Elektrooniline dokumendihaldus väikeettevõttes. Elektrooniline dokumendihaldus väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele: näpunäiteid algajatele. Privaatsusleping

Alates vastusest küsimusele "Miks on teie ettevõttel vaja elektroonilist dokumendihaldust?" elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (EDMS) rakendamise projekti edukusest sõltub vähemalt pool. Kummalisel kombel võib väga sageli kuulda vastust: "Konkurendil/partneril juba on – miks me oleme kehvemad?" Kuid kui seate sellise EDMS-i rakendamise eesmärgi, pole tulemused tõenäoliselt muljetavaldavad.

Niisiis, milliseid eesmärke võib ettevõte millal silmitsi seista EDMSi rakendamine? Vaatleme võimalikke valikuid.

Kuna kõigi nende eesmärkide saavutamine suurendab järjest nii automatiseerimisprojekti eelarvet kui ka riske, et projekt ei jõua edukalt lõpule, ülehinnatud eesmärkide seadmisse tuleks suhtuda ülima ettevaatusega.

Teine levinud viga süsteemi juurutamisel on ootus, et automatiseerimine ise aitab optimeerida töövoogu ennast. Kuid nagu programmeerijad sellistel juhtudel ütlevad: "Kaose automatiseerimisel saate ainult seda "Automaatne kaos"».

Muide, oluline märkus projekti eelarve moodustamise kohta: see tuleb arvutada ettevõtte töötajate koguarvu põhjal. Enamasti ei aita “proovime ühes osakonnas” tüüpi pilootprojektid isegi aru saada, kas ettevõttel on vaja elektroonilist dokumendihaldussüsteemi või mitte.

Kui eesmärk on seatud ja automatiseerimisülesanded määratletud, võite liikuda järgmise etapi juurde - elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valiku juurde.

Kuidas valida?

Peaaegu 2000. aastate teise pooleni oli EDMS-i turg Venemaal keskendunud eranditult suurklientidele, väikestel ja keskmise suurusega ettevõtetel polnud valikut: "kastiga" EDMS-e, mis sobisid selle suurusega ettevõtetesse juurutamiseks, oli väga väike ring. . Pealegi olid need EDMS-id enamasti vaid "suurte" süsteemide kärbitud versioonid, mis tähendab, et ostu- ja hoolduskulud ning kasutuse keerukus ei vastanud päris väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete ootustele.

V viimased aastad EDMS-i turg väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele on oluliselt laienenud: tarnijatel on kujunenud visioon keskmise ja väikese ettevõtte dokumendivoo automatiseerimisest ning välja on tulnud palju uusi lahendusi, mis on keskendunud just sellele turusegmendile. Seetõttu on elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valik praegu üsna keeruline ülesanne. Proovime süstematiseerida EDMS-i valimise protsessi, lähtudes eesmärkidest, mida ettevõte endale seab, võttes kasutusele elektroonilise dokumendihalduse.

Kõik elektroonilised dokumendihaldussüsteemid võib tinglikult jagada kolme suurde rühma:

Süsteemid dokumentide arhiivi (hoiustamise) korraldamiseks.
Kontori automatiseerimissüsteemid koos dokumendivoo elementidega.
Integreeritud süsteemid dokumendivoo automatiseerimiseks.

Enamik kaasaegseid EDMS-e sisaldab elemente kõigist kolmest rühmast, kuid "täisväärtuslikud universaalid" on haruldased. Reeglina on iga süsteem keskendunud teatud protsesside rühma automatiseerimisele.

1. Dokumendiarhiivi korraldamise süsteemid

Mõistel "dokumentide arhiiv (hoiustamine)" on kaks tähendust. Selliseid süsteeme mõistetakse järgmiselt:

Spetsiaalsed süsteemid ülisuurte dokumentide hoidmiseks ja töötlemiseks. Sellised süsteemid on vajalikud kitsale ettevõtete ringile, näiteks järjekorda seadvatele organisatsioonidele ( kommunaalteenused, avalik sektor, kindlustus-, krediidi- ja pangandussektor). Selliseid süsteeme pole nii palju, need lahendavad üsna kitsa hulga probleeme ja me ei käsitle neid selles artiklis.
"Kerge" dokumendihaldussüsteemid, mis pakuvad ainult põhifunktsioonid töö dokumentidega: dokumendifailide tsentraliseeritud säilitamine ja töötajate neile juurdepääsu korraldamine.

Kui me räägime dokumentide arhiivist kui "kergekaalulisest" dokumendihaldussüsteemist, siis selles dokumendihalduse automatiseerimise lähenemisviisis on kõige populaarsemad järgmised lahendused:

Üldiselt on töövoo korraldamine "dokumentide arhiivi" kujul mõttekas kas väikeettevõtete jaoks (mille juhtkond on alla 10 inimese) või ettevõtete jaoks, mille töövoog on väike (kuni 10-20 inimest). dokumendid kuus). Selliste süsteemide peamine boonus on ainult nende madal hind ja kasutusmugavus.

