Scrisoare de garanție la încheierea contractului. Cum să scrieți corect o scrisoare de garanție. Scrisoare de garanție pentru echipamente

O scrisoare de garanție este emisă atunci când una dintre părțile la tranzacție se îndoiește de solvabilitatea și onestitatea celeilalte, chiar dacă acordul a fost încheiat în conformitate cu toate normele și reglementările legale.

Situațiile frecvente în care sunt solicitate scrisori de garanție sunt:

• obligația de plată pentru bunurile primite, munca efectuată, serviciile prestate;
• garanția furnizării informațiilor necesare (de exemplu, furnizarea unei adrese juridice în timpul înregistrării unei persoane juridice);
• confirmarea intențiilor viitoare (de exemplu, o garanție a încheierii unui acord principal de cooperare în viitor).

IMPORTANT! O scrisoare de garanție nu este un document comercial.

Raspunde de intocmirea si implementarea garantiilor

Compilatorul sau expeditorul responsabil este partea care își asumă responsabilitatea pentru îndeplinirea anumitor obligații.

Cerințe de înregistrare

Fiecare scrisoare de garanție trebuie să respecte cerințele privind fluxul de documente:

Cum sa scriu?

Cel mai important este să menționezi în scrisoare toate condițiile importante privind obligațiile de îndeplinit. Altfel, scrisoarea nu va avea sens. Să ne uităm la cele mai utilizate tipuri de scrisori de garanție.

La amânarea plății către furnizor

Aceasta este o garanție financiară. Expeditorul solicită plata amânată și se obligă să efectueze plata la timp pentru bunurile primite (muncă efectuată, servicii prestate).

Structura unei scrisori de garanție pentru plata amânată:

1. Număr de ieșire, data.
2. Titlul documentului.
3. Textul scrisorii:
   • numele inițiatorului și al destinatarului, indicând detaliile legale (de exemplu, SRL „AAA” solicită OJSC „A1” să ofere o plată amânată pentru(indicați detaliile documentului în baza căruia a luat naștere obligația de plată));
   • Puteți indica (dar nu neapărat) motivul pentru care este imposibil să efectuați plata la timp (de exemplu, Nu putem efectua plata în termenul stabilit prin contract din cauza...);
   • suma de bani pentru care se solicită amânarea și data până la care se va efectua plata (de exemplu, Prin această scrisoare garantăm efectuarea plății în sumă de…. la ZZ.LL.AAAA).
4. Numele complet, funcția, semnătura managerului și contabilului.

Despre livrare

Expeditorul se obliga sa livreze marfa de calitate corespunzatoare in termenele specificate in contract si in cantitatea convenita.

Structura:

1. Este recomandabil să folosiți antet companiei.
2. Număr de ieșire, data.
3. Titlul documentului.
4. Textul scrisorii:
   • numele furnizorului și destinatarului cu detalii;
   • detaliile documentului care stau la baza livrării;
   • puteți indica numele și cantitatea mărfurilor garantate pentru livrare (de exemplu, 10 bucati. tablete Lenovo), în cazul în care sunt multe articole de marfă, este suficient să faceți o referire la numărul facturii, atașând o copie a acesteia la scrisoare;
   • data la care bunurile vor fi livrate destinatarului.
5. Numele complet, funcția și semnătura managerului și contabilului.
6. Numele complet și informațiile de contact ale interpretului.

Modalitati de primire a unui document de catre destinatar

Scrisorile de garanție trebuie furnizate în persoană destinatarului în două exemplare astfel încât copia expeditorului să fie marcată cu numărul de intrare și data livrării. Metodele alternative de livrare a scrisorilor de garanție sunt: ​​scrisoare recomandată cu confirmare de primire solicitată prin poștă, trimisă prin serviciu de curierat cu confirmare de primire solicitată.

Scrisorile de garanție întocmite corect pot fi utilizate și recunoscute de autoritățile judiciare ca probe directe.

Nu ai găsit răspunsul la întrebarea ta? Descoperi, cum să vă rezolvați exact problema - sunați chiar acum:

Când împrumutați cuiva o sumă mare, este util să vă gândiți la garanții suplimentare pentru returnarea banilor și să întocmiți o scrisoare de garanție pentru plată: o mostră poate fi descărcată cu ușurință în articolul nostru - și acolo puteți afla și cum să completați-l corect.

