Създаване на щатно разписание за 1s 8.3. Въвеждане и промяна на щатното разписание без запазване на историята

След като оценихме удобството на програмата 1C, понякога се изненадваме, когато не намерим формулярите, от които се нуждаем. Така че мнозина търсят таблица с персонал в 1C Счетоводство 8.3. там ли е? Нека го разберем.

От статията ще научите:

какво е щатното разписание и за какво е;
има ли необходима форма за щатно разписание;
какви формуляри и отчети има 1С в секцията за персонала.

Таблица с персонал - личен документ, отразяващ структурата и числеността на организацията в контекста на поделения и длъжности. Позволява ви да планирате структурата на персонала на предприятието и неговия фонд за заплати (по-нататък - ведомостта).

Персоналното разписание е планирана длъжностна структура, а не действителна, тъй като отразява както заетите позиции, така и свободните работни места. Когато всички вакантни работни места са запълнени, действителната държавна структура и численост са в съответствие с щатното разписание.

Наемането на служител за позиция, която не е включена в щатното разписание, е неприемливо ().

V Кодекс на трудащатното разписание се споменава само косвено, когато става въпрос за длъжността, заемана от служител в съответствие с щатното разписание (член 15 от Кодекса на труда на Руската федерация, член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация). От което следва изводът:

необходим е персонал;
в него трябва да бъде включена длъжността, заемана от служителя.

Определено ще ви трябва, когато:

проверки:
- Инспекция по труда;
- IFTS;
в съда за трудови споровеи съдебни спорове с контрольори.

За липсата на щатно разписание те могат да бъдат преследвани като за нарушаване на нормите трудовото законодателство ().

Извършителят е изправен пред предупреждение или глоба (част 1 от член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация):

от 30 000 до 50 000 рубли. - за юридически лица;

от 1000 до 5000 рубли. - за индивидуални предприемачи;

от 1000 до 5000 рубли. - за длъжностни лица.

Формуляр за щат

Удобна форма на щатната таблица () е дадена в Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 05.01.2004 N 1. Въпреки че не е задължителен от 2013 г., много организации се придържат към него: необходими подробностине за този документ, а формата, с която сме свикнали, съдържа цялата необходима информация, която инспекторите очакват да видят в щатното разписание.

структурни подразделения;
позиции;
броят на щатните единици;
заплати (тарифни ставки);
надбавки;
месечна ведомост.

Колко често трябва да се одобряват изискванията за персонал?

Тъй като съставянето и поддържането на таблицата с персонала не е регламентирано, няма да е възможно да се дадат недвусмислени препоръки по този въпрос.

През годината могат да се правят промени и допълнения в щатното разписание. За удобство, за да не се натрупват променящи се документи, в края на годината можете да одобрите ново щатно разписание за следващата година, което ще вземе предвид всички промени в миналото.

Ако щатното разписание е напълно преразгледано, в средата на годината може да бъде одобрено ново (например при мащабно съкращаване на персонала).

Къде в Счетоводство 8.3 да намерите таблицата с персонала

В 1C 8.3 Счетоводство таблицата с персонал не се формира. Този формуляр не е предоставен там. Въпреки това, за да създадете таблица с персонал, можете да използвате отчета Членове на персонала .

Ако приложите настройките по подразбиране, тогава отчетът Членове на персонала ще изглежда така:

По този начин отчетът съдържа следната информация за служителите, които действително работят на датата, посочена в отчета:

позиция;
заплата;
дата на приемане;
работен телефон;
дата на раждане (и дори броят на дните, останали преди нея).

За да създадете таблица с персонал, може да са ви необходими следните полета:

Подразделение ;
Служител ;
позиция ;
Тарифна ставка .

Поле Тарифна ставка съдържа сумата за всички месечни такси към служителя, посочени в документите подбор на персонал или HR превод ... Не е възможно да се получи подробен списък на всички допълнителни плащания и надбавки за конкретна позиция.

