Darbdavys prarado darbo sutartį, ką daryti. Personalo dokumentų atgavimas. Darbuotojas paprašė jį patvirtinti darbo sutarties kopija. Kaip tai padaryti teisingai

Klausimas

Atliekant personalo auditą paaiškėjo, kad darbdavys ir darbuotojas neturi vienos pasirašytos darbo sutarties su darbuotojais. Kaip dabar bus atkurti personalo dokumentus ir su visais sudaryti darbo sutartis ir įsakymus dėl įdarbinimo?

Atsakymas

Darbo sutarties atkūrimo tvarka nėra nustatyta norminiais aktais.

Rekomenduojama sudaryti naują darbo sutartį. Tokiu atveju nurodykite sutarties sudarymo datą ir darbo santykių pradžios datą - kada darbuotojas buvo priimtas į organizaciją. Norėdami atkurti dokumentus, darbdaviui rekomenduojama išduoti įsakymą dėl dokumentų praradimo, prarastų dokumentų sąrašą, jų atkūrimo laiką ir nurodyti asmenį, atsakingą už personalo dokumentų atkūrimą. Šis įsakymas gali būti išduotas remiantis atsakingo asmens tarnyba arba memorandumu, kuriame užfiksuotas darbo sutarčių nebuvimo faktas.

Pagrindimas

Dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo klausimus reglamentuoja 2004 m. Spalio 22 d. Federalinis įstatymas N 125-FZ (su pakeitimais, padarytais 2017 m. Birželio 18 d.) „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“. Personalo dokumentų saugojimo tvarkos ir terminų teisinis reguliavimas atliekamas remiantis standartinių administracinių archyvinių dokumentų, suformuotų vykdant valstybės institucijų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašu, nurodant saugojimo laikotarpius, patvirtintus Įsakymu. Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. N 558. Nurodyto sąrašo 8 skirsnyje „Personalo saugumas“ pateikiama informacija apie asmens bylų saugojimo laikotarpį, įskaitant darbuotojų įsakymų kopijas. Organizacijos privalo užtikrinti archyvinių dokumentų, įskaitant dokumentus apie personalą, saugumą federalinių įstatymų ir kitų teisės aktų nustatytu saugojimo laikotarpiu. teisės aktai Rusijos Federacija, taip pat dokumentų, numatytų str. Federalinio įstatymo N 125-FZ 23 straipsnis. Šių dokumentų saugojimo laikas yra 75 metai. Atostogų grafiko saugojimo laikotarpis yra 1 metai, o kitų atostogų dokumentų saugojimas - 3 metai.

Taigi, pametus personalo dokumentus su darbuotojų parašais, darbdavys turėtų juos atkurti, nes galiojantys teisės aktai darbdaviui nustato pareigą užtikrinti personalo dokumentų saugumą.

Darbo sutarties atkūrimo tvarka nėra nustatyta norminiais aktais.

Norėdami atkurti dokumentus, darbdaviui rekomenduojama išduoti įsakymą dėl dokumentų praradimo priežasčių, pamestų dokumentų sąrašo, jų atkūrimo laiko ir nurodyti asmenį, atsakingą už personalo dokumentų atkūrimą. Šis įsakymas gali būti išduotas remiantis atsakingo asmens tarnyba arba memorandumu, kuriame užfiksuota darbo sutarčių nebuvimas (ir, jei įmanoma, jų praradimo priežastis).

Reguliavimo institucijų specialistų nuomone (žr. Klausimas: Mūsų biure kilo gaisras ir visi personalo dokumentai buvo prarasti. Atkūrę darbo knygas, išsprendėme problemą. Ir mes nežinome, kaip atkurti darbo sutarčių kopijas. Situaciją apsunkina tai, kad kai kurie darbuotojai praranda darbo sutarčių kopijas. Ką daryti tokioje situacijoje? ("Žmogiškųjų išteklių skyrius komercinė organizacija“, 2014, N 2) („ ConsultantPlus “)), jei darbo sutartis buvo išsaugota elektronine forma, turi būti išduotas darbo sutarties dublikatas. Tokiu atveju dokumento dublikatas turi atitikti visus darbo sutarties vykdymui keliamus reikalavimus ir būti identiškas pamestoms darbo sutarties kopijoms. Jei elektronine forma nėra darbo sutarties, jie rekomenduoja sudaryti naują darbo sutartį. Tokiu atveju nurodykite sutarties sudarymo datą ir darbo santykių pradžios datą - kada darbuotojas buvo priimtas į organizaciją. Be to, darbo sutarties tekste rekomenduojame nurodyti, kad buvo sudaryta sutartis pakeisti prarastą.

