Jurnalul de înregistrare a certificatelor de eșantion de salariu. Jurnalul de înregistrare a certificatelor eliberate angajaților. Fișă medicală personală

Pentru organizarea sistematică a documentelor de personal și contabilizarea documentelor emise, organizația ține de obicei un registru al certificatelor eliberate angajaților.

Fișiere

Nu există un formular unificat pentru acest document; există mai multe opțiuni de proiectare. Una dintre ele este prezentată în formularul atașat și o mostră din umplutura acestuia.

Declarații

Pentru ca angajatului să i se elibereze o adeverință, acesta scrie mai întâi o declarație. Aceste declarații trebuie păstrate. Conform legilor existente în Federația Rusă, perioada de depozitare a acestora nu trebuie să fie mai mică de trei ani.

În practică, există situații în care certificatele de informații sunt solicitate de mai multe ori. salariile clasificate pe ani pentru calcularea beneficiilor de pensie.

Pentru a nu face aceeași muncă de mai multe ori, ofițerii de cadre păstrează ani de zile copii ale certificatelor solicitate cel puțin o dată într-un dosar separat. Pentru ca atunci când vor fi necesare în viitor, certificatele să fie mereu la îndemână.

Componentele jurnalului

Structura documentului este destul de simplă: coperta plus secțiunea principală. Pe copertă sunt indicate titlul revistei, data începerii acestuia (există o coloană specială pentru data de încheiere, dar poate fi completată doar în etapa finală de completare). Se alocă un loc separat pentru indicarea numelui organizației. Unele formulare au câmpuri pentru a indica perioada de stocare a documentului.

Un punct important! Dacă revista este o continuare a celei anterioare, atunci această informație cu date și link-uri către documentul anterior trebuie să fie indicate pe coperta acesteia.

Dar principalul lucru din document este secțiunea principală, constând dintr-un tabel cu coloane cu următorul conținut:

• Numărul rândului care trebuie completat. Solicitările sunt clasificate în funcție de dată și înregistrate în ordine cronologică.
• Data emiterii. Aceste date trebuie să corespundă cu data certificatului eliberat. Dacă cererilor din organizație sunt atribuite numere de înregistrare, atunci este indicat în aceeași coloană.
• Numele complet al angajatului. Cererea de eliberare în numele acestui angajat trebuie să fie deja în posesia unui ofițer de personal sau a altui angajat a cărui responsabilitate este să țină un jurnal. Sunt indicate și funcția sa, departamentul în care activează, profesia sa. Dacă este necesar, adresa și numărul de telefon ale acestei persoane sunt indicate pentru o comunicare rapidă.
• Conținut de ajutor. Pe scurt, această rubrică informează despre ce anume a fost eliberat certificatul. Practic, muncitorii cer certificate de mărime și calcul al salariilor.
• Data plus număr de înregistrare certificat eliberat.
• Chitanța de chitanță. Dacă angajatul nu poate obține un certificat la îndemână, atunci data și forma trimiterii certificatului sunt înregistrate în această coloană. De exemplu, prin scrisoare recomandată, printr-un serviciu de curierat (cu denumirea acestuia), etc.
• Notă. Această coloană poate indica în mod fundamental acest lucru Informații importante, care nu a fost prevăzut în alte coloane. De exemplu, motivul care l-a determinat pe angajat să solicite un certificat.

Soiuri de reviste

Există trei tipuri principale de reviste:

• Documente pe administrarea resurselor umane.
• Reviste generale de afaceri.
• Reviste de securitate a muncii.

Fiecare tip de documentație are specificul său. Jurnalul de înregistrare a certificatelor eliberate angajaților este un „reprezentant” viu al documentației legate de politica de personal.

Depozitare

Când este folosită pentru comoditate, revista poate fi plasată într-o copertă de folie PVC.

