Створення штатного розкладу 1с 8.3. Введення та зміни штатного розкладу без збереження історії

Оцінивши зручність програми 1С, ми часом дивуємося, коли не виявляємо необхідних форм. Так, багато хто шукає в 1С Бухгалтерія 8.3 штатний розклад. Чи є воно там? Давайте розумітися.

Зі статті ви дізнаєтесь:

що таке штатний розклад і для чого він потрібний;
чи є обов'язкова форма для штатного розкладу;
які форми і звіти має 1С у кадровому розділі.

Штатний розклад - кадровий документ, що відображає структуру та чисельність організації у розрізі підрозділів та посад. Воно дозволяє планувати кадровий склад підприємства та його фонд оплати праці (далі – ФОП).

Штатний розклад – це запланована структура посад, а не фактична, тому що там відображаються і зайняті посади, і вакансії. Коли всі вакансії зайняті, фактична структура штатів та чисельність збігаються зі штатним розкладом.

Ухвалення співробітника на посаду, не включену до штатного розпису, неприпустимо ().

У Трудовий кодексштатний розпис згадується лише опосередковано, коли йдеться про посаду, займаної працівником відповідно до штатним розкладом (ст. 15 ТК РФ , ст. 57 ТК РФ). З чого випливає висновок:

штатний розклад необхідний;
посада, яку займає працівник, повинна бути внесена до нього.

Воно обов'язково знадобиться при:

перевірках:
- Трудової інспекції;
- ІФНС;
у суді з трудовим суперечкамта розглядам з контролерами.

За відсутність штатного розкладу можуть притягнути до відповідальності як порушення норм трудового права ().

Винним загрожує попередження чи штраф (ч. 1 ст. 5.27 КпАП РФ):

від 30 000 до 50 000 руб. - для юридичних;

від 1000 до 5000 руб. - для ІП;

від 1000 до 5000 руб. – для посадових осіб.

Форма штатного розкладу

Зручну форму штатного розкладу ( ) надано в Постанові Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 . Хоча з 2013 року ця форма не є обов'язковою, її дотримуються багато організацій: затверджених обов'язкових реквізитівдля цього документа немає, а звична для нас форма містить усі необхідні відомості, які очікують побачити перевіряючі у штатному розкладі.

структурних підрозділах;
посади;
кількості штатних одиниць;
оклади (тарифні ставки);
надбавки;
місячному ФОП.

Як часто потрібно затверджувати штатний розпис?

Оскільки складання та ведення штатного розкладу не регламентовано, однозначних рекомендацій щодо цього питання дати не вийде.

До штатного розкладу протягом року можуть вноситись зміни та доповнення. Для зручності, щоб не накопичувати документи, що змінюють, наприкінці року можна затвердити новий штатний розклад на наступний рік, який врахує всі зміни минулого.

Якщо штатний розклад повністю переглядається, затвердити новий можна і в середині року (наприклад, масштабне скорочення штатів).

Де в Бухгалтерія 8.3 знайти штатний розклад

У 1С 8.3 Бухгалтерія штатний розпис не формується. Ця форма там не передбачена. Однак для складання штатного розкладу можна використовувати звіт Штатні співробітники .

Якщо застосувати налаштування за замовчуванням, то звіт Штатні співробітники матиме вигляд:

Таким чином, звіт містить такі відомості про співробітників, які фактично працюють на зазначену у звіті дату:

посада;
оклад;
дату прийому;
робочий телефон;
дату народження (і навіть кількість днів, що залишилися до неї).

Для складання штатного розкладу вам можуть стати в нагоді поля:

Підрозділ ;
Співробітник ;
Посада ;
Тарифна ставка .

Поле Тарифна ставка містить суму за всіма щомісячними нарахуваннями працівнику, зазначеними у документах Прийом на роботу або Кадровий переклад . Отримати розгорнутий перелік усіх доплат і надбавок для конкретної посади неможливо.

