Пример из жизни – составление категорий клиентов. Как превратить потенциальных клиентов в реальных? База ключевых клиентов

Для ведения базы клиентов в нашей компании методом проб и ошибок мы выбрали Exiland Assistant. После внедрения этой системы наш отдел продаж показал положительную динамику, команда стала работать более эффективно, чем раньше. Скорость обработки заказов возрасла на 22%, мы получили хороший отклик от наших клиентов.

Менеджер по продажам - интересная и необычная профессия, освоить которую может любой: студент, профессор, музыкант. Однако, добиться успеха в этой нише удается далеко не всем. Успех менеджера зависит как от личностных качеств, таланта продавать, так и от владения накопленной клиентской базой . Именно такие менеджеры всегда остаются на гребне волны.

Иметь под рукой структурированный список контактов с адресами, осуществлять быстрый поиск по ним, знать кому следует позвонить сегодня - это и есть основа успешных продаж.

Даже если у вас небольшая организация, уже сейчас следует позаботиться о правильном хранении и обновлении контактов предприятий и людей.

Ведение базы клиентов должно быть простым

Нам было необходимо, чтобы программа была настолько проста, что в ней с первого дня мог бы работать новый сотрудник , чтобы для поддержания работоспособности системы и обучения менеджеров не пришлось нанимать отдельного сотрудника. К тому же возникла острая необходимость объединить всех клиентов в одну общую базу данных , чтобы с ней смогли работать все сотрудники фирмы со своих компьютеров.

Для учета клиентов и, вообще, базы контактов необходим удобный, простой и функциональный программный инструмент - так называемая CRM-система (система взаимоотношений с клиентами). Но, к сожалению, большинство CRM достаточно громоздкие и неудобные, к тому же - дорогие.

Поиск идеальной программы подзатянулся...

Как правило, те, кто только начинают свой бизнес, ведут список в Excel, но ведение базы клиентов в Excel с напоминанием невозможно. Поэтому Excel мы даже не стали рассматривать в качестве базы данных (БД).

Искали подходящую программу среди сетевых многопользовательских органайзеров, чтобы руководитель мог видеть работу всех менеджеров. Online органайзеры нам не подходят - они хранят данные на сайте поставщика услуг, что не обеспечивает нужного уровня безопасности данных . К тому же они малофункциональны.

В WinOrganizer имеется возможность создавать только список друзей, знакомых (и то она тормозит, когда база сильно разрастается), а создавать базу по предприятиям не позволяет.

Outlook оказалась довольно громоздкая, слишком сильно тормозила. Также Outlook не имеет закладок, не удобно реализована фильтрация, что затрудняет поиск конкретной записи. Для человека, ценящего свое время, это недопустимо, поэтому нам пришлось от нее отказаться и продолжить поиски более подходящей программы.

Следующим кандидатом стала известная всем Microsoft Access. Что оттолкнуло после установки - нет простоты и интуитивной понятности. Ее мы быстро забраковали, так как для эффективной работы с ней требовалось, как минимум, уметь программировать на Visual Basic, быть знакомым с основами проектирования баз данных и знать SQL. Реалии современного бизнеса таковы, что любой менеджер рано или поздно уходит, а чтобы обучить работе с Microsoft Access нового сотрудника потребуется как минимум несколько месяцев, что абсолютно неприемлемо для фирм находящихся в условиях жесточайшей конкуренции.

Поиски подзатянулись... Однако мы не сдавались, и однажды скачав очередной органайзер на официальном сайте , мы поняли, что нашли как раз то, что так долго искали. Этой программой оказался сетевой органайзер Exiland Assistant Enterprise . Он выгодно отличался от аналогов. Например, в LeaderTask поле контакта не содержит строки для Skype, соц.сетей, телефоны не разграничены на домашний, сотовый и рабочий, информацию о клиентах в нее вносить нельзя, так как эта функция не предусмотрена. И вообще, LeaderTask - это больше менеджер задач, чем софт для управления клиентами.