După ce jurnalul este terminat (a expirat), acesta nu este aruncat. Acest lucru este împotriva legii. Se plasează în depozit de arhivă (o formă special prezentată este pentru 5 ani, numai dacă angajații nu lucrează în condiții dăunătoare sau conditii periculoase muncă).

Pentru mai multă comoditate, revista poate avea o pereche de găuri. Acestea vă permit să plasați în mod convenabil jurnalul într-un folder de arhivă. Coperta documentului este îndepărtată înainte de a efectua această acțiune.

Dezavantajul

CU partea din spate coperta de pe ultima coală poate fi echipată cu un semn-atestare special, care face posibilă pregătirea revistei pentru depozitarea pe termen lung. Dar chiar dacă nu există câmpuri pentru certificare, șeful este obligat să-și pună semnătura pe spatele documentului după completarea acestuia și trebuie să existe și sigiliul organizației. Desigur, dacă o astfel de procedură de sigilare a fiecărei copii este prevăzută de regulamentele interne ale organizației (diferitele companii au propriile ordine în acest sens).

Responsabil de umplere

Funcționalitatea de completare a registrului de certificate eliberate angajaților este realizată în majoritatea cazurilor de un ofițer de personal. Dar această îndatorire poate fi atribuită funcționarului sau contabilului organizației printr-un ordin separat al șefului sau specificată în contractul de muncă al angajatului.

În majoritatea revistelor, pe primele pagini sunt indicate numele autorului, funcția acestuia, perioada de responsabilitate pentru păstrarea jurnalului și se pune o semnătură personală. Împărțirea acestui tip de responsabilități este foarte punct importantîn toate lucrările de birou ale organizației.

Este necesar acest formular?

Nu există o formă stabilită pentru această revistă. Cu toate acestea, aceste formulare sunt foarte ușor de utilizat. Ele pot fi completate cu diferite grafice. De exemplu, aceste coloane suplimentare ale tabelului principal pot conține date despre:

• Numărul de înregistrare de referință separat.
• Numele complet și alte date ale angajatului care a întocmit certificatul, precum și semnătura acestuia.
• Care au fost motivele pentru obținerea unui certificat. Referiri la numerele de documente datate.

Fiecare dintre organizații are dreptul de a decide în mod independent ce formă de menținere a acestui document să aleagă și cum să-l transforme. Principalul lucru este că ar trebui să fie adoptat prin ordinul șefului și să facă parte din politica contabilă a companiei.

Sunt corecte valabile

La completare, erorile sunt extrem de nedorite. Cu toate acestea, corecțiile în această stare de lucruri sunt destul de acceptabile. Pentru a face o corectare, trebuie să tăiați informațiile false cu o singură linie și să scrieți informațiile corecte în lateral sau în partea de sus, lângă ea.

O corecție este considerată a fi executată corect numai dacă lângă ea există inscripția „Crede corectat” și semnăturile tuturor persoanelor interesate (responsabile de completare). Doar astfel se va completa corect registrul adeverintelor eliberate angajatilor.

Extinde ▼

Încă aveți îndoieli de unde să cumpărați și să comandați cele de înaltă calitate? Doar aici!
Livrăm comenzi nu numai în Moscova și în regiune, ci în toată Rusia.
Folosind, puteți personaliza numărul necesar de pagini, coperta, sigla etc.

1. Cărți de muncă și sănătate (dacă există).
2. Informații despre valoarea salariilor.
3. Informații despre experiența de asigurare și informații personalizate despre persoana asigurată.
4. Copii ale actelor, ordinelor și ordinelor privind activitatea muncii de ieșire.

Toate documentele eliberate la concediere trebuie să fie completate și certificate de sigiliul organizației.

Istoria Angajărilor

Acesta este documentul principal despre activitatea și experiența de muncă a unei persoane. În caz de întârziere a extrădării, angajatorul poate fi amendat cu până la 50.000 de ruble.

Eliberarea documentelor la concediere, în special a formelor de muncă și a carnetelor medicale personale, trebuie consemnată în jurnalele speciale.

