Elektroninis dokumentų valdymas smulkiame versle. Elektroninis dokumentų valdymas mažoms ir vidutinėms įmonėms: patarimai pradedantiesiems. Privatumo sutartis

Nuo atsakymo į klausimą „Kodėl Jūsų įmonei reikalingas elektroninis dokumentų valdymas? nuo elektroninės dokumentų valdymo sistemos (EDVS) diegimo projekto sėkmės priklauso bent pusė. Kad ir kaip būtų keista, labai dažnai galima išgirsti tokį atsakymą: „Konkurentas/partneris jau turi – kodėl mes blogesni? Tačiau jei išsikelsite tokį EDMS diegimo tikslą, rezultatai greičiausiai nebus įspūdingi.

Taigi, su kokiais tikslais įmonė gali susidurti kada EDMS diegimas? Apsvarstykime galimus variantus.

Kadangi nuosekliai įgyvendinus kiekvieną iš šių tikslų, didėja ir automatizavimo projekto biudžetas, ir rizika, kad projektas nebus sėkmingai užbaigtas, nustatant pervertintus tikslus reikia elgtis labai atsargiai.

Dar viena dažna klaida diegiant sistemą – tikėjimasis, kad pats automatizavimas padės optimizuoti pačią darbo eigą. Bet kaip tokiais atvejais sako programišiai: „Automatizuodami chaosą tik gausite „Automatizuotas chaosas“».

Beje, svarbi pastaba formuojant projekto biudžetą: jis turi būti skaičiuojamas pagal bendrą įmonės darbuotojų skaičių. Dažniausiai bandomieji „pabandykime viename skyriuje“ tipo projektai net nepadės suprasti, ar įmonei reikalinga elektroninė dokumentų valdymo sistema, ar ne.

Kai užsibrėžtas tikslas ir apibrėžtos automatizavimo užduotys, galite pereiti į kitą etapą – elektroninės dokumentų valdymo sistemos pasirinkimą.

Kaip išsirinkti?

Praktiškai iki 2000-ųjų antrosios pusės EDMS rinka Rusijoje buvo orientuota tik į stambius klientus, mažos ir vidutinės įmonės neturėjo kito pasirinkimo: buvo labai mažas „dėžutuotų“ EDMS, tinkamų diegti tokio dydžio įmonėse, ratas. . Be to, dažniausiai šios EDMS buvo tik sumažintos „didelių“ sistemų versijos, o tai reiškia, kad įsigijimo ir priežiūros kaina, naudojimo sudėtingumas ne visai atitiko mažų ir vidutinių įmonių lūkesčius.

V pastaraisiais metais smarkiai išsiplėtė EDMS rinka mažoms ir vidutinėms įmonėms: tiekėjai suformavo dokumentų srautų automatizavimo viziją vidutiniam ir smulkiam verslui, atsirado daug naujų sprendimų, orientuotų būtent į šį rinkos segmentą. Todėl elektroninės dokumentų valdymo sistemos pasirinkimas dabar yra gana sunkus uždavinys. Pabandykime susisteminti EDMS pasirinkimo procesą pagal tai, kokius tikslus sau išsikelia įmonė, įdiegdama elektroninį dokumentų valdymą.

Visas elektronines dokumentų valdymo sistemas galima sąlygiškai suskirstyti į 3 dideles grupes:

1. Dokumentų archyvo (saugojimo) organizavimo sistemos.
2. Biuro automatizavimo sistemos su dokumentų srauto elementais.
3. Integruotos sistemos dokumentų srautų automatizavimui.

Daugumoje šiuolaikinių EDMS yra kiekvienos iš trijų grupių elementų, tačiau „visavertės universalios“ yra retos. Paprastai kiekviena sistema yra orientuota į tam tikros procesų grupės automatizavimą.

1. Dokumentų archyvo organizavimo sistemos

Sąvoka „dokumentų archyvas (saugojimas)“ turi dvi reikšmes. Tokios sistemos suprantamos kaip:

• Specializuotos sistemos, skirtos itin didelės apimties dokumentų saugojimui ir apdorojimui. Tokios sistemos reikalingos siauram įmonių ratui, pavyzdžiui, eilės organizacijoms ( Komunalinės paslaugos, viešasis sektorius, draudimo, kredito ir bankų sektorius). Tokių sistemų nėra tiek daug, jos išsprendžia gana siaurą problemų spektrą, todėl šiame straipsnyje jų nenagrinėsime.
• „Lengvas“ dokumentų valdymo sistemas, kurios suteikia tik pagrindinės funkcijos darbas su dokumentais: centralizuotas dokumentų bylų saugojimas ir darbuotojų prieigos prie jų organizavimas.

Jei kalbėsime apie dokumentų archyvą kaip apie „lengvą“ dokumentų valdymo sistemą, tai taikant šį dokumentų valdymo automatizavimo metodą populiariausi yra šie sprendimai:

Apskritai darbo eigos organizavimas „dokumentų archyvo“ forma yra prasmingas arba mažoms įmonėms (kuriose vadovauja mažiau nei 10 žmonių), arba įmonėms, kurių darbo eigos apimtis nedidelė (iki 10–20). dokumentus per mėnesį). Pagrindinis tokių sistemų pranašumas yra tik maža kaina ir paprastas naudojimas.