А в Exiland Assistant есть все, что нам нужно. Можно также расширять структуру данных - добавлять свои поля ввода , если предусмотренных программой недостаточно. Данные хранятся в надежно защищенном файле на одном из ПК в локальной сети предприятия, а не где-то в облаке.

Работа с клиентской базой в Exiland Assistant

Органайзер Exiland Assistant отличается простотой и удобством по мнению руководителей отдела продаж ряда российских компаний. Клиентская база, накопленная в программе Exiland Assistant, является эффективным ресурсом в процессе продаж .

Органайзер позволяет структурировать контакты , вести списки как физических лиц, так и организаций. Для этого в программе существуют разделы "Контакты" и "Организации".

Из чего состоит программа?

Бесплатная программа Exiland Assistant Free

Программа органайзер содержит 6 основных разделов:

• Контакты
• Организации
• Задачи
• Заметки
• Ссылки
• События

В первых двух разделах вы можете создавать электронную картотеку людей и предприятий . Для ведения перечня людей и организаций наибольший интерес вызывают первые 2 раздела + раздел "События", поскольку позволяют не только хранить детальную информацию о каждом человеке и предприятии, но и планировать по ним события: звонки, встречи, вести историю общения с ними, записывать результаты обзвона или переписки.

Звонки, встречи, задачи: Как не упустить ни одного покупателя?

Планируйте любые дела с клиентом на закладке События в карточке человека или организации - ежедневник напомнит о событии заранее, чтобы вы не забыли вовремя связаться с потенциальным клиентом, напомнить ему о его заказе, предложить скидку или выставить счёт. После наступления события, запишите результат звонка/встречи и т.п. Кстати, допустимый список типов событий и результатов вы можете настроить самостоятельно в меню Сервис/Настройки на закладке "События" в соответствии с вашими потребностями.

Рассылка акций, прайс-листов, коммерческих предложений клиентам по e-mail

Вышел новый прайс-лист? Вы запустили акцию? Не забудьте сделать автоматическую e-mail рассылку потенциальным клиентам прямо из Exiland Assistant. Для этого достаточно один раз составить текст письма (шаблон), выбрать получателей из ваших контактов, указать свой ящик, от которого планируете рассылать и запустить рассылку. Все это можно сделать, используя меню Сервис/E-mail рассылки в версиях Personal и Enterprise (данная функция отсутствует в версии Free - в бесплатном органайзере вы можете лишь настроить рассылку и отправить пробное письмо на указанный ящик, чтобы проверить, в каком виде оно будет доставлено).

Хорошее сочетание функционала и простоты

Первое, что сразу же бросилось в глаза, когда мы впервые воспользовались Exiland Assistant - это ее возможности и простота в использовании. Уже на следующий день все менеджеры в компании свободно могли в ней работать - вести базу своих клиентов . Приятным моментом, выгодно отличающим этот ежедневник от остальных, стала для нас возможность:

• Добавлять новые, переименовывать существующие названия полей строго под свои нужды
• Возможность e-mail рассылки акций по базе контактов , прайс-листов, предложений по скидкам по заранее настроенному шаблону с автоматической подстановкой данных из БД в нужные места шаблона.
• Автоматическое формирование любых документов в Word с подстановкой в них данных из клиентской базы.

Сначала мы скачали и попробовали бесплатную Free-версию органайзера , а установив серверную версию органайзера Enterprise, мы просто не могли нарадоваться ей - все сотрудники могли вносить изменения на своем компьютере, и все изменения в БД после автоматической синхронизации с сервером без малейшего нашего вмешательства появлялись на всех компьютерах.

Немного поработав с этой программой, мы заметили еще одну отличительную особенность: настроив в напоминании конкретного исполнителя задачи, напоминание появлялось только на его компьютере и не мешало остальным заниматься своей работой.

