Korporativni portal: kako, zašto i zašto. Korporativni informacijski portal Proizvođači korporativnih portala i rješenja

Korporativni informativni portal(Enterprise Information Portal, EIP) - također poznat kao korporativni portal. Automatizirani informacijski sustav koji zaposlenicima na jedinstven način pruža potrebne usluge. Korporativni portal ima ograničen pristup za zaposlenike i (ako sama tvrtka želi) slobodan pristup za sve. U svakom slučaju, EIP sustav omogućuje siguran pristup jednom resursu (najčešće putem web sučelja), a općenito je korporativni portal sredstvo za agregiranje i personalizaciju informacija.

Prva ikad definicija pojma nedvosmisleno govori o namjeni prvih portala: „Enterprise Information Portals (EIP) su aplikacije koje omogućuju tvrtkama da otkriju informacije pohranjene unutar i izvan organizacije i svakom korisniku pružaju jedinstvenu točku pristupa informacije namijenjene njemu.informacije potrebne za donošenje informiranih upravljačkih odluka” (Christopher C. Shilakes i Julie Tylman, “Enterprise Information Portals”, studeni 1998.).

Portali iz prvog razdoblja korišteni su kao alat za objavljivanje informacija od menadžmenta do zaposlenika tvrtke. Bili su to stranica s informacijama o tvrtki, na čijoj se jednoj od stranica mogao organizirati jednostavan interni forum. Na portalu se moglo dobiti informacije o najnovijim organizacijskim promjenama u tvrtki, pročitajte vijesti. Uz to, portal je služio i kao jednostavna pohrana datoteka.

Razvojem tehnologije proširile su se funkcije portala. Počevši od 2000. godine zaposlenici tvrtke počeli su koristiti portal za traženje potrebnih informacija, za dobivanje odgovora na svoja pitanja. Tehnologije portala razvijene su u smjeru strukturiranja i klasifikacije podataka, povećanja brzine i učinkovitosti traženja potrebnih informacija, kao i pružanja potrebnog formata za prezentaciju rezultata. U tom su razdoblju korporativni portali počeli funkcionirati kao baze znanja u različitim predmetnim područjima vezanim uz djelatnost tvrtke.

Gartner definicije

EIP: odabir i provedba

Proizvođači korporativnih portala i rješenja

Intranet, informacijska i komunikacijska mreža unutar tvrtke, pruža jedinstvene mogućnosti u radu s osobljem. Ovo je učinkovit alat za formiranje korporativne kulture, emitiranje korporativnih standarda, upravljanje tokovima informacija i poslovnim procesima. Ovaj članak predstavlja stvarno iskustvo stvaranja korporativnog portala u velikom holdingu.

Zašto nam je potreban korporativni portal

Tvrtka u koju sam došao raditi prije godinu dana je struktura koja ima mrežu podružnica u nizu regija zemlje, kao i povezana poduzeća (uključujući i ona u inozemstvu). Organizacija je mlada, s korporativnom kulturom koja se dinamično razvija, tradicijom u nastajanju i poslovnim procesima koje je potrebno sistematizirati.

Dobro je za tvrtke u kojima je mali broj zaposlenih. Selio se iz ureda u ured, okupio sve na korporativnom partyju, sa svima se rukovao i sve probleme rješavao u neformalnoj komunikaciji. A kad imate puno više od stotinu zaposlenih? Tako je, ne možete se rukovati sa svakim... Stoga je jedan od prioriteta u mom radu bio razvoj učinkovite unutar-korporativne komunikacije. Naravno, ciljevi su bili učiniti tokovima informacija i procesima razvoja korporativne kulture upravljivim, emitirati jedinstvene standarde i principe djelovanja, povećati stupanj zadovoljstva zaposlenika radom, razviti načela socijalnog partnerstva između zaposlenika i uprave. I tako, kao jedan od alata za provedbu ovih zadataka, odlučili smo koristiti korporativni portal.

Prema planu, korisnička osnova portala trebala je biti ... komunikacija, a na tome bi se mogli temeljiti svi ostali procesi. Vjerojatno ste iznenađeni, jer obično većina tvrtki upravo s poslovnim procesima počinje formirati korporativno "virtualno okruženje". Ali ako se u prvoj fazi, na primjer, putem portala uvede tijek dokumenata ili sustav izvješćivanja, tada će većina zaposlenika to smatrati “obaveznim” i “povećanjem obujma transakcija”. (Nije slučajno da je tako teško uvesti sve vrste "APCS-a" - automatiziranih sustava za upravljanje osobljem.) Ako ljudima prvo ponudite analogiju društvene mreže, čije se korištenje potiče na sve moguće načine, onda proces će teći potpuno drugačije.