Ако имате нужда от информация за служителите, които са заели свободните за днес позиции, тогава можете да премахнете ненужните настройки и след това информацията за уволнените служители ще се покаже допълнително.

За да съставим таблица с персонал в 1C Счетоводство 8.3, ще генерираме отчет за членовете на персонала към 01.01.2019 г.

През 2018 г. бяха заети всички щатни позиции. На 31.12.2018 г. Учителят по полагане на мрежи подаде оставка. На 01.01.2019г тази позицияе свободен.

Докладвай Членове на персонала е в раздела Заплата и HR - HR записи - HR отчети.

Във формата, която се отваря, ще направим следните настройки.

Заглавка на отчета

Попълваме полетата:

дата- датата, на която искате да съставите отчет, в пример 01.01.2019 ;
организация - изберете от падащия списък, ако базата данни съдържа повече от една организация.

Щракнете върху бутона Настройкии отидете в менюто за настройки на отчета Членове на персонала ... Избор на типа отчет Разширено .

Избор

В раздела Изборпремахнете отметката от квадратчето Група Или така че списъкът включва не само работещи в момента, но и уволнени служители.

Полета и сортове

В раздела Полета и сортове премахнете ненужните квадратчета за отметка за показване на полето, оставяйки:

Подразделение ;
Служител ;
позиция ;
Тарифна ставка ;
дата на получаване ;
дата на уволнение .

Оставете настройките на останалите раздели непроменени. Докладът ще приеме формата.

Блог на 1С ДОБРА ВОЛЯ

Персоналната таблица в 1C ZUP е неразделна част от работата с персонал във всяко предприятие. Помислете за следните точки в тази статия: къде се намира, как да се съгласите, как да настроите, създадете и промените таблицата с персонал в програмата 1C ZUP 8.3.

Създаване на щатната маса в 1C ZUP

Програмата 1C ZUP ви позволява гъвкаво да конфигурирате използването на таблицата с персонал. За да направите това, отидете в панела на секцията в „Настройки“, щракнете върху връзката „Отчитане на персонала“, след това в отворената форма на настройките за счетоводство на персонала щракнете върху „Конфигуриране на таблица с персонал“.

Ще се отвори прозорец, в който можете да активирате или деактивирате опциите: поддържане на таблицата с персонала, автоматична проверка на документи за персонала, история на промените, използване на функции като „вилица“ на заплатите и надбавките, степени и категории, резервирани позиции, както и методът за показване на квоти.

Одобрение на персонала

За да започнете да работите с таблицата с персонала, трябва да я отворите през секциите "Основни" или "Персонал". Ако все още няма одобрена позиция, отвореният раздел ще изглежда така:

Щракнете върху връзката „Одобрение на таблицата с персонал“. Програмата е създала документ "Одобрение на персонала", където трябва да посочите месеца и датата и след това да добавите елементи чрез съответния бутон. Всяка позиция посочва подразделението, позицията, работен график, брой единици (ставки).

В табличния раздел „Възнаграждение“ въвеждаме начисления и показатели, в раздела „Допълнителни“ можете да въведете текстова информация за естеството на работата, както и да посочите необходимия допълнителен отпуск.

Записваме позицията, като щракваме върху „OK“, след което тя се появява на реда на нашия документ „Одобрение на таблицата с персонал“. Когато всички позиции са въведени, документът трябва да бъде осчетоводен - това може да стане с бутоните "Публикуване" или "Публикуване и затваряне".

От документа, като използвате бутона "Печат", можете да отпечатате както заповедта за одобрение на щатното разписание, така и самото щатно разписание съгласно унифицирания формуляр Т-3.

След публикуването на документа разделът за персонала придоби различен вид. Таблицата показва позиции с посочване на подразделението, позицията, броя на единиците и датата на одобрение за всеки от тях, а в „заглавката“ се появиха нови командни връзки. Като щракнете върху връзката „Документи, променили разписанието на персонала“, можете да отворите дневника на документите, с които са регистрирани промените.

