Ish haqi guvohnomalarini ro'yxatga olish jurnali namunasi. Xodimlarga berilgan sertifikatlar reestri. Shaxsiy tibbiy ma'lumotnoma

Kadrlar hujjatlarini tizimli tashkil etish va berilgan hujjatlarni hisobga olish uchun tashkilot odatda xodimlarga berilgan sertifikatlar reestrini yuritadi.

Fayllar

Ushbu hujjatning yagona shakli mavjud emas, bir nechta dizayn variantlari mavjud. Ulardan biri ilova qilingan shaklda va uni to'ldirish namunasida keltirilgan.

Bayonotlar

Xodimga sertifikat berilishi uchun u birinchi navbatda ariza yozadi. Ushbu bayonotlar saqlanishi kerak. Rossiya Federatsiyasida amaldagi qonunlarga ko'ra, ularni saqlash muddati uch yildan kam bo'lmasligi kerak.

Amalda, ma'lumotlar sertifikatlari bir necha marta talab qilinadigan holatlar mavjud. ish haqi pensiya ta'minotini hisoblash uchun yil bo'yicha tasniflanadi.

Bir ishni bir necha marta bajarmaslik uchun kadrlar bo'limi xodimlari kamida bir marta so'ralgan sertifikatlarning nusxalarini yillar davomida alohida papkada saqlaydilar. Shunday qilib, ular kelajakda kerak bo'lganda, sertifikatlar doimo qo'lda bo'ladi.

Jurnalning tarkibiy qismlari

Hujjatning tuzilishi etarlicha sodda: qopqoq va asosiy qism. Jurnalning nomi, uning boshlanish sanasi muqovada ko'rsatilgan (tugash sanasi uchun maxsus ustun mavjud, lekin uni faqat to'ldirishning yakuniy bosqichida to'ldirish mumkin). Tashkilot nomini ko'rsatish uchun alohida joy ajratilgan. Ba'zi shakllarda hujjatning saqlash muddatini ko'rsatadigan maydonlar mavjud.

Muhim nuqta! Agar jurnal avvalgisining davomi bo'lsa, unda bu ma'lumot sana va oldingi hujjatga havolalar bilan uning muqovasida ko'rsatilishi kerak.

Ammo hujjatdagi asosiy narsa - bu quyidagi tarkibdagi ustunlar bilan jadvaldan iborat asosiy bo'lim:

• To'ldiriladigan qatorning raqami. So'rovlar sana bo'yicha tasniflanadi va xronologik tartibda ro'yxatga olinadi.
• Berilgan sana. Ushbu ma'lumotlar berilgan sertifikat sanasiga mos kelishi kerak. Agar tashkilotdagi so'rovlarga ro'yxatga olish raqamlari berilgan bo'lsa, u xuddi shu ustunda ko'rsatiladi.
• Xodimning to'liq ismi. Ushbu xodim nomidan berish to'g'risidagi ariza allaqachon kadrlar bo'limi xodimida yoki jurnalni yuritish mas'uliyati bo'lgan boshqa xodimda bo'lishi kerak. Uning lavozimi, ishlayotgan bo'limi, kasbi ham ko'rsatilgan. Agar kerak bo'lsa, tezkor aloqa qilish uchun ushbu shaxsning manzili va telefon raqami ko'rsatiladi.
• Yordam mazmuni. Ushbu ustunda sertifikat aynan nima haqida berilganligi haqida qisqacha ma'lumot berilgan. Asosan, ishchilar ish haqi miqdori va hisob-kitoblari to'g'risidagi guvohnomalarni so'rashadi.
• Sana plus ro'yxatga olish raqami sertifikat berilgan.
• Kvitansiyani olish. Agar xodim qo'lida sertifikat ololmasa, sertifikatni yuborish sanasi va shakli ushbu ustunda qayd etiladi. Masalan, ro'yxatdan o'tgan pochta orqali, kurerlik xizmati orqali (uning nomi bilan) va boshqalar.
• Eslatma. Bu ustun buni asosli ravishda ko'rsatishi mumkin muhim ma'lumotlar, bu boshqa ustunlarda ko'rsatilmagan. Masalan, xodimni sertifikat olish uchun ariza berishga undagan sabab.