Sama po sebi komunikacija – i poslovna i neformalna – izuzetno je važna za ljude. U našem je interesu da ova komunikacija bude strukturirana i sigurna. Uostalom, ako zaposlenici nedostatak komunikacije nadoknađuju "razgovaranjem" o poslovnim temama na web stranici Odnoklassniki (a ne možemo im zabraniti posjećivanje društvenih mreža nakon radnog vremena), onda je to ogroman rizik od curenja komercijalnih informacija.

Potrošnja ne može uštedjeti

Uvjereni u važnost implementacije korporativnog portala, prije odlaska menadžmentu s prijedlozima za financiranje projekata, odlučili smo analizirati mogućnosti koje nam tržište nudi. Ispostavilo se da su tri. Prvi je pozvati web programere da stvore prihvatljivu ljusku od nule; zatim unajmite nekoliko programera za izradu novih odjeljaka portala. Termin za izradu interne stranice u ovom slučaju nije kratak. Osim toga, povećanje platnog spiska, osobito u vrijeme krize, dvojben je pothvat.

Druga opcija je kupnja platforme na kojoj su već postavljeni određeni temelji za izradu korporativnog portala. U svojoj praksi u jednoj od organizacija već sam se morao suočiti sa sličnim rješenjem: instalirali su platformu, uprava je zahtijevala izvještavanje putem ovog resursa, ali nije bila popularna jer nije bila društveno orijentirana.

Da, ova platforma će biti funkcionalna (primjerice, u smislu interakcije s raznim uredskim aplikacijama), ali će trebati malo poraditi da postane korporativni portal s „ljudskim licem“. Bit će potrebni stručnjaci - "uski profesionalci", a njihov dan s vatrom ... Oni sami to razumiju, a tvrtka ih je prisiljena preplatiti. Trošak implementacije takvih rješenja može biti oko 1,3 milijuna rubalja.

Treća opcija je kupnja gotovog portalskog rješenja baziranog na svojevrsnom konstruktoru s intuitivnim sučeljem koji bi vam omogućio upravljanje korporativnim portalom bez posebnog znanja programiranja i html-layouta. Instalirajte ovaj "konstruktor" sami (ili uz pomoć tehničke podrške dobavljača), integrirajte korisnike te postupno popunjavajte i nadogradite ovo rješenje u skladu sa svojim idejama i potrebama. Trošak takvog pothvata košta od 35 tisuća rubalja. a ovisi o broju korisnika resursa.

Išli smo upravo ovim putem - odabrali smo gotov portal rješenje razvijen na temelju web tehnologija od dobavljača koji se dokazao na ovom području.

Tehnička suština

Neću svoje kolege “tovariti” terminologijom i tehničkim detaljima. Mogu samo reći da se “web-konstruktor” koji smo nabavili sastoji od elemenata poznatih svim korisnicima interneta – poput pretraživanja, oznaka, blogova, društvenih usluga itd. To su jednostavni i poznati alati za gotovo sve osobe, ali nikome nikada nije podučavao kako raditi s pretraživačkim mrežama ili društvenim mrežama. Tako se pokazalo da se ti isti principi lako prenose u korporativno okruženje, pomažući u radu s informacijama - akumulirati ih, objaviti, tražiti, koristiti.

Općenito, tehnologije koje se koriste na Internetu sada aktivno prodiru u područje upravljanja osobljem i korporativnog upravljanja znanjem. Usput, na Zapadu je ovaj smjer čak dobio zasebno ime - Enterprise 2.0.

Ekonomska opravdanost

1. Ušteda radnog vremena:
   • smanjit će se trošak traženja informacija koje su vam potrebne u određenom trenutku;
   • gubici korporativnih informacija su minimizirani;
   • poslovni procesi tvrtke bit će značajno ubrzani;
   • problemi u komunikaciji među zaposlenicima će nestati;
   • novo osoblje će se brže prilagoditi.
2. Optimizacija poslovnih procesa:
   • zaposlenici će zajedno raditi na dokumentima koristeći sustav upravljanja dokumentima;
   • tvrtka će ozbiljno uštedjeti na brzini poslovanja;
   • horizontalna komunikacija između odjela postat će mnogo učinkovitija;
   • potreba za službenim putovanjima svedena je na minimum zemljopisno raspoređenom strukturom poduzeća.
3. Poboljšanje kvalitete upravljačkih odluka:
   • u radnim skupinama bit će moguće raspravljati i prilagođavati zajedničke planove;
   • rezultati rada zaposlenika i odjela postat će transparentni;
   • zaposlenici će moći pronaći rješenja za tipične poslovne probleme u korporativnoj bazi znanja.
4. Poboljšanje učinkovitosti zaposlenika:
   • osoblje će biti svjesno onoga što se događa u tvrtki i odjelima;
   • radno iskustvo će se akumulirati u korporativnoj bazi znanja;
   • znanje će se ponovno koristiti i prenositi unutar tvrtke;
   • radne skupine će moći zajedno raditi na projektima i dokumentima;
   • osoblje će se stalno usavršavati i stručno usavršavati.
5. Osiguravanje kontrole i upravljivosti:
   • proces rada svih odjela tvrtke postat će transparentan;
   • interna korespondencija zaposlenika bit će pod kontrolom;
   • Pristup internetu može biti ograničen;
   • interni sustav za razmjenu poruka na portalu zamijenit će ICQ i druge internetske stranice;
   • može se kontrolirati zapošljavanje i odsutnost zaposlenika;
   • povratne informacije osoblja postat će brže i učinkovitije.
6. Poslovni rezultati:
   • poboljšati kvalitetu rada i korisničku uslugu tvrtke;
   • povećati konkurentnost poduzeća na tržištu;
   • imidž tvrtke podići će se u očima zaposlenika, kupaca, partnera i investitora.