2. Kontori automatiseerimissüsteemid koos dokumendivoo elementidega

Dokumendivoo elementidega kontoriautomaatikasüsteemid moodustavad nüüd enamuse Venemaa turul pakutavatest EDMS-idest. Tüüpilised funktsioonid selle rühma süsteemid:

Dokumentide arhiiv:

dokumentide säilitamine ja arhiveerimine,
otsing dokumentide registreerimis- ja kontrollkaartide rekvisiitide järgi, täistekstiotsing dokumentide järgi,
dokumentide skaneerimine ja tuvastamine;

Kontoritöö(selles süsteemide rühmas on kontoriautomaatika üksus kõige enam arenenud):

dokumentide registreerimine,
kohtuasjade nomenklatuuri korraldamine,
juurdepääsuõiguste diferentseerimine.

Dokumendi voog:

marsruutimisdokumendid,
korralduste väljaandmine,
äriprotsesside visualiseerimine.

Kõigil süsteemidel on peaaegu identsed omadused, kuid igal neist on loomulikult oma konkurentsieelised... Üksikasjalikku teavet süsteemide kohta leiate veebisaidilt http://www.doc-online.ru ja EDMS-i tootjate veebisaitidelt.

3. Integreeritud dokumendivoo automatiseerimise süsteemid

See süsteemide rühm on kõige "tugevam" ettevõtte dokumendivoo ja operatiivjuhtimisega seotud protsesside automatiseerimisel - tellimuste väljastamine ja täitmise jälgimine, dokumentide marsruutimine jne.

Sellise EDMS-i kasutuselevõtt on pigem õigustatud suurtes organisatsioonides (ettevõtetes), kuna selle klassi süsteeme töötatakse välja ainult tellimuse alusel ja seetõttu on need kallid, üsna raskesti hallatavad ja nõuavad ettevõtete osalemist. IT-spetsialistid juurutamise ajal. Selle rühma EDMS-i valik annab aga ka võimaluse suurepäraseid võimalusi muutes süsteemi ettevõtte vajadustele vastavaks, saab luua funktsioonide poolest tasakaalustatud süsteemi nii kontoritöö kui ka dokumendivoo vallas.

Mis järgmiseks?

Pärast ostu lemmikute valimist ärge unustage arvestada järgmiste aspektidega, mis kindlasti mõjutavad EDMS-i rakendusprojekti edukust:

Küsige, mis süsteemil on kasvuvõimalusi nii et te ei peaks ettevõtte mastaabi kasvuga kulutama raha uue EDMS-i juurutamiseks.
Kui võrrelda süsteemide maksumust määra täiskulu projekt. Väga sageli on oluline osa kuludest peidetud lisamoodulites, taristutarkvaras, uuringuteenustes, süsteemi juurutamises ja hoolduses.
Enne ostu vaata süsteemi "otse" või veel parem – lahenduse pakkuja klientidega. Mitte ükski ilus esitlus või süsteemi "labori" esitlus ei näita sellega töötamise tegelikke omadusi.
Osa turul olevaid süsteeme on nö "karbis" SED. See tähendab võimalust süsteemi ise installida ja konfigureerida. Arvestage, et see valik võib olla tulusam, isegi kui peate saatma oma IT-spetsialistid koolitusele.
Veenduge, et teie ettevõtte töötajad "tõmbaksid" süsteemi- igasugune automatiseerimine toob tavaliselt kaasa töömahu suurenemise, eriti rakendamisetapis. Kui ettevõttel on personalipuudus, on vaja kas suurendada nende arvu või valida lihtsamate funktsioonidega EDMS.
Süsteemi juurutamise protseduur- projekti edu oluline element. Enne süsteemi ostmist planeeri see etapp kindlasti ette ja aruta lahenduse pakkujaga läbi selle omadused! Väga sageli ripub EDMS ilma selle etapi põhjaliku uurimiseta kui "surnud raskus" ettevõtte küljes.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt on ettevõtte jaoks ülioluline samm, eriti keskmise ja väikese ettevõtte jaoks, kus igasugune kulutamine mõjutab oluliselt "elujõudu". Seetõttu on EDMS-i ja lahenduse pakkuja õige valik, arvestades väike- ja keskmise suurusega ettevõtete töö iseärasusi väga oluline. oluline tegur... Selles artiklis oleme püüdnud anda aimu tipptasemel EDMS-i turg väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele ning abiks õige elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valikul. Soovin teile edu.