Scrisoare de garanție - definiție și scop

Aceasta este confirmarea conformității cu condițiile prescrise sau finalizarea acțiunilor specificate.

Funcția este de a se asigura că una sau alta parte la tranzacție își îndeplinește obligațiile.

Acest gen de afaceri este folosit nu numai de avocați, ci și de persoane fizice: atunci când au nevoie de garanții de angajare, rambursarea împrumutului, eliminarea întârzierilor la plată, furnizarea de locuințe pentru închiriere pentru perioada necesară și așa mai departe.

Bine de stiut: o scrisoare poate fi scrisă ca răspuns la o plângere oficială - și, prin urmare, încercați să amânați mersul în instanță pentru o încălcare a contractului. Un împrumutat care refuză să aștepte îl poate forța pe debitor să se prezinte în fața unui judecător – dar atunci acuzatul nu va arăta ca o persoană complet iresponsabilă.

În ciuda domeniilor de aplicare foarte diferite, punctele comune ies în evidență în conținutul unor astfel de lucrări:

1. Datele pașaportului complet ale autorului-expeditor și destinatarului (pentru persoane juridice sau întreprinzători individuali: nume, detalii, adrese reale și înregistrate).
2. Motivele obligației (acord sau contract).
3. Garantii de indeplinire sau rezolvare a problemei.
4. Sumele plăților sau descrierile acțiunilor specifice privind obligațiile.
5. Responsabilitatea pentru încălcarea unei promisiuni.
6. Semnăturile părților (sigiliile companiei).

Scrisoarea de răspuns la cerere trebuie să indice:

• ce clauze ale contractului au fost încălcate;
• motivul situației;
• propunere privind modalitățile și termenii rezoluției sale;
• garanții: plăți suplimentare, penalități, prestarea de servicii în mod gratuit și așa mai departe.

Nu valoreaza nimic: nu există un răspuns clar la întrebarea despre statutul juridic al documentului. Textul care nu depășește formatul A-4 nu poate conține toate detaliile tranzacției. Prin urmare, este dificil de prezis cum va afecta rezultatul procesului.

Și totuși, un document corect întocmit înlocuiește o parte a contractului:

1. Oferta (propunerea): atunci când autorul face o ofertă, stipulând obiectul contractului (lucrare, serviciu sau produs) și stabilind termene de finalizare.
2. Acceptare (obligații): atunci când cineva care a acceptat în totalitate oferta descrisă mai sus răspunde cu o scrisoare de acceptare, unde își exprimă în detaliu și fără ambiguitate acordul asupra tuturor punctelor ofertei.

Exemplu de scrisoare de garanție pentru plata datoriilor

Într-un mediu de afaceri, nu este întotdeauna posibil, de exemplu, să plătiți la timp bunurile conform unui contract de furnizare.

O asigurare scrisă de lichidare a datoriilor, întocmită pe antetul organizației, ajută la evitarea ruinării relațiilor de afaceri:

1. Partea de sus a documentului: numele companiei care trimite scrisoarea și informațiile personale ale directorului acesteia.
2. „Scrisoarea de garanție” este adesea scrisă în centru.
3. Formulare care garantează plata pentru prestarea unui serviciu (specificați numele acestuia) în cuantumul sumei stabilite (dată în cuvinte celui mai apropiat copeck) într-o perioadă clar stabilită.
4. Motivul garanției: un contract sau acord cu un număr și datele semnării.
5. Metodă de plată: indicați un cont curent.
6. Sancțiuni pentru neîndeplinirea unei promisiuni: de exemplu, plata unei penalități (precizați suma și procedura de calcul).

Semnată de directorul și contabilul șef al întreprinderii debitoare. Puteți specifica un număr de telefon pentru conversații personale ulterioare.