Kao saveznici za uvođenje korporativnog portala u tvrtku, privukli smo programere kupljenog proizvoda, kao i njihove metode za proračun učinkovitosti.

Naši su kolege obrazlagali ovako: korporativni portal je rješenje za uštedu resursa, za povećanje produktivnosti zaposlenika. Kako se uštede mogu mjeriti? U novcu, naravno. Ušteđeni novac je zarađen novac. Ako govorimo o radu zaposlenika, onda je novac njihovo vrijeme. Kada ljudi troše manje vremena tražeći informacije koje su im potrebne za posao, a više radeći sam posao, tvrtka pobjeđuje. Kada svaki zaposlenik uštedi barem 5 minuta vremena dnevno korištenjem mogućnosti portala... Izračunajte sami koliko košta 5 minuta radnog vremena, ovisno o platnom spisku.

Usporedite koliko će koštati implementacija korporativnog portala s učinkom uštede samo 5 minuta radnog vremena za sve zaposlenike godišnje i možete izračunati isplativost implementacije ovog rješenja. Ovo je, naravno, kazuistika, ali morate razgovarati s menadžmentom i ekonomistima jezikom činjenica i brojki.

Na raskrižju zanimanja

Koliko HR službenici - inicijatori implementacije portala trebaju razumjeti tehničke probleme? Odgovorit ću na ovo: potrebno je, barem površno. To će vam pomoći da zaobiđete moguće prepreke od strane vaših vlastitih IT usluga i pružatelja usluga. Moramo se nekako oduprijeti njihovom "šamanizmu". Zamislite: dolazi stručnjak, "tuče tamburu", izgovara fraze na jeziku koji je personalnom službeniku nerazumljiv, više podsjeća na čarolije i traži pristojan novac za to po principu - "nije jasno - znači pametno , a samim tim i skupo.”

Ne, dragi moji, sve je genijalno jednostavno. Davatelji koji poštuju samoga sebe iznimno su transparentni. Štoviše, kompetentni programeri pokušavaju što više pojednostaviti zadatak budućim korisnicima, a posebno profesionalne tvrtke čak stvaraju virtualni laboratorij koji vam omogućuje da "osjetite" njihov proizvod. Ali moramo razumjeti što "osjećati", zar ne?

Još jedna važna točka je sustav ažuriranja. Ako kupite proizvod i kaže vam se da će odmah nakon integracije svi popravci i ažuriranja biti plaćeni, onda je bolje odbiti takav proizvod. To će zasigurno povući dodatne troškove i nezadovoljstvo uprave. Pouzdan pružatelj usluga besplatno pruža ažuriranja za određeno razdoblje - obično godinu dana.

* * * Što se tiče kadrovskog službenika, bolje je da zaboravi na miran život (ako ga je imao) za vrijeme uvođenja korporativnog portala. Ovaj proces zahtijeva strpljenje, interes za inovacije, kreativnost i spremnost na prekovremeni rad. Usput, zauzvrat možete steći nove korisne vještine i oživjeti zanimanje za posao.

Sada razgovarajmo o "punjenju" korporativne mreže.

Dobro za te tvrtke, broj zaposlenih koji je mali. Selio se iz ureda u ured, okupio sve na korporativnom partyju, sa svima se rukovao i sve probleme rješavao u neformalnoj komunikaciji. A kad je broj zaposlenih prešao stotinu? I nikome nije tajna da je ljudima, osim obavljanja radnih obveza, iznimno važna komunikacija – i neformalna i poslovna. Tu u pomoć priskače intranet.