Чтобы не быть голословным приведу конкретные примеры: Exiland Assistant состоит из шести основных разделов: Контакты, Организации, Задачи, Заметки, Ссылки интернета, События . Поскольку нашу фирму интересуют преимущественно разделы "Организации" и "Задачи", то остановлюсь более подробно именно на них. Раздел "Контакты" (физ.лица) и "Заметки" мы скрыли (через Сервис/Настройки/Интерфейс), приспособив программу именно для своей фирмы. Раздел "Организации", где мы начали вести базу организаций, переименовали в "Клиенты".

Каждый менеджер имеет свою группу контактов (для каждого пользователя создали соответствующую подгруппу по его фамилии), причем клиенты как видно на рисунке находятся в разных городах. Приходя на работу, менеджер работает индивидуально со своей группой, иногда сверяясь при помощи быстрого поиска с данными других менеджеров (чтобы не внести случайно в свою БД чужого клиента).

Какие разновидности программы существуют?

Всего у программы Exiland Assistant существует три редакции:

• Free (однопользовательская бесплатная, имеющая основной набор функций). Создана преимущественно для домашних пользователей;
• Personal (платная однопользовательская с расширенным набором возможностей);
• Enterprise (сетевая многопользовательская). Рассчитана на работу в офисе. Позволяет вести БД клиентов и задач по проектам группе пользователей (у каждого пользователя могут быть свои права).

Ваша задача, в первую очередь, понять, какая редакция Exiland Assistant: сетевая или однопользовательская вам подойдёт для организации клиентской базы .

Если с версией вы уже определились, можете бесплатно скачать базу клиентов (Free или Демо-версию Enterprise) с официальной страницы загрузки и установить её, следуя простой пошаговой инструкции в файле readme.txt

Переход между версиями предусмотрен, поэтому вы легко сможете перейти например от демо-версии к полной без потери данных.

Бесплатная версия Free (локальная однопользовательская)

Программу для ведения клиентской базы возможно скачать бесплатно - это версия Free . Она имеет базовый набор возможностей и больше подойдет для дома.

В раздел задачи мы вносим информацию о том, когда и кому отгрузить товар или позвонить. Раздел ссылки на сайты как нельзя лучше подходит для хранения сайтов поставщиков и конкурентов, что позволяет быть нам всегда в курсе последних изменений, и более оперативно реагировать на них.

Версия Personal (локальная однопользовательская)

Существует также Персональный органайзер Exiland Assistant Personal - однопользовательская, подойдет как для домашнего использования, так и для малого офиса для ведения базы данных отдельным сотрудником.

Хотя мы и не используем разделы "Контакты" и "Заметки" на работе, но для домашнего использования они являются очень удобными. Например, в разделе "Контакты" можно хранить информацию о своих друзьях, знакомых, коллегах, родственниках. Достаточно кликнуть на любого человека в таблице, как тут же на боковой панели (панели детализации) отображаются все необходимые сведения об этом человеке:

• фотография;
• средства связи (телефоны, e-mail адреса, учетки в соц.сетях);
• адрес прописки и проживания;
• возраст;
• хобби;
• и другая детальная информация о человеке;

Для удобства при домашнем использовании программы можно скрыть раздел "Организации" и другие. В заметках можно сохранить внезапно нахлынувшую мысль, рецепт пирога или любую другую информацию и потом, при необходимости, быстро ее найти, используя быстрый или детальный поиск.

Версия Enterprise для ведения базы клиентов (сетевая многопользовательская)

Для того чтобы создать общую базу данных для всего предприятия необходимо установить в дополнение ее серверную часть, которая называется Exiland Assistant Server и поставляется бесплатно с версией Enterprise. Enterprise версия - для ведения актуальной клиентской БД в организации, где необходим доступ с любой машины локальной сети. Exiland Assistant Server - это отдельная программа, которую можно установить на отдельный компьютер или компьютер одного из пользователей, которая чаще всего включена и доступна по локальной сети. Ее назначение - синхронизация данных клиентского ПК с центральной базой данных. Страница программы

Как начать работу с программой?