Ahenda saadet

EDMS-i valimisel saate taotleda analüütilist teavet saitidelt http://www.doc-online.ru ja http://www.docflow.ru, aga ka otse arendajatele:

BOSS-IT-ettevõtte referentsüsteem. Veebisait http://www.boss-referent.ru
Firma "EOS" süsteem "ÄRI". Veebisait http://www.eos.ru
Ettevõtte "Cognitive Technologies" süsteem "Eufrati-dokumentide voog". Veebisait http://www.evfrat.ru
Ettevõtte "InterTrust" süsteem "CompanyMedia". Veebisait http://www.intertrust.ru
Naumen firma NauDoc süsteem. Veebisait http://www.naumen.ru
Firma "DuxSoft" süsteem "Akta". Veebisait http://www.duxsoft.ru

Keskmise ja väikeettevõtluse sektor, mis sai hoo sisse juba enne kriisi, jääb kõigele vaatamata kõige kiiremini kasvavaks ja lootustandvamaks kodumaises majanduses. Loomulikult tunnevad VKE-ettevõtted elektrooniliste teenuste aktiivse arendamise ja e-riigile ülemineku perioodil, nagu ka suuremad kolleegid, palju enesekindlamalt ja mugavamalt olla kaasaegsete IT-lahenduste kasutamisega kursis. IT-turul on asjakohaseid ettepanekuid enam kui küll, sh elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide arendajatelt. Siiski kerkib kriisiolukorras ja nii eelarvete kui ka tööjõuressursside säästmise korral küsimus EDMS-i kasutuselevõtu otstarbekusest väikeettevõtetes. Mida tuleks selle lahendamisel arvestada?

EDMS on intelligentne dokumentatsioon

Alustame vaieldamatu tõsiasjaga: oma töö dokumenteerimine on rohkem kui lihtsalt iga organisatsiooni kohustus, olenemata selle suurusest või omanikust. Tihti mängivad hästi kirjutatud, vormistatud, korralikult salvestatud dokumendid olulist rolli nii ettevõtte edu saavutamisel turul kui ka mõnel juhul ellujäämisel. Lisaks võib pädev dokumentatsioon ise muutuda äriprotsesside kvaliteedi parandamise mehhanismiks. Ja millisesse IT-lahendusse see kirjaoskus algselt kaasati? Loomulikult elektroonilises dokumendihaldussüsteemis. EDMS on see, mis mitte ainult ei suuda dokumente luua, koostada, saata, vastu võtta ja säilitada, vaid õpetab ka seda kaunilt, õigesti ja ratsionaalselt tegema.

EDMS on tõhus kulu

Kaasaegsel turul on edukad ja konkurentsivõimelised ettevõtted, kes kasutavad kõiki reserve oma tegevuse tõhustamiseks ja ebaefektiivsete kulude vähendamiseks. See kehtib ka väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete kohta! Töövoo automatiseerimine võimaldab teil kõrvaldada sellised vead äritegevuses nagu korraliku kontrolli ja juhtimisdistsipliini puudumine, meeskonnatöö ja teadmusjuhtimise tööriistad, ülesannete ja projektide mahajäänud tähtajad, ettevõttes toimuva "läbipaistmatus", asjatu töökulu. aeg dokumentide kooskõlastamisel, kirjade saatmisel, infootsingul, andmetöötlusel. Isegi väikseim ettevõte pole nende eest kaitstud. Kuid isegi suurim valdusettevõte saab nendega hakkama, sealhulgas EDMS-i abil.

EDMS on kiire suhtlus partneritega

Juhtub, et väikeettevõtted, kes EDMS-i kasutusele võtavad, teevad seda "oma kuvandi nimel": "konkurendil on EDMS juba olemas, las ta olla meiega". Ja kui alati ei ole mõistlik kulutada energiat sellele, et olla konkurentidega, siis tasub partnerite ja vastaspoolte eest hoolitseda. Enamiku ettevõtete jaoks, välja arvatud väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted, on oluline korralikult korraldada suhtluse haldamine klientide, partnerite ja muude organisatsioonidega, kellega ettevõte aktiivselt koostööd teeb, st luua väline dokumendivoog. Ja selles mõttes hõlbustab sama EDMS-i käivitamine, mis peamiste vastaspoolte oma, või ühilduva lahenduse käivitamine suhtlusprotsessi oluliselt. Kullerite aeg, kelle portfellis on paberdokumentide kaustad, on möödas!

EDMS on mugav suhtlus elektroonilise valitsusega

Ametivõimud pööravad praegu suurt tähelepanu väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele. Eelkõige jätkab Majandusarenguministeerium IFC alusel avalike teenuste osutamise süsteemi arendamist „ühe akna” põhimõttel vastavalt 2016.-2018. aasta vastavale programmile. Erilist rõhku pannakse VKE-üksustele avalike teenuste osutamisele keskenduvate MFC-de loomisele: näiteks spetsiaalse teabeteenus pakkudes suhtlust väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete arendamise föderaalkorporatsiooni JSC ja MFC vahel elektroonilisel kujul... Nagu teate, on paljudes EDMS-ides olemas mehhanismid elektrooniliste teenustega suhtlemiseks. See tähendab, et kellel on EDMS, sellel on rohkem käepärane tööriist säilitada kontakti mitte ainult kolleegidega turul, vaid ka reguleerivate asutustega.

