Uzorak dnevnika registracije potvrda o plaćama. Registar potvrda izdanih zaposlenicima. Osobni zdravstveni karton

Za sustavno organiziranje kadrovske dokumentacije i računovodstvo izdanih dokumenata, organizacija obično vodi registar potvrda izdanih zaposlenicima.

Datoteke

Ne postoji jedinstveni obrazac za ovaj dokument; postoji nekoliko opcija dizajna. Jedan od njih prikazan je u priloženom obrascu i uzorku njegovog popunjavanja.

Izjave

Da bi se zaposleniku izdala potvrda, prvo napiše izjavu. Ove izjave se moraju čuvati. Prema zakonima koji postoje u Ruskoj Federaciji, njihovo razdoblje skladištenja ne smije biti kraće od tri godine.

U praksi postoje situacije kada su potvrde o podacima potrebne nekoliko puta. plaće razvrstano po godinama za izračun mirovinskih primanja.

Kako ne bi više puta radili isti posao, kadrovski službenici godinama čuvaju kopije barem jednom traženih potvrda u posebnoj mapi. Tako da kad zatrebaju u budućnosti, certifikati su uvijek pri ruci.

Komponente časopisa

Struktura dokumenta je dovoljno jednostavna: naslovnica plus glavni odjeljak. Na naslovnici je naznačen naslov časopisa, datum njegovog početka (postoji posebna rubrika za datum završetka, ali se može popuniti tek u završnoj fazi popunjavanja). Za navođenje naziva organizacije dodijeljeno je posebno mjesto. Neki obrasci imaju polja za označavanje razdoblja skladištenja dokumenta.

Važna točka! Ako je časopis nastavak prethodnog, onda je na njegovoj naslovnici potrebno navesti ove podatke s datumima i poveznicama na prethodni dokument.

Ali glavna stvar u dokumentu je glavni odjeljak koji se sastoji od tablice sa stupcima sljedećeg sadržaja:

• Broj reda koji treba popuniti. Upiti su razvrstani po datumu i prijavljeni kronološkim redom.
• Datum izdavanja. Ovi podaci moraju odgovarati datumu izdane potvrde. Ako su registracijski brojevi dodijeljeni zahtjevima u organizaciji, onda je to naznačeno u istom stupcu.
• Puno ime i prezime zaposlenika. Zahtjev za izdavanje u ime ovog zaposlenika već mora biti u posjedu kadrovskog službenika ili drugog zaposlenika čija je odgovornost vođenje dnevnika. Navedena je i njegova pozicija, odjel u kojem radi, njegova struka. Po potrebi se naznačuje adresa i telefonski broj ove osobe za brzu komunikaciju.
• Sadržaj pomoći. U ovoj rubrici ukratko se javlja o čemu je točno izdana potvrda. Uglavnom, radnici traže potvrde o veličini i obračunu plaća.
• Datum plus Matični broj izdana potvrda.
• Potvrda o primitku. Ako zaposlenik nije u mogućnosti dobiti potvrdu pri ruci, tada se u ovaj stupac upisuje datum i oblik slanja potvrde. Na primjer, preporučenom poštom, putem kurirske službe (s imenom) itd.
• Bilješka. Ovaj stupac to može u osnovi ukazivati važna informacija, što nije bilo navedeno u drugim stupcima. Na primjer, motiv koji je potaknuo zaposlenika da se prijavi za certifikat.

Vrste časopisa

Postoje tri glavne vrste časopisa:

• Dokumenti na HR administracija.
• Opći poslovni časopisi.
• Časopisi zaštite na radu.

Svaka vrsta dokumentacije ima svoje specifičnosti. Dnevnik upisa potvrda izdanih zaposlenicima živopisan je "predstavnik" dokumentacije vezane uz kadrovsku politiku.

Skladištenje

Kada se koristi radi praktičnosti, časopis se može staviti u omot od PVC folije.

