Qabulda kotib bilan suhbat uchun savollar. Kotib bilan suhbat. Kotib lavozimiga qanday qilib muvaffaqiyatli intervyu olish kerak

Intervyuda o'zini qanday tutish kerak? Eng yaxshi variant intervyuda o'zini tuting bemalol. Bu qiyin bo'lishi mumkin, ayniqsa siz kompaniyaning kadrlar bo'yicha direktori yoki prezidenti bilan suhbatda bo'lgan yangi professional bo'lsangiz. Ko'pincha o'zboshimchalik bilan yoki yo'q, kotib nomzodi suhbat paytida asabiylashadi. Bu imtihon emasligini tasavvur qilishga harakat qiling, lekin dialog. Suhbatdoshingiz shunchaki suhbatdoshingizdir. Axir, intervyu gestapo tomonidan so'roq emas, bu shunchaki suhbat. Agar siz juda qattiq siqsangiz, taassurot faqat yomonlashadi. Ammo agar siz hali ham xotirjam bo'lolmasangiz va suhbat davomida siz barg kabi titrayotgan bo'lsangiz, shunchaki aytishingiz mumkin: "Kechirasiz, men biroz xavotirdaman". Vakolatli suhbatdosh keyin vaziyatni yumshatish uchun biror narsa aytishga harakat qiladi. Yoki hech bo'lmaganda u sizni tushunadi.

Ayting-chi, hozirda siz dastur bilan ishlash bo'yicha yaxshi nazariy tushunchaga egasiz, lekin siz o'rganish juda oson va qisqa vaqt ichida dasturni kerakli darajada mamnuniyat bilan o'rganasiz. Agar bu siz lavozimni egallashingiz kerak bo'lgan yagona narsa bo'lsa, ehtimol ish beruvchi sizni hali ham ishga oladi (siz hali ham dasturni o'rganish sharti bilan).

Kotiblar bilan qanday suhbatlashaman

Qabul kotiblari ko'proq ofis kotiblaridan ("yozishni va o'qishni biladigan, ammo xushmuomalalik va diplomatiyaga ega bo'lmagan") "tushgan". Tabassum va mehnatsevarlik ma’nosini tushunganlargina yuqori martabalarga ko‘tarilgan. Endi, avvalgidek, faqat birlashtiradigan kotib

Ko'pincha men o'zim kotiblarni chaqiraman va bu bosqichda, qoida tariqasida, so'zlar bilan belgilanadigan "haqiqiy xonimlar". “ixniy”, “tutova”, “tama”, “chaqiruvlar”, “kelishuv”, “katalog”, "Bu nima?!", "Qisqacha aytganda" va (mening shaxsiy “fi”m) "Sotik". Bunday nomzodlar uchun men darhol dahshatli ish jadvalini, ish haqini kamaytirishni, qo'shimcha imtiyozlarni olib tashlashni, ya'ni "haqiqiy xonimlar" egilmaydigan hamma narsani o'ylab topaman. "Yo'q, bu nima bo'ldi?!" Ular sizni ovqatga ham majburlamaydilar!” Men iboralar qurilishi haqida umuman jimman. "Haqiqiy xonimlar" ko'p hollarda bu bilan "bezovta qilmaydi".

Kotib lavozimiga suhbat paytida qanday va nima deyish kerak: testlar, savol-javoblar

O'zingiz haqingizda gapirganda, moliyaviy qiyinchiliklar yoki sog'liq muammolari haqida gapirmang. Diniy va siyosiy mavzularni ko'tarib bo'lmaydi. Hech kimga yoki biror narsaga salbiy baho bermang. Sizdan faqat ijobiy his-tuyg'ular va sizni o'rab turgan hamma narsaga xayrixohlik kelishi kerak.

Rezyumeni formatlash alohida masala. Kamalakning barcha ranglari va turli xil g'alati shriftlarning monogrammalari bilan qog'oz varag'ini bo'yash istagi potentsial rahbar hatto matnni o'qimasligiga olib keladi. Rezyume hujjat bo'lib, bir xil rangdagi yagona, qat'iy shriftda yozilishi kerak, eng muhim fikrlarni qalin kursiv bilan ajratib ko'rsatish kerak. Har bir blok aniq tuzilgan bo'lishi va boshqalardan kichik sarlavha bilan ajratilishi kerak.

Kotib suhbati: menejer yordamchisi, yordamchi va ofis menejerini qanday tanlash kerak

Ko'pincha begonalar bilan muloqot qilish kerakmi?
Qaysi turdagi odamlar bilan muloqot qilish sizga qulayroq?
O'z fikr va qarashlaringizni yozma yoki og'zaki bayon qilish sizga osonroqmi?
Avval suhbatni boshlay olasizmi? Bu sizni noqulay his qilyaptimi?
Odamlarning nimasi sizga yoqmaydi? Siz doimo odamlarga yoqimsiz narsalarni aytib berishga harakat qilasizmi yoki his-tuyg'ularingizni o'zingizga saqlashni afzal ko'rasizmi?

Kotib lavozimiga nomzoddan oldingi ish joyida bajarilgan barcha vazifalar, kelajak uchun rejalar va o'z imkoniyatlarini baholash, shuningdek ularni ish qidirishga undagan sabablar haqida so'rashni unutmang. Siz olgan javoblar sizga yordam beradi psixologik portretni shakllantirish potentsial xodim yanada to'liq.

to'g'ri ish nutqi - stilistika darsliklari sizga yordam beradi;
ingliz tilining asosiy bilimlari (albatta, uni bir necha kun ichida noldan o'rgana olmaysiz, lekin eski bilimlaringizni yangilash ko'p vaqt talab qilmaydi);
ofis ishini aniq tushunish;
odob-axloq qoidalari asoslarini bilish;
orgtexnika - printer, skaner, faks bilan ishlash qobiliyati;
tez yozish (Internet ikki barmoq bilan yozishga odatlanishga yordam beruvchi maxsus dasturlarga to'la);
Word va Excelda tez ishlash.

