Muestra de Revista de Registro de Certificados de Salario. Diario de registro de certificados emitidos a empleados. Historial médico personal

Para la organización sistemática de los documentos del personal y la contabilidad de los documentos emitidos, la organización generalmente mantiene un registro de certificados emitidos a los empleados.

Archivos

No existe un formulario unificado para este documento; hay varias opciones de diseño. Uno de ellos se presenta en el formulario adjunto y una muestra de su relleno.

Declaraciones

Para que el empleado reciba un certificado, primero escribe una declaración. Estas declaraciones deben conservarse. De acuerdo con las leyes existentes en la Federación de Rusia, su período de almacenamiento no debe ser inferior a tres años.

En la práctica, hay situaciones en las que se requieren certificados de información varias veces. salarios clasificados por año para el cálculo de las prestaciones de pensión.

Para no hacer el mismo trabajo varias veces, los oficiales de personal guardan copias de al menos una vez los certificados solicitados durante años en una carpeta separada. Para que cuando se necesiten en el futuro, los certificados estén siempre a mano.

Componentes de la revista

La estructura del documento es bastante simple: la portada más la sección principal. El título de la revista, la fecha de su inicio se indican en la portada (hay una columna especial para la fecha de finalización, pero solo se puede completar en la etapa final de llenado). Se asigna un lugar separado para la indicación del nombre de la organización. Algunos formularios tienen campos para indicar el período de almacenamiento del documento.

¡Un punto importante! Si la revista es una continuación de la anterior, entonces esta información con fechas y enlaces al documento anterior debe indicarse en su portada.

Pero lo principal en el documento es la sección principal, que consta de una tabla con columnas del siguiente contenido:

• El número de la línea que se va a llenar. Las consultas se clasifican por fecha y se registran en orden cronológico.
• Fecha de emisión. Estos datos deben coincidir con la fecha del certificado emitido. Si se asignan números de registro a solicitudes en la organización, entonces se indica en la misma columna.
• Nombre completo del empleado. La solicitud de emisión en nombre de este empleado ya debe estar en posesión de un funcionario de personal u otro empleado cuya responsabilidad sea mantener un registro. También se indica su cargo, el departamento en el que trabaja, su profesión. Si es necesario, se indica la dirección y el número de teléfono de esta persona para una rápida comunicación.
• Contenido de ayuda. Brevemente, esta columna informa sobre qué se emitió exactamente el certificado. Básicamente, los trabajadores solicitan certificados de tamaño y cálculo de salarios.
• Fecha más número de registro certificado emitido.
• Recibo de recibo. Si el empleado no puede obtener un certificado a mano, la fecha y la forma de envío del certificado se registran en esta columna. Por ejemplo, por correo certificado, a través de un servicio de mensajería (con su nombre), etc.
• Nota. Esta columna puede indicar que fundamentalmente información importante, que no se proporcionó en otras columnas. Por ejemplo, el motivo que motivó al empleado a solicitar un certificado.

Variedades de revistas.

Hay tres tipos principales de revistas:

• Documentos en Administración de recursos humanos.
• Revistas comerciales generales.
• Revistas de seguridad ocupacional.

Cada tipo de documentación tiene sus propios detalles. El diario de registro de certificados emitidos a los empleados es un vívido "representante" de la documentación relacionada con la política de personal.

Almacenamiento

Cuando se usa por conveniencia, la revista se puede colocar en una cubierta de película de PVC.

Una vez que el diario está terminado (caducado), no se desecha. Esto va contra la ley. Se coloca en un almacenamiento de archivo (un formulario presentado específicamente es por 5 años, solo si los empleados no trabajan en condiciones dañinas o condiciones peligrosas labor).

Para mayor comodidad, el cargador puede tener un par de agujeros. Le permiten colocar cómodamente el diario en una carpeta de archivo. La cubierta del documento se retira antes de realizar esta acción.

Abajo

CON parte trasera la tapa de la última hoja se puede equipar con un letrero-certificado especial, que permite preparar la revista para su almacenamiento a largo plazo. Pero incluso si no hay campos para la certificación, el titular está obligado a poner su firma en el reverso del documento una vez completado, y también debe haber el sello de la organización. Naturalmente, si tal procedimiento para sellar cada copia está previsto por el reglamento interno de la organización (diferentes empresas tienen sus propias órdenes al respecto).

