Offerta commerciale con timbro e firma. Proposta commerciale: come redigere, campioni ed esempi di proposte commerciali di successo. Creiamo un'offerta commerciale di vendita

Non ho chiesto le specifiche tecniche. Intendevo le proposte commerciali che i clienti inviano ai fornitori. I fornitori devono rispondere su carta intestata e affrancata? È possibile anche senza sigillo?

Risposta

Possibile senza stampa. Il sigillo non è un requisito obbligatorio né della proposta commerciale stessa né della risposta scritta del fornitore. Non esistono requisiti rigorosi per tali documenti. In pratica è consuetudine condurre la corrispondenza su carta intestata aziendale firmata dal manager.

La logica di questa posizione è riportata di seguito nei materiali della versione del “Sistema Glavbukh” per le istituzioni di bilancio.

1. ORDINANZA DEL MINISTERO DELLO SVILUPPO ECONOMICO DELLA RUSSIA DEL 02.10.2013 N. 567

"3.7. Per ottenere informazioni sui prezzi relativi a un prodotto, lavoro o servizio per determinare l'NMCC, si consiglia di eseguire alcune delle seguenti procedure:

3.7.1. inviare richieste di informazioni sui prezzi ad almeno cinque fornitori (appaltatori, artisti)* con esperienza nella fornitura di beni, lavori, servizi pertinenti, le cui informazioni sono pubblicamente disponibili (in particolare, pubblicate sulla stampa, pubblicate su siti Web su Internet) ) ;".

2. Lettera del Ministero dello Sviluppo Economico della Federazione Russa del 04/08/2014 n. D28i-443

"Il Dipartimento per lo sviluppo del sistema contrattuale del Ministero dello sviluppo economico della Federazione Russa ha esaminato un ricorso sulla questione del chiarimento delle disposizioni della legge federale del 5 aprile 2013 n. 44-FZ "Sul sistema contrattuale in nel settore degli appalti di beni, lavori e servizi per soddisfare le esigenze statali e comunali” (di seguito denominata Legge n. 44-FZ) e relazioni.

In conformità con le parti 1-6 dell'articolo 22 della legge n. 44-FZ, il prezzo iniziale (massimo) del contratto e, nei casi previsti dalla legge federale specificata, il prezzo del contratto concluso con un unico fornitore ( appaltatore, esecutore) sono determinati e giustificati dal cliente applicando il seguente metodo o diversi metodi seguenti:

1) metodo dei prezzi di mercato comparabili (analisi di mercato);

2) metodo normativo;

3) metodo tariffario;

4) metodo di progettazione e stima;

5) metodo del costo.

Allo stesso tempo, con ordinanza del Ministero dello Sviluppo Economico della Russia del 2 ottobre 2013. N. 567 ha approvato raccomandazioni metodologiche sull'uso di metodi per determinare il prezzo iniziale (massimo) di un contratto, il prezzo di un contratto concluso con un unico fornitore (appaltatore, esecutore) (di seguito denominate Raccomandazioni).*

Le raccomandazioni spiegano le possibili modalità per determinare il prezzo contrattuale iniziale (massimo) (ICP), il prezzo di un contratto concluso con un unico fornitore, utilizzando i metodi stabiliti dalla Legge n. 44-FZ.

Il cliente deve determinare l'NMCC tenendo conto della necessità di raggiungere gli obiettivi specificati per soddisfare le esigenze statali e municipali, nonché del principio di responsabilità per il loro raggiungimento.

Tenendo conto di quanto sopra, quando si utilizza il metodo dei prezzi di mercato comparabili, il cliente ha il diritto di acquistare beni, lavori, servizi da un unico fornitore (appaltatore, artista) al prezzo contrattuale più basso.

Si prega di notare che i chiarimenti di un ente governativo hanno valore legale se tale organismo è dotato, in conformità con la legislazione della Federazione Russa, di competenza speciale per emettere chiarimenti sull'applicazione delle disposizioni degli atti normativi. Il Ministero dello Sviluppo Economico della Federazione Russa è un organo esecutivo federale; gli attuali atti normativi della Federazione Russa, compresi i Regolamenti sul Ministero dello Sviluppo Economico della Federazione Russa, approvati con Decreto del Governo della Federazione Russa di 5 giugno 2008 n. 437 non hanno la competenza di chiarire la legislazione della Federazione Russa.