Odjeljci i funkcije korporativnog portala mogu se uvjetno kombinirati u sljedeće blokove:

1. Predstavljanje firme:
   • opći podaci o tvrtki, njezinoj povijesti, zadacima, vrijednostima i korporativnoj kulturi;
   • službene vijesti (naredbe, naredbe, pravila);
   • kalendar događanja tvrtke;
   • foto i video izvješća o aktivnostima tvrtke;
   • feed važnih vijesti iz industrije;
   • interna slobodna radna mjesta poduzeća;
   • kontakte i pojedinosti za brzi pristup.
2. Zastupanje zaposlenika tvrtke:
   • jedinstveni imenik zaposlenika tvrtke;
   • brzo traženje informacija o zaposleniku (abecedno, po strukturi, po parametrima);
   • prilagodljiva kartica zaposlenika (fotografija, kontakti, područje djelatnosti);
   • brzi kontakt sa zaposlenikom (web chat, e-mail);
   • praćenje prisutnosti djelatnika na portalu;
   • podaci o odsutnosti zaposlenika, kalendar odsutnosti;
   • popisi novih zaposlenika i kadrovskih promjena, počasna ploča, rođendani;
   • osobni račun zaposlenika s naprednim značajkama (osobni dokumenti, foto i video materijali, blog, osobni kalendar itd.).
3. Upravljanje informacijama o poduzeću:
   • knjižnice uredskih dokumenata sa zajedničkim pristupom i mogućnošću rada kroz preglednik i explorer;
   • rad s dokumentima portala koristeći Microsoft Office;
   • sustav upravljanja dokumentima portalskih materijala;
   • kontrola verzija portalskih dokumenata;
   • kontrola pristupa dokumentima;
   • upravljanje multimedijskim materijalima (fotografija, video).
4. Korporativno pretraživanje:
   • pretraživanje cijelog teksta za sve informacije objavljene na portalu na ruskom i engleskom jeziku;
   • pretraživanje oznaka i oblak oznaka;
   • podrška za rusku i englesku morfologiju;
   • trenutno indeksiranje ažuriranih i novih dokumenata;
   • obračunavanje prava pristupa zaposlenika prilikom prikazivanja rezultata pretraživanja;
   • jezik upita za napredno pretraživanje;
   • udruženo pretraživanje: izdavanje rezultata pretraživanja različitih tipova po upitu (vijesti, zaposlenici, dokumenti itd.).
5. Timski rad i društvene mreže:
   • stvaranje radnih ili projektnih skupina za zajedničku raspravu i rješavanje proizvodnih i neproizvodnih zadataka;
   • korištenje načela društvene mreže u organizaciji zajedničkog rada;
   • fleksibilna konfiguracija funkcionalnosti grupa i prava pristupa njima za različite skupine zaposlenika;
   • kalendar događanja za grupu i njene članove;
   • organizacija grupnih sastanaka;
   • rasprava o radnim pitanjima (forumi, web messenger);
   • zadaci i upute članovima grupe, planiranje, kontrola izvršenja;
   • izvješća članova grupe o izvršenju zadataka;
   • biblioteka dokumenata za grupu, kontrola verzija i promjena, rad s bibliotekom grupnih dokumenata kroz Windows Explorer i uredske aplikacije;
   • grupne fotografije.
6. Poslovni procesi:
   • tijek dokumenata sadržaja na portalu;
   • prilagodljivi web obrasci (izrada elektroničkih zahtjeva s potrebnim poljima), dodjeljivanje djelatnika odgovornih za obradu;
   • automatizacija obrade prijava u Help Desk sustavu, kontrola prolaska prijava;
   • organiziranje radnih (projektnih) skupina s dodjelom zadataka i nadzorom nad njihovom provedbom;
   • organizacija sastanaka, distribucija pozivnica i mehanizam potvrde, izvješća sa sastanaka;
   • rezerviranje soba za sastanke (i svih drugih prostorija).
7. Interne korporativne komunikacije:
   • razmjenu trenutnih poruka unutar portala (slično ICQ-u);
   • kalendari događanja različitih razina s mogućnošću međusobne integracije;
   • sastanci/upozorenja;
   • otvoreni i zatvoreni tematski forumi;
   • foto galerije osobne i javne;
   • anketiranje i ispitivanje zaposlenika;
   • interaktivne značajke: ankete, izvješća, vanjski RSS feedovi na portalu;
   • automatizirani sustav za primanje i obradu zahtjeva s mogućnošću pregleda statusa.
8. Obuka i testiranje zaposlenika:
   • stvaranje neograničenog broja tečajeva;
   • pitanja na kraju lekcije, test za samoispitivanje;
   • dnevnik testiranja osoblja, uzimajući u obzir bodove koje je korisnik postigao prilikom polaganja testa, popis pokušaja;
   • automatsko određivanje rezultata;
   • fleksibilan sustav raspodjele prava pristupa tečajevima obuke.

Naravno, svaki zaposlenik ne treba sve to odjednom, pa naš korporativni portal sadrži fleksibilnu funkciju konfiguracije - svaki korisnik može kreirati vlastitu individualnu radnu površinu jednostavnim povlačenjem ili skrivanjem informacijskih blokova.

Ako tvrtka ima vertikalno integriranu strukturu, tada na portalu možete kreirati odjeljke za matičnu i organizacijsko-podređenu strukturu te razgraničiti pristup svake od struktura odjeljcima portala. Sustav izvješćivanja možete postaviti na portal, popraviti vrijeme i kvalitetu izvješćivanja. Kadrovski službenik koji je podnio takvu ideju neće biti naplaćen.

