Journal der Registrierung von Lohnbescheinigungen Muster. Journal für die Registrierung der an Arbeitnehmer ausgestellten Bescheinigungen. Persönliche Krankenakte

Für die systematische Organisation von Personalpapieren und die Abrechnung der ausgestellten Dokumente führt die Organisation in der Regel ein Verzeichnis der an die Mitarbeiter ausgestellten Bescheinigungen.

Dateien

Für dieses Dokument gibt es keine einheitliche Form, es gibt mehrere Gestaltungsmöglichkeiten. Einer von ihnen wird im beigefügten Formular und einer Probe seiner Füllung präsentiert.

Aussagen

Damit dem Mitarbeiter eine Bescheinigung ausgestellt wird, schreibt er zunächst eine Erklärung. Diese Erklärungen sind aufzubewahren. Nach den in der Russischen Föderation geltenden Gesetzen sollte ihre Aufbewahrungsfrist drei Jahre nicht unterschreiten.

In der Praxis gibt es Situationen, in denen Informationsbescheinigungen mehrmals verlangt werden. Löhne nach Jahren für die Berechnung der Rentenleistungen gegliedert.

Um die gleiche Arbeit nicht mehrmals zu erledigen, bewahren Personalreferenten Kopien von mindestens einmal angeforderten Zeugnissen jahrelang in einer separaten Mappe auf. Damit die Zertifikate auch in Zukunft bei Bedarf immer zur Hand sind.

Bestandteile der Zeitschrift

Die Struktur des Dokuments ist einfach genug: das Deckblatt plus der Hauptteil. Der Titel der Zeitschrift und das Datum des Beginns sind auf dem Umschlag angegeben (es gibt eine spezielle Spalte für das Enddatum, die jedoch erst in der letzten Phase des Ausfüllens ausgefüllt werden kann). Für die Angabe des Namens der Organisation ist ein gesonderter Platz vorgesehen. Einige Formulare haben Felder, um die Speicherdauer des Dokuments anzugeben.

Ein wichtiger Punkt! Wenn das Magazin eine Fortsetzung des vorherigen ist, sollten diese Informationen mit Daten und Links zum vorherigen Dokument auf dem Cover angegeben werden.

Die Hauptsache im Dokument ist jedoch der Hauptabschnitt, der aus einer Tabelle mit Spalten mit folgendem Inhalt besteht:

• Die Nummer der auszufüllenden Zeile. Die Anfragen werden nach Datum geordnet und in chronologischer Reihenfolge protokolliert.
• Datum der Ausstellung. Diese Daten müssen mit dem Datum des ausgestellten Zertifikats übereinstimmen. Wenn Anfragen in der Organisation Registrierungsnummern zugewiesen sind, wird dies in derselben Spalte angezeigt.
• Vollständiger Name des Mitarbeiters. Der Antrag auf Erteilung im Namen dieses Mitarbeiters muss bereits im Besitz eines Personalreferenten oder eines anderen Mitarbeiters sein, der für die Führung eines Protokolls verantwortlich ist. Seine Position, die Abteilung, in der er arbeitet, sein Beruf sind ebenfalls angegeben. Zur schnellen Kommunikation werden ggf. Adresse und Telefonnummer dieser Person angegeben.
• Hilfeinhalt. In dieser Spalte wird kurz gesagt, was genau das Zertifikat ausgestellt wurde. Grundsätzlich verlangen Arbeitnehmer Bescheinigungen über die Höhe und Berechnung des Lohns.
• Datum plus Registrierungs Nummer ausgestelltes Zertifikat.
• Empfangsbestätigung. Kann der Mitarbeiter keine Bescheinigung vorlegen, werden in dieser Spalte Datum und Form der Bescheinigung vermerkt. Zum Beispiel per Einschreiben, über einen Kurierdienst (mit seinem Namen) usw.
• Notiz. Diese Spalte kann darauf hinweisen, dass grundsätzlich wichtige Informationen, die in anderen Spalten nicht angegeben wurde. Zum Beispiel das Motiv, das den Mitarbeiter veranlasste, ein Zertifikat zu beantragen.