Ciao! Oggi parleremo di una proposta commerciale e di come redigerla. Mi sono state poste domande simili più di una volta, quindi l'articolo è "in tema". Partiamo dall'inizio, cos'è una proposta commerciale, come redigerla e alla fine fornirò esempi/campioni di una proposta commerciale. Questo articolo contiene raccomandazioni di molti esperti, quindi non ho dubbi sull'affidabilità delle informazioni.

Cos'è un'offerta commerciale

Qualsiasi uomo d'affari che voglia attirare quanti più clienti possibile sta pensando di sviluppare una proposta commerciale. È questo che incoraggia un potenziale consumatore ad acquistare il prodotto o il servizio di un’azienda. Viene spesso confuso con una specifica di prodotto, che semplicemente introduce il cliente a un particolare prodotto senza incoraggiarlo all'acquisto.

Tipologie di offerte commerciali

Esistono due tipologie di offerte commerciali:

1. Personalizzato. È creato per una persona specifica, all'interno del documento c'è un appello personale al destinatario.
2. Non personalizzato. Un altro nome per questo tipo di offerta commerciale è “freddo”. Il documento non si rivolge a un consumatore specifico o a un potenziale partner; le informazioni sono rese anonime e dirette direttamente a un gran numero di potenziali clienti.

Quali funzioni svolge una proposta commerciale?

Prima di iniziare a scrivere una proposta commerciale, devi capire quali funzioni svolge. In un certo senso sono simili ai compiti dei messaggi pubblicitari:

• Attirare l'attenzione.
• Interesse.
• Spingi per comprare.
• Creare il desiderio di acquistare un prodotto.

Sulla base di questi compiti, viene sviluppata una proposta commerciale. In genere, all'inizio vengono utilizzati elementi visivi come il logo dell'organizzazione.

Se una proposta commerciale viene presentata a un potenziale cliente in forma stampata, viene prestata particolare attenzione alla qualità della carta su cui viene stampata la proposta. Per un maggiore impatto sul cliente, è possibile applicare filigrane speciali al documento. La carta laminata farà una piacevole impressione al consumatore del prodotto.

Struttura standard della proposta commerciale (modello)

• Un titolo contenente un'immagine grafica (solitamente un logo).
• Una sottovoce che identifica il prodotto/servizio.
• Attirare l'attenzione, pubblicizzare servizi e prodotti.
• Tutti i vantaggi della cooperazione.
• Dati di contatto del mittente, marchi.

Quando si elabora una proposta commerciale, è necessario comprendere che ciascun elemento strutturale svolge le proprie funzioni separate. Ad esempio, il titolo viene utilizzato per attirare l'attenzione e motivare un ulteriore studio del documento. Questa parte della proposta commerciale può essere definita la più importante. Il sottotitolo dovrebbe interessare ancora di più il cliente e il testo principale dovrebbe giustificare le informazioni scritte sopra. Ma alla fine della frase, di regola, è necessario confermare la necessità di acquisto del consumatore.

Come dovrebbe essere una buona proposta commerciale

Per creare una proposta che dia il massimo ritorno, è necessario comprendere che il documento deve:

• essere specifico e chiaro;
• dimostrare tutti i possibili benefici che il destinatario riceverà;
• in nessun caso contenere errori;
• essere alfabetizzato e strutturato;
• contenere informazioni su offerte speciali per il cliente;
• essere redatto in modo tale che tutti i dubbi dell'acquirente scompaiano.

Regole per la redazione di una proposta commerciale

Prima di iniziare a scrivere una proposta, è necessario determinare chi sarà il pubblico a cui si rivolge questo documento. Quindi vengono determinati i desideri e le capacità dei potenziali clienti. È molto importante in questa fase scoprire le reali esigenze dell'acquirente.