Mūsų nuomone, saugiausias variantas darbdaviui yra antrasis variantas, nes galimybė išduoti darbo sutarties dublikatą nėra tiesiogiai numatyta dabartiniuose darbo teisės aktuose (pvz., Galimybė išduoti darbo sutarties dublikatą). darbo knyga).

Mes rekomenduojame: papildomai susipažinkite su medžiaga, paskelbta „ATP ConsultantPlus“ - Klausimas: Ką darbdavys gali padaryti praradęs personalo užsakymus su darbuotojų parašais (ypač dėl atostogų ir personalo perkėlimo)? Kokia jų atkūrimo tvarka? Ar būtina atkurti atleistiems darbuotojams tokius įsakymus? (Ekspertų konsultacijos, 2012 m.) („ConsultantPlus“)

Visi prarasti darbo sutartys... Kaip darbdavys gali juos atkurti? Kaip teisingai sudaryti darbo sutarties dublikatą? Ar darbo sutartis sudaryta iš naujo? Darbuotojas paprašė jį patvirtinti darbo sutarties kopija. Kaip tinkamai patvirtinti šią kopiją? Kokių sankcijų darbdavys turėtų tikėtis, jei nepateiks darbuotojui savo darbo sutarties kopijos?

Visos darbo sutartys prarastos. Kaip darbdavys gali juos atkurti?

Darbo įstatymai tiesiogiai nenurodo darbo sutarčių atkūrimo tvarkos. Todėl darbdavys gali ją individualiai sukurti savo įmonei. Pavyzdžiui, šiuo klausimu parengite atskirą vietinį reguliavimo aktą, pridėkite atitinkamą stulpelį prie instrukcijos HR administravimas ().

Galima iš anksto numatyti, kad jei dėl kokių nors priežasčių prarandamas darbo sutarties originalas, surašomas jos dublikatas (GOST R 7.0.2013). Tuo pačiu metu būtina nurodyti kokiais dokumentais registruojama ir per kokį laiką.

Beje, darbdavys gali nustatyti tokią tvarką: prarastus darbo sutarčių originalus galima atkurti remiantis darbuotojų rankose esančiomis kopijomis. Taigi, jei ši darbdavio teisė yra išdėstyta įmonės vidaus taisyklėse, tai bus teisėta per tris darbo dienas nuo nuostolių nustatymo momento reikalauti iš darbuotojų jų darbo sutarčių. Darbdavys juos naudos darydamas kopijas ir grąžindamas darbuotojams kopijas. Tokie veiksmai turėtų būti apriboti iki tam tikro laiko. Pavyzdžiui, darbdavys ar personalo pareigūnas, kaip jo atstovas, įsipareigoja padaryti viską per darbo savaitę.

Dėmesio!

Darbo teisės aktuose nenurodytas darbo sutarties dublikato surašymo terminas. Todėl terminas gali būti bet koks, bet neviršijant pagrįstų ribų, ir negali būti pratęstas per ilgus mėnesius.

Darbdavys savo darbo sutarčių kopijas papildomai gali įrašyti į elektroninę duomenų bazę. Tada vietiniame norminiame akte galite nurodyti, kad sutarčių popierinės kopijos bus sudaromos remiantis elektroniniais dokumentais. Tai reiškia, kad jums nereikės iš darbuotojų reikalauti jų kopijų, o tai padės žymiai sumažinti dokumentų tvarkymą.

Kaip teisingai sudaryti darbo sutarties dublikatą?

Jei prarandami abu darbo sutarties egzemplioriai, kaip galite tinkamai sudaryti jos dublikatus?

