Цели и дефиниция на корпоративен портал. Корпоративен портал: как, защо и защо Избор и внедряване на корпоративен портал

Много големи компании имат свои собствени корпоративен портал. Това не означава официалният сайт, създаден за комуникация с клиенти и партньори, а вътрешният сайт на компанията, предназначен изключително за нейните служители. Какво е това - лукс или истинска необходимост?

Да започнем с факта, че корпоративният портал не е точно уебсайт, въпреки че изглежда като такъв. Функции корпоративен порталпо-широк от функциите на средния уебсайт. Такъв портал е уеб интерфейс, който съчетава функциите на информационен ресурс, социална мрежа и хранилище на документи и други файлове. Обикновено корпоративен портал е достъпен само във вътрешната мрежа на организацията (интранет) - „външен“ човек няма да има достъп до него.

Защо една компания има нужда от корпоративен портал? Първо, той осигурява комуникация между различните отдели и поделения на компанията, намаляване на времето за предаване важна информация. Това важи особено за банки и други организации, които имат много клонове (в рамките на един град или в различни градове). Вместо да уведомявате всеки клон за иновации, можете да публикувате информацията на корпоративния портал, така че всеки да я получи навреме.

Второ, корпоративният портал осигурява ефективна комуникация на служителите. Това е особено важно при работа по съвместни проекти. Както и в предишния случай, всеки служител може да прехвърли необходимата информация на получателя възможно най-бързо. Персоналът има лесен достъп до необходимите данни. В допълнение, социалната мрежа, интегрирана в портала, компенсира липсата на комуникация между служителите - по-добре е да им позволите да общуват на портала по работни въпроси, отколкото да седят в Odnoklassniki.

Трето, корпоративният портал улеснява документооборота и отчитането. Споделеният файлов хостинг ви позволява да качвате необходими документинаправо към портала. Това улеснява съвместната работа по документи. Освен това никога не пречи да имате резервно копие на вашите работни материали.

Корпоративният портал може да се използва и за обучение и назначаване на нов персонал, укрепване на хоризонталните връзки между отделите и намаляване на нуждата от бизнес пътувания. Работният процес в организацията ще стане по-прозрачен. Това е необходимо както за служителите (осъзнаването на спецификата на дейността на компанията е важен компонент на мотивацията), така и за ръководството (по-лесно е да се контролира работният процес на служителите).

Разбира се, корпоративните портали имат и своите недостатъци. Разработката, конфигурацията, поддръжката и администрирането на портала трябва да се извършват от квалифициран специалист, който трябва да бъде заплатен. Добавете тук временно и парични разходида обучим служителите да използват портала.

Също така е възможно изтичане на корпоративни данни към конкурентив случай на хакване на портал. Понякога конкурентите дори не трябва да използват услугите на хакер - всичко, което е необходимо, е един безскрупулен служител, който е готов да „изтече“ вътрешна информация на конкурентите срещу заплащане. Така че е много важно да се осигури максимална сигурност на портала – а това отново е разход.

Има няколко подхода за създаване на корпоративен портал. Може да се поръча разработка на портал от нулата, тогава той най-добре ще отговори на вашите индивидуални изисквания. Но такова развитие не е евтино, отнема много време, освен това ще трябва да плащате на разработчиците за текуща поддръжка. Мога купете готова платформа, които ще трябва да бъдат модифицирани, за да отговарят на вашите нужди - но за това най-вероятно ще ви трябват високо специализирани специалисти.

Затова повечето компании предпочитат Купува готови решениябазиран на система за управление на съдържанието (CMS). Такива системи имат интуитивен интерфейс, така че след инсталиране и конфигуриране на системата от специалисти, почти всеки служител може да администрира корпоративния портал. Той няма да има нужда от познания по програмиране или HTML оформление. Но това не означава, че порталът може да остане без техническа поддръжка - просто в този случай ще ви струва по-малко.

