Klausimai pokalbiui su sekretore registratūroje. Sekretoriaus interviu. Kaip sėkmingai apklausti sekretorės pareigas

Kaip elgtis interviu? Geriausias variantas yra elgtis interviu ramiai. Tai gali būti sudėtinga, ypač jei esate naujas profesionalas, kalbėdamas su personalo direktoriumi arba įmonės prezidentu. Dažnai savavališkai ar ne, kandidatas į sekretorių pokalbio metu nervinasi. Pabandykite įsivaizduoti, kad tai ne egzaminas, o dialogą. Jūsų pašnekovas yra jūsų partneris, su kuriuo jūs tiesiog kalbate. Juk interviu nėra gestapo tardymas, tai tik pokalbis. Per stipriai suspaudus įspūdis tik pablogės. Bet jei vis tiek negalite būti ramus ir pokalbio metu drebate kaip lapas, galite tiesiog pasakyti: „Atsiprašau, aš šiek tiek nerimauju“. Tada kompetentingas pašnekovas bandys ką nors pasakyti, kad sušvelnintų situaciją. Arba bent jau jis tave supras.

Pasakykite, kad šiuo metu turite gerą teorinį supratimą apie darbą su programa, tačiau esate labai lengvai išmokstamas ir su malonumu per trumpą laiką išmoksite programą reikiamu lygiu. Jei tai yra vienintelis dalykas, kurio jums reikia norint užimti šias pareigas, galbūt darbdavys jus vis tiek įdarbins (su sąlyga, kad jūs vis tiek išmoksite programą).

Kaip aš apklausiu sekretorius

Priėmimo sekretorės labiau „kilusios“ iš biuro tarnautojų („mokančių rašyti ir skaityti, bet neturi mandagumo ir diplomatijos“). Į aukštesnes pareigas buvo keliami tik tie, kurie suprato šypsenos ir darbštumo reikšmę. Dabar, kaip ir anksčiau, tik sekretorė, kuri derina

Dažnai aš pati skambinu sekretorėms, o šiuo metu, kaip taisyklė, „tikromis damomis“, kurios apibūdinamos žodžiais „ikhniy“, „tutova“, „tama“, „skambučiai“, „sutartis“, „katalogas“, "Kas tai?!", "Trumpai kalbant" ir (mano asmeninis „fi“) „Sotik“. Tokioms kandidatėms iš karto sugalvoju baisų darbo grafiką, mažesnius atlyginimus, pašalinu papildomas pašalpas, tai yra viską, prie ko „tikrosios damos“ nenusilenks. "Ne, na, kas tai yra?!" Jie net neprivers jūsų valgyti! Aš apskritai tyliu apie frazių konstravimą. „Tikrosios ponios“ daugeliu atvejų dėl to „nesivargina“.

Kaip ir ką sakyti per pokalbį sekretorės pareigoms užimti: testai, klausimai ir atsakymai

Kalbėdami apie save, nekalbėkite apie finansinius sunkumus ar sveikatos problemas. Religinių ir politinių temų negalima kelti. Niekam ir nieko neteikite neigiamų įvertinimų. Iš jūsų turėtų kilti tik teigiamos emocijos ir geranoriškumas viskam, kas jus supa.

CV formatavimas yra ypatinga problema. Noras nupiešti popieriaus lapą visomis vaivorykštės spalvomis ir įvairių neįprastų šriftų monogramomis veda prie to, kad potencialus lyderis net neskaito teksto. Gyvenimo aprašymas yra dokumentas ir turi būti parašytas vienu griežtu tos pačios spalvos šriftu, paryškintu kursyvu paryškinant svarbiausius dalykus. Kiekvienas blokas turi būti aiškiai struktūrizuotas ir atskirtas nuo kitų paantrašte.

Sekretoriaus pokalbis: kaip išsirinkti vadovo padėjėją, asistentą ir biuro vadovą

Ar dažnai tenka bendrauti su nepažįstamais žmonėmis?
Su kokio tipo žmonėmis jums lengviausia bendrauti?
Ar jums lengviau išreikšti savo mintis ir nuomonę raštu ar žodžiu?
Ar galite pirmiausia pradėti pokalbį? Ar tai verčia jaustis nepatogiai?
Kas tau nepatinka žmonėse? Ar visada stengiatės nuoširdžiai pasakyti žmonėms nemalonius dalykus ar labiau mėgstate savo emocijas pasislėpti?

Nepamirškite kandidato į sekretorės pareigas pasiteirauti apie visas ankstesnėje darbo vietoje eitas pareigas, ateities planus ir savo galimybių įvertinimą, taip pat motyvus, paskatinusius ieškoti darbo. Gauti atsakymai padės suformuoti psichologinį portretą potencialus darbuotojas išsamesnis.

taisyklinga dalykinė kalba – jums padės stilistikos vadovėliai;
pagrindinės anglų kalbos žinios (žinoma, per kelias dienas jų neišmoksite nuo nulio, tačiau senų žinių atnaujinimas neužtruks);
aiškus biuro darbo supratimas;
etiketo pagrindų išmanymas;
galimybė valdyti biuro įrangą – spausdintuvą, skaitytuvą, faksą;
greitas spausdinimas (internete gausu specialių programų, padedančių priprasti prie spausdinimo dviem pirštais);
greitas darbas Word ir Excel programomis.