Nakon što je dnevnik gotov (istekao), ne baca se. Ovo je protiv zakona. Stavlja se u arhivsku pohranu (posebno prezentirani obrazac je na 5 godina, samo ako zaposlenici ne rade u štetnim ili opasnim uvjetima rad).

Za veću praktičnost, magazin može imati par rupa. Omogućuju vam prikladno postavljanje časopisa u arhivsku mapu. Poklopac dokumenta se uklanja prije izvođenja ove radnje.

Loša

S stražnja strana naslovnica na zadnjem listu može biti opremljena posebnim znakom-atestom, koji omogućuje pripremu časopisa za dugotrajno skladištenje. Ali čak i ako nema polja za ovjeru, upravitelj je dužan staviti svoj potpis na poleđinu dokumenta nakon njegovog završetka, a mora postojati i pečat organizacije. Naravno, ako je takav postupak zapečaćenja svake kopije predviđen internim propisima organizacije (različite tvrtke imaju svoje naloge o tome).

Odgovoran za punjenje

Funkcionalnost popunjavanja registra potvrda izdanih zaposlenicima u većini slučajeva obavlja kadrovski službenik. Ali ta se dužnost može dodijeliti službeniku ili računovođi organizacije posebnom naredbom voditelja ili navedena u ugovoru o radu zaposlenika.

U većini časopisa na prvim stranicama se navodi naziv punioca, njegova pozicija, rok odgovornosti za vođenje časopisa i stavlja se osobni potpis. Dodjela ove vrste odgovornosti je vrlo važna točka u svim uredskim poslovima organizacije.

Je li ovaj obrazac potreban?

Za ovaj časopis ne postoji utvrđeni obrazac. Međutim, ovi oblici su vrlo jednostavni za korištenje. Mogu se dopuniti raznim grafikonima. Na primjer, ovi dodatni stupci glavne tablice mogu sadržavati podatke o:

• Referentni registarski broj posebno.
• Ime i prezime i drugi podaci djelatnika koji je izradio potvrdu, kao i njegov potpis.
• Koji su bili razlozi za dobivanje certifikata. Upućivanje na brojeve datiranih dokumenata.

Svaka od organizacija ima pravo samostalno odlučiti koji oblik za vođenje ovog dokumenta odabrati i kako ga transformirati. Glavna stvar je da se usvoji po nalogu čelnika i da bude dio računovodstvene politike tvrtke.

Jesu li ispravci valjani

Prilikom popunjavanja greške su vrlo nepoželjne. Međutim, korekcije u ovakvom stanju stvari su sasvim prihvatljive. Da biste izvršili ispravak, potrebno je jednom linijom precrtati netočne podatke, a sa strane ili na vrhu, pored njih, upisati točne podatke.

Ispravak se smatra ispravno izvršenim samo ako se uz njega nalazi natpis "Vjerujem ispravljenim" i potpisi svih zainteresiranih (odgovornih za popunjavanje) osoba. Samo na taj način će se ispravno popuniti registar izdanih potvrda zaposlenicima.

Proširi ▼

Još uvijek se dvoumite gdje kupiti i naručiti kvalitetne? Samo ovdje!
Isporučujemo narudžbe ne samo u Moskvi i regiji, već i diljem Rusije.
Pomoću možete prilagoditi potreban broj stranica, naslovnica, logotipa itd.

1. Knjige o radu i zdravlju (ako ih ima).
2. Podaci o visini plaće.
3. Podaci o stažu osiguranja i personalizirani podaci o osiguraniku.
4. Preslike akata, naredbi i naredbi o radna aktivnost odlazni.

Svi dokumenti izdani nakon prestanka radnog odnosa moraju biti popunjeni i ovjereni pečatom organizacije.

Povijest zapošljavanja

Ovo je glavni dokument o radnoj aktivnosti i iskustvu osobe. U slučaju odgode izručenja, poslodavac može biti kažnjen novčanom kaznom do 50.000 rubalja.

Izdavanje isprava po otkazu, a posebno obrazaca radnih i osobnih zdravstvenih knjižica, treba evidentirati u posebnim časopisima.