Якщо вам потрібна інформація про співробітників, які займали вакантні на сьогодні посади, то можна прибрати зайві налаштування, і тоді додатково буде виведено інформацію про звільнених співробітників.

Щоб скласти штатний розклад у 1С Бухгалтерія 8.3, сформуємо звіт за штатними співробітниками на 01.01.2019.

У 2018 році всі посади штату були зайняті. 31.12.2018 звільнився Майстер із прокладки мережі. На 01.01.2019 дана посадає вакантною.

Звіт Штатні співробітники знаходиться у розділі Зарплата та кадри – Кадровий облік – Звіти з кадрів.

У формі, що відкрилася, зробимо наступні налаштування.

Шапка звіту

Заповнюємо поля:

Дата- дата, яку потрібно скласти звіт, у прикладі 01.01.2019 ;
Організація - вибрати з списку, якщо в базі ведеться більше однієї організації.

Натискаємо на кнопку Налаштуваннята переходимо в меню налаштувань звіту Штатні співробітники . Вибираємо вид звіту Розширений .

Відбори

На вкладці Відбориприберемо галочку з поля Група Або для того, щоб у список потрапляли не лише ті, хто нині працює, а й звільнені співробітники.

Поля та сортування

На вкладці Поля та сортування приберемо зайві галочки для виведення поля, залишивши:

Підрозділ ;
Співробітник ;
Посада ;
Тарифна ставка ;
дата прийому ;
дата звільнення .

Налаштування на інших вкладках залишимо без змін. Звіт набуде вигляду.

Блог компанії 1С GOODWILL

Штатний розклад у 1С ЗУП - невід'ємна частина роботи з персоналом на будь-якому підприємстві. Розглянемо в цій статті наступні моменти: де він знаходиться, як узгодити, як налаштувати, створити та змінити штатний розпис у програмі «1С ЗУП 8.3».

Налаштування штатного розкладу в 1С ЗУП

Програма 1С ЗУП дозволяє гнучко настроювати застосування штатного розкладу. Для цього потрібно перейти на панелі розділів у «Налаштування», натиснути посилання «Кадровий облік», потім у формі налаштувань кадрового обліку, що відкрилася, натиснути «Налаштування штатного розкладу».

Відкриється вікно, де можна увімкнути або вимкнути опції: ведення штатного розкладу, автоматичну перевірку кадрових документів, історію змін, використання таких можливостей як «вилка» окладів та надбавок, розряди та категорії, бронювання позицій, а також спосіб відображення надбавок.

Твердження штатного розкладу

Щоб розпочати роботу зі штатним розкладом, потрібно відкрити його через розділи «Головне» або «Кадри». Якщо жодна позиція ще не затверджена, то вкладка, що відкрилася, виглядатиме так:

Натисніть на посилання «Затвердити штатний розклад». Програма створила документ «Твердження штатного розкладу», де потрібно вказати місяць і дату, а потім додати позиції по відповідній кнопці. У кожній позиції зазначається підрозділ, посада, графік роботи, кількість одиниць (ставок).

У табличній частині «Оплата праці» заносимо нарахування та показники, на вкладці «Додатково» можна внести текстову інформацію про характер роботи, а також вказати належну додаткову відпустку.

Позицію зберігаємо за кнопкою «ОК», після чого вона постає у рядок нашого документа «Твердження штатного розкладу». Коли всі позиції будуть занесені, документ необхідно провести – це можна зробити за допомогою кнопок «Провести» або «Провести та закрити».

З документа на кнопку «Друк» можна роздрукувати як наказ про затвердження штатного розкладу, так і сам штатний розпис за уніфікованою формою Т-3.

Після проведення документа вкладка штатного розкладу набула іншого вигляду. У таблиці відображаються позиції із зазначенням щодо кожної їх підрозділи, посади, кількості одиниць і дати затвердження, а «шапці» з'явилися нові посилання-команди. За посиланням «Документи, що змінили штатний розклад», можна відкрити журнал документів, за допомогою яких реєструвалися зміни.