Responsable de llenado

La funcionalidad de completar el registro de certificados emitidos a los empleados la lleva a cabo en la mayoría de los casos un oficial de personal. Pero este deber puede asignarse al secretario o contador de la organización mediante una orden separada del jefe o se puede especificar en el contrato de trabajo del empleado.

En la mayoría de las revistas, en las primeras páginas se indica el nombre del rellenador, su cargo, el período de responsabilidad para llevar el diario y se coloca una firma personal. Compartir este tipo de responsabilidades es muy punto importante en todos los trabajos de oficina de la organización.

¿Se requiere este formulario?

No existe un formulario establecido para esta revista. Sin embargo, estos formularios son muy fáciles de usar. Se pueden complementar con varios gráficos. Por ejemplo, estas columnas adicionales de la tabla del cuerpo principal pueden contener datos sobre:

• Número de registro de referencia por separado.
• Nombre completo y otros datos del empleado que elaboró ​​el certificado, así como su firma.
• ¿Cuáles fueron los motivos para obtener un certificado? Referencias a los números de documentos fechados.

Cada una de las organizaciones tiene derecho a decidir de forma independiente qué forma de mantenimiento de este documento elegir y cómo transformarlo. Lo principal es que debe ser adoptado por orden del titular y formar parte de la política contable de la empresa.

¿Son válidas las correcciones?

Al completar, los errores son altamente indeseables. Sin embargo, las correcciones en este estado de cosas son bastante aceptables. Para hacer una corrección, debe tachar la información falsa con una línea y escribir la información correcta en el costado o en la parte superior, junto a ella.

Una corrección se considera ejecutada correctamente solo si junto a ella hay una inscripción "Creer corregido" y las firmas de todas las personas interesadas (responsables de completar). Solo así se cumplimentará correctamente el registro de certificados emitidos a empleados.

Expandir ▼

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1. Libros de trabajo y salud (si los hay).
2. Información sobre el monto del salario.
3. Información sobre la experiencia aseguradora e información personalizada sobre el asegurado.
4. Copias de actas, órdenes y órdenes en actividad laboral extrovertido.

Todos los documentos emitidos al despido deben estar completados y certificados con el sello de la organización.

Historial de empleo

Este es el documento principal sobre la actividad y experiencia laboral de una persona. En caso de demora en la extradición, el empleador puede recibir una multa de hasta 50.000 rublos.

La emisión de documentos tras el despido, especialmente las formas de trabajo y los libros médicos personales, debe registrarse en revistas especiales.

Historial médico personal

Todos los empleados que están asociados con la producción, almacenamiento, transporte y venta de productos alimenticios, agua potable, educación y formación de los niños, servicios comunales y al consumidor de la población, se requiere contar con libros de medicina. Tras la terminación contrato de empleo el empleador está obligado a entregar el libro médico, incluso si fue emitido a su cargo. Las explicaciones detalladas sobre el libro médico personal se pueden encontrar en la carta de Rospotrebnadzor fechada el 10 de noviembre de 2015 No. 01 / 13734-15-32.

2-NDFL

Contiene información sobre el monto de los ingresos desde el inicio del año calendario y en la fecha de terminación del contrato, inclusive. Compensación por vacaciones no utilizadas el certificado refleja, pero el monto de la indemnización por despido (si corresponde), que no está sujeto al impuesto sobre la renta de las personas físicas, no está incluido en el certificado (para más detalles, consulte la Carta del Ministerio de Finanzas con fecha 18.04.2012 No. 03 -04-06 / 8-118).

Certificado de salario

Expedido en el formulario aprobado por Orden del Ministerio de Trabajo de 30 de abril de 2013 No. 182n. Incluye información sobre los datos personales del empleado y el monto de sus ingresos para el año actual y los dos años anteriores.

SZV-M

Este formulario incluye información del mes en que se retira la persona, en el cuarto apartado solo se indica información sobre la persona que está siendo despedida.

Formulario de informe

Certificado de experiencia en seguros

Aquí es necesario indicar información sobre las primas de seguro adicionales calculadas, retenidas y transferidas para la parte financiada de la pensión laboral. Esta obligación está establecida por la Ley Federal N ° 56-FZ de 30 de abril de 2008.

Datos personales del asegurado

Se está completando la tercera sección. Período: desde el comienzo del trimestre hasta la fecha de despido.

Otros documentos

Los documentos que se necesitan cuando un empleado es despedido en cada caso específico lo decide el propio empleado (con la excepción de los obligatorios para su emisión, todos los cuales se enumeran anteriormente). Por ejemplo, un ex empleado puede querer tener todas las copias de las regulaciones relacionadas con su trabajo:

• sobre la admisión;
• Moviente;
• traducciones;
• despido, etc.