Sorten von Zeitschriften

Es gibt drei Haupttypen von Zeitschriften:

• Dokumente zu Personaladministration.
• Allgemeine Wirtschaftszeitschriften.
• Zeitschriften zur Arbeitssicherheit.

Jede Art von Dokumentation hat ihre eigenen Besonderheiten. Das Journal zur Registrierung der an Mitarbeiter ausgestellten Bescheinigungen ist ein anschaulicher "Repräsentant" der personalpolitischen Dokumentation.

Lagerung

Wenn es der Einfachheit halber verwendet wird, kann das Magazin in eine PVC-Folienhülle gelegt werden.

Nachdem das Journal fertig (abgelaufen) ist, wird es nicht weggeworfen. Dies ist gegen das Gesetz. Es wird archiviert (eine speziell vorgelegte Form gilt für 5 Jahre, nur wenn Mitarbeiter nicht in schädlichen oder gefährliche Bedingungen Arbeit).

Der Einfachheit halber kann das Magazin ein Paar Löcher aufweisen. Sie ermöglichen es Ihnen, das Journal bequem in einem Archivordner abzulegen. Das Deckblatt des Dokuments wird entfernt, bevor diese Aktion ausgeführt wird.

Nachteil

MIT Rückseite der Umschlag auf dem letzten Blatt kann mit einer speziellen Schilderbescheinigung ausgestattet werden, die es ermöglicht, das Magazin für die Langzeitlagerung vorzubereiten. Aber auch wenn keine Felder für die Beglaubigung vorhanden sind, ist der Leiter verpflichtet, nach dem Ausfüllen seine Unterschrift auf der Rückseite des Dokuments anzubringen, und es muss auch das Siegel der Organisation vorhanden sein. Natürlich, wenn ein solches Verfahren zum Versiegeln jeder Kopie in den internen Vorschriften der Organisation vorgesehen ist (verschiedene Unternehmen haben ihre eigenen Verordnungen zu diesem Thema).

Verantwortlich für die Befüllung

Die Funktionalität des Ausfüllens des Registers der den Arbeitnehmern ausgestellten Bescheinigungen wird in den meisten Fällen von einem Personalreferenten durchgeführt. Diese Pflicht kann jedoch durch eine gesonderte Anordnung des Leiters dem Sachbearbeiter oder Buchhalter der Organisation übertragen oder im Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers festgelegt werden.

In den meisten Zeitschriften werden auf den ersten Seiten der Name des Füllers, seine Position, der Zeitraum der Verantwortung für die Führung des Journals angegeben und eine persönliche Unterschrift angebracht. Diese Art von Verantwortung zu teilen ist sehr wichtiger Punkt bei allen Büroarbeiten der Organisation.

Ist dieses Formular erforderlich?

Für dieses Magazin gibt es kein festgelegtes Formular. Diese Formulare sind jedoch sehr einfach zu verwenden. Sie können mit verschiedenen Grafiken ergänzt werden. Diese zusätzlichen Spalten der Haupttexttabelle können beispielsweise Daten zu Folgendem enthalten:

• Referenz-Registrierungsnummer separat.
• Vollständiger Name und andere Daten des Mitarbeiters, der das Zertifikat erstellt hat, sowie seine Unterschrift.
• Was waren die Gründe für die Erlangung eines Zertifikats. Verweise auf die Nummern datierter Dokumente.

Jede der Organisationen hat das Recht, unabhängig zu entscheiden, welche Form für die Pflege dieses Dokuments sie wählt und wie sie umgewandelt wird. Die Hauptsache ist, dass es auf Anordnung des Leiters angenommen wird und Teil der Rechnungslegungspolitik des Unternehmens ist.

Sind Korrekturen gültig?

Beim Ausfüllen sind Fehler höchst unerwünscht. Korrekturen in diesem Zustand sind jedoch durchaus akzeptabel. Um eine Korrektur vorzunehmen, müssen Sie die falschen Informationen mit einer Zeile durchstreichen und die richtigen Informationen seitlich oder oben daneben schreiben.

