Raporti vjetor: përgatitja, përfundimi, prezantimi. Si të shkruani një raport për punën e bërë? Si të shkruani një raport vjetor

Një raport mbi punën e bërë do t'i lejojë menaxherit të vlerësojë cilësinë dhe shpejtësinë e punës së sekretarit. Artikulli përmban mostra të raporteve për punën e bërë. Përdorni udhëzimet hap pas hapi për të hartuar saktë raportin tuaj.

Shkarkoni një mostër të dobishme

Pse keni nevojë për një raport progresi?

Menaxheri vendos një detyrë, punonjësi e përfundon atë - ky është thelbi i procesit të punës. Fakti që detyra u krye regjistrohet në formën e një raporti për punën e kryer. Çdo punonjës harton periodikisht një dokument të tillë. Frekuenca e raporteve dhe forma e tyre varet nga rregullat e brendshme të kompanisë.

Kush ka nevojë për një raport progresi dhe pse? Udhëheqësi ka nevojë për të. Ky dokument ju lejon të vlerësoni se sa mirë dhe sa shpejt një punonjës e përfundon një detyrë. Dokumentet e raportimit të të gjithë punonjësve ofrojnë një mundësi për të krijuar një pamje të përgjithshme të punës së kompanisë dhe për të lehtësuar planifikimin taktik dhe strategjik.

Edhe vetë punonjësi ka nevojë për raportin. Së pari, një dokument përfundimtar i shkruar mirë ndihmon për të paraqitur rezultatet e punës suaj në mënyrë të favorshme për menaxhmentin. Së dyti, raporti është një mjet i dobishëm vetëkontroll. Në fund të periudhës së raportimit, ju shihni sukseset dhe dështimet tuaja. Kjo do t'ju tregojë drejtimet në të cilat ju duhet të zhvilloheni.

Raport mbi punën e kryer nga një punonjës me natyrë udhëtimi të punës: mostër

Shkarkoni mostrën e plotë në revistë

Çfarë të shkruani në një raport progresi

Nuk ka asnjë raport të vetëm standard për punën e bërë. Dokumenti është hartuar në formë të lirë. Kjo varet nga natyra e detyrave të kryera. Disavantazhi i formës së lirë është se shumë punëtorë nuk dinë të shkruajnë një raport progresi. Një punonjës nuk do të marrë një vlerësim adekuat të punës së tij nëse nuk ka aftësi për të shkruar me kompetencë një raport.

Ju nuk mund t'i detyroni punonjësit të shkruajnë raporte të vërteta, por mund t'i mësoni ata të paraqesin me kompetencë sukseset dhe arritjet e tyre. Nuk ka vështirësi në hartimin e një dokumenti raportues. Ju duhet të shmangni gabimet që bëjnë shumë njerëz.

Le të shohim një mostër të një raporti të përpiluar gabimisht për punën e bërë për javën dhe të shohim gabimet tipike.

Opsion i keq

Pse është i keq ky raport? Pas leximit të një dokumenti të tillë, menaxheri do të krijojë përshtypjen se sekretari nuk është i mbingarkuar me punë. Për më tepër, teksti është i vështirë për t'u lexuar - struktura e raportit lë shumë për të dëshiruar.

Struktura e raportit

Mostrës së mësipërme i mungojnë elementet thelbësore të një raporti të mirë. Ai duhet të përmbajë:

• një listë e detyrave që punonjësi duhet të kryejë;
• specifikimi i këtyre udhëzimeve;
• analiza e punës së kryer;
• planet për periudhën e ardhshme raportuese;
• sugjerime se çfarë duhet ndryshuar, përmirësuar, optimizuar.

Seti i elementeve të strukturës varet nga kohëzgjatja e periudhës raportuese. Një raport progresi ditor ose javor nuk ka nevojë të përmbajë analiza dhe sugjerime, por një raport mujor i progresit ose dokument raporti vjetor duhet të ketë këto elemente.

Një raport i mirë për punën e bërë

Shkarkoni raportin e plotë të mostrës

Si të paraqisni një raport

Nëse nuk ka kërkesa të tjera, një raport për punën e bërë hartohet në përputhje me GOST 7.32-2001. GOST rregullon kërkesat themelore për përgatitjen e një dokumenti raportues. Ai përmban standarde që përcaktojnë metodën e formatimit, llojin dhe madhësinë e shkronjave, hapësirën dhe madhësinë e marzhit.

Cilat mund të jenë kërkesat për një raport progresi?

Meqenëse nuk ka kërkesa të standardizuara për përgatitjen e dokumentit, detyra kryesore e punonjësit është të përmirësojë perceptimin e tekstit dhe të rrisë lexueshmërinë e tij. Për këtë:

• përdorni jo më shumë se 5 fjali në një paragraf;
• alternojnë fjali të gjata dhe të shkurtra;
• ndani tekstin në mënyrë që tabela ose grafiku të mos zënë të gjithë faqen;
• lini hapësirë ​​për komente në tabela dhe grafikë;
• Nëse raporti është i gjatë, atëherë bëni një përfundim në fund.

Shënim! Për të hartuar një raport mbi punën e bërë në një udhëtim pune, përdorni një mostër të veçantë. Ky është një i unifikuar formulari nr.T-10a. Shkarkoni formularin e përfunduar

Formulari nr. T-10a:detyrë zyrtare për dërgimin në një udhëtim pune dhe një raport për zbatimin e tij

Shkarkoni formularin dhe mostrën e plotësimit në Sistemin e Personelit

Si të shkruani një raport: udhëzime hap pas hapi

Hapi 1. Bëni një skicë të përafërt të dokumentit. Një raport për një periudhë të shkurtër nuk duhet të zgjasë më shumë se 1-2 faqe. Nëse raportoni rregullisht, përgatitni një model dokumenti elektronik për çdo rast:

• mostër raporti ditor i progresit;
• mostër raporti javor i progresit;
• mostër e raportit për punën e bërë për muajin.

Hapi 2. Bëni një listë të detyrave tuaja. Nëse ka shumë detyra, grupojini ato në blloqe semantike.

Hapi 3. Listoni mjetet dhe burimet që janë përdorur gjatë përfundimit të detyrave - punë shtesë, kosto financiare, udhëtime, materiale.

Hapi 4. Paraqitni rezultatet e punës suaj. Përshkruani se si i përmbushin objektivat. Nëse detyra nuk është përfunduar, shpjegoni arsyen. Jepni vlerësimin tuaj të situatës. Nxirrni përfundime.

