Modeli i ditarit të regjistrimit të certifikatave të pagave. Ditari i regjistrimit të certifikatave të lëshuara për punonjësit. Kartela personale mjekësore

Për organizimin sistematik të letrave të personelit dhe llogaritjen e dokumenteve të lëshuara, organizata zakonisht mban një regjistër të certifikatave të lëshuara për punonjësit.

Skedarët

Nuk ka asnjë formë të unifikuar për këtë dokument; ka disa opsione të projektimit. Njëra prej tyre është paraqitur në formularin e bashkangjitur dhe një mostër e plotësimit të saj.

Deklaratat

Në mënyrë që punonjësit t'i lëshohet një certifikatë, ai fillimisht shkruan një deklaratë. Këto deklarata duhet të mbahen. Sipas ligjeve ekzistuese në Federatën Ruse, periudha e ruajtjes së tyre nuk duhet të jetë më pak se tre vjet.

Në praktikë, ka situata kur certifikatat e informacionit kërkohen disa herë. pagat klasifikuar sipas vitit për llogaritjen e përfitimeve të pensionit.

Për të mos kryer të njëjtën punë disa herë, oficerët e personelit mbajnë kopje të certifikatave të kërkuara të paktën një herë për vite në një dosje të veçantë. Kështu që kur të nevojiten në të ardhmen, certifikatat të jenë gjithmonë pranë.

Përbërësit e ditarit

Dokumenti është mjaft i thjeshtë: një kopertinë plus një seksion kryesor. Titulli i revistës, data e fillimit të saj tregohen në kopertinë (ekziston një kolonë e veçantë për datën e përfundimit, por ajo mund të plotësohet vetëm në fazën përfundimtare të plotësimit). Një vend i veçantë ndahet për shënimin e emrit të organizatës. Disa formularë kanë fusha për të treguar periudhën e ruajtjes së dokumentit.

Një pikë e rëndësishme! Nëse revista është një vazhdim i asaj të mëparshme, atëherë ky informacion me data dhe lidhje me dokumentin e mëparshëm duhet të tregohet në kopertinën e saj.

Por gjëja kryesore në dokument është seksioni kryesor, i përbërë nga një tabelë me kolona të përmbajtjes së mëposhtme:

• Numri i rreshtit që duhet plotësuar. Kërkesat klasifikohen sipas datës dhe regjistrohen sipas rendit kronologjik.
• Data e lëshimit. Këto të dhëna duhet të përputhen me datën e certifikatës së lëshuar. Nëse numrat e regjistrimit u janë caktuar kërkesave në organizatë, atëherë ai tregohet në të njëjtën kolonë.
• Emri i plotë i punonjësit. Kërkesa për lëshimin në emër të këtij punonjësi duhet të jetë tashmë në posedim të një oficeri të personelit ose punonjësit tjetër, përgjegjësia e të cilit është të mbajë një regjistër. Tregohet edhe pozicioni i tij, divizioni në të cilin punon, profesioni i tij. Nëse është e nevojshme, adresa dhe numri i telefonit të këtij personi tregohen për komunikim të shpejtë.
• Përmbajtja e ndihmës. Shkurtimisht, kjo rubrikë informon se çfarë saktësisht është lëshuar certifikata. Në thelb, punëtorët kërkojnë certifikata të madhësisë dhe llogaritjes së pagave.
• Data plus numrin e regjistrimit certifikata e lëshuar.
• Dëftesa e marrjes. Nëse punonjësi nuk është në gjendje të marrë një certifikatë në dorë, atëherë data dhe forma e dërgimit të certifikatës regjistrohen në këtë kolonë. Për shembull, me postë të regjistruar, përmes një shërbimi korrier (me emrin e tij), etj.
• Shënim. Kjo kolonë mund të tregojë se në thelb informacion i rendesishem, e cila nuk ishte dhënë në kolonat e tjera. Për shembull, motivi që e shtyu punonjësin të aplikonte për një certifikatë.