Una volta ricevute le informazioni necessarie, è necessario strutturarle. A questo scopo viene redatto un piano di proposta di massima, indicando i vantaggi delle aziende e le varie promozioni in corso. Il contenuto del presente documento può essere costituito dalle seguenti sezioni:

• Chiara definizione del problema.
• Opzioni per la sua risoluzione.
• Argomenti che dimostrano la necessità di utilizzare i servizi della propria organizzazione.
• Descrizione di varie promozioni e offerte che aumentano i vantaggi per l'acquirente.
• Chiamare all'azione.

Il titolo dovrebbe menzionare la soluzione a uno specifico problema del consumatore. È importante mostrargli il prodotto finale, che i prodotti della tua azienda contribuiranno a realizzare.

Non dovresti includere informazioni sui risultati dell’azienda nella tua proposta commerciale. È necessario evitare lunghe storie su come tutto ebbe inizio. È improbabile che un potenziale consumatore sia interessato a questo.

Quando scrivi una proposta, dovresti evitare gli aspetti tecnici e non usare termini scientifici. Le informazioni devono essere trasmesse in un linguaggio semplice e comprensibile per l'acquirente.

Vale la pena utilizzare argomentazioni chiare e comprensibili che aiuteranno davvero il cliente a confermare la sua decisione di acquistare il prodotto.

Non dovresti rendere la tua offerta commerciale troppo ampia. Dovrebbe essere breve, nitido e chiaro. È improbabile che un potenziale cliente voglia leggere documenti di più pagine, una tale abbondanza di informazioni potrebbe semplicemente spaventarlo.

È molto importante che la proposta sia presentata in modo di alta qualità. Vale la pena utilizzare i servizi di un designer professionista. Il bel design può attirare l'attenzione dei consumatori.

Come argomento puoi usare:

1. Recensioni di altri clienti. Questa prova può essere definita forse la più preziosa. Soprattutto se questo cliente è piuttosto famoso e autorevole. È molto importante che la risposta dell’acquirente abbia lo stesso significato dell’offerta commerciale stessa. È importante cioè che questi due testi facciano capire al lettore che l'azienda è veramente efficace in un determinato ambito.
2. Raccontaci la tua storia di successo. Devi assolutamente mettere la tua azienda o te stesso al centro della storia. Dovrebbe trattarsi di una storia di vendita che interessi davvero l'acquirente e lo incoraggi a intraprendere una sorta di azione attiva.

Vale la pena capire che una proposta commerciale deve essere di vendita e il suo autore agisce come venditore. È molto importante mettersi nei panni del venditore per comprendere nel modo più accurato possibile cosa si aspetta l’acquirente dal prodotto o servizio. È necessario utilizzare il giusto ragionamento e costruire una comunicazione con il cliente. Solo così una proposta commerciale potrà davvero produrre un risultato positivo.

Come aumentare la leggibilità di una proposta commerciale

Puoi aumentare la leggibilità della tua proposta commerciale nei seguenti modi:

• Suddividi le informazioni in paragrafi, non trasformarli in tele.
• Utilizzando i sottotitoli.
• Utilizzo di vari elementi grafici, comprese illustrazioni ed elenchi puntati.
• Utilizzo di un carattere serif nella stampa.
• Utilizzando diversi stili di testo (utilizzando il corsivo, il grassetto o il sottolineato per evidenziare le informazioni necessarie).

Qualche regola in più (esempio di stesura)

Titolo. È questa parte della proposta commerciale che interessa di più al consumatore: se gli interessa, è più probabile che il potenziale cliente legga tutte le informazioni fino alla fine. Vale la pena valutare in che modo le parole "nuovo" e "gratuito" influenzeranno l'acquirente. In alcuni casi, possono alienare il cliente.

Non dovresti utilizzare un gran numero di aspetti negativi o informazioni generalizzate. Il carattere del testo deve essere lo stesso. È stato dimostrato che quasi un terzo dei lettori presta attenzione alle citazioni e alle informazioni racchiuse tra virgolette. Il titolo non deve essere conciso o informativo.

Testo principale. In questa parte della proposta di vendita è molto importante che il lettore non perda interesse. È meglio inserire le informazioni in un piccolo paragrafo. E poi prestare attenzione ai dettagli specifici. Vale la pena evidenziare i vantaggi del prodotto e assicurarsi di rivolgersi al lettore come "tu". Scrivere frasi lunghe e complesse può intimidire. Non è consigliabile utilizzare termini professionali.