Za normalno funkcioniranje portala potrebno je poduzeti mjere za osiguranje sigurnosti i zaštite kanala pristupa ovom informacijskom resursu. Ako personalni djelatnici to ne predvide, imat će protivljenje zaštitarske službe, a ako ga nema, onda jednostavno riskiraju naštetiti svojoj tvrtki. Stoga, ako su vanjski davatelji uključeni u provedbu ovog projekta, kako biste dobili tehničku podršku na daljinu, istovremeno s potpisivanjem ugovora, trebate potpisati ugovor ili obvezu o neotkrivanju osobnih podataka i informacija objavljenih na vašem portalu.

Nakon odobrenja ovog projekta, dodjele sredstava i nabavke svih potrebnih komponenti, ovaj resurs smo instalirali na server, a daljnji rad podijeljen je u nekoliko faza.

U prvoj fazi, gotovu strukturu koju je predložio programer modernizirali smo pomoću konstruktora ugrađenog u sustav i ispunjenog sadržajem. Nakon toga su korisnici matične organizacije integrirani u sustav portala.

U sljedećoj je fazi korporativni portal radio u testnom načinu. Tijekom probnog rada, funkcije portala prilagođene su potrebama strukturnih odjela tvrtke u optimizaciji poslovnih procesa. Uz sudjelovanje informatičara portal je dopunjen novim značajkama i rješenjima.

Treća faza je povezivanje udaljenih korisnika iz poslovnica. Time smo željeli postupno formirati holističku percepciju tekućih poslovnih procesa među svim zaposlenicima i povećati osjećaj pripadnosti svakom zaposleniku zadacima koje provodi tvrtka.

Zapravo, sada se stvara virtualni ured tvrtke u koji zaposlenici mogu doći s bilo kojeg mjesta i u bilo koje vrijeme.

Stalno kasnite? Mi ćemo vam pokazati!

Ako netko misli da je dovoljno nabaviti opremu, na njoj postaviti sustav stranica, funkcija i usluga, pa će se sve okrenuti, okrenuti, svi će postati sretni vlasnici alata iz kadrovske službe, onda se vara.

Uz razne tehničke probleme, mogu postojati i poteškoće povezane s promjenom interne korporativne kulture. Kao i svaka inovacija, portal zahtijeva prilagodbu percepcije zaposlenika za korištenje svojih sposobnosti na poslu. Svi su navikli raditi “kao i prije” i trebat će vremena da više radnika shvati prednosti sustava koji se implementira.

Budući da je proces promjene korporativne kulture prilično dugotrajna stvar, i sada pokušavamo koristiti sve oblike i metode "ugrađivanja" portala u život tvrtke. Izbjegavamo metode “ispod haube”, ali ovaj resurs nadopunjujemo praktičnim uslugama i postupno integriramo korištenje portala u pravila i propise. Primjerice, ne tako davno s portala smo poslali poruku svim zaposlenicima: “Stalno kasnite? Pokazat ćemo vam!..” Izvješća su zabilježila porast posjeta. Zaposlenici su požurili pogledati - uvode li se kaznene mjere za kašnjenje na posao? Prateći poveznicu pronašli su vijest da je na korporativnom portalu dodana nova usluga - rute javnog prijevoza, koja će im pokazati kako brže doći od točke A do točke B.

Došli smo do zaključka (koliko god nam se gadilo) da bi zaposlenici bili spremniji otići na korporativni portal proučiti jelovnik u menzi nego "prezentaciju strateških zadataka ekstrapoliranih na pozadini konvergencije ekonomskih osnova, i cluster-focus analiza egzistencijalnih simbola moderne ekonomije", Na primjer. Zaposlenici su ljudi, a ljudi žele priznanje. Stoga smo organizirali priliku da onima koji žele pričamo o našim hobijima, dali svima priliku da izraze svoje “autoritativno mišljenje” o nizu pitanja, postavili ploču časti s fotografijama.

Postupno, uz sve te vanjske atribute, portal se puni komponentama koje su mnogo važnije za razvoj poslovanja. Naši partneri su se već zainteresirali za ovo rješenje – privlače nas na razmjenu iskustava kako bismo implementirali isti alat.

• Korporativna kultura

Ključne riječi:

1 -1

Korporativni portal je automatizirani sustav za upravljanje internim informacijskim resursima organizacije, kao i za kolektivni rad na projektima, zadacima, dokumentima i komunikaciji između zaposlenika i klijenata tvrtke.

Korporativni portali mogu se instalirati i na korporativnim poslužiteljima i u oblaku. Budući da je korporativni portal jedinstveni resurs za agregiranje i rad s informacijama, može se sa sigurnošću nazvati internom korporativnom društvenom mrežom sa svim svojim inherentnim skupom funkcija.