Varietetet e revistave

Ekzistojnë tre lloje kryesore të revistave:

• Dokumentet në Administrimi i burimeve njerëzore.
• Revista të përgjithshme të biznesit.
• Revista për sigurinë në punë.

Çdo lloj dokumentacioni ka specifikat e veta. Ditari i regjistrimit të certifikatave të lëshuara për punonjësit është një "përfaqësues" i gjallë i dokumentacionit në lidhje me politikën e personelit.

Magazinimi

Kur përdoret për lehtësi, revista mund të vendoset në një mbulesë filmi PVC.

Pasi të ketë mbaruar (skaduar) ditari nuk hidhet. Kjo është në kundërshtim me ligjin. Vendoset në ruajtje arkivore (një formë e paraqitur posaçërisht - për 5 vjet, vetëm nëse punonjësit nuk punojnë në të dëmshme ose kushte të rrezikshme punë).

Për më shumë lehtësi, revista mund të ketë një palë vrima. Ato ju lejojnë të vendosni me lehtësi ditarin në një dosje arkivi. Kopertina e dokumentit hiqet përpara kryerjes së këtij veprimi.

Ana negative

ME anën e pasme kopertina në fletën e fundit mund të pajiset me një shenjë-vërtetim të veçantë, i cili lejon përgatitjen e revistës për ruajtje afatgjatë. Por edhe nëse nuk ka fusha për vërtetim, titullari është i detyruar të vendosë nënshkrimin e tij në pjesën e pasme të dokumentit pas përfundimit të tij, si dhe duhet të ketë edhe vulën e organizatës. Natyrisht, nëse një procedurë e tillë për vulosjen e secilës kopje parashikohet nga rregulloret e brendshme të organizatës (kompani të ndryshme kanë porositë e tyre për këtë çështje).

Përgjegjës për plotësimin

Funksionaliteti i plotësimit të regjistrit të certifikatave të lëshuara për punonjësit kryhet në shumicën e rasteve nga një oficer personeli. Por kjo detyrë mund t'i caktohet nëpunësit ose llogaritarit të organizatës me një urdhër të veçantë të drejtuesit ose të përcaktuar në kontratën e punës së punonjësit.

Në shumicën e revistave, në faqet e para, tregohet emri i mbushësit, pozicioni i tij, periudha e përgjegjësisë për mbajtjen e ditarit dhe vendoset një nënshkrim personal. Ndarja e këtij lloji të përgjegjësive është shumë pikë e rëndësishme në të gjitha punët zyre të organizatës.

A kërkohet kjo formë?

Nuk ka asnjë formë të përcaktuar për këtë revistë. Megjithatë, këto forma janë shumë të lehta për t'u përdorur. Ato mund të plotësohen me grafikë të ndryshëm. Për shembull, këto kolona shtesë të tabelës kryesore të trupit mund të përmbajnë të dhëna rreth:

• Numri i regjistrimit të referencës veçmas.
• Emri i plotë dhe të dhëna të tjera të punonjësit që ka përgatitur certifikatën, si dhe nënshkrimin e tij.
• Cilat ishin arsyet për marrjen e një certifikate. Referencat për numrat e dokumenteve me datë.

Secila prej organizatave ka të drejtë të vendosë në mënyrë të pavarur se cilën formë për mirëmbajtjen e këtij dokumenti të zgjedhë dhe si ta transformojë atë. Gjëja kryesore është që ai duhet të miratohet me urdhër të drejtuesit dhe të jetë pjesë e politikës së kontabilitetit të kompanisë.

A janë të vlefshme korrigjimet

Gjatë plotësimit, gabimet janë shumë të padëshirueshme. Megjithatë, korrigjimet në këtë gjendje janë mjaft të pranueshme. Për të bërë një korrigjim, duhet të kaloni informacionin e rremë me një rresht dhe të shkruani të saktë në anë ose në krye, pranë tij.