Osobni zdravstveni karton

Svi zaposlenici koji su povezani s proizvodnjom, skladištenjem, transportom i prodajom prehrambenih proizvoda, piti vodu, odgoj i obrazovanje djece, komunalne i potrošačke službe stanovništva, obvezni su posjedovati medicinske knjižice. Po prestanku ugovor o radu poslodavac je dužan dati medicinsku knjižicu, čak i ako je izdana na njegov trošak. Detaljna objašnjenja o osobnoj medicinskoj knjižici mogu se pronaći u pismu Rospotrebnadzora od 10. studenog 2015. br. 01 / 13734-15-32.

2-NDFL

Sadrži podatke o visini prihoda od početka kalendarske godine i na dan raskida ugovora, uključujući. Naknada za neiskorišteni godišnji odmor potvrda odražava, ali iznos otpremnine (ako postoji), koji ne podliježe porezu na dohodak, nije uključen u potvrdu (za više detalja vidi Dopis Ministarstva financija od 18.04.2012. br. 03-04 -06 / 8-118).

Potvrda o plaći

Izdano na obrascu odobrenom Naredbom Ministarstva rada od 30. travnja 2013. broj 182n. Sadrži podatke o osobnim podacima zaposlenika i visini njegove zarade za tekuću i dvije prethodne godine.

SZV-M

Ovaj obrazac uključuje podatke za mjesec u kojem osoba odlazi, u četvrtom odjeljku navode se samo podaci o osobi koja se otpušta.

Obrazac za prijavu

Potvrda o stažu osiguranja

Ovdje je potrebno navesti podatke o obračunatim, zadržanim i navedenim dodatnim premijama osiguranja za kapitalizirani dio radne mirovine. Ova obveza je utvrđena Saveznim zakonom br. 56-FZ od 30. travnja 2008. godine.

Osobni podaci o osiguraniku

Treći dio se dovršava. Razdoblje - od početka tromjesečja do datuma otkaza.

Ostali dokumenti

Koji su dokumenti potrebni prilikom otpuštanja zaposlenika u svakom konkretnom slučaju, odlučuje sam zaposlenik (osim onih koji su obvezni za izdavanje - svi su gore navedeni). Na primjer, bivši zaposlenik možda želi imati sve kopije propisa koji se odnose na njegov posao:

• o prijemu;
• pomicanje;
• prijevodi;
• otkaz itd.

Ako je zaposlenik sve ove naloge i naloge zatražio u pisanom obliku prije datuma svog odlaska, te se preslike moraju izdati posljednjeg dana uručenja. Ako ih osoba zatraži nakon odlaska, odjel za ljudske resurse ima tri dana da pripremi potrebne kopije.

Prijenos predmeta

Kada zaposlenik napusti tvrtku, organizacija je, naravno, dužna s njim se obračunati i izdati originale i preslike gore navedenih dokumenata, ali u nekim slučajevima zaposlenik je također dužan izvršiti neke radnje, na primjer:

• problem;
• prenijeti predmete koji su bili u njegovom radu.

Ovi slučajevi nisu regulirani zakonom, ali su u nekim slučajevima, primjerice, kada se provode, nužni.

Registar potvrda izdanih zaposlenicima olakšava pronalaženje potrebnih informacija i omogućuje odabir za statistiku. Pročitajte kako ga ispravno ispuniti i održavati, preuzmite uzorak

Pročitajte u našem članku:

Kako ispuniti i voditi registar certifikata

Registar potvrda izdanih zaposlenicima olakšava pronalaženje potrebnih informacija i omogućuje odabir za statistiku. Osim toga, voditelj na temelju registra može pratiti provedbu relevantnih zadataka kako bi utvrdio obim obavljenog posla, procijenio učinkovitost HR odjela itd.

Ne postoji odobreni obrazac za registar certifikata u 2020. godini, svako ga poduzeće ima pravo voditi u bilo kojem obliku. Možete kupiti gotov obrazac i ispuniti ga, možete samostalno sastaviti svoj prema našem uzorku ispisom obrasca.