Vale la pena parlare del prodotto al presente, indicandone il prezzo. È necessario fornire al cliente argomenti: i risultati di sondaggi, ricerche e possibilmente includere una delle recensioni dei consumatori. Non è desiderabile usare superlativi e confronti. Specificità e chiarezza sono le condizioni principali per elaborare una buona proposta commerciale.

Errori commessi in fase di stesura

Elogio innaturale del cliente.

Non è necessario utilizzare modelli e frasi standard che allontaneranno solo un potenziale cliente.

Usare osservazioni critiche nei confronti del destinatario.

Non è assolutamente necessario farlo, anche se l’obiettivo dell’azienda è aiutare un potenziale consumatore. Ciò può causare emozioni estremamente negative nel cliente. È meglio usare carote e bastoncini: evidenziare prima i vantaggi e solo successivamente evidenziare le carenze minori.

Sovrasaturazione dell'offerta con informazioni generali sul cliente.

Intimidazione del cliente o cosiddette “storie dell’orrore”.

In nessun caso dovresti spaventare il consumatore o dirgli che senza il tuo aiuto potrebbe accadere qualcosa di terribile. Nessuna negatività o stereotipi. Vale la pena evidenziare i vantaggi dell'utilizzo del prodotto, confrontandolo casualmente con quello che abbiamo adesso (usare le parole: più conveniente, più redditizio, più efficace), fornendo solo informazioni specifiche.

Invio di un'offerta a un gran numero di persone contemporaneamente.

Le informazioni non personalizzate susciteranno meno interesse tra i potenziali acquirenti. Il ritorno su tali offerte sarà minimo. Non è necessario cercare di raggiungere un vasto pubblico in una sola volta. È meglio evidenziare il settore che ha maggiori probabilità di produrre ottimi risultati. È importante scrivere una proposta commerciale in modo tale che il lettore possa sentire che gli si sta parlando in privato. È possibile utilizzare informazioni aggiuntive che indicheranno che la comunicazione viene condotta specificamente con questo cliente. Vale la pena utilizzare le informazioni sulla comunicazione precedente, se ovviamente ce n'era una.

Incomprensione del concetto di lettera “lunga”..

Molti sono sicuri che il cliente non sia interessato a grandi quantità di informazioni. Tuttavia, dovresti capire che il lettore considererà lunga qualsiasi lettera noiosa e del tutto priva di interesse. La dimensione di un'offerta commerciale accattivante e davvero interessante non spaventerà il consumatore, perché leggerà tutte le informazioni disponibili in una volta sola.

Non per niente le persone spesso definiscono noiosi e prolungati i film molto brevi, e definiscono più emozionante un film di 3 ore, senza menzionarne la durata. Lo stesso vale per le opere d'arte, le notizie, i libri, le lettere. Il lettore non percepirà negativamente 5 fogli di proposta commerciale se sono veramente informativi e accattivanti.

La prima priorità è mettere la frase nel rispetto delle regole grammaticali.

Questo atteggiamento nei confronti della scrittura di testi può svilupparsi a partire dalla scuola, dove il fattore principale era la componente grammaticale. Nella vita, tutto è completamente diverso. È molto più importante che il lettore comprenda ciò di cui è scritto. È necessario che le informazioni vengano lette e percepite dal cliente in modo semplice e informale. Vale la pena costruire l'offerta in modo che assomigli ad una vera comunicazione tra venditore e acquirente. Qui sarà abbastanza accettabile utilizzare frammenti di frasi ed espressioni, a volte anche desiderabili.

Dai al cliente un motivo per non esaminare la tua proposta commerciale.

Non dovresti dare per scontato ingenuamente che il lettore sarà estremamente interessato alle informazioni sulla tua azienda, in particolare sulla sua storia. Non è affatto così. Questo è il meno interessante per un potenziale acquirente. È necessario attirare la sua attenzione con una sorta di provocazione, un'affermazione insolita - in una parola, tutto ciò che lo farà sbilanciare e lo costringerà a leggere fino alla fine la proposta commerciale. Vale la pena considerare il fatto che il mantenimento dell'interesse è un aspetto altrettanto importante. Devi concentrarti su ciò che può motivare una persona. Molto spesso, i bisogni compaiono a causa di qualche paura, desiderio di diventare individui, senso di colpa, desiderio di diventare belli o sani. È in quest'ottica che vale la pena considerare il problema e dedicargli una proposta commerciale. E poi dimostrare che il prodotto proposto può soddisfare tutte le esigenze.