Hapi 5. Formuloni qëllimet dhe objektivat për periudhën e ardhshme raportuese.

Hapi 6. Futni në tekst tabela, grafikë dhe diagrame. Shpesh menaxheri kalon nëpër dokumentin e raportimit. Përpiquni që tabela ose grafiku të ofrojnë një mundësi për të vlerësuar punën tuaj.

Përdorni Google Docs për të krijuar diagrame

Si të krijoni një grafik në Google Docs

Hapi 7 Rilexoni me kujdes tekstin, kushtojini vëmendje gramatikës dhe stilit. Theksoni faktet kryesore me shkronja të zeza ose të pjerrëta. Përgatitni një version elektronik të dokumentit dhe një version të printuar. Nëse keni nevojë të raportoni me gojë ose në një prezantim, përgatitni paraprakisht një version të shkurtër të tekstit, duke përfshirë pikat më të rëndësishme.

Informata personale:

Konsultuar në fushën e menaxhimit të rregullt të më shumë se 70 kompanive: nga 10 deri në 9,000 njerëz (përfshirë: kompanitë mbajtëse, dyqane zinxhirësh, fabrika, kompani shërbimesh, ndërtues, zyrtarë qeveritarë, agjenci ueb, dyqane online). Student i Alexander Friedman.

Një nga bashkautorët e librit "Teknologjitë sociale të Shkollës së Menaxherëve të Talinit. Përvoja e përdorimit të suksesshëm në biznes, menaxhim dhe jetën private": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

Saktësia është një mirësjellje e mbretërve, por një detyrë për nënshtetasit e tyre

Luigji XVIII

kujt: pronarët, menaxherët e lartë

Si mund të pranohet një simulim i një aktiviteti të ethshëm nga një menaxher si rezultat i punës

“Çfarë kanë bërë vartësit e mi sot? Çfarë detyrash përfunduan? Sa kohë u desh dhe çfarë rezultatesh u arrit?”- mendime të tilla emocionuese shpesh ndjekin udhëheqësin. Nga do të vinin?

Nga jashtë gjithçka është e mrekullueshme. Sapo shefi hyn në zyrë, të gjithë janë të zënë menjëherë: bisedat e vogla mbarojnë në mes të fjalisë, dikush fillon të shkruajë me ethe në kompjuter, të tjerët transferojnë me zell letrat nga një vend në tjetrin, të tjerët menjëherë thërrasin të gjithë kontraktorët me radhë. Pse një tablo kaq e lumtur krijon "mendime emocionuese"?

Fakti është se një udhëheqës me përvojë e kupton shumë mirë ndryshimi midis "fakteve" dhe "opinionit rreth fakteve". Por për të kuptuar se çfarë po bënin vartësit e besuar atij, është e nevojshme të organizohet një pyetje e hollësishme me gojë e "çfarë", "si", "kur", me "çfarë rezultatesh" dhe "kush" e bëri atë. Kjo kërkon shumë kohë si nga menaxheri ashtu edhe nga punonjësi. Prandaj, menaxheri e zgjidh këtë problem sipas parimit të mbetur. Dhe kush do të pyesë ndërsa ai është me pushime ose në pushim mjekësor?

Ky artikull do të diskutojë një mjet që ju lejon të ndani "faktet" nga "opinionet rreth fakteve" dhe të matni efektivitetin dhe produktivitetin e vartësve. Më tako. Raportet ditore të punës në formë të formalizuar për çdo punonjës.

Raportet e punës: përshkrimi i teknologjisë dhe përfitimet

Teknologjia e raporteve të punës është aq e thjeshtë sa dy dhe dy. Në fund të ditës së tij të punës, çdo punonjës duhet të sigurojë një raport me një listë të plotë të detyrave të kryera dhe kohën e kaluar për secilën prej tyre, së bashku me një lidhje me rezultatin e punës.

Më lejoni t'ju kujtoj se raportet e punës janë pjesë e një teknologjie më të madhe - "Organizimi i punës së punonjësve, duke marrë parasysh kohën e punës sipas detyrës duke përdorur planet dhe raportet dhe analizën e tyre nga menaxheri". Teknologjia e përgjithshme përbëhet nga elementët e mëposhtëm:

• Planifikimi ditor për punonjësit: kërkesat e organizimit dhe formatit. Lexoni më shumë në artikullin "".
• Analiza, vlerësimi dhe rregullimi i planeve të punonjësve, diskutimi i planeve me menaxherin. Shih artikullin "".
• Raportimi ditor për punonjësit: kërkesat e organizimit dhe formatit. Kjo është ajo që unë flas në këtë artikull.
• Analiza, vlerësimi dhe konkluzionet nga raportet e punonjësve. Më shumë detaje në "".

Parimet kryesore të raporteve të punës

1. Punonjësit duhet të raportojnë për punën e tyre çdo ditë, pavarësisht nga kualifikimet, pozicioni apo ndonjë faktor tjetër.
2. Raportet duhet të dërgohen rreptësisht në fund të ditës aktuale (të cilës raporti korrespondon)
3. Raporti duhet të sigurohet në mënyrë elektronike dhe të ruhet në mënyrë që menaxheri të ketë mundësinë ta shqyrtojë atë në detaje.
4. Çdo menaxher i lartë duhet të jetë në gjendje të shikojë raportet e të gjithë vartësve të tij.
5. Raporti duhet të jetë aq i detajuar sa të jetë e nevojshme për të krijuar transparencë në punën e kryer pa diskutim shtesë me punonjësin.
6. Menaxheri rezervon të drejtën të analizojë raportin, të bëjë pyetje në lidhje me metodat e kryerjes së detyrave dhe të vlerësojë cilësinë dhe efektivitetin e punës së kryer.