Mida otsida SMB jaoks EDMS-i valimisel?

Enamik analüütikuid nõustub, et SMB jaoks on EDMS-i valimisel põhimõtteliselt ainult kaks peamist parameetrit. Ja ennekõike on see muidugi hinnaküsimus ja mitte ainult litsentside hinda ei pea arvestama, vaid ka omamiskulu.

Teiseks on seda lihtne paigaldada, konfigureerida ja administreerida. Muidugi, kui kasutajaks on ettevõte, kes ise tegutseb IT-turul ja koosneb täielikult kõrgelt kvalifitseeritud IT-piisonitest, siis see tegur ei oma tähtsust. Samadel juhtudel, kui IT-teenust esindab üks-kaks administraatorit, võib üldtuntud väidet parafraseerida, et "lihtsus on tervise võti!" Pealegi mitte ainult IT-süsteemi, vaid ka kasutaja närvisüsteemi tervis. Pole üllatav, et ka statistika kinnitab: eriti sageli täheldatakse "lihtsa EDMS-i" taotlust VKE-sektori klientide seas.

Kas on elu ilma SED-ta?

Jah, kuid selle kvaliteet on oluliselt madalam kui õigesti valitud ja edukalt rakendatud EDMS-i kasutajatel. Üldiselt oli veel mõned aastad tagasi arvamus, et väikeettevõtetel pole EDMS-i üldse vaja - piisas MS Office'ist. Seda tuleb ette tänapäevani, kuigi mitte nii sageli - ülaltoodud eelised pole üldiselt kellelegi saladus.

Pole aga saladus, et väikeses ettevõttes ei tule EDMS-i kasutamise mõju selle väiksuse tõttu nii ilmne kui suure kolleegi puhul. Ja et põhimõtteliselt, kui organisatsioonis on vaid paarkümmend töötajat, saab dokumentide registreerimise ja arvestuse hõlpsalt sisse seada Excelis, salvestada dokumendipilte pilves – näiteks Google Appsis või Microsoft Office 365-s ning suunatakse Outlooki. Jah, nii on võimalik ellu jääda – siiski põhialuste aluste automatiseerimise, kontoritöö hinnaga.

Ja loomulikult leidub alati neid, kes soovivad litsentseerimata tarkvara kasutades raha säästa. Ja siin kasvab paralleelselt säästu kasvuga ka info haavatavuse oht. Statistika näitab, et peaaegu pooled väikestest ja keskmise suurusega ettevõtetest ei võta oma teaberessursside kaitsmiseks kasutusele elementaarseid meetmeid ning VKEd on teabespioonide jaoks lihtsaim sihtmärk. Samuti tuletab see meelde, et viirusrünnak oli suunatud arvutusmasinad väikeettevõtted võivad nad päevadeks töövõimetuks muuta. See kasv juba on väikeettevõte see ei ole muidugi hea.

Shiraz Ahmed
29. november 2011 11:46

Teadlikkus elektroonilisest dokumendihaldusest on viimastel aastatel kasvanud, kuid paljud selle aspektid pole laiemale avalikkusele ikka veel selged. Tihti aetakse seda segi failihalduse, ettevõtte inforessursside haldusega (millest elektrooniline dokumendihaldus), kontorihaldusega jne.

Siin püüame ümber lükata viis müüti elektroonilise dokumendihalduse kohta väikeettevõtte vaatenurgast.

Müüt nr 1: mul on OCWindowsfailihalduse jaoks ja ma ei vaja eraldi elektroonilist dokumendihaldussüsteemi.

Tegelikkus: Windows Explorer aitab teil muidugi faile/dokumente hallata, kuid see on vaid põhitööriist, mis piirdub suuresti failide salvestamisega hierarhilises kaustastruktuuris. Teisest küljest võimaldab hea töövoosüsteem teil salvestada dokumenditüübispetsiifilisi metaandmeid teie organisatsiooni ainulaadsete nõuete alusel. Seega saate iga skannitud arve pildi jaoks määrata salvestamiseks metaandmed: arve kuupäev, arve summa, ettevõte, olek (makstud / tasumata) jne. See suurendab järsult võimaluste arvu, kuidas saate dokumente otsida ja rühmitada. Lisaks sellele võimaldavad elektroonilised dokumendihaldussüsteemid sageli luua linke dokumentide vahel, luua neile annotatsioone ja seada dokumentidele erinevaid juurdepääsuõigusi (näiteks kasutaja saab vaadata, aga mitte muuta). Nagu näete, on see palju enamat, kui teie operatsioonisüsteemil on pakkuda.