È improbabile che il cliente sia ricettivo alla tua offerta commerciale. È fondamentale supportare le informazioni con prove molto specifiche. Vale la pena portare gli argomenti più chiari. Questo approccio può convincere il lettore ad acquistare il prodotto o a collaborare.

Verifica dell'offerta commerciale

Esistono diversi modi abbastanza semplici per aiutarti a capire quale impatto avrà un'offerta sul destinatario.

• Il cosiddetto controllo “scansione rapida”. Per fare ciò, devi solo guardare il documento. È importante capire quali parti del testo risaltano in modo tale da volerle effettivamente leggere. Si tratta di titoli, loghi, evidenziazioni del testo, fotografie. Se le informazioni utilizzate lì potessero aiutare a creare un quadro olistico dell'essenza della proposta commerciale, allora tutto è stato fatto correttamente.
• Verifica la comprensione. È importante trovare tra i tuoi amici e conoscenti una persona che si adatti al pubblico target della tua proposta. Se, dopo la prima lettura, ha colto tutte le idee principali del documento e ha visto i vantaggi del prodotto presentato, allora possiamo concludere che la proposta è stata redatta correttamente.
• Controllo delle dita. Vale la pena provare a leggere il testo senza parole sul prodotto come “migliore”, “unico”. Se la frase è interessante da leggere e in questa forma, tutto è stato fatto correttamente. È molto importante che tutti i discorsi elogiativi sulla tua azienda siano supportati da dati, recensioni, storie e certificati accurati.

Esempi/campioni di proposta commerciale

Gli esempi e i campioni di proposte commerciali che si possono fornire sono moltissimi. Sono tutti bravi a modo loro. Vi mostrerò alcuni di quelli di maggior successo, secondo me, che sono stati sviluppati da Denis Kaplunov.

Modulo cartaceo esterno di proposta commerciale per configurazioni standard 1C: Gestione Commerciale (rev. 10.3), Automazione Integrata, Gestione Azienda Produttiva. Il modulo stampato contiene un meccanismo che permette di modificare la tipologia dell'offerta commerciale (formattare e modificare testo, inserire un logo, informazioni di contatto) senza aprire il configuratore.

Pertanto, una proposta commerciale può assumere la seguente forma:

o, ad esempio, in questo modo:

Un modulo di stampa esterno può essere collegato nel modo consueto (tramite il meccanismo per l'aggiunta di moduli di stampa aggiuntivi) o tramite l'elaborazione " " e " ". In caso di connessione tramite elaborazione Alann:

• è possibile inserire nella proposta commerciale il sigillo dell'organizzazione e la firma del gestore (ogni gestore ha la propria firma);
• è possibile inviare una proposta commerciale direttamente da 1C, sia in formato XLS che PDF;
• è possibile modificare la tipologia dell'offerta commerciale (formatta e modifica testo, inserisci logo, informazioni di contatto).

Per aprire il modulo parametri della proposta commerciale (nel quale è possibile modificarne l'aspetto), è necessario cliccare sul pulsante “Stampa parametri modulo”:

Modulo stampato della fattura per il pagamento con timbro e firma . Il modulo stampato esterno "Fattura per pagamento con timbro e firma" è destinato alle configurazioni standard 1C 8.2 e 8.3: Gestione commerciale (versione 11) - scaricare un modulo di fattura stampato esterno per 1C: UT 11 Gestione di una piccola azienda - scaricare un modulo esterno di fattura stampata modulo fattura stampato per 1C: UNF Enterprise Accounting (versione 3.0) - scarica il modulo stampato del conto... [

Nella pratica si pone spesso la questione se siano necessari timbri sulle lettere e, in caso affermativo, quali lettere debbano essere affrancate. La sua decisione è ulteriormente complicata dal fatto che nella legge non esistono indicazioni chiare in materia. In questo articolo abbiamo cercato di dare una risposta completa a queste domande, guidati dall’opportunità e dal buon senso.