Përfitimet e raporteve ditore për menaxherët

• Transparencë 100% e veprimeve të çdo punonjësi bazuar në rezultatet e ditës, javës, muajit të punës etj. Tani nuk ka nevojë për pyetje me gojë: "çfarë bëre?"
• Mundësia e verifikimit të shtyrë të aktiviteteve të punonjësve. Nuk është gjithmonë e mundur të kontrollosh të gjithë menjëherë. Tani mund të hapni raportet e punës dhe të zbuloni se çfarë ka bërë menaxheri Ivan Petrov gjatë 2 javëve të fundit gjatë çdo dite pune.
• Një rritje e prekshme e produktivitetit të punonjësve, sepse tani mund të kërkoni çdo "dhjetë minuta" të një dite pune 8-orëshe.
• Kursime të konsiderueshme kohore si për menaxherin ashtu edhe për vartësin për shkak të mungesës së anketave me orë të tëra se "kush bëri çfarë".
• Një mundësi e shpejtë për të hequr qafe punonjësit e dobët, të paaftë dhe jo punëtorë mes punonjësve të rinj të punësuar dhe në provë. Tani rezultatet e tyre janë "në pamje të plotë" bazuar në rezultatet e çdo dite.
• As “të vjetrit” e kompanisë nuk do të mund të pushojnë e të pushojnë në dafinat e tyre. Raportet e tyre të punës do të tregojnë gjithçka për ta.
• Ulja e nivelit të stresit të menaxherit për shkak të “pamundësisë për të kryer një inspektim”, sepse Tani mund të vlerësoni rezultatet e secilit punonjës në një kohë të përshtatshme.

Përfitimet e raporteve ditore për vartësit

• Një proces i vazhdueshëm për të fituar njohuri dhe përvojë nga menaxheri juaj. Si rezultat: një zhvillim i mprehtë i aftësive profesionale dhe personale. Në fakt, udhëheqësi bëhet një mësues-mentor me të cilin rregullisht mendoni së bashku: për mënyra të reja dhe më efektive për zgjidhjen e problemeve; si të zhvilloni më tej "pikat tuaja të rritjes" dhe të forconi "pikat tuaja të dobëta"; për gabimet e bëra dhe parandalimin e shfaqjes së të rejave.
• Zakoni i punës “profesionale”, i cili vlerësohet gjithmonë shumë në tregun e punës: aftësitë e planifikimit, menaxhimi i kohës dhe shkalla e përgjegjësisë për veprimet e dikujt përmirësohen.
• Aftësia për të vlerësuar në mënyrë të pavarur efektivitetin tuaj. Një punonjës gjithmonë mund të shikojë raportin e tij të punës, ta analizojë atë dhe të përshkruajë hapat për zhvillimin e tij të mëtejshëm.
• Rritje më e shpejtë e karrierës për ata që janë punëtorë dhe bëjnë punë cilësore. Demonstrimi i qartë dhe transparent i rezultatit tek menaxheri. Tani me të nuk ka nevojë të pini rregullisht birrë dhe të bëni një banjë me avull për të folur për arritjet tuaja - gjithçka është qartë e dukshme. Sistemi i raportimit në organizatë zvogëlon ndjeshëm ndikimin e mjeshtrave të lojërave të fshehura dhe "të preferuarave".

Kërkesat për përbërjen e raportit të punës

1. Emri i detyrës së përfunduar. Ajo duhet të bëjë të qartë se çfarë pune është bërë. Për shembull: "Paguani një faturë për blerjen e pajisjeve të zyrës për departamentin e kontabilitetit."
2. Rezultati i arritur. (shembull: “Fatura ishte paguar pjesërisht sepse shitësi nuk kishte dy skanerë në magazinë”). Nëse rezultati NUK arrihet, atëherë pranë informacionit për ndodhjen dhe reagimin ndaj problemit/detyrës që ka lindur duhet të ketë informacion se si dhe kur planifikohet të zgjidhet ky problem dhe si të shmanget në të ardhmen. Është gjithashtu e nevojshme të tregoni se cilat rregullore/standarde kërkojnë shtesa/ndryshime/krijim dhe të vendosni menjëherë detyrat e duhura në planin tuaj. Detyrat e reja duhet të kenë një lidhje me atë aktuale si burim bazë.

• Parimi bazë: çdo detyrë duhet të ketë një rezultat. Aty ku është e mundur, rezultati duhet të jetë në një formë të formalizuar (për shembull: nëse një punonjës kryen një intervistë, atëherë si rezultat i punës: një listë e kandidatëve të përzgjedhur dhe informacion të shkurtër rreth tyre + një listë e atyre me të cilët ai foli) .
• Nëse detyra përfshin punën me dokumente, skedarë ose informacione të tjera, duhet të siguroni një lidhje të drejtpërdrejtë me këto dokumente ose me dosjen ose vendndodhjen ku ato janë ruajtur.
• E rëndësishme për menaxherët! Në të gjitha detyrat që lidhen me menaxhimin (për shembull: studimi i planeve dhe raporteve të punonjësve të tjerë, kontrolli, etj.), Sigurohuni që të tregoni rezultate të shkurtra: arritjet, mangësitë, tendencat, etj. Shembull “Detyrë: Analizoni raportet e punonjësit Ivan Petrov për 2 javë. Konkluzione: “Nuk ka propozime për disa detyra për përmirësimin e rregulloreve. Petrov është njohur me përfundimet dhe ka marrë përsipër t'i kushtojë vëmendje dhe të formulojë propozimet e tij në mënyrë më të detajuar."
• Kur studioni ndonjë material, merrni pjesë në konferenca, takoheni me partnerë, etj. duhet të hartohet një përmbledhje e shkurtër + duhet të jepet një lidhje me të në raport.

• Nëse interpretuesi ka ndjenjën se koha totale e shpenzuar për një detyrë mund të ngrejë një pyetje nga menaxheri, është e nevojshme që menjëherë të shpjegohet "pse është shpenzuar kaq shumë kohë". (Shembull: Detyrë: Lëshimi dhe dërgimi i një faturë klientit. Koha: 1 orë. Shpjegim: 1 orë kohë është shpenzuar për lëshimin e një faturë për shkak të nevojës për të rimarrëveshje formulimin 3 herë me Klientin me iniciativën e tij)

Shembull i një raporti pune

Shembulli tregon një listë detyrash nga një raport i bërë në Bitrix24 (sistemi ju lejon të punoni në qendër brenda kompanisë dhe të gjurmoni kohën sipas detyrës). Me organizimin e duhur të planifikimit dhe regjistrimit të kohës së punës sipas detyrës, të gjitha raportet do të gjenerohen automatikisht.

Shembull rezultat i detyrës

Shtojcë në raportin e punës

Në fund të çdo raporti të punës është e nevojshme të vendosni frazën e mëposhtme (DD - data; MM - muaj; YY - viti; HH:MM - formati orë + minuta).