2. müüt: väikeettevõtted ei vaja elektroonilist töövoogu

Reaalsus: See on võib-olla suurim eksiarvamus. Väikeettevõtete omanikud jooksevad piiratud ressursid ja seetõttu ei saa ta sageli palgata töötajaid rutiinse paberitöö tegemiseks: tembeldamine, registreerimine, arhiivi loomine, dokumentide otsimine ja tagastamine, uuesti registreerimine pärast iga läbivaatamist. Väikeses ettevõttes juba palgatud töötajad kulutavad nendele ülesannetele rohkem aega kui need, milleks nad palgati. Hea elektrooniline dokumendihaldussüsteem võimaldab juurdepääsu kõikidele dokumentidele ühe hiireklõpsuga.

3. müüt: elektroonilist dokumendihaldust on liiga raske rakendadaväikestes ettevõtetes.

Tegelikkus: Väikeettevõttena peate selgeks tegema oma ettevõtte põhilised paberimajanduse vajadused. Kui need vajadused on kindlaks tehtud, on koheselt nähtavad lahendused, mis on saadaval ja mida on lihtne rakendada. Enamik Parim viis lahenduse elluviimiseks - selle "testimiseks" alustuseks mõnel ettevõtte divisjonil või mõne äriprobleemi lahendamisel (näiteks sissetulevate ja väljaminevate arvete haldamise korraldamiseks). Tehke analüüs kuu või kahe pärast ja vaadake, kuidas on paranenud teie töötajate töösooritus dokumendihalduses. Kui näete ühes osakonnas eeliseid, saate lahendust ülejäänud organisatsioonile korrata.

Tuleb jälgida, et lahendusel oleks järgmised omadused: seda on lihtne paigaldada ja seadistada, sellel on lihtne kasutajaliides, üksikasjalik kasutusjuhend ja tehniline abi saadaval meili või telefoni teel.

4. müüt: elektrooniline töövoog on väikeettevõtete jaoks liiga kallis

Tegelikkus: Väikeettevõtted ei pruugi vajada täiustatud ja keerukaid EDMS-i võimalusi, mida tavaliselt nõutakse. suurettevõtted... Ja ka kasutajate arv, kes selle tarkvaratootega töötavad, on tõenäoliselt väiksem kui suuremates organisatsioonides. Siiski on elektroonilisi dokumendihaldustarkvara tooteid, mis on väikeettevõtete jaoks tasuvad. Lisaks võimaldab üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele vähendada paberi ja muude kontoritarvete tarbimist, vähendades seeläbi oluliselt teie jooksvaid kulusid. Tegelikult, kui arvutate väikeettevõtte elektroonilise dokumendihaldussüsteemi investeeringutasuvuse (ROI), näete, et sellesse investeerimine võib tõepoolest olla teie ettevõtte üks tulusamaid investeeringuid keskmises ja pikas perspektiivis.

5. müüt: võin kõrvaldada kõik paberdokumendid kohe, kui mul on elektrooniline dokumendihaldussüsteem.

Tegelikkus: Olete otsustanud juurutada dokumendihaldussüsteemi. Palju õnne! Aga ära torma kohe purustaja juurde! Paljud neist dokumenteerivad teid peab säilitada paberkandjal.

Jagage kõik oma dokumendid kolme rühma:

1. Need dokumendid, mida seaduse järgi tuleb säilitada paberkandjal, näiteks allkirjadega lepingute originaalid.

2. Dokumendid, mida võib rutiinse töö käigus veel vaja minna paberkandjal.

3. Need dokumendid, mida te enam paberkandjal ei vaja.

Enne purustaja juurde suundumist saate haarata neist kolmest rühmast ainult viimase. Pärast kuid/aastaid ei pea te enam kolmanda ja teise rühma dokumente paberkandjal säilitama, mis viib teid paberivabale töövoole veelgi lähemale.

Tõlge: Anna Ananina (DIRECTUM).

) NauDoc - kõigi tasemete juhtide ja ainespetsialistide dokumentidega töötamise protsessi kvalitatiivseks parandamiseks, dokumentidega töötamise aja vähendamiseks, teisisõnu dokumentide liikumise automatiseerimiseks ettevõttes

NAUDOC - tarkvara NAUMENi poolt välja töötatud kontoriautomaatika, töövoo ja äriprotsesside jaoks. NAUDOC võimaldab hallata dokumenditöötlusprotsesse ja jälgida tulemuslikkuse distsipliini, saades igakülgset teavet ülesannete edenemise kohta.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem NauDoc sobib optimaalselt väikese ja keskmise suurusega ettevõtete, fondivalitsejate, projekteerimisorganisatsioonide, valdusstruktuuride allüksuste dokumendihalduse automatiseerimiseks, aga ka spetsiifiliste dokumentide ringluse automatiseerimise ülesannete lahendamiseks, mis seisavad silmitsi ettevõtte jaoskondadega. suurettevõtted (töö tagamine regulatiivsete dokumentidega vastavalt ISO nõuded 9001: 2000, töötajate ja teeninduspersonali vaheline suhtlus jne).