Dall'articolo imparerai:

Perché viene apposto un timbro su una lettera o su un altro documento?

Prima di chiedere se è necessaria la stampa lettere,Per prima cosa devi capire di cosa si tratta. Questo è un dispositivo speciale con una base piatta in gomma dura. Un'immagine speculare del sigillo di un'impresa o organizzazione è tagliata in uno strato di gomma. Se questo strato viene rivestito con un colorante speciale e la stampa viene pressata su un foglio di carta, su di esso apparirà l'immagine esatta. Tali cliché di sigilli sono, in alcuni casi, dettagli obbligatori dei documenti e vengono apposti sulla firma della persona che ha firmato il documento per confermare l'autenticità di questa firma e del documento nel suo insieme.

Nota: I requisiti tecnici di base e le descrizioni della forma e delle dimensioni dei sigilli, nonché le regole per l'immissione del testo su di essi, sono riportati in GOST R 51511-2001 “Sigilli con la riproduzione dello stemma della Federazione Russa. Forma, dimensioni e requisiti tecnici”, approvato con decreto dello standard statale della Russia del 25 dicembre 2001 n. 573-st.

I requisiti a livello statale sono stabiliti solo per quei sigilli che portano l'immagine dello stemma della Federazione Russa e, in particolare, gli stemmi delle entità costituenti della Federazione, delle entità municipali e rurali. Non esistono norme generali di questo tipo per quanto riguarda i sigilli delle strutture commerciali. Pertanto, se un'impresa utilizza attivamente la stampa su lettere in uscita e altri documenti aziendali per certificare le firme, è consigliabile sviluppare un atto normativo locale che regolerà questioni quali:

• quali tipi di sigilli vengono utilizzati nell'organizzazione;
• la procedura e le regole per l'utilizzo delle impronte di vari tipi di sigilli;
• come vengono conservati e chi è responsabile della loro sicurezza;
• procedura di aggiornamento dei sigilli e loro smaltimento, ecc.

Che tipo di timbro viene messo su lettere e documenti?

Tenendo conto delle disposizioni di GOST R 51511-2001, tutta la stampa può essere suddivisa in tre tipi:

francobollo;

equivalenti a quelli da bollo;

I francobolli includono tutti i sigilli che raffigurano lo stemma della Federazione Russa. Tali cliché possono essere utilizzati solo da enti governativi, nonché da organizzazioni e istituzioni che hanno status statale o hanno l’autorità di rappresentare lo Stato. I poteri statali, ad esempio, hanno uffici notarili privati.

Una lettera equivalente a un timbro ufficiale può apparire nel caso in cui il mittente sia un'organizzazione commerciale. Sulle stampe di tali cliché è di moda vedere il logo dell'azienda, il suo stemma o semplicemente il nome. Se un imprenditore privato ha il proprio sigillo, questo ha anche uno status equivalente a un francobollo. In questo caso, al posto del nome dell'impresa, al centro si trovano il cognome, il nome e il patronimico dell'uomo d'affari.

I timbri ufficiali e i sigilli simili apposti su lettere e documenti devono essere di forma rotonda e contenere dettagli dell'organizzazione, della società o del singolo imprenditore come:

• codice fiscale individuale (TIN);
• numero del certificato di registrazione statale.

Nota: Recentemente, il governo ha avviato l’adozione di una legge che abolisce la presenza obbligatoria di un sigillo rotondo, equivalente a un sigillo ufficiale, che in precedenza era richiesto per tutte le persone giuridiche. Ora, se un'impresa non utilizza un simile cliché nelle sue attività, ha senso emettere una lettera di conferma sull'assenza di un sigillo per facilitare l'interazione con le banche e altri enti governativi.

Quelli semplici includono quei sigilli utilizzati dalle singole divisioni strutturali delle imprese, nonché quelli destinati solo a un tipo di documento. La loro forma può essere qualsiasi: quadrata, rotonda, triangolare. Tali sigilli non vengono apposti su lettere e documenti ufficiali; vengono utilizzati per certificare copie, certificati, abbonamenti, ecc.