Ако сега отворим директорията „Позиции“ в програмата (вижте разделите „Персонал“ и „Настройки“), ще видим, че позициите, за които са въведени длъжностите от щатното разписание, имат знак за вписване и неговата дата. Освен това тези позиции, които все още не са включени в таблицата с персонал, ще се показват в указателя само ако е поставена отметка в квадратчето „Показване на нови позиции“.

Редактиране на щатната таблица

Ако таблицата с персонал, която вече е въведена в програмата, трябва да бъде редактирана (например, за да коригирате грешка), след това в раздела таблица с персонал щракнете върху връзката „Отваряне на документа, който е одобрил текущата таблица с персонал“. По-рано въведения документ ще се отвори, той е достъпен за извършване на необходимите промени.

Освен това от публикувания документ „Одобрение на разписанието“ можете, ако е необходимо, да въведете нов документ, за да промените планираните начисления на служители, като щракнете върху съответния бутон:

Как да промените таблицата с персонал в 1C 8.3 ZUP

Ако трябва да регистрирате промяна в таблицата с персонал в 1C ZUP, тогава трябва да щракнете върху връзката „Промяна на текущата таблица на персонала“:

Създава се нов програмен документ, наречен Промяна на персонала. След като посочите отдел в документа, ще се покажат текущите позиции за този отдел. Всяка позиция може да бъде отворена за промяна или затворена със съответния бутон.

Освен това е възможно добавянето на нови позиции по същия начин, както в „Одобрение на щатната маса“.

Ако трябва да одобрите ново щатно разписание, трябва да използвате връзката „Одобряване на ново разписание“.

Отчетите в 1C ZUP 8.3 според щатното разписание

Програмата предоставя добри възможности за анализиране на щатното разписание, неговото съответствие, щат и др. Тези данни се показват в отчети, които могат да бъдат намерени, ако в секцията „Човешки ресурси“ кликнете върху връзката „Човешки ресурси“.

За да генерирате необходимия отчет, щракнете върху съответната връзка, след това посочете периода във формуляра за отчет и щракнете върху „Генериране“. Не забравяйте, че отчетите не се записват в програмата, а всеки път се генерират въз основа на наличните публикувани документи.

Запис на персонал в 1C ZUP 8.3 (3.0) за първи път се появи Блог на компанията 1C GOODWILL.

Персонална маса

Штатното разписание е документ, който определя организационната структура на фирмата, както и списък на длъжностите и специалностите, които фирмата има, с посочване на броя на служителите и заплатите за всяка от специалностите.

Отговорността за създаване и одобряване на щатни таблици и промени в тях се пада основно на кадрови работници и специалисти. Въз основа на анализа на щатното разписание специалист по персоналможе да определи наличието на свободни цени и позиции (свободни работни места). За да направите това, трябва да сравните ставките от таблицата с персонала с действителния брой наети служители.

Росстат създаде унифицирана форма на щатното разписание Т-3, одобрена с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 05.01.2004 № 1.

Според Кодекса на труда на Руската федерация е необходима информация от трудов договорза заеманата от служителя длъжност, както и информация за работната заплата, т.е. за размера заплати, отговаряше на данните от актуалното щатно разписание, одобрено от ръководителя на организацията.

Създаване и конфигуриране на щатното разписание в 1C ZUP 8.3

За първоначално попълване на щатното разписание изберете подпозиция "Промяна на щатното разписание" (фиг. 2) и създайте нов документ "Одобрение на персонала". Документът трябва да бъде попълнен със списък с длъжности, посочващ размера на заплатите и броя на необходимите ставки. След попълване и публикуване на документа, ние ще отпечатаме "Ред за одобрение" и "Щатна таблица (Т-3)":

Как да промените таблицата с персонал в 1C ZUP 8.3

Ако трябва да променим таблицата с персонал и има много такива промени (например е необходимо да променим имената на специалностите и длъжностите, приети в организацията, или да увеличим заплатите за предприятието), по нареждане на предприятието е необходимо да се отмени старото щатно разписание и със същата заповед да се одобри въвеждането в експлоатация на нов документ с всички промени. За да направите това, трябва да създадете нов документ "Одобрение на щатното разписание" в 1C (фиг. По-горе), да посочите началната дата на новия график и не забравяйте да отпечатате Заповедта за одобрение на новото щатно разписание, без която ще бъде невалидно.