Корпоративният портал е ефективна вътрешнофирмена комуникационна система, което ви позволява да оптимизирате бизнес процесите в големи компаниис много служители, филиали и клонове. Но ако имате малка компания, чийто персонал се побира в два офиса, едва ли ще имате нужда от такъв портал - играта няма да си струва свещта.

2. По предназначение.

• B2C (Business-to-Consumer) -Автоматизирани системи е-търговия, в който продавачът е юридическо лице (предприятие, организация), а купувачът е физическо лице.
• B2B (бизнес към бизнес) -Автоматизирани системи за електронна търговия, в които се намират субектите на процесите покупко-продажба юридически лица(предприятия, организации).
• B2E (бизнес към служител) -Вътрешни корпоративни системи за организация на работата на персонала на компанията, отделни структуриили разделения.

Корпоративни портали B2C, B2B, B2Eвключват корпоративни портали EAP, EIP, EKP,но на базата на последното е възможно да се изградят различни други системи.

Въз основа на горното, корпоративният портал е предназначен да решава следните основни задачи:

1. Създаване на фирмена информационна база със система за класификация и извличане на информация.
2. Предоставяне на унифициран (обикновен браузър, който не изисква специален клиент софтуер) персонализиран достъп в реално време до корпоративна информация и приложения за служители на компанията, както и оторизирани клиенти, доставчици и партньори на компанията, независимо от тяхното териториално местоположение.
3. Осигуряване на екипна работа в реално време между служителите на компанията, както и оторизирани клиенти, доставчици и партньори на компанията, независимо от тяхното териториално местоположение.

Първа точкарешава проблема с въвеждането, съхраняването и извличането на информация. В много компании броят на шкафовете и папките с различна информация, разпръснати в различни отдели, надвишава ограничението, когато обикновено е възможно да се намери необходимата информация (и лежи в една от папките на един от шкафовете в един от отделите) в определеното време. И още по-лошо, когато можете да намерите остаряла, неподходяща информация, приемете я като подходяща и я използвайте, когато вземате решения.

Втора точкарешава проблема с достъпа до информация, който не зависи от територията и времето на денонощието, а е строго персонализиран. Всеки потребител може да вижда и получава само информацията, до която му е предоставен достъп.

Трета точкарешава проблемите на сътрудничеството, онези задачи, които традиционните корпоративни системи не могат да решат без използването на интернет технологии, т.е. без използване на корпоративни портали. Тези корпоративни портали могат да се използват като отделни подсистеми корпоративни системи, и като независими самостоятелни приложения.

Единственото ограничение на корпоративния портал е наличието на достъп до Интернет, но Мобилен интернети сателитен интернет, на практика премахват всички териториални ограничения. В допълнение, корпоративният информационен портал е крос-платформено решение, което също не зависи нито от хардуер, нито от приложения.

Горните определения и произтичащите от тях проблеми практически нямат граници. Всъщност, по принцип, въз основа на унифициран браузър, можете да създадете корпоративен информационна системакомпании от всякакъв размер. Освен това може би това щеше да е така, ако Интернет технологиите се бяха появили двадесет години по-рано.

Въз основа на всички известни дефиниции, типове портали и задачите, които им се възлагат, ще дадем следната обща и кратка дефиниция.

Корпоративният портал е уеб- фирмен портал, съдържащ корпоративна информация и услуги и предоставящ персонализиран достъп до тях за служители на компанията и други оторизирани потребители.

Всъщност тази дефиниция задава само два задължителни критерия, по които едно приложение може да бъде класифицирано като корпоративен портал:

1. Мрежаинтерфейс
2. Персонализиран достъп

Във всички останали аспекти е предоставена пълна свобода, което обяснява многобройните видове и мащаби на корпоративните портали.