Iškart prieš pokalbį atkreipkite dėmesį į savo išvaizdą. Save besisiūlančiai į sekretorę merginai posakis „susitinki pagal drabužius“ aktualesnis nei bet kam kitam. Sekretorė yra įmonės veidas.

Atranka į priėmimo sekretorės pareigas, interviu klausimai

Matau, kad ištisus metus dirbate įmonėje Pagalbininkai namuose. Ar tau patinka ten dirbti?
Kaip manote, kiek jūsų darbo patirtis jums padės eiti šias pareigas?
Ar galite papasakoti apie situaciją, kai turėjote daryti kelis dalykus vienu metu?
Vienas iš jaunesniųjų sekretorių priimamajame yra vyras, už jus vyresnis. Ar manote, kad turėsite problemų, nes tapsite jo viršininku?
Ką reiškia sąvoka „klientų priežiūra“?

Peržiūrėkite klausimų sąrašą ir pasirinkite tą, kuris, jūsų nuomone, duos geriausių rezultatų. Paaiškinkite savo pasirinkimą ir priežastis, kodėl atmetėte kitus sąrašus.
Suformuluokite papildomus įvairaus tipo klausimus (ne daugiau kaip penkis), kuriuos tikrai užduotumėte kandidatui, ir paaiškinkite jų paskirtį.

Kaip sėkmingai apklausti sekretorės pareigas

Savo monologe patartina kuo mažiau vartoti įvardį „aš“, jį pakeičiant „Mes“, „Mūsų įmonė“ ir pan. Istorijoje nereikia kalbėti apie savo sveikatą ar finansinius sunkumus, nereikėtų per daug kalbėti apie įmones, kuriose dirbote, ir neturėtumėte aptarinėti savo buvusio viršininko.

Pretendento į sekretoriaus pareigas testai rengiami taip, kad būtų patikrintas jo elgesys tam tikroje sudėtingoje situacijoje, kuri jam bus imituojama. Taip pat gali būti, kad bus įtemptas pokalbis, kad kandidatas į šias pareigas nesusivaldytų. Tai atliekama siekiant nustatyti jo atsparumo įtempiams laipsnį.

Istorija apie tai, kaip aš ieškojau asmeninio asistento

Po pusantro mėnesio, išstudijavus pusantro šimto gyvenimo aprašymų ir surengęs pusantro tuzino interviu, jau ruošiausi pulti į neviltį. Ne, atsisakymas nebuvo mano planų dalis, supratau, kad anksčiau ar vėliau rasime ką nors tinkamo. Tačiau ji nebesitikėjo, kad operacija bus baigta iki metų pabaigos.

Šiame etape manęs laukė dar vienas atradimas. Reikalas tas, kad dirbu visu etatu. Atitinkamai, interviu galėjau vesti tik vakare. Kai sutikau dalyvauti asistento atrankoje, man atrodė, kad tai bus patogu visiems. Juk kai pati ieškojau darbo, suplanuoti pokalbį 19:00 buvo neįtikėtina sėkmė.

Interviu klausimai sekretorei

Pavyzdžiui, jūs tikrai žinote, kad jums reikia žmogaus, kuris užsiims tik darbu su žiniasklaida, be to, neužsakys suvenyrų Naujiesiems metams ir nedarys įrašų socialiniuose tinkluose. Šiuo atveju pagrindiniai darbuotojo įgūdžiai yra gebėjimas dirbti su spauda ir kasdien apdoroti didelį kiekį informacijos. Šis žmogus turi būti bendraujantis, ne, net labai bendraujantis. Taip, tai išgalvota ir banalu, bet tai tiesa. Sekretorius spaudai turi gebėti rinkti informaciją įmonės viduje ir nuolat gaudyti atsirandančias tendencijas. Toks žmogus iš darbuotojo koridoriuje išgirstą frazę gali paversti visu straipsniu, o žiniasklaidai tikrai įdomiu.

A. Kokios yra projekto / įmonės savybės? Ar reikia kas valandą atsisakyti hiperaktyvaus lyderio „Twitter“ prenumeratos ir duoti provokuojančių įžvalgų žurnalistams, ar tiesiog būti vietoje, kartą per mėnesį siunčiant sutartus ir iš naujo suderintus pranešimus spaudai, iš kurių ištrinama viskas, kas įdomu?
K. Kas yra projekto veidas? Kam jam reikia paguodos: mielos protingos merginos, intelektualaus berniuko ar šviesiaplaukio kardinolo Peskovo. Vadovų rūšių yra tiek, kiek yra sekretorių spaudai.
C. Kokia yra projekto apimtis? Jei kandidatas atėjo iš „blizgaus“, tada transliuoti apie partijos „Vieningoji Rusija“ politiką bus blogai ar bent jau keista.
D. Kokių funkcijų mes ieškome? Tik sąveika su žiniasklaida arba įvairiausiomis galiomis (spauda, įvykiai, psichologinė pagalba ir pan.).
E. Kaina.