Eine Korrektur gilt nur dann als korrekt ausgeführt, wenn daneben die Aufschrift „Glaube korrigiert“ und die Unterschriften aller interessierten (für die Ausfüllung verantwortlichen) Personen stehen. Nur so wird das Verzeichnis der an die Arbeitnehmer ausgestellten Bescheinigungen korrekt ausgefüllt.

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1. Bücher über Arbeit und Gesundheit (falls vorhanden).
2. Angaben zur Lohnhöhe.
3. Informationen über die Versicherungserfahrung und personalisierte Informationen über die versicherte Person.
4. Kopien von Rechtsakten, Anordnungen und Anordnungen auf Arbeitstätigkeit ausgehend.

Alle bei der Entlassung ausgestellten Dokumente müssen ausgefüllt und mit dem Siegel der Organisation beglaubigt sein.

Arbeitsbuch

Dies ist das Hauptdokument über die Arbeitstätigkeit und Erfahrung einer Person. Im Falle einer verspäteten Auslieferung kann der Arbeitgeber mit einer Geldstrafe von bis zu 50.000 Rubel belegt werden.

Die Ausstellung von Entlassungsdokumenten, insbesondere von Arbeitsformen und persönlichen medizinischen Büchern, sollte in speziellen Zeitschriften festgehalten werden.

Persönliche Krankenakte

Alle Mitarbeiter, die mit der Herstellung, Lagerung, dem Transport und dem Verkauf von Lebensmitteln verbunden sind, Wasser trinken, Bildung und Ausbildung von Kindern, kommunale und Verbraucherdienste der Bevölkerung, müssen medizinische Bücher haben. Bei Kündigung Arbeitsvertrag der Arbeitgeber ist zur Herausgabe des Krankenbuches verpflichtet, auch wenn es auf seine Kosten ausgestellt wurde. Ausführliche Erläuterungen zum persönlichen Medizinbuch finden Sie im Schreiben von Rospotrebnadzor vom 10. November 2015 Nr. 01 / 13734-15-32.

2-NDFL

Enthält Informationen über die Höhe der Einkünfte ab Beginn des Kalenderjahres und einschließlich des Datums der Vertragsbeendigung. Entschädigung für ungenutzter Urlaub die Bescheinigung widerspiegelt, aber die Höhe der Abfertigung (sofern vorhanden), die nicht der Einkommensteuer unterliegt, ist in der Bescheinigung nicht enthalten (nähere Einzelheiten siehe Schreiben des Finanzministeriums vom 18.04.2012 Nr. 03 -04-06 / 8-118).

Lohnausweis

Ausgestellt in der durch die Verordnung des Arbeitsministeriums vom 30. April 2013 Nr. 182n genehmigten Form. Enthält Informationen über die persönlichen Daten des Arbeitnehmers und die Höhe seines Verdienstes für das laufende und zwei Vorjahre.

SZV-M

Dieses Formular enthält Angaben für den Monat, in dem die Person ausscheidet, im vierten Abschnitt werden nur Angaben zur entlassenen Person gemacht.

Berichtsformular

Bescheinigung über Versicherungserfahrung

Hier sind Angaben zu den berechneten, einbehaltenen und überwiesenen Zusatzversicherungsbeiträgen für den kapitalgedeckten Teil der Arbeitsrente anzugeben. Diese Verpflichtung wird durch das Bundesgesetz Nr. 56-FZ vom 30. April 2008 festgelegt.

Persönliche Daten des Versicherten

Der dritte Abschnitt wird fertiggestellt. Zeitraum - vom Anfang des Quartals bis zum Datum der Entlassung.