Jurnallarning xilma-xilligi

Jurnallarning uchta asosiy turi mavjud:

• Hujjatlar yoqilgan HR boshqaruvi.
• Umumiy biznes jurnallari.
• Mehnatni muhofaza qilish jurnallari.

Har bir hujjat turi o'ziga xos xususiyatlarga ega. Xodimlarga berilgan sertifikatlarni ro'yxatga olish jurnali kadrlar siyosati bilan bog'liq hujjatlarning yorqin "vakili" hisoblanadi.

Saqlash

Qulaylik uchun foydalanilganda, jurnal PVX plyonka qopqog'iga joylashtirilishi mumkin.

Jurnal tugagandan so'ng (muddati o'tgan), u tashlanmaydi. Bu qonunga zid. U arxivga saqlanadi (maxsus taqdim etilgan shakl 5 yil muddatga, agar xodimlar zararli yoki ishlamasa). xavfli sharoitlar mehnat).

Ko'proq qulaylik uchun jurnalda bir juft teshik bo'lishi mumkin. Ular jurnalni arxiv papkasiga qulay joylashtirish imkonini beradi. Ushbu amalni bajarishdan oldin hujjatning qopqog'i chiqariladi.

Salbiy tomoni

BILAN orqa tomon oxirgi varaqdagi qopqoq maxsus belgi-attestatsiya bilan jihozlanishi mumkin, bu jurnalni uzoq muddatli saqlash uchun tayyorlash imkonini beradi. Ammo sertifikatlash uchun maydonlar bo'lmasa ham, menejer hujjatning orqa tomoniga imzo qo'yishi shart va u erda tashkilot muhri ham bo'lishi kerak. Tabiiyki, agar har bir nusxani muhrlashning bunday tartibi tashkilotning ichki qoidalarida nazarda tutilgan bo'lsa (turli kompaniyalar bu masala bo'yicha o'z buyurtmalariga ega).

To'ldirish uchun javobgar

Xodimlarga berilgan sertifikatlar reestrini to'ldirish funktsiyasi ko'p hollarda kadrlar bo'limi xodimi tomonidan amalga oshiriladi. Ammo bu vazifa tashkilotning kotibi yoki buxgalteriga rahbarning alohida buyrug'i bilan yoki xodimning mehnat shartnomasida ko'rsatilishi mumkin.

Ko'pgina jurnallarda birinchi sahifalarda to'ldiruvchining nomi, uning lavozimi, jurnalni saqlash uchun javobgarlik muddati ko'rsatilgan va shaxsiy imzo qo'yilgan. Bunday mas'uliyatni taqsimlash juda muhimdir muhim nuqta tashkilotning barcha ofis ishlarida.

Bu shakl kerakmi?

Ushbu jurnal uchun belgilangan shakl yo'q. Biroq, bu shakllardan foydalanish juda oson. Ular turli xil grafikalar bilan to'ldirilishi mumkin. Masalan, asosiy jadvalning ushbu qo'shimcha ustunlari quyidagilarga oid ma'lumotlarni o'z ichiga olishi mumkin:

• Ro'yxatga olish raqami alohida.
• Sertifikatni tayyorlagan xodimning to'liq ismi va boshqa ma'lumotlari, shuningdek uning imzosi.
• Sertifikat olish uchun qanday asoslar bor edi. Sana ko'rsatilgan hujjatlar raqamlariga havolalar.

Har bir tashkilot ushbu hujjatni yuritish uchun qaysi shaklni tanlash va uni qanday o'zgartirishni mustaqil ravishda hal qilish huquqiga ega. Asosiysi, u rahbarning buyrug'i bilan qabul qilinishi va kompaniyaning buxgalteriya siyosatining bir qismi bo'lishi kerak.

Tuzatishlar amal qiladimi

To'ldirishda xatolar juda istalmagan. Biroq, bu holatdagi tuzatishlar juda maqbuldir. Tuzatish uchun siz noto'g'ri ma'lumotni bitta chiziq bilan kesib tashlashingiz va uning yon tomoniga yoki tepasiga to'g'ri ma'lumotlarni yozishingiz kerak.