Një korrigjim konsiderohet i ekzekutuar saktë vetëm nëse pranë tij ka mbishkrimin "Beso i korrigjuar" dhe nënshkrimet e të gjithë personave të interesuar (përgjegjës për plotësimin). Vetëm në këtë mënyrë do të plotësohet saktë regjistri i certifikatave të lëshuara për punonjësit.

Zgjero ▼

Ende në dyshim se ku të blini dhe porosisni ato me cilësi të lartë? Vetëm këtu!
Ne dërgojmë porosi jo vetëm në Moskë dhe rajon, por në të gjithë Rusinë.
Duke përdorur, ju mund të personalizoni numrin e kërkuar të faqeve, kopertinës, logos, etj.

1. Librat e punës dhe shëndetit (nëse ka).
2. Informacion për shumën e pagave.
3. Informacion në lidhje me përvojën e sigurimit dhe informacion të personalizuar për personin e siguruar.
4. Kopje të akteve, urdhrave dhe urdhrave në veprimtaria e punës dalëse.

Të gjitha dokumentet e lëshuara pas pushimit nga puna duhet të plotësohen dhe vërtetohen me vulën e organizatës.

Historia e punes

Ky është dokumenti kryesor për veprimtarinë dhe përvojën e punës së një personi. Në rast të vonesës së ekstradimit, punëdhënësi mund të gjobitet deri në 50,000 rubla.

Lëshimi i dokumenteve pas pushimit nga puna, veçanërisht format e punës dhe librat mjekësorë personalë, duhet të regjistrohen në revista speciale.

Kartela personale mjekësore

Të gjithë punonjësit që janë të lidhur me prodhimin, ruajtjen, transportin dhe shitjen e produkteve ushqimore, ujë i pijshëm, edukimi dhe trajnimi i fëmijëve, shërbimet komunale dhe konsumatore të popullsisë, kërkohet të kenë libra mjekësorë. Me përfundimin kontrata e punës punëdhënësi është i detyruar të japë librin mjekësor, edhe nëse është lëshuar me shpenzimet e tij. Shpjegime të hollësishme në lidhje me librin personal mjekësor mund të gjenden në letrën e Rospotrebnadzor të datës 10 nëntor 2015 Nr. 01 / 13734-15-32.

2-NDFL

Përmban informacion për shumën e të ardhurave nga fillimi i vitit kalendarik dhe datën e zgjidhjes së kontratës, përfshirë këtu. Kompensimi për pushime të papërdorura vërtetimi pasqyron, por shuma e pagesës së largimit (nëse ka), e cila nuk i nënshtrohet tatimit mbi të ardhurat personale, nuk përfshihet në certifikatë (për më shumë, shih shkresën e Ministrisë së Financave, datë 18.04.2012 Nr. 03. -04-06 / 8-118).

Certifikatë pagash

Lëshuar në formularin e miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Punës datë 30.04.2013 Nr.182n. Përfshin informacion në lidhje me të dhënat personale të punonjësit dhe shumën e fitimeve të tij për vitin aktual dhe dy vitet e mëparshme.

SZV-M

Ky formular përfshin informacione për muajin në të cilin personi largohet, në pjesën e katërt tregohen vetëm informacionet për personin që pushohet nga puna.

Formulari i raportit

Certifikata e përvojës së sigurimit

Këtu është e nevojshme të tregohen informacione në lidhje me primet e llogaritura, të mbajtura në burim dhe për primet e sigurimit shtesë të listuara për pjesën e financuar të pensionit të punës. Ky detyrim përcaktohet me Ligjin Federal Nr. 56-FZ, datë 30 Prill 2008.

Të dhënat personale për të siguruarin

Seksioni i tretë po përfundon. Periudha - nga fillimi i tremujorit deri në datën e pushimit nga puna.

