Состояние и развитие облачных сэд в государственном секторе. Облачные технологии и их возможности в сфере автоматизации документооборота Облачный документооборот

Об управлении документами с помощью облачных ИТ-моделей разговоры начались лет пять назад, тогда же стали появляться первые предложения на рынке. В тот момент многие эксперты говорили о том, что именно СЭД-направление может стать одним из лидеров среди разного рода прикладных систем предприятий в плане использования облачных сервисов, однако довольно быстро стало понятно, что эти прогнозы не оправдались. Какое-то продвижение здесь, конечно, было, но совсем не такое стремительное, как виделось поначалу.

Каково же положение дел с использованием облачных систем документооборота сейчас? Какие наблюдаются тенденции, каковы трудности и как они решаются? За ответами на эти вопросы мы обратились к экспертам - разработчикам и пользователям средств СЭД/ECM.

Облачные модели использования СЭД

Облачные вычисления - это общая концепция, которая подразумевает, что заказчик в той или иной степени и в тех или иных форматах использует те или иные вычислительные ресурсы ИТ-поставщика на условиях аренды. Такая формулировка показывает, что уровень облачности ИТ-систем может изменяться в довольно значительном диапазоне, и этот уровень зачастую не определяется какой-то одной характеристикой, а является многопараметрическим.

Наверное, эта многопараметричность особенно характерна для сферы управления документами. Ведь тут могут применяться различные варианты облачных моделей, например SaaS (готовые облачные сервисы, за которые полностью отвечают облачные провайдеры) или размещение традиционных онпремис-решений в облачной IaaS-инфрастуктуре (тогда провайдер отвечает за инфраструктуру, но не за само программное решение). Возможны и гибридные схемы, когда СЭД-решение развертывается на площадке заказчика, а облако используется как хранилище документов. Так что же мы имеем в виду под определением «облачные СЭД» или «документооборот в облаках», какие модели наиболее востребованы на рынке?

Директор по маркетингу DIRECTUM Василий Бабинцев подтверждает востребованность у заказчиков различных облачных вариантов, основным из которых является SaaS-решение в публичных и частных облаках. По его словам, заказчики рассматривают и IaaS-решения в частном облаке на базе обычной онпремис-системы, и гибридные схемы с выносом части бизнес-функций за контуры облака (таких, как сканирование и распознавание документов, подготовка сложной отчетности, документообмен с контрагентами, долговременное хранение документов). Отдельно он отмечает, что в рамках реализации облачных моделей вендоры СЭД могут использовать партнерские отношения с сервис-провайдерами, но широкого спроса на СЭД-решения через провайдеров пока не видно.

Менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн» Алексей Рождественский считает, что правильнее под термином «облачная СЭД» понимать модель SaaS, которая по сравнению с традиционным онпремис-вариантом принципиально меняет отношения потребителя и поставщика, в том числе схему внедрения и эксплуатации системы. В этом случае облачная СЭД становится больше похожей на онлайновый вариант коробочного решения по подписке, которое не требует установки, настройки, длительного обучения и технического обслуживания. Да, отмечает он, заказчики иногда переносят онпремис-решение в облачную инфраструктуру, но это практически никак не отражается на принципах работы с самой СЭД. Поставщиками же SaaS-решения могут быть и вендоры, и их партнеры, при этом варианты их взаимодействия могут быть различными. Чаще всего облачным поставщиком сегодня выступают традиционные партнеры-внедренцы, которые ориентируются на коробочные версии СЭД, а не на сложные заказные проекты.

Учитывая многообразие сферы применения СЭД и то, что рынок облачных СЭД находится еще в стадии формирования, вендоры должны быть готовы работать с разными моделями в зависимости от потребностей заказчика, уверен ведущий консультант компании «ИнтерТраст» Илья Ипатов. По его словам, магистральным направлением все же является вариант SaaS, когда продукт находится на внешних ресурсах (в частном или публичном облаке) и используется через веб-интерфейс либо толстый клиент, установленный на рабочем месте пользователя. Пользователю достаточно пройти идентификацию и приступить к работе со своим экземпляром системы - в той конфигурации, которую он заказал. Настроить систему он может как самостоятельно, так и с помощью специалистов поставщика. Принципиальным преимуществом SaaS-варианта, по мнению Ильи Ипатова, является по сути автоматическое решение всех аспектов масштабирования системы (увеличение мощностей, предоставление дополнительного дискового пространства или подключение новых пользователей), при этом нет необходимости заключать новый договор и ждать предоставления лицензий от вендора - в облаке для этого существуют простые настройки биллинговой системы.

Он отметил, что сегодня мало кто из российских разработчиков СЭД может пойти на создание собственного ЦОДа для развертывания SaaS-сервиса. Обычно вендор самостоятельно находит и арендует мощности ЦОДа, а в дальнейшем сам занимается продвижением и продажей услуг, тиражированием системы. Но при этом владелец ЦОДа может стать партнером - тогда, проведя обучение своего персонала, ЦОД выступает уже как сервис-провайдер, продающий решение данного вендора, а может быть, и несколько продуктов различных разработчиков. По мнению Ильи Ипатова, довольно перспективной видится модель, когда вендор использует ресурсы внешнего ЦОДа, но перед развертыванием системы проводит специальное анкетирование клиента на своём сайте. Кроме того, поставщиком СЭД в облаке может быть и заказчик - в том случае, если он создает частное облако и в дальнейшем предоставляет сервис собственным дочерним или же внешним организациям.

Начальник отдела развития ЕСМ-решений компании ЭЛАР Дмитрий Шмайлов согласен с тем, что понятие «облачная СЭД» все же ассоциируется в первую очередь с SaaS, и считает, что ключевым новшеством облачных схем является вынос самих систем документооборота на аутсорсинг. «Сегодня такой подход находит все больше понимания и расположения со стороны бизнеса, в первую очередь благодаря перспективе снижения затрат по критерию совокупной стоимости владения, - говорит он. - На российском рынке существуют ИТ-компании, имеющие экспертизу для обеспечения безопасного и надежного сервиса, в большинстве случаев поставщиками таких решений являются интеграторы, обычно плотно сотрудничающие с вендорами и владеющие набором услуг, в которых нуждается заказчик». Эксперт отмечает, что реализация гибридной схемы и интеграция облачного сервиса с онпремис-архитектурой может стать альтернативой для тех клиентов, которые хотят оставить последнее слово за собой. Перспективным вариантом является также использование облака как электронного хранилища. Но выбор модели реализации обычно зависит от ИТ-директора и ИБ-службы предприятия.

Текущее положение дел с применением облачных СЭД

Насколько облака востребованы сегодня со стороны заказчиков? Судя по ответам наших экспертов, направление это находится, скорее, в начальной фазе формирования, однако наблюдается все более устойчивый рост облачной доли на СЭД-рынке.