Suhbatdan oldin darhol tashqi ko'rinishingizga e'tibor bering. "Kimdir bilan kiyim-kechak bilan tanishasiz" degan so'z o'zini kotib lavozimiga nomzod sifatida taklif qiladigan qiz uchun hammadan ko'ra ko'proq mos keladi. Kotib kompaniyaning yuzi hisoblanadi.

Qabul kotibi lavozimiga tanlash, suhbat savollari

Ko'ryapmanki, siz Home Helpers kompaniyasida bir yil davomida ishlaysiz. U yerda ishlash sizga yoqadimi?
Sizning ish tajribangiz bu lavozimda sizga qanchalik yordam beradi deb o'ylaysiz?
Bir vaqtning o'zida bir nechta ishlarni bajarishingiz kerak bo'lgan vaziyat haqida gapirib bera olasizmi?
Qabulxonadagi kichik kotiblardan biri erkak, yoshi sizdan katta. Siz uning xo'jayini bo'lganingiz uchun muammolarga duch kelasiz deb o'ylaysizmi?
"Mijozlarga g'amxo'rlik" tushunchasi nimani anglatadi?

Savollar ro'yxatini ko'rib chiqing va eng yaxshi natija beradi deb o'ylaganingizni tanlang. Tanlovingizni va boshqa ro'yxatlarni rad etish sabablarini tushuntiring.
Nomzodga so'ragan har xil turdagi qo'shimcha savollarni (ko'pi bilan beshta) tuzing va ularning maqsadini tushuntiring.

Kotib lavozimiga qanday qilib muvaffaqiyatli intervyu olish kerak

Monologingizda "Men" olmoshini iloji boricha kamroq ishlatib, uni "Biz", "Bizning kompaniyamiz" va boshqalar bilan almashtirish tavsiya etiladi. Hikoyada sog'lig'ingiz yoki moliyaviy qiyinchiliklaringiz haqida gapirishingiz shart emas, siz ishlagan kompaniyalar haqida ko'p gapirmasligingiz va sobiq xo'jayiningizni muhokama qilmasligingiz kerak.

Kotib lavozimiga da'vogar uchun testlar unga taqlid qilinadigan muayyan qiyin vaziyatda uning xatti-harakatlarini tekshirish uchun ishlab chiqilgan. Bu lavozimga nomzodning jahlini yo'qotishi uchun stressli suhbat bo'lishi ham mumkin. Bu uning stressga chidamlilik darajasini aniqlash uchun amalga oshiriladi.

Qanday qilib shaxsiy yordamchi izlayotganim haqidagi hikoya

Bir yarim oy o'tgach, bir yarim yuz rezyumeni o'rganib, bir yarim o'nlab intervyu o'tkazganimdan so'ng, umidsizlikka tushishga oz qoldi. Yo'q, taslim bo'lish mening rejalarimning bir qismi emas edi, men ertami-kechmi munosib odamni topishimizni tushundim. Ammo u endi operatsiyani yil oxirigacha yakunlashga umid qilmadi.

Bu bosqichda meni yana bir kashfiyot kutayotgan edi. Gap shundaki, men to'liq vaqt ishlayman. Shunga ko'ra, suhbatni faqat kechqurun o'tkazishim mumkin edi. Men yordamchini tanlashda ishtirok etishga rozi bo'lganimda, bu hamma uchun qulay bo'lib tuyuldi. Axir men o'zim ish qidirayotganimda, suhbatni soat 19:00 ga belgilash aql bovar qilmaydigan muvaffaqiyat edi.

Kotib uchun intervyu savollari

Masalan, siz aniq bilasizki, sizga faqat ommaviy axborot vositalari bilan ishlash bilan shug'ullanadigan va qo'shimcha ravishda Yangi yil uchun esdalik sovg'alariga buyurtma bermaydigan yoki ijtimoiy tarmoqlarda postlar yozmaydigan odam kerak. Bunday holda, xodimning asosiy qobiliyatlari matbuot bilan ishlash va har kuni katta hajmdagi ma'lumotlarni qayta ishlash qobiliyatidir. Bu odam ochiqko'ngil bo'lishi kerak, yo'q, hatto juda ochiq. Ha, bu noto'g'ri va oddiy, lekin bu haqiqat. Matbuot kotibi kompaniya ichida ma'lumot to'plash va doimiy ravishda paydo bo'layotgan tendentsiyalarni kuzatib borish imkoniyatiga ega bo'lishi kerak. Bunday odam yo'lakdagi xodimdan eshitgan iborani butun bir maqolaga aylantira oladi va ommaviy axborot vositalari uchun haqiqatan ham qiziq.

A. Loyiha/kompaniyaning xususiyatlari qanday? Siz har soatda giperaktiv rahbarning Twitter’iga obunani bekor qilishingiz va jurnalistlarga provokatsion tushunchalar berishingiz kerakmi yoki oyda bir marta kelishilgan va qayta kelishilgan press-relizlarni jo'natib, qiziq bo'lgan hamma narsa o'chiriladi?
Savol: Loyihaning yuzi kim? Unga qulaylik uchun kim kerak: shirin aqlli qiz, intellektual tomboy yoki sarg'ish kardinal Peskov. Qanchalik matbuot kotiblari bo'lsa, shuncha menejer turlari mavjud.
C. Loyihaning qamrovi qanday? Agar nomzod "porloq" dan kelgan bo'lsa, unda "Yagona Rossiya" partiyasining siyosati haqida eshittirish yomon yoki hech bo'lmaganda g'alati bo'ladi.
D. Biz qanday funksionallikni izlayapmiz? Faqat ommaviy axborot vositalari yoki keng doiradagi vakolatlar (matbaa, hodisalar, psixologik yengillik va boshqalar) bilan o'zaro ta'sir qilish.
E. Narx.

Men kotib lavozimi uchun suhbatga ketyapman.