Glavne funkcije korporativnog portala

Korporativni portali postali su rašireni zbog svog bogatog skupa funkcija koje pokrivaju gotovo sva područja potrebna za suradnju zaposlenika organizacije. Prije svega, to je:

• Interne i eksterne komunikacije

Portali vam omogućuju da ubrzate proces komunikacije između zaposlenika i s kupcima zahvaljujući uobičajenim glasnicima i drugim alatima koji su nam poznati s društvenih mreža. Kao što je "uživo", upozorenja itd. Mogućnost kreiranja raznih poslovnih razgovora za poslovna područja ili projekte ubrzava proces komunikacije i donošenja ispravnih odluka. Mnogi portali omogućuju vam da telefonirate onim kolegama koji nisu online. Također, moderni korporativni portali omogućuju komunikaciju u radnim skupinama i s klijentima tvrtke o projektima koji su u tijeku i rješavanju aktualnih problema.

• Upravljanje zadacima i projektima

Zadaci i projekti sastavni su dio tijeka rada svake organizacije. Na korporativnim portalima, u pravilu, postoji širok raspon prikladnih alata za rad s njima. Počevši od postavljanja zadatka, upravljanja kalendarskim rokovima, mehanizmima delegiranja, kontrolnim listama, gotovim predlošcima, završavajući raznim konstruktorima i filterima. Sve to vam omogućuje kontrolu pravovremenog dovršetka zadataka i evaluaciju rada zaposlenika, primajući od njih relevantna izvješća.

• Suradnja u dokumentima

Funkcionalnost mnogih korporativnih portala čini vrlo praktičnim rad s dokumentima. Izradite, uredite, pohranite, postavite razine pristupa za dokumente itd. Istodobno, vrlo često, da biste radili s dokumentom, ne morate ga preuzimati na svoje računalo, ali nakon završetka ponovno prenesite ažuriranu verziju. Online usluge trećih strana kao što su Google Docs i MS Office omogućuju vam rad s dokumentima izravno na portalu. Korporativni portal omogućuje vam praktično dijeljenje dokumenata s kolegama, stvaranje vanjskih poveznica na dokumente, kako za pristup kolegama tako i za klijente.

• Planiranje i obračun radnog vremena

Učinak organizacije uvelike ovisi o radnoj disciplini. Uz pomoć korporativnih portala možete pratiti radno vrijeme zaposlenika. Obilježit će početak i kraj radnog dana, kao i sve vrste odmora, izostanaka, službenih putovanja i sl. Sve ove informacije pomoći će optimizirati vrijeme provedeno na projektima i zadacima. Mnogi portali sadrže dobar skup alata za sastanke. Masovno slanje pozivnica, zakazivanje sastanaka u kalendarima, kao i obavijest o svim sudionicima te rezultatima i zadacima sastanka.

• CRM:Klijenti i prodaja

Mnogi korporativni portali nude funkcije CRM sustava, što vam omogućuje održavanje baze podataka o kontaktima kupaca i partnera s kojima surađujete. Mogućnost snimanja svih poziva i pisama neće vam omogućiti da propustite najvažnije trenutke, a prodajni lijevak pomoći će vam u praćenju uspješnosti prodajnog odjela.

• HR:Upravljanje osobljem

Korporativni portali olakšavaju predstavljanje i upravljanje strukturom poduzeća. Sve potrebne informacije o zaposlenicima, kao što su kontakt brojevi, telefonski brojevi, email i tako dalje, uvijek će vam biti pri ruci. Lako se vidi tko je na radnom mjestu, tko je odsutan, tko je na službenom putu, a tko koga privremeno zamjenjuje, a tko danas ima rođendan.

• Automatizacija poslovnih procesa

Ništa ne ubrzava rad tvrtke i ne štedi vrijeme, jer to rade automatizirani poslovni procesi. Korporativni portal nudi automatizaciju ključnih poslovnih procesa dostupnih u tvrtki. Rutinske operacije poput službenih putovanja, godišnjih odmora, odobravanja i plaćanja računa mogu se obaviti višestruko brže.

Kome i zašto treba korporativni portal?

Korporativni portal je prije svega vrlo zgodan alat za tvrtke s velikim brojem udaljenih zaposlenika ili strukturom podružnice. Gdje se ljudi ne nalaze unutar istog ureda ili se često kreću uokolo zbog prirode svojih aktivnosti. Korporativni portal im može poslužiti kao mobilno radno mjesto. No, čak i za tvrtke sa stalnim osobljem i jednom lokacijom, korporativni portal bit će vrlo koristan iz sljedećih razloga:

1. Ušteda radnog vremena

Brže pronađite i obradite informacije koje su vam potrebne. Učinkovitije komunicirajte s kolegama i ubrzajte dovršetak zadataka.

1. Poboljšajte produktivnost zaposlenika

Uz pomoć korporativnog portala svatko će uvijek biti svjestan što treba učiniti i u kojem roku. Radne grupe će to omogućiti učinkovitije, a svo akumulirano znanje će se akumulirati i prenositi unutar tvrtke.