Об этом, в частности, говорит Алексей Рождественский: «Рынок облачных СЭД в России еще только формируется, и сегодня на нем очень мало игроков. Связано это с тем, что со стороны заказчиков ещё очень слабый спрос на такие решения, к облакам многие только присматриваются и максимум делают там небольшие пилотные проекты, о крупных облачных внедрениях речь пока не идет. Если говорить о тенденциях, то я отметил бы, что облака начинают восприниматься всерьез, наши заказчики все чаще просят подготовить расчет стоимости аренды облачной инфраструктуры для своих проектов». По его мнению, сейчас облачные решения интересны в первую очередь коммерческим компаниям, у которых нет жестких требований по безопасности, как, например, в государственном секторе, и которым в кризис необходимо максимально оптимизировать свои затраты, но при этом не потерять эффективность.

Василий Бабинцев подчеркивает, что при реализации СЭД-проектов заказчики руководствуются прежде всего вопросами экономической эффективности, в то же время проявляя понятную осторожность в отношении новых идей. Он привел данные исследований, которые его компания проводила среди заказчиков в 2014–2016 гг.: наибольший интерес к SaaS-моделям показали представители сектора СМБ и московские организации (при этом неважно - используют они СЭД или не используют). Предприятия, на которых уже имеются СЭД, более консервативны в вопросах смены архитектуры и предпочитают оставаться в онпремис-модели. Крупный бизнес рассматривает возможность использования SaaS при подключении новых бизнес-функций. Все компании, вне зависимости от категории и размера, пока с опаской относятся к переносу части бизнес-процессов за внешний контур (публичные облака), особенно это касается финансовой сферы. Но малый бизнес, в силу ограничений в ИТ-инфраструктуре, в ряде случаев форсирует переход к облачному обмену электронными документами с деловыми контрагентами. Те крупные заказчики, которые используют облачные сервисы, все же хранят документы в своих закрытых корпоративных системах.

Более оптимистичную оценку дает Дмитрий Шмайлов: «В России многие компании переходят в облака». При этом он подтверждает, что активнее это делают СМБ-заказчики; тенденция включать в ИТ-стратегию облачные сервисы со стороны крупного бизнеса и госучреждений стала заметной только в последнее время.

Есть, однако, и другие точки зрения. «Мы считаем, что крупный и средний бизнес не готов к классической модели облачной СЭД, - утверждает генеральный директор компании „Логика бизнеса“ (ГК „АйТи“) Виктор Вайнштейн. - Классическая реализация современной СЭД изначально представляет собой облачное решение, просто частное облако, в котором она размещена, „живет“ у заказчика в его ЦОДе. С точки зрения технологии облачное решение подразумевает, что оно масштабируется по облачной модели, добавлением вычислительной мощности и систем хранения. Что касается малых компаний, то специализированная СЭД, даже облачная, им сейчас особо не нужна. На мой взгляд, малый бизнес обратит внимание на специализированные СЭД (облачные) в том случае, если в них будет встроена функциональность юридически значимого документооборота, в том числе, конечно, электронная подпись. Сейчас в сегменте крупного бизнеса потребности в облачных СЭД нет, а время малых предприятий еще не пришло».

Что влечет заказчиков в облака?

По мнению наших экспертов, главная привлекательность облачных СЭД для заказчиков заключается в возможности снизить общую стоимость владения. Хотя вполне вероятно, что такое представление о достоинствах облаков не совсем верно, и это создает определенные проблемы, поскольку реальность не всегда оправдывает ожидания. На самом деле очень важно, чтобы компании ясно представляли преимущества и недостатки новых моделей, чтобы не ошибиться с выбором нужного им варианта автоматизации.

Руководитель департамента Финансового университета при Правительстве Российской Федерации Владимир Соловьев среди возможных преимуществ облаков в первую очередь видит именно финансовую составляющую: «Основной драйвер перевода в облако - экономическая целесообразность. То есть облачный документооборот в качестве замены локальному можно рассматривать либо в том случае, если покупка облачной услуги будет дешевле ее развертывания в инфраструктуре организации, либо если при сравнимой стоимости увеличивается продуктивность работников, например, за счет сокращения времени простоя СЭД или за счет увеличения скорости ее работы. Совершенно не очевидно, что облачный вариант дешевле... Собственно, поэтому у нас СЭД на 1300 пользователей развернута внутри университета. Но если бы облачный вариант был хотя бы раза в четыре дешевле, то, конечно, я голосовал бы за облако».

Алексей Рождественский сформулировал три облачных достоинства, с которыми согласны все эксперты: 1) сокращение расходов на приобретение и облуживание оборудования; 2) более гибкая ИТ-инфраструктура, которую в любой момент времени можно быстро поменять под задачи бизнеса; 3) гарантия безопасного хранения данных, обеспечиваемая провайдером (резервное копирование, системы безопасности и т. д.).

Уточняя эти тезисы, Дмитрий Шмайлов подчеркивает, что облачные решения точно дают сокращение капитальных затрат и более гарантированный успешный результат при внедрении СЭД. Что же касается эксплуатационных затрат, то ответ не является столь же однозначно положительным, и в любом случае здесь нужно учитывать не только чисто финансовые затраты, но и качественный выигрыш для заказчика. В частности, экономия денег может достигаться за счет оплаты только используемых ресурсов и оперативного приобретения мощностей под конкретные задачи. Качественные улучшения могут быть связаны с обеспечением сохранности документов и защищенного доступа к ним. Только сейчас российские заказчики начинают осознавать другие, возможно, более важные достоинства облаков, такие как поддержка мобильности современного бизнеса за счет гибкости и масштабируемости облачных решений (подключение необходимого количества пользователей, территориальная и временная независимость). К преимуществам облачного документооборота по модели SaaS нужно отнести также обеспечение поставщиком отказоустойчивости решения, единую версионность для пользователей и как следствие - стандартизацию документооборота и работу в понятном для участников интерфейсе.

Минимизация капитальных затрат особенно интересна для малых и средних компаний, у которых, как правило, нет своей ИТ-инфраструктуры и больших бюджетов на закупку и внедрение ПО, но есть ограничения по расширению ИТ-служб, отмечает Василий Бабинцев. При этом они имеют возможность получить доступ к решениям корпоративного уровня, которые раньше были им практически недоступны (по цене, по сложности внедрения). Крупных же заказчиков, по его мнению, в облаках привлекает возможность опробовать новые процессы. Облачные сервисы позволяют, не изменяя текущую архитектуру, протестировать новые бизнес-решения ECM-систем и, если они окажутся удобными и эффективными, внедрить их в свою инфраструктуру. Если же новые процессы касаются работы с внешними контрагентами, то такие сквозные бизнес-решения могут закрепиться и на уровне облаков, при этом текущие пользователи этого не заметят, продолжая работать в интерфейсе привычной ECM-системы.