Bu firibgarmi? Men o'zim menejer yordamchisi bo'lib ishlayman, bor-yo'g'i 70 ming maosh olaman, lekin shu bilan birga 8 yillik ish tajribam, ingliz tilini va ofis ishlarini yaxshi bilaman. Demak, men sizga ishonmayman, Muallif va sizning mavzuingiz bu mavzu bo'yicha janjallarni qo'zg'atishga bo'lgan navbatdagi urinish bo'lib, barcha kotiblar o'z xo'jayinlari bilan uxlashadi va intervyu paytida ular professorga emas, balki raqamga qarashadi. sifat. Bu mutlaqo ahmoqlik, menejerlarga axlat emas, yordamchi kerak, o'zini hurmat qiladigan xo'jayin hech qachon kotib bilan bog'lanmaydi, xuddi o'zini hurmat qiladigan kotib forumda siz kabi savollarni so'ramaydi, Muallif

Lika, siz juda ko'p qidirasiz!! “Qizlar, mening asosiy savolim - suhbat davomida menejer yaqinlik kutadimi yoki yo'qligini qanday aniqlash mumkin. Uni mamnun qilish uchun qanday kiyinish kerak? U buni juda ochiqchasiga bema'nilik deb hisoblaydimi?" Kelajakda yoki kelajakda u bilan yaqin munosabatda bo'lishni xohlamasangiz, nega uni xursand qiladigan tarzda kiyinasiz? Qanday dahshat. Va bu sizni qiziqtiradigan birinchi savollar. Yaqinlik va qanday kiyinish haqida. Mavzuda prof. sifatlari, mehnat sharoitlari va boshqalar. Muallif, yer bunday odamlarni qanday ko'tarayotganiga hayronman (
Va keyin, agar xodimlar bo'limi xodimi "ishora qilgan" bo'lsa, bu sizni bezovta qilmadimi? Agar u bilan uxlashni xohlamasangiz, u erga bormang. Va agar bunday maslahatlar sizni bezovta qilmasa, xush kelibsiz.

2018 yil 05 avgust 500

Savodxonlikni baholash

Kotib lavozimiga suhbatda bo'lgan nomzodni gramota.ru veb-saytida taqdim etilgan har qanday interaktiv diktantlarni to'ldirishga taklif qiling. Siz http://www.gramota.ru/class/coach/idictation/ veb-saytiga havolaga o'tishingiz kerak, matnni tanlang, taklif qilingan variantlardan birini tanlab bo'sh kataklarni to'ldiring, "Tekshirish" tugmasini bosing - tekshirish sodir bo'ladi. avtomatik ravishda, va siz darhol diktantda qancha xato qilinganligi haqida javob olasiz.

Misol matn:
Men nafaqat boshqalarga etkazish uchun menga ishonib topshirilgan xatlarni, balki tasodifan qo'llarimga tushgan xatlarni ham hech qachon chop etmayman; Boshqa odamlarning ishlariga mendan kam qiziqadigan va ularga josuslik qilishga urinadigan odam yo'q.
Ota-bobolarimiz xotirasida, janob de Buter Turinni deyarli yo'qotib qo'ydi, chunki u yoqimli davralarda kechki ovqatda o'tirganida, u mudofaasiga mas'ul bo'lgan shaharda xiyonatlar uyushtirilayotgani haqidagi xabarni darhol o'qimagan. O'sha Plutarxdan bildimki, Yuliy Tsezar, agar fitnachilar tomonidan o'ldirilgan kuni Senatga borib, unga berilgan xatni o'qib chiqsa, o'limdan qochgan bo'lardi. Plutarx, shuningdek, Ivan podshohi Arxiya haqida gapiradi, o'sha kun arafasida Pelopidas uni o'ldirish va o'z vataniga ozodlik qaytarish rejasini amalga oshirganida, yana bir afinalik Archi, unga maktubda hamma narsani aniq aytib bergan. unga qarshi rejalashtirilgan edi; ammo bu xabar kechki ovqat paytida Arxiasga etkazilganligi sababli, u uni chetga surib qo'ydi va maktubni chop etmadi va Gretsiyada maqolga aylangan so'zlarni aytdi: "Biznes - ertaga ko'rishguncha!"
(Mishel Montaigne kitobidan parcha asosida diktant)

"Tajribalar" tayyorlandi
I. Baranov
10-sinf o'quvchisi
"Maktablar ligasi"

Kiyinish kodi + ingliz tili

Nomzodni quyidagi hujjatni tarjima qilishni taklif qiling va alohida fikrlarning to'g'riligi haqida o'z fikrini bildiring: barcha fikrlarga qo'shilasizmi? Qaysi biri bekor qilinadi? Ogohlantirish.

Matn:
Korporativ kiyinish kodi tamoyillari.
Ishga kiyinish tamoyillarini belgilash har qanday tushunmovchiliklarni oldini olish va kompaniyadan tashqaridagi shaxslar bilan aloqada bo'lganida bizning xodimlarimiz o'zlarini professional tarzda namoyon etishlarini ta'minlashga qaratilgan bo'lib, bu bizning butun tashkilotimizning professionalligidan dalolat beradi. Biroq, bu har bir vaziyat bir xil darajada rasmiy va rasmiy uslubni talab qiladi degani emas. Umuman olganda, ikkita kiyinish uslubi qabul qilinadi: rasmiy va norasmiy (biznes tasodifiy deb ataladi).
Rasmiy kiyinish kompaniya vakili sifatida tashqaridan kelgan shaxslar bilan aloqada bo'lgan har bir kishi uchun majburiydir, masalan, mijozlarga tashrif buyurish yoki qabulxonada ishlash, mijozlar bilan uchrashuvlarda qatnashish, mehmonlarga taqdimot paytida audio/video uskunalarga xizmat ko'rsatish va hokazo. Kimki ma'lum bir kuni tashqaridan kelgan odamlar bilan uchrashishiga ishonchi komil bo'lmasa, har qanday imkoniyatga tayyor bo'lishi va o'z ixtiyorida rasmiy kiyimga ega bo'lishi kerak.
Norasmiy kiyinish (kundalik) agar ma'lum bir kunda xodim kompaniyadan tashqaridagi shaxslar bilan hech qanday uchrashuv o'tkazmasa, sizning kompaniyangizning tashqi vakili sifatida ishlamasa va ofisda bo'lmasa, mumkin. mehmonlar bilan bevosita aloqa. Bunday vaziyatlarda "biznes tasodifiy" majburiydir, ya'ni. qulay, kundalik, lekin oqlangan kiyim.