Скачайте бесплатную версию Free, если вам достаточно однопользовательской версии или Демо-версию Enterprise, если планируете работать с клиентской базой в локальной сети одновременно группой пользователей.

Распакуйте скаченный zip-файл. Появится папка, в которой вы найдете файл readme.txt с простой пошаговой инструкцией по установке и настройке. Установка достаточно проста и рассчитана на малоопытного пользователя ПК.

Приятной особенностью можно назвать наличие в программе модуля импорта данных из Microsoft Excel и OpenOffice Calc, а также из csv-файлов . Поэтому, если вы ведете список людей в Excel, то без проблем сможете импортировать его в Exiland Assistant, чтобы не перенабирать вручную .

Подводим итог

Exiland Assistant - универсальный инструмент, прекрасно подойдет для большинства задач по привлечению клиентов для менеджеров по продажам любой сферы производства или услуг и для домашнего использования. К тому же он заменит сразу несколько программ : книжку контактов, хранитель ссылок и заметок, хранитель паролей, органайзер (планировщик задач), программу для хранения контактов , дневник мыслей и т.п.

Каждому предпринимателю, современному деятельному человеку я бы посоветовал эту замечательную программу-органайзер для Windows и для личного использования, и для ведения базы клиентов и задач по проектам.

Вообще, Exiland Assistant объединяет в себе множество удобных в ежедневной работе функций и при этом сохраняется простота освоения и использования. Возможность совершать холодные звонки прямо из программы (+ интеграция со Skype), рассылать письма по своей базе потенциальных клиентов, распечатывать на принтере, сортировать, фильтровать, выполнять быстрый поиск, синхронизировать контакты людей с Microsoft Outlook, импортировать данные из Excel, экспортировать данные в HTML, Word, Excel, txt и т.д. - это только краткий перечень дополнительных сервисных возможностей, повышающих удобство работы с БД.

Exiland Assistant прост и эффективен и вполне подойдет малому бизнесу - молодым компаниям , которые на рынке менее 10 лет.

Постоянная база клиентов - залог успешной деятельности магазина. По статистике, продажа товара уже знакомому с вашим бизнесом клиенту обойдется вам в семь раз дешевле, чем привлечение нового. Как расположить к себе покупателя, как найти программу для простого ведения клиентской базы и из чего она состоит, читайте в нашей статье.

Клиентская база магазина: что нужно знать?

Некоторые предприниматели очень ценят клиентскую базу и относятся к ней серьезно и ответственно.

Ведь можно поменять офис, переехать в другой район, сменить название, оформление, обновить линейку продуктов, товаров и услуг, но клиентская база неизменна, потому что именно она приносит прибыль.

Действительно, клиенты – это те, кто отдает предпринимателю свои деньги, покупая товары и услуги. И от того, насколько лояльно отношение к покупателю зависит то, насколько часто он будет совершать покупки.

При этом количество его покупок будет расти. Также он порекомендует ваш магазин близким и друзьям, расскажет о своих впечатлениях в социальных сетях, привлекая тем самым к вам дополнительных посетителей и покупателей.

Как системно увеличивать клиентскую базу. Видеоинструкция

Создайте подробную клиентскую базу с помощью CRM-системы Бизнес.Ру.
Проведите детальный анализ вашей целевой аудитории, выявите ее точные потребности, спрогнозируйте спрос и тем самым увеличьте продажи.

Работа с клиентской базой

• на каком этапе находится его текущий заказ;
• где находится заказанный товар;
• как происходят расчет за оказанные услуги и проданные товары;
• периодичность, с которой обращается клиент (разовое случайное посещение, редко, постоянный клиент).
• предпочтения клиента в плане покупок: что любит покупать, в каком объеме и количестве, какие цвета предпочитает.

3. Отношения с клиентом

В этом разделе накапливается информация, которая не имеет непосредственного отношения к бизнесу и деловым отношениям с клиентом , но она также очень важна.