NAUDOC-i abil on võimalik korraldada ühtne dokumentide hoidla, millel on rollipõhised juurdepääsuõigused diferentseeritud, mis võimaldab töötajatel igal ajal juurdepääsu dokumentidele ja niipea kui võimalik leida kogu vajalik teave olenemata dokumentide omaniku kohalolekust töökohal. Logid võimaldavad registreerida sissetulevaid, sisemisi ja väljaminevaid paberimajandust, jälgida dokumentide paberkoopiate liikumist ettevõtte sees.

NAUDOCi jõudlusdistsipliini kontrollide kättesaadavus võimaldab määrata süsteemis töötajatele ülesandeid, jälgida nende täitmist, jälgida tähtaegu, saata pabereid kinnitamiseks ja saata heakskiidetud pabereid teistele süsteemi kasutajatele ülevaatamiseks. Kohandamine eluring Dokumendikategooriate jaoks võimaldab määrata tüüpilised dokumentide liikumise marsruudid, konfigureerida nende automaatset marsruutimist ja ülesannete määramist.

Kõik toimingud dokumentide ja ülesannetega tehakse veebiliidese kaudu, ühendudes süsteemiga kõikjalt maailmast, luues seeläbi organisatsioonile ühtse teaberuumi, sealhulgas kaugharudele ja mobiilsetele töötajatele.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi NauDoc kasutamise eelised:

Ametnike poolt dokumentide allkirjastamise korra lihtsustamine

Pärast dokumendi loomist saadab töötaja selle kinnitamiseks teatud inimeste ringile vastavalt organisatsiooni poolt vastu võetud dokumentide kinnitamise korrale.
Kollektiivsel tööl tehakse kõik toimingud dokumendi ühel eksemplaril. Dokumendi heaks kiitnud NauDoc kasutajad saavad sellele protsessi käigus juurdepääsu.
Igas etapis saab koostada kooskõlastusakti (milles on märgitud volitaja nimi ja ametikoht ning dokumendi kinnitamise täpne aeg).

Elektrooniliste ja paberdokumentide registreerimise võimalus süsteemis

Dokumendi registreerimine registreerimispäevikus toimub automaatselt dokumendiga töötamise teatud etapis.
Paberdokumentide jaoks luuakse süsteemis spetsiaalne elektrooniline kaart, millele saab lisada dokumendi skaneeritud koopia.

Dokumentide otsimise kiirendamine detailide ja sisu järgi

NauDoc süsteem võimaldab teil koheselt leida kõik konkreetse rekvisiidi dokumendid (näiteks registreerimisnumber või lühikirjeldus).

Organisatsiooni- ja haldusdokumentidega töötamise lihtsustamine

Kasutaja loob NauDoc süsteemis dokumendi vastavalt etteantud mallile. Dokumendi loomiseks peate muutma selle registreerimiskaardil olevate andmete väärtusi, need lisatakse automaatselt dokumendi teksti. Vajadusel saate lubada kasutajal malli teksti muuta.
Pärast dokumendi loomist saadab töötaja selle organisatsioonis vastuvõetud korras tööle teatud inimeste ringile.
Süsteem “teab” kooskõlastusprotseduuri: kontrollib etappidel planeeritud tähtaegu, teavitab vastutavaid isikuid, samuti saadab süsteem teateid dokumendi liikumisest etapist etappi.
Dokumendi registreerimine registreerimispäevikus toimub automaatselt dokumendiga töötamise teatud etapis. Sel juhul määratakse dokument registreerimisnumber ja registreerimiskuupäev on määratud.

Protsessi juhtimine

NauDoc süsteem võimaldab automatiseerida ettevõtte tootmis- või juhtimisprotsesse. Võimaldab esile tuua etapid, vastutajad, planeeritud tähtajad. See võimaldab kuluaruandeid selle kohta, millises etapis iga protsessi eksemplar on, leida kitsaskohad ja vastutavad isikud, mille tõttu tähtaegu eiratakse, teha protsess enne muudatuste tegemist.

Töö lihtsustamine sissetuleva ja väljamineva kirjavahetusega

NauDoc on konfigureeritav e-posti kliendina, mis annab võimaluse töötada nii sissetulevate kui ka väljaminevate dokumentidega nagu süsteemi tavaliste dokumentidega.
Sissetuleva kirjavahetuse töötlemisel võtab sekretär kirju vastu, registreerib kirjad Saabunud kirjavahetuse logis, dokumendile määratakse automaatselt registreerimisnumber. Pärast ettevalmistamist saadetakse dokument organisatsioonis vastuvõetud korra kohaselt juhatajale lahendamiseks. Pärast läbivaatamist saadetakse dokument läbivaatamiseks või täitmiseks organisatsiooni töötajatele.
Väljamineva kirjavahetuse töötlemisel koostab töötaja organisatsioonis aktsepteeritud malli järgi kirja, saadab selle organisatsioonis vastuvõetud korrale kinnitamiseks juhatajale. Pärast dokumendi kinnitamist saadetakse see automaatselt sekretärile. Sekretär salvestab kirja Registrisse ja saadab selle e-postiga. Sel juhul salvestatakse kõik dokumendid süsteemi ja on otsimiseks saadaval.