Якщо тепер ми відкриємо у програмі довідник «Посади» (див. розділи «Кадри» та «Налаштування»), то побачимо, що на посадах, за якими введено позиції штатного розкладу, з'явилася позначка про введення та його дату. Причому ті посади, які ще не введені до штатного розпису, будуть відображатися у довіднику лише за встановленого прапорця «Показувати нові посади».

Редагування штатного розкладу

Якщо вже введений у програму штатний розклад потрібно відредагувати (наприклад, виправити помилку), на вкладці штатного розкладу потрібно натиснути посилання «Відкрити документ, який затвердив поточний штатний розклад». Відкриється введений раніше документ, він доступний для внесення необхідних змін.

Крім того, із проведеного документа «Твердження штатного розкладу» можна за необхідності ввести новий документ для зміни планових нарахувань співробітників, натиснувши відповідну кнопку:

Як змінити штатний розклад у 1С 8.3 ЗУП

Якщо необхідно зареєструвати в 1С ЗУП зміну штатного розкладу, слід натиснути посилання «Змінити поточний штатний розклад»:

Буде створено новий документ програми, який має назву «Зміна штатного розкладу». Після вказівки підрозділу у документі відобразяться поточні позиції щодо цього підрозділу. Кожну позицію можна відкрити для зміни або закрити відповідною кнопкою.

Крім того, можливе додавання нових позицій, так само, як у «Затвердженні штатного розкладу».

Якщо потрібно затвердження нового штатного розкладу, потрібно скористатися посиланням «Затвердити новий штатний розклад».

Звіти до 1С ЗУП 8.3 за штатним розкладом

Програма надає хороші можливості для аналізу штатного розкладу, його дотримання, штатного розміщення і т.д. Ці дані відображаються у звітах, які можна знайти, якщо в розділі "Кадри" натиснути посилання "Кадрові звіти".

Для формування потрібного звіту слід натиснути на відповідне посилання, потім у формі звіту вказати період і натиснути «Сформувати». Не забувайте, що звіти не зберігаються в програмі, а щоразу формуються на основі наявних проведених документів.

Штатний розпис в 1С ЗУП 8.3 (3.0) вперше з'явився Блог компанії 1С GOODWILL.

Штатний розклад

Штатний розклад є документом, що визначає організаційний склад компанії, а також список посад та спеціальностей, які є в компанії, із показанням чисельності співробітників та розмірів окладів за кожною зі спеціальностей.

Обов'язок щодо створення та затвердження штатних розкладів та змін до них в основному лягає на кадрових працівників та фахівців. На підставі аналізу штатного розкладу кадровий фахівецьможе визначати наявність незайнятих ставок та посад (вакансій). Для цього потрібно відомості щодо ставок зі штатного розкладу порівнювати із фактичним числом прийнятих на роботу співробітників.

Росстатом встановлено уніфікована форма штатного розкладу Т-3, затверджена Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 №1.

Відповідно до ТК РФ необхідно, щоб відомості з трудового договорупро посаду, а також відомості про оклад, тобто. про розмір заробітної плати, відповідали даним чинного штатного розкладу, затвердженого керівником організації.

Створення та налаштування штатного розкладу в 1С ЗУП 8.3

Для початкового заповнення штатного розкладу виберемо підпункт «Зміна штатного розкладу» (Рис.2) та створимо новий документ «Твердження штатного розкладу». Документ потрібно заповнити списком посад із зазначенням розмірів окладів та кількістю необхідних ставок. Після заповнення та проведення документа виведемо на друк «Наказ про затвердження» та «Штатний розклад (Т-3)»:

Як змінити штатний розклад у 1С ЗУП 8.3

Якщо нам потрібно змінити штатний розклад, і таких змін багато (наприклад, потрібно поміняти назви прийнятих в організації спеціальностей та посад, або провести підвищення окладів по підприємству), наказом по підприємству необхідно скасувати старий штатний розклад, і тим самим наказом затвердити введення в дію нового документа з усіма змінами. Для цього потрібно створити в 1С новий документ «Твердження штатного розкладу» (Мал. вище), вказати дату початку дії нового розкладу та обов'язково роздрукувати Наказ про затвердження нового штатного розкладу, без якого він буде недійсним.

