Elektronische Dokumentenverwaltung in einem kleinen Unternehmen. Elektronisches Dokumentenmanagement für kleine und mittlere Unternehmen: Tipps für Anfänger. Datenschutzvereinbarung

Von der Antwort auf die Frage "Warum braucht Ihr Unternehmen elektronisches Dokumentenmanagement?" der Erfolg des Projekts hängt mindestens zur Hälfte von der Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (EDMS) ab. Seltsamerweise hört man sehr oft eine Antwort wie: "Der Wettbewerber / Partner hat schon - warum sind wir schlechter?" Aber wenn Sie sich ein solches Ziel setzen, das EDMS zu implementieren, werden die Ergebnisse wahrscheinlich nicht beeindruckend sein.

Welche Ziele kann sich das Unternehmen also wann stellen? Implementierung von EDMS? Betrachten wir die möglichen Optionen.

Da das Erreichen jedes dieser Ziele nacheinander sowohl das Budget des Automatisierungsprojekts als auch das Risiko erhöht, dass das Projekt nicht erfolgreich abgeschlossen wird, Das Setzen von überschätzten Zielen sollte mit größter Vorsicht behandelt werden.

Ein weiterer häufiger Fehler bei der Implementierung eines Systems ist die Erwartung, dass die Automatisierung selbst dazu beiträgt, den Workflow selbst zu optimieren. Aber wie Programmierer in solchen Fällen sagen: „Wenn du Chaos automatisierst, bekommst du nur "Automatisiertes Chaos"».

Übrigens ein wichtiger Hinweis zur Bildung des Projektbudgets: Es muss auf Basis der Gesamtzahl der Mitarbeiter im Unternehmen berechnet werden. In den meisten Fällen helfen Pilotprojekte vom Typ „Versuchen wir es in einer Abteilung“ nicht einmal, zu verstehen, ob ein Unternehmen ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem benötigt oder nicht.

Wenn das Ziel gesetzt und die Automatisierungsaufgaben definiert sind, können Sie mit der nächsten Stufe fortfahren - der Wahl eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems.

Wie man wählt?

Praktisch bis in die zweite Hälfte der 2000er Jahre konzentrierte sich der EDMS-Markt in Russland ausschließlich auf Großkunden, kleine und mittelständische Unternehmen hatten keine Wahl: Es gab einen sehr kleinen Kreis von „boxed“ EDMS, die sich für den Einsatz in Unternehmen dieser Größe eignen . Zudem handelte es sich bei diesen EDMS in den meisten Fällen nur um abgespeckte Versionen von „großen“ Systemen, sodass die Anschaffungs- und Wartungskosten sowie die Komplexität der Nutzung nicht ganz den Erwartungen kleiner und mittelständischer Unternehmen entsprachen.

V letzten Jahren Der EDMS-Markt für kleine und mittelständische Unternehmen hat sich deutlich erweitert: Anbieter haben eine Vision der Dokumentenfluss-Automatisierung für mittlere und kleine Unternehmen entwickelt, und es sind viele neue Lösungen erschienen, die sich speziell auf dieses Marktsegment konzentrieren. Daher ist die Wahl eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems heute eine ziemlich schwierige Aufgabe. Versuchen wir, den Prozess der Auswahl eines EDMS anhand der Ziele zu systematisieren, die sich das Unternehmen selbst setzt, indem wir ein elektronisches Dokumentenmanagement einführen.

Alle elektronischen Dokumentenmanagementsysteme lassen sich bedingt in 3 große Gruppen einteilen:

1. Systeme zum Organisieren eines Archivs (Speichern) von Dokumenten.
2. Büroautomatisierungssysteme mit Dokumentenflusselementen.
3. Integrierte Systeme zur Dokumentenflussautomatisierung.

Die meisten modernen EDMS enthalten Elemente jeder der drei Gruppen, aber "vollwertige Universalien" sind selten. In der Regel ist jedes System auf die Automatisierung einer bestimmten Gruppe von Prozessen ausgerichtet.

1. Dokumentenarchiv-Organisationssysteme

Der Begriff "Archiv (Aufbewahrung) von Dokumenten" hat zwei Bedeutungen. Unter solchen Systemen versteht man:

• Spezialisierte Systeme zur Speicherung und Verarbeitung extrem großer Dokumentenmengen. Solche Systeme sind für einen engen Kreis von Unternehmen notwendig, zum Beispiel für Warteschlangenorganisationen ( Versorgungsunternehmen, öffentlicher Sektor, Versicherungs-, Kredit- und Bankensektor). Es gibt nicht so viele solcher Systeme, sie lösen ein ziemlich enges Spektrum von Problemen, und wir werden sie in diesem Artikel nicht betrachten.
• "Leichte" Dokumentenmanagementsysteme, die nur Grundfunktionalität mit Dokumenten arbeiten: zentrale Ablage von Dokumentendateien und Organisation des Mitarbeiterzugriffs darauf.

Wenn wir über das Archivieren von Dokumenten als "leichtes" Dokumentenmanagementsystem sprechen, dann sind bei diesem Ansatz zur Dokumentenmanagement-Automatisierung die folgenden Lösungen am beliebtesten:

Im Allgemeinen ist die Organisation des Workflows in Form eines "Dokumentenarchivs" entweder für kleine Unternehmen (mit einem Führungspersonal von weniger als 10 Personen) oder für Unternehmen mit einem kleinen Workflowvolumen (bis zu 10-20 Dokumente pro Monat). Der Hauptvorteil solcher Systeme sind nur ihre geringen Kosten und ihre Benutzerfreundlichkeit.