Это, в частности, дни рождения руководителей и специалистов фирмы-клиента, их хобби, увлечения.

Вся эта информация должна присутствовать в вашей базе данных клиентов с соответствующими пометками «Позвонить», «Поздравить» и пр.

Ведение клиентской базы

Учет клиентов, ведение базы в Excel

Бесплатная программа для ведения базы клиентов

– это уже более серьезный подход к ведению клиентской баз. Кроме обычной записи клиентов и их данных, в программах CRM предоставляется широкий набор инструментов для повышения эффективности взаимодействия с клиентами.

В частности, такая система позволяет отслеживать (вести) историю общения с клиентом – переписки по e-mail и звонки. Можно прямо из карточки клиента формировать, заполнять и распечатывать документы – договоры, счета, накладные. В бесплатных программах и в Excel таких возможностей нет.

Поскольку я поставил цель – не давать скучные и неинтересные отрывки из книг, а практические наблюдения и выводы, буду выкладывать некоторые свои работы, мнения и исследования. Цифры и названия буду менять или убирать – уж извините.
Сегодня покажу пример, как я делил клиентов на категории. Безусловно, все клиенты важны, и мы всех их одинаково любим. Но, не забываем, что все же результатом любой коммерческой деятельности является прибыль (важно – коммерческой, мы не рассматриваем социальные программы, фонды и т.д. Социальный маркетинг – отдельный пласт, я бы даже сказал – отдельная наука, и мы на ней остановимся отдельно). Так вот, если результатом нашей деятельности является прибыль компании, то и акценты надо расставлять соответственно. Один клиент покупает 1 товар в месяц, платя 10 денег. Другой – 10 единиц товара, платя 80 денег, а третий – 5 единиц, а платит – 400. Вот и получается, что все равны, но некоторые «ровнее».
Конечно, если вы занимаетесь каким-то индивидуальным производством и у вас всего 5 клиентов – то делить на категории их совсем необязательно. Вы их итак всех должны знать в лицо. Но если у Вас их десятки, сотни и тысячи – тут уж никак без деления.
Хочу сразу заметить, мы говорим не о сегментировании клиентов, а именно о категориях по прибыльности/доходности.

Классически, принято выделять 3 группы:

Vip-клиенты – клиенты дающие основной доход компании. У них крупные поставки, они пользуются льготами, их приглашают на корпоративные вечеринки. Вести такого клиента для любого менеджера – честь и хвала. Но в силе этих клиентов кроится и их опасность. Осознавая свою силу, зачастую, клиенты начинают «давить» на компанию, требуя все более выгодные для себя условия, вплоть до продажи им товаров по себестоимости. За этим моментом очень важно следить, т.к. клиент может оплачивать огромные средства, а прибыль будет стремиться к нулю. Кроме того, уход одного такого клиента – сильный удар как по бюджету, так и по имиджу компании. Поэтому работу с такими клиентами доверяют только самым опытным менеджерам. Зачастую, решения, касательно них, принимаются на самом верху.

Обычные клиенты – бОльшая часть ваших клиентов, которые и являются «текучкой». Каждый «обычный» клиент считает, что достоин быть VIP-ом. Работа с такими клиентами – обыкновенные будни менеджеров.

«Другие» клиенты (хотя между собой их часто называют «гимморные» или «проблемные». Хотя, проблемные – это немного другое, как по мне. Это относительно небольшая часть клиентов, которые дают вобщем-то, минимальные доходы, но требуют к себе максимум внимания. Они вечно чем-то недовольны (в первую очередь ценами и условием работы), в тоже время, имеют неплохой потенциал, как роста, так и давления на компанию. Каждый менеджер мечтает «спихнуть» такого клиента на своего коллегу и в душе радуется, когда очередной «другой» клиент сообщает, что вынужден отказаться от наших услуг, поскольку его «не удовлетворяет качество, за подобную цену».