Однако заказчикам нужно иметь в виду и проблемные стороны облачных СЭД. Говоря об этом, Илья Ипатов обращает внимание на то, что способность облачного решения к кастомизации существенно меньше, чем в случае с традиционными проектами внедрения, когда могут быть реализованы практически любые требования заказчика. Уникальные доработки в облачном решении фактически невозможны - это обойдется слишком дорого. Но зато для облачной СЭД нет необходимости держать в штате администраторов. «Целевую аудиторию облачных СЭД составляет средний и малый бизнес, а также государственные организации муниципального уровня, - считает он. - Эта категория заказчиков готова мириться с некоторыми ограничениями в функциональности ради того, чтобы получить минимальную стоимость услуг. А вот крупные заказчики обычно заинтересованы в том, чтобы функциональность СЭД была максимально широкой и при этом соответствовала уникальным требованиям и сложившимся в организации традициям документооборота. Реализовать этот подход в облаках вряд ли возможно».

Что мешает и что помогает вендорам и заказчикам внедрять облачные СЭД

Создание собственно облачной СЭД технических проблем не вызывает, считают эксперты. Уже существующие онпремис-решения хорошо переносятся в облако, и этого обычно бывает достаточно для удовлетворения сегодняшних потребностей заказчиков, хотя потом все же нужно заниматься оптимизацией архитектуры системы под облачный вариант.

Но, как отмечает Дмитрий Шмайлов, серьезным делом для вендоров является то, что им нужно или становиться провайдерами, или учиться сотрудничать с провайдерами, главными задачами становятся обеспечение катастрофоустойчивости предлагаемых решений, непрерывности доступа к сервису, соблюдение уровня качества услуг по требованиям заказчика. Еще, с нормативной точки зрения с учетом постоянно меняющихся экономических и политических условий, немаловажная роль отводится пожеланиям по размещению дата-центров на территории России, соблюдению требований к конфиденциальности.

Нужны также новые форматы оформления договорных отношений с заказчиком. «Мы создали новую организационную модель быстрых продаж от первого контакта с потребителем до выставления счета и автоматического создания облачного экземпляра СЭД. То есть нормативно перешли на модель договора присоединения (оферты), - говорит Василий Бабинцев. - При этом процесс проходит в электронном виде, клиент начинает работать в системе уже в день обращения. Правда, стоит признать, что не все заказчики готовы работать на безбумажной основе, но это дело времени».

Ключевой же проблемой на пути облаков является недоверие заказчиков. Конечно, резко отрицательного отношения к облакам, как это было еще несколько лет назад, уже нет, но все же большинство компаний проявляют осторожность, причем порой явно излишнюю. «Несмотря на то, что за последнее время многие вопросы безопасности сняты и провайдеры участвуют в регулярных аудитах и проверках, чтобы подтвердить соответствие требованиям стандартов и законодательства, техническое и психологическое сопротивление до конца не снято, - поясняет Василий Бабинцев. - В том числе аргументом является полная зависимость от интернет-провайдеров (и здесь приходится признавать, что нужно будет разворачивать резервные каналы связи). Иногда сталкиваемся и с неготовностью отдельных ИТ-специалистов, которые предвзято относятся к появляющимся на рынке технологиям, и даже явные преимущества в экономической эффективности не всегда могут изменить их приоритеты в отношении безопасности». Впрочем, он признает, что такие проблемы являются чисто техническим аргументом против облачных решений в силу того, что ИТ-инфраструктура компании-заказчика содержит специфические настройки безопасности. К примеру, заказчики могут использовать прокси-серверы с большим количеством ограничений, а некоторые облачные приложения поддерживают специфические протоколы и не умеют работать со всеми типами прокси-серверов. Кроме того, средства мониторинга трафика и утечек информации вносят существенные задержки в работу облачных приложений, что снижает производительность, а в некоторых случаях приводит к невозможности их использования.

Компании встают перед дилеммой: отказываться от облаков или адаптировать собственную ИТ-инфраструктуру к требованиям облачных провайдеров. Точно так же заказчикам нужно принимать или не принимать типовые условия SLA (гарантированная доступность сервиса, время проведения плановых работ, информация о резервном хранении информации и т. д.). Такой вопрос возникает, например, в тех случаях, когда заказчикам не подходит существующий SLA, а специальные условия будут стоить значительно дороже, что затрудняет старт работ. Но, по мнению Василия Бабинцева, практика показывает, что многие проблемы вполне решаемы, поставщики облачных систем и заказчики движутся навстречу друг другу, пытаются максимально сблизить требования и развивать общую инфраструктуру.

Алексей Рождественский уверен, что для устранения недоверия к облачным СЭД отрасль должна накопить критическую массу облачных проектов, продемонстрировав их надежность и безопасность. При этом он отмечает, что пока еще сохраняет актуальность вопрос нестабильности каналов связи, из-за чего могут быть сложности с доступом к облаку.

Однако в разговорах об использовании облаков часто звучит мысль о том, что при переходе от модели онпремис к облаку основная проблема заключается не просто в передаче некоторых ИТ-функций на аутсорсинг, а в необходимости внутренней трансформации самой компании. По мнению Ильи Ипатова, прежде чем передавать на аутсорсинг документооборот или хранение данных, заказчик должен навести порядок в своих бизнес-процессах и регламентах. При этом для использования облака ему зачастую нужно отказаться от собственных уникальных «придумок» (по организации бизнес-процессов) в пользу каких-то стандартных схем. «Одна из главных проблем в том, что заказчик с глубоко кастомизированной СЭД не готов отказаться от привычных схем работы ради уменьшения стоимости владения. Поэтому облачные сервисы СЭД будут больше востребованы новыми заказчиками, внедряющими электронный документооборот с нуля», - говорит он.

Эту же мысль высказывает и Дмитрий Шмайлов: «Изменение бизнес-процессов, связанных с переходом на облачный документооборот, предполагает работу по организационным переменам - как показывает практика, любые трансформации в бизнес-процессах встречают сопротивление в компании со стороны пользователей ИТ. Исполнитель же должен не только разработать оптимальную стратегию перевода документооборота в облачный сервис, но и взять на себя ответственность за ее реализацию».

Проблема доверия к облачным СЭД напрямую связана с повышением доверия к конкретным провайдерам, уверен Владимир Соловьев: «Вопрос, что будет, если провайдер потеряет все данные, остается актуальным в силу того, что поставщики облачного документооборота по масштабу не сравнимы с Microsoft, AWS, Google».

«Чисто технических проблем при переходе на облачный уровень крайне мало, если переход осуществляется на аналогичную систему, а в случае перехода на новую систему проблем не больше, чем при любой локальной миграции, - считает Сергей Авдалян, независимый эксперт, имеющий большой опыт работы руководителем ИТ-службы на стороне заказчика. - Основные приемы переноса данных достаточно стандартны и не представляют особых сложностей для специалистов уровня администратора систем и баз данных. Гораздо больше проблем лежит в области организационных и нормативных вопросов, а также вопросов безопасности. Многие руководители, особенно в российских компаниях, откровенно не доверяют хранение основных мастер-данных компании о клиентах, продуктах, услугах, технологиях, ноу-хау (которые по сути и составляют ценность предприятия) сторонним компаниям, понимая, что риски потери и утечки этих данных могут стать последним шагом к уничтожению бизнеса».