2. Büroautomatisierungssysteme mit Dokumentenflusselementen

Büroautomatisierungssysteme mit Dokumentenflusselementen machen mittlerweile den Großteil des auf dem russischen Markt angebotenen EDMS aus. Typische Funktionen Systeme dieser Gruppe:

• Archiv der Dokumente:
• Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten,
• Suche nach Registrierungsvoraussetzungen und Dokumentenkontrollkarten, Volltextsuche nach Dokumenten,
• Scannen und Erkennen von Dokumenten;
• Büroarbeiten(In dieser Systemgruppe ist die Büroautomationseinheit am weitesten entwickelt):
• Registrierung von Dokumenten,
• Organisation der Nomenklatur der Fälle,
• Differenzierung der Zugriffsrechte.
• Dokumentenfluss:
• Routing-Dokumente,
• Aufträge erteilen,
• Visualisierung von Geschäftsprozessen.

Alle Systeme haben fast identische Eigenschaften, aber jedes hat natürlich seine eigenen Wettbewerbsvorteile... Detaillierte Informationen zu den Systemen finden Sie auf der Website http://www.doc-online.ru und auf den Websites der EDMS-Hersteller.

3. Komplexe Systeme zur Automatisierung des Dokumentenflusses

Diese Gruppe von Systemen ist die "stärkste" bei der Automatisierung von Prozessen im Zusammenhang mit dem Dokumentenfluss und der Betriebsverwaltung eines Unternehmens - Ausgabe und Überwachung der Ausführung von Aufträgen, Weiterleitung von Dokumenten usw.

Die Einführung eines solchen EDMS ist in großen Organisationen (Beteiligungen) eher dadurch gerechtfertigt, dass Systeme dieser Klasse nur auf Bestellung entwickelt werden und daher hohe Kosten verursachen, eher schwer zu beherrschen sind und die Teilnahme erfordern von IT-Spezialisten bei der Implementierung. Die Wahl des EDMS dieser Gruppe bietet jedoch auch tolle Möglichkeiten Durch die Anpassung des Systems an die Bedürfnisse des Unternehmens ist es möglich, ein funktional ausgewogenes System sowohl im Bereich der Büroarbeit als auch im Bereich des Dokumentenflusses zu schaffen.

Was weiter?

Nachdem Sie sich für Ihren Favoriten für den Kauf entschieden haben, vergessen Sie nicht, folgende Aspekte zu berücksichtigen, die sich sicherlich auf den Erfolg des EDMS-Einführungsprojekts auswirken:

• Fragen Sie, was das System hat Wachstumschancen um mit zunehmendem Geschäftsumfang kein Geld für die Implementierung eines neuen EDMS ausgeben zu müssen.
• Beim Vergleich der Systemkosten Bewertung Vollständige Kosten Projekt. Sehr oft steckt ein erheblicher Teil der Kosten in Zusatzmodulen, Infrastruktursoftware, Vermessungsdiensten, Implementierung und Wartung des Systems.
• Vor dem Kauf schau dir das System "live" an oder besser noch, mit den Kunden des Lösungsanbieters. Keine einzige schöne Präsentation oder "Labor"-Demonstration des Systems wird die wahren Eigenschaften der Arbeit damit zeigen.
• Einige der auf dem Markt befindlichen Systeme sind sogenannte "verpackt" SED. Dies bedeutet die Möglichkeit, das System selbst zu installieren und zu konfigurieren. Bedenken Sie, dass sich diese Option als rentabler erweisen kann, selbst wenn Sie Ihre IT-Spezialisten zur Schulung schicken müssen.
• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter Ihres Unternehmens das System "ziehen"- jede Automatisierung führt in der Regel zu einem erhöhten Arbeitsaufwand, insbesondere während der Implementierungsphase. Bei Personalmangel im Unternehmen muss entweder die Zahl erhöht oder ein EDMS mit einfacheren Funktionen gewählt werden.
• Verfahren zur Systemimplementierung- ein wichtiges Element für den Erfolg des Projekts. Planen Sie diese Phase vor dem Kauf eines Systems unbedingt und besprechen Sie dessen Eigenschaften mit dem Lösungsanbieter! Ohne eine gründliche Untersuchung dieser Phase hängt das EDMS sehr oft wie ein "Totgewicht" am Unternehmen.

Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems ist ein entscheidender Schritt für ein Unternehmen, insbesondere für mittelständische und kleine Unternehmen, bei denen jegliche Ausgaben die „Lebenskraft“ erheblich beeinträchtigen. Daher ist die richtige Wahl eines EDMS und eines Lösungsanbieters unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Arbeit kleiner und mittelständischer Unternehmen sehr Wichtiger Faktor... In diesem Artikel haben wir versucht, eine Vorstellung davon zu geben Der letzte Stand der Technik EDMS-Markt für kleine und mittelständische Unternehmen und Hilfe bei der Auswahl des richtigen elektronischen Dokumentenmanagementsystems. Ich wünsche Ihnen Erfolg.