Totali për DD.MM.YY:
1) Punoi në zyrë: HH:MM
2) Punuar nga shtëpia: HH:MM
3) Totali i punuar: HH:MM
4) Pushimi mjekësor: HH:MM
5) Orari me shpenzimet tuaja: HH:MM

Rregullat për shtimin në raport (duke përdorur shembullin e kompanisë sime)

• Brenda një dite pune (ditë), “Totali i punuar” dhe “Pushimi mjekësor” mund të kalojnë 8 orë vetëm nëse pushimi mjekësor është zero).
• Brenda një dite pune (ditë), "Totali i punuar" dhe "Orë me shpenzimet tuaja" duhet të japin gjithsej 8 orë, jo më shumë.
• Për shembull, kërkova pushim në orën 01:19, dreka u reduktua në 00:25 në vend të 01:00, koha e punës në fund të ditës ishte 07:19. Në "Ora me shpenzimet tuaja" shkruani "00:41" plus një koment: kërkoi pushim në 01:19, drekë 00:25 në vend të 01:00 (d.m.th. regjistroni të gjitha devijimet nga standardet e kohës së punës).
• Koha e kaluar në një udhëtim pune ose udhëtim për çështje pune llogaritet gjithashtu në rreshtin "Kam punuar në zyrë".
• Në rreshtin ku koha është zero, vendosni 0:00
• Për të shtuar shpejt një frazë, duhet ta kopjoni dhe ngjisni nga raportet e mëparshme, duke ndryshuar kohën.

Sekuenca e zbatimit të raporteve të punës

Mund të jetë jashtëzakonisht e vështirë, dhe ndonjëherë e pamundur, të futen raporte ditore në punën e përditshme të një departamenti/kompanie pa një projekt paralel për të futur menaxhimin e rregullt. Lexoni më shumë rreth menaxhimit të rregullt në artikullin "Këtu do të përshkruaj shkurtimisht 2 faza kryesore:

1. Faza e parë(kohëzgjatja: 2-3 javë): punonjësve u kërkohet të regjistrojnë në raporte pesë detyrat më të mëdha të përfunduara, duke treguar kohën për secilën prej tyre. Zbatimi: GoogleDocs ose redaktues teksti, ndoshta një sistem për vendosjen e detyrave.
2. Faza e dytë(kohëzgjatja: 3 javë dhe më tej): punonjësve u kërkohet të regjistrojnë të gjitha detyrat në raporte që tregojnë kohën e kaluar. Zbatimi: Bitrix24 ose një sistem tjetër për vendosjen e detyrave.

Kur një raport pune mund të jetë i panevojshëm

Për profesionet ku kryhen të njëjtin lloj veprimesh të përsëritshme, ka kuptim të futet një standard për numrin e detyrave të përfunduara në vend të një raporti. Fillimisht, llogaritet koha mesatare e dëshiruar për të përfunduar një detyrë. Tjetra, norma llogaritet duke përdorur një veprim të thjeshtë:<количестов рабочих часов>ndaje me<норма времени на выполнение одной задачи>.

Për shembull, një operator call center mund të ketë një standard: 90 thirrje në ditë, 4 shitje, etj. Në këtë rast, menaxheri shikon devijimin nga norma, dhe jo raportin e punës. Situata do të jetë e ngjashme me një punëtor që prodhon pjesë të të njëjtit lloj.

Më bëhet rregullisht pyetja e mëposhtme: "Sa shpesh rekomandohet rishikimi i raporteve të punës së një punonjësi?" Përgjigja është banale: "Aq sa është e nevojshme për të siguruar që performanca e një punonjësi të caktuar është e pranueshme për kompaninë dhe menaxherin.".

Në fazën fillestare (1-1,5 muaj) të zbatimit, është e rëndësishme të kontrolloni çdo ditë raportet e punës së secilit. Më pas, për disa punonjës mjafton t'i kontrolloni një herë në 1-2 javë, për të tjerët çdo ditë.

Nëse një person punon me raporte për 1 vit, dhe ju jeni të detyruar të kontrolloni raportin e tij çdo ditë, nuk jeni duke punuar si menaxher: nuk po jepni ndikimin e duhur tek një vartës ose po mbani një punonjës joefektiv.

Aktivitetet e çdo organizate ose kompanie gjithmonë përfshijnë raportimin. Edhe nëse kompania është plotësisht e pavarur dhe nuk ka një menaxhim më të lartë, një raport mbi aktivitetet e një kompanie të tillë është i nevojshëm që menaxhmenti i vetë kompanisë të vlerësojë efektivitetin e punës për një periudhë të caktuar, për të ndërtuar perspektiva të mëtejshme për zhvillim. të fushatës.

Të shkruash një raport, si të shkruash një letër biznesi, duket si një pyetje e thjeshtë... por ku mund të lindin vështirësi?

Zakonisht, ata që e bëjnë për herë të parë kanë vështirësi në hartimin e një raporti për punën e bërë. Pasi e ka përpiluar një ose dy herë një raport të tillë dhe e ka rregulluar atë sipas komenteve të marra, specialisti që e përpilon nuk ka më ndonjë vështirësi të veçantë në hartimin e raportit tjetër.
Përpilimi i një raporti progresi për herë të parë, dhe ta bësh atë në mënyrë korrekte, nuk është një detyrë aq e lehtë sa duket në shikim të parë.

Pak për raportin e kontabilitetit

Më e thjeshta për sa i përket ekzekutimit është një raport kontabël. Mund të jetë i madh në vëllim dhe kërkon kohë për t'u përpiluar, kërkon saktësi dhe saktësi në përpilimin e tij, e megjithatë është disi më e lehtë për t'u përpiluar sesa një raport tekstual për punën e bërë. Gjatë përgatitjes së një raporti kontabël, zakonisht ekziston një formë e përcaktuar rreptësisht e raportimit, e shprehur në tabela të ndryshme.

Ju duhet t'i plotësoni këto tabela me tregues dixhitalë të aktiviteteve të organizatës, dhe kaq. Natyrisht, të gjithë treguesit duhet të jenë të besueshëm dhe të kombinuar me njëri-tjetrin, por është akoma më e lehtë për të llogaritur dhe futur numra në kolonat e duhura sesa të përpiloni një raport me tekst për punën e bërë, kur duhet të përshkruani të gjitha aspektet e aktiviteteve të organizatës. me fjalë.

Ndonjëherë kur përgatit një raport kontabël, ai kërkon një shënim shpjegues. Zakonisht nuk është i madh në vëllim dhe në të shpjegohen disa numra. Për shembull, pse disa tregues janë ulur, çfarë ka shkaktuar rritjen e treguesve të tjerë, cili është prirja e përgjithshme drejt rritjes dhe zhvillimit, sipas shifrave të raportit.

