Giornale di registrazione dei certificati di salario campione. Giornale di registrazione dei certificati rilasciati ai dipendenti. Libro medico personale

Per l'organizzazione sistematica delle carte del personale e la contabilità dei documenti emessi, l'organizzazione mantiene solitamente un registro dei certificati rilasciati ai dipendenti.

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Non esiste una forma unificata di questo documento, ci sono diverse opzioni di progettazione. Uno di questi è presentato nel modulo allegato e un campione del suo ripieno.

Dichiarazioni

Affinché un dipendente possa ottenere un certificato, prima scrive una domanda. Queste dichiarazioni devono essere conservate. Secondo le leggi esistenti nella Federazione Russa, il periodo di conservazione non dovrebbe essere inferiore a tre anni.

In pratica, ci sono situazioni in cui i certificati di salari, classificati per anni, per il calcolo delle indennità pensionistiche.

Al fine di non svolgere più volte lo stesso lavoro, gli ufficiali del personale conservano le copie dei certificati richiesti almeno una volta per anni in una cartella separata. In modo che quando saranno necessari in futuro, le referenze sono sempre a portata di mano.

Componenti di una rivista

Il documento è organizzato in modo molto semplice: la copertina più la sezione principale. La copertina indica il nome del giornale di registrazione, la sua data di inizio (c'è una colonna speciale per la data di fine, ma può essere compilata solo nella fase finale della compilazione). Spazio allocato separatamente per il nome dell'organizzazione. Alcuni moduli hanno campi per specificare il periodo di conservazione del documento.

Punto importante! Se il giornale è una continuazione del precedente, queste informazioni dovrebbero essere indicate in copertina con date e collegamenti al documento precedente.

Ma la cosa principale nel documento è la sezione principale, costituita da una tabella con le seguenti colonne:

• Numero di riga da compilare. I riferimenti sono classificati per date e sono registrati nel giornale in ordine cronologico.
• Data di rilascio. Questi dati devono corrispondere alla data del certificato rilasciato. Se i numeri di registrazione sono assegnati a richieste nell'organizzazione, viene indicato anche nella stessa colonna.
• Nome del dipendente. Una domanda di rilascio per conto di questo dipendente deve essere già presente nell'addetto al personale o in un altro dipendente le cui funzioni includono la tenuta di un registro. Sono indicati anche la sua posizione, il dipartimento in cui lavora, la sua professione. Se necessario, vengono indicati l'indirizzo e il numero di telefono di questa persona per una rapida comunicazione.
• Contenuti di aiuto. In breve, questa colonna indica per cosa è stato emesso esattamente il certificato. Fondamentalmente, i dipendenti chiedono informazioni sulla dimensione e sul calcolo dei salari.
• data più numero di registrazione certificato rilasciato.
• Ricevuta per ricevuta. Se il dipendente non ha l'opportunità di ricevere un certificato nelle sue mani, la data e la forma di invio del certificato vengono registrate in questa colonna. Ad esempio, tramite raccomandata, tramite corriere (con il suo nome), ecc.
• Nota. Questa colonna può indicarlo fondamentalmente Informazioni importanti, che non è stato fornito in altre colonne. Ad esempio, il motivo che ha spinto il dipendente a richiedere un certificato.

Tipi di riviste

Esistono tre tipi principali di riviste:

• Documenti su lavoro d'ufficio del personale.
• Riviste sul lavoro d'ufficio in generale.
• Riviste sulla tutela del lavoro.

Ogni tipo di documentazione ha le sue specifiche. Il registro dei certificati rilasciati ai dipendenti è un luminoso "rappresentante" della documentazione relativa alla politica del personale.

Conservazione

Se utilizzato per comodità, la rivista può essere inserita in una copertura di pellicola in PVC.

Dopo che il caricatore è finito (scaduto), non viene gettato via. Questo è contro la legge. Viene posto in archivio (la forma specificatamente presentata è di 5 anni, solo se i dipendenti non lavorano in ambienti dannosi o condizioni pericolose lavoro).

Per una maggiore facilità di posizionamento nel caricatore, potrebbero esserci un paio di fori. Consentono di posizionare comodamente il diario in una cartella di archivio. La copertina viene rimossa dal documento prima di eseguire questa azione.

Lato posteriore

DA rovescio la copertina dell'ultimo foglio può essere uno speciale certificato di iscrizione, che consente di preparare la rivista per la conservazione a lungo termine. Ma anche se non ci sono campi per la certificazione, il capo è obbligato a apporre la sua firma sul retro del documento dopo che è stato completato e deve esserci anche il sigillo dell'organizzazione. Naturalmente, se tale procedura per sigillare ciascuna copia è prevista dai regolamenti interni dell'organizzazione (diverse società hanno i propri ordini in merito).