Sonstige Unterlagen

Welche Unterlagen bei einer Kündigung eines Arbeitnehmers im Einzelfall benötigt werden, entscheidet der Arbeitnehmer selbst (mit Ausnahme der für die Ausstellung obligatorischen - die alle oben aufgeführt sind). Zum Beispiel möchte ein ehemaliger Mitarbeiter möglicherweise alle Kopien der Vorschriften, die sich auf seinen Job beziehen:

• über Zulassung;
• ziehen um;
• Übersetzungen;
• Entlassung usw.

Hat der Arbeitnehmer alle diese Anordnungen und Anordnungen vor dem Tag seiner Abreise schriftlich angefordert, müssen diese Kopien am letzten Diensttag ausgestellt werden. Wenn die Person diese nach ihrer Abreise anfordert, hat die Personalabteilung drei Tage Zeit, um die erforderlichen Kopien anzufertigen.

Arbeitsübertragung

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist die Organisation natürlich verpflichtet, mit ihm abzurechnen und die Originale und Kopien der oben genannten Dokumente auszustellen, in einigen Fällen ist der Mitarbeiter jedoch auch verpflichtet, einige Aktionen durchzuführen, zum Beispiel:

• Ausgabe;
• übertragen Sie die Fälle, die in seiner Arbeit waren.

Diese Fälle sind nicht gesetzlich geregelt, aber in einigen Fällen, beispielsweise bei der Durchführung, erforderlich.

Das Verzeichnis der ausgestellten Bescheinigungen für Mitarbeiter erleichtert das Auffinden der benötigten Informationen und ermöglicht Ihnen die Auswahl für Statistiken. Lesen Sie, wie Sie es richtig ausfüllen und pflegen, laden Sie ein Muster herunter

Lesen Sie in unserem Artikel:

So füllen Sie ein Zertifikatsregister aus und führen es?

Das Verzeichnis der ausgestellten Bescheinigungen für Mitarbeiter erleichtert das Auffinden der benötigten Informationen und ermöglicht Ihnen die Auswahl für Statistiken. Darüber hinaus kann der Manager anhand des Registers die Umsetzung relevanter Aufgaben überwachen, um den Arbeitsaufwand zu ermitteln, die Effektivität der Personalabteilung zu beurteilen usw.

Es gibt kein genehmigtes Formular für das Zertifikatsregister im Jahr 2020, jedes Unternehmen hat das Recht, es in jeder Form zu führen. Sie können ein vorgefertigtes Formular erwerben und ausfüllen, Sie können Ihr eigenes nach unserem Muster selbstständig zusammenstellen, indem Sie das Formular ausdrucken.

Einige Unternehmen führen Aufzeichnungen über ausgestellte Zertifikate in in elektronischer Form mit MS Excel oder speziellen Programmen zur Organisation des Dokumentenflusses.

In welcher Form auch immer die Zeitschrift in der Organisation existiert, ihre Struktur wird, wenn nicht gleich, dann sehr ähnlich sein. Bei einer großen Anzahl von erstellten Dokumenten ist es zulässig, deren differenzierte Buchhaltung zu organisieren - zum Beispiel nach Art, nach Abteilung usw.

Wenn der Sachbearbeiter das Tagebuch selbst erstellt, kann er ein einfaches A4-Notizbuch verwenden, es entsprechend mit dem Namen der Firma betiteln und auch das Beginndatum der Buchhaltung auf dem Umschlag markieren und Platz für das spätere Enddatum lassen.

Im Register der Urkunden im Jahr 2020 ist es ratsam, die Seiten zu nummerieren, zu heften, eine Bestätigungsaufschrift „die Anzahl der Blätter wurde in der Zeitschrift geheftet und befestigt“ zu vermerken, mit der Unterschrift des Kopfes zu versehen und ein Siegel anzubringen .

Das erste Blatt enthält den Abschnitt "Mitarbeiter, die für die Führung des Journals verantwortlich sind", je nach Umfang des Unternehmens können ihm 2-3 Blätter zugeordnet werden.