2. Biuro automatizavimo sistemos su dokumentų srauto elementais

Biuro automatizavimo sistemos su dokumentų srauto elementais dabar sudaro didžiąją dalį Rusijos rinkoje siūlomų EDMS. Tipiškos funkcijosšios grupės sistemos:

• Dokumentų archyvas:
• dokumentų saugojimas ir archyvavimas,
• paieška pagal dokumentų registravimo ir kontrolės kortelių rekvizitus, visatekstė paieška pagal dokumentus,
• dokumentų skenavimas ir atpažinimas;
• Darbas biure(šioje sistemų grupėje biuro automatikos blokas yra labiausiai išvystytas):
• dokumentų registravimas,
• bylų nomenklatūros organizavimas,
• prieigos teisių diferencijavimas.
• Dokumentų srautas:
• maršruto dokumentai,
• išduoda įsakymus,
• verslo procesų vizualizacija.

Visos sistemos turi beveik identiškas charakteristikas, tačiau kiekviena, žinoma, turi savo konkurencinius pranašumus... Išsamią informaciją apie sistemas galite rasti svetainėje http://www.doc-online.ru ir EDMS gamintojų svetainėse.

3. Integruotos dokumentų srautų automatizavimo sistemos

Ši sistemų grupė yra „stipriausia“ automatizuojant procesus, susijusius su dokumentų srautu ir įmonės operatyviniu valdymu – išduodant ir stebint užsakymų vykdymą, nukreipiant dokumentus ir kt.

Tokios EDMS įvedimas labiau pateisinamas didelėse organizacijose (holdinguose) dėl to, kad šios klasės sistemos kuriamos tik pagal užsakymą, todėl yra brangios, yra gana sunkiai įvaldomos ir reikalauja dalyvavimo. IT specialistų diegimo metu. Tačiau šios grupės EDMS pasirinkimas taip pat numato puikias galimybes modifikuodami sistemą įmonės poreikiams, galite sukurti funkcijomis subalansuotą sistemą tiek biuro darbo, tiek dokumentų srauto srityje.

Kas toliau?

Apsisprendę dėl mėgstamiausių pirkinių, nepamirškite atsižvelgti į šiuos aspektus, kurie tikrai turės įtakos EDMS diegimo projekto sėkmei:

• Paklauskite, kokia sistema augimo galimybes kad augant verslo mastui nereikėtų leisti pinigų naujos EDMS diegimui.
• Lyginant sistemų kainą norma visa kaina projektą. Labai dažnai nemaža išlaidų dalis slypi papildomuose moduliuose, infrastruktūros programinėje įrangoje, apklausų paslaugose, sistemos diegime ir priežiūrai.
• Prieš pirkimą pažiūrėkite į sistemą "gyvai" arba dar geriau – su sprendimų teikėjo klientais. Ne vienas gražus sistemos pristatymas ar „laboratorinis“ demonstravimas parodys tikrąsias darbo su ja ypatybes.
• Kai kurios rinkoje esančios sistemos yra vadinamosios "Dėžutė" SED. Tai reiškia galimybę savarankiškai įdiegti ir konfigūruoti sistemą. Apsvarstykite, kad ši galimybė gali būti pelningesnė, net jei turėtumėte siųsti IT specialistus mokytis.
• Įsitikinkite, kad jūsų įmonės darbuotojai „traukia“ sistemą- bet koks automatizavimas dažniausiai padidina darbo kiekį, ypač įgyvendinimo etape. Jei įmonėje trūksta darbuotojų, reikia arba didinti jų skaičių, arba rinktis paprastesnių funkcijų EDMS.
• Sistemos diegimo procedūra– svarbus projekto sėkmės elementas. Prieš įsigydami sistemą, būtinai iš anksto suplanuokite šį etapą ir aptarkite jo savybes su sprendimų tiekėju! Labai dažnai, išsamiai neištyrus šio etapo, EDMS pakimba kaip „negyvas svoris“ ant įmonės.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas yra esminis žingsnis įmonei, ypač vidutinėms ir mažoms įmonėms, kur bet kokios išlaidos daro didelę įtaką „gyvybumui“. Todėl teisingas EDMS ir sprendimų tiekėjo pasirinkimas, atsižvelgiant į smulkaus ir vidutinio verslo darbo ypatumus, yra labai svarbus veiksnys... Šiame straipsnyje mes bandėme pateikti idėją moderniausias EDMS rinka smulkiam ir vidutiniam verslui ir padeda išsirinkti tinkamą elektroninių dokumentų valdymo sistemą. Linkiu sėkmės.

