Дневник за регистрация на удостоверения за заплати образец. Регистър на издадените сертификати на служители. Лично медицинско досие

За систематичната организация на документите за персонала и отчитането на издадените документи организацията обикновено поддържа регистър на сертификатите, издадени на служители.

Файлове

Няма унифицирана форма за този документ; има няколко опции за дизайн. Една от тях е представена в приложения формуляр и образец от попълването му.

Изявления

За да бъде издадено удостоверение на служителя, той първо пише изявление. Тези изявления трябва да бъдат запазени. Съгласно действащите в Руската федерация закони срокът на съхранение не трябва да бъде по-малък от три години.

На практика има ситуации, когато удостоверения за информация се изискват няколко пъти. заплатикласифицирани по години за изчисляване на пенсионните обезщетения.

За да не вършат една и съща работа няколко пъти, служителите по персонала съхраняват копия от поне веднъж поискани удостоверения в продължение на години в отделна папка. Така че, когато те са необходими в бъдеще, сертификатите винаги са под ръка.

Компоненти на списанието

Структурата на документа е достатъчно проста: корицата плюс основната секция. Заглавието на списанието, датата на неговото начало са посочени на корицата (има специална колона за крайна дата, но може да се попълни само на последния етап на попълване). Отделно място е отделено за посочване на името на организацията. Някои формуляри имат полета за посочване на периода на съхранение на документа.

Важен момент! Ако списанието е продължение на предишното, тогава тази информация с дати и връзки към предишния документ трябва да бъде посочена на корицата му.

Но основното в документа е основният раздел, състоящ се от таблица с колони със следното съдържание:

• Номерът на реда, който трябва да се попълни. Запитванията се класифицират по дата и се регистрират в хронологичен ред.
• Дата на издаване. Тези данни трябва да съвпадат с датата на издадения сертификат. Ако регистрационните номера са присвоени на заявки в организацията, тогава той се посочва в същата колона.
• Пълно име на служителя. Заявлението за издаване от името на този служител трябва вече да е притежание на служител по персонала или друг служител, чиято отговорност е да води дневник. Посочени са и неговата длъжност, отделът, в който работи, професията му. При необходимост се посочват адресът и телефонният номер на това лице за бърза комуникация.
• Помощно съдържание. Накратко в тази колона се съобщава за какво точно е издадено удостоверението. По принцип работниците изискват сертификати за размера и изчисляването на заплатите.
• Дата плюс регистрационен номериздадено удостоверение.
• Разписка за получаване. Ако служител не може да получи сертификат на ръка, тогава датата и формата на изпращане на сертификата се записват в тази колона. Например с препоръчана поща, чрез куриерската служба (с нейното име) и т.н.
• Забележка. Тази колона може да показва това основно важна информация, което не е предоставено в други колони. Например мотивът, който е подтикнал служителя да кандидатства за сертификат.

Разновидности на списания

Има три основни типа списания:

• Документи на HR администрация.
• Общи бизнес списания.
• Дневници за безопасност на труда.

Всеки вид документация има свои специфики. Дневникът за регистрация на сертификати, издадени на служители, е ярък "представител" на документацията, свързана с кадровата политика.

Съхранение

Когато се използва за удобство, списанието може да се постави в покритие от PVC фолио.

След като дневникът е завършен (изтекъл), той не се изхвърля. Това е против закона. Поставя се в архивно съхранение (конкретно представената форма е за 5 години, само ако служителите не работят във вредни или опасни условиятруд).

За повече удобство списанието може да има чифт дупки. Те ви позволяват удобно да поставите дневника в архивна папка. Корицата на документа се отстранява преди извършване на това действие.

Лоша страна

С задната странакорицата на последния лист може да бъде оборудвана със специален знак-атестация, което дава възможност да се подготви списанието за дългосрочно съхранение. Но дори и да няма полета за сертифициране, мениджърът е длъжен да постави подписа си на гърба на документа след неговото попълване, като трябва да има и печат на организацията. Естествено, ако такава процедура за запечатване на всяко копие е предвидена от вътрешните правилници на организацията (различните компании имат свои собствени заповеди по този въпрос).

Отговаря за пълненето

Функционалността за попълване на регистъра на сертификатите, издадени на служителите, в повечето случаи се извършва от служител по персонала. Но това задължение може да бъде възложено на служителя или счетоводителя на организацията с отделна заповед на ръководителя или посочено в трудовия договор на служителя.