Pakartokime, kad teisės aktuose nėra nustatyta tvarka darbo sutarties dublikato registracija. Darbdavys pasilieka teisę savarankiškai jį sukurti, numatydamas tai vietiniame norminiame akte.

Kurdamas dublikatų išdavimo procedūrą, personalo pareigūnas neturėtų pamiršti šių aplinkybių:

Pagal taisykles rašytinis darbo sutarties originalas sudaromas dviem egzemplioriais, ant kurių kiekviena šalis padeda savo parašą (). Tai reiškia, kad taip pat turėtų būti surašyti ir pritvirtinti pamestų dokumentų dublikatai. Be to, darbuotojas turi pasirašyti darbdavio dublikatą, šiuo parašu patvirtindamas jo dokumento kopijos gavimą.

Dėmesio!

Dublikate nurodyta informacija turi atitikti pamestos darbo sutarties originalo turinį. Informacija ir sąlygos, būtinos darbo sutarčiai sudaryti, yra išdėstytos Darbo kodekse.

Darbdavys taip pat gali atkurti šią informaciją ir sąlygas, vadovaudamasis įsakymais įsidarbinti, paimdamas juos iš darbo knygos, asmens kortelės ar kitų darbuotojų dokumentų.

Ar darbo sutartis sudaryta iš naujo?

Gamyklos personalo skyriuje darbo sutartis su darbuotoju buvo prarasta, darbuotojas taip pat nerado savo kopijos. Ar galima vėl sudaryti darbo sutartį nepadarius dublikato?

Atsakymas yra „taip“. Nesant teisės aktų dėl prarastų darbo sutarčių atkūrimo, darbdavys gali laisvai veikti, spręsdamas tokią problemą. Net jei abu egzemplioriai išnyko, vadovas gali sudaryti ir įvykdyti naują darbo sutartį su darbuotoju, nesiimdamas dublikato, bet nepamiršdamas apie informaciją ir sąlygas, išdėstytas pirmame prarastame dokumente (Darbo sutarties 57 straipsnis). Rusijos Federacijos kodeksas).

Mes nustatome faktinę datą, sutarties sudarymo ir pasirašymo metu, ir kaip atskirą punktą išleidžiame darbuotojo įdarbinimo datą. Labai rekomenduojama į naujos sutarties tekstą įtraukti pastabą, kad ji buvo sudaryta ir pasirašyta siekiant pakeisti prarastą.

Darbuotojas, pametęs kopiją, prašo darbdavio pateikti jam darbo sutarties kopiją. Ar įmonė privalo patenkinti darbuotojo prašymą?

Teisiškai nustatyta, kad su darbu susijusių dokumentų darbdavys privalo raštu išduoti darbuotojui prašymą išduoti jo kopijas (). Kadangi šių dokumentų sąrašas yra atviras, darbuotojas turi teisę reikalauti darbo sutarties kopijos. Darbdavys privalo pateikti darbuotojui tokią kopiją visiškai nemokamai per tris darbo dienas nuo prašymo pateikimo.

Patarimas

Gali atsitikti taip, kad personalo skyriuje visiškai atsitiktinai per nesusipratimą jie paėmė pinigus iš darbuotojo už darbo sutarties kopijos padarymą. Nedelsdami grąžinkite sumą su atsiprašymu.

Darbuotojas paprašė jį patvirtinti darbo sutarties kopija. Kaip tai padaryti teisingai?

Kopijų patvirtinimo tvarka () yra teisiškai nustatyta, o tai reiškia, kad darbuotojui išduota darbo sutarties kopija turi būti tinkamai patvirtinta ().

Norint tinkamai apsaugoti popierinę kopiją, lapo apačioje po visos įvestos informacijos reikia parašyti žodį „Tiesa“ (be kabučių ir kitų skyrybos ženklų), nurodyti kopiją patvirtinusio įgalioto asmens pareigas, paprašykite jo pasirašyti ir perrašyti, pritvirtinti dokumento patvirtinimo datą ().

Ar verta uždėti antspaudą ant sutarties kopijos, sprendžia darbdavys, bet ar duoti dokumentą teisinė reikšmė, kopija užantspauduojama antspaudu.