Типовые заблуждения заказчиков (по мнению вендоров) в отношении облачных СЭД-сервисов

· облачная СЭД сильно урезана в функциональности, ее трудно адаптировать к требованиям заказчика и интегрировать с существующими онпремис-решениями (в основном сравнивают с бесплатными потребительскими облачными сервисами, хотя корпоративное облачное ПО по управлению документами содержит уже в коробке мощный функционал);

· недостаточный уровень защиты информации при работе в облаке, возможны утечки (здесь требуется серьезная работа по разъяснению принципов функционирования облачного ПО и анализ опыта его применения);

· совокупное использование модели SaaS дороже онпремис-варианта (часто заказчики забывают учесть в стоимости онпремис-решений все составляющие, например, владение инфраструктурным ПО и необходимость иметь своих оплачиваемых ИТ-специалистов);

· облачные технологии не могут использоваться в государственных организациях (при этом забывают о коммунальной, ведомственной облачной модели).

Нет сомнений в том, что облачные технологии меняют бизнес. Небольшие компании ценят возможность хранения документов в облаке и удобного управления ими, крупные игроки бизнеса - возможность экономии средств на приобретении и обслуживании собственной инфраструктуры по хранению данных.

Что нам предлагают облака

Самое важное - облачное хранение . Цифровые документы всегда доступны из любой точки мира и не занимают пространства в офисе в виде файлов. Некоторые облачные сервисы позволяют хранить файлы и документы без ограничений по размеру. Также есть сервисы, обеспечивающие доступ к разным облакам через один портал, т.е. при обращении к данным вы не заметите, что переходите с сервера на сервер.

Организация совместной работы с данными . Это один из важнейших аспектов работы в облаке. Доступ к сервисам может получить каждый сотрудник с любого устройства, что позволяет улучшить совместную работу над проектом, сокращая время на выполнение работы и бесконечную переписку по почте. Что касается безопасности данных, то документы можно защитить паролем или сделать так, чтобы они удалялись по истечении определенного времени (нескольких минут, часов или дней).

Новый тренд - облачные CRM, ERP и ECM -системы . Такого рода локальные системы используют почти в каждой компании вне зависимости от ее размера. Они обладают всеми преимуществами облачного хранения и организации совместной работы и имеют при этом единую структурированную базу данных для хранения информации. Преимущества развернутой в облаке системы заключаются в том, что вы всегда можете получить доступ к важным данным. При этом вы защищены от потери данных, если вдруг ваш внутренний сервер выйдет из строя.

Отсутствие необходимости располагать серверы прямо в офисе. Можно воспользоваться услугами сторонней компании , которая предоставит вам полноценную компьютерную инфраструктуру: серверы, системы хранения данных, сетевое оборудование, а также программное обеспечение для управления этими ресурсами. Контроль и управление инфраструктурой остается за провайдером, позволяя вам экономить деньги на содержание оборудования.

В случае выхода системы из строя, у вас всегда будет план аварийного восстановления данных . Компании, которые хранят свою информацию на сторонних ресурсах, могут не беспокоиться потерять эту информацию в случае возникновения пожара или природных катаклизмов (наводнение и т.д.), т.к. все необходимые данные можно будет получить через Интернет.

Оценивая возможности новых технологий, необходимо критично посмотреть и на потенциальные риски:

● Ваши данные находятся в руках третьих лиц, поэтому, прежде чем выбирать вендора, необходимо тщательно проверить вопрос безопасности.

● Провайдеры облачных сервисов быстро появляются и так же быстро исчезают. В этом случае есть риск потерять все данные. Вы избежите его, если имеете несколько резервных копий.

● Надежное и качественное интернет-соединение. При проблемах со связью придется работать с бумажными документами (или локальными копиями).

● Увеличение расходов тоже может стать неожиданностью, если процесс перехода на облачные технологии не был детально спланирован. Необходимо учесть возможности масштабируемости системы на будущее и при этом остаться в рамках бюджета.

● Также можно столкнуться с расхождением федеральных законов хранения данных, если облачное хранилище физически находится в другой стране. Необходимо знать, в какой стране находится ваша информация.

Недоверие к облакам в первую очередь связано с вопросом безопасности. Стоит отметить, что некоторые вендоры разрешают компаниям использовать свои ключи шифрования . Также вы можете зашифровывать файлы, прежде чем передать их в облачное хранилище. Шифрование позволит обеспечить доступ к конфиденциальной информации только авторизированным пользователям. Кроме того:

● Большинство провайдеров защищают информацию посредством AES с длиной ключей 128 или 256 бит.

● Облачные провайдеры всегда делают резервное копирование данных, что обеспечивает сохранность файлов, даже если к ним не обращались в течение какого-то времени.

● Облачные хранилища хорошо охраняются и обеспечивают сохранность данных, тогда как внешний жесткий диск или USB-накопители с информацией легко могут украсть.

Почему облака?

Ответ на этот вопрос прост: самым весомым фактором перехода на облачные технологии является простота использования инфраструктуры и экономия наличных средств*.

* По данным AIIM. В опросе принимали участие 362 респондента, можно было выбрать до 3 ответов.

Гибридные облака и будущее

Многие специалисты в этой области рынка видят будущее именно за гибридными облаками, имея в виду безопасность совместного использования информации. В гибридном облаке IT-ресурсы скомбинированы: часть из них находится во внутреннем (частном) облаке организации, а другие - в публичном облаке, которое предоставляется коммерческим провайдером. Таким образом, количество ресурсов увеличивается, а внутренний контроль приложений усиливается. «Если гибридные облака получат развитие, это будет правильное решение для многих компаний. Они еще наберут обороты», -

Документооборот в "облаке" - решение проблем среднего и малого бизнеса

Проблема организации электронного документооборота актуальна для компании любого масштаба. Однако представленные на рынке решения преимущественно рассчитаны на крупный и средний бизнес и не могут помочь СМБ. Небольшим предприятиям нужны "легкие", простые и недорогие СЭД. Впору обратиться к "облакам".

Реализация совместной работы с документами для малого бизнеса является такой же важной задачей, как и для среднего и крупного. Часто она осложняется тем, что часть сотрудников подобных компаний (например, бухгалтер) находятся "на удаленке", и в офисе рабочих мест у них нет. Бывает, что и офиса как такового не существует, и все сотрудники работают из дома. При этом очевидно, что превалирующие на рынке большие системы с недешевым внедрением не подходят для СМБ - руководителю маленького предприятия нет смысла платить за лишний функционал, нет своей площадки с мощным сервером и администраторов, готовых такую СЭД настраивать и поддерживать.