В повечето списания на първите страници се посочва името на пълнителя, неговата длъжност, периодът на отговорност за водене на дневника и се поставя личен подпис. Разпределянето на този вид отговорност е много важен моментвъв цялата офис работа на организацията.

Задължителен ли е този формуляр?

Няма установен формуляр за това списание. Тези форми обаче са много лесни за използване. Те могат да бъдат допълнени с различни графики. Например тези допълнителни колони на основната таблица може да съдържат данни за:

• Референтен регистрационен номер отделно.
• Пълно име и други данни на служителя, изготвил удостоверението, както и неговия подпис.
• Какви са били основанията за получаване на сертификат. Препратки към номерата на датирани документи.

Всяка от организациите има право самостоятелно да решава коя форма за поддържане на този документ да избере и как да го трансформира. Основното е, че трябва да бъде прието със заповед на ръководителя и да бъде част от счетоводната политика на компанията.

Валидни ли са корекциите

При попълване грешките са крайно нежелателни. Въпреки това, корекциите в това състояние на нещата са напълно приемливи. За да направите корекция, трябва да зачеркнете невярната информация с един ред и да напишете правилната информация отстрани или отгоре, до нея.

Корекцията се счита за правилно изпълнена само ако до нея има надпис „Вярвам, че е поправен“ и подписите на всички заинтересовани (отговорни за попълването) лица. Само така регистърът на издадените удостоверения на служителите ще бъде попълнен правилно.

Разгънете ▼

Все още се съмнявате къде да купите и поръчате висококачествени? Само тук!
Ние доставяме поръчки не само в Москва и региона, но и в цяла Русия.
Използвайки, можете да персонализирате необходимия брой страници, корици, лого и т.н.

1. Трудови и здравни книги (ако има такива).
2. Информация за размера на заплатите.
3. Информация за осигурителния стаж и персонализирана информация за осигуреното лице.
4. Копия от актове, заповеди и заповеди по трудова дейностизходящ.

Всички документи, издадени при прекратяване на трудовото правоотношение, трябва да бъдат попълнени и заверени с печата на организацията.

История на заетостта

Това е основният документ за трудовата дейност и опит на човек. В случай на забавяне на екстрадицията работодателят може да бъде глобен до 50 000 рубли.

Издаването на документи при уволнение, особено форми на трудови и лични медицински книжки, трябва да се записва в специални дневници.

Лично медицинско досие

Всички служители, които са свързани с производството, съхранението, транспортирането и продажбата на хранителни продукти, пия вода, възпитанието и обучението на деца, комуналните и битовите услуги на населението, са длъжни да притежават медицински книжки. При прекратяване трудов договорработодателят е длъжен да даде медицинската книжка, дори и да е издадена за негова сметка. Подробни разяснения за личната медицинска книжка можете да намерите в писмото на Роспотребнадзор от 10 ноември 2015 г. № 01 / 13734-15-32.

2-NDFL

Съдържа информация за размера на дохода от началото на календарната година и към датата на прекратяване на договора вкл. Компенсация за неизползвана ваканцияудостоверението отразява, но сумата на обезщетението (ако има такова), което не се облага с данък върху доходите на физическите лица, не е включено в удостоверението (за повече подробности виж Писмо на МФ от 18.04.2012 г. № 03-04 -06 / 8-118).

Удостоверение за заплата

Издадена по образец, утвърден със Заповед на Министерството на труда от 30 април 2013 г. No 182н. Включва информация за личните данни на служителя и размера на неговите доходи за текущата и две предходни години.

СЗВ-М

Този формуляр включва информация за месеца, през който лицето напуска, като в четвъртия раздел се посочва само информация за лицето, което е уволнено.

Формуляр за доклад

Удостоверение за осигурителен стаж

Тук е необходимо да се посочи информация за начислените, удържани и за изброените допълнителни осигурителни премии за капиталовата част от трудовата пенсия. Това задължение е установено от Федерален закон № 56-ФЗ от 30 април 2008 г.

Лични данни за застрахования

Третият раздел е в процес на завършване. Период - от началото на тримесечието до датата на уволнението.