Dokumente të tjera

Cilat dokumente nevojiten kur një punonjës largohet nga puna në secilin rast specifik vendoset nga vetë punonjësi (me përjashtim të atyre të detyrueshme për lëshim - të gjitha janë renditur më lart). Për shembull, një ish-punonjës mund të dëshirojë të ketë të gjitha kopjet e rregulloreve që lidhen me punën e tij:

• rreth pranimit;
• duke lëvizur;
• përkthimet;
• shkarkimi nga puna etj.

Nëse punonjësi i ka kërkuar të gjitha këto urdhra dhe urdhra me shkrim përpara datës së largimit të tij, këto kopje duhet të lëshohen në ditën e fundit të shërbimit. Nëse personi i kërkon pasi të largohen, departamenti i burimeve njerëzore ka tre ditë për të përgatitur kopjet e nevojshme.

Transmetimi i punës

Kur një punonjës largohet nga kompania, organizata, natyrisht, është e detyruar të vendoset me të dhe të lëshojë origjinalet dhe kopjet e dokumenteve të specifikuara më sipër, megjithatë, në disa raste, punonjësi është gjithashtu i detyruar të kryejë disa veprime, për shembull:

• çështje;
• transferojë rastet që ishin në punën e tij.

Këto raste nuk janë të rregulluara me ligj, por në disa raste, për shembull, kur kryhen, ato janë të nevojshme.

Regjistri i certifikatave të lëshuara për punonjësit e bën më të lehtë gjetjen e informacionit që ju nevojitet dhe ju lejon të bëni zgjedhje për statistika. Lexoni se si ta plotësoni dhe mirëmbani saktë, shkarkoni një mostër

Lexoni në artikullin tonë:

Si të plotësoni dhe mbani një regjistër të certifikatave

Regjistri i certifikatave të lëshuara për punonjësit e bën më të lehtë gjetjen e informacionit që ju nevojitet dhe ju lejon të bëni zgjedhje për statistika. Për më tepër, menaxheri, bazuar në regjistrin, mund të monitorojë zbatimin e detyrave përkatëse për të përcaktuar sasinë e punës së kryer, për të vlerësuar efektivitetin e departamentit të BNj, etj.

Nuk ka një formular të miratuar për regjistrin e certifikatave në vitin 2020, çdo ndërmarrje ka të drejtë ta mbajë atë në çdo formë. Ju mund të blini një formular të gatshëm dhe ta plotësoni atë, ju mund të hartoni në mënyrë të pavarur tuajin sipas mostrës tonë duke shtypur formularin.

Disa ndërmarrje mbajnë shënime për certifikatat e lëshuara në në format elektronik duke përdorur MS Excel ose programe speciale për organizimin e rrjedhës së dokumenteve.

Në çfarëdo forme që ditari ekziston në organizatë, struktura e tij do të jetë, nëse jo e njëjtë, atëherë shumë e ngjashme. Me një numër të madh dokumentesh që hartohen, lejohet të organizohet kontabiliteti i tyre i diferencuar - për shembull, sipas llojit, sipas ndarjes, etj.

Nëse nëpunësi e harton vetë ditarin, ai mund të përdorë një fletore të thjeshtë A4, ta titullojë në mënyrë të përshtatshme me emrin e kompanisë dhe gjithashtu të shënojë datën e fillimit të kontabilitetit në kopertinë dhe të lërë hapësirë ​​për datën e mëvonshme të përfundimit.

Në regjistrin e çertifikatave në vitin 2020 këshillohet të numërohen faqet, t'i qepni duke bërë një mbishkrim konfirmues "numri i fletëve është qepur dhe fiksuar në revistë", për të nënshkruar me nënshkrimin e kokës dhe për të vënë vulën. .

Fleta e parë do të përmbajë seksionin "Punonjësit përgjegjës për mbajtjen e ditarit", në varësi të vëllimit të ndërmarrjes, mund t'i ndahen 2-3 fletë.