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Bei der Auswahl eines EDMS können Sie analytische Informationen auf den Seiten http://www.doc-online.ru und http://www.docflow.ru sowie direkt bei den Entwicklern beantragen:

• BOSS-Referenzsystem des IT-Unternehmens. Website http://www.boss-referent.ru
• System "BUSINESS" der Firma "EOS". Website http://www.eos.ru
• System "Euphrat-Dokumentenfluss" der Firma "Cognitive Technologies". Website http://www.evfrat.ru
• Das System "CompanyMedia" der Firma "InterTrust". Website http://www.intertrust.ru
• Das NauDoc-System der Firma Naumen. Website http://www.naumen.ru
• Das "Akta"-System der Firma "DuxSoft". Website http://www.duxsoft.ru

Der Mittelstands- und Mittelstandssektor, der trotz allem schon vor der Krise an Dynamik gewonnen hat, bleibt der am schnellsten wachsende und zukunftsträchtigste in der Binnenwirtschaft. Natürlich fühlen sich mittelständische Unternehmen in der Zeit der aktiven Entwicklung elektronischer Dienstleistungen und des Übergangs zu einem E-Government wie ihre größeren Kollegen viel sicherer und wohler, wenn sie den Einsatz moderner IT-Lösungen „wissen“. Entsprechende Vorschläge gibt es auf dem IT-Markt mehr als genug, auch von den Entwicklern elektronischer Dokumentenmanagementsysteme. Vor dem Hintergrund der Krise und der Einsparungen von Budgets und Personalressourcen stellt sich jedoch weiterhin die Frage nach der Durchführbarkeit des Einsatzes eines EDMS in kleinen Unternehmen. Was ist bei der Lösung zu beachten?

EDMS ist intelligente Dokumentation

Beginnen wir mit einer unbestreitbaren Tatsache: Die Dokumentation Ihrer Arbeit ist mehr als nur die Verantwortung jedes Unternehmens, unabhängig von seiner Größe oder Eigentumsverhältnisse. Oft spielen gut geschriebene, ausgeführte und sauber abgelegte Dokumente eine wichtige Rolle sowohl für den Erfolg eines Unternehmens am Markt als auch in manchen Fällen für sein Überleben. Darüber hinaus kann eine kompetente Dokumentation selbst ein Mechanismus zur Verbesserung der Qualität von Geschäftsprozessen werden. Und in welcher IT-Lösung war diese Alphabetisierung ursprünglich enthalten? Natürlich im elektronischen Dokumentenmanagementsystem. Es ist das EDMS, das nicht nur Dokumente erstellen, erstellen, senden, empfangen und speichern kann, sondern auch lehrt, wie man es schön, richtig und rational macht.

EDMS ist ein effektiver Kostenfaktor

Erfolgreich und wettbewerbsfähig auf dem modernen Markt sind Unternehmen, die alle Reserven nutzen, um die Effizienz ihrer Aktivitäten zu verbessern und ineffektive Kosten zu reduzieren. Dies gilt auch für kleine und mittelständische Unternehmen! Die Automatisierung des Arbeitsablaufs ermöglicht es Ihnen, solche Fehler im Geschäft zu beseitigen, wie den Mangel an angemessener Kontrolle und Führungsdisziplin, Werkzeuge für Teamarbeit und Wissensmanagement, verpasste Fristen für Aufgaben und Projekte, "Undurchsichtigkeit" der Vorgänge im Unternehmen, unnötiger Arbeitsaufwand Zeit für die Genehmigung von Dokumenten, das Versenden von Briefen, die Informationssuche, die Datenverarbeitung. Auch das kleinste Unternehmen ist vor ihnen nicht gefeit. Aber auch die größte Holding kann sie bewältigen, auch mit Hilfe eines EDMS.

EDMS ist eine schnelle Interaktion mit Partnern

Es kommt vor, dass kleine Unternehmen, die EDMS einführen, dies "um des Images willen" tun: "Der Wettbewerber hat bereits EDMS, lass es bei uns sein." Und wenn es nicht immer ratsam ist, Energie darauf zu verwenden, mit Konkurrenten mitzuhalten, dann lohnt es sich, sich um Partner und Kontrahenten zu kümmern. Für die meisten Unternehmen, kleine und mittlere Unternehmen nicht ausgenommen, ist es wichtig, das Management der Interaktion mit Kunden, Partnern und anderen Organisationen, mit denen das Unternehmen aktiv zusammenarbeitet, richtig zu organisieren, dh den externen Dokumentenfluss zu etablieren. In diesem Sinne erleichtert die Einführung des gleichen EDMS wie die der wichtigsten Gegenparteien oder einer kompatiblen Lösung den Kommunikationsprozess erheblich. Die Zeit der Kuriere mit Ordnern mit Papierdokumenten in ihren Portfolios ist vorbei!

EDMS ist eine bequeme Interaktion mit E-Government

Die Behörden achten derzeit besonders auf kleine und mittlere Unternehmen. Insbesondere entwickelt das Ministerium für wirtschaftliche Entwicklung das System der Erbringung öffentlicher Dienstleistungen nach dem „One Window“-Prinzip auf der Grundlage der IFC gemäß dem entsprechenden Programm für 2016-2018 weiter. Besonderes Augenmerk wird auf die Schaffung von MFCs gelegt, die sich auf die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen für KMU-Themen konzentrieren: zum Beispiel die Entwicklung eines speziellen Informationsservice Gewährleistung der Interaktion zwischen der Bundesgesellschaft für die Entwicklung kleiner und mittlerer Unternehmen JSC und dem MFC in in elektronischer Form... Wie Sie wissen, gibt es in vielen EDMS Mechanismen für die Interaktion mit elektronischen Diensten. Das bedeutet, wer ein EDMS hat, hat mehr handliches Werkzeug Kontakte nicht nur zu Kollegen im Markt, sondern auch zu Regulierungsbehörden zu pflegen.