Одна из основных задач в данном вопросе – определение, где именно провести черту, отделяющую одну категорию от другой.
Я делал это так: выписал всех наших клиентов одним списком за последние пол года, и отдельно за каждый месяц. Таблица состояла из трех основных колонок: клиент, сумма оплаты, сумма оказанных услуг. Дело в том, что мы работаем по предоплате, и заплатив определенную сумму, скажем в январе, клиент мог работать на нее еще и в феврале и в марте.
Все мы знаем закон Парето 20/80 (20% мужчин выпивает 80% пива, 20% женщин говорит 80% слов, 20% клиентов приносят 80% прибыли). Вообще, хочу сказать, что отношусь к подобным универсальным подходам весьма скептически. Так представьте мое удивление, когда я обнаружил, что 20% клиентов приносят 82% денежных поступлений. А 80% суммы оказанных услуг идет на 18,6% клиентов.

Хочу отметить, что в первом и втором случае – список клиентов отличался. Конечно, пересечения были (около 60%), но все же, это РАЗНЫЕ списки. Поэтому, вы должны определить, ЧТО для Вас является наиболее важным критерием. Это может быть количество платежей, сумма платежей, количество заказанных или отгруженных единиц продукции и т.д. Безусловно, все параметры важны. Но какой-то один – всегда важнее, и зависит от выбранной стратегии в данный момент времени.

Например, ваша цель – расширить рынок, вы готовы делать скидки, отсрочку платежа и другие бонусы. В таком случае, для вас наиболее важный показатель – количество отгруженных единиц продукции. Бывают периоды, когда компания остро нуждается в оборотных средствах. В таком случае ваш показатель – сумма полученных денег на счет в определенный срок, независимо от количества и сроков поставки. Если председатель правления мечтает остаться еще на один срок в своем кресле – самое время задуматься о чистой прибыли, которая идет на дивиденды Вообще, хочу заметить, что маркетологи редко задумываются о чистой прибыли, как это не прискорбно.

Их в первую очередь интересует доля рынка, доход и оборот компании. Это связано в первую очередь с тем, что прибыль сильно зависит от накладных расходов (например, командировок руководства в теплые страны или новые машины для определенных сотрудников, уровень заработной планы). Влияние на подобные расходы не в компетенции маркетинга, а потому и прибыль – не в их поле зрения.
Так вот, в качестве ключевого фактора в нашем примере, я выбрал сумму оплаты. В отдельных таблицах по месяцам я отсортировал всех клиентов, которые платили в этом месяце, посчитал общее количество платящих клиентов и от него взял 20%. Таким образом, у меня получилась таблица (цифры выдуманные, приведены для примера):

Месяц: Январь
Оплаченных счетов: 100
Сумма оплат: 150 000
Компаний, которые платили: 65
Оказано услуг на сумму за период: 180 000
20% компаний : 13
Их сумма оплат: 120 000
Они потратили: 160 000

Список VIP-клиентов за Январь:
№ | Клиент | Сумма пополнения | Сумма расходов

Каждый VIP-клиент «месячной» таблице записывался в общую таблицу VIP-клиентов. Таким образом, я получил таблицу VIP-клиентов за пол года.

Затем, каждый месяц сюда добавлялись новые клиенты по результатам месяца. Некоторые удалялись.
Есть другой подход. Можно составить список клиентов не по каждому месяцу, а общий за весь период, 3-5 месяцев например, и взять 20% от того общего числа. Но тогда есть вероятность, что мы упустим какого-то потенциально важного клиента, который в определенный месяц заплатил много, ему что-то не понравилось, и он ушел и больше не платил. А так, в определенный месяц он бы попал в наше поле зрение, и мы бы с ним наверняка связались и узнали, почему он перестал сотрудничество.