Eisiu į pokalbį dėl sekretoriaus pareigų.

Ar tai apgaulė? Pats dirbu vadybininko padėjėja, uždirbu vos 70 tūkst., bet tuo pačiu turiu 8 metų darbo patirtį, geras anglų kalbos žinias ir biuro darbą. Taigi aš netikiu tavimi, Autoriau, ir tavo tema yra dar vienas bandymas kurstyti kivirčus ta tema, kad visos sekretorės miega su savo viršininkais, o per interviu žiūri į figūrą, o ne į profesorių. kokybės. Tai visiška kvailystė, vadovams reikia padėjėjo, o ne *** vados, save gerbiantis viršininkas niekada nesikreips į sekretorę, kaip save gerbiantis sekretorius neužduos forume tokių klausimų kaip tu, Autorius

Lika, tavęs velniškai daug reikia ieškoti!! „Merginos, mano pagrindinis klausimas – kaip pokalbio metu sužinoti, ar vadovas tikisi intymumo. Kaip rengtis, kad jam patiktum? Ar jis laikys tai pernelyg atvirai lengvabūdiška? Jei nenorite būti intymiai su juo ateityje ar ateityje, kodėl rengiatės taip, kad jam patiktumėte?? Koks košmaras. Ir tai yra patys pirmieji klausimai, kurie jums rūpi. Apie intymumą ir kaip rengtis. Temoje nė žodžio apie prof. savybes, darbo sąlygas ir kt. Autoriau, aš tiesiog stebiuosi, kaip žemė neša tokius žmones (
Ir tada, jei personalo pareigūnas „užsiminė“, tai jums tai netrukdė? Jei nenorite su juo miegoti, neikite ten. Ir jei tokios užuominos jūsų nejaudina, sveiki.

2018 m. rugpjūčio 05 d 500

Raštingumo vertinimas

Pakvieskite kandidatą į pokalbį į sekretorės pareigas užpildyti bet kurį interaktyvų diktantą, pateiktą svetainėje gramota.ru. Turėtumėte sekti nuorodą į svetainę http://www.gramota.ru/class/coach/idictation/, pasirinkti tekstą, užpildyti tuščius langelius pasirinkdami vieną iš siūlomų parinkčių, spustelėkite „Tikrinti“ - patikrinimas įvyks automatiškai, ir iškart gausite atsakymą, kiek klaidų buvo padaryta diktante.

Teksto pavyzdys:
Niekada nespausdinu ne tik man patikėtų laiškų perduoti kitiems, bet ir tų, kurie netyčia patenka į rankas; Nėra žmogaus, kuris mažiau domėtųsi kitų reikalais nei aš ir kuris bandytų juos šnipinėti.
Mūsų tėvų atmintyje ponas de Boutieresas vos neprarado Turino, nes, sėdėdamas vakarienės malonioje kompanijoje, ne iš karto perskaitė gautą pranešimą apie mieste, kurio gynybai jis vadovavo, rengiamas išdavystes. Iš to paties Plutarcho sužinojau, kad Julijus Cezaris būtų išvengęs mirties, jei, eidamas į Senatą tą dieną, kai jį nužudė sąmokslininkai, būtų perskaitęs jam duotą raštelį. Plutarchas taip pat kalba apie Archijos carą Ivaną, kad tos dienos išvakarėse, kai Pelopidas įvykdė savo planą jį nužudyti ir sugrąžinti tėvynei laisvę, kažkoks kitas Archie, atėnietis, laiške jam tiksliausiai išdėstė viską, kas. buvo suplanuotas prieš jį; Tačiau kadangi ši žinia Archiasui buvo perduota vakarienės metu, jis atidėjo ją į šalį ir laiško nespausdino, ištardamas žodžius, kurie nuo to laiko tapo patarle Graikijoje: „Verslas – iki pasimatymo rytoj!
(Diktantas pagal Michelio Montaigne'o knygos ištrauką)

Parengti „eksperimentai“.
I. Baranovas
10 klasės mokinys
„Mokyklų lyga“

Aprangos kodas + anglų k

Pakvieskite kandidatą išversti žemiau esantį dokumentą ir išsakyti savo nuomonę dėl atskirų punktų pagrįstumo: ar sutinkate su visais punktais? Kurie būtų atšaukti? Pateisinti.

Tekstas:
Įmonės aprangos kodo principai.
Nustačius darbo aprangos principus, siekiama išvengti nesusipratimų ir užtikrinti, kad bendraudami su asmenimis iš išorės mūsų darbuotojai prisistatytų profesionaliai, taip įrodydami visos mūsų organizacijos profesionalumą. Tačiau tai nereiškia, kad kiekviena situacija reikalauja vienodai formalaus ir oficialaus stiliaus. Apskritai priimami du apsirengimo stiliai: oficialus ir neformalus (vadinamasis verslo kasdienis).
Proginė apranga privaloma visiems, kurie, atstovaujantys įmonę, bendrauja su asmenimis iš išorės, pavyzdžiui, lanko klientus ar dirba registratūroje, dalyvauja susitikimuose su klientais, aptarnauja garso/vaizdo įrangą pristatymo svečiams metu ir kt. Kiekvienas, kuris nėra tikras, ar tam tikrą dieną turės susitikimų su žmonėmis iš išorės, turėtų būti pasiruošęs visoms galimybėms ir turėti oficialią aprangą.
Neformalus dėvėjimas (kasdienis) galimas tuo atveju, kai konkrečią dieną darbuotojas nesusitinka su asmenimis iš išorės, neatlieka Jūsų įmonės atstovo išorėje, o būdamas biure neturės. tiesioginis kontaktas su svečiais. Tokiose situacijose „business casual“ yra privalomas, t.y. patogus, laisvalaikis, bet elegantiškas drabužis.