Ditari ekziston në një kopje të vetme, prandaj një person është i angazhuar në mirëmbajtjen e tij në të njëjtën kohë. Zakonisht ky është një punonjës personeli ose një sekretar-nëpunës. Nuk duhet të ketë vështirësi në plotësimin e seksionit. Është projektuar në formën e një tabele të përshtatshme me kolona:

• numri në rend;
• fillimi me revistën;
• fundi i punës;
• Emri i plotë i personit përgjegjës;
• pozicioni i tij;
• detajet e urdhrit të drejtuesit, në bazë të të cilit përgjegjësia për regjistrim i caktohet këtij punonjësi;
• nënshkrim.

Seksioni kryesor i formularit është paraqitur gjithashtu në formë tabelare dhe përmban informacionin e mëposhtëm:

• Numri i linjes. Për çdo dokument të lëshuar ka një rresht të veçantë, pa boshllëqe ndërmjet tyre, për të shmangur regjistrimin "në mënyrë retroaktive";
• data e lëshimit të certifikatës, e cila përkon me datën e treguar në vetë dokumentin;
• Emri i plotë i punonjësit që ka kërkuar dokumentin, pozicioni i tij;
• përmbajtjen e dokumentit (për shumën e pagës, për zbritjet në fondin pensional, për periudhën e punës, etj.);
• Emri dhe pozicioni i punonjësit emetues;
• qëllimi i lëshimit, vendi i ofrimit;
• listën e aplikantit në marrje. Nëse dokumenti nuk është dorëzuar personalisht, është e nevojshme të shkruani se si i është dorëzuar punonjësit ( Letër e regjistruar, Korrier);
• këshillohet të krijoni një kolonë shtesë për shënime në raste jo standarde (për shembull, për të futur detajet dalëse në të, nëse ka)

Sekuenca e kolonave dhe titujt e kolonave duhet të jetë identike në çdo shtrirje. Kur mbaron revista, ajo dërgohet në arkiv dhe fillon një e re. Në këtë rast, është e nevojshme të tregohet numërimi i vëllimeve në rend kronologjik.

Korrigjimi i gabimit

Korrigjimet në regjistrin e referencës janë të pranueshme. Hyrja e gabuar kryqëzohet me një vijë të pastër dhe informacioni i saktë shkruhet ose sipër të kryqëzuarit, ose, nëse hapësira e lejon, rreshti më poshtë (pa caktuar një numër të ri serial në këtë rresht).

Nëse fillimisht është shtypur më vete, do të ishte e mençur të mos kurseni hapësirë ​​letre dhe t'i bëni linjat më të mëdha në lartësi, pastaj, nëse është e nevojshme, bëni korrigjime, nuk do t'ju duhet ta cekëtoni atë dhe njolla nuk do të duket e palexueshme dhe i lëngshëm.

shënim

I humbur ose i prishur dokument personeli? se çfarë duhet bërë në situata të tilla, çfarë është e rikuperueshme dhe si dhe çfarë nuk mund të rikuperohet

Pas përfundimit të korrigjimit në përputhje me të gjitha rregullat, është e nevojshme të vendosni pranë tij mbishkrimin "Beso të korrigjuarit", si dhe nënshkrimet e personave: përgjegjës për mbajtjen e ditarit dhe lëshimin e certifikatës (nëse kjo është e njëjtë personi, natyrisht, do të ketë vetëm një nënshkrim).

Sa kohë duhet mbajtur regjistri

Në përputhje me paragrafin "g" të Artit. 358 "Lista e dokumenteve tipike të menaxhimit të krijuara në aktivitetet e organizatave", që tregon periudhat e ruajtjes, miratuar nga Rosarchiv 06.10.00, për regjistrat e regjistrimit të certifikatave dhe kopjet e dokumenteve, periudha e ruajtjes është 3 vjet (nga data e mbylljes ).

Të nderuar kolegë, ne kemi nxjerrë një revistë "bosh" - një grafik me tituj bosh.