Worauf ist bei der Auswahl eines EDMS für KMU zu achten?

Die meisten Analysten sind sich einig, dass es im Grunde nur zwei Hauptparameter gibt, die bei der Auswahl eines EDMS für KMU berücksichtigt werden sollten. Und zuallererst ist dies natürlich eine Preisfrage, bei der nicht nur der Lizenzpreis, sondern auch die Betriebskosten berücksichtigt werden müssen.

Zweitens ist es einfach zu installieren, zu konfigurieren und zu verwalten. Handelt es sich bei dem Nutzer natürlich um ein Unternehmen, das selbst im IT-Markt tätig ist und ausschließlich aus hochqualifizierten IT-Bisons besteht, ist dieser Faktor nicht relevant. In den gleichen Fällen, in denen der IT-Service von einem oder zwei Administratoren vertreten wird, können wir eine bekannte Aussage umschreiben: "Einfachheit ist der Schlüssel zur Gesundheit!" Darüber hinaus die Gesundheit nicht nur des IT-Systems, sondern auch des Nervensystems des Benutzers. Dass auch die Statistik bestätigt, verwundert nicht: Besonders häufig wird bei Kunden aus dem SMB-Bereich der Wunsch nach einem „einfachen EDMS“ beobachtet.

Gibt es ein Leben ohne SED?

Ja, aber seine Qualität ist deutlich geringer als die von Benutzern eines richtig ausgewählten und erfolgreich implementierten EDMS. Generell herrschte vor einigen Jahren die Meinung, dass kleine Unternehmen EDMS überhaupt nicht brauchen - MS Office reicht aus. Es kommt bis heute vor, wenn auch nicht so oft - die oben genannten Vorteile sind im Allgemeinen für niemanden ein Geheimnis.

Es ist jedoch kein Geheimnis, dass in einem kleinen Unternehmen aufgrund seiner geringen Größe die Wirkung des EDMS nicht so offensichtlich ist wie bei einem großen Kollegen. Und dass im Prinzip bei nur ein paar Dutzend Mitarbeitern in einer Organisation die Erfassung und Abrechnung von Dokumenten einfach in Excel erstellt, Dokumentenbilder in der Cloud gespeichert werden können – zum Beispiel in Google Apps oder Microsoft Office 365, und an Outlook weitergeleitet. Ja, es ist möglich zu überleben und auf diese Weise - jedoch auf Kosten der Automatisierung der Grundlagen der Grundlagen, der Büroarbeit.

Und natürlich gibt es immer wieder diejenigen, die mit unlizenzierter Software Geld sparen wollen. Und hier wächst parallel mit dem Wachstum der Einsparungen auch die Gefahr der Informationsanfälligkeit. Statistiken zeigen, dass fast die Hälfte der kleinen und mittleren Unternehmen keine elementaren Maßnahmen zum Schutz ihrer Informationsressourcen ergreift und dass KMU das einfachste Ziel für Informationsspione sind. Es erinnert auch daran, dass ein Virenangriff auf Rechenmaschinen kleine Unternehmen können sie tagelang außer Gefecht setzen. Dieses Wachstum ist bereits Kleinunternehmen wird natürlich nicht gut.

Das Bewusstsein für Fragen des elektronischen Dokumentenmanagements ist in den letzten Jahren gewachsen, aber viele Aspekte davon sind der breiten Öffentlichkeit immer noch nicht klar. Es wird oft mit Dateiverwaltung, Enterprise Information Resource Management (wovon die elektronische Dokumentenverwaltung ist), Büroverwaltung usw. verwechselt.

Hier werden wir versuchen, fünf Mythen über das elektronische Dokumentenmanagement aus der Perspektive kleiner Unternehmen zu entlarven.

Mythos Nr. 1: Ich habe ein OCFensterum Dateien zu verwalten, und ich benötige kein separates elektronisches Dokumentenmanagementsystem.

Wirklichkeit: Windows Explorer hilft Ihnen natürlich bei der Verwaltung Ihrer Dateien / Dokumente, aber es ist nur ein grundlegendes Werkzeug, das weitgehend darauf beschränkt ist, Dateien in einer hierarchischen Ordnerstruktur zu speichern. Auf der anderen Seite können Sie mit einem guten Workflow-System dokumenttypspezifische Metadaten basierend auf den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens speichern. Sie können also für jedes gescannte Rechnungsbild Metadaten zur Speicherung definieren: Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Firma, Status (bezahlt / nicht bezahlt) usw. Dadurch wird die Anzahl der Möglichkeiten zum Durchsuchen und Gruppieren von Dokumenten drastisch erhöht. Darüber hinaus können Sie mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen häufig Verknüpfungen zwischen Dokumenten herstellen, Anmerkungen dazu erstellen und verschiedene Zugriffsrechte auf Dokumente festlegen (z. B. kann ein Benutzer anzeigen, aber nicht bearbeiten). Wie Sie sehen, ist dies viel mehr als das, was Ihr Betriebssystem zu bieten hat.