Sutraukti šou

Pasirinkdami EDMS, galite kreiptis dėl analitinės informacijos svetainėse http://www.doc-online.ru ir http://www.docflow.ru, taip pat tiesiogiai kūrėjams:

• BOSS – IT įmonės referencinė sistema. Svetainė http://www.boss-referent.ru
• Įmonės "EOS" sistema "VERSLAS". Svetainė http://www.eos.ru
• Įmonės „Kognityvinės technologijos“ sistema „Eufratas-dokumentų srautas“. Svetainė http://www.evfrat.ru
• „InterTrust“ įmonės „CompanyMedia“ sistema. Svetainė http://www.intertrust.ru
• Naumen įmonės NauDoc sistema. Svetainė http://www.naumen.ru
• Įmonės „DuxSoft“ sistema „Akta“. Svetainė http://www.duxsoft.ru

Vidutinio ir smulkaus verslo sektorius, įsibėgėjęs dar prieš krizę, nepaisant visko, išlieka sparčiausiai augantis ir perspektyviausias šalies ekonomikoje. Žinoma, aktyvios elektroninių paslaugų plėtros ir perėjimo prie elektroninės valdžios laikotarpiu SVV įmonės, kaip ir stambesnės jų kolegos, jaučiasi kur kas labiau pasitikinčios ir patogiau „žinodamos“ apie šiuolaikinių IT sprendimų naudojimą. IT rinkoje yra daugiau nei pakankamai aktualių pasiūlymų, taip pat ir iš elektroninių dokumentų valdymo sistemų kūrėjų. Tačiau krizės metu ir taupant biudžetus bei darbo išteklius vis dar kyla klausimas, ar tikslinga diegti EDMS mažose įmonėse. Į ką reikėtų atsižvelgti sprendžiant?

EDMS yra išmani dokumentacija

Pradėkime nuo neginčijamo fakto: savo darbo dokumentavimas yra daugiau nei bet kurios organizacijos, nepaisant jos dydžio ar nuosavybės, pareiga. Dažnai gerai surašyti, įforminti, tvarkingai sukaupti dokumentai vaidina svarbų vaidmenį tiek siekiant įmonės sėkmės rinkoje, tiek kai kuriais atvejais ir išlikti. Be to, pati kompetentinga dokumentacija gali tapti verslo procesų kokybės gerinimo mechanizmu. Ir kokiame IT sprendime šis raštingumas iš pradžių buvo įtrauktas? Žinoma, elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje. Būtent EDMS gali ne tik kurti, rengti, siųsti, gauti ir saugoti dokumentus, bet ir išmokyti tai daryti gražiai, teisingai ir racionaliai.

EDMS yra efektyvi kaina

Sėkmingos ir konkurencingos šiuolaikinėje rinkoje yra tos įmonės, kurios išnaudoja visus rezervus savo veiklos efektyvumui gerinti ir neefektyvioms sąnaudoms mažinti. Tai taip pat taikoma mažoms ir vidutinėms įmonėms! Darbo eigos automatizavimas leidžia pašalinti tokias verslo klaidas kaip tinkamos kontrolės ir vykdomosios drausmės stoka, komandinio darbo ir žinių valdymo įrankiai, praleisti užduočių ir projektų terminai, „nepermatomumas“ to, kas vyksta įmonėje, bereikalingas darbo išlaidavimas. laikas dokumentų tvirtinimui, laiškų siuntimui, informacijos paieškai, duomenų apdorojimui. Nuo jų neapsaugota net mažiausia įmonė. Tačiau net didžiausia kontroliuojančioji bendrovė gali su jais susidoroti, įskaitant EDMS.

EDMS yra greitas bendravimas su partneriais

Pasitaiko, kad mažos įmonės, pristatydamos EDMS, tai daro „dėl savo įvaizdžio“: „konkurentas jau turi EDMS, tegul būna su mumis“. Ir jei ne visada protinga eikvoti energiją tam, kad atitiktų konkurentus, tuomet verta pasirūpinti partneriais ir partneriais. Daugeliui įmonių, neišskiriant ir mažų bei vidutinių įmonių, svarbu tinkamai organizuoti bendravimo su klientais, partneriais ir kitomis organizacijomis, su kuriomis įmonė aktyviai bendradarbiauja, valdymą, tai yra sukurti išorinį dokumentų srautą. Tokiu būdu tos pačios EDMS, kaip ir pagrindinių sandorio šalių, paleidimas arba suderinamas sprendimas labai palengvina komunikacijos procesą. Kurjerių su popierinių dokumentų aplankais portfeliuose laikas baigėsi!

EDMS yra patogi sąveika su elektronine valdžia

Valdžios institucijos šiuo metu didelį dėmesį skiria smulkiam ir vidutiniam verslui. Visų pirma, Ekonominės plėtros ministerija toliau plėtoja viešųjų paslaugų teikimo sistemą „vieno langelio“ principu remiantis TFK pagal atitinkamą 2016–2018 m. programą. Ypatingas dėmesys skiriamas MFC, orientuotų į viešųjų paslaugų teikimą MVĮ subjektams, kūrimui: pavyzdžiui, specialios informacijos tarnyba užtikrinti sąveiką tarp Federalinės mažųjų ir vidutinių įmonių plėtros korporacijos JSC ir MFC elektroniniu formatu... Kaip žinote, daugelyje EDMS yra sąveikos su elektroninėmis paslaugomis mechanizmai. Tai reiškia, kad kas turi EDMS, turi daugiau patogus įrankis palaikyti ryšį ne tik su kolegomis rinkoje, bet ir su reguliuotojais.