Neka poduzeća vode evidenciju o izdanim potvrdama u u elektroničkom formatu korištenjem MS Excela ili posebnih programa za organiziranje tijeka dokumenata.

U kojem god obliku časopis postoji u organizaciji, njegova će struktura biti, ako ne ista, onda vrlo slična. Uz veliki broj dokumenata koji se sastavljaju, dopušteno je organizirati njihovo diferencirano računovodstvo - na primjer, po vrsti, po podjeli itd.

Ako referent sam sastavlja dnevnik, može koristiti običnu bilježnicu formata A4, nasloviti je na odgovarajući način s nazivom tvrtke, a također označiti datum početka računovodstva na naslovnici i ostaviti mjesta za sljedeći datum završetka.

U registru svjedodžbi u 2020. preporučljivo je stranice numerirati, prošiti, napraviti potvrdni natpis "broj listova je prošiven i pričvršćen u časopisu", ovjeriti potpisom voditelja i staviti pečat.

Prvi list će sadržavati odjeljak "Zaposlenici odgovorni za vođenje dnevnika", ovisno o obujmu poduzeća, mogu mu se dodijeliti 2-3 lista.

Časopis postoji u jednom primjerku, stoga je na njegovom održavanju angažirana jedna osoba. Obično je to kadrovski radnik ili tajnik-službenik. Ne bi trebalo biti poteškoća s ispunjavanjem odjeljka. Dizajniran je u obliku prikladne tablice sa stupcima:

• broj po redu;
• početak rada s časopisom;
• kraj rada;
• Puno ime i prezime odgovorne osobe;
• njegov položaj;
• pojedinosti o nalogu voditelja, na temelju kojeg je odgovornost za registraciju dodijeljena ovom zaposleniku;
• potpis.

Glavni dio obrasca također je prikazan u tabličnom obliku i sadrži sljedeće informacije:

• broj reda. Za svaki izdani dokument postoji poseban redak, bez razmaka između njih, kako bi se izbjegla registracija "retroaktivno";
• datum izdavanja potvrde, koji se poklapa s datumom navedenim na samom dokumentu;
• Puno ime i prezime zaposlenika koji je zatražio dokument, njegovo radno mjesto;
• sadržaj dokumenta (o visini plaće, o doprinosima u mirovinski fond, o razdoblju rada i sl.);
• Ime i položaj djelatnika izdavatelja;
• svrha izdavanja, mjesto pružanja;
• popis podnositelja zahtjeva u primitku. Ako dokument nije osobno uručen, potrebno je zapisati kako je uručen zaposleniku ( naručeno pismo, Kurir);
• preporučljivo je napraviti dodatni stupac za komentare u nestandardnim slučajevima (na primjer, za unos odlaznih podataka u njega, ako ih ima)

Redoslijed stupaca i naslova stupaca moraju biti identični na svakom širenju. Kad časopis završi, šalje se u arhivu i pokreće se novi. U tom slučaju potrebno je navesti numeraciju svezaka kronološkim redom.

Ispravak pogreške

Ispravke u referentnom dnevniku su prihvatljive. Pogrešan unos precrtan je urednom linijom, a točni podaci ispisuju se ili iznad precrtanog ili, ako prostor dopušta, redak ispod (bez dodjeljivanja novog serijskog broja ovom retku).

Ako se u početku postavlja samostalno, bilo bi razumno ne štedjeti prostor na papiru i povećati redove po visini, a zatim, ako je potrebno, izvršiti ispravke, nećete ga morati plitkati, a mrlja neće izgledati nečitko i neuredan.

Bilješka

Izgubljena ili pokvarena kadrovski dokument? o tome što učiniti u takvim situacijama, što je nadoknadivo i kako, a što se ne može oporaviti

Nakon izvršenog ispravka u skladu sa svim pravilima, potrebno je pored njega staviti natpis "Vjerujte ispravljenom", kao i potpise osoba: odgovornih za vođenje dnevnika i izdavanje potvrde (ako je to ista osoba, naravno, bit će samo jedan potpis).