Mythos 2: Kleine Unternehmen brauchen keinen elektronischen Workflow

Wirklichkeit: Dies ist vielleicht das größte Missverständnis. Kleinunternehmer führen begrenzte Ressourcen und können daher oft kein Personal einstellen, um Routinepapiere zu erledigen: Stempeln, Registrieren, Erstellen eines Archivs, Abrufen und Zurücksenden von Dokumenten, erneute Registrierung nach jeder Überprüfung. Mitarbeiter, die bereits in einem kleinen Unternehmen eingestellt wurden, verbringen zusätzliche Zeit mit diesen Aufgaben über die, für die sie eingestellt wurden. Ein gutes elektronisches Dokumentenmanagementsystem ermöglicht den Zugriff auf alle Dokumente per Mausklick.

Mythos 3: Elektronisches Dokumentenmanagement ist zu schwer zu implementierenbei kleinen Unternehmen.

Wirklichkeit: Als kleines Unternehmen müssen Sie sich über die grundlegenden Anforderungen Ihres Unternehmens an Papierkram im Klaren sein. Sobald diese Bedürfnisse identifiziert sind, werden sofort verfügbare und einfach zu implementierende Lösungen angezeigt. Die meisten Die beste Weise um eine Lösung zu implementieren - um sie zunächst in einem der Unternehmensbereiche zu "testen" oder um eines der Geschäftsprobleme zu lösen (z. B. um die Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu organisieren). Führen Sie die Analyse in ein oder zwei Monaten durch und sehen Sie, wie sich die Leistung Ihrer Mitarbeiter im Dokumentenmanagement verbessert hat. Sobald Sie die Vorteile in einer Abteilung erkannt haben, können Sie die Lösung auf den Rest des Unternehmens übertragen.

Es ist darauf zu achten, dass die Lösung folgende Eigenschaften aufweist: einfache Installation und Konfiguration, einfache Benutzeroberfläche, ausführliche Bedienungsanleitung und technischer Support per E-Mail oder Telefon erreichbar.

Mythos 4: Elektronischer Workflow ist für kleine Unternehmen zu teuer

Wirklichkeit: Kleine Unternehmen benötigen möglicherweise nicht die fortschrittlichen, komplexen EDMS-Funktionen, die normalerweise erforderlich sind. große Unternehmen... Und auch die Anzahl der Benutzer, die dieses Softwareprodukt verwenden werden, wird wahrscheinlich geringer sein als in größeren Organisationen. Es gibt jedoch Softwareprodukte für das elektronische Dokumentenmanagement, die für kleine Unternehmen kostengünstig sind. Darüber hinaus können Sie durch den Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement den Verbrauch von Papier und anderem Büromaterial reduzieren und damit Ihre laufenden Kosten deutlich senken. Wenn Sie den Return on Investment (ROI) für ein elektronisches Workflow-System für kleine Unternehmen berechnen, werden Sie feststellen, dass die Investition in dieses mittel- bis langfristig tatsächlich eine der profitabelsten Investitionen Ihres Unternehmens sein kann.

Mythos 5: Ich kann alle Papierdokumente eliminieren, sobald ich ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem habe.

Wirklichkeit: Sie haben sich für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems entschieden. Herzliche Glückwünsche! Aber nicht gleich zum Schredder eilen! Viele dieser Dokumente Sie muss in Papierform aufbewahren.

Teilen Sie alle Ihre Dokumente in 3 Gruppen ein:

1. Dokumente, die gesetzlich in Papierform aufzubewahren sind, zum Beispiel Originale von Verträgen mit Unterschriften.

2. Unterlagen, die Sie im Rahmen der Routinearbeiten eventuell noch in Papierform benötigen.

3. Die Dokumente, die Sie in Papierform definitiv nicht mehr benötigen.

Bevor Sie zum Schredder gehen, können Sie sich nur die letzte dieser 3 Gruppen schnappen. Nach Monaten/Jahren müssen Sie Dokumente der dritten und zweiten Gruppe nicht mehr in Papierform aufbewahren, was Sie dem papierlosen Dokumentenumlauf noch näher bringt.

Übersetzung: Anna Ananina (DIREKT).

) NauDoc - den Prozess der Arbeit mit Dokumenten von Managern und Fachspezialisten aller Ebenen qualitativ zu verbessern, die Zeit der routinemäßigen Arbeit mit Dokumenten zu reduzieren, d. h. die Automatisierung des Dokumentenflusses im Unternehmen

NAUDOC- Software für Büroautomation, Workflow und Geschäftsprozesse, entwickelt von NAUMEN. Mit NAUDOC können Sie die Prozesse der Verarbeitung von Dokumenten verwalten und die Leistungsdisziplin überwachen, indem Sie umfassende Informationen über den Fortschritt der Ausführung von Aufgaben erhalten.

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem NauDoc eignet sich optimal zur Automatisierung des Dokumentenumlaufs von mittelständischen und kleinen Unternehmen, Verwaltungsgesellschaften, Konstruktionsorganisationen, Holding-Abteilungen sowie zur Lösung spezifischer Aufgaben zur Automatisierung des Dokumentenumlaufs, denen sich Abteilungen großer Unternehmen gegenübersehen (Sicherung Arbeit mit behördlichen Dokumenten gemäß ISO-Anforderungen 9001: 2000, Interaktion zwischen Mitarbeitern und Personaldienst, etc.).

Mit NAUDOC ist es möglich, eine einheitliche Ablage von Dokumenten mit Differenzierung der Zugriffsrechte nach Rollen zu organisieren, die es Mitarbeitern jederzeit ermöglicht, auf Dokumente zuzugreifen und so schnell wie möglich finden Sie alle notwendigen Informationen, unabhängig von der Anwesenheit des Eigentümers der Dokumente am Arbeitsplatz. Mit Protokollen können Sie eingehende, interne und ausgehende Papiere aufzeichnen und die Bewegung von Papierkopien von Dokumenten innerhalb des Unternehmens verfolgen.