Cum se scrie o scrisoare de garanție pentru plată

Eșantionul arată că există un anumit stil de redactare a unui document, care se întocmește în funcție de nevoile specifice ale părților la tranzacție. Directoarele de documentație de afaceri și comunicare de afaceri oferă, de asemenea, următorul șablon:

Exemplu de scrisoare de garanție privind plata serviciilor

De obicei, un mesaj de la o companie este scris pe antetul companiei, dar este foarte posibil să îl compuneți pe o simplă foaie de hârtie, punând o ștampilă de colț cu detaliile companiei:

1. În colțul din dreapta sus - datele destinatarului (firma sau specialist financiar specific).
2. În stânga este numărul de ieșire și data documentului, sub ele există un detaliu gol pentru numărul de intrare și data primirii. Mai jos, în centru, este „Scrisoarea de garanție a plății”.
3. Se precizează esența recursului.
4. Toate semnăturile directorului și contabilului șef sunt completate cu un sigiliu al companiei.

Iată un exemplu concret:

Exemplu de scrisoare de garanție cu program de rambursare a datoriilor

Dacă o companie sau o persoană întârzie să plătească o sumă de bani, un program de rambursare a datoriei va demonstra că debitorul este conștient de problemă.

O persoană s-a gândit la problema și vede etapele rezolvării acesteia - acest lucru face mesajul mai convingător.

Exemplu de scrisoare de garanție pentru plata chiriei spațiilor

Se întâmplă adesea ca persoana care închiriază localul să nu poată plăti chiria la timp. În cazul în care proprietarul nu deranjează continuarea relației sau amânarea plății, debitorul promite să plătească în scris.

Din punct de vedere legal, aceasta este o recunoaștere a unei datorii de către o persoană sau organizație.

A lua în considerare: dacă debitorul specifică o dată de plată diferită de cea specificată în contractul de închiriere, atunci scrisoarea este în esență o ofertă. Acordul scris cu privire la termenii scrisorii de garanție va constitui acceptare. Adică termenele de plată s-au modificat prin acordul părților: locatorul nu poate cere penalități și dobânzi acumulate înainte de noua dată de plată. Și, de asemenea, nu va fi posibil să refuzați un contract de închiriere cu un chiriaș iresponsabil - nu există niciun motiv legal!

Scrisoare de garanție către Fondul de Asigurări Sociale privind plata prestațiilor

Destinatarul este managerul filialei locale a Fondului de Asigurări Sociale. La început trebuie furnizate detaliile SRL-ului sau antreprenorului individual: nume, numere de înregistrare și TIN, adresa legală. Hârtia indică numărul biroului cu data scrierii.

În principal, este garantată plata integrală a beneficiilor acumulate pentru o anumită perioadă în termenele legale. De asemenea, își declară disponibilitatea de a accepta răspunderea prevăzută de lege în cazul încălcării obligațiilor.

Textul este semnat de responsabilii de asigurări sociale - șeful întreprinderii și contabilul șef.

Exemplu de scrisoare de garanție pentru nicio datorie

Cerința de a-l furniza este comună în bănci la deschiderea unui cont. Garanția se eliberează și serviciului fiscal atunci când se înregistrează o întreprindere într-o nouă regiune sau se trece la un nou statut.

Referentul își notează numele, OGRN, TIN și adresa legală. De fapt, garanția poate fi formulată astfel:

Concluzie

De menționat că legislația nu definește clar situația în care este necesară o scrisoare de garanție. În general, documentul nu are forța unei tranzacții - are caracter informațional, diplomatic și voluntar.

Totuși, îndeplinirea la timp a promisiunilor din garanție este o chestiune de reputație în afaceri, un lucru foarte important nu numai în afaceri.

Nu este un secret pentru nimeni că, în epoca relațiilor mărfuri-bani, era necesară și se impune și astăzi o garanție că fiecare parte își va îndeplini obligațiile în cadrul tranzacției. Unul dintre documentele cu care poți garanta ceva (în esență, promisiune) este o scrisoare de garanție.

Puțină istorie

Într-o formă sau alta, scrisorile de garanție au existat aproape întotdeauna. De exemplu, biletele la ordin, cunoscute din cele mai vechi timpuri, reflectau intenția unei părți de a plăti o datorie până la o anumită dată și dreptul celeilalte părți de a încasa această datorie după perioada specificată.

În Roma antică, obligațiile de datorie erau afișate într-un analog al registrului modern de venituri și cheltuieli de către oameni speciali. Existau chitanțe în Grecia Antică.