Ако трябва да направим малки промени в таблицата с персонал, трябва да използваме друг документ, наречен „Промени в таблицата с персонал“ и се намира в същия дневник на документи като „Одобрение на таблицата с персонал“.

Например, необходимо е да се увеличи персоналът на компанията с едно щатно звено, да се промени максималната заплата за определена позиция и да се премахне (намали) едно щатно звено за съществуваща позиция.

В подсистемата „Човешки ресурси“ изберете подточка „Промени в щатното разписание“ и създайте нов документ „Промяна в щатното разписание“. Да приемем, че промените ще влязат в сила на 1 март 2018 г. Щракнете върху бутона Добавяне на позиция, за да въведете нова позиция "Гравьор" (фиг. По-долу, doc-line 1). За вече одобрената от началото на годината позиция „Чисточник“ ще променим максималната заплата от 60 000 на 65 000 рубли. във формуляра, който се отваря, достъпен чрез щракване върху бутона Промяна на позицията.

И за да премахнете офертата, изберете Close Position: в нашия пример броят на офертите за позиция „Инженер“ е 3, но трябва да останат две оферти - за това, след като затворите цялата позиция, създайте друг ред в документа като щракнете върху бутона Добавяне на позиция и изберете “брой залози” - 2. (фиг. по-долу, редове 3 и 4).

Ще разпечатаме „Заповедта за промени“ към щатното разписание, одобрено от началото на текущата година, така че промените да влязат в сила от датата, която сме посочили в 1C в документа „Промяна на щатното разписание“.

Заключение

В заключение можем да добавим, че щатното разписание е кадрови услуги, или други отговорни лица в организацията. Наличието на кръгъл печат на организацията не е предпоставка... Ако таблицата за персонал не се побира на един лист, тогава листовете могат просто да бъдат закрепени с кламер.

Все още имате въпроси? Получаване безплатна консултацияпо въпроса "Персонал в 1C"

Разписанието на персонала в предприятията позволява:

Изградете организационна структура;
Да се определи броят на служителите в отделите;
Проследяване на планирания размер на възнагражденията на служителите;
Задайте размера на надбавките;
Опростете избора на свободни работни места.

Организацията има право да избира дали да поддържа или не персонал в програмата 1C 8.3 ZUP:

В първия случай, когато таблицата с персонала не се поддържа, тогава при наемане, както и при преместване в друго подразделение на служителя, трябва да изберете позиция от директорията на позициите и да опишете напълно неговото работно място, както и условията на работа и размера на заплащането.
Във втория случай, когато се поддържа щатното разписание в 1C ZUP 8.3, функциите за описание на мястото на работа, условията и заплащането се поемат от щатното разписание. В този случай позицията се избира от директорията Персонал.

Как да настроите таблица с персонал в 1C 8.3 ZUP

Къде мога да намеря таблицата с персонала?