Responsabile del riempimento

La funzionalità di compilazione del registro dei certificati rilasciati ai dipendenti è nella maggior parte dei casi svolta da un funzionario del personale. Ma questo obbligo può essere assegnato all'impiegato o al contabile dell'organizzazione con un ordine separato del capo o esplicitato nel contratto di lavoro del dipendente.

Nella maggior parte dei giornali, le prime pagine indicano il nome del compilatore, la sua posizione, il periodo di responsabilità per la manutenzione del giornale e appone una firma personale. Condividere questo tipo di responsabilità è molto punto importante durante tutta l'attività dell'organizzazione.

Questo modulo è obbligatorio?

Non esiste un modulo prestabilito per questo diario. Tuttavia, questi moduli sono molto facili da usare. Possono essere integrati con vari grafici. Ad esempio, queste colonne aggiuntive della tabella body potrebbero contenere dati su:

• Riferimento del numero di registrazione separatamente.
• Nome completo e altri dati del dipendente che ha preparato il certificato, nonché la sua firma.
• Quali sono stati i motivi per ottenere un certificato. Riferimenti a numeri di documenti con date.

Ogni organizzazione ha il diritto di decidere autonomamente quale modulo per il mantenimento di questo documento scegliere e come convertirlo. La cosa principale è che sia adottato per ordine del capo e faccia parte della politica contabile dell'azienda.

Sono consentite correzioni?

Quando si compilano gli errori sono altamente indesiderabili. Tuttavia, le correzioni in questo stato di cose sono abbastanza accettabili. Per apportare una correzione, è necessario barrare le informazioni false con una riga e scrivere le informazioni corrette a lato o in alto, accanto ad essa.

Una correzione si considera eseguita correttamente solo se accanto ad essa c'è la scritta "Credi corretto" e le firme di tutte le persone interessate (responsabili della compilazione). Solo così verrà compilato correttamente il registro dei certificati rilasciati ai dipendenti.

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1. Libri sul lavoro e sanitari (se disponibili).
2. Informazioni sui salari.
3. Informazioni sul periodo assicurativo e informazioni personalizzate sulla persona assicurata.
4. Copie di atti, ordini e ordini su attività lavorativa estroverso.

Tutti i documenti emessi al momento del licenziamento devono essere completati e certificati dal sigillo dell'organizzazione.

Storico lavorativo

Questo è il documento principale sull'attività lavorativa e l'esperienza di una persona. In caso di ritardo nell'estradizione, il datore di lavoro può essere multato fino a 50.000 rubli.

Il rilascio di documenti al momento del licenziamento, in particolare forme di lavoro e cartelle cliniche personali, dovrebbe essere registrato in appositi giornali.

Libro medico personale

Tutti i dipendenti che sono associati alla produzione, allo stoccaggio, al trasporto e alla vendita di prodotti alimentari, bevendo acqua, l'educazione e l'educazione dei bambini, i servizi comunali e di consumo della popolazione, sono tenuti ad avere un libro di medicina. Al termine contratto di lavoro il datore di lavoro è tenuto a consegnare il libretto sanitario, anche se rilasciato a sue spese. Spiegazioni dettagliate sul libro di medicina personale possono essere trovate nella lettera di Rospotrebnadzor del 10 novembre 2015 n. 01/13734-15-32.

Imposta sul reddito per 2 persone

Contiene informazioni sull'importo del reddito dall'inizio dell'anno solare e sulla data di risoluzione del contratto compreso. Compensazione per vacanza inutilizzata il certificato riflette, ma l'importo del TFR (se presente), che non è soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche, non è incluso nel certificato (per i dettagli si veda Lettera del Ministero delle Finanze del 18/04/2012 n. 03-04-06 / 8-118).

Informazioni sullo stipendio

Rilasciato nella forma approvata con Ordinanza del Ministero del Lavoro 30 aprile 2013 n. 182n. Include informazioni sui dati personali del dipendente e l'importo della sua retribuzione per l'anno in corso e per i due anni precedenti.

SZV-M

Questo modulo include le informazioni per il mese in cui la persona lascia, nella quarta sezione sono indicati solo i dati della persona licenziata.

Modulo di rapporto

Certificato di esperienza assicurativa

Qui è necessario indicare le informazioni sui premi assicurativi aggiuntivi calcolati, trattenuti ed elencati per la parte finanziata della pensione di lavoro. Questo obbligo è stabilito dalla legge federale n. 56-FZ del 30 aprile 2008.