Fișă medicală personală

Toți angajații care sunt asociați cu producția, depozitarea, transportul și vânzarea produselor alimentare, bând apă, educația și instruirea copiilor, serviciile comunale și de consum ale populației, sunt obligate să aibă carnete medicale. La reziliere contract de muncă angajatorul este obligat să dea cartea medicală, chiar dacă aceasta a fost eliberată pe cheltuiala sa. Explicații detaliate despre cartea medicală personală se găsesc în scrisoarea lui Rospotrebnadzor din 10 noiembrie 2015 Nr. 01 / 13734-15-32.

2-NDFL

Conține informații despre valoarea veniturilor de la începutul anului calendaristic și la data încetării contractului, inclusiv. Compensare pentru vacanta nefolosita certificatul reflectă, dar suma indemnizației de concediere (dacă există), care nu este supusă impozitului pe venitul personal, nu este inclusă în certificat (pentru mai multe detalii, vezi Scrisoarea Ministerului Finanțelor din 18.04.2012 nr. 03). -04-06 / 8-118).

Adeverință de salariu

Eliberată în forma aprobată prin Ordinul Ministerului Muncii din 30 aprilie 2013 Nr.182n. Include informații despre datele personale ale angajatului și cuantumul câștigurilor sale pentru anul curent și cei doi ani anteriori.

SZV-M

Acest formular include informații pentru luna în care persoana pleacă, în a patra secțiune sunt indicate doar informații despre persoana concediată.

Formular de raportare

Certificat de experienta in asigurare

Aici este necesar să se indice informații despre primele de asigurare suplimentare calculate, reținute și transferate pentru partea finanțată a pensiei de muncă. Această obligație este stabilită prin Legea federală nr. 56-FZ din 30 aprilie 2008.

Date personale despre asigurat

A treia secțiune este în curs de finalizare. Perioada - de la începutul trimestrului până la data concedierii.

Alte documente

Ce documente sunt necesare atunci când un angajat este concediat în fiecare caz specific este decis de către angajat însuși (cu excepția celor obligatorii pentru eliberare - toate acestea sunt enumerate mai sus). De exemplu, un fost angajat poate dori să aibă toate copiile regulamentelor legate de locul de muncă:

• despre admitere;
• in miscare;
• traduceri;
• concediere etc.

În cazul în care angajatul a solicitat toate aceste ordine și ordine în scris înainte de data plecării sale, aceste copii trebuie eliberate în ultima zi de serviciu. Dacă persoana le solicită după plecare, departamentul HR are la dispoziție trei zile pentru a pregăti copiile necesare.

Transmiterea muncii

Atunci când un angajat părăsește compania, organizația, desigur, este obligată să se stabilească cu el și să elibereze originalele și copiile documentelor specificate mai sus, cu toate acestea, în unele cazuri, angajatul este, de asemenea, obligat să efectueze unele acțiuni, de exemplu:

• emisiune;
• transfera cazurile care erau în munca lui.

Aceste cazuri nu sunt reglementate de lege, dar în unele cazuri, de exemplu, atunci când sunt efectuate, sunt necesare.

Registrul de certificate eliberate angajaților facilitează găsirea informațiilor de care aveți nevoie și vă permite să faceți selecții pentru statistici. Citiți despre cum să îl completați și să îl întrețineți corect, descărcați un eșantion

Citiți în articolul nostru:

Cum să completați și să păstrați un registru de certificate

Registrul de certificate eliberate angajaților facilitează găsirea informațiilor de care aveți nevoie și vă permite să faceți selecții pentru statistici. În plus, managerul, pe baza registrului, poate monitoriza implementarea sarcinilor relevante pentru a determina cantitatea de muncă efectuată, a evalua eficacitatea departamentului de resurse umane etc.

Nu există un formular aprobat pentru registrul certificatelor în anul 2020, fiecare întreprindere având dreptul să îl țină sub orice formă. Puteți achiziționa un formular gata făcut și îl completați, îl puteți compune independent pe al dvs. conform eșantionului nostru prin imprimarea formularului.