Nëse vendosni të mbani një regjistër të kontabilitetit / regjistrimit të ndonjë dokumenti ose ngjarjeje, e cila është e vështirë të gjendet në shitje, mund të blini regjistrin tonë "bosh" dhe të plotësoni "kapakët" e kolonës së tij në mënyrën tuaj.

Ne ofrojmë shembuj të plotësimit të përmbajtjes së revistave më poshtë:

• Ditari i regjistrimit të certifikatave të lëshuara për punonjësit
• Ditari i regjistrimit dhe kontabilitetit të dokumenteve të lëshuara për punonjësit
• Regjistri i punës së shërbimit
• Regjistri i akteve
• Ditari i regjistrimit të shënimeve të shërbimit (memorandume, shënime shpjeguese etj.)
• Ditari i regjistrimit dhe kontabilitetit të kartave personale

Revista është "bosh" - me tituj bosh, kolona botohet në një format të përshtatshëm (A4, libër).

Mbulesa është e dendur, e qëndrueshme (karton i trashë me shkëlqim 300 g + PVC).

Letër e bardhë cilësore 80 g 72 faqe

E vendosura është e qartë. Në këtë rast, linjat janë të njëjta. Më shumë se 2100 rreshta për regjistrime. Gjerësia e grafikut është e përshtatshme.

Faqja e titullit të një reviste "boshe" - me tituj bosh, grafiku duket si ky:

Kështu, në faqen e titullit të një reviste “bosh” – me tituj bosh, plotësohet rubrika me emrin e punëdhënësit, si dhe shkruhet edhe ajo që është regjistruar/marrë parasysh në revistë. Ketu jane disa shembuj.

Shembulli 2

Kolona "Filloi:" ___ "_________ 20 ___." plotësohet kur hapet ditari. Kolona "E plotësuar:" ___ "_________ 20 ___." plotësohet kur mbyllet ditari.

Në faqen e dytë dhe të tretë të ditarit ka një rubrikë "Punonjësit përgjegjës për mbajtjen e ditarit".

Pjesa tjetër e faqeve të ditarit përmban kolona boshe - 5 kolona në secilën faqe. Kolona e parë është pak më e ngushtë, pjesa tjetër janë me të njëjtën gjerësi. Përveç linjës "header", ka 30 rreshta në çdo faqe për të plotësuar.

Nëse dëshironi të mbani një ditar që ka pak kolona (1-5), atëherë mund të bëni shënime në secilën faqe. Nëse planifikoni të mbani një ditar që ka më shumë kolona (6-10), atëherë mund ta mbani atë "për një përhapje", rreshtat në faqet majtas dhe djathtas janë saktësisht përballë njëra-tjetrës.

Shembuj të plotësimit të pjesës së përmbajtjes së revistës "bosh" - me tituj bosh

Shembull 1. Ditari i regjistrimit të certifikatave të lëshuara për punonjësit

Shembulli 2. Regjistri i punës së shërbimit

Shembull 3. Ditari i regjistrimit dhe kontabilitetit të dokumenteve të lëshuara për punonjësit

Shembulli 4. Regjistri i akteve

Shembulli 5. Ditari i regjistrimit të shënimeve të shërbimit (memorandume, shënime shpjeguese, etj.)

Shembull 6. Ditari i regjistrimit dhe kontabilitetit të dosjeve personale

Shembulli 7. Ditari i regjistrimit dhe kontabilitetit të kartave personale

Revista "Blank" - me tituj bosh, kolona numërohet në mënyrë të pavarur. Për më tepër, revista qepet, vuloset dhe certifikohet nga drejtuesi i organizatës (ose personi tjetër i autorizuar), nëse kjo përcaktohet nga punëdhënësi në nivel lokal (për shembull, nga udhëzimet për menaxhimin e të dhënave të personelit). Në këtë rast, në faqen e fundit të ditarit, mund të bëni shënimet e duhura për këtë.