În Italia medievală, a apărut un alt tip de scrisoare de garanție - o cambie. Un exemplu care a supraviețuit până în zilele noastre este o chitanță de dobândă din 1339:

« Bartalus and Co. La Pisa

În numele Domnului Amin. Bartalus and Co. îi trimite salutări lui Barna de la

Luhi și Co. Avignon.

Co. De la Luja 312 ¾ guldeni de aur, pe care le-am primit astăzi de la

Takredo Banachmunti & Co., percepând 4 ½% în favoarea lor și creditând suma

Sursa: Edronova V.N., Mizikovsky E.A. „Reglementarea și contabilitatea tranzacțiilor cu cambii.” M., Finanţe şi Statistică, 1996. –128

Esența scrisorii de garanție

După cum sugerează și numele, o scrisoare de garanție are scopul de a garanta unei părți celeilalte părți să efectueze anumite acțiuni într-o anumită perioadă. Prin urmare, orice scrisoare de garanție trebuie să conțină următoarele detalii:

• antet (nu este necesar, dar este mai respectabil);
• părți - garant și beneficiar (de exemplu, debitor și creditor);
• în corpul scrisorii - o promisiune a uneia dintre părți de a efectua anumite acțiuni, precum și momentul implementării acestora;
• conform regulilor muncii de birou - numărul de ieșire al scrisorii;
• data scrisorii, semnătura funcționarului, numele complet, funcția;
• sigiliul organizației;
• dacă semnatarul este prin împuternicire, atunci informațiile despre această procură și copia ei sunt în atașament. În acest caz, nu se pune ștampila.

Citeste si: Arhivarea documentelor, perioadele de păstrare a documentelor contabile în organizație

De asemenea, este necesar să se indice contactele, detaliile și adresa garantului.

Exemple de scrisori de garanție

Aici oferim diferite mostre de scrisori de garanție pentru referință. În general, esența aici este aceeași peste tot - o parte garantează ceva, a doua este pur și simplu destinatarul acestei garanții.

Scrisoare de garanție la adresa legală

Pentru înregistrarea inițială de stat a unei societăți, sau în timpul „relocarii” uneia existente, printre setul de documente depuse la registrator, trebuie să existe o scrisoare de garanție de la proprietarul adresei legale. O mostră din această scrisoare ar arăta cam așa:

SRL „Romashka”

Scrisoare de garantie

Romashka SRL, reprezentată de directorul Mihail Mikhailovici Sergeev, garantează prin prezenta că va pune la dispoziție spații nerezidențiale la adresa:

Moscova, Proektiruemy proezd 5678, clădirea 56, clădirea 5, biroul 67.

ca adresa sediului si sediului organului executiv unic, in scopul inregistrarii de stat a societatii cu raspundere limitata "Vulcan".

În consecință, aceasta exprimă garanția proprietarului sediului de a furniza acest sediu ca adresă legală pentru viitoarea companie.

Scrisoare de garanție pentru livrarea mărfurilor

În mod alternativ, scrisoarea de garanție poate exprima o garanție pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale. De exemplu, iată un exemplu de scrisoare de garanție pentru furnizarea de bunuri:

SRL „Romashka”

OGRN _____________INN/KPP_______________ Adresa: Moscova, st. Elektrozavodskaya, 45, bldg. 2, birou 15/5

Scrisoare de garantie

Romashka LLC, reprezentată de directorul Mihail Mikhailovici Sergeev, garantează prin prezenta Lyutik LLC (OGRN_____, INN_____) să furnizeze bunuri conform contractului nr.___ din data de __.__.20__. conform caietului de sarcini transmis din data de __.__.20__, până la data de 08.01.2019.

Director general al SRL Romashka ____________/M.M. Sergheev/

Aici, după cum vedem, este exprimată garanția furnizorului de a expedia mărfurile într-o anumită perioadă de timp.

O scrisoare de garanție sau o scrisoare de afaceri nu este un simplu document; este o confirmare a încheierii oricăror acțiuni și chiar a respectării condițiilor enunțate. Poate consemna termenul de finalizare a lucrării, o garanție a calității serviciului prestat, faptul plății forței de muncă sau plata în numerar. Pentru a întocmi corect o scrisoare de garanție, ar trebui să vă bazați pe mostre și formulare de proiectare existente.