M. Kondratenko
HR texnologiyasi markazi

Umumiy masalalar

1. Mehmon qabulxonaga 15 daqiqaga keldi. belgilangan vaqtdan oldin. Sizning harakatlaringiz. Ogohlantirish.
2. Kompaniya rahbari qabuliga kelgan mehmon 5 daqiqadan beri kutmoqda. Bu vaqtda menejer telefon orqali u erda atigi 15 daqiqada bo'lishini aytadi. Sizning harakatlaringiz?
3. Tasavvur qiling-a, siz kompaniyangiz uchun ofis jihozlarining optimal yetkazib beruvchisini tanlashingiz kerak. Qayerdan boshlaysiz?
4. Siz menejerga kompaniyaning asosiy xodimlaridan birining tug'ilgan kuniga buyurtma qilingan sovg'alar buyurtma qilinganidan ikki kun kechroq bo'lishini xabardor qilishingiz kerak (bu sizning aybingiz emas). Vaziyatdan qanday chiqib ketishingizni tasvirlab bering.
5. Siz ofis menejerisiz va kotibiyatga xodimlarni jalb qilyapsiz. Xodimlarni qanday parametrlarga ko'ra yollaysiz? Xodimning qaysi asosiy fazilatlari siz uchun muhim bo'ladi? Ogohlantirish.
6. Kotibning ishlab chiqarish yig'ilishini o'tkazish bo'yicha rahbarining buyrug'ini bajarishi uchun qanday hujjatlar va sertifikatlar bo'lishi kerak? Bu masalani qanday hal qilishimiz kerak?
7. Yig'ilish bayonnomasini yuritish uchun kotibga nima kerak?
8. Menejerning ish joyi qanday ofis jihozlari bilan jihozlanishi kerak? Kotib buni qanday nazorat qilishi kerak?
Kalit: javob umumiy mantiqni, ustuvorliklarni belgilash qobiliyatini, mas'uliyatni o'z zimmasiga olish qobiliyatini va korporativ madaniyatning ma'lum bir turi uchun o'zaro ta'sirning maqbul usullarini tushunishni baholaydi. Nomzodning aniq savollari qabul qilinadi.

S. Ivanova
"Nomzod. Yangi kelgan. Xodim" kitobidan.

V. Pustozerova
Bosh muharrir o‘rinbosari
"Kadrovik" jurnali,
huquqshunos; advokat

Ofis ishini bilish bo'yicha savollar

1. Tashkilotning ichki hujjatlarini tayyorlashga qo'yiladigan talablarni belgilovchi rasmiy hujjat bormi? Bu qanday hujjat?
Kalit: Rossiya Davlat standartining 03.03.2003 yildagi 65-sonli "Rossiya Federatsiyasi davlat standartini qabul qilish va joriy etish to'g'risida" gi qarori ("Yagona hujjat tizimi. Yagona tashkiliy-ma'muriy hujjatlar tizimi" bilan birgalikda. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar. GOST R 6.30-2003 "). Menimcha, hujjat mavjudligini, bu GOST R ekanligini, shuningdek, uning taxminiy nomini bilish kifoya.

2. Hujjatning qanday tafsilotlarini bilasiz?
Kalit: hujjatlarni tayyorlash va qayta ishlashda quyidagi ma'lumotlardan foydalaning:
01 - Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi;
02 - Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining gerbi;
03 - tashkilotning emblemasi yoki tovar belgisi (xizmat ko'rsatish belgisi);
04 - tashkilot kodi;
05 - yuridik shaxsning asosiy davlat ro'yxatga olish raqami (OGRN);
06 - soliq to'lovchining identifikatsiya raqami/ro'yxatga olish sababi kodi (TIN/KPP);
07 - hujjat shakli kodi;
08 - tashkilotning nomi;
09 - tashkilot to'g'risidagi ma'lumotnoma;
10 - hujjat turining nomi;
11 - hujjat sanasi;
12 - hujjatning ro'yxatga olish raqami;
13 - hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasiga havola;
14 - hujjat tuzilgan yoki nashr etilgan joy;
15 - qabul qiluvchi;
16 - hujjatni tasdiqlash muhri;
17 - rezolyutsiya;
18 - matn sarlavhasi;
19 - nazorat belgisi;
20 - hujjat matni;
21 - ariza mavjudligi to'g'risida belgi;
22 - imzo;
23 - hujjatni tasdiqlash muhri;
24 - viza hujjatlarini tasdiqlash;
25 - muhr taassurotlari;
26 - nusxaning tasdiqlanganligi to'g'risidagi belgi;
27 - ijrochi haqida belgi;
28 - hujjatning bajarilishi va faylga yuborilganligi to'g'risida belgi;
29 - hujjatning tashkilot tomonidan qabul qilinganligi to'g'risidagi belgi;
30 - hujjatning elektron nusxasining identifikatori.

3. Buyruq va ko‘rsatmalar qanday hujjatlar turiga kiradi?
Kalit: buyruqlar va ko'rsatmalar ma'muriy (tashkiliy va ma'muriy) hujjatlarga tegishli.