Итак, у нас есть список VIP-клиентов. Что нам с ним делать? Ну, разумеется, не реже чем раз в месяц звонить/писать, интересоваться, как у них дела. Как им сотрудничество с нами, почему так мало заплатили в этом месяце, поздравить с Днем рождения директора или другим праздником…
Но кроме этого, вы получаете информацию о среднем платеже, среднем расходе, среднем количества товаров в месяц. Просматривая новые счета или заказы, вы сразу сможете определить потенциального клиента, претендующего на VIP-касту.
Ну, в целом, как любить клиентов, достаточно много информации. Целью этого примера является просто выделение нужных нам клиентов. После того, как мы определили категорию премиум- класса, следует определить вторую категорию. Тут есть два основных подхода. Один, как показано на рисунке выше – выделяются «трудные» клиенты, которые составляют 20% от общего числа. Т.е. аналогичным образом такое же количество клиентов «отсекается» снизу. То, что остается – и получается «обычные» клиенты. Такое деление выделает группы клиентов, которых надо любить, клиентов, от которых при необходимости, можно будет избавиться, и клиентов, с которыми надо работать.
Есть другой вариант:

После того, как выделили VIP-клиентов, от оставшегося количества клиентов, снова берется 20%. Это – хорошие клиенты. Т.е. они вот-вот на подходе к серьезным заказам, их надо всего-то подтолкнуть. Так же сюда попадают клиенты, «выпавшие» из VIP. И остаток – просто клиенты. Такой подход – более лоялен. Тут нет плохих клиентов, есть хорошие, очень хорошие и отличные, т.е. мы почти одинаково хорошо работаем со всеми, только некоторым – дополнительные поблажки и преимущества.

Первый же подход, выделяет явный «балласт», от которого неплохо бы избавиться. Понятно, что на практике, даже мелкий клиент – всегда клиент. Но часто бывают ситуации, когда вы сильно ограничены (в товаре, во времени, в других ресурсах). И именно в такой ситуации третья категория клиентов сразу отбрасывается, и принимаются решения «как будто их нет».

Повышение эффективности отдела продаж за 50 дней Рязанцев Алексей

Пакет шаблонов по отчетам

Пакет шаблонов по отчетам

1. Отчет по активности

В отчете по активности количественно измеряются действия, которые менеджеры совершили за день, а также итоги дня. В таблицу заносятся:

Месяц, дата и день;

Опоздание, в минутах;

Количество новых холодных звонков;

Количество выходов на лиц, принимающих решения (ЛПР);

Количество отправленных коммерческих предложений (КП);

Количество повторных звонков;

Количество результативных звонков;

Количество назначенных встреч;

Количество проведенных встреч;

Количество выставленных счетов;

Сумма оплат, в руб.;

Ставится отметка о том, что журнал звонков (на следующий день) заполнен и отправлен руководителю отдела продаж РОП (табл. 5.2).

Это один из мощнейших инструментов в отделе продаж. Внедрив его, вы сможете поддерживать производительность труда, так как со временем менеджеры начинают совершать меньше целевых действий. Кроме того, вы сможете контролировать, какое количество действий выполняют менеджеры, и видеть, как меняются конверсия и суммы оплат.

Время заполнения отчета: 10 минут.

2. Рабочий журнал

Рабочий журнал – один из основных рабочих инструментов менеджера по продажам. Он подготавливается в конце рабочего дня на следующий день. В него заносятся контакты для касаний. В конце рабочего дня заполненный рабочий журнал сдается руководителю отдела продаж по электронной почте – если не настроена система общего пользования документами или CRM.

Какие данные заносятся в рабочий журнал.

Организация.

Имя ЛПР.

Телефон и e-mail.

Результат звонка.

Источник сбора контактов (чтобы менеджеры не выбирали самостоятельно некачественные базы) (табл. 5.3).

Таблица 5.2. Журнал звонков

Таблица 5.3. Пример рабочего журнала

Этот инструмент помогает с утра быстро включиться в работу и выполнить звонки блоком за два-три часа, а не искать в Интернете контакты организаций по одному. Средняя скорость менеджера в таком случае будет пять-шесть контактов в час. А имея рабочий журнал, люди приходят на работу и могут сразу же позвонить по готовым контактам.