Agar uning yonida "Tuzatilganiga ishoning" yozuvi va barcha manfaatdor (to'ldirish uchun mas'ul) shaxslarning imzolari bo'lsa, tuzatish to'g'ri bajarilgan deb hisoblanadi. Faqat shu tarzda xodimlarga berilgan sertifikatlar reestri to'g'ri to'ldiriladi.

▼ kengaytiring

Hali ham yuqori sifatli narsalarni qayerdan sotib olish va buyurtma berish haqida shubhangiz bormi? Faqat shu yerda!
Biz buyurtmalarni nafaqat Moskva va mintaqada, balki butun Rossiya bo'ylab yetkazib beramiz.
Foydalanish orqali siz kerakli sahifalar sonini, qopqoqni, logotipni va hokazolarni sozlashingiz mumkin.

1. Mehnat va salomatlik (agar mavjud bo'lsa) kitoblari.
2. Ish haqi miqdori haqida ma'lumot.
3. Sug'urta tajribasi haqida ma'lumot va sug'urtalangan shaxs haqida shaxsiylashtirilgan ma'lumotlar.
4. Dalolatnomalar, buyruqlar va buyruqlar nusxalari mehnat faoliyati chiquvchi.

Ishni tugatgandan keyin berilgan barcha hujjatlar to'ldirilishi va tashkilot muhri bilan tasdiqlangan bo'lishi kerak.

Mehnat tarixi

Bu shaxsning mehnat faoliyati va tajribasi haqidagi asosiy hujjatdir. Ekstraditsiya kechiktirilgan taqdirda, ish beruvchi 50 000 rublgacha jarimaga tortilishi mumkin.

Ishdan bo'shatilganda hujjatlarni berish, ayniqsa mehnat va shaxsiy tibbiy kitoblar shakllari maxsus jurnallarda qayd etilishi kerak.

Shaxsiy tibbiy ma'lumotnoma

Oziq-ovqat mahsulotlarini ishlab chiqarish, saqlash, tashish va sotish bilan bog'liq barcha xodimlar; ichimlik suvi, bolalarni o'qitish va o'qitish, kommunal va maishiy xizmat ko'rsatish, tibbiy kitoblarga ega bo'lishi shart. Tugatgandan keyin mehnat shartnomasi ish beruvchi, hatto uning hisobidan berilgan bo'lsa ham, tibbiy kitobni berishga majburdir. Shaxsiy tibbiy kitob haqida batafsil tushuntirishlarni Rospotrebnadzorning 2015 yil 10 noyabrdagi 01 / 13734-15-32-sonli xatida topish mumkin.

2-NDFL

Kalendar yili boshidan va shartnomani bekor qilish sanasidagi daromadlar miqdori to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi, shu jumladan. uchun kompensatsiya foydalanilmagan ta'til sertifikat aks ettiradi, lekin shaxsiy daromad solig'iga tortilmaydigan ishdan bo'shatish nafaqasi (agar mavjud bo'lsa) miqdori sertifikatga kiritilmagan (batafsilroq ma'lumot uchun Moliya vazirligining 2012 yil 18 apreldagi 03-04-son xatiga qarang). -06 / 8-118).

Ish haqi sertifikati

Mehnat vazirligining 2013 yil 30 apreldagi 182n-son buyrug'i bilan tasdiqlangan shaklda chiqarilgan. Xodimning shaxsiy ma'lumotlari va uning joriy va oldingi ikki yildagi daromadlari miqdori to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

SZV-M

Ushbu shaklda shaxs ketgan oy uchun ma'lumotlar mavjud, to'rtinchi bo'limda faqat ishdan bo'shatilgan shaxs to'g'risidagi ma'lumotlar ko'rsatilgan.

Hisobot shakli

Sug'urta tajribasi to'g'risidagi guvohnoma

Bu erda mehnat pensiyasining moliyalashtiriladigan qismi uchun hisoblangan, ushlab qolingan va sanab o'tilgan qo'shimcha sug'urta mukofotlari to'g'risidagi ma'lumotlarni ko'rsatish kerak. Ushbu majburiyat 2008 yil 30 apreldagi 56-FZ-sonli Federal qonuni bilan belgilanadi.

Sug'urtalangan shaxs to'g'risidagi shaxsiy ma'lumotlar

Uchinchi qism yakunlanmoqda. Davr - chorak boshidan ishdan bo'shatilgan kungacha.