Į ką atkreipti dėmesį renkantis EDMS mažoms ir vidutinėms įmonėms?

Dauguma analitikų sutinka, kad iš esmės yra tik du pagrindiniai parametrai, į kuriuos reikėtų atsižvelgti renkantis EDMS SMB. Ir visų pirma, žinoma, tai yra kainos klausimas ir reikia atsižvelgti ne tik į licencijų kainą, bet ir į nuosavybės kainą.

Antra, jį lengva įdiegti, konfigūruoti ir administruoti. Žinoma, jei vartotojas yra įmonė, kuri pati veikia IT rinkoje ir susideda tik iš aukštos kvalifikacijos IT bizonų, tai šis veiksnys nėra svarbus. Tais pačiais atvejais, kai IT paslaugai atstovauja vienas ar du administratoriai, perfrazuodami gerai žinomą teiginį, galime pasakyti, kad „paprastumas yra raktas į sveikatą! Be to, ne tik IT sistemos, bet ir vartotojo nervų sistemos sveikata. Nenuostabu, kad statistika taip pat patvirtina: ypač dažnai „paprastos EDMS“ užklausa pastebima tarp SMB sektoriaus klientų.

Ar yra gyvenimas be SED?

Taip, bet jo kokybė yra žymiai prastesnė nei teisingai parinktos ir sėkmingai įdiegtos EDMS vartotojų. Apskritai, prieš keletą metų buvo nuomonė, kad mažoms įmonėms EDMS visai nereikia – pakako MS Office. Tai pasitaiko iki šiol, nors ir ne taip dažnai – minėti pranašumai, apskritai, niekam nėra paslaptis.

Tačiau ne paslaptis, kad mažoje įmonėje dėl mažo masto EDMS naudojimo efektas nebus toks akivaizdus kaip didelėje kolegoje. Ir tai iš principo, jei organizacijoje yra tik pora dešimčių darbuotojų, dokumentų registraciją ir apskaitą galima nesunkiai nustatyti Excel, dokumentų vaizdus saugoti debesyje – pavyzdžiui, Google Apps ar Microsoft Office 365, ir nukreipta į „Outlook“. Taip, taip išgyventi galima – vis dėlto pagrindų pagrindų automatizavimo, biuro darbo kaina.

Ir, žinoma, visada atsiranda norinčių sutaupyti pinigų naudodami nelicencijuotą programinę įrangą. O čia, lygiagrečiai su santaupų augimu, auga ir informacinio pažeidžiamumo pavojus. Statistika rodo, kad beveik pusė mažų ir vidutinių įmonių nesiima elementarių priemonių savo informaciniams ištekliams apsaugoti, o SVV yra lengviausias informacijos šnipų taikinys. Taip pat primena, kad viruso ataka buvo skirta skaičiavimo mašinos smulkaus verslo įmonės gali būti nedarbingos kelioms dienoms. Tas augimas jau yra smulkus verslas aišku, nebus gerai.

Elektroninių dokumentų valdymo supratimas per pastaruosius kelerius metus išaugo, tačiau daugelis jo aspektų vis dar nėra aiškūs plačiajai visuomenei. Jis dažnai painiojamas su failų tvarkymu, įmonės informacijos išteklių valdymu (iš kurių yra elektroninių dokumentų valdymas), biuro valdymu ir kt.

Čia pabandysime sugriauti penkis mitus apie elektroninių dokumentų valdymą iš smulkaus verslo perspektyvos.

1 mitas: aš turiu OCWindowsbylų tvarkymui ir man nereikia atskiros elektroninės dokumentų valdymo sistemos.

Realybė:Žinoma, „Windows Explorer“ padeda tvarkyti failus / dokumentus, tačiau tai tik pagrindinis įrankis, daugiausia apsiribojantis failų saugojimu hierarchinėje aplankų struktūroje. Kita vertus, gera darbo eigos sistema leis saugoti konkrečiam dokumento tipui būdingus metaduomenis pagal jūsų organizacijos unikalius reikalavimus. Taigi kiekvienam nuskaitytam sąskaitos faktūros vaizdui galite apibrėžti saugojimo metaduomenis: sąskaitos faktūros datą, sąskaitos faktūros sumą, įmonę, būseną (apmokėta / neapmokėta) ir kt. Tai labai padidina būdų, kuriais galite ieškoti ir grupuoti dokumentus, skaičių. Be to, elektroninės dokumentų valdymo sistemos dažnai leidžia susieti dokumentus, kurti jų anotacijas ir nustatyti įvairias prieigos prie dokumentų teises (pavyzdžiui, vartotojas gali peržiūrėti, bet ne redaguoti). Kaip matote, tai yra daug daugiau nei jūsų operacinė sistema.