В допълнение към тази статия можете да разгледате темите на текущия раздел:
6 статиив раздел "Енциклопедия".
в раздел "Статии".
в секцията "История".
__________________

Корпоративен информационен портал(Enterprise Information Portal, EIP) – известен още като корпоративен портал. Информация автоматизирана система, предоставяне на служителите на необходимите услуги по еднакъв начин. Корпоративният портал има както ограничен достъп за служителите, така и (ако самата компания желае) безплатен достъп за всички. Във всеки случай EIP системата осигурява защитен достъп до един ресурс (най-често чрез уеб интерфейс), а като цяло корпоративният портал е средство за агрегиране и персонализиране на информация.

Целта на първите портали е ясно посочена от първата дефиниция на термина: „Информационните портали на предприятието (EIP) са приложения, които позволяват на компаниите да разкриват информация, съхранявана вътре и извън организацията, и предоставят на всеки потребител една точка за достъп към информацията, предназначена за него.информация, необходима за разумно управленски решения» (Кристофър С. Шилейкс и Джули Тилман, „Информационни портали за предприятия“, ноември 1998 г.).

Порталите от първия период се използват като инструмент за публикуване на информация от ръководството до служителите на компанията. Те представляваха уебсайт с информация за компанията, на една от страниците на който можеше да се организира обикновен вътрешен форум. На портала беше възможно да се получи информация за най-новите организационни променив компанията, прочетете новините. Освен това порталът служи като просто хранилище на файлове.

С развитието на технологиите функциите на порталите се разшириха. От 2000 г. служителите на компанията започнаха да използват портала, за да намерят необходимата информация, за да получат отговори на своите въпроси. Технологиите на портала се развиха в посока на структуриране и класифициране на данни, увеличаване на скоростта и ефективността на търсене на необходимата информация, както и осигуряване на необходимия формат за представяне на получените резултати. През този период корпоративните портали започват да служат като бази от знания в различни предметни области, свързани с дейността на компанията.

Дефиниции на Gartner

EIP: Избор и внедряване

Производители на корпоративни портали и решения

Корпоративният портал е автоматизирана система за управление на вътрешните информационни ресурси на организацията, както и за колективна работа по проекти, задачи, документи и комуникация между служители и клиенти на компанията.

Корпоративните портали могат да бъдат инсталирани както на корпоративни сървъри, така и в облака. Тъй като корпоративният портал е единен ресурс за агрегиране и работа с информация, той спокойно може да се нарече вътрешна корпоративна социална мрежа с целия присъщ набор от функции.

Основни функции на корпоративния портал

Корпоративните портали са широко разпространени поради богатия си набор от функции, покриващи почти всички области, необходими за сътрудничеството на служителите на организацията. На първо място това:

• Вътрешни и външни комуникации

Порталите ни позволяват да ускорим процеса на комуникация между служители и клиенти благодарение на познатите ни месинджъри и други инструменти, които са ни познати от социални мрежи. Като „емисия на живо“, сигнали и др. Възможността за създаване на различни бизнес чатове по бизнес сфера или проект ускорява процеса на комуникация и вземане на необходимите решения. Много портали ви позволяват да провеждате телефонни разговори с колеги, които не са онлайн. Също така модерните корпоративни портали ви позволяват да комуникирате в работни групи и с клиенти на компанията за текущи проекти и да разрешавате текущи проблеми.

• Управление на задачи и проекти

Задачите и проектите са неразделна част от работния процес на всяка организация. Корпоративните портали като правило разполагат с широк набор от удобни инструменти за работа с тях. Започвайки от определяне на задачата, управление на крайни срокове в календара, механизми за делегиране, контролни списъци, готови шаблони, завършвайки с различни конструктори и филтри. Всичко това ви позволява да наблюдавате навременното изпълнение на възложените задачи и да оценявате работата на служителите, като получавате съответните отчети от тях.