M. Kondratenko
HR technologijų centras

Bendrieji klausimai

1. Lankytojas atėjo į registratūrą 15 minučių. iki nustatyto laiko. Jūsų veiksmai. Pateisinti.
2. Lankytojas, turintis susitikimą su įmonės vadovu, laukia 5 min. Šiuo metu vadovas jums telefonu pasako, kad bus tik po 15 minučių. Jūsų veiksmai?
3. Įsivaizduokite, kad turite pasirinkti optimalų biuro prekių tiekėją savo įmonei. Nuo ko pradėti?
4. Reikia informuoti vadovą, kad vieno iš įmonės pagrindinių darbuotojų gimtadienio proga užsakytos dovanos bus dviem dienomis vėliau nei užsakyta (tai ne jūsų kaltė). Aprašykite, kaip išsisuksite iš situacijos.
5. Esate biuro vadovas ir samdote darbuotojus į sekretoriatą. Kokiais parametrais remdamiesi įdarbinsite darbuotojus? Kokios pagrindinės darbuotojo savybės jums bus svarbios? Pateisinti.
6. Kokius dokumentus ir pažymas turėtų turėti sekretorius, kad galėtų vykdyti vadovo nurodymą surengti gamybinį susirinkimą? Kaip turėtume spręsti šį reikalą?
7. Ko reikia sekretorei posėdžio protokolavimui?
8. Kokiais biuro reikmenimis turėtų būti įrengta vadovo darbo vieta? Kaip sekretorius turėtų tai stebėti?
Raktas: atsakant įvertinama bendra logika, gebėjimas nustatyti prioritetus, gebėjimas prisiimti atsakomybę ir optimalių sąveikos metodų supratimas tam tikro tipo įmonės kultūrai. Laukiami kandidato paaiškinantys klausimai.

S. Ivanova
Iš knygos "Kandidatas. Naujokas. Darbuotojas"

V. Pustozerova
vyriausiojo redaktoriaus pavaduotojas
žurnalas "Kadrovik",
teisininkas

Klausimai apie biuro darbo žinias

1. Ar yra oficialus dokumentas, kuriame nustatyti reikalavimai organizacijos vidaus dokumentų rengimui? Koks tai dokumentas?
Raktas: 2003-03-03 Rusijos valstybinio standarto nutarimas N 65-asis „Dėl Rusijos Federacijos valstybinio standarto priėmimo ir įgyvendinimo“ (kartu su „Vieninga dokumentacijos sistema. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema“. Reikalavimai dokumentų rengimui. GOST R 6.30-2003 "). Mano nuomone, užtenka žinoti, kad dokumentas egzistuoja, kad tai GOST R, taip pat apytikslį jo pavadinimą.

2. Kokius dokumento duomenis žinote?
Raktas: rengdami ir tvarkydami dokumentus naudokite šiuos duomenis:
01 - Rusijos Federacijos valstybės herbas;
02 - Rusijos Federaciją sudarančio subjekto herbas;
03 - organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas);
04 - organizacijos kodas;
05 - juridinio asmens pagrindinis valstybinis registracijos numeris (OGRN);
06 - mokesčių mokėtojo identifikavimo numeris/registracijos priežasties kodas (TIN/KPP);
07 - dokumento formos kodas;
08 - organizacijos pavadinimas;
09 - informacinė informacija apie organizaciją;
10 - dokumento tipo pavadinimas;
11 - dokumento data;
12 - dokumento registracijos numeris;
13 - nuoroda į dokumento registracijos numerį ir datą;
14 - dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta;
15 - adresatas;
16 - dokumento patvirtinimo antspaudas;
17 - rezoliucija;
18 - teksto pavadinimas;
19 - kontrolinis ženklas;
20 - dokumento tekstas;
21 - pažymėkite apie programos buvimą;
22 - parašas;
23 - dokumento patvirtinimo antspaudas;
24 - vizos dokumento tvirtinimas;
25 - antspaudo atspaudas;
26 - ženklas ant kopijos patvirtinimo;
27 - ženklas apie atlikėją;
28 - pažyma apie dokumento įforminimą ir siuntimą į bylą;
29 - pažyma apie dokumento gavimą organizacijoje;
30 - dokumento elektroninės kopijos identifikatorius.

3. Kokio tipo dokumentai yra įsakymai ir instrukcijos?
Raktas: įsakymai ir nurodymai susiję su administraciniais (organizaciniais ir administraciniais) dokumentais.