Informazioni personalizzate sull'assicurato

La terza sezione è completata. Il periodo va dall'inizio del trimestre alla data del licenziamento.

Altri documenti

Quali documenti sono necessari al momento del licenziamento di un dipendente in ogni caso specifico, decide il dipendente stesso (ad eccezione di quelli obbligatori, tutti sopra indicati). Ad esempio, un ex dipendente potrebbe voler conservare tutte le copie dei regolamenti relativi al suo impiego:

• sull'ammissione;
• in movimento;
• traduzioni;
• licenziamenti, ecc.

Se il dipendente ha richiesto per iscritto tutte queste istruzioni e ordini prima della data della sua partenza, queste copie devono essere emesse l'ultimo giorno di servizio. Se la persona le ha richieste dopo che se ne è andata, le Risorse umane hanno tre giorni di tempo per preparare le copie necessarie.

Il trasferimento di casi

Quando un dipendente lascia l'azienda, l'organizzazione, ovviamente, è obbligata a stabilirsi con lui ed emettere gli originali e le copie dei documenti sopra indicati, tuttavia, in alcuni casi, il dipendente è anche obbligato a compiere determinate azioni, ad esempio:

• problema;
• consegnare i casi che erano nel suo lavoro.

Questi casi non sono regolati dalla legge, ma in alcuni casi, ad esempio, quando realizzati, sono necessari.

Il registro dei certificati rilasciati ai dipendenti facilita il reperimento delle informazioni necessarie e consente di effettuare selezioni per la statistica. Leggi come compilarlo e mantenerlo correttamente, scarica un campione

Leggi il nostro articolo:

Come compilare e mantenere un registro dei certificati

Il registro dei certificati rilasciati ai dipendenti facilita il reperimento delle informazioni necessarie e consente di effettuare selezioni per la statistica. Inoltre, il manager, sulla base del registro, può monitorare l'attuazione dei compiti pertinenti per determinare la quantità di lavoro svolto, valutare l'efficacia del dipartimento del personale, ecc.

Non esiste una forma approvata del registro di registrazione del certificato nel 2020; ogni impresa ha il diritto di conservarlo in qualsiasi forma. Puoi acquistare un modulo già pronto e compilarlo, oppure puoi crearne uno tuo secondo il nostro modello stampando il modulo.

Alcune aziende conservano i registri dei certificati emessi in in formato elettronico utilizzando MS Excel o programmi speciali per l'organizzazione del flusso di lavoro.

In qualunque forma il giornale esista nell'organizzazione, la sua struttura sarà, se non la stessa, molto simile. Con un gran numero di documenti in fase di elaborazione, è consentito organizzare la loro contabilità differenziata, ad esempio per tipo, divisione, ecc.

Se l'impiegato redige lui stesso il diario, può utilizzare un semplice taccuino A4, intitolarlo di conseguenza con il nome dell'impresa, segnare anche la data di inizio sulla copertina e lasciare spazio per la data di fine successiva.

Nel giornale di registrazione dei certificati nel 2020 si consiglia di numerare le pagine, lampeggiarlo, apponendo una scritta di conferma “il numero dei fogli è stato cucito e fissato nel giornale”, firmarlo con la firma del capo e apporre una foca.

Sul primo foglio ci sarà una sezione "Dipendenti responsabili della tenuta di un diario", a seconda del volume dell'impresa, possono essere assegnati 2-3 fogli.

Il diario esiste in un'unica copia, quindi è gestito da una persona alla volta. Di solito si tratta di un funzionario del personale o di un segretario. Non dovrebbero sorgere difficoltà con la compilazione della sezione. Viene emesso sotto forma di una comoda targa con colonne:

• numero in ordine;
• iniziare con il diario;
• fine del lavoro;
• Nome della persona responsabile;
• la sua posizione;
• dettagli dell'ordine del capo, in base al quale questo dipendente è responsabile della registrazione;
• firma.

Anche la sezione principale del modulo è presentata in forma tabellare e contiene le seguenti informazioni:

• numero di riga. Per ciascun documento emesso si intende una riga separata, senza spazi tra di loro, al fine di evitare la “retrodatazione” della registrazione;
• la data di rilascio del certificato, che coincide con la data indicata sul documento stesso;
• Nome completo del dipendente che ha richiesto il documento, sua posizione;
• il contenuto del documento (sull'importo dello stipendio, sui contributi alla Cassa pensione, sul periodo di lavoro, ecc.);
• Nome completo e posizione del dipendente emittente;
• scopo dell'emissione, luogo dell'emissione;
• firma del ricorrente in ricevuta. Se il documento non è stato consegnato personalmente, è necessario registrare come è stato consegnato al dipendente ( Lettera registrata, Corriere);
• si consiglia di creare una colonna aggiuntiva per le note in casi non standard (ad esempio per inserire i dettagli in uscita, se presenti)

La sequenza delle colonne e le intestazioni delle colonne devono essere identiche su ogni spread. Quando la rivista finisce, viene inviata all'archivio e ne viene avviata una nuova. In questo caso è necessario indicare la numerazione dei volumi in ordine cronologico.