СМБ приходилось довольствоваться работой с документами с помощью обычных офисных редакторов и электронной почты. Однако пересылка, совместная разработка и согласование документов таким образом не только не помогают решить основные задачи малого бизнеса, но и значительно усложняют их. У руководителя нет четкого понимания, где и в каком состоянии находится нужная редакция документа, когда и какие правки в нее были внесены. Все это порождает хаос и заставляет тратить лишнее время на упорядочивание и контроль.

Благодаря развитию облачных сервисов на российском рынке начали появляться системы, предназначенные для решения проблемы организации совместной работы с документами именно для небольших предприятий. Одним из таких решений является облачная система электронного документооборота Docloud.

Как "облака" меняют СЭД

Облачные технологии (англ. cloud computing, также используется термин "облачные вычисления") - технология обработки данных, при которой компьютерные ресурсы и мощности предоставляются пользователю как сервис, доступный через интернет. Пользователь имеет доступ к собственным данными и при этом не должен заботиться об инфраструктуре, операционной системе и собственно программном обеспечении, с которым он работает.

Применительно к СЭД это означает, что для использования системы не нужно закупать дорогостоящее оборудование, проводить внедрение и отправлять сотрудников на обучение. Для доступа ко всем возможностям и функциям сервиса достаточно регистрации на сайте. Пользователь платит только за тот объем ресурсов, который ему нужен, и может зайти в систему с компьютера, планшета или смартфона в любой момент, где бы он ни находился.

Что умеет облачная СЭД

Рассмотрим основные функциональные особенности системы.

Начнем с того, что система позволяет хранить и систематизировать любые документы по видам или направлениям. Для этого необходимо лишь перенести эти их с ПК или со сканера в систему и, при необходимости, добавить комментарии или указать дополнительные метаданные. Стоит отметить, что вложенные файлы основных текстовых форматов (TXT, RTF, DOC) можно просматривать прямо из системы, не скачивая на устройство и не имея ПО, необходимого для просмотра файлов такого типа. Например, со смартфона, на котором не установлены программ для работы с файлами, можно просматривать файлы word и excel. Это значительно упрощает работу с планшетов и мобильных устройств.

Также руководитель может быстро и легко настроить параметры доступа, определив, какие сотрудники могут видеть или редактировать определенные документы.

Для упрощения работы с типовыми документами в системе предусмотрено создание шаблонов. С их помощью можно значительно облегчить процесс создания и наполнения таких часто востребованных документов, как "счет-фактура" или "акт".

Важной функцией организации документооборота является согласование и утверждение документа, поэтому ее реализация должна быть понятной и простой. В Docloud документ можно отправить на согласование сразу после создания, указав сотрудников, от которых требуется согласование или внесение правок, вся информация о движении документа, его текущей версии и статусе всегда доступна всем работающим с ним пользователям.

Быстрый и удобный полнотекстовый поиск позволяет находить нужные документы по содержанию вложенных в них файлов, а параметрический поиск в папках дает возможность отбора по необходимым параметрам.

Что дает облачная СЭД

Рассмотрим преимущества облачных решений для СМБ. Во-первых, при использовании такого ПО компании не приходится платить за внедрение системы. В Docloud уже предоставлено решение, содержащее все самое необходимое. Войдя в систему, пользователь обнаружит настроенные по направлениям деятельности компании папки, увидит основные, часто используемые виды документов и удобное решение для их просмотра. Все документы, уже заложенные в систему, закрывают большую часть потребностей любой небольшой компании, а при необходимости их можно скорректировать.

Во-вторых, интерфейс Docloud позволяет любому пользователю сразу начать работу с системой - все основные действия по работе с документами он может изучить в первые дни в ходе работы.

В-третьих, при использовании облачного ПО компании не нужно платить за поддержку или брать на работу системного администратора, поскольку данный вид сервиса уже включен в стоимость лицензии. При возникновении каких-либо проблем пользователь может оперативно получить ответ от специалистов, а также заглянуть на форум технической поддержки и ознакомиться с вариантами решения проблемы от пользователей, уже с ней столкнувшихся.

В-четвертых, нет необходимости переплачивать за срок использования системы. Гибкая политика лицензирования поможет выбрать свой тип подписки и указать необходимое количество пользователей. В случае возникновения проблем руководитель может приостановить работу на срок до полугода, для того, чтобы вернуться в нее позже. При этом все настройки и документы для него будут сохранены.

Чем "облака" заманивают гигантов

Мы рассмотрели выгоды от использования облачной СЭД для руководителей небольших компании, однако данный функционал может быть интересен не только для них.

Представим себе руководителя одного из отделов крупной компании- его отделу понадобилась недорогая и простая система внутреннего согласования документов, но СЭД, установленная в его организации, слишком перегружена функционалом или не может позволить ему отделиться от общей структуры. В таком случае ему подойдет Docloud, в которой он сможет реализовать свои задачи, не разворачивая дополнительных систем в офисах предприятия и не тратя на это много денег из бюджета отдела.

Или представим себе проектную команду, состоящую из сотрудников нескольких различных организаций, которым необходимо согласовывать документы между собой. В такой ситуации развернуть локальное решение не представляется возможным и можно воспользоваться системой Docloud. При этом им не придется покупать данное решение на долгий срок - выбрав оптимальный тариф на время жизни проекта, они могут прекратить использование системы сразу после его завершения.

Аннотация: В статье приводится анализ современного состояния рынка СЭД в России. Выявлены преимущества применения облачных технологий в государственном секторе. Рассмотрены особенности внедрения облачных СЭД в органах государственной власти.

Ключевые слова: облачные технологии, СЭД, государственный сектор.

В настоящее время в России происходят значительные изменения в области автоматизации делопроизводства и документооборота. Эксперты отмечают активную заинтересованность отечественных организаций в использовании преимуществ, которые дает электронный документооборот.

Стимулирование развития российского рынка систем электронного документооборота (СЭД) происходит за счет таких трендов как, импортозамещение, создание реестра российского ПО, развитие облачных технологий, а также процесс масштабирования или замены устаревших IT-решений.

По данным TAdviser в 2016 г. наиболее активно проекты СЭД реализовывались в государственном секторе и социальных структурах. Порядка 19% из почти 4 тыс. внедрений данного класса систем относятся именно к госструктурам. Высокий спрос на СЭД также зафиксирован в финансовой отрасли, строительстве, торговле, машиностроении и энергетике.

Согласно данным TAdviser лидером по внедрениям СЭД в госсекторе является компания «КС-Консалтинг», партнер компании «Электронные офисные системы» (разработчик СЭД «Дело»). Далее следует сама компания ЭОС, Digital Design (партнер-интегратор Docsvision), ЭЛАР и «Офис-Док» (рисунок 1).