Unele întreprinderi păstrează evidența certificatelor eliberate în în format electronic folosind MS Excel sau programe speciale pentru organizarea fluxului de documente.

Sub orice formă ar exista jurnalul în organizație, structura sa va fi, dacă nu aceeași, atunci foarte asemănătoare. Cu un număr mare de documente întocmite, este permisă organizarea contabilității lor diferențiate - de exemplu, după tip, pe diviziune etc.

Dacă funcționarul întocmește singur jurnalul, poate folosi un caiet simplu A4, îl poate intitula corespunzător cu numele companiei și, de asemenea, să marcheze pe copertă data de începere a contabilității și să lase spațiu pentru data de încheiere ulterioară.

În registrul de certificate în anul 2020, este indicat să numerotați paginile, să le cusați, să faceți o inscripție de confirmare „numărul de foi a fost cusut și prins în revistă”, să viseze cu semnătura capului și să puneți un sigiliu. .

Prima fișă va conține secțiunea „Angajați responsabili cu ținerea jurnalului”, în funcție de volumul întreprinderii i se pot aloca 2-3 foi.

Jurnalul există într-un singur exemplar, prin urmare, o persoană este angajată în întreținerea lui la un moment dat. De obicei, acesta este un lucrător de personal sau un secretar-grefier. Nu ar trebui să existe dificultăți în completarea secțiunii. Este proiectat sub forma unui tabel convenabil cu coloane:

• număr în ordine;
• începerea cu revista;
• terminarea lucrului;
• Numele complet al responsabilului;
• pozitia sa;
• detalii despre ordinul șefului, pe baza căruia responsabilitatea de înregistrare este atribuită acestui angajat;
• semnătură.

Secțiunea principală a formularului este, de asemenea, prezentată sub formă de tabel și conține următoarele informații:

• Numărul de linie. Pentru fiecare document emis există o linie separată, fără goluri între ele, pentru a evita înregistrarea „retroactiv”;
• data eliberării certificatului, care coincide cu data indicată pe documentul propriu-zis;
• Numele complet al salariatului care a solicitat documentul, functia acestuia;
• continutul documentului (cu privire la cuantumul salariului, la retinerile la Fondul de pensii, la perioada de munca etc.);
• Numele și funcția angajatului emitent;
• scopul emiterii, locul furnizării;
• lista solicitantului în primire. Dacă documentul nu a fost predat personal, este necesar să se noteze modul în care a fost predat angajatului ( scrisoare recomandata, Curier);
• este recomandabil să creați o coloană suplimentară pentru note în cazuri nestandard (de exemplu, pentru a introduce detaliile de ieșire în ea, dacă există)

Secvența coloanelor și titlurile coloanelor trebuie să fie identice pe fiecare diferență. Când jurnalul se termină, acesta este trimis în arhivă și începe unul nou. În acest caz, este necesar să se indice numerotarea volumelor în ordine cronologică.

Corectarea erorii

Corecțiile din jurnalul de referință sunt acceptabile. Intrarea eronată este tăiată cu o linie ordonată, iar informația corectă este scrisă fie deasupra barajului, fie, dacă spațiul permite, linia de dedesubt (fără a atribui un nou număr de serie acestei linii).

Dacă inițial este tipărit singur, ar fi înțelept să nu economisiți spațiu pe hârtie și să faceți liniile mai mari în înălțime, apoi, dacă este necesar, faceți corecții, nu va trebui să o reduceți adânc, iar pata nu va arăta ilizibilă și neglijent.

Notă

Pierdut sau stricat document de personal? despre ce trebuie făcut în astfel de situații, ce este recuperabil și cum și ce nu poate fi recuperat

După finalizarea corectării în conformitate cu toate regulile, este necesar să se pună alături inscripția „Crede corectat”, precum și semnăturile persoanelor: responsabile cu menținerea jurnalului și eliberarea certificatului (dacă acesta este același persoană, desigur, va exista o singură semnătură).