• Сътрудничество с документи

Функционалността на много корпоративни портали прави много удобна работата с документи. Създавайте, редактирайте, съхранявайте, конфигурирайте нива на достъп до документи и др. В същото време много често, за да работите с документ, не е необходимо да го изтегляте на компютъра си и след завършване да качите актуализираната версия обратно. Трета страна онлайн услуги, като Google Docs и MS Office, ви позволяват да работите с документи директно в портала. Корпоративният портал ви позволява удобно да споделяте документи с колеги, да създавате външни връзки към документи, както за достъп от колеги, така и за клиенти.

• Планиране и отчитане на работното време

Ефективността на една организация до голяма степен зависи от трудовата дисциплина. С помощта на корпоративни портали можете да следите работното време на служителите. Те ще отбелязват началото и края на работния ден, както и всички видове почивки, отсъствия, командировки и др. Цялата тази информация ще помогне за оптимизиране на времето, прекарано в проекти и задачи. Много портали съдържат добър комплектинструменти за работа със срещи. Масово изпращане на покани, планиране на срещи в календари, както и уведомяване на всички участници и резултатите и задачите на срещата.

• CRM:Клиенти и продажби

Много корпоративни портали предлагат функции на CRM система, която ви позволява да поддържате база данни с контакти на клиенти и партньори, с които си сътрудничите. Възможността да записвате всички обаждания и имейли няма да ви позволи да пропуснете най-много важни точки, а фунията на продажбите ще помогне да се проследи ефективността на отдела за продажби.

• HR:Управление на персонала

Корпоративните портали улесняват представянето и управлението на вашата фирмена структура. Цялата необходима информация за служителите, като телефони за връзка, вътрешни номера, имейл и т.н., винаги ще бъде под ръка. Лесно се вижда кой е на работа, кой отсъства, кой е в командировка, кой кого временно замества и кой има рожден ден днес.

• Автоматизация на бизнес процеси

Нищо не ускорява работата на компанията или спестява време, както автоматизираните бизнес процеси. Корпоративният портал предлага автоматизиране на ключови бизнес процеси в компанията. Рутинни операции като командировки, отпуски, одобрение и плащане на сметки могат да се извършват многократно по-бързо.

Кому е нужен корпоративен портал и защо?

Корпоративният портал е преди всичко много удобен инструментза компании с голям брой отдалечени служители или клонова структура. Когато хората не се намират в един офис или се движат много поради естеството на работата си. Корпоративният портал може да им служи като мобилно работно място. Но за компании с постоянен персонал и едно местоположение корпоративният портал ще бъде много полезен поради следните причини:

1. Спестяване на работно време

Намерете и обработете необходимата ви информация по-бързо. Комуникирайте по-ефективно с колегите и ускорете изпълнението на възложените задачи.

1. Увеличете производителността на служителите

С помощта на корпоративен портал всеки винаги ще е наясно какво трябва да направи и в какъв срок. Работните групи ще ни позволят да правим това по-ефективно, а всички натрупани знания ще бъдат акумулирани и прехвърлени в компанията.

1. Оптимизирайте бизнес процесите

Нека вашите документи и информация буквално летят из вашата организация, вместо да пълзят от офис в офис.

1. Получете контрол и управляемост

Винаги можете да сте наясно кой къде е, върху какво работи и от колко време. Обратната връзка със служителите ще стане много по-бърза и ефективна.

1. Подобряване на качеството на управленските решения и ефективността на бизнеса

Отчитането на изпълнението на задачите и анализът на натовареността на служителите ще ви помогнат да вземете по-добри решения. В резултат на това ще се повиши качеството на работа на компанията и нейната конкурентоспособност.

Избор и реализация на корпоративен портал

В момента може би има три възможности за избор:

1. Закупуване на готово решение в кутия
2. Корпоративен портал като облачно решение
3. Разработка на портал от нулата (персонализирано решение)

Всеки вариант има своите плюсове и минуси, така че крайното решение зависи от размера на организацията, нейните задачи и цели на изпълнение.

Търсите инструменти, които да помогнат на вашия екип да си сътрудничи ефективно?

Изпратете заявка за безплатна консултация