Die Zeitschrift existiert in einer einzigen Kopie, daher ist jeweils eine Person mit der Pflege beschäftigt. In der Regel handelt es sich dabei um einen Personalarbeiter oder eine Sekretärin. Das Ausfüllen des Abschnitts sollte keine Schwierigkeiten bereiten. Es ist in Form einer praktischen Tabelle mit Spalten gestaltet:

• Nummer in Ordnung;
• Erste Schritte mit dem Magazin;
• Feierabend;
• Vollständiger Name der verantwortlichen Person;
• seine Position;
• Angaben zur Bestellung des Leiters, auf deren Grundlage diesem Mitarbeiter die Verantwortung für die Registrierung übertragen wird;
• Unterschrift.

Der Hauptteil des Formulars ist ebenfalls tabellarisch dargestellt und enthält folgende Informationen:

• Zeilennummer. Für jedes ausgestellte Dokument gibt es eine separate Zeile ohne Lücken dazwischen, um eine "rückwirkende" Registrierung zu vermeiden;
• Ausstellungsdatum der Bescheinigung, das mit dem auf dem Dokument selbst angegebenen Datum übereinstimmt;
• Vollständiger Name des Mitarbeiters, der das Dokument angefordert hat, seine Position;
• den Inhalt des Dokuments (zur Lohnhöhe, zu den Abzügen an die Pensionskasse, zur Arbeitszeit usw.);
• Name und Funktion des ausstellenden Mitarbeiters;
• Ausgabezweck, Bereitstellungsort;
• Liste des Antragstellers in Empfang. Wenn das Dokument nicht persönlich übergeben wurde, ist zu notieren, wie es dem Arbeitnehmer übergeben wurde ( eingeschriebener Brief, Kurier);
• es empfiehlt sich, in Sonderfällen eine zusätzliche Spalte für Notizen anzulegen (z.B. um ggf. ausgehende Daten einzutragen)

Die Reihenfolge der Spalten und Spaltenüberschriften müssen auf jeder Seite identisch sein. Wenn das Journal endet, wird es an das Archiv gesendet und ein neues gestartet. In diesem Fall ist es erforderlich, die Nummerierung der Bände in chronologischer Reihenfolge anzugeben.

Fehler Korrektur

Korrekturen im Referenzprotokoll sind akzeptabel. Der fehlerhafte Eintrag wird mit einer sauberen Linie durchgestrichen, und die richtigen Informationen werden entweder über die durchgestrichene oder, wenn der Platz es zulässt, die darunter liegende Zeile geschrieben (ohne dieser Zeile eine neue Seriennummer zuzuweisen).

Wenn es zunächst allein gesetzt wird, ist es ratsam, keinen Papierplatz zu sparen und die Linien in der Höhe zu vergrößern. Nehmen Sie dann gegebenenfalls Korrekturen vor, Sie müssen es nicht flach machen und der Fleck wird nicht unleserlich und schlampig.

beachten Sie

Verloren oder verdorben Personaldokument? darüber, was in solchen Situationen zu tun ist, was wiederherstellbar ist und wie und was nicht wiederhergestellt werden kann

Nach Abschluss der Korrektur in Übereinstimmung mit allen Regeln müssen die Aufschrift "Glaube dem Korrigierten" sowie die Unterschriften von Personen hinzugefügt werden: Verantwortliche für die Führung des Journals und die Ausstellung des Zertifikats (falls dies gleich ist) Person wird es natürlich nur eine Unterschrift geben).

Wie lange soll das Protokoll aufbewahrt werden

Gemäß Absatz "g" der Kunst. 358 "Die Liste der typischen Verwaltungsdokumente, die bei der Tätigkeit von Organisationen erstellt werden", mit Angabe der vom Rosarchiv 06.10.00 genehmigten Aufbewahrungsfristen für die Protokolle der Zertifikate und Kopien der Dokumente, die Aufbewahrungsfrist beträgt 3 Jahre (ab dem Datum des Abschlusses ).

Liebe Kolleginnen und Kollegen, wir haben ein "leeres" Magazin herausgebracht - eine Grafik mit leeren Überschriften.