Klasifikimi i raporteve të progresit

Raportet klasifikohen sipas dy kritereve

• Sipas kohës së periudhës raportuese: ditore, javore, mujore, tremujore, gjashtëmujore, vjetore.
• Sipas përbërjes dhe vëllimit: një raport për punën e bërë nga një divizion i organizatës dhe një raport për punën e të gjithë organizatës.

Përpilimi i një raporti progresi ditor ose javor është rrallë i vështirë. Në mënyrë tipike, ato përbëhen nga disa tregues dixhitalë që pasqyrojnë aktivitetet kryesore të organizatës. Vëllimi i raporteve mujore të progresit është më i madh, por edhe i shprehur kryesisht në shifra. Dhe tremujore, gjashtëmujore dhe vjetore, më së shpeshti, përfshijnë versione tekstuale të raporteve për punën e bërë.

Raport me tekst për punën e bërë - proces krijues

Përpilimi i një raporti në numra është një detyrë e përgjegjshme, por më e lehtë sesa përpilimi i një raporti tekstual kompetent dhe të kualifikuar për punën e bërë. Përpilimi i një raporti në formë teksti është një lloj krijimtarie.

Ai duhet të pasqyrojë aktivitetet e një departamenti ose të gjithë organizatës në tërësi, duhet të jetë i shkruar në gjuhën e dokumentit, por i lehtë për t'u lexuar, nuk duhet të përmbajë "ujë" të panevojshëm, teksti duhet të mbështetet me numra, duhet të pasqyrojë një krahasimi me treguesit e mëparshëm të periudhës raportuese apo treguesve të së njëjtës periudhë të vitit të kaluar dhe duhet të përfundojë me disa përfundime.

Hartimi i një raporti për aktivitetet e të gjithë organizatës në tërësi, puna e të gjitha departamenteve dhe divizioneve të saj zakonisht i caktohet drejtuesit të organizatës. Praktika e përgjithshme e dhënies së raporteve sugjeron që një autoritet më i lartë i dërgon organizatës që duhet të sigurojë një raport mbi punën e bërë, strukturën e raportit të ardhshëm, i cili tregon se çfarë duhet të mbulohet në mënyrë specifike në raportin për punën e bërë, çfarë numrash Treguesit dhe fushat e veprimtarisë duhet të pasqyrohen në raportin e ardhshëm.

Kreu i organizatës prezanton departamentet me strukturën e raportit të secilit departament dhe secili departament harton raportin e tij për punën e bërë. Menaxheri kontrollon të gjitha raportet, nëse është e nevojshme, i korrigjon ato dhe gjeneron një raport të përgjithshëm mbi aktivitetet e organizatës.

Kërkesat themelore për përgatitjen e një raporti progresi

Dhe megjithëse hartimi i një raporti për punën e bërë është një proces krijues dhe duhet të pasqyrojë të gjitha aspektet e aktiviteteve të organizatës, ai është ende një dokument, dhe jo një ese për një temë specifike, ai duhet të plotësojë të gjitha kërkesat e një biznesi. dokument. Prandaj, raporti i progresit nuk duhet të përmbajë asnjë fjali me përemra vetorë, për shembull, "Unë thashë, ata bënë, arritëm" dhe të ngjashme. Këtu është një shembull i vogël se çfarë fjalori duhet të ekzistojë në tekstin e raportit:

“Numri i shitjeve në departamentin e teknologjisë për tremujorin e dytë të vitit 2014 ishte 205,000, që arriti në 27% të numrit total të shitjeve. Ky është 10% më shumë se numri i shitjeve për periudhën korresponduese të vitit të kaluar. Shitjet në departamentin e teknologjisë për tremujorin e dytë u rritën me 7% krahasuar me të njëjtën shifër për tremujorin e parë. Kjo rritje e nivelit të shitjeve ka ndodhur për shkak të zgjerimit të tregut të shitjeve (krijimi i pikave të reja të shitjes, intensifikimi i punës së agjentëve)”.

Nuk mund të futësh në raportin e punës së bërë, kur flet për përmirësimin e disa treguesve, fjali të tilla si "falë punës së palodhur të menaxherit, falë përmirësimit të punës së ekipit". Së pari, ky është një stil i pasaktë i hartimit të një dokumenti biznesi, dhe së dyti, propozime të tilla nuk pasqyrojnë arsyen e vërtetë të rritjes së nivelit të treguesve. Çfarë, përpara se menaxheri nuk punonte shumë, por disi? Ekipi ka punuar dobët para kësaj periudhe raportuese, dhe më pas për ndonjë arsye filloi të funksionojë mirë?

Kur hartoni një raport për punën e bërë, në seksionet përkatëse të raportit mund të futni një përshkrim të disa ngjarjeve, veprimeve, prezantimeve specifike që kontribuan në përmirësimin e punës dhe rritjen e performancës.

Seksionet e raportit të progresit

Pra, çfarë seksionesh duhet të përmbajë një raport tekstual për punën e bërë, nëse një strukturë specifike raporti nuk i bashkëngjitet përgatitjes së tij?

• Një pjesë hyrëse, e cila ofron një përshkrim të shkurtër të organizatës, pozicionin e saj midis organizatave të ngjashme në qytet, rajon, ose ndonjë informacion tjetër rreth organizatës ose rajonit ku kryhen aktivitetet e saj.
• Më pas vijojnë raportet për punën e bërë nga çdo njësi (departament). Nëse organizata është e vogël dhe nuk ka departamente, atëherë pjesa kryesore e raportit për punën e bërë përpilohet nga drejtuesi i organizatës bazuar në të dhënat e ofruara nga secili specialist i organizatës.
• Pjesa e fundit, e cila përmbledh rezultatet e punës së organizatës për periudhën raportuese, nxjerr përfundime rreth sukseseve dhe dështimeve dhe jep parashikime për aktivitetet e ardhshme.

Opsionet për raportet e progresit

Struktura e raportit të progresit mund të ketë disa opsione të tjera që lidhen me specifikat e aktiviteteve të organizatës, por duhet të përmbajë të dhënat e mëposhtme:

• Një raport i plotë dhe objektiv për të gjitha fushat e veprimtarisë së organizatës, me tregues dixhitalë, mundësisht diagrame
• Konkluzione rreth punës së organizatës për periudhën raportuese
• Mënyrat dhe perspektivat për zhvillimin e organizatës për periudhën e ardhshme të raportimit.