При необхідності внесення невеликих змін до штатного розкладу ми повинні використовувати інший документ, який називається «Зміна штатного розкладу» і знаходиться в тому ж журналі документів, що й «Затвердження штатного розкладу».

Наприклад, необхідно збільшити штат компанії на одну штатну одиницю, змінити максимальний розмір окладу за певною посадою і прибрати (скоротити) одну штатну одиницю за вже існуючою посадою.

У підсистемі Кадри виберемо підпункт «Зміни штатного розкладу» та створимо новий документ «Зміна штатного розкладу». Припустимо, що зміни мають набути чинності з 1 березня 2018 року. За кнопкою Додати позицію введемо нову посаду «Гравер» (Мал. нижче, рядок док-ту 1). Для вже затвердженої з початку року посади «Креслярник» змінимо максимальний розмір окладу з 60000 на 65000 руб. у формі, що відкривається, доступною за кнопкою Змінити позицію.

І щоб усунути ставку, оберемо Закрити позицію: у нашому прикладі кількість ставок на посаду «Інженер» - 3, але нам потрібно, щоб залишилося дві ставки - для цього після закриття позиції повністю створимо ще один рядок у документі за кнопкою Додати позицію і оберемо « кількість ставок» - 2. (Рис. нижче, рядки 3 та 4).

Роздрукуємо «Наказ про внесення змін» до затвердженого з початку поточного року штатного розкладу, щоб зміни набирали чинності з дати, яку ми вказали у 1С у документі «Зміна штатного розкладу».

Висновок

На закінчення можна додати, що штатний розклад ведеться кадровими службами, чи іншими відповідальними особами з організації. Наявність круглого друку організації не є обов'язковою умовою. Якщо штатний розклад не вміщається одному листі, то листи може бути просто скріплені скріпкою.

Залишились питання? Отримайте безкоштовну консультаціюз питання "Штатний розклад у 1С"

Штатний розклад на підприємствах дозволяє:

Вибудовувати організаційну структуру;
Закріплювати чисельність співробітників у підрозділах;
Простежити плановий розмір оплати праці працівників;
встановити розмір надбавок;
Спростити вибір вакансій.

Організація має право сама вибрати – вести чи не вести у програмі 1С 8.3 ЗУП штатний розпис:

У першому випадку, коли штатний розклад не ведеться, то при прийомі на роботу, а також при переміщенні до іншого підрозділу працівника потрібно обирати посаду з довідника Посади та повністю описувати його місце роботи, а також умови роботи та розмір оплати.
У другому випадку, коли штатний розпис у 1С ЗУП 8.3 ведеться, то функції з опису місця роботи, умов та оплати бере на себе саме штатний розклад. Посада вибирається з довідника Штатний розклад.

Як налаштувати штатний розклад у 1С 8.3 ЗУП

Де знайти штатний розклад?