Si el empleado ha solicitado todas estas órdenes y órdenes por escrito antes de la fecha de su salida, estas copias deben emitirse el último día de servicio. Si la persona los solicita después de su salida, el departamento de RR.HH. tiene tres días para preparar las copias necesarias.

Transmisión de trabajo

Cuando un empleado deja la empresa, la organización, por supuesto, está obligada a llegar a un acuerdo con él y emitir los originales y copias de los documentos especificados anteriormente, sin embargo, en algunos casos, el empleado también está obligado a realizar algunas acciones, por ejemplo:

• asunto;
• trasladar los casos que se encontraban en su obra.

Estos casos no están regulados por la ley, pero en algunos casos, por ejemplo, cuando se llevan a cabo, son necesarios.

El registro de certificados emitidos a empleados facilita la búsqueda de la información que necesita y le permite realizar selecciones para las estadísticas. Lea sobre cómo llenarlo y mantenerlo correctamente, descargue una muestra

Lea en nuestro artículo:

Cómo completar y mantener un registro de certificados

El registro de certificados emitidos a empleados facilita la búsqueda de la información que necesita y le permite realizar selecciones para las estadísticas. Además, el gerente, basándose en el registro, puede monitorear la implementación de las tareas relevantes para determinar la cantidad de trabajo realizado, evaluar la efectividad del departamento de recursos humanos, etc.

No existe un formulario aprobado para el registro de certificados en 2020, cada empresa tiene derecho a mantenerlo en cualquier forma. Puede comprar un formulario listo para usar y completarlo, puede componer el suyo de forma independiente de acuerdo con nuestra muestra imprimiendo el formulario.

Algunas empresas mantienen registros de los certificados emitidos en en formato electrónico utilizando MS Excel o programas especiales para organizar el flujo de documentos.

Independientemente de la forma que exista la revista en la organización, su estructura será, si no la misma, muy similar. Con una gran cantidad de documentos en preparación, está permitido organizar su contabilidad diferenciada, por ejemplo, por tipo, por división, etc.

Si el empleado redacta el diario por su cuenta, puede usar un simple cuaderno A4, titularlo apropiadamente con el nombre de la empresa y también marcar la fecha de inicio de la contabilidad en la portada y dejar espacio para la fecha de finalización posterior.

En el registro de certificados en 2020, es recomendable numerar las páginas, coserlo, haciendo una inscripción de confirmación “el número de hojas fue cosido y abrochado en la revista”, endosar con la firma de la cabecera y poner un sello. .

La primera hoja contendrá la sección "Empleados responsables de llevar el diario", dependiendo del volumen de la empresa, se le pueden asignar 2-3 hojas.

La revista existe en una sola copia, por lo tanto, una persona se encarga de su mantenimiento a la vez. Por lo general, se trata de un trabajador de personal o un secretario-empleado. No debería haber ninguna dificultad para completar la sección. Está diseñado en forma de una tabla conveniente con columnas:

• número en orden;
• comenzando con la revista;
• fin del trabajo;
• Nombre completo de la persona a cargo;
• su posición;
• detalles del orden del jefe, sobre cuya base se asigna la responsabilidad de registro a este empleado;
• firma.

La sección principal del formulario también se presenta en forma de tabla y contiene la siguiente información:

• número de línea. Para cada documento emitido hay una línea separada, sin espacios entre ellos, a fin de evitar el registro "retroactivamente";
• fecha de emisión del certificado, que coincide con la fecha indicada en el propio documento;
• Nombre completo del empleado que solicitó el documento, su cargo;
• el contenido del documento (sobre el monto del salario, sobre las deducciones al Fondo de Pensiones, sobre el período de trabajo, etc.);
• Nombre y cargo del empleado emisor;
• propósito de emisión, lugar de prestación;
• lista del solicitante en recepción. Si el documento no se entregó personalmente, es necesario anotar cómo se entregó al empleado ( carta certificada, Mensajero);
• es recomendable crear una columna adicional para notas en casos no estándar (por ejemplo, para ingresar detalles de salida, si corresponde)

La secuencia de columnas y encabezados de columnas debe ser idéntica en cada pliego. Cuando la revista termina, se envía al archivo y se inicia una nueva. En este caso, es necesario indicar la numeración de volúmenes en orden cronológico.