Darbdavys turi teisę atmesti darbuotojo prašymą duoti jam notaro patvirtintą darbo sutarties kopiją. Pagal darbo įstatymus (Rusijos Federacijos darbo kodekso 62 straipsnis) jis nėra įpareigotas išduoti tokius dokumentus, nebent, žinoma, tai yra nurodyta vietiniame norminiame akte. Jei toks įrašas yra prieinamas, darbdavys turi įvykdyti darbuotojo prašymą, mokėdamas už notaro paslaugas iš savo kišenės (Rusijos Federacijos darbo kodekso 62 straipsnis).

Kokių sankcijų darbdavys turėtų tikėtis, jei nepateiks darbuotojui darbo sutarties kopijos?

Darbuotojas buvo priimtas į darbą, jis pasirašė du darbo sutarties egzempliorius, po to dokumentai buvo perduoti vadovui tvirtinti. Praėjo šiek tiek laiko, tačiau darbuotojas neatgavo savo sutarties kopijos. Ar tai gresia darbdaviui bausme?

Darbo sutartis surašoma dviem egzemplioriais. Ir jei vienas dokumentas yra saugomas darbdavio, tada antrasis tikrai bus perduotas darbuotojui ().

Darbo teisės aktai yra privalomi. Jei darbdavys nori ar nenori pažeidžia galiojančią taisyklę, jam gali būti skirta administracinė nuobauda (Administracinių teisės pažeidimų kodekso 5.27 straipsnis).

Už tokį nusižengimą gresia bauda, ​​už pareigūnai- nuo 1 tūkst. iki 5 tūkst. rublių organizacijai, išskyrus baudą nuo 30 tūkst. iki 50 tūkst. rublių, gali būti taikomas administracinis veiklos sustabdymas iki 90 dienų.

Pareigūnas, neperdavęs darbuotojui savo darbo sutarties kopijos ir anksčiau padaręs panašų nusikaltimą pagal šį straipsnį, gali būti diskvalifikuotas nuo vienerių iki trejų metų.

Dėmesio!

Padarius panašią nusikalstamą veiką suprantamas ne tik pakartotinis darbuotojo sutarties kopijos nepateikimas, bet ir kito darbo teisės aktų pažeidimo padarymas.

Darbo sutartis yra darbdavio ir darbuotojo susitarimas, pagal kurį darbdavys įsipareigoja suteikti darbuotojui darbą tam tikrai darbo funkcijai užtikrinti, kad būtų užtikrintos darbo sąlygos, numatytos darbo teisės aktuose ir kituose aktuose, kuriuose yra normų darbo teisė, kolektyvinė derybų sutartis, susitarimai, vietos taisyklės ir ši sutartis, laiku ir visiškai sumokėti darbuotojui atlyginimą, ir jis asmeniškai įvykdys šioje sutartyje nustatytą atlyginimą darbo funkcija, laikytis šiam darbdaviui taikomų vidaus darbo reglamentų (Rusijos Federacijos darbo kodekso 56 straipsnis). Įpareigojimas sudaryti darbo sutartį yra numatytas str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 16, 56, 57, 67 straipsniai.
Darbo sutarties atkūrimo tvarka nėra nustatyta norminiais aktais, todėl manome, kad jei darbo sutartis buvo išsaugota elektronine forma, turi būti išduotas darbo sutarties dublikatas. Tokiu atveju dokumento dublikatas turi atitikti visus darbo sutarties vykdymui keliamus reikalavimus ir būti identiškas pamestoms darbo sutarties kopijoms.
Jei nėra elektroninės darbo sutarties formos, rekomenduojame sudaryti naują darbo sutartį. Tokiu atveju nurodykite sutarties sudarymo datą, o darbo santykių pradžios datą - kada darbuotojas buvo priimtas į organizaciją. Be to, darbo sutarties tekste rekomenduojame nurodyti, kad buvo nuspręsta pakeisti tai, kas buvo prarasta dėl gaisro.