Notă: Pentru a obține o versiune tipărită, faceți clic pe imagine, apoi faceți clic pe previzualizare și configurați opțiunea de imprimare corespunzătoare.

Exemplu de completare și formă de scrisoare de garanție pentru plata datoriilor și plata bunurilor sau produselor achiziționate

Să ne uităm la forma unei scrisori de garanție pentru plata datoriilor și la câteva exemple despre cum să o completezi. Este recomandabil să întocmiți documentul pe o formă specială a organizației, precum și să aveți sigiliul și semnăturile principalelor persoane ale companiei.

Mostre proiectate:

O scrisoare de afaceri pentru plata bunurilor sau produselor achiziționate arată astfel:

Exemplu de completare și formular de scrisoare de garanție pentru finalizarea lucrărilor

Documentul trebuie să conțină o clauză care să indice finalizarea lucrărilor, precum și termenul limită pentru îndeplinirea obligațiilor față de organizație.
Forma scrisorii:

Exemplu de completare și formular de scrisoare de garanție pentru furnizarea de bunuri de la producător

Adesea, organizațiile propun în mod independent cerințe pentru cererile de primire a bunurilor. Cu toate acestea, există o formă standard:

Exemplu de scrisoare pentru livrarea de bunuri:

Exemplu de completare și formă de scrisoare de garanție a angajării sau de la un angajator

Scrisoarea de garantare a angajării este un document secundar. Vă spune că ați fost luat în considerare pentru o anumită poziție. În plus, salariul dvs. poate fi notat. Unii angajatori se descurcă fără acest document și pur și simplu pregătesc o comandă pentru angajare. Iată câteva exemple de scrisoare de garantare a forței de muncă:

Cel mai adesea, scrisorile de garanție sunt solicitate de cetățenii străini. Au nevoie de un document certificat care să dovedească că organizația îi poate angaja și va asigura condiții de muncă pentru angajat.

Exemplu de formular și scrisoare de garanție pentru angajare

Acest document diferă de cel anterior prin faptul că trebuie să conțină informații despre admiterea dumneavoastră în organizație – data exactă. De asemenea, angajatorul este obligat să vă înregistreze salariul, numărul contractului de muncă și numărul de comandă. Iată o formă de scrisoare de garanție pentru angajare și un exemplu de completare a eșantionului:

Exemplu de formular și scrisoare de garanție pentru invitarea unui străin

Exemplu de formular și scrisoare de garanție pentru stagiu și formare

Exemple de scrisori de la o persoană vor fi, de asemenea, completate folosind acest formular. Nu există alte forme de scrisori de garanție către bancă. Documentele se intocmesc in functie de functia lor. De exemplu, o scrisoare de afaceri poate conține o garanție de plată a unei datorii de împrumut sau o solicitare de modificare a datelor personale.

Exemplu de formular și scrisoare de garanție pentru reparații

Exemplu de umplere și formular de scrisoare de garanție pentru echipament

O scrisoare de angajament este un document oficial de afaceri care este adresat de la o parte la alta într-o relație de parteneriat. Textul scrisorii conține cel mai adesea intențiile unuia dintre participanți de a-și îndeplini obligațiile față de partener.

În ce cazuri se întocmește o scrisoare de garanție?

Scrisoare de garanție pentru finalizarea lucrărilor

Acest tip de garanție are scopul de a confirma că lucrările convenite între părți vor fi finalizate. Antreprenorul întocmește o astfel de scrisoare și o oferă clientului la semnarea contractului. Forma scrisorii diferă de documentele de garanție similare în conținut. Acesta stabilește esența obligațiilor, iar acestea trebuie să respecte prevederile contractului:

1. Numărul documentului de ieșire și data întocmirii.
2. Numele destinatarului.
3. Titlu.
4. Cuprins: lista lucrărilor pe care antreprenorul se obligă să le execute, termene, legătură cu acordul dintre părți.
5. Informații despre angajator: detalii companie, adresă, contacte.

În cazul în care obligațiile date de una dintre părți nu sunt îndeplinite și a doua parte depune o cerere în instanță, scrisoarea de garanție va fi considerată și ca dovadă indirectă a existenței obligațiilor neîndeplinite.

Obțineți răspunsul unui avocat în 5 minute