Ettevõtte veebiportaali ja ettevõtte Interneti-ressursi loomine

NAUDOC võimaldab teil luua Interneti- ja siseveebisaite ning hallata sisu paigutust (ENGINE-funktsioon). Sisuks võib olla pabereid, graafikat ja muid NAUDOCi objekte.
Ressursilehtede mugav arendus ja redigeerimine sisseehitatud WISYWIG-i redaktoris, versioonikontroll.
Uudiste, küsimustike ja häälte avaldamise haldamine.
Sisseehitatud arendusvõimalused ja ressursilehtede ümberkujundamine.
Tsentraliseeritud juurdepääsukontroll ressursiosades, võimalus kooskõlastada dokumente enne veebiressursil avaldamist.

Süsteemi tehnoloogilised omadused

100% veebiliides võimaldab teil süsteemiga ühenduse luua kõikjalt maailmast, luues ühtse teaberuumi organisatsiooni, selle kaugemate filiaalide ja mobiilsete töötajate jaoks.
süsteem on üles ehitatud tarkvara skannimiseks ja tekstituvastuseks ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
süsteem võimaldab inimeste autentimist ja autoriseerimist välistes kataloogiteenustes, näiteks LDAP või Microsoft Active Directory;
süsteemil on moodul elektroonilise digitaalallkirjaga töötamiseks () ja see on võimeline kasutama EDS-i mis tahes krüptoteenuse pakkuja jaoks, mis toetab Microsoft CRYPTOAPI liidest.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem NauDoc on mõeldud mugavaks töötamiseks kuni 50 kasutajale, kes saavad aastas luua kuni 5000 dokumenti. Need on Zope'i tarkvaraplatvormi, millel toode on arendatud, tehnoloogilised piirangud.

Praktiliste märkuste põhjal saab eristada järgmisi tegureid:

Süsteemi kõrge töökindlus. 4 tööaasta jooksul ei ainsatki riket.
Süsteemi kõrge turvalisuse tase häkkerite rünnakute vastu
Hea funktsionaalsus tasuta süsteemi jaoks, kuid tasulise jaoks äärmiselt napp
Kõrge serveri koormus isegi väikese andmebaasi korral. Tundub, et süüdi on halb lõime optimeerimine. Sellest ka aeglane töö dokumentidega.
Andmete andmebaasi sisestamise ebamugavus.
Kasutatavus kui selline puudub , tundub, et programmeerijad kirjutasid süsteemi enda jaoks, mitte müügiks.
Jääb mulje, et süsteem on poolik.
Kehv (aeglane) tehniline ja teabetugi foorumis, isegi maksvatele klientidele
Tasuta versioonis alates teatud arvust kogunenud ülesannetest - otsing annab valesid vastuseid.
Tasulises versioonis alustades teatud arvust kogunenud ülesannetest - otsing hakkab otsinguala valikul tegema vigu, otsib dokumente valest kohast, ei saa aru standardsetest loogilistest otsingutingimustest.
Süsteemikood on avatud, kuid käsitsi pole võimalik midagi muuta.

Platvorm: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC on saadaval kahes väljaandes: NAUDOC Free ja NAUDOC Enterprise

Jäta oma kommentaar!

Väikeettevõtlus tundub mulle turu jaoks oluline, kuna suurte föderaalklientide arv on piiratud ja peaaegu kõik on otsustanud platvormide ja platvormide valiku. Ja sealsed mehhanismid ei ole väga turupõhised.

Nii et kui me räägime konkreetselt turust, siis peamine laienemispotentsiaal kliendibaas see on lihtsalt väike äri. Kui väikeettevõte näeb elektroonilisest dokumendihaldusest reaalset kasu ja kui EDMS-i funktsionaalsus hakkab peegeldama tema tegelikke vajadusi, mitte taastootma ministeeriumi miniatuurselt, muutub see turg sama massiliseks kui raamatupidamine. Kas üks EDMS-i müüjatest võib korrata 1C edu?

Niisiis, 5 müüti väikeettevõtete EDMS-i kohta:

Kuigi valmisolek elektrooniliseks töövooguks on viimastel aastatel kasvanud, on inimestel endiselt puudulik arusaamine mõnest tehnoloogia aspektist. Tihti ajavad nad failihalduse segamini ettevõtte sisuhalduse või EDMS-iga, mida võib pidada ECM-i osaks. Siin püüame kummutada viis müüti, eriti väikeettevõtete ülesannete fookuses.