Рисунок 1. Доли компаний по количеству СЭД-проектов в госсекторе

Хотелось бы отметить, что значимым трендом, который сейчас наблюдают все эксперты и который оказывает значительное влияние на всю отечественную отрасль автоматизации документооборота, является «облачный документооборот».

«Облачный документооборот» - это современная технология документооборота, в которой необходимое программное обеспечение для работы с документами предоставляется пользователю как интернет-сервис. Это услуга по модели SaaS (Software as a Service) – программное обеспечение как сервис. Данный подход позволяет не покупать программный продукт, а временно использовать его при возникновении потребности, оплачивая фактическое время использования ресурса.

Применение СЭД в формате SaaS имеет ряд преимуществ, которые выражаются в первую очередь в экономии денежных средств на покупку, установку и поддержку соответствующего программного обеспечения. Гибкость и масштабируемость облачного решения позволяет подключать к системе любое количество пользователей в любое время из любой точки мира – потребность, которая вызвана увеличением мобильности современного бизнеса. Использование облачного документооборота также позволяет компаниям, имеющим филиалы, дочерние компании, стандартизировать документооборот за счет использования единой версии программного обеспечения всеми структурами компании. Таким образом, для многих организаций СЭД по модели SaaS становятся единственной возможностью разумного управления ресурсами и затратами.

Эксперты утверждают, что применение облачных СЭД в будущем будет только возрастать, особенно это касается субъектов среднего и малого бизнеса. По мнению специалистов, системы электронного документооборота крупных компаний будут развиваться в так называемых «частных» облаках, которые позволяют централизовать средства документооборота территориально распределенных компаний в едином Data-центре .

Хотелось бы отметить, что тенденция включать в IT-стратегию облачные сервисы со стороны государственных учреждений стала заметной только в последнее время. Внедрение программного обеспечения по облачной модели российскими министерствами и ведомствами отражает национальную специфику в условиях изменения международных отношений с одной стороны и усложнения экономической ситуации в России с другой. В настоящий момент органы власти вынуждены оптимизировать затраты на выполнение своих функций, в том числе экономя на IT-сервисах на фоне общего тренда развития электронного правительства.

В целом госзаказчики в большей степени готовы к построению собственных частных облаков, чем к аренде публичных сервисов. Работе госорганов с публичными облаками препятствуют требования безопасности и регулирования, в том числе в части ограничения закупок сервисов иностранного производства. По модели SaaS государственные структуры сегодня потребляют решения в области управления контентом, электронным документооборотом, совместной работой или проектами.

В 2016 г. компанией «Новые облачные технологии» и аналитическим центром TAdviser было проведено исследование «Облачные сервисы в органах власти» . По данным исследования наиболее распространенными видами облачного программного обеспечения среди опрошенных органов власти являются системы электронного документооборота и сервисы хранения данных (около 80%) (рисунок 2).

Рисунок 2. Виды программного обеспечения, используемого по облачной модели

Наиболее передовыми регионами с точки зрения использования облачных решений в государственном секторе являются: Москва, Санкт-Петербург, Татарстан, ХМАО-Югра, Тульская область (таблица 1).

Таблица 1.

ТОП-5 регионов РФ по миграции на облачные решения по 10-балльной шкале

В данных регионах широко распространена миграция госсектора на облачные СЭД. В частности, в госучреждениях Москвы и Московской области внедрена облачная СЭД «Практика». Всего это решение используют более 40 федеральных и региональных органов власти.

Стоит отметить, что продолжительное время основным фактором, сдерживающим распространение облачных технологий, в том числе и облачных СЭД, в российских регионах, были ограничения каналов связи и главным образом - недостаточный уровень развития широкополосного доступа.

В настоящий момент ситуация выравнивается. Как показало проведенное исследование «Облачные сервисы в органах власти», более 60% из опрошенных региональных организаций подтверждают использование облачных сервисов или планы миграции. Определенным драйвером для охвата регионов облаками стала платформа О7 оператора «Ростелеком», которая была ориентирована как раз преимущественно на сервисы для регионов и муниципалитетов.

На базе данной платформы компанией ЭОС был создан облачный сервис электронного документооборота О7.ДОК. Данный сервис объединен с единой системой идентификации и авторизации (ЕСИА), с региональной инфраструктурой электронного правительства, в том числе с системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), и дает возможность обмениваться данными с WEB-сервисами органов власти.

Безусловно, для использования СЭД на базе SaaS в государственных учреждениях необходима серьезная проработка в связи с требованиями по безопасности и качеству удаленного соединения с системой. Основным способом решения проблемы информационной защиты сегодня является размещение СЭД для подведомственных предприятий и организаций, а также для органов местного самоуправления, не в сети Интернет, а в сети регионального органа государственной власти с организацией защиты каналов, которая учитывает необходимые требования . На сегодняшний день данная практика сложилась уже во многих регионах страны. Так, с 2011 г. правительство Москвы развивает систему электронного документооборота на базе продукта «Практика», подключая к ней ведомства и бюджетные учреждения.

При использовании данной схемы на уровне субъекта РФ создается частное облако, в котором разворачиваются все решения, необходимые как для автоматизации самого регионального органа государственной власти, так и всех подведомственных учреждений. Это обеспечивает эффективную передачу документов как в вышестоящие органы, так и между подведомственными организациями, в том числе между муниципальными органами власти, и прозрачный контроль состояния исполнения документов, которые поступили из вышестоящих учреждений. При этом обеспечивается единый подход как к регламентации работы, так и к защите информации.

Также необходимо отметить, что в России неравномерно развита сфера автоматизации документооборота. У крупных госструктур федерального уровня эта составляющая развита лучше, чем на региональном и местном уровнях. Специалисты отмечают, что от внедрения облачных СЭД выгоднее всего слабым в части информатизации госструктурам . Кроме того, доминирующие причины отказа от использования облачных сервисов по-прежнему сводятся к вопросам информационной безопасности, а также к нормативно-правовым ограничениям. Представители региональных органов власти видят также проблемы в ограниченном финансировании.

В заключении хотелось бы отметить, что тренд «ухода» в «облака» сервисов по организации электронного документооборота и, в частности, предоставления решений по модели SaaS стал одним из основных в рассматриваемой отрасли. Прогресс в области облачных вычислений во многих случаях уже сегодня делает экономически эффективной модель размещения СЭД в облаке и предоставления организациям соответствующих услуг по их использованию.