Nella tabella sono riportate alcune tipologie di documenti e le tipologie di sigilli che vengono apposti su di essi.

Posizione del sigillo sulla lettera

Foca su una lettera ufficiale è la conferma del significato legale di questo documento. La sua presenza e ubicazione sono stabilite da GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione."

Nota: Questo regolamento sarà sostituito quest’annoGOST R7.0.97-2016 , che entrerà in vigore il 1° luglio.

Secondo la norma, il contrassegno è un dettaglio obbligatorio con numero progressivo 25, situato in fondo al documento, subito sotto la riga che indica la posizione e il cognome di chi ha firmato il documento. L'impronta dovrà essere posizionata in modo da sovrapporsi parzialmente al titolo della posizione, ma non sovrapporsi alla firma e al cognome della persona che ha firmato il documento.

In alcuni casi, il luogo in cui viene apposto il sigillo su lettere o altri documenti è indicato dalle lettere “MP”. Ciò suggerisce che l'impronta dovrebbe essere posizionata direttamente sopra queste designazioni di lettere.

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Che tipo di lettera è certificata da un sigillo?

In conformità con la regola generale stabilita da GOST R 6.30-2003, foca, attestante l'autenticità della firma del funzionario che ha firmato il documento, si colloca in tre casi:

• sui documenti attestanti i diritti del portatore;
• su quelli che registrano fatti relativi ai flussi di cassa;
• negli altri casi richiedendo la certificazione dell'autenticità della firma.

La legge non stabilisce un elenco chiaro di documenti sui quali è apposto questo o quel sigillo. Ma, se segui le raccomandazioni del suddetto GOST, sulla lettera viene apposto un timbro se:

1. è garantito;
2. conferma l'adempimento di obblighi di pagamento precedentemente assunti o l'assunzione di nuovi obblighi di pagamento;
3. stabilisce un programma di consegna o, ad esempio, un programma di pagamento scaglionato.

Ho bisogno di un timbro su una lettera ufficiale?

In precedenza, quando i moduli di organizzazioni e imprese venivano prodotti esclusivamente mediante stampa e ciascuno di essi aveva il proprio numero di registrazione, esisteva una regola secondo la quale non veniva apposto un sigillo sulla lettera stampata sul modulo. Ad eccezione, ovviamente, delle lettere a contenuto finanziario. Ma oggigiorno, in quasi tutte le aziende, per risparmiare tempo e denaro, i moduli vengono creati in normali editor di testo installati su qualsiasi computer e stampati immediatamente su una stampante. Non vi è alcuna difficoltà particolare nel forgiare qualsiasi forma.

Nota: Se la lettera non è affrancata ed è stampata su un modulo, ma ci sono dubbi sulla sua autenticità, è necessario contattare l'organizzazione mittente ai numeri di contatto indicati nell'intestazione del modulo e chiarire se ha inviato tale documento.

È opportuno elaborare un atto normativo locale che regolerà la procedura per l'utilizzo dei sigilli presso l'impresa e indicherà chiaramente quali lettere devono essere certificate con un sigillo. Questo documento definirà un elenco di documenti aziendali che devono necessariamente richiedere la certificazione e stabilirà anche le regole in quali casi e su quali documenti verrà apposto un timbro o un sigillo equivalente e su quali - uno semplice.

Dovrei mettere un timbro sulla lettera di accompagnamento?

La lettera di accompagnamento in sé non contiene alcun carico di informazioni. Questo tipo di corrispondenza commerciale è redatto sotto forma di una parte introduttiva, solitamente costituita da una frase standard in francobollo: "Allo stesso tempo, vi inviamo;..." e da un elenco numerato che descrive ciascun documento incluso nell'invio pacchetto.

Non è necessario apporre direttamente un timbro sulla lettera di accompagnamento, anche se il pacchetto di documenti comprende alcuni documenti aziendali che hanno natura di obblighi finanziari e di garanzia, gli stessi contratti, ad esempio.

Nota: È severamente vietato apporre un timbro su carta intestata o fogli di carta bianchi: questo è un percorso diretto verso abusi e frodi.