Налаштування -> Кадровий облік -> Налаштування штатного розкладу:

Ведеться штатний розклад –встановлюється цей прапорець, якщо у програмі 1С ЗУП необхідно вести штатний розпис;
Автоматична перевірка кадрових документів на відповідність штатному розкладу– встановити цей прапорець рекомендується щоб кожен документ прийому чи перекладу співробітника перед його записом перевірявся: чи є вакантне місцеу штатному розкладі;
Ведеться історія змін штатного розкладу- при встановленому прапорці організація може відновити картину штатного розкладу в 1С ЗУП на будь-який момент часу, і навпаки, за відсутності прапорця історія зміни кадрової розстановки не вестиметься або буде втрачена, якщо прапорець спочатку було встановлено, а потім знято;
Використовується "вилка" окладів та надбавок– якщо при встановленні окладів використовуються мінімальні та максимальні межі, необхідно встановити цей прапорець:

У позиції штатного розкладу використовуються розряди та категорії– для того, щоб не вносити до довідника посад, наприклад «Слюсар 4 розряду», а лише «Слюсар», а розряд встановлювати в описі позиції штатного розкладу:

Як змінити оклад у штатному розкладі 1С ЗУП

Доступ до штатного розкладу у програмі 1С ЗУП 8.3 здійснюється: Головне -> Штатний розклад, також можна з розділу Кадри -> Штатний розклад.

Без ведення історії штатного розкладу

Якщо в налаштуваннях штатного розкладу відключено ведення історії штатного розкладу, то:

Одиниці штатного розкладу додаються до самого довідника Штатний розклад:

Зміна одиниці штатного розкладу провадиться в позиції довідника штатного розкладу, старе значення ніде не зберігається:

Позиція закривається у записі штатного розкладу. Для закриття позиції штатного розкладу необхідно встановити прапорець Закрита та більше не використовується, а також вказати дату, з якої позиція штатного розкладу припиняє діяти:

Під час ведення історії штатного розкладу

У разі ведення історії штатного розкладу в 1С ЗУП 8.3, всі зміни можна оформляти лише за допомогою документів:

Введення штатного розкладу до 1С ЗУП здійснюється документом Затвердження штатного розкладу:

Зміни штатного розкладу фіксуються документом Зміна штатного розкладу. Позиції штатного розкладу позначені різними кольорами:

При натисканні кнопки Додати позицію – до штатного розкладу вводиться нова позиція, яка підсвічується зеленим кольором.
Кнопка Редагувати позицію призначена для редагування існуючої позиції штатного розкладу. Після редагування позиція штатного розкладу підсвічується синім.
Закриття позиції здійснюється за допомогою кнопки Закрити позицію. Закриті позиції штатного розкладу підсвічуються червоним кольором:

Щоб повернутися до старої штатної розстановки, достатньо лише скасувати документ, що фіксує зміни за штатним розкладом.

Що робити, якщо кадровий документ не проводиться через невідповідність до штатного розкладу 1С ЗУП розглянуто у нашому відео уроці:

У 1С ЗУП 8.3 є можливість друку штатного розкладу. За натисканням кнопки Друк у формі штатного розкладу відкривається список форм друку, що випадає:

Штатний розпис на підпис – звіт із можливостями налаштування відображення:

Аналіз штатного розкладу:

Докладніше як змінити штатний розклад у 1С 8.3 ЗУП також можна вивчити у нашому відео:

При першому відкритті будь-якої програми 1С автоматично запускається Стартовий помічник: користувач може відразу зробити початкове налаштування інформаційної базипросто встановивши відповідні прапорці. Нас цікавить, як активувати, налаштувати та ввести новий штатний розклад.

ЗУП версії 3.1 передбачає три способи його ведення:

Воно не ведеться, тож у кадровому обліку використовується довідник «Посади». Так можуть вести облік невеликі комерційні фірми, але при цьому звітність до органів статистики їм доводиться формувати вручну*;
У кадровому обліку використовується відповідний довідник для формування друкованого примірника, що позбавляє перевірки відповідності працівників «штатці».
До позиції штатного розкладу «прив'язуються» один чи кілька працівників. Це оптимальний варіант для великих компаній та державних установ.

*При цьому прапорець «Використовувати…» не ставиться, але наступні варіанти його вистави вимагають обов'язково.