Список литературы:

1. «Облака» в госсекторе: исследование TAdviser и «Новые облачные технологии». [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.tadviser.ru (дата обращения: 20.11.2017)
2. Документооборот в облаках. Преимущества и риски. [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://www.eos.ru (дата обращения: 21.11.2017)
3. Как запустить государство в облака. [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://www.eos.ru (дата обращения: 22.11.2017)
4. СЭД в формате SaaS. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.tadviser.ru (дата обращения: 22.11.2017)

Делопроизводство и документооборот - важные вспомогательные процедуры системы управления компанией, фактически формирующие структуру ее управленческих процессов, непосредственно влияющих на работу организации в целом. Вместе с тем для развертывания полноценной системы управления электронным документооборотом необходимы выделенные серверы, соответствующая инфраструктура и кадры, что может оказаться дорого для компаний. Сервисная модель и облака позволяют значительно расширить целевую аудиторию систем управления электронным документооборотом. Большинство производителей систем электронного документооборота (СЭД) ориентируются на компании и организаций с выраженной территориальной распределенностью и достаточно большим количеством рабочих мест. Именно такие компании остро нуждаются в оптимизации документооборота и организации электронного взаимодействия. Однако далеко не каждая компания имеет достаточно ресурсов для оплаты «входного билета» в процесс внедрения СЭД. Предоставление услуг документооборота по модели SaaS (Software as a Servise) оказывается вполне приемлемы для организаций любого размера и профиля, предъявляющих различные требования к защите информации.

Функциональность СЭД

По функциональности СЭД можно разделить на (рис. 1): классические решения автоматизации документооборота, востребованные преимущественно государственными заказчиками - функциональность и интерфейсы здесь давно определены; системы управление документацией (отраслевой, нормативной, распорядительной); инструменты групповой работы с документами; системы управления типовыми процессами (автоматизация потоков работ); системы управления произвольными процессами.

Архитектура облачных СЭД

Любая современная СЭД вне зависимости от того, на какой концепции базируется методика ее продаж и какие процессы она автоматизирует (делопроизводство, документооборот, информационную поддержку моделей управления), построена на основе трехзвенной архитектуры (рис. 2). В основании находится СУБД и при необходимости система криптографической защиты. Второй и третий уровни заняты системными и прикладными сервисами, а также сервером приложений. Имеется еще четвертый уровень, включающий интерфейсные решения, позволяющие создать максимально функциональный интерфейс для конкретного устройства (настольного ПК, планшетного компьютера, мобильного телефона и пр.).

В основании лежит промышленная СУБД от Microsoft, IBM или Oracle. В ее задачи входит безопасное хранение электронной документации, организация доступа к ней, в том числе и иерархического (IBM Lotus Domino/Notes). Кроме СУБД в нижний уровень классической трехзвенной архитектуры СЭД могут входить информационная и транспортная инфраструктура, а также система обеспечения информационной безопасности с поддержкой крипографических процедур, электронной подписи.
В облачной системе хранение данных может осуществляться как в едином, выделенном хранилище, так и распределенно, например, по месту ввода документов в систему, что может быть особенно актуально при облачной автоматизации документооборота организации с большим количеством офисов, находящихся в различных регионах.

В качестве основы современной СЭД могут быть использованы специфические документоориентированные решения по управлению корпоративным контентом. Заметную долю этой части рынка составляет платформа Lotus. Если рассмотренные ранее СУБД представляют реляционный подход к управлению базами данных, а сами сведения в них представлены в виде прямоугольных таблиц, то данные в Lotus Domino хранятся иерархически, то есть в структуре, сходной с обычным хранением документов в организации. Этот подход заметно совершенствует процедуры управления документацией, что и позволило этой технологии занять заметное место в современном рынке СЭД-решений.

Немного особняком в данной группе стоит решение Microsoft, предназначенное скорее для управления корпоративным контентом, - SharePoint. Являясь ECM-платформой, SharePoint находит множество поклонников, особенно в среднем бизнесе, так как системы, построенные на ее основе, могут легко масштабироваться и по объему, и функционально в зависимости от текущих потребностей бизнеса, тем не менее, подходы на основе SharePoint пока практически не реализованы в виде облачных СЭД.

У многих отечественных разработчиков СЭД, особенно плотно взаимодействующих с вендорами, существует одновременно несколько промышленных решений, созданных как в рамках общей трехзвенной архитектуры, так и в качестве надстройки над документоориентированной средой, позволяющей эффективно управлять документными данными самостоятельно.

Второй и третий уровни трехзвенной архитектуры реализует сервер приложений и разнообразные системные сервисы, ресурсы которых используются прикладными модулями СЭД - программный комплекс, обеспечивающий базовый функционал СЭД. К примеру, в процедуре обработки входящей корреспонденции такой универсальный комплекс обеспечивает систему следующей функциональностью: нумерация документов; хранение контента документов (образ, текст); автоматизация стандартных процедур (согласование, утверждение или подписание).

Безусловно, задач, решаемых сервером приложений, значительно больше, однако рассматривать их следует исключительно в контексте обеспечиваемого ими функционала.

СЭД в «облачной» версии принципиально не отличается. Таким образом, для этой категории потребителей архитектурные аспекты решения, как и аспекты управления лицензиями, не важны.
Особняком в рассмотренной нами архитектуре является четвертый уровень, представляющий собой уровень интерфейсов пользователя (UI), предназначенных для организации удобного и полноценного взаимодействия конечного пользователя с СЭД как таковой, а также периферийного оборудованием, входящим помимо СЭД в комплекс рабочего места пользователя (сканер, принтер, сканер штрих-кода и т.д.).

Уровень интерфейсов пользователя может быть разделен на категории по типам используемых интерфейсов:

. «Толстый» клиент. Наиболее старая СЭД, обеспечивающая однако полнофункциональное взаимодействие пользователя с СЭД. Представлена обычно в виде программного модуля, инсталлируемого непосредственно на пользовательскую станцию, что указывает на его основные недостатки: затратность в развертывании и дальнейшей эксплуатации. «Толстые» клиенты зависимы от типа операционной системы приложения. Такой подход считается достаточно устаревшим, и решения на его основе для облачных СЭД не используются.
. «Тонкий» клиент. Современная СЭД, взаимодействующая с пользователем через web-интерфейс посредством интернет-браузера. Причем это взаимодействие может быть организовано как внутри локальной сети организации, так и через vpn и сеть Интернет. Отсюда очевидны легкость в развертывании и обслуживании. Функционал такой системы можно обновлять без массовой перестановки клиентских приложений, что также заметно сокращает издержки. В современных «облачных» СЭД такой вид интерфейса, не зависящий от платформы рабочего места, является основным.
. Мобильный клиент, предназначенный для эксплуатации на современных мобильных бизнес-ориентированных платформах: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android и MS Windows Phone. Только решения на основе iOS и BlackBerry OS обеспечивают надлежащий уровень безопасности при передаче данных на телефон и обратно.