4. Tashkilot nomi - hujjat muallifi va ma'lumotnoma ma'lumotlari qanday formatlanishi kerak?
Kalit: hujjat muallifi bo'lgan tashkilotning nomi uning ta'sis hujjatlarida ko'rsatilgan nomga mos kelishi kerak.
Tashkilot nomining tepasida qisqartirilgan nomi, u yo'q bo'lganda esa bosh tashkilotning to'liq nomi (mavjud bo'lsa) ko'rsatiladi.
Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining davlat tili (rus) bilan bir qatorda Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining davlat tiliga ega bo'lgan Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining tashkilotlarining nomlari ikki tilda chop etiladi.
Tashkilotning Rossiya Federatsiyasi sub'ektining davlat tilida yoki boshqa tilda nomi Rossiya Federatsiyasining davlat tilida nomi ostida yoki o'ng tomonida joylashgan.
Tashkilotning qisqartirilgan nomi tashkilotning ta'sis hujjatlarida mustahkamlangan hollarda beriladi. Qisqartirilgan ism (qavslar ichida) to'liq ismning ostida yoki orqasida joylashtiriladi.
Filialning, hududiy idoraning, vakolatxonaning nomi, agar u hujjat muallifi bo'lsa va tashkilot nomi ostida joylashgan bo'lsa, ko'rsatiladi.

5. Tashkilot haqidagi ma'lumotnoma ma'lumotlari qanday tafsilotlar hisoblanadi?
Kalit: tashkilot haqidagi ma'lumotnoma ma'lumotlariga pochta manzili, telefon raqami va tashkilotning ixtiyoriga ko'ra boshqa ma'lumotlar (faks raqamlari, teleks raqamlari, bank hisoblari, elektron pochta manzillari va boshqalar) kiradi.

6. Buyruqlar berish uchun tashkilotning umumiy shaklidan foydalanish mumkinmi?
Kalit: buyurtma berish uchun tashkilotning umumiy shakli qo'llaniladi, hujjat (buyurtma) nomi majburiy tafsilot hisoblanadi. Tashkilot ichki hujjatlar uchun maxsus ishlab chiqilgan korporativ uslubga ega bo'lishi mumkin, bu holda maxsus buyurtma shakli mavjud.

7. Hujjatga qanday ro'yxatga olish raqami berilishi kerakligini qanday aniqlash mumkin?
Kalit: hujjatning ro'yxatga olish raqami uning tartib raqamidan iborat bo'lib, tashkilotning ixtiyoriga ko'ra ishlarning nomenklaturasi, muxbir, ijrochilar to'g'risidagi ma'lumotlar va boshqalar bo'yicha ish indeksi bilan to'ldirilishi mumkin.
Ikki yoki undan ortiq tashkilot tomonidan birgalikda tuzilgan hujjatning ro'yxatga olish raqami ushbu tashkilotlarning har birining hujjatning ro'yxatga olish raqamlaridan iborat bo'lib, ular hujjatda mualliflar ko'rsatilgan tartibda chiziq bilan ajratiladi.
Hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasiga havola javob berilishi kerak bo'lgan hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasini o'z ichiga oladi.

8. Tashkilotning asosiy tarmoq (aniq) faoliyatiga oid hujjatlar (ma’lumotlar, ma’lumotnomalar, xulosalar, ma’lumotlar, eslatmalar) uchun qanday saqlash muddatlari va operativ faoliyati uchun qanday muddatlar belgilangan?
Kalit: turli xil hujjatlarni saqlash muddatlari tashkilot faoliyatida shakllantiriladigan, saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda tasdiqlangan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxati bilan belgilanadi. Rosarxiv 06.10.2000 (27.10.2003 y.dagi o'zgartirishlar). Tashkilotning asosiy tarmoq (aniq) faoliyati to'g'risidagi ma'lumotlar, sertifikatlar, xulosalar, ma'lumotlar, hisobotlar doimiy ravishda, operatsion sanoat (maxsus) faoliyati uchun esa 5 yil davomida saqlanadi.

9. Agar buyruqda bir nechta ijrochilar ko'rsatilgan bo'lsa, u holda buyruq qancha nusxada tashkilot rahbariga imzolash uchun berilishi kerak?
Kalit: tashkilot rahbari asl nusxaga imzo qo'yadi, u birinchi nusxa deb ham ataladi, bu zamonaviy ofis texnologiyalari bilan mutlaqo tushunarli emas, lekin ilgari u yozuv mashinkasidagi eng yuqori qog'oz varag'i edi, qolganlari nusxa varaqlari yordamida chop etilgan. Bu faylga kiritilgan imzolangan buyruqdir. Nusxalari barcha ijrochilar uchun tayyorlanadi.

Shuningdek o'qing

HR menejeri uchun ish
HR menejeri uchun savollar
Keys usuli xodimlarni baholash usullaridan biri sifatida
Ish usullaridan foydalangan holda xodimlarni baholash Rossiya kompaniyalarida tobora ommalashib bormoqda. Kadrlar bo'yicha ofitserlar asta-sekin tanlov anketalaridan proyektiv usullardan foydalangan holda tezkor baholashga o'tishmoqda. Men uzoq vaqtdan beri kadrlarni tanlashda proyektiv usullar bir qator afzalliklarga ega degan xulosaga kelganman.

Ushbu bo'limdagi maqolalar

Shaxsiy psixotiplash texnikasi HR mutaxassislari va xodimlar xizmatlari uchun vosita sifatida
Kadrlar bo'limi yoki xodimlar xizmatining samaradorligini oshirish deyarli har qanday yirik yoki o'rta kompaniya rahbari ish haftasi davomida bir necha marta o'ylaydigan savoldir. Zamonaviy HR xizmati (Kadrlar bo'limi) ko'p vazifali rejimda ishlaydi. Uning xodimlari...
Qanday qilib o'z qo'llaringiz bilan ish qutilarini yasash kerak: bosqichma-bosqich ko'rsatmalar
Xodimlarni baholash: ko'r-ko'rona tanish emas
Xodimlarni baholash moda emas, balki yangi xodimlarni yollash, lavozimga ko'tarilish uchun nomzodlarni ko'rib chiqish, korxonani qayta tashkil etish, boshqaruv tuzilmasini optimallashtirish va motivatsiya shakllarini tanlashda ob'ektiv zaruratdir. Xodimlarni baholash har doim amalga oshirilgan, ammo yaqin vaqtgacha buning uchun samarali usullar mavjud emas edi; faqat menejer yoki kadrlar bo'limi xodimining sub'ektiv tajribasiga tayanishi kerak edi. Ammo sharoitlar o'zgarmoqda va uzoq yillar davomida buzilmasdan mavjud bo'lgan tamoyillar samarasiz bo'lib chiqdi va shu tarzda tuzilgan jamoaga tayanadigan biznes raqobatdosh emas.