Настройки -> Счетоводство на персонала -> Създаване на таблицата с персонал:

Изготвя се щатното разписание -това квадратче за отметка се поставя, ако е необходимо да се запази щатната таблица в програмата 1C ZUP;
Автоматична проверка на кадровите документи за съответствие с щатното разписание- препоръчително е да поставите отметка в това квадратче, така че всеки документ за приемане или преместване на служителя да бъде отметнат, преди да го запишете: има ли свободно мястов щатното разписание;
Пази се историята на кадровите промени- когато квадратчето е отметнато, организацията може да възстанови картината на персонала в 1C ZUP по всяко време и, напротив, ако квадратчето за отметка липсва, историята на промените в разположението на персонала няма да се запази или ще бъде загубена, ако квадратчето за отметка беше първо проверено и след това не отметнато;
Използва се „вилицата“ на заплатите и надбавките- ако се използват минимални и максимални граници при определяне на заплати, трябва да поставите отметка в това квадратче:

В позицията на щатното разписание се използват звания и категории- за да не се въвеждат позиции в указателя, например "Клосар 4 категории", а само "Шлосер", и задайте категорията в описанието на позицията на таблицата с персонал:

Как да промените заплатата в щатната таблица 1C ZUP

Достъпът до щатната таблица в програмата 1C ZUP 8.3 се осъществява: Основен -> Персонал, можете също от секция Персонал -> Персонал.

Без да се води кадрова история

Ако историята на таблицата с персонала е деактивирана в настройките на таблицата с персонал, тогава:

Щатни единици се добавят към самата щатна директория.

Промяната в щатната единица се извършва в позицията на таблицата с персонал, старата стойност не се запазва никъде:

Длъжността се закрива в щатното досие. За да затворите позицията на таблицата с персонала, трябва да поставите отметка в квадратчето Затворено и вече не се използва и също така да посочите датата, от която позицията на таблицата с персонал престава да работи:

При поддържане на кадрова история

В случай на поддържане на историята на таблицата с персонал в 1C ZUP 8.3, всички промени могат да бъдат направени само с помощта на документи:

Въвеждането на щатното разписание в 1C ZUP се извършва от документа Одобрение на щатното разписание:

Промените в щатното разписание се записват в документа Промяна в щатното разписание. Позициите на таблицата с персонала са посочени в различни цветове:

Когато натиснете бутона Добавяне на позиция, в таблицата с персонала се въвежда нова позиция, която е маркирана в зелено.
Бутонът Промяна на позицията е предназначен за редактиране на съществуващата позиция в таблицата с персонал. След редактиране позицията на таблицата с персонал е маркирана в синьо.
Позиция се затваря с бутона Close Position. Затворените позиции в таблицата с персонал са подчертани в червено:

За да се върнете към старото щатно разписание, просто трябва да отмените документа, който фиксира промените според щатното разписание.

Какво да направите, ако документът за персонала не се изпълнява поради несъответствие с щатното разписание на 1C ZUP, се обсъжда в нашия видео урок:

В 1C ZUP 8.3 е възможно да се отпечата таблицата с персонала. Като щракнете върху бутона Печат под формата на таблица с персонал, се отваря падащ списък с формуляри за печат:

График на персонала за подпис - отчет с опции за персонализиране на дисплея:

Анализ на персонала:

Повече подробности за това как да промените таблицата с персонал в 1C 8.3 ZUP също можете да прочетете в нашето видео:

Когато отворите която и да е програма 1C за първи път, помощникът за стартиране се стартира автоматично: потребителят може незабавно да направи първоначалната настройка информационна базакато просто поставите отметка в съответните квадратчета. Интересуваме се как да активираме, конфигурираме и въвеждаме ново щатно разписание.

ZUP версия 3.1 предоставя три начина за поддържането му:

Не се води, следователно справочникът „Длъжности“ се използва в регистрите на персонала. По този начин малките търговски фирми могат да водят записи, но в същото време трябва да генерират отчети до статистическите органи ръчно *;
В регистрите на персонала се използва подходящ справочник за формиране на печатно копие, което премахва необходимостта от проверка на съответствието на служителите с „персонала“.
Един или няколко служители са „обвързани” с позицията на персонала. Това е най-добрият вариант за големи компании и държавни агенции.

* В този случай квадратчето за отметка „Използване...“ не е отметнато, но следните опции го изискват.

Настройки на отдела

Формираме поделенията на организацията в секция „Настройки/Поделения“.

Помислете за прозореца за показване на подразделения.