Correzione dell'errore

Sono consentite correzioni nel registro di registrazione del certificato. Una voce errata viene cancellata con una riga netta e l'informazione corretta viene registrata sopra quella barrata o, se lo spazio lo consente, una riga sotto (senza assegnare un nuovo numero di serie a questa riga).

Se inizialmente viene digitato da solo, sarebbe saggio non risparmiare spazio sulla carta e rendere le linee più grandi in altezza, quindi, se necessario, apportare correzioni, non dovrai macinare e la macchia non sembrerà illeggibile e sciatta.

Nota

Perso o rovinato documento personale? su cosa fare in tali situazioni, cosa è recuperabile e come e cosa non può più essere ripristinato

Dopo aver emesso la correzione secondo tutte le regole, è necessario apporre accanto ad essa la scritta “Corretto per credere”, nonché le firme dei responsabili della tenuta del giornale e di chi ha rilasciato il certificato (se è la stessa persona, ovviamente ci sarà una sola firma).

Per quanto tempo tenere un registro

Ai sensi del comma “f” dell'art. 358 dell'"Elenco dei documenti di gestione tipici generati nell'attività delle organizzazioni", indicante i periodi di conservazione, approvato dall'Archivio federale il 06.10.00, per i registri delle referenze e delle copie dei documenti, un periodo di conservazione di 3 anni (da la data di chiusura) è fissata.

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Di seguito forniamo esempi di compilazione del contenuto delle riviste:

• Giornale di registrazione dei certificati rilasciati ai dipendenti
• Giornale di registrazione e contabilità dei documenti rilasciati ai dipendenti
• Registro lavori di servizio
• Giornale di registrazione degli atti
• Giornale di registrazione delle note (rapporti, note esplicative eccetera.)
• Giornale di registrazione e contabilità delle carte personali

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Il frontespizio della rivista "vuota" - con intestazioni vuote, il grafico si presenta così:

Pertanto, sul frontespizio della rivista "vuota" - con maiuscolo bianco, il grafico viene compilato indipendentemente dal nome del datore di lavoro ed è anche scritto che è registrato / registrato nella rivista. Diamo esempi.

Esempio 2

Colonna "Iniziato:" ___ "_________ 20___" popolato all'apertura del registro. Colonna "Completato: "___" _________ 20___" viene riempito quando il registro è chiuso.

Nella seconda e terza pagina del giornale è presente una sezione "Dipendenti responsabili della manutenzione del giornale".

Le pagine rimanenti della rivista contengono colonne vuote - 5 colonne su ogni pagina. La prima colonna è leggermente più stretta, il resto ha la stessa larghezza. Oltre alla riga "intestazione", ci sono 30 righe su ogni pagina da compilare.

Se vuoi tenere un diario con poche colonne (1-5), puoi inserire voci su ogni pagina. Se prevedi di tenere un diario con più colonne (6-10), puoi tenerlo "girato", le righe sulle pagine a sinistra e a destra sono esattamente l'una di fronte all'altra.

Esempi di compilazione del contenuto del diario "vuoto" - con colonna di intestazioni vuota

Esempio 1. Giornale di registrazione dei certificati rilasciati ai dipendenti

Esempio 2: registro lavori di servizio

Esempio 3. Giornale di registrazione e contabilità dei documenti rilasciati ai dipendenti

Esempio 4. Registro degli atti

Esempio 5. Giornale di registrazione delle note (relazioni, note esplicative, ecc.)

Esempio 6. Giornale di registrazione e contabilità degli affari personali

Esempio 7. Giornale di registrazione e contabilità delle carte personali

Rivista "Vuota" - con i tappi vuoti, il grafico è numerato in modo indipendente. Inoltre, il diario viene cucito, sigillato e certificato dal capo dell'organizzazione (o altra persona autorizzata), se stabilito dal datore di lavoro a livello locale (ad esempio, dalle istruzioni per la gestione dei registri del personale). In questo caso, le voci appropriate possono essere fatte sull'ultima pagina del giornale a riguardo.