2 mitas: mažoms įmonėms nereikia elektroninės darbo eigos

Realybė: Tai turbūt didžiausias klaidingas supratimas. Smulkaus verslo savininkai veikia riboti ištekliai ir todėl dažnai negali samdyti personalo, kuris atliktų įprastus dokumentus: antspaudavimą, registravimą, archyvo kūrimą, dokumentų paėmimą ir grąžinimą, perregistravimą po kiekvienos peržiūros. Mažoje įmonėje jau pasamdyti darbuotojai šioms užduotims skiria daugiau laiko, nei buvo pasamdyti. Turint gerą elektroninę dokumentų valdymo sistemą, visus dokumentus galima pasiekti vienu pelės paspaudimu.

3 mitas: elektroninį dokumentų valdymą per sunku įgyvendintimažose įmonėse.

Realybė: Kaip mažas verslas, turite aiškiai žinoti pagrindinius savo įmonės dokumentų tvarkymo poreikius. Nustačius šiuos poreikius, iš karto matomi prieinami ir lengvai įgyvendinami sprendimai. Dauguma Geriausias būdasįgyvendinti sprendimą – jį „išbandyti“ pradžiai viename iš įmonės padalinių arba sprendžiant vieną iš verslo problemų (pavyzdžiui, organizuoti gaunamų ir išsiunčiamų sąskaitų tvarkymą). Atlikite analizę per mėnesį ar du ir pamatysite, kaip pagerėjo jūsų darbuotojų dokumentų valdymo rezultatai. Kai pamatysite naudą viename skyriuje, galėsite pakartoti sprendimą likusiai organizacijos daliai.

Reikia pasirūpinti, kad sprendimas pasižymėtų šiomis savybėmis: jį būtų lengva įdiegti ir konfigūruoti, jis turi paprastą vartotojo sąsają, išsamų vartotojo vadovą ir Techninė pagalba galima el. paštu arba telefonu.

4 mitas: elektroninė darbo eiga yra per brangi mažoms įmonėms

Realybė: Mažoms įmonėms gali neprireikti pažangių, sudėtingų EDMS galimybių, kurių paprastai reikia. didelės įmonės... Be to, vartotojų, kurie dirbs su šiuo programinės įrangos produktu, skaičius greičiausiai bus mažesnis nei didesnėse organizacijose. Tačiau yra elektroninių dokumentų valdymo programinės įrangos produktų, kurie yra ekonomiški mažoms įmonėms. Be to, perėjimas prie elektroninio dokumentų valdymo leidžia sumažinti popieriaus ir kitų raštinės reikmenų suvartojimą, taip ženkliai sumažinant eksploatacines išlaidas. Tiesą sakant, kai apskaičiuosite smulkaus verslo elektroninių dokumentų valdymo sistemos investicijų grąžą (IG), pamatysite, kad investicija į ją iš tiesų gali būti viena pelningiausių jūsų įmonės investicijų vidutinės trukmės ir ilguoju laikotarpiu.

5 mitas: galiu panaikinti visus popierinius dokumentus, kai tik turiu elektroninę dokumentų valdymo sistemą.

Realybė: Nusprendėte įdiegti dokumentų valdymo sistemą. Sveikiname! Bet neskubėkite iš karto prie smulkintuvo! Daugelis iš šių dokumentų jums privalo laikyti popierine forma.

Padalinkite visus dokumentus į 3 grupes:

1. Tie dokumentai, kurie pagal įstatymą turi būti saugomi popierine forma, pavyzdžiui, sutarčių originalai su parašais.

2. Dokumentai, kurių jums dar gali prireikti popierine forma atliekant įprastus darbus.

3. Tie dokumentai, kurių jums nebereikės popierine forma.

Prieš eidami į smulkintuvą, galite patraukti tik paskutinę iš šių 3 grupių. Po kelių mėnesių / metų jums nebereikės trečios ir antrosios grupės dokumentų saugoti popierine forma, o tai dar labiau priartins prie popierinės darbo eigos.

Vertimas: Anna Ananina (DIRECTUM).

) NauDoc - kokybiškai pagerinti visų lygių vadovų ir dalykų specialistų darbo su dokumentais procesą, sutrumpinti įprastinio darbo su dokumentais laiką, kitaip tariant, automatizuoti dokumentų srautą įmonėje.

NAUDOC - programinė įranga biuro automatizavimui, darbo eigai ir verslo procesams, sukurta NAUMEN. NAUDOC leidžia valdyti dokumentų apdorojimo procesus ir stebėti veiklos drausmę, gaunant išsamią informaciją apie užduočių eigą.

Elektroninė dokumentų valdymo sistema NauDoc optimaliai pritaikyta smulkaus ir vidutinio verslo, valdymo įmonių, projektavimo organizacijų, valdančiųjų struktūrų padalinių dokumentų valdymo automatizavimui, taip pat specifiniams dokumentų apyvartos automatizavimo uždaviniams spręsti, kurie susiduria su įmonių padaliniais. didelės įmonės (užtikrinant darbą su norminiais dokumentais pagal ISO reikalavimai 9001: 2000, darbuotojų ir aptarnaujančio personalo sąveika ir kt.).

Naudojant NAUDOC galima organizuoti vieną dokumentų saugyklą su diferencijuotomis prieigos teisėmis pagal vaidmenis, o tai leidžia darbuotojams bet kuriuo metu gauti prieigą prie dokumentų ir kuo greičiau rasti visą reikiamą informaciją, nepaisant to, ar dokumentų savininkas yra darbo vietoje. Žurnalai leidžia registruoti gaunamus, vidinius ir išsiunčiamus dokumentus, sekti popierinių dokumentų kopijų judėjimą įmonėje.