Labai dažnai įmonėse ne visi darbuotojai yra sudarę darbo sutartis, nepaisant to, kad šis reikalavimas yra įtvirtintas Rusijos Federacijos darbo kodekso 67 straipsnyje. Jų gali nebūti arba jie gali būti pasenę - be reikiamos informacijos ar proceso pakeitimų darbo veikla darbuotojas. Būna, kad darbuotojas pametė darbo sutarties kopiją ir prašo dublikato.

Nei dublikato išdavimo, nei darbo sutarties atkūrimo tvarka nėra reglamentuota įstatymų. Tačiau darbdavys išduoda reikiamus dokumentus. Kaip tai padaryti teisingai?

Jei mes kalbame apie darbo sutarties, kurios nėra, atkūrimą, tada darbo sutartį rekomenduojama sudaryti su dabartine data, nurodant joje visą chronologiją nuo darbo santykių pradžios datos: kada darbuotojas buvo įdarbintas, į kokias pareigas, į kokią organizaciją, su kokiu atlyginimu ir pan. d. Keičiant organizacijos pavadinimą, nurodoma, nuo kurios datos ji pasikeitė. Jei buvo pervedimų, pasikeitė apmokėjimas ir kitos sąlygos, taip pat patartina nurodyti darbo sutartyje. Žinoma, jei darbdavys neturi jokių duomenų ir nėra kur jų gauti, tada jie nenurodomi. Taip pat sutartyje būtina nurodyti darbo poziciją, kurią darbuotojas dabar užima, ir viskas. privalomos sąlygos, kaip šiandien, nustatyta galiojančiais darbo teisės aktais.

Kitas variantas yra sudaryti darbo sutartį su esama data, nurodant darbuotojo įdarbinimo datą (faktinė priėmimo data) ir nustatant esamas sąlygas dabar - atsižvelgiant į darbuotojo pareigas ir galiojančių teisės aktų reikalavimus. Neįtraukiama visa chronologija nuo priėmimo dienos.

Jei darbo sutartis su darbuotoju buvo sudaryta prieš įsigaliojant Rusijos Federacijos darbo kodeksui (pavyzdžiui, 2000 m.), Kurią vėliau darbuotojas prarado ir nėra pačios sutarties, tačiau yra tik rašytinius susitarimus, galite išduoti dublikatą.

Skirtingai nuo darbo knygos dublikato, kurio išdavimo tvarka numatyta įstatymuose, darbo sutarties dublikato išdavimo tvarka nėra reglamentuota įstatymų, todėl nėra aiškių nurodymų. Praktiškai darbo sutartis atkuriama įvairiai.

Dublikatas yra dokumento kopija. Kopijos pakeitimai yra nepriimtini, todėl išduodant darbo sutarties dublikatą svarbu jį tinkamai patvirtinti. Jei darbuotojas prašo pateikti jam darbo sutarties dublikatą, būtina jame nurodyti: „Darbo sutarties dublikatas Nr. __ nuo 00.00.0000, tada nurodykite tikrąją dublikato išdavimo datą“

Išduodant dublikatą, papildomi susitarimai ir darbo sutarties priedai, jei tokių yra, neturėtų būti taisomi ar naikinami, o turi būti saugomi 75 metus, nes jie turi darbuotojo ir darbdavio originalius parašus.

Jei organizacijos pavadinimas keičiamas darbo santykių galiojimo laikotarpiu, darbo sutarties dublikate bus teisinga nurodyti ankstesnį darbdavio pavadinimą - nekeičiant dokumento, patvirtinant dublikatą naujos organizacijos antspaudu su tiesiogine nuoroda ant dublikato, kada ir kokia reorganizacija juridinis asmuo buvo ir kokių dokumentų pagrindu.

Siekiant apsaugoti darbdavio interesus, jei nėra sutarčių, rekomenduojama jų nebuvimą pirmiausia užtikrinti veiksmu, kuriame būtų nurodyta, kuris iš darbuotojų neturi darbo sutarties.

Jei darbuotojas pametė darbo sutarties kopiją ir papildomą. susitarimus, jis turi tik nuskaitytas versijas, ką turėčiau daryti? Kodėl darbuotojui gali prireikti originalios darbo sutarties? Kokius dokumentus (be darbo sutarties) jis gali patvirtinti savo darbo patirtį įmonėje?

Atsakymas