1. Optimizirajte poslovne procese

Neka vaši dokumenti i informacije doslovno lete po vašoj organizaciji umjesto da puze od ureda do ureda.

1. Dobijte kontrolu i upravljivost

Uvijek možete biti svjesni tko su, gdje su, na čemu rade i koliko dugo. Povratne informacije od zaposlenika postat će mnogo brže i učinkovitije.

1. Poboljšati kvalitetu upravljačkih odluka i poslovnu učinkovitost

Izvještavanje o izvršenim zadacima, te analiza opterećenja zaposlenika pomoći će vam u donošenju boljih odluka. Time će se povećati kvaliteta rada tvrtke i njezina konkurentnost.

Odabir i implementacija korporativnog portala

Trenutno postoje možda tri opcije za odabir:

1. Kupnja rješenja po sistemu ključ u ruke
2. Korporativni portal kao rješenje u oblaku
3. Razvoj portala od nule (prilagođeno rješenje)

Svaka od opcija ima svoje prednosti i nedostatke, pa konačna odluka ovisi o veličini organizacije, njezinim ciljevima i ciljevima provedbe.

Tražite alate za učinkovitu suradnju sa svojim timom?

Pošaljite upit za besplatno savjetovanje

Mnoge velike tvrtke imaju svoje korporativni portal. To ne znači službenu stranicu kreiranu za komunikaciju s kupcima i partnerima, već internu stranicu tvrtke, namijenjenu isključivo njenim zaposlenicima. Je li to luksuz ili stvarna potreba?

Počnimo s činjenicom da korporativni portal nije baš web stranica, iako izgleda kao takva. Funkcije korporativnog portala šire su od funkcija prosječne stranice. Takav portal je web sučelje koje objedinjuje funkcije informacijskog resursa, društvene mreže i spremišta dokumenata i drugih datoteka. Korporativni portal je obično dostupan samo na internoj mreži organizacije (intranet) - osoba "izvana" neće ući u njega.

Zašto je tvrtki potreban korporativni portal? Prvo, on osigurava komunikaciju između različitih odjela i odjela tvrtke smanjenje vremena potrebnog za prijenos važnih informacija. To posebno vrijedi za banke i druge organizacije koje imaju mnogo odjela (unutar istog grada ili u različitim gradovima). Umjesto obavještavanja svake grane o novostima, informacije možete objaviti na korporativnom portalu kako bi ih svi dobili na vrijeme.

Drugo, korporativni portal osigurava učinkovitu komunikaciju zaposlenika. To je posebno važno kada radite na zajedničkim projektima. Kao i u prethodnom slučaju, svaki zaposlenik može brzo prenijeti tražene podatke primatelju. Osoblje ima jednostavan pristup potrebnim podacima. Osim toga, društvena mreža integrirana u portal nadoknađuje nedostatak komunikacije među zaposlenicima - bolje je pustiti ih da komuniciraju na portalu o radnim pitanjima nego sjediti na Odnoklassniki.

Treće, korporativni portal olakšava tijek dokumenata i izvješćivanje. Zajednički hosting datoteka omogućuje vam prijenos potrebnih dokumenata izravno na portal. To olakšava zajedničko uređivanje dokumenata. Osim toga, sigurnosna kopija radnih materijala nikad ne škodi.

Korporativni portal također se može koristiti za obuku i prilagodbu novih kadrova, jačanje horizontalnih veza između odjela i smanjenje potrebe za poslovnim putovanjima. Proces rada u organizaciji postat će transparentniji. To je neophodno kako za zaposlenike (poznavanje specifičnosti djelatnosti tvrtke važna je komponenta motivacije), tako i za nadležne (lakše je kontrolirati proces rada zaposlenika).

Naravno, korporativni portali imaju i svoje nedostatke. Razvoj, konfiguraciju i podršku te administraciju portala mora provoditi kvalificirani stručnjak koji mora biti plaćen. Dodajte ovome vrijeme i novac utrošen na obuku zaposlenika za korištenje portala.

Također moguće curenje korporativnih podataka konkurentima u slučaju hakovanja portala. Ponekad konkurenti niti ne moraju koristiti usluge hakera - dovoljan je samo jedan nesavjesni zaposlenik koji je spreman uz naknadu "spojiti" povlaštene informacije konkurentima. Stoga je vrlo važno osigurati maksimalnu sigurnost portala – a to je opet trošak.

Postoji nekoliko pristupa izradi korporativnog portala. Može se naručiti razvoj portala od nule tada će najbolje zadovoljiti vaše individualne zahtjeve. Ali takav razvoj nije jeftin, oduzima puno vremena, plus ćete morati platiti programerima za stalnu podršku. Limenka kupiti gotovu platformu, koji će se morati dovršiti kako bi odgovarao vašim potrebama - ali za to će najvjerojatnije biti potrebni stručnjaci uskog profila.