4. Kaip turėtų būti formatuojamas organizacijos pavadinimas – dokumento autorius ir informacinė informacija?
Raktas: organizacijos, kuri yra dokumentą, pavadinimas turi atitikti pavadinimą, įrašytą jos steigimo dokumentuose.
Virš organizacijos pavadinimo nurodykite sutrumpintą pavadinimą, o jei jo nėra, visą pagrindinės organizacijos pavadinimą (jei yra).
Rusijos Federaciją sudarančių vienetų organizacijų, kurios kartu su valstybine Rusijos Federacijos (rusų) kalba yra ir Rusijos Federaciją sudarančių vienetų valstybinė kalba, pavadinimai spausdinami dviem kalbomis.
Organizacijos pavadinimas valstybine Rusijos Federacijos subjekto kalba arba kita kalba yra žemiau arba į dešinę nuo pavadinimo valstybine Rusijos Federacijos kalba.
Sutrumpintas organizacijos pavadinimas pateikiamas tais atvejais, kai tai yra įrašyta organizacijos steigimo dokumentuose. Sutrumpintas vardas (skliausteliuose) dedamas po visu vardu arba už jo.
Filialo, teritorinio padalinio, atstovybės pavadinimas nurodomas, jei jis yra dokumento autorius, ir yra po organizacijos pavadinimu.

5. Kokios detalės laikomos informaciniais duomenimis apie organizaciją?
Raktas: informacinė informacija apie organizaciją apima pašto adresą, telefono numerį ir kitą informaciją, kurią organizacija pasirenka (fakso numeriai, telekso numeriai, banko sąskaitos, el. pašto adresas ir kt.).

6. Ar galima naudoti bendrąją organizacijos formą įsakymams išduoti?
Raktas: įsakymui išduoti naudojama bendroji organizacijos forma, dokumento (įsakymo) pavadinimas yra privaloma detalė. Organizacija gali turėti specialiai sukurtą įmonės stilių vidiniams dokumentams, tokiu atveju yra speciali užsakymo forma.

7. Kaip nustatyti, koks registracijos numeris turi būti suteiktas dokumentui?
Raktas: dokumento registracijos numerį sudaro jo eilės numeris, kuris organizacijos nuožiūra gali būti papildytas bylų indeksu pagal bylų nomenklatūrą, informacija apie korespondentą, vykdytojus ir kt.
Dviejų ar daugiau organizacijų bendrai sudaryto dokumento registracijos numerį sudaro kiekvienos iš šių organizacijų dokumento registracijos numeriai, atskirti pasviruoju brūkšniu tokia tvarka, kuria dokumente nurodyti autoriai.
Nuoroda į dokumento registracijos numerį ir datą apima dokumento, į kurį turi būti atsakyta, registracijos numerį ir datą.

8. Kokie yra pagrindinės sektorinės (specifinės) organizacijos veiklos dokumentų (informacijos, pažymų, suvestinių, informacijos, atmintinių) saugojimo terminai, o kokie – operatyvinėms?
Raktas: įvairių dokumentų saugojimo terminus nustato Organizacijų veikloje formuojamų standartinių valdymo dokumentų sąrašas, nurodant saugojimo terminus, patvirtintas. Rosarkhiv 2000 10 06 (su pakeitimais, padarytais 2003 10 27). Informacija, pažymos, suvestinės, informacija, ataskaitos apie pagrindinę organizacijos veiklos šaką (konkrečią) saugoma nuolat, o už operatyvinę pramonės (specifinę) veiklą – 5 metus.

9. Jeigu įsakyme nurodyti keli vykdytojai, tai kiek įsakymo egzempliorių reikia atiduoti organizacijos vadovui pasirašyti?
Raktas: organizacijos vadovas pasirašo originalą, jis dar vadinamas pirmuoju egzemplioriumi, o tai ne visai aišku su šiuolaikine biuro technika, bet anksčiau tai buvo aukščiausias popieriaus lapas spausdinimo mašinėlėje, likusieji buvo spausdinami naudojant kopijavimo lapus. Tai pasirašytas įsakymas, kuris yra pateiktas byloje. Visiems atlikėjams daromos kopijos.

Taip pat skaitykite

Byla personalo vadovui
Klausimai personalo vadovui
Atvejo metodas kaip vienas iš personalo vertinimo metodų
Rusijos įmonėse vis labiau populiarėja personalo vertinimas atvejo metodais. Personalo pareigūnai pamažu pereina nuo atrankos klausimynų prie greito vertinimo naudojant projektinius metodus. Jau seniai priėjau išvados, kad projekciniai metodai personalo atrankoje turi nemažai privalumų.