Die Verfügbarkeit von Leistungsdisziplinkontrollen von NAUDOC ermöglicht es, Mitarbeitern im System Aufgaben zuzuweisen, deren Ausführung zu überwachen, Fristen zu verfolgen, Papiere zur Genehmigung zu senden und genehmigte Papiere zur Überprüfung durch andere Benutzer des Systems zu versenden. Anpassung Lebenszyklus für Dokumentkategorien können Sie typische Bewegungsrouten von Dokumenten festlegen, deren automatische Weiterleitung und Aufgabenzuweisung konfigurieren.

Alle Aktionen mit Dokumenten und Aufgaben werden über die Webschnittstelle ausgeführt, die sich von überall auf der Welt mit dem System verbindet, wodurch ein einziger Informationsraum für das Unternehmen geschaffen wird, einschließlich entfernter Niederlassungen und mobiler Mitarbeiter.

Die Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagementsystems NauDoc:

Vereinfachung des Verfahrens zur Genehmigung von Dokumenten durch Beamte

• Nachdem das Dokument erstellt wurde, sendet der Mitarbeiter es gemäß dem von der Organisation angenommenen Verfahren zur Genehmigung von Dokumenten an einen bestimmten Personenkreis zur Genehmigung.
• Beim gemeinsamen Arbeiten werden alle Aktionen an einer Kopie des Dokuments ausgeführt. NauDoc-Benutzer, die das Dokument freigeben, erhalten dabei Zugriff darauf.
• Zu jedem Zeitpunkt kann ein Genehmigungsbericht erstellt werden (mit Angabe von Name und Position der bevollmächtigenden Person und dem genauen Zeitpunkt der Genehmigung des Dokuments).

Möglichkeit der Registrierung von elektronischen und Papierdokumenten im System

• Die Registrierung eines Dokuments im Registrierungsprotokoll erfolgt automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt der Arbeit mit dem Dokument.
• Für Papierdokumente wird im System eine spezielle elektronische Karte erstellt, an die eine gescannte Kopie des Dokuments angehängt werden kann.

Beschleunigung der Suche nach Dokumenten nach Details und Inhalten

• Das NauDoc-System bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Dokumente für einen bestimmten Bedarf (zB Registriernummer oder Kurzbeschreibung) sofort zu finden.

Vereinfachung der Arbeit mit organisatorischen und administrativen Dokumenten

• Der Benutzer erstellt ein Dokument im NauDoc-System nach einer vordefinierten Vorlage. Um ein Dokument zu erstellen, müssen Sie die Werte der Details in seiner Registrierungskarte ändern, sie werden automatisch in den Text des Dokuments eingefügt. Bei Bedarf können Sie dem Benutzer erlauben, den Text der Vorlage zu ändern.
• Nachdem das Dokument erstellt wurde, sendet der Mitarbeiter es gemäß dem in der Organisation festgelegten Verfahren an einen bestimmten Personenkreis.
• Das System „kennt“ das Genehmigungsverfahren: Es steuert die geplanten Termine in den Stufen, benachrichtigt die Verantwortlichen, das System sendet auch Benachrichtigungen über die Bewegung des Dokuments von Stufe zu Stufe.
• Die Registrierung eines Dokuments im Registrierungsprotokoll erfolgt automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt der Arbeit mit dem Dokument. In diesem Fall wird das Dokument zugewiesen Registrierungs Nummer und das Registrierungsdatum ist festgelegt.

Prozessmanagement

• Mit dem NauDoc-System können Sie die Produktions- oder Verwaltungsprozesse des Unternehmens automatisieren. Ermöglicht das Hervorheben von Phasen, verantwortlichen Personen und geplanten Fristen. Auf diese Weise können Sie Berichte über den Stand der einzelnen Prozessinstanzen erstellen, Engpässe und Verantwortliche aufgrund von Terminüberschreitungen finden, den Prozess durchführen, bevor Änderungen vorgenommen werden.

Arbeitserleichterung bei eingehender und ausgehender Korrespondenz

• NauDoc kann als Mail-Client konfiguriert werden und bietet die Möglichkeit, mit ein- und ausgehenden Dokumenten wie mit normalen Dokumenten im System zu arbeiten.
• Bei der Bearbeitung der Eingangskorrespondenz nimmt die Sekretärin Briefe entgegen, registriert die Briefe im Eingangskorrespondenz-Log, dem Dokument wird automatisch eine Registriernummer zugewiesen. Nach der Vorbereitung wird das Dokument gemäß dem in der Organisation festgelegten Verfahren zur Beschlussfassung an den Leiter gesendet. Nach Prüfung wird das Dokument zur Überprüfung oder Ausführung an die Mitarbeiter der Organisation gesendet.
• Bei der Verarbeitung ausgehender Korrespondenz erstellt der Mitarbeiter einen Brief gemäß der in der Organisation akzeptierten Vorlage und sendet ihn gemäß dem in der Organisation festgelegten Verfahren zur Genehmigung an den Leiter. Nach Freigabe des Dokuments wird es automatisch an das Sekretariat gesendet. Die Sekretärin trägt den Brief in das Register ein und versendet ihn per E-Mail. In diesem Fall werden alle Dokumente im System gespeichert und stehen für die Suche zur Verfügung.