Налаштування підрозділів

Формуємо підрозділи організації у розділі «Налаштування/Підрозділи».

Розглянемо вікно відображення підрозділів.

У його верхній частині виведено поле "Організація". Якщо поставити прапорець і вибрати організацію, що вас цікавить, то до списку увійдуть тільки її відділи. Для зручності списку підрозділів можна задати три режими перегляду, натиснувши ще:

"Ієрархічний список" відобразить не всі відділи, а лише вибрані і ті, що знаходяться вище в ієрархії.
«Список» відобразить усі відділи поспіль, не показуючи вкладеності у вищі;
Найбільш зручний варіант «Дерево», який демонструє всі відділи, і куди вони вкладені.

Налаштування посад

Для створення нової посади натискається «Створити» та вносяться посади. Внесення їх найменувань вручну – спосіб простий, але з оптимальний.

Правильніше вносити посади через «Підбір із ОКПДТР», обравши їх із переліку посад.

Якщо посаду обрано, то в переліку вона стає сірою, неактивною.

Закривши ОКПДТР, ми побачимо, що нова посада виділена жирним шрифтом. Тобто програма нас попереджає, що це новий запис, що ще не діє.

Щоб посаду можна було використати для роботи, треба відкрити її та включити «Позицію затверджено» (з 1 січня поточного року). З версії 3.1.5 програми ЗУП у картці посади запроваджено рядок «Дані для заповнення звітності»:

Код по ОКПДТР
Контрольна кількість
Категорія*.

*Вони потрібні під час заповнення форми статистики 57-Т, тому якщо ввести нову посаду просто за кнопкою «Створити, звітність доведеться формувати вручну.

Щоб створити розклад, ми «пов'язали» один з одним «Підрозділ» та «Посада» (їх можна внести заздалегідь або одночасно зі створенням елементів нашої «штатки»).

Історія ведення

Існує два варіанти ведення розкладу:

Без ведення історії*;
З історією зміни**.

*Вигляд без історії змін:

**Вигляд з історією зміни, з документами зміни:

Докладніше розглянемо варіант з історією через активацію «Затверджувати штатний розпис спеціальним документом та вести історію його зміни».

Після наших дій зміни у розкладі можливі лише за допомогою спеціальних документів затвердження* та зміни, тому просто так відкрити штатну одиницю та змінити її зміст не вдасться.

*Якщо у списку «Затвердження» є кілька документів, попередній документ можна відкрити лише для перегляду, але не можна редагувати. Щоб з'явилася така можливість, потрібно спочатку вимкнути зміни пізніше документа, для цього скасувати проведення документа.

Робота з посадами у програмі ЗУП

Ввести нову посаду при варіанті ведення «штатки» без історії можна, поставивши прапорець «Посада введена в штатний розпис» та дату, з якою посада діє (при закінченні дії посади ставиться прапорець «Посада виключена…» та дата).

При роботі з посадою (варіант ведення історії змін) дати введення та виключення посади зі штатного розкладу не активні та виділені блідим кольором, тому неможливо поставити прапорець. Дата та прапорець проставляються автоматично після проведення документа «Твердження» (про яке згадувалося раніше).

Сама посада, запроваджена в режимі «З історією зміни…», виглядає так:

Насамкінець хотілося б зауважити, що без історії змін штатного розпису створювати та редагувати його простіше, але не можна вивести друкарську формуабо сформувати звіт станом на будь-яку дату. Якщо, наприклад, у вас у відділі продажів було дві штатні одиниці менеджера на 28 лютого, а з першого березня у вас вводиться ще одна посада, тобто їх буде лише три. Ви вводите нову посаду до того ж підрозділу, але це вже буде інша позиція, що призведе до появи другого рядка. Тобто перший рядок міститиме дві позиції менеджера, а другий – ще одну подібну посаду. Це говорить про те, що без ведення історії зміни «штатки» відредагувати штатну позицію красивоне вийде.