NAUDOC turimos veiklos drausmės kontrolės priemonės leidžia paskirstyti užduotis darbuotojams sistemoje, stebėti jų vykdymą, sekti terminus, siųsti dokumentus tvirtinti ir išsiųsti patvirtintus dokumentus peržiūrėti kitiems sistemos vartotojams. Tinkinimas gyvenimo ciklas dokumentų kategorijoms leidžia nurodyti tipinius dokumentų judėjimo maršrutus, konfigūruoti jų automatinį maršrutą ir užduočių paskyrimą.

Visi veiksmai su dokumentais ir užduotimis atliekami per žiniatinklio sąsają, jungiantis prie sistemos iš bet kurios pasaulio vietos, taip sukuriant vieną organizacijos informacinę erdvę, įskaitant nuotolinius padalinius ir mobilius darbuotojus.

NauDoc elektroninės dokumentų valdymo sistemos naudojimo privalumai:

Pareigūnų dokumentų pasirašymo tvarkos supaprastinimas

• Sukūręs dokumentą, darbuotojas pagal organizacijos priimtų dokumentų tvirtinimo tvarką išsiunčia jį tvirtinti tam tikram žmonių ratui.
• Dirbant kolektyviai visi veiksmai atliekami su vienu dokumento egzemplioriumi. NauDoc vartotojai, kurie patvirtina dokumentą, proceso metu gauna prieigą prie jo.
• Bet kuriame etape gali būti sudaryta patvirtinimo ataskaita (nurodant įgaliojimą suteikiančio asmens vardą, pavardę ir pareigas bei tikslų dokumento tvirtinimo laiką).

Galimybė sistemoje registruoti elektroninius ir popierinius dokumentus

• Dokumento registravimas registracijos žurnale įvyksta automatiškai tam tikrame darbo su dokumentu etape.
• Popieriniams dokumentams sistemoje sukuriama speciali elektroninė kortelė, prie kurios galima pritvirtinti skenuotą dokumento kopiją.

Dokumentų paieškos pagal detales ir turinį pagreitinimas

• NauDoc sistema suteiks galimybę akimirksniu rasti visus konkrečiam rekvizitui reikalingus dokumentus (pavyzdžiui, registracijos numerį ar trumpą aprašymą).

Darbo su organizaciniais ir administraciniais dokumentais supaprastinimas

• Vartotojas sukuria dokumentą NauDoc sistemoje pagal iš anksto nustatytą šabloną. Norėdami sukurti dokumentą, turite pakeisti jo registracijos kortelės rekvizitų reikšmes, jos bus automatiškai įterpiamos į dokumento tekstą. Jei reikia, galite leisti vartotojui pakeisti šablono tekstą.
• Sukūręs dokumentą, darbuotojas organizacijoje priimta tvarka jį išsiunčia dirbti tam tikram žmonių ratui.
• Sistema „žino“ tvirtinimo tvarką: kontroliuoja etapuose numatytus terminus, praneša atsakingiems asmenims, sistema taip pat siunčia pranešimus apie dokumento judėjimą iš etapo į etapą.
• Dokumento registravimas registracijos žurnale įvyksta automatiškai tam tikrame darbo su dokumentu etape. Tokiu atveju dokumentas priskiriamas Registracijos numeris ir nustatyta registracijos data.

Procesų valdymas

• NauDoc sistema leidžia automatizuoti įmonės gamybos ar valdymo procesus. Leidžia išryškinti etapus, atsakingus asmenis, numatytus terminus. Tai leidžia kainuoti ataskaitas apie tai, kurioje stadijoje yra kiekvienas proceso egzempliorius, rasti kliūtis ir atsakingus asmenis, dėl kurių terminai praleisti, atlikti procesą prieš atliekant pakeitimus.

Darbo su gaunama ir siunčiama korespondencija supaprastinimas

• NauDoc galima konfigūruoti kaip el. pašto klientą, suteikiantį galimybę dirbti su gaunamais ir siunčiamais dokumentais kaip su įprastais sistemos dokumentais.
• Apdorojant gaunamą korespondenciją sekretorė priima laiškus, registruoja laiškus Gaunamų korespondencijos žurnale, dokumentui automatiškai suteikiamas registracijos numeris. Po parengimo dokumentas organizacijoje priimta tvarka išsiunčiamas vadovui spręsti. Po svarstymo dokumentas išsiunčiamas peržiūrėti ar vykdyti organizacijos darbuotojams.
• Tvarkydamas siunčiamą korespondenciją, darbuotojas pagal organizacijoje priimtą šabloną sukuria laišką, organizacijoje priimta tvarka išsiunčia jį tvirtinti vadovui. Patvirtinus dokumentą, jis automatiškai siunčiamas sekretoriui. Sekretorė laišką įrašo į Registrą ir išsiunčia el. Tokiu atveju visi dokumentai išsaugomi sistemoje ir yra prieinami paieškai.