В горната му част се показва полето „Организация“. Ако поставите отметка в квадратчето и изберете организацията, която ви интересува, тогава в списъка ще бъдат включени само нейните отдели. За удобство списъкът с подразделения може да бъде настроен на три режима на гледане, като щракнете върху „Още“:

„Йерархичен списък“ ще показва не всички отдели, а само избраните и тези, които са по-високи в йерархията.
„Списък“ ще показва всички отдели подред, без да показва вложени в по-високи нива;
Най-удобният вариант е "Дърво", показващо всички отдели и къде са вложени.

Настройване на публикации

За да създадете нова позиция, натиснете "Създаване" и позициите се въвеждат. Ръчното въвеждане на имената им е прост метод, но не е оптимален.

По-правилно е позициите да се въвеждат през "Избор от OKPDTR", като се избират от списъка с позиции.

Ако е избрана позиция, в списъка тя става сива, неактивна.

Затваряйки OKPDTR, ще видим, че новата позиция е подчертана с удебелен шрифт. Тоест програмата ни предупреждава, че това е нов, все още невалиден запис.

За да можете да използвате позицията за работа, трябва да я отворите и да активирате „Позиция одобрена“ (от 1 януари на текущата година). От версия 3.1.5 на програмата ZUP към картата за позиция е добавен редът "Данни за попълване на отчети":

OKPDTR код
Проверете номер
Категория*.

* Те са необходими при попълване на формуляра за статистически данни 57-T, така че ако въведете нова позиция просто като щракнете върху бутона Създаване, отчитането ще трябва да се генерира ръчно.

За да създадем график, ние "свързахме" един с друг "Отдел" и "Позиция" (те могат да бъдат въведени предварително или едновременно със създаването на елементи от нашия "щаб").

История на поддръжката

Има две опции за планиране:

Без история *;
С история на промените **.

* Преглед без история на промените:

** Преглед с хронология на промените, с документи за промени:

Нека разгледаме по-подробно опцията с историята чрез активиране „Одобряване на щатното разписание със специален документ и запазване на историята на промените му“.

След нашите действия промените в графика са възможни само с помощта на специални документи за одобрение * и промени, следователно няма да работи само за отваряне на персонал и промяна на съдържанието му.

* Ако има няколко документа в списъка с одобрения, предишният документ може да бъде отворен само за преглед, но не може да бъде редактиран. За да се появи такава възможност, първо трябва да деактивирате промените в следващия документ, за да направите това, анулирайте публикуването на документа.

Работа с позиции в програмата ZUP

Можете да въведете нова позиция с опцията за поддържане на „персонал“ без история, като поставите отметка в квадратчето „Позиция, въведена в таблицата с персонала“ и датата, от която позицията е валидна (когато позицията изтече, отметнете „Позиция е изключена . .." квадратчето за отметка и датата).

При работа с позиция (опция за поддържане на хронологията на промените) датите на въвеждане и изключване на позицията от щатното разписание не са активни и са осветени в бледо оцветяване, така че е невъзможно да поставите отметка в квадратчето. Датата и квадратчето за отметка се поставят автоматично след публикуване на документа "Одобрение" (за който беше споменато по-рано).

Самата позиция, въведена в режим "С история на промените ...", изглежда така:

В заключение бих искал да отбележа, че без история на промените в таблицата с персонала е по-лесно да я създадете и редактирате, но не можете да покажете печатна формаили генерирайте отчет към всяка дата. Ако например вашият търговски отдел имаше две щатни мениджърски звена на 28 февруари, а от 1 март ще имате още една позиция, тоест ще има само три от тях. Въвеждате нова позиция в същия отдел, но тя вече ще бъде различна позиция, което ще доведе до втори ред. Тоест, първият ред ще съдържа две мениджърски позиции, а вторият ще съдържа друга подобна позиция. Това предполага, че без да съхранявате историята на промените в "персонала", редактирате позицията на персонала Красивняма да работи.