Kotib - bu kompaniyaning hujjat aylanishini boshqaradigan, ko'pincha bir vaqtning o'zida kotib yordamchisining vazifalarini bajaradigan va boshliqning shaxsiy talablarini bajaradigan shaxs.

Agar siz xodim bilan suhbatdan o'tishga qaror qilsangiz, quyidagilarni bilishingiz va bilishingiz kerak:

Hujjatlar oqimini saqlang.
Yozuvlarni ro'yxatdan o'tkazish va qayta ishlash.
Telefon suhbatlarini o'tkazish va mijozlar bilan ishlash.
Hujjatlar arxivini yuritish.
Davlat ish yuritish tizimining asosiy qoidalarini, hujjatlashtirish qoidalari va qoidalarini bilish.

Avvalo, suhbatga ruhan va jismonan tayyorlaning. Yaxshi uxlang, ish kiyimlarini kiying va shunchaki dam oling.

Ehtiyojni ko'rsangiz, hujjat aylanishi asoslarini va boshqa nazariy bilimlarni ko'rib chiqing.

Sizning kelajakdagi lavozimingiz vazifalarni bajarishda tartib va qat'iylik bilan bevosita bog'liq bo'lganligi sababli, o'z vaqtida kelishingizga ishonch hosil qiling va mas'uliyatli va ozoda odam ekanligingizni ko'rsating.

Intervyu savollari

Sizning ma'lumotingiz qanday (iqtisod, arxivshunoslik yoki hujjatshunoslik bo'lishi kerakmi)?
Sizning shaxsiy shaxsiy kompyuteringiz va ofis jihozlaringiz bormi (agar yo'q bo'lsa, birinchi navbatda kompyuter kurslarini o'tashingiz yaxshiroq)?
Siz ochiqko'ngil odammisiz?
Shu kabi lavozimda tajribangiz bormi?
Siz qanchalik tartibli va tartiblisiz?

Agar suhbatingiz suhbat bilan cheklangan bo'lsa, siz juda omadlisiz. Ammo ko'pincha menejerlar sizni tegishli test yordamida tekshirishga qaror qilishadi.

Sinovlarda siz turli xil savollarga duch kelishingiz mumkin: hujjatning ta'rifi, uning tafsilotlari, imzolarni tasdiqlash, protokol sanasi va boshqalar.

Bunday imtihondan o'tish uchun siz shunchaki hujjat aylanishi bo'yicha darslikni chiqarib olishingiz, oddiy universitet testini topishingiz va uni imtiyozli tarzda topshirishga harakat qilishingiz mumkin.

Xulosa

Iloji boricha to'plangan va ishonchli bo'lishga harakat qiling.

Kotiblik kasbi qat'iyatlilik, aniqlik va masalani bilishni talab qiladiganligi sababli, siz barcha bilim va ko'nikmalarga ega ekanligingizni, shuningdek, talablarga javob berishingizni isbotlashingiz kerak.

Kotib har bir tashkilotning o'ziga xos muvofiqlashtirish markazidir.

Har qanday vakolatli shaxs kotib vazifalarini bajarishi mumkin degan noto'g'ri tushuncha mavjud.

Biroq, bunday emas va kotib lavozimiga nomzod barcha funktsiyalarni bajarish uchun bir qator professional fazilatlarga ega bo'lishi kerak.

Kotibning asosiy funktsiyalari

Har qanday tashkilot rahbari kotibining majburiyatlari quyidagi vazifalarni o'z ichiga oladi::

yozishmalarni qabul qilish va yuborish;
ish yuritish (hujjatlarni yaratish va qabul qilish, tashkilot va rahbarning shaxsan ishi uchun zarur bo'lgan materiallarni qayta ishlash va boshqalar);
menejerning uchrashuvlari va muzokaralarini tashkil etish, menejer uchun ma'lumot olish va uning qarorlarini xodimlarga yuborish;
yig'ilishlar va yig'ilishlarga tayyorgarlik ko'rish va ularni tashkil etish;
menejerning o'z kabinetida ishlashi uchun zarur shart-sharoitlarni yaratish;
tashkilotning tashrif buyuruvchilari va mijozlari bilan shaxsan va telefon orqali muloqot qilish;
ma'lumotlar bankiga kerakli ma'lumotlarni kiritish va undan menejer yoki boshqa xodimlar tomonidan talab qilinadigan ma'lumotlarni chop etish.

Ushbu funktsiyalarga asoslanib, kotib bilishi kerak:

zamonaviy ish yuritish va arxiv ishi asoslari;
mehnat qonunchiligi va ma'muriy huquq asoslari;
ishbilarmonlik aloqalari va ish hujjatlarini rasmiylashtirish qoidalari;
menejer ishini tashkil etish qoidalari.

Shaxsiy xususiyatlar

Tashkiliylik, do'stona munosabat, stressga chidamlilik - bular kotibga ega bo'lishi kerak bo'lgan asosiy xususiyatlardir.

Kompaniyaning har bir tashrifchisi kotib bilan uchrashadi va uning barcha xodimlari o'zlarining rasmiy vazifalari bilan bog'liq holda aloqada bo'lishadi. Kotib kayfiyati va o'zining farovonligiga qaramay, hamma bilan xotirjam va doimiy tabassum bilan muloqot qilishi kerak.