Įmonės interneto portalo ir įmonės interneto šaltinio sukūrimas

• NAUDOC leidžia kurti interneto ir intraneto svetaines bei valdyti turinio talpinimą (ENGINE funkcija). Turinys gali būti popierius, grafika ir kiti NAUDOC objektai.
• Patogus išteklių puslapių kūrimas ir redagavimas integruotame WISYWIG redaktoriuje, versijų valdymas.
• Naujienų, anketų ir balsų publikavimo valdymas.
• Integruotos kūrimo galimybės ir išteklių puslapių pertvarkymas.
• Centralizuota prieigos kontrolė išteklių skyriuose, galimybė derinti dokumentus prieš paskelbiant žiniatinklio šaltinyje.

Technologinės sistemos ypatybės

• 100% žiniatinklio sąsaja leidžia prisijungti prie sistemos iš bet kurios pasaulio vietos, sukuriant vieną informacinę erdvę organizacijai, jos atokiems padaliniams ir mobiliems darbuotojams.
• sistema sukurta su programinė įranga nuskaitymui ir teksto atpažinimui ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
• sistema leidžia autentifikuoti ir autorizuoti žmones išorinėse katalogų tarnybose, pavyzdžiui, LDAP arba Microsoft Active Directory;
• sistema turi modulį, skirtą darbui su elektroniniu skaitmeniniu parašu () ir turi galimybę valdyti bet kurio kriptovaliutų tiekėjo, palaikančio Microsoft CRYPTOAPI sąsają, EDS.

Elektroninė dokumentų valdymo sistema NauDoc optimaliai pritaikyta smulkaus ir vidutinio verslo, valdymo įmonių, projektavimo organizacijų, valdančiųjų struktūrų padalinių dokumentų valdymo automatizavimui, taip pat specifiniams dokumentų apyvartos automatizavimo uždaviniams spręsti, kurie susiduria su įmonių padaliniais. didelės įmonės (užtikrinant darbą su norminiais dokumentais pagal ISO 9001: 2000 reikalavimus, darbuotojų ir personalo aptarnavimo sąveiką ir kt.

Elektroninė dokumentų valdymo sistema NauDoc skirta patogiam darbui iki 50 vartotojų, kurie per metus gali sukurti iki 5000 dokumentų. Tai yra technologiniai Zope programinės įrangos platformos, kurioje produktas yra kuriamas, apribojimai.

Iš praktinių pastabų galima išskirti šiuos veiksnius:

• Aukštas sistemos patikimumas. Per 4 eksploatavimo metus nei vieno gedimo.
• Aukštas sistemos saugumo lygis nuo įsilaužėlių atakų
• Puikus funkcionalumas nemokamai sistemai, bet labai menkas mokamai
• Didelė serverio apkrova net ir esant mažai duomenų bazei. Atrodo, kad kaltas prastas gijos optimizavimas. Dėl to lėtas darbas su dokumentais.
• Duomenų įvedimo į duomenų bazę nepatogumai.
• Naudojimo kaip tokio nėra , atrodo, kad programuotojai parašė sistemą sau, o ne pardavimui.
• Toks įspūdis, kad sistema nepilna.
• Prastas (lėtas) techninis ir informacinis palaikymas forume, net ir mokantiems klientams
• Nemokamoje versijoje, pradedant nuo tam tikro sukauptų užduočių skaičiaus – paieška pateikia neteisingus atsakymus.
• Mokama versija pradedant nuo tam tikro sukauptų užduočių skaičiaus – paieška pradeda klysti pasirenkant paieškos sritį, ieško dokumentų netinkamoje vietoje, nesupranta standartinių loginės paieškos sąlygų.
• Sistemos kodas atidarytas, bet rankiniu būdu nieko pakeisti neįmanoma.

Platforma: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC yra 2 leidimai: NAUDOC Free ir NAUDOC Enterprise

Palikite savo komentarą!

Smulkus verslas man atrodo svarbus rinkai, nes didelių federalinių klientų skaičius yra ribotas ir beveik visi jie apsisprendė dėl platformų ir platformų pasirinkimo. O mechanizmai ten nelabai pagrįsti rinka.

Taigi, jei kalbėtume konkrečiai apie rinką, tai pagrindinis plėtros potencialas klientų bazę tai tik smulkus verslas. Kai smulkusis verslas pamatys realią elektroninio dokumentų valdymo naudą ir kai EDMS funkcionalumas pradės atspindėti tikruosius jo poreikius, o ne miniatiūriškai atgaminti ministeriją, ši rinka taps tokia pat masyvi, kaip ir apskaita. Ar vienas iš EDMS pardavėjų gali pakartoti 1C sėkmę?

Taigi, 5 mitai apie EDMS mažoms įmonėms:

Nors per pastaruosius kelerius metus pasirengimas elektroninei darbo eigai išaugo, žmonėms vis dar trūksta supratimo apie kai kuriuos technologijų aspektus. Jie dažnai klysta su failų valdymu su įmonės turinio valdymu arba EDMS, kurie gali būti laikomi ECM dalimi. Čia pabandysime išsklaidyti penkis mitus, ypač smulkaus verslo užduočių dėmesio centre.