Stoga većina tvrtki preferira kupiti gotova rješenja temeljena na sustavu za upravljanje sadržajem (CMS). Takvi sustavi imaju intuitivno sučelje, tako da će nakon instalacije i konfiguracije sustava od strane stručnjaka, gotovo svaki zaposlenik moći upravljati korporativnim portalom. Ne treba mu znanje programiranja ili HTML-layouta. Ali to ne znači da portal može ostati bez tehničke podrške - samo u ovom slučaju će vas koštati manje.

Korporativni portal je učinkovit sustav unutarkorporativne komunikacije, što vam omogućuje optimizaciju poslovnih procesa u velikim tvrtkama s mnogo zaposlenika, odjela i podružnica. Ali ako imate malu tvrtku, čije cjelokupno osoblje stane u dva ureda, takav portal vjerojatno vam neće biti od koristi - igra neće biti vrijedna svijeće.

2. Po dogovoru.

• B2C (Business-to-Consumer) -Automatizirani sustavi e-trgovine u kojima se pravna osoba (poduzeće, organizacija) ponaša kao prodavač, a pojedinac kao kupac.
• B2B (Business-to-Business) - Automatizirani sustavi e-trgovine u kojima pravne osobe (poduzeća, organizacije) djeluju kao subjekti procesa prodaje i kupovine.
• B2E (Business-to-Employee) - Unutarkorporativni sustavi za organiziranje rada osoblja tvrtke, pojedinih struktura ili odjela.

Korporativni portali B2C, B2B, B2E uključuju korporativne portale EAP, EIP, EKP, međutim, na temelju potonjeg moguće je izgraditi i druge vrlo različite sustave.

Na temelju gore navedenog, korporativni portal dizajniran je za rješavanje sljedećih glavnih zadataka:

1. Izrada informacijske baze poduzeća sa sustavom za klasifikaciju i izdvajanje informacija.
2. Pružanje jedinstvenog (običnog preglednika koji ne zahtijeva poseban klijentski softver) personaliziranog pristupa u stvarnom vremenu korporativnim informacijama i aplikacijama zaposlenicima tvrtke, kao i ovlaštenim kupcima, dobavljačima i partnerima tvrtke, bez obzira na njihovu teritorijalnu lokaciju.
3. Osiguravanje timskog rada u stvarnom vremenu zaposlenika tvrtke, kao i ovlaštenih kupaca, dobavljača i partnera tvrtke, bez obzira na njihovu teritorijalnu lokaciju.

Prva točka rješava pitanje unosa, pohrane i pronalaženja informacija. U mnogim tvrtkama broj ormara i mapa s raznim informacijama razbacanim po raznim odjelima prelazi granicu kada je općenito moguće pronaći tražene podatke (i koji leže u jednom od foldera jednog od ormara u jednom od odjela) u dodijeljeno vrijeme. I još gore, kada možete pronaći zastarjele nebitne informacije, prihvatite ih kao relevantne i upotrijebite ih u donošenju odluka.

Drugi stavak rješava pitanje pristupa informacijama, pristup koji ne ovisi o teritoriju i dobu dana, već je strogo personaliziran. Svaki korisnik može vidjeti i primati samo one informacije kojima je odobren pristup.

Treći odlomak rješava zadatke zajedničkog rada, one zadatke koje tradicionalni korporativni sustavi ne mogu riješiti bez korištenja internetskih tehnologija, t.j. bez korištenja korporativnih portala. Ovi korporativni portali mogu se koristiti kao zasebni podsustavi korporativnih sustava, kao i kao neovisne samostalne aplikacije.

Jedino ograničenje korporativnog portala je dostupnost pristupa internetu, ali mobilni internet i satelitski internet praktički uklanjaju sva teritorijalna ograničenja. Osim toga, korporativni informacijski portal je višeplatformsko rješenje koje također ne ovisi o hardveru ili aplikacijama.

Gore navedene definicije i problemi koji iz njih proizlaze praktički nemaju granica. Uostalom, u principu, na temelju jedinstvenog preglednika, možete stvoriti korporativni informacijski sustav za tvrtku bilo koje veličine. Štoviše, možda bi tako i bilo da su se internetske tehnologije pojavile dvadeset godina ranije.

Na temelju svih poznatih definicija, tipova portala i zadataka koji im se postavljaju, dat ćemo sljedeću opću i kratku definiciju.

Korporativni portal je mreža- portal tvrtke koji sadrži korporativne informacije i usluge te im omogućuje personalizirani pristup zaposlenicima tvrtke i drugim ovlaštenim korisnicima.

Zapravo, ova definicija postavlja samo dva obvezna kriterija prema kojima se aplikacija može klasificirati kao portal tvrtke:

1. mrežasučelje
2. Personalizirani pristup

U svemu ostalom pruža se potpuna sloboda, što objašnjava brojne vrste i razmjere korporativnih portala.

Osim ovog članka, možete pogledati temu trenutnog odjeljka:
6 članaka u rubrici "Enciklopedija"
u odjeljku "Članci".
u odjeljku "Povijest".
__________________