Kotib tashkilotchilik qobiliyati va qobiliyatiga, o'zini o'zi tashkil qilish qobiliyatiga ega bo'lishi kerak.

Nostandart vaziyatlarda tezda moslashish, kompaniya ishini tashkil etishda tashabbus ko'rsatish va ayrim hollarda maxsus ko'rsatmalarsiz harakat qilish qobiliyati menejerlar tomonidan ayniqsa qadrlanadi.

Kotibning rezyumesini hisobga olgan holda

Kotib uchun intervyu savollari juda muhim, ammo barchasi nomzodning rezyumesini ko'rib chiqishdan boshlanadi.

Har qanday rezyumening asosiy maqsadi ma'lum bir lavozim uchun zarur bo'lgan kasbiy mahorat va shaxsiy fazilatlarni taqdim etishdir.

To'g'ri yozilgan rezyume - bu ish beruvchini qiziqtirish uchun mo'ljallangan o'z-o'zini reklama qilish..

Siz uni siz bilan uchrashishni va gaplashishni xohlagan tarzda loyihalashingiz kerak.

Muayyan ish beruvchiga asoslangan rezyumeni yozishga arziydi. Bir vaqtning o'zida barcha tashkilotlarga murojaat qilish uchun kotib lavozimi uchun bir xil, universal rezyume matnidan foydalana olmaysiz.

Rezyume yozishdan oldin, ma'lum bir vakansiya talablarini o'rganing va ular asosida matn tuzing. Agar e'londa maxsus so'rovlar bo'lsa, ularga muvofiqligingizni belgilashni unutmang.

Ta'lim, tajriba va ish qobiliyatlari kotiblikka nomzodlarni tanlashda odamlar e'tibor beradigan asosiy pozitsiyalardir, shuning uchun ular eng maqbul nuqtai nazardan taqdim etilishi kerak. Kotib lavozimiga nomzod o'z vaqtida, tezkor, ochiqko'ngil va stressga chidamli ekanligini ko'rsatish kerak.

Rezyume talablaridan biri fotosuratni taqdim etishdir.. Unga dengiz qirg'og'ida dam olayotgan, klubda dam olayotgan yoki mamlakatda gullarni hidlaganingiz suratingizni qo'yishning hojati yo'q. Sizning vazifangiz o'zingizni ishbilarmon odam ekanligingizni ko'rsatishdir, shuning uchun biznes muhitida sizning yuzingiz va aqlli qiyofangizni aniq ko'rsatadigan fotosuratni taqdim eting.

Matnni bir necha marta qayta o'qing va xatolarni tekshiring. Hech qanday holatda ular rezyumeda bo'lmasligi kerak, chunki kotib savodli bo'lishi kerak. Ish jarayonida u xodimlarning va hatto menejerning xatolarini tuzatishi kerak, ammo agar u o'z hujjatini malakali tuza olmasa, buni qanday qiladi.

Suhbatga tayyorgarlik

Har bir aniq tashkilot o'z ishining o'ziga xos xususiyatlariga ega, shuning uchun suhbatdan oldin siz u va uning faoliyati amalga oshiriladigan soha haqida iloji boricha ko'proq ma'lumot olishingiz kerak.

Suhbat uchun qoidalar

Va endi bu masala bo'yicha batafsilroq: kotib suhbati, savol-javoblar.

Suhbat boshida ular an'anaviy tarzda o'zlari haqida gapirishni so'rashadi, shuning uchun monologni oldindan o'ylab ko'rish yaxshiroqdir.

Ta'limingiz va karerangizning boshlanishi haqida bizga xabar bering, lekin uzoq emas.

Kasbiy fazilatlarni tavsiflash, ish tajribasi haqida gapirish, ishni tashkil qilish qobiliyatiga e'tibor qaratish va shu bilan natijalarga erishishga alohida e'tibor qaratish lozim.

Ishni tavsiflashda "men qildim", "men tashkil qildim" iboralarini kamroq ishlating. "Bizning kompaniyamiz", "mening rahbarligimdagi bo'lim", "men ishni tashkil qildim ..." deyish yaxshiroqdir.

O'zingizni xotirjam tuting, ko'zingizni stolga qaratmang. Ammo takabburlikka yo'l qo'ymang - bu muvaffaqiyatsizlikka to'g'ridan-to'g'ri yo'l. O'zingizni ideal xodim sifatida ko'rsatishga urinish hech qanday yaxshilikka olib kelmaydi.

Rivojlanishga intilayotgan shaxs sifatida o'zingiz haqida taassurot yaratish yaxshiroqdir. Kimdir o‘zini ulardan aqlliroq deb hisoblasa, bu boshliqlarga yoqmaydi.

Sizning vazifangiz o'qimishli, o'ziga ishongan, ammo takabburlik qilmasdan, o'z kompaniyasining ishini tashkil qilishda menejerning yordamchisi bo'lishga tayyor odamning taassurotini qoldirishdir.

Suhbatdoshingizni diqqat bilan tinglang va javobingizda uning bir nechta so'zlaridan foydalanishga harakat qiling. Javobning boshlanishi iboralar bo'lishi mumkin: "Siz buni aytasizmi ...", "Agar men to'g'ri tushunsam, sizni qiziqtirasiz ...".

Qanday bo'lmasin, o'zingizni viqor bilan tuting, baqirmang. Hatto intervyudagi muvaffaqiyatsizlik ham hayotning oxiri yoki falokat emas, balki ma'lum bir hayotiy tajribadir. Agar buni eslasangiz, xotirjamlik va ishonch kafolatlanadi.

Ko'rib turganingizdek, kotib lavozimiga intervyu berish unchalik qiyin emas, asosiysi ma'lum qoidalarga rioya qilishdir.