Если список не сделан с вечера, можете быть уверены, что этому важному процессу менеджер легко посвятит всю первую половину дня.

3. Чек-лист «Расписание дня» (табл. 5.4, 5.5)

Таблица 5.4. Чек-лист для менеджера по продажам

Важно, чтобы работа в отделе была построена блоками: один блок – два-три часа, в рамках которого выполняется один вид работы (преимущественно). Отключите своим менеджерам многозадачность – и сможете увеличить их продуктивность минимум в два с половиной раза. Не верите? Назначьте тестовый месяц и убедитесь сами.

Ученые доказали, что нашему мозгу нужно около 30 минут, чтобы выйти на пик продуктивности и войти в состояние потока. А чтобы из него выйти, хватает мелкого переключения на другое дело, даже на 30 секунд. Это важно понимать. Поэтому нельзя давать менеджерам возможность звонить весь день. У них должен быть блок звонков. Так и с остальными задачами.

Второй плюс здесь – психологический аспект: когда вы ставите себе ограничение по времени на задачу, выполняете ее гораздо быстрее, чем если бы у вас была уйма времени на реализацию.

4. База по дожиму теплых клиентов

База по дожиму клиентов необходима для того, чтобы не потерять потенциальных клиентов, которые связывались с вами, – им выслали коммерческое предложение, может быть, провели встречи, но до продажи дело не дошло. Наша статистика говорит о том, что на данном этапе отваливается 20–30 % сделок – лишь потому, что о клиентах просто забыли, надеясь на то, что если они определятся, позвонят сами. Должна вестись работа со всеми теплыми клиентами, быть определены даты следующих звонков и дожима до сделки (табл. 5.6).

После заполнения базы менеджер вносит расписание в свой календарь и ставит напоминание на телефоне. Или заполняет свой календарь Google и ставит в нем напоминание по СМС. Очень удобно.

5. Отчет о встрече

Отчет о встрече сотрудники заполняют после ее проведения. В нем фиксируются предмет встречи, основные договоренности и даты следующего касания.

Отчет важен, потому что благодаря ему руководство может контролировать фактически проведенные встречи и их результативность.

Таблица 5.5. Чек-лист для руководителя отдела продаж

Таблица 5.6. База по дожиму продаж

Часто встречается проблема, когда менеджеры ставят себе встречи, а сами ездят по своим делам.

Отчет о встрече менеджера по продажам

Дата _______________ Ф. И. О. менеджера _________________

Наименование компании ________________________________

Контактное лицо _______________________________________

Примечания менеджера:

Результат встречи:

Дальнейшие действия:

Дальнейшие действия со стороны клиента:

6. Отчетность руководителя отдела продаж

Отчет по результатам отдела продаж заполняет руководитель отдела и тем самым дает возможность директору предприятия контролировать показатели продаж по отделу в целом и результаты каждого менеджера (табл. 5.7, 5.8).

Вы можете добавить любые другие показатели, например количество и объем допродаж, объем продаж партнерских товаров и т. п.

Таблица 5.7. Отчет отдела продаж

Таблица 5.8. Отчет по продажам конкретного менеджера

7. Аудит клиентской базы

Аудит клиентской базы руководитель отдела продаж проводит один раз в месяц/квартал. По итогам аудита он заполняет таблицу-отчет (табл. 5.9).

Таблица 5.9. Аудит клиентской базы (по ABC-сегментации)

8. Отчетность торгового представителя (мерчандайзера)

Используется для контроля на объезде торговых точек, подведомственных торговому представителю (табл. 5.10).

Таблица 5.10. Ежедневный отчет торгового представителя

9. База ключевых клиентов

Важно, чтобы менеджеры вели базу ключевых клиентов. Потому что с ними нужно поддерживать коммуникацию совершенно другого качества. На этой части вашей базы держится бизнес, и очень важно наладить в ней системные касания.