Šio skyriaus straipsniai

Asmenybės psichotipų nustatymo technika kaip personalo specialistų ir personalo paslaugų įrankis
Personalo skyriaus ar personalo tarnybos efektyvumo didinimas – klausimas, apie kurį ne kartą per darbo savaitę susimąsto kone bet kurios didelės ar vidutinės įmonės vadovas. Šiuolaikinė personalo tarnyba (Human Resources) veikia daugiafunkciniu režimu. Jos darbuotojai...
Kaip savo rankomis pasidaryti darbo dėžutes: nuoseklios instrukcijos
Personalo vertinimas: ne aklas pažįstamas
Personalo vertinimas yra ne mada, o objektyvi būtinybė priimant naujus darbuotojus, svarstant kandidatus į pareigas, reorganizuojant įmonę, optimizuojant valdymo struktūrą ir pasirenkant motyvavimo formas. Personalo vertinimas buvo atliekamas visada, tačiau iki šiol nebuvo veiksmingų metodų; turėjo pasikliauti tik subjektyvia vadovo ar personalo pareigūno patirtimi. Tačiau sąlygos keičiasi, o ilgus metus nepajudinamai gyvuojantys principai pasirodė esą neveiksmingi, o taip suburta komanda besiremiantis verslas – nekonkurencingas.

Raštininkas – tai asmuo, tvarkantis įmonės dokumentų srautą, dažnai vienu metu atliekantis sekretorės-asistento pareigas ir vykdantis asmeninius viršininko reikalavimus.

Jei nuspręsite dalyvauti pokalbyje su tarnautoju, turite žinoti ir mokėti:

Palaikykite dokumentų srautą.
Registruoti ir apdoroti korespondenciją.
Vykdyti pokalbius telefonu ir dirbti su klientais.
Tvarkyti dokumentų archyvą.
Žinoti pagrindines valstybinės apskaitos sistemos nuostatas, dokumentacijos taisykles ir reglamentus.

Visų pirma, pasiruoškite pokalbiui psichiškai ir pasiruoškite fiziškai. Gerai išsimiegokite, dėvėkite dalykinius drabužius ir tiesiog atsipalaiduokite.

Jei matote poreikį, peržiūrėkite dokumentų valdymo pagrindus ir kitas teorines žinias.

Kadangi jūsų būsimos pareigos bus tiesiogiai susijusios su tvarka ir griežtumu vykdant užduotis, būtinai atvykite laiku ir parodykite, kad esate atsakingas ir tvarkingas žmogus.

Interviu klausimai

Koks jūsų išsilavinimas (ar tai turėtų būti ekonomikos, archyvo ar dokumentų mokslo)?
Ar turite asmeninį kompiuterį ir biuro įrangą (jei neturite, geriau iš pradžių lankyti kompiuterių kursus)?
Ar esate bendraujantis žmogus?
Ar turite patirties panašiose pareigose?
Koks tu tvarkingas ir tvarkingas?

Jei jūsų pokalbis apsiriboja interviu, jums labai pasisekė. Tačiau labai dažnai vadovai nusprendžia patikrinti jūsų, naudodami atitinkamą testą.

Testuose galite susidurti su įvairiausiais klausimais: apie dokumento apibrėžimą, jo detales, apie parašų tvirtinimą, protokolo datą ir kt.

Norėdami išlaikyti tokį testą, galite tiesiog išsitraukti dokumentų valdymo vadovėlį, susirasti eilinį universiteto testą ir pabandyti jį išlaikyti su pagyrimu.

Išvada

Stenkitės būti kuo labiau surinkti ir pasitikėti savimi.

Kadangi tarnautojo profesija reikalauja užsispyrimo, tikslumo ir dalyko išmanymo, turite įrodyti, kad turite visas žinias ir įgūdžius, taip pat atitinkate keliamus reikalavimus.

Sekretorius yra savotiškas kiekvienos organizacijos koordinacinis centras.

Yra klaidinga nuomonė, kad bet kuris kompetentingas asmuo gali atlikti sekretoriaus funkcijas.

Tačiau taip nėra, o kandidatas į sekretoriaus pareigas turi turėti nemažai profesinių savybių, kad galėtų atlikti visas funkcijas.

Pagrindinės sekretoriaus funkcijos

Bet kurios organizacijos vadovo sekretoriaus pareigos apima šias užduotis::

korespondencijos priėmimas ir siuntimas;
apskaitos tvarkymas (dokumentų kūrimas ir priėmimas, organizacijos ir vadovo darbui reikalingos medžiagos tvarkymas asmeniškai ir kt.);
organizuoti vadovo susitikimus ir derybas, gauti informaciją vadovui ir siųsti jo nutarimus darbuotojams;
pasirengimas susirinkimams ir susirinkimams bei jų organizavimas;
būtinų sąlygų vadovo darbui sudarymas jo kabinete;
kontaktai su organizacijos lankytojais ir klientais asmeniškai ir telefonu;
reikalingos informacijos suvedimas į duomenų banką ir iš jo išspausdinamas vadovui ar kitiems darbuotojams reikalingą informaciją.

Remdamasis šiomis funkcijomis, sekretorius turi žinoti:

šiuolaikinio biuro darbo ir archyvavimo pagrindai;
darbo teisės ir administracinės teisės pagrindai;
dalykinio bendravimo ir verslo dokumentų rengimo taisyklės;
vadovo darbo organizavimo taisyklės.

Asmeninė charakteristika

Organizuotumas, draugiškumas, atsparumas stresui – tai pagrindiniai bruožai, kuriuos privalo turėti sekretorė.