Procesi i punës konsiston në vendosjen e detyrave nga menaxheri dhe zbatimin e tyre nga punonjësi i kompanisë. Herë pas here, secili punonjës shkruan një raport për punën e bërë. Frekuenca varet nga rregullat e brendshme të ndërmarrjes, si dhe nga forma. Mos e nënvlerësoni rëndësinë e këtij dokumenti për menaxhimin.

Në këtë artikull do të shikojmë se si të përgatisim siç duhet një raport për punën e bërë, një mostër të plotësimit të dokumentit dhe disa këshilla për hartimin e tij.

Pse duhet të jeni në gjendje të raportoni saktë për punën tuaj

Procesi i punës mund të përfaqësohet si një mekanizëm kompleks në të cilin çdo punonjës i kompanisë është një ingranazh. Në këtë shembull, kreu i organizatës vepron si një inxhinier i cili është përgjegjës për të siguruar që të gjithë mekanizmat të funksionojnë pa probleme dhe sa më shpejt që të jetë e mundur.

Në jetën reale, është mjaft e vështirë për shefat të vlerësojnë se sa mirë punonjësit po e bëjnë punën e tyre nëse nuk shohin rezultatet e punës së tyre. Prandaj, pothuajse në të gjitha ndërmarrjet, menaxhmenti detyron çdo punonjës që rregullisht të përgatisë një raport për punën e bërë. Shpesh ky dokument krijohet në intervale prej 1 jave. Në këtë mënyrë, menaxhmenti mund të shohë se çfarë kanë bërë punonjësit, si dhe sa të dobishëm ishin ata për ndërmarrjen.

Shembull i gabuar

Dokumenti është hartuar në formë të lirë. Ndoshta kjo është arsyeja pse ka një numër të madh raportesh që nuk i thonë asgjë menaxhmentit ose i bëjnë ata të mendojnë se punëtori nuk po përballon funksionet që i janë ngarkuar. Në të njëjtën kohë, një punonjës i caktuar mund të jetë një punëtor i vërtetë dhe të tejkalojë planin e tij. Fajtori është një raport i përpiluar gabimisht për punën e bërë. Një shembull i një dokumenti të tillë është dhënë më poshtë.

Lloji i dokumentit: raport për punën e bërë për periudhën nga 15.02.16 deri më 19.02.16.

Është bërë sa vijon:

• orari i punës së punëtorisë së prodhimit ishte i caktuar;
• rezultatet e kohës janë futur në programin e punës;
• janë llogaritur standardet e reja kohore;
• iu përgjigj kërkesave të inspektorateve të sigurisë së punës, si dhe disa klientëve;
• mori pjesë në një konferencë për përmirësimin e efikasitetit të punës në ndërmarrje.

Data e përpilimit: 19.02.16

Nënshkrimi: Petrov Yu.

Nëse një punonjës harton një raport për punën e bërë në këtë mënyrë, atëherë menaxhmenti do të konsiderojë se ai nuk është mjaft i zënë.

Cilat janë gabimet?

Shembulli i mësipërm tregon qartë gabimet standarde gjatë hartimit të dokumenteve të këtij lloji.

Ato kryesore janë:

Kërkesat e mësipërme duhet të përdoren si gjatë përgatitjes së formularëve javor, ashtu edhe gjatë krijimit të një raporti për punën e bërë për vitin.

Opsioni i përshtatshëm

Ka të ngjarë që ju të mos jeni në gjendje të krijoni një raport me cilësi të lartë herën e parë. Për ta bërë më të lehtë për ju ta bëni këtë, ne japim një shembull se si ishte e nevojshme t'i shkruani një raport menaxherit për punën e bërë, të treguar në shembullin e parë:

“Për: Shefi i departamentit të planifikimit Ivanov P.M.

Nga: ekonomisti i kategorisë së parë të departamentit të planifikimit Yu.

Raport mbi rezultatet e punës për (02/15/16-02/19/16)

Për javën e raportimit, më caktuan detyrat e mëposhtme:

Të gjitha detyrat e caktuara u kryen, përkatësisht:

• Janë kryer 5 teste kohore dhe janë hartuar të njëjtin numër standardesh të reja për punën e punëtorisë së prodhimit;
• mori pjesë në konferencë, bashkangjitur një memo me propozime.

Është punuar edhe me dokumentacionin hyrës, përkatësisht:

• Janë përpiluar 2 përgjigje ndaj kërkesave të IOT.
• Përgjigjet iu dhanë letrave të gr. Yuryeva A. A., Zhakova S. I., Mileeva K. B.

Një udhëtim pune është planifikuar për periudhën nga 22.02.16 deri më 26.02.16 për të kontrolluar punën e njësisë strukturore të degës Pechersk.

Data e përpilimit: 19.02.16

Nënshkrimi: Petrov Yu.R.

Pranoni që ky version i raportit të lexohet më mirë dhe menaxhmenti mund të shohë se sa mirë po punon njëri nga punonjësit.

Si të shkruani raporte për periudha më të gjata?

Sigurisht, nuk është e vështirë të shkruash bukur në letër një periudhë prej një jave. Është më e vështirë të përgatitësh një raport për punën e bërë për gjashtë muaj apo edhe një vit. Sidoqoftë, kjo është më e lehtë për t'u bërë sesa mund të duket në shikim të parë. Për shembull, nëse keni raporte javore për periudhën e kërkuar, mund t'i përdorni me siguri.

Vëllimi maksimal - 1 fletë me format A4

Në të njëjtën kohë, ia vlen të përpiqeni të zmadhoni disi informacionin në mënyrë që rezultati të përshtatet në 1-2 faqe. Në rast se organizata nuk mban rezultate javore, por ju kërkohet të krijoni një raport për punën e bërë për vitin, mos u frikësoni dhe u bëni histerikë.

I gjithë informacioni është i disponueshëm rreth jush: shikoni historinë e mesazheve në regjistrat e dokumenteve ose në email, hapni dosjen me raportet tuaja, studioni fletët e udhëtimit. E gjithë kjo do t'ju ndihmojë të mbani mend bëmat që keni arritur gjatë vitit të punës.

Le ta përmbledhim

Më sipër kemi dhënë disa shembuj se si të shkruhet një raport progresi. Gjëja kryesore është të përshkruani operacionet e kryera, duke treguar karakteristikat sasiore (kaq herë ose kaq e një numër i tillë pjesësh, etj.). Në këtë mënyrë, ju do t'i tregoni menaxhmentit saktësisht se sa punë keni përfunduar.