Современные системы электронного документооборота, продолжают развиваться, захватывая новые секторы рынка и предоставляя услуги в рамках новых бизнес-моделей, основной из которых является SaaS.
Большое количество именно архитектурных аспектов совпадают как для классических СЭД, так и для облачных. Тем не менее, облачные решения в области документооборота имеют и много отличий от обычных корпоративных информационных систем, которые практически исключают возможности редизайна классического СЭД-решения в облачное, чем в текущий момент и объясняется выраженно слабая представленность облачных решений в секторе систем электронного документооборота на отечественном рынке. В прошлом году таких систем официально было введено в промышленную эксплуатацию не менее трех, то в 2012-м разработчики обещают не менее пяти облачных документоориентированных решений. Новые решения должны привнести как технические, как и юридические новые подходы к возможностям лицензирования и биллинга, а также обеспечение взаимосвязи с государственными портальными решениями, системами межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) и межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Проблемы выбора

Если для компании задача выбора облачным документооборотом совпадает с первой автоматизацией документооборота вообще, то есть компания становится перед выбором «внедрять ли классическую СЭД, либо просто подключиться к имеющемуся облачному решению», финансовая выгода «облачного варианта» явно заметна. Но вопрос доверия к провайдеру облачного решения при этом может стоять достаточно остро. И здесь надо ответить на ряд вопросов: обеспечит ли провайдер реальную, а не декларируемую конфиденциальность хранимых в системе документов, будет ли своевременно делать резервное копирование данных и др.
Одним из ключевых документов, определяющих правоотношения между провайдером и клиентом является SLA (Service Level Agreement). Договор SLA в отличие от обычного договора оказания услуг подразумевает не только и не столько перечень выполняемых провайдером работ, а определяет все сервисы облачной СЭД, которые будут предоставляться клиенту в течение действия договора, а также временные границы, в которых эти сервисы будут предоставляться в надлежащем объеме и качестве. В договоре четко определяются все временные границы решения возникающих инцидентов и проблем, определяются меры дисциплинарного воздействия на провайдера при неисполнении либо ненадлежащем исполнении обязательств.

Облачная СЭД или нет?

Несмотря на то, что SaaS-подход отлично функционирует во многих ситуациях, и существует большое количество доводов «за», внедрение в компании именно «облачной» СЭД пока встречает сопротивление. Какие критерии могут подсказать о том, как проводить автоматизацию документооборота?

Критерий 1. Стремительное увеличение объемов документооборота.
Для небольшой либо средней компании такой признак является первым сигналом к тому, что пора задумываться об автоматизации этой группы процессов. Стремительное увеличение объемов контента как внутри предприятия, так и между компаниями обусловило необходимость внедрения эффективных систем и технологий управления документооборотом. Web-сервисы дают возможность многим компаниям быстро автоматизировать управление контентом с такими преимуществами, как значительно более низкая цена приобретения и более простое администрирование ИТ-системы. Поставщик отвечает за управление инфраструктурой и поддержку сервиса, пользователю не приходится что-либо покупать, поддерживать или чем-либо управлять.
Считается, что в большинстве случаев крупные предприятия могут потенциально сэкономить более 50% затрат на инфраструктуру и управление в сравнении с традиционным внедрением программного продукта, выбрав для управления документами модель SaaS. Для небольших компаний автоматизация документооборота посредством «облачной» СЭД выйдет еще менее затратной, т.к. относительная стоимость инфраструктуры, а также стоимость администрирования при этом заметно снижаются.

Критерий 2. Требуется ли компании единичное приложение или система из нескольких взаимосвязанных модулей?
Некоторым компаниям необходимы многочисленные функции, такие как возможность получать и отправлять почту из приложения; распознавание текста для преобразования факсов и отсканированных документов в текстовые документы, прочие функции для лучшей организации контента. Такие важные мелочи намного дешевле и качественнее может реализовать только провайдер.

Критерий 3. Какова необходимая скорость внедрения?
Традиционно этап закупки типового программного обеспечения, включающий в себя проведение тендера, разработку технического задания, тестирование и переговоры, может занять месяц, после этого наступает срок выполнения работ, что в условиях средней организации с 50-100 рабочими местами в СЭД составляет еще пару месяцев. При выборе облачной СЭД заказчик увидит приложение в работе уже в период тестовой эксплуатации, а окупаемость инвестиций наступит намного раньше.

Критерий 4. Существуют ли удобные инструменты миграции данных в облачную систему из СЭД, уже эксплуатируемой на предприятии. Какова вероятность того, что данные частично или полностью могут быть повреждены или утрачены? В свою очередь уже вам необходимо оценить риски, возникающие и во время миграции, и во время эксплуатации системы документооборота на облачной платформе.

Критерий 5. У вас ограниченный бюджет проекта? При внедрении «облачной» СЭД стартовые затраты значительно снижены и соизмеримы со стоимостью эксплуатации. Хотите ли вы сократить ваши стартовые затраты?
Приобретение типового программного обеспечения часто влечет за собой большие затраты на лицензии. Экспертная оценка стоимости типового пакета программ составляет приблизительно 15% от стоимости владения и эксплуатации этого приложения на протяжении 5 лет. При использовании облачного решения стоимость права собственности можно рассматривать как небольшой ежемесячный взнос, а не огромные капиталовложения.

Критерий 6. Необходима ли вам постоянно совершенствующаяся ECM система?
Если основное направление бизнеса компании быстроразвивающееся, то использование модифицируемой «облачной» СЭД может значительно уменьшить расходы компании на управление программным обеспечением: изменения в такой системе происходят одномоментно для всех, при этом установка дополнительного ПО исключена. Как следствие, поставщик решения осуществляет обновления на сервере, которые мгновенно становятся доступны посредством Web-доступа, поэтому обновление версий проходит незаметно для эксплуатанта и дополнительно не оплачивается.

Критерий 7. Можете ли вы оценить риски, которые возникнут при уходе провайдера информационной системы с рынка? Во многом ответом на этот вопрос являются технические решения, позволяющие осуществить миграцию данных как из самого облака, так и из резервных копий. С другой стороны, вероятность дискредитации документов, возникающая при изменении провайдера системы по прежде всего политической мотивировке подобных действий, может быть минимизирована за счет применения криптографических средств защиты информации надлежащей стойкости.

Критерий 8. Можете ли вы управлять вашим бизнесом по принципу Парето, когда основные возможности продукта могут решить максимум задач, возлагаемых на него? Если да, то внедрение на основе «облачной» СЭД подходит для рассматриваемой организации, если же функциональность более раздроблена, а также существуют задачи, которые с ее помощью совсем не решаются, значит реализация целей на основе выбранной «облачной» СЭД, скорее всего, сомнительна и требуется дополнительный анализ для принятия управленческого решения об автоматизации документооборота именно таким образом. Это происходит потому, что большинство хорошо спроектированных «облачных» систем предлагает большие функциональные возможности. Однако некоторые специализированные функциональные возможности предоставить не могут. Поэтому многие компании боятся, что потеряют гибкость. Но при более эффективном использовании допускается решение, при котором СЭД будет обеспечивать только стандартную функциональность. Другие функциональные возможности, требующиеся компании, могут быть реализованы дополнительно.