Koliko dugo čuvati dnevnik

U skladu sa stavkom "g" čl. 358 "Popis tipičnih upravljačkih dokumenata generiranih u aktivnostima organizacija", s naznakom razdoblja skladištenja, koje je odobrio Rosarchiv 06.10.00, za registracijske dnevnike potvrda i kopije dokumenata, razdoblje skladištenja je 3 godine (od datuma zatvaranja ).

Poštovani kolege, izdali smo "prazan" časopis - graf s praznim naslovima.

Ako odlučite pokrenuti knjigovodstveni/registracijski dnevnik bilo kakvih dokumenata ili događaja, koje je teško pronaći u prodaji, možete kupiti naš „prazan“ dnevnik i ispuniti „kape“ njegovog stupca na svoj način.

Donosimo primjere popunjavanja sadržaja časopisa u nastavku:

• Dnevnik upisa potvrda izdanih zaposlenicima
• Dnevnik registracije i knjigovodstva dokumenata izdanih zaposlenicima
• Dnevnik poslova servisa
• Registar akata
• Dnevnik upisa službenih bilješki (memorandumi, objašnjenja itd.)
• Dnevnik registracije i knjigovodstva osobnih iskaznica

Časopis je "prazan" - s praznim zaglavljima, kolumna je objavljena u prikladnom formatu (A4, knjiga).

Korice su guste, izdržljive (debeli sjajni karton 300 g + PVC).

Kvalitetan bijeli papir 80 g. 72 str

Presuđeno je jasno. U ovom slučaju, linije su iste. Više od 2100 redaka za zapise. Širina grafikona je zgodna.

Naslovna stranica "praznog" časopisa - s praznim zaglavljima, grafikon izgleda ovako:

Tako se na naslovnoj stranici "praznog" časopisa - s praznim naslovima, kolona popunjava imenom poslodavca, a upisuje se i što se u časopisu evidentira/uvažava. Evo nekoliko primjera.

Primjer 2

Stupac "Započeto:" ___ "_________ 20 ___." popunjava se prilikom otvaranja dnevnika. Stupac "Dovršeno:" ___ "_________ 20 ___." se popunjava kada se dnevnik zatvori.

Na drugoj i trećoj stranici časopisa nalazi se rubrika "Zaposlenici odgovorni za vođenje dnevnika".

Ostale stranice časopisa sadrže prazne stupce - 5 stupaca na svakoj stranici. Prvi stupac je malo uži, ostali su iste širine. Osim retka zaglavlja, na svakoj stranici postoji 30 redaka koje treba ispuniti.

Ako želite voditi dnevnik koji ima nekoliko stupaca (1-5), onda možete napraviti bilješke na svakoj stranici. Ako planirate voditi dnevnik koji ima više stupaca (6-10), onda ga možete držati "za širenje", redovi na lijevoj i desnoj stranici su točno jedan nasuprot drugome.

Primjeri popunjavanja sadržajnog dijela "praznog" časopisa - praznim naslovima

Primjer 1. Dnevnik upisa potvrda izdanih zaposlenicima

Primjer 2. Dnevnik servisnih poslova

Primjer 3. Dnevnik registracije i računovodstva dokumenata izdanih zaposlenicima

Primjer 4. Registar akata

Primjer 5. Dnevnik upisa službenih bilješki (memorandumi, pojašnjenja itd.)

Primjer 6. Dnevnik registracije i knjigovodstva osobnih dosjea

Primjer 7. Dnevnik registracije i obračuna osobnih iskaznica

"Prazni" časopis - s praznim zaglavljima, stupac se numerira samostalno. Uz to, dnevnik prošiva, pečati i ovjerava čelnik organizacije (ili druga ovlaštena osoba), ako to utvrdi poslodavac na lokalnoj razini (npr. uputama o vođenju kadrovske evidencije). U tom slučaju, na posljednjoj stranici časopisa možete napraviti odgovarajuće zapise o tome.