Nuk duhet të harrojmë të tregojmë në fillim të raportit një listë të detyrave specifike që ju janë dhënë për të përfunduar. Një pjesë e rëndësishme është plotësimi i raportit. Sigurohuni që të shkruani atë që dëshironi të zbatoni në punë në të ardhmen e afërt. Kjo do të tregojë se ju shikoni më gjerësisht sesa thjesht fushën e përgjegjësive dhe funksioneve tuaja të menjëhershme që duhet të kryhen sipas përshkrimit të punës.

Ju gjithashtu mund të merrni parasysh shembullin e mësipërm.

Për ta bërë më të lehtë përgatitjen e raporteve të tilla, mund të shkruani punën e bërë çdo ditë në një fletore ose dokument elektronik. Ju do të shpenzoni vetëm 3-5 minuta në ditë për këtë gjë të vogël. Nuk është aq shumë. Megjithatë, falë të dhënave të tilla, ju lehtë mund të krijoni një raport për punën tuaj për çdo periudhë në të ardhmen.

Nuk ka lider që nuk kërkon nga vartësit të paktën një herë në vit një raport për atë që është bërë. Dhe problemi është se me punën rutinë, zhvillimi i një dokumenti të tillë duket të jetë një detyrë mjaft e vështirë. Dhe për disa arsye ne jemi të turpëruar t'u kërkojmë eprorëve tanë shembuj të raporteve për punën e bërë. Po sikur të vendosë se ne nuk jemi të përshtatshëm për pozicionin që zëmë?

Kush ka nevojë për të

Këtë pyetje e bën interpretuesi që ka marrë detyrën e raportimit. Më shpesh, punonjësit e kompanisë ndjehen pothuajse të fyer nga kërkesa të tilla. Por çdo gjë ka një kuptim.

Së pari, vetë kontraktori ka nevojë për një raport mbi punën e bërë. Një qëndrim jo formal, por i interesuar ndaj këtij procesi do t'ju lejojë të gjeni pengesa dhe dobësi në kualifikimet tuaja. Kjo do të thotë se janë identifikuar drejtimet në të cilat është e mundur (dhe e nevojshme) të zhvillohet. Në fund të fundit, ne të gjithë mësojmë nga gabimet tona.

Së dyti, lideri ka nevojë për të. Një raport progresi ju lejon të vlerësoni në mënyrë objektive cilësinë dhe shpejtësinë e zgjidhjes së detyrave të caktuara. Falë këtij dokumenti, shumë pyetje do të zhduken - nga më primitive "çfarë po bën gjatë gjithë kohës" deri tek kompleksi "pse duhet ta ndryshoj kompjuterin tuaj në një më modern?" Sepse raporti do të tregojë se kërkon shumë kohë për të ruajtur ndryshimet në dokument. Dhe kjo nuk varet nga kontraktori - pajisjet e vjetëruara të zyrës nuk mund të funksionojnë më shpejt. Në fakt, kjo është arsyeja pse punonjësi duket se është duke pirë çaj gjatë gjithë kohës - ai thjesht pret që të përfundojë operacioni.

Dhe pyetja: "Pse duhet të shkruani një raport për punën e bërë për muajin?" vetvetiu është i pasaktë. Sepse grumbullimi dhe plotësimi i bazave të të dhënave ka kuptim për strategët, dhe jo për ta Është thjesht më e lehtë të zgjidhet një problem sesa të flitet për metodat e zgjidhjes së tij.

Çfarë të shkruani

Shembuj të raporteve të progresit tregojnë se ju duhet të shkruani me shumë detaje. Çdo gjë që duket si një gjë e vogël ose lëvizje e parëndësishme e trupit mund të rezultojë të jetë një element kyç në kryerjen e funksioneve specifike. Por kuptimi i kësaj do të vijë vetëm pas studimit të disa raporteve të shkruara.

Nëse puna është rutinë në natyrë, për shembull, rakordimi i dokumenteve dhe identifikimi i mospërputhjeve, atëherë ka kuptim të zhvillohet një formë tabelare. Në këtë rast, përsëri, në fillim tabela duhet të jetë shumë e detajuar dhe të përmbajë shumë kolona; Me kalimin e kohës, nevoja për disa kolona nuk do të jetë më e nevojshme dhe formulari i raportit do të marrë një formë normale (lexo: të arsyeshme).

Në disa raste, kur përpiloni një raport për punën e bërë (për shembull, mësuesit), është e pamundur t'i qaseni zyrtarisht çështjes së vetë-analizës. Në të vërtetë, përveç ngarkesës edukative-metodologjike të planifikuar dhe studimit të materialit të nevojshëm, shkolla është e angazhuar edhe në veprimtari edukative. Kjo kërkon një qasje të veçantë për hartimin e dokumentit: është e nevojshme të kuptohen arsyet e vonesës së një numri studentësh, të gjenden mënyra për të interesuar fëmijët për lëndën e tyre. Dhe në të njëjtën kohë, ne nuk duhet të harrojmë për nxënësit me arritje të larta (ose edhe të talentuar).

Qëllimet e raporteve

Për përgatitjen e duhur dhe shpenzimin minimal të kohës, është e nevojshme të vendoset që në fillim për çfarë qëllimi dhe pse shkruhet raporti për punën e bërë për vitin. Le të emërojmë më të njohurit:

Arsyetimi i përfitimeve reale të një pozicioni specifik në organizatë;

Konfirmimi i kualifikimeve të një punonjësi të caktuar;

Demonstrimi i punës efektive tek menaxhmenti;

Marrja e fondeve për periudhën e ardhshme raportuese;

Marrja e pëlqimit për të zhvilluar një drejtim (ide);

Arsyetimi për shpenzimin e burimeve dhe financave të alokuara, etj.

Formulimi i njohur - formulimi i saktë i problemit jep 50% të zgjidhjes - funksionon edhe në këtë rast. Sa më mirë ta kuptojmë pse nevojitet një raport, aq më lehtë është për ne ta shkruajmë atë. Deri në atë pikë sa një dokument "për shfaqje" nuk kërkon aspak një qasje krijuese nga ne. Dhe kërkon kohë.

Struktura e dokumentit

Nëse kompania nuk ka një të zhvilluar, atëherë ajo duhet të zhvillohet në mënyrë të pavarur. Duke ditur qëllimin e dokumentit, është e nevojshme të mendoni për strukturën e tij. Shembuj të raporteve të progresit sugjerojnë se nevojitet një skicë e qartë dhe e thjeshtë.