Други документи

Какви документи са необходими при уволнение на служител във всеки конкретен случай решава самият служител (с изключение на тези, които са задължителни за издаване - всички от които са изброени по-горе). Например, бивш служител може да иска да има всички копия на разпоредбите, свързани с неговата работа:

• относно прием;
• движещ се;
• преводи;
• уволнение и др.

Ако служителят е поискал всички тези заповеди и заповеди в писмена форма преди датата на заминаването си, тези копия трябва да бъдат издадени в последния ден на връчването. Ако лицето ги поиска, след като напусне, отделът по човешки ресурси има три дни да подготви необходимите копия.

Прехвърляне на дела

Когато служител напусне компанията, организацията, разбира се, е длъжна да разчита с него и да издаде оригиналите и копията на документите, посочени по-горе, но в някои случаи служителят също е длъжен да извърши някои действия, например:

• проблем;
• прехвърля делата, които са били в работата му.

Тези случаи не са уредени със закон, но в някои случаи, например, когато се извършват, са необходими.

Регистърът на издадените сертификати на служителите улеснява намирането на необходимата информация и ви позволява да правите избор за статистика. Прочетете как да го попълните и поддържате правилно, изтеглете извадка

Прочетете в нашата статия:

Как се попълва и поддържа регистър на сертификатите

Регистърът на издадените сертификати на служителите улеснява намирането на необходимата информация и ви позволява да правите избор за статистика. Освен това мениджърът, въз основа на регистъра, може да наблюдава изпълнението на съответните задачи, за да определи обема на извършената работа, да оцени ефективността на отдела за човешки ресурси и др.

Няма утвърден формуляр за регистъра на удостоверенията през 2020 г., всяко предприятие има право да го съхранява под каквато и да е форма. Можете да закупите готов формуляр и да го попълните, можете самостоятелно да съставите свой собствен според нашата проба, като отпечатате формуляра.

Някои предприятия водят регистър на издадените сертификати в в електронен форматизползване на MS Excel или специални програми за организиране на документооборота.

В каквато и форма да съществува списанието в организацията, неговата структура ще бъде ако не еднаква, то много подобна. При голям брой документи, които се съставят, е допустимо да се организира тяхното диференцирано счетоводство - например по вид, по разделение и др.

Ако служителят съставя дневника сам, той може да използва обикновена тетрадка А4, да я озаглави по подходящ начин с името на фирмата, както и да отбележи началната дата на счетоводството на корицата и да остави място за следващата крайна дата.

В регистъра за регистрация на удостоверения през 2020 г. е препоръчително да номерирате страниците, да го зашиете, като направите потвърждаващ надпис „броят на листовете са зашити и закрепени в списанието“, да заверите с подписа на управителя и да поставите тюлен.

Първият лист ще съдържа раздел "Служители, отговорни за воденето на дневника", в зависимост от обема на предприятието, могат да бъдат разпределени 2-3 листа.

Списанието съществува в един екземпляр, следователно едно лице се занимава с поддръжката му в даден момент. Обикновено това е служител по персонал или секретар-чиновник. Не би трябвало да има затруднения при попълването на раздела. Проектиран е под формата на удобна таблица с колони:

• номер по ред;
• да започнете със списанието;
• край на работа;
• Пълно име на отговорното лице;
• неговата позиция;
• подробности за заповедта на ръководителя, въз основа на която отговорността за регистрация се възлага на този служител;
• подпис.

Основният раздел на формуляра също е представен в табличен вид и съдържа следната информация:

• номер на ред. За всеки издаден документ има отделен ред, без празнини между тях, за да се избегне регистрация „задната сила“;
• датата на издаване на удостоверението, която съвпада с датата, посочена в самия документ;
• Пълно име на служителя, който е поискал документа, неговата длъжност;
• съдържанието на документа (за размера на заплатата, за вноските в пенсионния фонд, за периода на работа и др.);
• Име и длъжност на издаващия служител;
• цел на издаване, място на предоставяне;
• списък на заявителя в разписка. Ако документът не е предаден лично, е необходимо да се напише как е бил предаден на служителя ( поръчано писмо, Куриер);
• препоръчително е да създадете допълнителна колона за коментари в нестандартни случаи (например да въведете изходящи данни в нея, ако има такива)

Последователността на колоните и заглавията на колоните трябва да са идентични на всеки разпределение. Когато дневникът приключи, той се изпраща в архива и се стартира нов. В този случай е необходимо да се посочи номерацията на томовете в хронологичен ред.