Boshqa hujjatlar

Xodimni har bir aniq holatda ishdan bo'shatishda qanday hujjatlar kerak bo'lsa, uni o'zi hal qiladi (berish uchun majburiy bo'lganlar bundan mustasno - bularning barchasi yuqorida sanab o'tilgan). Masalan, sobiq xodim o'z ishi bilan bog'liq barcha qoidalarning nusxalariga ega bo'lishni xohlashi mumkin:

• qabul qilish to'g'risida;
• harakatlanuvchi;
• tarjimalar;
• ishdan bo'shatish va boshqalar.

Agar xodim ushbu buyruq va buyruqlarning barchasini ketishidan oldin yozma ravishda so'ragan bo'lsa, bu nusxalar xizmat ko'rsatishning oxirgi kunida berilishi kerak. Agar shaxs ketganidan keyin ularni talab qilsa, kadrlar bo'limi zarur nusxalarni tayyorlash uchun uch kunga ega.

Ishni uzatish

Xodim kompaniyani tark etganda, tashkilot, albatta, u bilan hisob-kitob qilishga va yuqorida ko'rsatilgan hujjatlarning asl nusxalari va nusxalarini berishga majburdir, lekin ba'zi hollarda xodim ham ba'zi harakatlarni bajarishi shart, masalan:

• nashr;
• uning ishida bo'lgan ishlarni o'tkazish.

Bu holatlar qonun bilan tartibga solinmaydi, lekin ba'zi hollarda, masalan, amalga oshirilganda, ular zarur.

Xodimlarga berilgan sertifikatlar reestri kerakli ma'lumotlarni topishni osonlashtiradi va statistika uchun tanlov qilish imkonini beradi. Uni qanday qilib to'g'ri to'ldirish va saqlash haqida o'qing, namunani yuklab oling

Bizning maqolamizda o'qing:

Sertifikatlar reestrini qanday to'ldirish va yuritish

Xodimlarga berilgan sertifikatlar reestri kerakli ma'lumotlarni topishni osonlashtiradi va statistika uchun tanlov qilish imkonini beradi. Bundan tashqari, menejer reestrga asoslanib, bajarilgan ish hajmini aniqlash, kadrlar bo'limi samaradorligini baholash va h.k. bo'yicha tegishli topshiriqlarning bajarilishini nazorat qilishi mumkin.

2020 yilda sertifikatlar reestrining tasdiqlangan shakli mavjud emas, har bir korxona uni istalgan shaklda saqlash huquqiga ega. Siz tayyor shaklni sotib olishingiz va uni to'ldirishingiz mumkin, siz shaklni chop etish orqali bizning namunamiz bo'yicha mustaqil ravishda o'zingiz tuzishingiz mumkin.

Ba'zi korxonalar berilgan sertifikatlar hisobini yuritadilar elektron formatda MS Excel yoki hujjat aylanishini tashkil qilish uchun maxsus dasturlardan foydalanish.

Tashkilotda jurnal qanday shaklda bo'lishidan qat'i nazar, uning tuzilishi, agar bir xil bo'lmasa, juda o'xshash bo'ladi. Hujjatlarning ko'pligi bilan ularning tabaqalashtirilgan buxgalteriya hisobini tashkil etishga ruxsat beriladi - masalan, turlari, bo'linishlari va boshqalar.

Agar kotib jurnalni mustaqil ravishda tuzsa, u oddiy A4 daftaridan foydalanishi, unga kompaniya nomi bilan mos ravishda sarlavha qo'yishi, shuningdek, muqovada buxgalteriya hisobining boshlanish sanasini belgilashi va keyingi tugash sanasi uchun joy qoldirishi mumkin.

2020 yilda sertifikatlar reestrida varaqlarni raqamlash, ularni tikish, "jurnalda varaqlar soni tikilgan va mahkamlangan" degan tasdiq yozuvini qo'yish, menejerning imzosi bilan tasdiqlash va imzo qo'yish tavsiya etiladi. muhr.

Birinchi varaqda "Jurnalni yuritish uchun mas'ul xodimlar" bo'limi mavjud bo'lib, korxona hajmiga qarab, unga 2-3 varaq ajratilishi mumkin.