Që në fillim duhet shpjeguar qëllimi dhe logjika e paraqitjes së informacionit. Shpjegoni sekuencën e prezantimit dhe krijoni një tabelë të përmbajtjes. Për tabelën, është e nevojshme të jepet një shpjegim i shkurtër se pse u zgjodh kjo formë e veçantë.

Brenda seksioneve dhe nënseksioneve, duhet të ruhet gjithashtu uniteti i paraqitjes. Kjo do ta bëjë dokumentin më të kuptueshëm dhe, si rezultat, më të lehtë për t'u kuptuar. Në një raport për një periudhë të gjatë kohore, ilustrimet dhe grafikët janë mjaft të përshtatshëm për ta bërë më të lehtë për t'u kuptuar. Por këtu ju duhet t'i përmbaheni rregullit të "mesatarit të artë": teksti i fortë, si dhe materialet ekskluzivisht vizuale, mërziten shumë shpejt.

Stilistika

Për një punonjës të zakonshëm, ndoshta gjëja më e vështirë për të shkruar është terminologjia dhe formulimi. Një raport pretencioz do të duket i panatyrshëm dhe do të shkaktojë një reagim negativ nga menaxhmenti. Formulimet shumë të thjeshta (për shembull, 25 dokumente u regjistruan) do të tjetërsojnë gjithashtu lexuesin.

Por ju duhet të shmangni shabllonet. Përjashtimi i vetëm është dokumenti që askush nuk do ta lexojë kurrë. Ndonjëherë hasim probleme të tilla, por në këtë artikull na interesojnë raportet reale (jo të krijuara për pro forma).

Në çdo rast, nuk duhet të flisni vetëm për arritjet. Për t'i vënë në pah ato, është e nevojshme të flasim për vështirësitë me të cilat është dashur të përballemi gjatë punës. Ndër të tjera, analiza e kompleksitetit ka të bëjë me optimizimin e punës për punonjësit e menaxhimit. Shembuj raportesh mbi punën e bërë sugjerojnë që nuk duhet të përdorni fraza të thjeshta si "gjendje e pakënaqshme", "vështirësi të hasura", etj. Është më mirë të quani gjithçka me emrin e duhur: "fotokopje e prishur", "mungesë aksesi në Interneti", "mungesa ose marrja e parakohshme e informacionit nga departamenti përkatës". E gjithë kjo na lejon të vlerësojmë në mënyrë adekuate dhe objektive situatën aktuale në kompani.

Vlerësimi i rezultateve

Çdo rezultat i marrë duhet të mbështetet me numra. Një specifikim i tillë ofron një kuptim të dinamikës së zhvillimit.

Përveç kësaj, është e nevojshme të vendosen kritere për vlerësimin e rezultateve. Nëse është ai i mëparshmi (nëse është një raport tremujor, për shembull) ose, anasjelltas, përqindja e përmbushjes së qëllimeve të vendosura, i takon autorit të dokumentit të vendosë.

Në përgjithësi, treguesit indirekt mund të tregojnë shumë për procesin e zgjidhjes së detyrave të caktuara. Këtu ka edhe shumë informacione për analiza të mëtejshme. Nga përcaktimi i kostove të punës deri te të kuptuarit e korrektësisë së përcaktimit të qëllimeve.

Nga problemi në zgjidhje

Shumica e raporteve përgatiten në parimin e përshkrimit të ecurisë së punës. Një dokument që tregon qartë marrëdhënien problem-zgjidhje duket më i favorshëm. Lexuesi kupton menjëherë se cilat metoda dhe teknika (nëse është e nevojshme) ka përdorur interpretuesi për të përfunduar detyrën në kohën e duhur dhe me cilësi të lartë.

Një zinxhir edhe më i detajuar i "një problemi specifik - arsyet e shfaqjes së tij - vendosja e detyrave - zgjidhje" menjëherë sugjeron nevojën për të paraqitur një raport ditor në formë tabelare. Për më tepër, emrat e grafikëve tashmë dihen. Informacioni i paraqitur në këtë mënyrë është i lehtë për t'u lexuar dhe analizuar.

Paraqitja e treguesve sasiorë

Në rastet kur raporti përbëhet kryesisht nga të dhëna dixhitale, forma tabelare mund të jetë shumë e vështirë për t'u kuptuar. Një rrjedhë e vazhdueshme e numrave fjalë për fjalë e mërzit lexuesin pas vetëm disa minutash. Një tjetër gjë janë grafikët dhe grafikët me shumë ngjyra. Ato janë të qarta, të kuptueshme dhe të lehta për t'u lexuar.

Çdo diagram duhet të komentohet. Përveç kësaj, është e nevojshme të tregohet se si grafikë të ndryshëm janë të ndërlidhur; Sqarimi i marrëdhënieve shkak-pasojë do të lehtësojë më tej analizën e raportit.

Nëse gjatë punës janë shpenzuar burime materiale, nuk duhet thjesht t'i renditni të gjitha. Në vend të kësaj, mallrat e blera duhet të tregohen. Fraza e thatë: "U blenë pajisjet e zyrës" do të tingëllojë krejtësisht ndryshe nëse shkruani: "U krijuan 2 vende pune, të cilat bënë të mundur rritjen e prodhimit të departamentit".

Si të hartoni një dokument

Përkundër faktit se nuk ka asnjë formë të vetme të përgatitjes, një raport për punën e bërë mund të përgatitet në përputhje me GOST, i cili përcakton kriteret kryesore për punën shkencore. Ai specifikon kërkesat për formatimin, llojin dhe madhësinë e shkronjave, etj.

Sa i përket lexueshmërisë së dokumentit, këtu janë disa këshilla:

Mundohuni të mbani jo më shumë se 5 fjali në një paragraf;

Treguesit kryesorë mund të theksohen me font ose ngjyrë;

Ndani tekstin në mënyrë që tabela ose grafiku të mos zënë të gjithë faqen; sigurohuni që të lini hapësirë ​​për komente mbi to;

Shkruani një përmbledhje të qartë dhe koncize të raportit.

Këto këshilla do t'ju ndihmojnë që raporti juaj të jetë më i lehtë për t'u perceptuar, dhe për këtë arsye fillimisht do të vendosin lexuesin për një qëndrim besnik ndaj autorit të dokumentit. Imagjinoni që ju jeni shefi. Dhe bëjeni raportin diçka që do të ishte e dobishme dhe interesante për ju për ta lexuar.