Erstellung eines Unternehmens-Webportals und einer Unternehmens-Internet-Ressource

• Mit NAUDOC können Sie Internet- und Intranet-Sites erstellen und die Platzierung von Inhalten verwalten (ENGINE-Funktionalität). Der Inhalt kann Papiere, Grafiken und andere NAUDOC-Objekte sein.
• Komfortable Entwicklung und Bearbeitung von Ressourcenseiten im integrierten WISYWIG-Editor, Versionskontrolle.
• Verwaltung der Veröffentlichung von Nachrichten, Fragebögen und Abstimmungen.
• Integrierte Entwicklungsfunktionen und Neugestaltung von Ressourcenseiten.
• Zentralisierte Zugriffskontrolle in Ressourcenbereichen, die Möglichkeit, Dokumente vor der Veröffentlichung auf einer Webressource zu koordinieren.

Technologische Merkmale des Systems

• Die 100 % Web-Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, sich von überall auf der Welt mit dem System zu verbinden, wodurch ein einziger Informationsraum für das Unternehmen, seine Außenstellen und mobile Mitarbeiter entsteht.
• das System ist aufgebaut mit Software zum Scannen und zur Texterkennung ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
• das System ermöglicht die Authentifizierung und Autorisierung von Personen in externen Verzeichnisdiensten, beispielsweise LDAP oder Microsoft Active Directory;
• das System verfügt über ein Modul zum Arbeiten mit einer elektronischen digitalen Signatur () und kann ein EDS eines beliebigen Kryptoanbieters betreiben, der die Microsoft CRYPTOAPI-Schnittstelle unterstützt.

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem NauDoc eignet sich optimal zur Automatisierung des Dokumentenumlaufs von kleinen und mittelständischen Unternehmen, Verwaltungsgesellschaften, Konstruktionsorganisationen, Holding-Abteilungen sowie zur Lösung spezifischer Aufgaben zur Automatisierung des Dokumentenumlaufs, die bei großen Unternehmensbereichen auftreten Unternehmen (Sicherstellen der Arbeit mit regulatorischen Dokumenten gemäß ISO 9001:2000 Anforderungen, Interaktion zwischen Mitarbeitern und Personaldienst, etc.

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem NauDoc ist für komfortables Arbeiten für bis zu 50 Benutzer ausgelegt, die bis zu 5.000 Dokumente pro Jahr erstellen können. Dies sind die technologischen Einschränkungen der Zope-Softwareplattform, auf der das Produkt entwickelt wird.

Aus praktischen Hinweisen lassen sich folgende Faktoren unterscheiden:

• Hohe Systemzuverlässigkeit. Für 4 Jahre Betrieb kein einziger Ausfall.
• Hohe Systemsicherheit gegen Hackerangriffe
• Schöne Funktionalität für ein kostenloses System, aber extrem knapp für ein kostenpflichtiges
• Hohe Serverlast auch bei kleiner Datenbank. Schuld ist am wahrscheinlichsten eine schlechte Thread-Optimierung. Daher die langsame Arbeit mit Dokumenten.
• Unannehmlichkeiten bei der Eingabe von Daten in die Datenbank.
• Usability als solche fehlt , es scheint, dass die Programmierer das System für sich selbst geschrieben haben und nicht zum Verkauf.
• Eindruck von der Unvollständigkeit des Systems.
• Schlechter (langsamer) technischer und informativer Support im Forum, selbst für zahlende Kunden
• In der kostenlosen Version gibt die Suche ab einer bestimmten Anzahl von angesammelten Aufgaben falsche Antworten.
• In der kostenpflichtigen Version ab einer bestimmten Anzahl von angesammelten Aufgaben - die Suche macht Fehler bei der Auswahl des Suchbereichs, sucht nach Dokumenten an der falschen Stelle, versteht die standardmäßigen logischen Suchbedingungen nicht.
• Der Systemcode ist offen, aber es ist unmöglich, manuell etwas zu ändern.

Plattform: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC ist in 2 Editionen erhältlich: NAUDOC Free und NAUDOC Enterprise

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Kleine Unternehmen erscheinen mir wichtig für den Markt, da die Zahl der großen Bundeskunden natürlich ist und fast alle sich für die Wahl der Plattformen und Plattformen entschieden haben. Und die Mechanismen dort sind nicht sehr marktorientiert.

Wenn wir also konkret über den Markt sprechen, dann liegt das größte Expansionspotenzial Kundenbasis das ist nur ein kleines geschäft. Wenn kleine Unternehmen echte Vorteile aus der elektronischen Dokumentenverwaltung sehen und wenn die Funktionalität des EDMS beginnt, ihre tatsächlichen Bedürfnisse widerzuspiegeln und nicht das Ministerium im Miniaturformat nachzubilden, dann wird dieser Markt so groß wie das Rechnungswesen. Kann einer der EDMS-Anbieter den Erfolg von 1C wiederholen?

Also, 5 Mythen über EDMS für kleine Unternehmen:

Obwohl die Bereitschaft für elektronische Workflows in den letzten Jahren zugenommen hat, fehlt es den Menschen immer noch an Verständnis für einige Aspekte der Technologie. Sie verwechseln Dateiverwaltung oft mit Enterprise Content Management oder EDMS, das als Teil von ECM betrachtet werden kann. Hier werden wir versuchen, fünf Mythen zu zerstreuen, insbesondere im Hinblick auf kleine Unternehmensaufgaben.