Jurnal bitta nusxada mavjud, shuning uchun uni saqlash bilan bir vaqtning o'zida bir kishi shug'ullanadi. Odatda bu kadrlar xodimi yoki kotib-kotib. Bo'limni to'ldirishda hech qanday qiyinchiliklar bo'lmasligi kerak. U ustunlar bilan qulay jadval shaklida yaratilgan:

• tartib raqami;
• jurnal bilan ishlashni boshlash;
• ishning oxiri;
• Mas'ul shaxsning to'liq ismi;
• uning pozitsiyasi;
• rahbarning buyrug'i tafsilotlari, uning asosida ro'yxatga olish uchun javobgarlik ushbu xodimga yuklanadi;
• imzo.

Shaklning asosiy bo'limi ham jadval shaklida taqdim etilgan va quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi:

• qator raqami. Har bir chiqarilgan hujjat uchun "orqaga" ro'yxatga olishni oldini olish uchun ular orasidagi bo'shliqlarsiz alohida qator mavjud;
• hujjatning o'zida ko'rsatilgan sanaga to'g'ri keladigan sertifikat berilgan sana;
• Hujjatni so'ragan xodimning to'liq ismi, uning lavozimi;
• hujjatning mazmuni (ish haqi miqdori to'g'risida, Pensiya jamg'armasiga badallar bo'yicha, ish muddati va boshqalar);
• Ish beruvchining nomi va lavozimi;
• berish maqsadi, taqdim etilgan joy;
• kvitansiyadagi ariza beruvchining ro'yxati. Agar hujjat shaxsan topshirilmagan bo'lsa, u xodimga qanday topshirilganligini yozish kerak ( Buyurtma xat, Kuryer);
• nostandart holatlarda sharhlar uchun qo'shimcha ustun yaratish tavsiya etiladi (masalan, agar mavjud bo'lsa, unga chiquvchi tafsilotlarni kiritish)

Ustunlar ketma-ketligi va ustunlar sarlavhalari har bir tarqalishda bir xil bo'lishi kerak. Jurnal tugagach, arxivga yuboriladi va yangisi boshlanadi. Bunday holda, jildlarning raqamlanishini xronologik tartibda ko'rsatish kerak.

Xatoni tuzatish

Malumot jurnalidagi tuzatishlar qabul qilinadi. Noto'g'ri yozuv aniq chiziq bilan kesib tashlanadi va to'g'ri ma'lumot chizilgan yoki bo'sh joy ruxsat etsa, pastdagi qatorga (ushbu qatorga yangi seriya raqami berilmagan holda) yoziladi.

Agar u dastlab o'z-o'zidan terilgan bo'lsa, qog'oz joyini tejash va chiziqlarni balandlikda kattaroq qilish maqsadga muvofiq bo'lar edi, agar kerak bo'lsa, tuzatishlar kiriting, siz uni sayoz qilishingiz shart emas va dog 'o'qib bo'lmaydigan ko'rinmaydi va beparvo.

Eslatma

Yo'qotilgan yoki buzilgan kadrlar hujjati? Bunday vaziyatlarda nima qilish kerakligi, nima va qanday qilib tiklanishi mumkin va nima tiklanmasligi haqida

Barcha qoidalarga muvofiq tuzatishni tugatgandan so'ng, uning yoniga "Tuzatilganiga ishoning" yozuvini, shuningdek, jurnalni yuritish va sertifikat berish uchun mas'ul bo'lgan shaxslarning imzolarini qo'yish kerak (agar bu bir xil odam, albatta, faqat bitta imzo bo'ladi).

Jurnalni qancha vaqt saqlash kerak

San'atning "g" bandiga muvofiq. 358-sonli "Tashkilotlar faoliyatida shakllantiriladigan namunaviy boshqaruv hujjatlari ro'yxati", Rosarchiv tomonidan 06.10.00 da tasdiqlangan saqlash muddatlarini ko'rsatuvchi sertifikatlar va hujjatlar nusxalarini ro'yxatga olish jurnallari uchun saqlash muddati 3 yil (yopilgan kundan boshlab) ).

Hurmatli hamkasblar, biz "bo'sh" jurnalni nashr qildik - bo'sh sarlavhali grafik.