Error de corrección

Las correcciones en el registro de referencia son aceptables. La entrada errónea se tacha con una línea ordenada y la información correcta se escribe encima de la tachada o, si el espacio lo permite, en la línea de abajo (sin asignar un nuevo número de serie a esta línea).

Si inicialmente está tipográfico solo, sería aconsejable no ahorrar espacio en el papel y hacer las líneas más grandes en altura, luego, si es necesario, haga correcciones, no tendrá que ajustarlo y la mancha no se verá ilegible y descuidado.

Nota

Perdido o estropeado documento de personal? sobre qué hacer en tales situaciones, qué es recuperable y cómo, y qué no se puede recuperar

Después de completar la corrección de acuerdo con todas las reglas, es necesario colocar junto a ella la inscripción "Creer corregido", así como las firmas de los responsables de llevar el diario y emitir el certificado (si se trata de la misma persona , por supuesto, solo habrá una firma).

Cuánto tiempo llevar el registro

De acuerdo con el párrafo "g" del art. 358 "La lista de documentos de gestión típicos generados en las actividades de las organizaciones", indicando los períodos de almacenamiento, aprobado por Rosarchiv 06.10.00, para los registros de certificados y copias de documentos, el período de almacenamiento es de 3 años (a partir de la fecha de cierre ).

Estimados colegas, hemos publicado una revista "vacía": un gráfico con títulos vacíos.

Si decide llevar un registro de contabilidad / registro de algún documento o evento, que es difícil de encontrar a la venta, puede comprar nuestro registro "vacío" y completar los "encabezados" de su columna a su manera.

Proporcionamos ejemplos de cómo completar el contenido de las revistas a continuación:

• Diario de registro de certificados emitidos a empleados.
• Diario de registro y contabilidad de documentos emitidos a empleados.
• Registro de trabajos de servicio
• Registro de actos
• Diario de registro de notas de servicio (memorandos, notas explicatorias etc.)
• Diario de registro y contabilidad de tarjetas personales

La revista está "vacía": con encabezados en blanco, la columna se publica en un formato conveniente (A4, libro).

La cubierta es densa, duradera (cartón grueso brillante 300 g + PVC).

Papel blanco de calidad 80 g.72 páginas

El gobernado es claro. En este caso, las líneas son las mismas. Más de 2100 líneas para registros. El ancho del gráfico es conveniente.

La página de título de una revista "vacía"; con encabezados en blanco, el gráfico se ve así:

Así, en la portada de una revista "vacía" - con títulos vacíos, la columna se completa con el nombre del empleador y también se escribe lo que se registra / se tiene en cuenta en la revista. Aquí hay unos ejemplos.

Ejemplo 2

Columna "Comenzó:" ___ "_________ 20 ___". se completa cuando se abre el diario. Columna "Completada:" ___ "_________ 20 ___". completado cuando el diario está cerrado.

En la segunda y tercera página del diario hay una sección "Empleados responsables de llevar el diario".

El resto de las páginas de la revista contienen columnas vacías: 5 columnas en cada página. La primera columna es un poco más estrecha, el resto son del mismo ancho. Además de la línea de “encabezado”, hay 30 líneas en cada página para completar.

Si desea llevar un diario que tenga pocas columnas (1 a 5), ​​puede tomar notas en cada página. Si planea mantener un diario que tiene más columnas (6-10), entonces puede mantenerlo "para una extensión", las líneas en las páginas izquierda y derecha están exactamente una frente a la otra.

Ejemplos de cómo llenar la parte de contenido de la revista "vacía", con títulos vacíos

Ejemplo 1. Diario de registro de certificados emitidos a empleados

Ejemplo 2. Registro de trabajos de servicio

Ejemplo 3. Diario de registro y contabilidad de documentos emitidos a empleados

Ejemplo 4. Registro de actos

Ejemplo 5. Diario de registro de notas de servicio (memorandos, notas explicativas, etc.)

Ejemplo 6. Diario de registro y contabilidad de archivos personales

Ejemplo 7. Diario de registro y contabilidad de tarjetas personales

Revista "en blanco": con encabezados en blanco, la columna se numera de forma independiente. Además, la revista está cosida, sellada y certificada por el jefe de la organización (u otra persona autorizada), si así lo establece el empleador a nivel local (por ejemplo, mediante instrucciones sobre la gestión de registros de personal). En este caso, en la última página del diario, puede realizar las entradas correspondientes sobre esto.