Mythos Nr. 1: Ich habe Explorer zum Verwalten von Dateien, also brauche ich kein separates EDMS
Tatsächlich können Sie mit Windows Explorer Dateien verwalten, aber dies ist nur ein grundlegendes Werkzeug, seine wesentliche Einschränkung ist die hierarchische Ordnerstruktur.

Auch eine elementare Aufgabe, wenn Sie Dokumente nach Produkt und Kunde mit Hilfe von Ordnern gruppieren wollen, lässt sich nicht lösen - Kunde A bestellt Produkte X und Y. Kunde B - Produkte X und Z. Wir wollen Bestellungen nach Produkt und nach Kunde sehen und Jedes DBMS oder sogar Excel ermöglicht Ihnen dies. Aber Sie können Dokumente auf diese Weise nicht in Ordner einsortieren.

Theoretisch können Sie Verknüpfungen und Links verwenden, aber in Wirklichkeit ist dies unpraktisch. Es stellt sich heraus, dass es mit dem Dateisystem unmöglich ist, ein komfortables System zum Klassifizieren und Abrufen von Dokumenten aufzubauen.

Mythos Nummer 2. Kleine Unternehmen brauchen kein EDMS
Es gibt nichts weiter von der Wahrheit entfernt. Kleine Unternehmen arbeiten unter strengen Ressourcenbeschränkungen, niemand wird zusätzliche Mitarbeiter einstellen, um Routinevorgänge mit Dokumenten durchzuführen, für deren Platzierung, Klassifizierung und Suche. Auch die vorhandenen Mitarbeiter sollen produktiver sein. Das Vorhandensein eines EDMS in einer Organisation kann sicherstellen, dass erforderliche Dokumente ist mit einem Mausklick verfügbar.
(Nun, oder zwei oder drei, was immer noch schneller ist, als in Papieren oder Aktenablagen zu stöbern.)

Mythos Nummer 3. EDMS ist für kleine Unternehmen zu schwierig
Die Anforderungen an den Arbeitsablauf in einem kleinen Unternehmen sind in der Regel einfacher und die Eigentümer können sie vor dem Auftragnehmer formulieren. Es gibt genug Produkte auf dem Markt, die einfach zu implementieren sind. Sie können mit einer Abteilung oder Funktion beginnen, z. B. Account Management. Sehen Sie, wie sich dies auf die Effizienz auswirkt. Sie können dann auf die gesamte Organisation expandieren. Stellen Sie sicher, dass das EDMS die folgenden Anforderungen erfüllt: einfache Benutzeroberfläche, einfache Installation und Konfiguration, übersichtlich und komplette Anleitung und die Verfügbarkeit von qualitativ hochwertigem technischem Support.
(Ich füge selbst hinzu - versuchen Sie nicht, wie ein großes bürokratisches Büro zu sein! Speichern Sie Ihren Arbeitsstil. Es ist besser, Mitarbeiter zu schulen, es lohnt sich nicht, daran zu sparen. Es ist besser, an der Analyse und Zeichnung zu sparen von Geschäftsprozessen. Sie verstehen sie bereits. Und wenn nicht, wahrscheinlich ein Unternehmen, das nicht mehr klein ist.)

Mythos Nummer 4. EDMS ist für kleine Unternehmen zu teuer
Kleine Unternehmen benötigen keine allzu fortschrittlichen integrierten End-to-End-Lösungen, die normalerweise in großen Unternehmen eingesetzt werden. Und Sie brauchen nicht viel Skalierbarkeit, da es nur wenige Benutzer geben wird. Auf dieser Grundlage können Sie eine Lösung wählen, die für den Preis recht vernünftig ist. Darüber hinaus trägt der Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement dazu bei, die Druckkosten zu senken. (Aber Sie müssen dies bewusst angehen und den Prozess steuern, sonst steigen die Papierkosten nur.)
(Und wieder sage ich für mich selbst - die Berechnung des ROI bei der Implementierung von EDMS ist eine dunkle Angelegenheit. Analysten werden alles für Sie zählen. Vertrauen Sie Ihrer Intuition. Im Allgemeinen sollte EDMS helfen, Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern.)

Mythos Nummer 5. Sie können nach der Einführung des EDMS vollständig auf Papierdokumente verzichten
Sie haben also EDMS in Ihrem kleinen Unternehmen implementiert. Herzliche Glückwünsche! Aber hetzen Sie nicht für einen neuen Aktenvernichter. Papierdokumente werden weiterhin benötigt. Teilen wir sie in drei Gruppen ein:
1) Dokumente, die gesetzlich in Papierform vorliegen müssen. Zum Beispiel Verträge und andere offizielle Dokumente.
2) Dokumente, die in Papierform verbleiben, weil Geschäftsprozesse auf diese Weise aufgebaut sind. Bis Ihre Kuriere iPads haben, brauchen sie Papiere.
3) Dokumente, die definitiv nicht in Papierform vorliegen müssen. Alle Berichte, Memos, Anträge usw. - alles, was nicht in die ersten beiden Gruppen fiel. Sie können sicher in den Sheder getragen werden.

Nach Monaten und Jahren werden die Dokumente der ersten beiden Gruppen nach und nach in die dritte übergehen. Die Gesetzgebung ändert sich und die Technologien entwickeln sich, es könnte bald einfacher sein, jedem Kurier ein Tablet zu geben und sich nicht mit Papier täuschen zu lassen. So kommen wir eines Tages in ein papierloses Büro.