Kiekvienas įmonės lankytojas susitinka su sekretore, o visi jos darbuotojai palaiko ryšius dėl savo tarnybinių pareigų. Sekretorius su visais turėtų bendrauti ramiai ir nuolat šypsodamasis, nepaisant nuotaikos ir savo savijautos.

Sekretorė turi turėti organizacinių įgūdžių ir gebėjimų, gebėti savarankiškai organizuotis.

Gebėjimą greitai prisitaikyti nestandartinėse situacijose, imtis iniciatyvos organizuojant įmonės darbą, o kai kuriais atvejais veikti be specialių nurodymų vadovai ypač vertina.

Svarstydamas sekretorės gyvenimo aprašymą

Interviu klausimai sekretorei yra labai svarbūs, tačiau viskas prasideda nuo kandidato gyvenimo aprašymo peržiūros.

Pagrindinis bet kurio gyvenimo aprašymo tikslas – pristatyti tam tikroms pareigoms reikalingus profesinius įgūdžius ir asmenines savybes.

Tinkamai parašytas gyvenimo aprašymas yra savireklama, skirta sudominti darbdavį..

Turite jį suprojektuoti taip, kad norėtumėte su jumis susitikti ir pasikalbėti.

Rašyti gyvenimo aprašymą verta pagal konkretų darbdavį. Negalite naudoti to paties universalaus gyvenimo aprašymo teksto, skirto sekretoriaus pareigoms vienu metu taikyti visoms organizacijoms.

Prieš rašydami CV, išstudijuokite konkrečios laisvos darbo vietos reikalavimus ir pagal juos sukurkite tekstą. Jei skelbime yra specialių pageidavimų, nepamirškite pažymėti, kad juos atitinkate.

Išsilavinimas, patirtis ir darbo įgūdžiai yra pagrindinės pozicijos, į kurias žmonės atkreipia dėmesį rinkdamiesi kandidatus į sekretores, todėl jas reikia pristatyti kuo palankesnėje šviesoje. Būtina nurodyti, kad kandidatas į sekretorės pareigas yra punktualus, darbštus, komunikabilus, atsparus stresui.

Vienas iš gyvenimo aprašymo reikalavimų – pateikti nuotrauką.. Nereikia dėti nuotraukos, kurioje ilsisi pajūryje, linksminasi klube ar kvepia gėlėmis kaime. Jūsų užduotis – parodyti, kad esate verslo žmogus, todėl verslo aplinkoje pateikite nuotrauką, kurioje aiškiai matomas jūsų veidas ir protinga išvaizda.

Kelis kartus perskaitykite tekstą ir patikrinkite, ar nėra klaidų. Jokiomis aplinkybėmis jie neturėtų būti CV, nes sekretorius turi būti raštingas. Darbo procese jis turės taisyti darbuotojų ir net vadovo klaidas, bet kaip jis tai padarys, jei negali kompetentingai susikurti savo dokumento.

Pasiruošimas pokalbiui

Kiekviena konkreti organizacija turi savo darbo specifiką, todėl prieš pokalbį reikia kuo daugiau sužinoti apie ją ir sritį, kurioje vyksta jos veikla.

Pokalbio taisyklės

O dabar plačiau šiuo klausimu: interviu su sekretoriumi, klausimai ir atsakymai.

Pokalbio pradžioje jų tradiciškai prašoma pasikalbėti apie save, todėl monologą geriau apgalvoti iš anksto.

Papasakokite apie savo išsilavinimą ir karjeros pradžią, bet neilgai.

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas profesinių savybių aprašymui, kalbėjimui apie darbo patirtį, didžiausią dėmesį skiriant gebėjimui organizuoti darbą ir tuo siekti rezultatų.

Apibūdindami darbą mažiau vartokite frazių „padariau“, „organizavau“. Geriau sakyti „mūsų įmonė“, „mano vadovaujamas skyrius“, „aš organizavau darbą...“.

Elkitės ramiai, nenuleiskite akių į stalą. Tačiau neleiskite arogancijos – tai tiesus kelias į nesėkmę. Bandymas prisistatyti kaip idealus darbuotojas nieko gero neduoda.

Geriau susikurkite įspūdį apie save kaip apie žmogų, siekiantį tobulėti. Viršininkams nepatinka, kai kas nors mano esąs protingesnis už juos.

Jūsų užduotis – sudaryti išsilavinusio, pasitikinčio žmogaus įspūdį, tačiau nerodančio arogancijos, pasiruošusio tapti vadovo padėjėju organizuojant savo įmonės darbą.

Atidžiai klausykite savo pašnekovo ir pabandykite savo atsakyme panaudoti keletą jo paties žodžių. Atsakymo pradžia gali būti frazės: „Ar tu sakai, kad...“, „Jei gerai suprantu, jus domina...“.

Bet kokiu atveju elkitės oriai, nerėkkite. Net nesėkmė interviu yra ne gyvenimo pabaiga ar nelaimė, o tam tikra gyvenimo patirtis. Jei tai prisiminsite, ramybė ir pasitikėjimas bus garantuoti.

Kaip matote, išlaikyti pokalbį dėl sekretoriaus pareigų nėra taip sunku, svarbiausia laikytis tam tikrų taisyklių.