Va sizni intervyuga taklif qilishdi. Keyin nima? Qanaqasiga intervyuda o'zini tuting Va intervyudan qanday o'tish kerak Bu, ehtimol, ushbu bosqichdagi eng muhim savollar. Ushbu maqolada men siz bilan o'z kuzatishlarimni baham ko'raman kotib suhbati. Aytgancha, bu tavsiyalar sizga nafaqat yordam beradi kotib suhbati, balki boshqa lavozimlarga intervyu berganda ham.

Darhol ta'kidlashni istardimki, mavzu bo'yicha adabiyotlar ko'pligiga qaramay " intervyudan qanday o'tish kerak", ushbu nashrlarning hech biri sizni ish bilan ta'minlashga kafolat bera olmaydi. Qoida tariqasida, bo'lajak xodimdan kutilgan malakaga qo'shimcha ravishda, ish beruvchi ko'pincha bu lavozimga ideal nomzod qanday bo'lishining qandaydir "rasmiga" ega. Va ba'zi intervyu texnikasi va qoidalarini bilish siz xohlagan lavozimni egallash imkoniyatingizni albatta oshiradi, lekin bu kafolat emas. Suhbatdan o'tmaslikning bir qancha sabablari bo'lishi mumkin: intervyu paytidagi xatolaringizdan tortib oddiy "rasm mos kelmadi".

Men sizga ikkinchisiga ikkita misol keltiraman. Men bitta ajoyib kompaniyada kotib bo'lib muvaffaqiyatli ishladim. Menga ish juda yoqdi, lekin bir muncha vaqt o'tgach, men professional tarzda "o'sishni" xohladim. Bu vaqtga kelib, kompaniya prezidentining yordamchisi sifatida vakansiya paydo bo'ldi. Men ushbu lavozimga rezyumeimni topshirdim, lekin, afsuski, men tanlanmadim. Kompaniya prezidenti menga juda yaxshi malaka va tajribaga ega ekanligimni va men zo'r xodim ekanligimni aytdi, lekin bu lavozimda u kamida o'n yil davomida odamni ko'rishni xohlaydi. yoshi kattaroq. Boshqa kompaniyada direktor yordamchisi lavozimi uchun intervyu olayotganda, menga ma'lum bo'ldiki, ular negadir bu lavozimga namunali ko'rinishga ega odamni xohlashadi.

Ko'rib turganingizdek, rad etish har doim ham sizning malakangiz yoki xatolaringizning bevosita natijasi emas. Shunday qilib, intervyu sizning iste'dodlaringizni imkon qadar to'liq namoyon qilish haqida bo'lishi kerak bo'lsa-da, unga g'alaba qozonish va mag'lub bo'lish mumkin bo'lgan o'yin kabi munosabatda bo'ling.

Odatda bir necha bosqichda amalga oshiriladi. Birinchidan, HR menejeri bilan suhbat o'tkaziladi. Asosiy kotib suhbati telefon orqali yoki shaxsan amalga oshirilishi mumkin. Keyinchalik, HR direktori, keyin esa kompaniya prezidenti bilan gaplashishingiz mumkin. Yoki aksincha, birinchi navbatda bevosita xo'jayin bilan (agar bu prezident yoki direktor bo'lmasa), keyin esa HR direktori bilan. Professional va psixologik testlar ham katta ehtimolga ega.

Hech kimga kotib suhbati tayyorlash kerak. Intervyu bu jarayon ekanligini tushunish muhimdir. ikki tomonlama Sizning bahongizga bog'liq bo'lgan imtihon emas. Siz nafaqat baholanasiz, balki siz kompaniya uchun qancha ishlashni xohlayotganingizni ham baholaysiz. Shuning uchun, intervyuga tayyorgarlik ko'rish asosan sizning manfaatingiz uchundir.

Taklifnoma olganingizdan keyin qilishingiz kerak bo'lgan birinchi narsa kotib suhbati- kompaniya veb-saytiga o'ting. O'ylaymanki, kompaniyaga u haqidagi ma'lumotni o'rganmasdan suhbatga borish, garchi mening tajribamda bo'lsa ham, qabul qilinishi mumkin emas kotib suhbatlari(va nafaqat) bunday holatlar ko'p bo'lgan. Men bunday xodimni ishga taklif qilgan bir marta esimda yo'q. Bu har doim ham xodimning saytdagi ma'lumotlarni o'qimaganligi bilan bevosita bog'liq emas, balki kompaniyaga qiziqish yo'qligi bilan bog'liq bo'lishi mumkin va bu boshqa har qanday vaqtda o'zini namoyon qilishi mumkin.

Shunday qilib, veb-saytdagi ma'lumotni o'qing: kompaniya nima qiladi, uning vazifasi nima, maqsadlari nima, kompaniya qanday rivojlanishni rejalashtirmoqda. Ba'zi kompaniyalar hatto kadrlar bo'yicha ustuvorliklari va xodimlarning o'sishi uchun imkoniyatlarni nashr etadilar. Hammasini o'rganing! Siz afsuslanmaysiz. Aslida, kompaniyaning veb-saytida bunday ma'lumotlar qanchalik ko'p bo'lsa, siz uchun shunchalik yaxshi. Hech narsa bo'lmasa, bundan ham yomoni.

Uchun suhbatdan o'tish, kompaniyaning asosiy faoliyatini o'rganganingizdan so'ng, yana diqqat bilan ish tavsifini ko'ring, siz rezyumeni topshirgan joy. Ko'pincha intervyu paytida sizni ushbu vakansiyada nima ko'proq jalb qilganligi haqida savol beriladi. Javob o'lik sukunat edi. Hech narsa meni o'ziga tortmadi. U har qanday joyga ko'chib o'tdi, faqat harakat qilish uchun. O'zingizga va kelajakdagi ishingizga nisbatan bunday munosabat qabul qilinishi mumkin emas. Orqaga aylantiring va qaytadan boshlang.

Bloknot oling va savollaringizni yozing: kompaniya haqida, lavozim haqida, mas'uliyat haqida.