Wenn Sie sich entscheiden, ein Protokoll der Buchhaltung / Registrierung von Dokumenten oder Ereignissen zu führen, die im Verkauf schwer zu finden sind, können Sie unser "leeres" Protokoll kaufen und die "Überschriften" seiner Spalte auf Ihre eigene Weise ausfüllen.

Wir geben Beispiele für das Ausfüllen des Inhalts der folgenden Zeitschriften:

• Journal der Registrierung der an Arbeitnehmer ausgestellten Bescheinigungen
• Journal für die Registrierung und Abrechnung der an die Mitarbeiter ausgestellten Dokumente
• Service-Auftragsprotokoll
• Register der Taten
• Journal für die Registrierung von Servicenotizen (Notizen, Erläuternder Vermerk etc.)
• Journal der Registrierung und Abrechnung von persönlichen Karten

Das Magazin ist "leer" - mit leeren Kopfzeilen wird die Kolumne in einem praktischen Format (A4, Buch) veröffentlicht.

Der Umschlag ist dicht, strapazierfähig (dicker Hochglanzkarton 300 g + PVC).

Weißes Qualitätspapier 80 g 72 Seiten

Das Regierte ist klar. In diesem Fall sind die Linien gleich. Mehr als 2100 Zeilen für Aufzeichnungen. Die Diagrammbreite ist praktisch.

Die Titelseite eines "leeren" Magazins - mit leeren Kopfzeilen sieht die Grafik so aus:

So wird auf der Titelseite einer "leeren" Zeitschrift - bei leeren Überschriften - die Spalte mit dem Namen des Arbeitgebers ausgefüllt und es wird auch geschrieben, was in der Zeitschrift registriert / berücksichtigt wird. Hier sind einige Beispiele.

Beispiel 2

Spalte "Begonnen:" ___ "_________ 20 ___." wird beim Öffnen des Journals ausgefüllt. Spalte "Abgeschlossen:" ___ "_________ 20 ___." ausgefüllt, wenn das Journal geschlossen ist.

Auf der zweiten und dritten Seite des Journals befindet sich der Abschnitt „Mitarbeiter, die für die Führung des Journals verantwortlich sind“.

Die restlichen Seiten des Journals enthalten leere Spalten - 5 Spalten auf jeder Seite. Die erste Spalte ist etwas schmaler, der Rest ist gleich breit. Zusätzlich zur „Kopfzeile“ sind auf jeder Seite 30 Zeilen auszufüllen.

Wenn Sie ein Tagebuch mit wenigen Spalten (1-5) führen möchten, können Sie auf jeder Seite Notizen machen. Wenn Sie planen, ein Journal mit mehr Spalten (6-10) zu führen, können Sie es auf einer Doppelseite führen, die Zeilen auf der linken und rechten Seite liegen genau gegenüber.

Beispiele für das Füllen des Inhaltsteils des "leeren" Magazins - mit leeren Überschriften

Beispiel 1. Registrierungsprotokoll der an Arbeitnehmer ausgestellten Bescheinigungen

Beispiel 2. Service-Job-Log

Beispiel 3. Journal der Registrierung und Abrechnung von Dokumenten, die den Mitarbeitern ausgestellt wurden

Beispiel 4. Register der Rechtsakte

Beispiel 5. Journal der Registrierung von Servicenotizen (Memoranden, Erläuterungen usw.)

Beispiel 6. Journal der Registrierung und Abrechnung von Personalakten

Beispiel 7. Journal der Registrierung und Abrechnung von Personalkarten

"Leeres" Magazin - bei leeren Kopfzeilen wird die Spalte unabhängig nummeriert. Darüber hinaus wird die Zeitschrift vom Leiter der Organisation (oder einer anderen bevollmächtigten Person) geheftet, versiegelt und zertifiziert, wenn dies vom Arbeitgeber auf lokaler Ebene festgelegt wird (z. B. durch Anweisungen zur Personalaktenverwaltung). In diesem Fall können Sie auf der letzten Seite des Journals entsprechende Einträge dazu machen.