Cât timp să păstrați jurnalul

În conformitate cu paragraful „g” al art. 358 „Lista documentelor tipice de management generate în activitățile organizațiilor”, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată prin Rosachiv 06.10.00, pentru jurnalele certificatelor și copiile documentelor, perioada de păstrare este de 3 ani (de la data închiderii). ).

Dragi colegi, am publicat o revistă „goală” – un grafic cu titluri goale.

Dacă decideți să păstrați un jurnal de contabilitate/înregistrare a oricăror documente sau evenimente, care este greu de găsit la vânzare, puteți achiziționa jurnalul nostru „gol” și completați „titlurile” coloanei sale în felul dumneavoastră.

Vă oferim mai jos exemple de completare a conținutului revistelor:

• Jurnalul de înregistrare a certificatelor eliberate angajaților
• Jurnalul de înregistrare și contabilitate a documentelor eliberate angajaților
• Jurnal de lucrări de service
• Registrul actelor
• Jurnalul de înregistrare a notelor de serviciu (memorandule, note explicative etc.)
• Jurnalul de înregistrare și contabilitate a cardurilor personale

Revista este „goală” - cu anteturi goale, coloana este publicată într-un format convenabil (A4, carte).

Husa este densa, rezistenta (carton gros lucios 300 g + PVC).

Hârtie albă de calitate 80 g. 72 pagini

Regatul este clar. În acest caz, liniile sunt aceleași. Peste 2100 de linii pentru înregistrări. Lățimea graficului este convenabilă.

Pagina de titlu a unei reviste „goale” - cu antete goale, graficul arată astfel:

Astfel, pe pagina de titlu a unei reviste „vide” – cu titluri goale, se completează rubrica cu numele angajatorului, și se scrie și ceea ce se înregistrează/se ia în calcul în revistă. Aici sunt cateva exemple.

Exemplul 2

Coloana „Început:” ___ „_________ 20 ___”. se completează la deschiderea jurnalului. Coloana „Finalizat:” ___ „_________ 20 ___”. completat când jurnalul este închis.

Pe paginile a doua și a treia ale jurnalului există o secțiune „Angajații responsabili de ținerea jurnalului”.

Restul paginilor jurnalului conțin coloane goale - câte 5 coloane pe fiecare pagină. Prima coloană este puțin mai îngustă, restul sunt de aceeași lățime. Pe lângă linia „antet”, există 30 de rânduri pe fiecare pagină de completat.

Dacă doriți să păstrați un jurnal care are câteva coloane (1-5), atunci puteți face note pe fiecare pagină. Dacă intenționați să păstrați un jurnal care are mai multe coloane (6-10), atunci îl puteți păstra pe o raspandire, liniile din paginile din stânga și din dreapta sunt exact una față de cealaltă.

Exemple de completare a părții de conținut a revistei „goale” - cu titluri goale

Exemplul 1. Jurnalul de înregistrare a certificatelor eliberate salariaților

Exemplul 2. Jurnal de lucrări de service

Exemplul 3. Jurnalul de înregistrare și contabilizare a documentelor eliberate angajaților

Exemplul 4. Registrul actelor

Exemplul 5. Jurnalul de înregistrare a notelor de serviciu (memorandule, note explicative etc.)

Exemplul 6. Jurnalul de înregistrare și contabilizare a dosarelor personale

Exemplul 7. Jurnalul de înregistrare și evidență a cardurilor personale

Revista „Blank” - cu anteturi goale, coloana este numerotată independent. În plus, revista este cusută, sigilată și certificată de către șeful organizației (sau altă persoană autorizată), dacă acest lucru este stabilit de angajator la nivel local (de exemplu, prin instrucțiuni privind gestionarea evidenței personalului). În acest caz, pe ultima pagină a jurnalului, puteți face înregistrări corespunzătoare despre aceasta.