Корекция на грешка

Корекциите в справочния регистър са приемливи. Грешният запис се зачертава с чист ред, а правилната информация се записва или над зачеркнатата, или, ако мястото позволява, реда под (без да се присвоява нов сериен номер на този ред).

Ако първоначално се набира самостоятелно, би било разумно да не пестите място на хартията и да правите линиите по-големи по височина, след което, ако е необходимо, направете корекции, няма да се налага да го задълбочавате и петното няма да изглежда нечетливо и помия.

Забележка

Изгубен или развален личен документ? какво да правим в такива ситуации, какво може да се възстанови и как и какво не може да бъде възстановено

След приключване на корекцията в съответствие с всички правила е необходимо до нея да поставите надписа „Вярвайте на коригираното“, както и подписите на лицата: отговорни за поддържането на дневника и издаването на удостоверението (ако това е едно и също лице, разбира се, ще има само един подпис).

Колко време да съхранявате дневника

В съответствие с ал. "ж" на чл. 358 „Списъкът на типичните документи за управление, генерирани в дейността на организациите“, посочвайки периодите на съхранение, одобрени от Росархив 06.10.00 г., за регистрационните дневници на сертификати и копия на документи, срокът на съхранение е 3 години (от датата на приключване ).

Уважаеми колеги, издадохме "празно" списание - графика с празни заглавия.

Ако решите да стартирате счетоводен/регистрационен дневник на всякакви документи или събития, които е трудно да намерите в продажба, можете да закупите нашия „празен“ дневник и да попълните „капачките“ на колоната му по свой начин.

Предлагаме примери за попълване на съдържанието на списанията по-долу:

• Дневник за регистрация на удостоверения, издадени на служители
• Дневник за регистрация и отчитане на документи, издадени на служители
• Дневник на заданията за обслужване
• Регистър на актовете
• Дневник за регистрация на служебните бележки (меморандуми, обяснителни бележкии др.)
• Дневник за регистрация и отчитане на лични карти

Списанието е "празно" - с празни заглавки, колоната е публикувана в удобен формат (А4, книга).

Корицата е плътна, издръжлива (дебел лъскав картон 300гр + PVC).

Качествена бяла хартия 80 гр. 72 стр

Отреденото е ясно. В този случай линиите са еднакви. Повече от 2100 реда за записи. Ширината на графиката е удобна.

Заглавната страница на "празно" списание - с празни заглавки, графиката изглежда така:

Така на заглавната страница на "празно" списание - с празни заглавия, колоната се попълва с името на работодателя, а също така пише какво се регистрира/отчита в списанието. Ето няколко примера.

Пример 2

Колона "Започнало:" ___ "_________ 20 ___." се попълва при отваряне на дневника. Колона "Завършено:" ___ "_________ 20 ___." се попълва при затваряне на дневника.

На втора и трета страница на дневника има раздел „Служители, отговорни за воденето на дневника“.

Останалите страници на списанието съдържат празни колони - по 5 колони на всяка страница. Първата колона е малко по-тясна, останалите са със същата ширина. В допълнение към реда „заглавка“, има 30 реда на всяка страница за попълване.

Ако искате да водите дневник, който има няколко колони (1-5), тогава можете да правите бележки на всяка страница. Ако планирате да водите дневник, който има повече колони (6-10), тогава можете да го запазите "за разпространение", редовете на лявата и дясната страница са точно един срещу друг.

Примери за попълване на съдържателната част на "празното" списание - с празни заглавия

Пример 1. Дневник за регистрация на удостоверения, издадени на служители

Пример 2. Дневник на сервизните задания

Пример 3. Дневник за регистрация и отчитане на документи, издадени на служители

Пример 4. Регистър на актовете

Пример 5. Дневник за регистрация на служебни бележки (меморандуми, обяснителни бележки и др.)

Пример 6. Дневник за регистрация и отчитане на лични досиета

Пример 7. Дневник за регистрация и отчитане на лични карти

"Празно" списание - с празни заглавки, колоната се номерира самостоятелно. Освен това дневникът е зашит, запечатан и заверен от ръководителя на организацията (или друго упълномощено лице), ако това е установено от работодателя на местно ниво (например чрез инструкции за управление на кадровите досиета). В този случай на последната страница на дневника можете да направите подходящи записи за това.