1 mitas: failams tvarkyti turiu naršyklę, todėl man nereikia atskiros EDMS
Iš tiesų, „Windows Explorer“ leidžia tvarkyti failus, tačiau tai tik pagrindinis įrankis, jo reikšmingas apribojimas yra hierarchinė aplankų struktūra.

Net elementarios užduoties, kai norima sugrupuoti dokumentus pagal prekę ir pagal klientą naudojant aplankus, nepavyksta išspręsti – klientas A užsako prekes X ir Y. Klientas B – prekes X ir Z. Norime matyti užsakymus pagal prekes ir pagal klientą bei bet kuri DBVS ar net „Excel“ leidžia tai padaryti. Tačiau tokiu būdu jūs negalėsite rūšiuoti dokumentų į aplankus.

Teoriškai galite naudoti sparčiuosius klavišus ir nuorodas, tačiau iš tikrųjų tai nepatogu. Pasirodo, kad naudojant failų sistemą neįmanoma sukurti patogios dokumentų klasifikavimo ir gavimo sistemos.

Mitas numeris 2. Mažam verslui EDMS nereikia
Nieko nėra toliau nuo tiesos. Smulkus verslas veikia esant dideliems išteklių suvaržymams, niekas nesamdys papildomų darbuotojų, kurie atliktų įprastas operacijas su dokumentais, jų talpinimui, klasifikavimui ir paieškai. Net tie darbuotojai, kurie egzistuoja, turėtų būti produktyvesni. EDMS buvimas organizacijoje gali tai užtikrinti reikalingi dokumentai bus pasiekiamas vienu pelės paspaudimu.
(Na, arba du ar trys, o tai vis tiek greičiau nei knistis po popierius ar bylų saugyklas.)

Mitas numeris 3. EDMS yra per sudėtinga mažoms įmonėms
Smulkaus verslo darbo eigos reikalavimai paprastai yra paprastesni ir savininkai gali juos suformuluoti prieš rangovą. Rinkoje yra pakankamai produktų, kuriuos lengva įdiegti. Galite pradėti nuo vieno skyriaus ar funkcijos, pvz., paskyros valdymo. Pažiūrėkite, kaip tai veikia efektyvumą. Tada galite išplėsti visą organizaciją. Įsitikinkite, kad EDMS atitinka šiuos reikalavimus: paprasta vartotojo sąsaja, paprastas diegimas ir konfigūravimas, aiškus ir pilnas vadovas ir kokybiškos techninės pagalbos prieinamumą.
(Pridursiu pats - nesistenkite tapti kaip didelis biurokratinis biuras! Išsaugokite savo darbo stilių. Geriau mokykite darbuotojus, dėl to taupyti neverta. Geriau taupykite analizei ir braižymui verslo procesų. Jūs jau juos suprantate. O jei ne, greičiausiai tai nebėra mažas verslas.)

Mitas numeris 4. EDMS yra per brangus mažoms įmonėms
Mažoms įmonėms nereikia pernelyg pažangių integruotų sprendimų, kurie paprastai diegiami didelėse korporacijose. Ir nereikia didelio mastelio, nes vartotojų bus mažai. Remdamiesi tuo, galite pasirinkti sprendimą, kuris bus gana priimtinas už kainą. Be to, perėjimas prie elektroninio dokumentų valdymo padės sumažinti spausdinimo išlaidas. (Tačiau tai turi būti sprendžiama sąmoningai ir valdoma, kitaip popieriaus sąnaudos tik padidės.)
(Ir dar kartą pasakysiu sau – IG skaičiuoti diegiant EDMS yra tamsi reikalas. Analitikai už jus suskaičiuos bet ką. Pasikliaukite savo intuicija. Apskritai EDMS turėtų padėti sumažinti išlaidas ir padidinti produktyvumą.)

Mitas numeris 5. Įdiegę EDMS galite visiškai atsikratyti popierinių dokumentų
Taigi, jūs įdiegėte EDMS savo mažame versle. Sveikiname! Tačiau neskubėkite įsigyti naujo smulkintuvo. Dar reikia popierinių dokumentų. Suskirstykime juos į tris grupes:
1) Dokumentai, kurie pagal įstatymą turi būti popieriniai. Pavyzdžiui, sutartys ir kiti oficialūs dokumentai.
2) Dokumentai, kurie lieka popieriuje, nes taip kuriami verslo procesai. Kol jūsų kurjeriai neturi iPad, jiems reikia dokumentų.
3) Dokumentai, kurie tikrai nebūtinai turi būti popieriniai. Bet kokios ataskaitos, atmintinės, paraiškos ir pan. – viskas, kas nepateko į pirmas dvi grupes. Juos galima saugiai nešti į smulkintuvą.

Po kelių mėnesių ir metų pirmųjų dviejų grupių dokumentai palaipsniui pereis į trečiąją. Keičiasi įstatymai ir tobulėja technologijos, netrukus gali būti lengviau kiekvienam kurjeriui duoti po planšetę ir neapsigauti popieriumi. Taip kada nors ateiname į biurą be popierių.