Müüt nr 1: mul on failide haldamiseks Explorer, nii et ma ei vaja eraldi EDMS-i
Tõepoolest, Windows Explorer võimaldab teil faile hallata, kuid see on ainult põhitööriist, selle oluliseks piiranguks on kaustade hierarhiline struktuur.

Isegi elementaarset ülesannet, kui soovite dokumente grupeerida toodete ja klientide kaupa kaustade abil, ei saa lahendada - klient A tellib tooteid X ja Y. Klient B - tooted X ja Z. Soovime näha tellimusi toodete ja klientide kaupa mis tahes DBMS või isegi Excel võimaldab seda teha. Kuid te ei saa sel viisil dokumente kaustadesse sortida.

Teoreetiliselt saate kasutada otseteid ja linke, kuid tegelikult on see ebamugav. Selgub, et failisüsteemi kasutades on võimatu luua mugavat süsteemi dokumentide klassifitseerimiseks ja väljavõtmiseks.

Müüt number 2. Väikeettevõte ei vaja EDMS-i
Miski pole tõest kaugemal. Väikeettevõte tegutseb tõsiste ressursipiirangute all, keegi ei palka lisatöötajaid rutiinsete dokumentidega toimingute tegemiseks, nende paigutamiseks, klassifitseerimiseks ja otsimiseks. Isegi need töötajad, kes on olemas, peaksid olema tootlikumad. EDHSi olemasolu organisatsioonis võib selle tagada vajalikud dokumendid on saadaval ühe hiireklõpsuga.
(Noh, või kaks või kolm, mis on ikka kiirem kui paberites või failimäludes tuhnimine.)

Müüt number 3. EDMS on väikeettevõtete jaoks liiga keeruline
Väikeettevõtte töövoo nõuded on tavaliselt lihtsamad ja omanikud saavad need sõnastada enne töövõtjat. Turul on piisavalt tooteid, mida on lihtne rakendada. Võite alustada ühest osakonnast või funktsioonist, näiteks kontohaldusest. Vaadake, kuidas see tõhusust mõjutab. Seejärel saate laiendada kogu organisatsioonile. Veenduge, et EDMS vastaks järgmistele nõuetele: lihtne kasutajaliides, paigaldamise ja seadistamise lihtsus, selge ja täielik juhend ja kvaliteetse tehnilise toe olemasolu.
(Lisan omaette - ärge püüdke muutuda nagu suureks bürokraatlikuks kontoriks! Salvestage oma tööstiil. Parem on töötajaid koolitada, selle pealt ei tasu kokku hoida. Parem säästa analüüsi ja joonistamise pealt äriprotsessidest. Sa juba mõistad neid. Ja kui ei, siis tõenäoliselt pole see enam väike ettevõte.)

Müüt number 4. EDMS on väikeettevõtete jaoks liiga kallis
Väikeettevõtted ei vaja liiga täiustatud terviklikke integreeritud lahendusi, mida tavaliselt kasutatakse suurettevõtetes. Ja te ei vaja palju skaleeritavust, sest kasutajaid jääb väheks. Selle põhjal saate valida oma hinna kohta üsna mõistliku lahenduse. Lisaks aitab üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele vähendada trükikulusid. (Aga sellele tuleb teadlikult läheneda ja sellega hakkama saada, muidu paberikulud ainult kasvavad.)
(Ja jälle ütlen omaette – ROI arvutamine EDMS-i juurutamisel on tume asi. Analüütikud võtavad teie eest kõike arvesse. Usaldage oma intuitsiooni. Üldiselt peaks EDMS aitama kulusid vähendada ja tootlikkust tõsta.)

Müüt number 5. Pärast EDMS-i rakendamist saate paberdokumentidest täielikult lahti saada
Niisiis, olete oma väikeettevõttes rakendanud EDMS-i. Palju õnne! Kuid ärge kiirustage uut purustajat hankima. Paberdokumente on ikka vaja. Jagame need kolme rühma:
1) Dokumendid, mis seaduse järgi peavad olema paberkandjal. Näiteks lepingud ja muud ametlikud dokumendid.
2) Dokumendid, mis jäävad paberile, sest äriprotsessid on nii üles ehitatud. Kuni teie kulleritel pole iPade, on neil vaja pabereid.
3) Dokumendid, mis kindlasti ei pea olema paberkandjal. Kõik aruanded, memod, taotlused jne – kõik, mis ei kuulunud kahte esimesse rühma. Neid saab ohutult purustajasse kanda.

Pärast kuid ja aastaid liiguvad kahe esimese rühma dokumendid järk-järgult kolmandasse. Seadusandlus muutub ja tehnoloogiad arenevad, võib-olla on varsti lihtsam igale kullerile tahvelarvuti kinkida ja end paberiga petta ei lasta. Nii jõuame kunagi paberivaba kontorini.