli funkcionirati kao baze znanja iz različitih tematskih područja vezanih uz djelatnost tvrtke.

Gartnerove definicije

EIP: Odabir i implementacija

Proizvođači korporativnih portala i rješenja

Korporativni portal je automatizirani sustav za upravljanje internim informacijskim resursima organizacije, kao i za zajednički rad na projektima, zadacima, dokumentima i komunikaciju između zaposlenika i korisnika tvrtke.

Korporativni portali mogu se instalirati i na korporativne poslužitelje i u oblak. Budući da je korporativni portal jedinstveni resurs za prikupljanje i rad s informacijama, može se sa sigurnošću nazvati internom korporativnom društvenom mrežom sa svim svojim inherentnim skupom funkcija.

Glavne funkcije korporativnog portala

Korporativni portali postali su široko rasprostranjeni zbog svog bogatog skupa funkcija koje pokrivaju gotovo sva područja potrebna za suradnju zaposlenika organizacije. Prije svega, to je:

• Interne i eksterne komunikacije

Portali vam omogućuju da ubrzate proces komunikacije između zaposlenika i kupaca zahvaljujući uobičajenim glasnicima i drugim alatima koji su nam poznati iz društvene mreže. Kao što su "live feed", upozorenja itd. Mogućnost kreiranja različitih poslovnih chatova za poslovna područja ili projekte ubrzava proces komunikacije i donošenja pravih odluka. Mnogi portali omogućuju telefoniranje onim kolegama koji nisu online. Također, moderni korporativni portali omogućuju komunikaciju u radnim skupinama i s klijentima tvrtke o projektima koji su u tijeku te rješavanje tekućih pitanja.

• Upravljanje zadacima i projektima

Zadaci i projekti sastavni su dio tijeka rada svake organizacije. U korporativnim portalima, u pravilu, postoji širok raspon prikladnih alata za rad s njima. Počevši od postavljanja zadatka, upravljanja kalendarskim rokovima, mehanizmima delegiranja, popisima za provjeru, gotove šablone završavajući raznim konstruktorima i filtrima. Sve to vam omogućuje da kontrolirate pravodobno izvršavanje zadataka i ocjenjujete rad zaposlenika, primajući relevantna izvješća od njih.

• Suradnja na dokumentima

Funkcionalnost mnogih korporativnih portala čini vrlo praktičnim rad s dokumentima. Stvarajte, uređujte, pohranjujte, postavljajte razine pristupa za dokumente itd. U isto vrijeme, vrlo često, da biste radili s dokumentom, ne morate ga preuzimati na svoje računalo, već nakon završetka prenesite ažuriranu verziju natrag. Treća strana online usluge, kao što su Google Docs i MS Office omogućuju vam rad s dokumentima izravno na portalu. Korporacijski portal omogućuje vam praktično dijeljenje dokumenata s kolegama, stvaranje vanjskih poveznica na dokumente, kako za pristup kolegama tako i za klijente.

• Planiranje i obračun radnog vremena

Uspješnost organizacije uvelike ovisi o radnoj disciplini. Uz pomoć korporativnih portala možete pratiti radno vrijeme zaposlenika. One će označavati početak i kraj radnog dana, kao i sve vrste pauza, izostanaka, službenih putovanja i sl. Sve te informacije pomoći će optimizirati vrijeme provedeno na projektima i zadacima. Mnogi portali sadrže dobar set alati za sastanke. Masovno slanje pozivnica, zakazivanje sastanaka u kalendarima, kao i obavještavanje svih sudionika te rezultata i zadataka sastanka.

• CRM:Klijenti i prodaja

Mnogi korporativni portali nude funkcije CRM sustava, što vam omogućuje održavanje baze podataka kontakata kupaca i partnera s kojima surađujete. Mogućnost snimanja svih poziva i pisama neće vam dopustiti da propustite najviše važne točke, a prodajni lijevak pomoći će vam u praćenju uspješnosti prodajnog odjela.

• HR:Upravljanje osobljem

Korporativni portali olakšavaju prezentaciju i upravljanje strukturom poduzeća. Sve potrebne informacije o zaposlenicima, kao što su kontakt brojevi, kućni brojevi, e-mail i slično, uvijek će vam biti pri ruci. Lako se vidi tko je na radnom mjestu, tko je odsutan, tko je na službenom putu i tko koga privremeno zamjenjuje, a kome je danas rođendan.

• Automatizacija poslovnih procesa

Ništa ne ubrzava rad tvrtke i ne štedi vrijeme kao što to čine automatizirani poslovni procesi. Korporativni portal nudi automatizaciju ključnih poslovnih procesa dostupnih u tvrtki. Rutinske operacije poput službenih putovanja, godišnjih odmora, odobravanja i plaćanja računa mogu se obavljati višestruko brže.

Kome i zašto treba korporativni portal?

Korporativni portal, prije svega vrlo zgodan alat za tvrtke s velikim brojem udaljenih zaposlenika ili strukturom podružnice. Gdje ljudi nisu smješteni unutar istog ureda ili se puno kreću uokolo zbog prirode svojih aktivnosti. Korporativni portal može im poslužiti kao mobilno radno mjesto. No čak i za tvrtke sa stalnim osobljem i jednom lokacijom, korporativni portal bit će vrlo koristan iz sljedećih razloga:

1. Ušteda radnog vremena

Brže pronađite i obradite informacije koje trebate. Učinkovitije komunicirajte s kolegama i ubrzajte izvršavanje zadataka.

1. Poboljšajte produktivnost zaposlenika

Uz pomoć korporativnog portala svatko će uvijek biti svjestan što treba učiniti iu kojem roku. Radne grupe će to omogućiti učinkovitije, a sva prikupljena znanja akumulirati će se i prenositi unutar tvrtke.

1. Optimizirajte poslovne procese

Neka vaši dokumenti i informacije doslovno lete oko vaše organizacije umjesto da puze od ureda do ureda.

1. Ostvarite kontrolu i upravljivost

Uvijek možete znati tko je, gdje je, na čemu radi i koliko dugo. Povratne informacije od zaposlenika postat će mnogo brže i učinkovitije.

1. Unaprijediti kvalitetu upravljačkih odluka i učinkovitost poslovanja

Izvještavanje o izvršenju zadataka i analiza opterećenja zaposlenika pomoći će vam da donesete bolje odluke. Time će se poboljšati kvaliteta rada poduzeća i njegova konkurentnost.

Izbor i implementacija korporativnog portala

U ovom trenutku postoje možda tri opcije za odabir:

1. Kupnja rješenja ključ u ruke
2. Korporativni portal kao rješenje u oblaku
3. Razvoj portala od nule (prilagođeno rješenje)

Svaka od opcija ima svoje prednosti i nedostatke, pa konačna odluka ovisi o veličini organizacije, njezinim ciljevima i ciljevima provedbe.

Tražite alate za učinkovitu suradnju sa svojim timom?

Pošaljite zahtjev za besplatno savjetovanje