Ir buvai pakviestas į pokalbį. Kas toliau? Kaip elgtis pokalbio metu Ir kaip išlaikyti interviu Tai turbūt patys svarbiausi klausimai šiame etape. Šiame straipsnyje pasidalinsiu su jumis savo pastebėjimais apie sekretorės interviu. Beje, šios rekomendacijos jums padės ne tik sekretorės interviu, bet ir einant pokalbį į kitas pareigas.

Iš karto norėčiau pažymėti, kad nepaisant literatūros gausos šia tema “ kaip išlaikyti interviu“, nė vienas iš šių leidinių negali garantuoti darbo. Paprastai, be kvalifikacijos, kurios tikimasi iš būsimo darbuotojo, darbdavys dažniausiai turi kažkokį „vaizdelį“, koks yra idealus kandidatas į šias pareigas. Ir nors tam tikrų interviu metodų ir taisyklių žinojimas tikrai padidins jūsų galimybes užimti norimą poziciją, tai nėra garantija. Gali būti keletas priežasčių, kodėl nepavyksta išlaikyti interviu: nuo jūsų klaidų pokalbio metu iki banalaus „vaizdas neatitiko“.

Pateiksiu du pastarųjų pavyzdžius. Sėkmingai dirbau sekretore vienoje nuostabioje įmonėje. Darbas man labai patiko, bet po kurio laiko panorau „augti“ profesionaliai. Iki to laiko atsirado laisva įmonės prezidento padėjėjo vieta. Pateikiau savo gyvenimo aprašymą šioms pareigoms, bet, deja, nebuvau atrinktas. Įmonės prezidentas man pasakė, kad turiu puikią kvalifikaciją ir patirtį, esu puikus darbuotojas, tačiau šiose pareigose norėtų matyti žmogų bent dešimčiai metų vyresni. Darant pokalbį kitoje įmonėje dėl direktoriaus padėjėjos pareigų, man tapo aišku, kad kažkodėl į šias pareigas norima modelio išvaizdos žmogaus.

Kaip matote, atsisakymas ne visada yra tiesioginė jūsų kvalifikacijos stokos ar klaidų pasekmė. Taigi, nors interviu turėtų būti siekiama kuo labiau atskleisti savo talentus, traktuokite jį kaip žaidimą, kuriame galima ir laimėti, ir pralaimėti.

Paprastai atliekama keliais etapais. Pirmiausia vyksta pokalbis su personalo vadovu. Pirminis sekretorės interviu gali būti atliktas telefonu arba asmeniškai. Tada galite pasikalbėti su personalo direktoriumi, o tada su įmonės prezidentu. Arba atvirkščiai, pirmiausia su tiesioginiu viršininku (jei tai nėra prezidentas ar direktorius), o paskui su personalo direktoriumi. Labai tikėtini ir profesiniai, ir psichologiniai testai.

Bet kam sekretorės interviu reikia pasiruošti. Svarbu suprasti, kad pokalbis yra procesas. dvišalis nėra egzaminas, nuo kurio priklausys jūsų pažymys. Ne tik esate vertinamas, bet ir vertinate įmonę pagal tai, kiek norite joje dirbti. Todėl pasiruošimas pokalbiui daugiausia naudingas jums.

Pirmas dalykas, kurį reikia padaryti gavus kvietimą į sekretorės interviu- eikite į įmonės svetainę. Manau, kad eiti į pokalbį su įmone, neištyrus informacijos apie ją, yra nepriimtina, nors mano patirtis rodo sekretorės interviu(ir ne tik) tokių atvejų buvo daug. Nepamenu nei vieno karto, kai toks darbuotojas būtų pakviestas dirbti. Tai ne visada tiesiogiai siejasi su tuo, kad darbuotojas neskaitė informacijos svetainėje, bet gali būti dėl nepasidomėjimo įmone, o tai gali pasireikšti bet kuriuo kitu metu.

Taigi, skaitykite informaciją svetainėje: kuo įmonė užsiima, kokia jos misija, kokie tikslai, kaip įmonė planuoja toliau vystytis. Kai kurios įmonės netgi skelbia savo personalo prioritetus ir darbuotojų augimo galimybes. Išstudijuokite visa tai! Tu nepasigailėsi. Tiesą sakant, kuo daugiau tokios informacijos įmonės svetainėje, tuo geriau jums. Blogiau, kai visai nieko nėra.

Tam, kad praeiti interviu, išstudijavę pagrindinę įmonės veiklą, dar kartą atidžiai peržiūrėti darbo aprašymą, kuriam pateikėte savo gyvenimo aprašymą. Labai dažnai pokalbio metu užduodamas klausimas, kas jus labiausiai patraukė tam tikroje laisvoje vietoje. Atsakymas buvo mirtina tyla. Manęs niekas netraukė. Ji persikėlė bet kur, tik norėdama pajudėti. Toks požiūris į save ir savo būsimą darbą yra nepriimtinas. Atsukti atgal ir pradėti iš naujo.

Paimkite bloknotą ir užsirašykite jums rūpimus klausimus: apie įmonę, apie pareigas, apie pareigas.