Agar siz sotuvda topish qiyin bo'lgan har qanday hujjatlar yoki hodisalarni hisobga olish / ro'yxatdan o'tkazish jurnalini boshlashga qaror qilsangiz, bizning "bo'sh" jurnalimizni sotib olishingiz va uning ustunining "shlyapalarini" o'zingiz uchun to'ldirishingiz mumkin.

Biz quyida jurnallar mazmunini to'ldirish misollarini keltiramiz:

• Xodimlarga berilgan sertifikatlarni ro'yxatga olish jurnali
• Xodimlarga berilgan hujjatlarni ro'yxatga olish va hisobga olish jurnali
• Xizmat ish jurnali
• Hujjatlar reestri
• Xizmat eslatmalarini ro'yxatdan o'tkazish jurnali (memorandumlar, tushuntirish yozuvlari va boshqalar.)
• Shaxsiy kartalarni ro'yxatga olish va hisobga olish jurnali

Jurnal "bo'sh" - bo'sh sarlavhalar bilan ustun qulay formatda (A4, kitob) nashr etiladi.

Qopqoq zich, bardoshli (qalin porloq karton 300 g + PVX).

Sifatli oq qog'oz 80 g. 72 bet

Boshqaruv aniq. Bunday holda, chiziqlar bir xil bo'ladi. Yozuvlar uchun 2100 dan ortiq satr. Grafik kengligi qulay.

"Bo'sh" jurnalning sarlavha sahifasi - bo'sh sarlavhalar bilan grafik quyidagicha ko'rinadi:

Shunday qilib, "bo'sh" jurnalning sarlavha sahifasida - bo'sh sarlavhalar bilan ustun ish beruvchining nomi bilan to'ldiriladi, shuningdek, jurnalda ro'yxatdan o'tgan / hisobga olingan narsalar ham yoziladi. Mana bir nechta misollar.

2-misol

"Boshlandi" ustuni: ___ "_________ 20 ___." jurnal ochilganda to'ldiriladi. "Tugallangan" ustuni: ___ "_________ 20 ___." jurnal yopilganda to'ldiriladi.

Jurnalning ikkinchi va uchinchi sahifalarida “Jurnal yuritish uchun mas’ul xodimlar” bo‘limi mavjud.

Jurnalning qolgan sahifalarida bo'sh ustunlar mavjud - har bir sahifada 5 ta ustun. Birinchi ustun biroz torroq, qolganlari bir xil kenglikda. "Sarlavha" qatoriga qo'shimcha ravishda har bir sahifada to'ldirish uchun 30 ta satr mavjud.

Agar siz bir nechta ustunli (1-5) jurnalni saqlamoqchi bo'lsangiz, har bir sahifaga eslatma qo'yishingiz mumkin. Agar siz ko'proq ustunli (6-10) jurnalni saqlashni rejalashtirmoqchi bo'lsangiz, uni "tarqatish uchun" saqlashingiz mumkin, chap va o'ng sahifalardagi chiziqlar bir-biriga to'liq qarama-qarshidir.

"Bo'sh" jurnalning mazmun qismini to'ldirish misollari - bo'sh sarlavhalar bilan

Misol 1. Xodimlarga berilgan sertifikatlarni ro'yxatga olish jurnali

Misol 2. Xizmat ish jurnali

Misol 3. Xodimlarga berilgan hujjatlarni ro'yxatga olish va hisobga olish jurnali

Misol 4. Aktlarning reestri

5-misol. Xizmat eslatmalarini ro'yxatdan o'tkazish jurnali (memorandumlar, tushuntirish xatlari va boshqalar).

Misol 6. Shaxsiy ishlarni ro'yxatga olish va hisobga olish jurnali

Misol 7. Shaxsiy kartalarni ro'yxatga olish va hisobga olish jurnali

"Blank" jurnali - bo'sh sarlavhalar bilan, ustun mustaqil ravishda raqamlangan. Bundan tashqari, jurnal tikilgan, muhrlangan va tashkilot rahbari (yoki boshqa vakolatli shaxs) tomonidan tasdiqlangan, agar bu ish beruvchi tomonidan mahalliy darajada o'rnatilgan bo'lsa (masalan, kadrlar hisobini yuritish bo'yicha ko'rsatmalar bilan). Bunday holda, jurnalning oxirgi sahifasida siz bu haqda tegishli yozuvlarni kiritishingiz mumkin.