Stampa di lettere di ringraziamento

Di norma, per preparare lettere di ringraziamento, soprattutto se destinate a una presentazione cerimoniale a uno dei dipendenti, vengono utilizzate cartoline a colori stampate già pronte, anziché carta intestata aziendale standard. In questo caso, ha senso apporre un timbro sulla firma del manager sotto la lettera di ringraziamento.

Se tale lettera viene inviata a un cliente, cliente o partner commerciale, per completarla viene solitamente utilizzato il modulo standard dell’organizzazione. Se è così, non è necessario apporre un timbro o un sigillo equivalente su tale lettera di ringraziamento.

Trovare partner negli affari è necessario, poiché potrebbero nascere idee o progetti che porteranno molte nuove opportunità. Ma capita spesso che il capo di una grande impresa o azienda non abbia abbastanza tempo per incontrare potenziali partner e chieda di inviare loro una proposta commerciale (CP).

Perché offrire servizi

Dovresti sapere come scrivere correttamente una proposta commerciale, poiché dal suo contenuto può dipendere il successo della transazione. Spesso si desidera includere quante più informazioni possibili sulla propria azienda o servizio nella propria proposta commerciale, ma troppo testo può allontanare un potenziale partner o cliente. È necessario comporre la proposta in modo tale che la persona che la legge si interessi e voglia continuare la collaborazione.

Saper scrivere una proposta commerciale è importante sia per i neofiti del business che per quelli con più esperienza. Non importa se sei il proprietario di una grande azienda o un imprenditore start-up, tutti hanno bisogno di proposte ben scritte.

Come imparare a scrivere tali lettere

Le principali domande che sorgono quando si scrive un CP riguardano da dove iniziare a scrivere, quali informazioni includere e come finire. Le proposte commerciali campione consentono di eliminare gli errori.

Regole di base

1. Prima di tutto bisogna definire il segmento di mercato.
2. È importante specificare il punto di contatto: scrivere quale tipo di cooperazione verrà discussa.
3. Dovresti cercare di interessare la persona a cui è indirizzata la proposta fin dalle prime righe.
4. È necessario descrivere i vantaggi dell'azienda.
5. È importante presentare con un linguaggio semplice, senza fanatismo, le idee principali della proposta commerciale. Va tenuto presente che la persona che leggerà il testo non ha una conoscenza sufficiente delle specificità del prodotto o servizio offerto. Le informazioni devono essere presentate in modo accessibile. Inoltre, non è consigliabile utilizzare frasi relative alla pubblicità, poiché questo approccio può essere scoraggiante.
6. Non bisogna indicare i possibili rischi, è meglio ignorarli.
7. Il testo dovrebbe essere scritto in uno stile aziendale, ma allo stesso tempo semplice, si consiglia inoltre di escludere forti sfumature emotive.
8. Non importa quanto desideri includere quante più informazioni possibili nel testo della lettera, dovresti evidenziare solo i punti principali e presentare i dati rimanenti come un annuncio.
9. Dovresti considerare le risposte alle possibili domande e dubbi del cliente.

Cosa è necessario fare prima di scrivere una proposta

Prima di tutto, devi fare un elenco di coloro a cui verranno inviate queste proposte. Se sei sicuro che alcune organizzazioni rifiuteranno, non dovresti perdere tempo con loro. Sebbene, come dimostra la pratica, la cooperazione può essere raggiunta con quasi tutte le aziende.

È necessario stilare un elenco di organizzazioni che necessitano del prodotto o servizio proposto e anche specificare cosa può fornire loro esattamente l'azienda.

L'importante è che sia necessario fare due frasi, separatamente per il manager e per lo specialista. Dovresti pensare a dove evidenziare quali punti, poiché un manager è una persona che prende decisioni e uno specialista è un artista che svolgerà il compito. Pertanto, per quest'ultimo, è necessario evidenziare quei punti che semplificheranno il suo lavoro nella futura collaborazione (ad esempio, elaborare una proposta commerciale per la fornitura di qualcosa). E per il manager, le prospettive di sviluppo e il risparmio sui costi saranno le più significative.

Si consiglia inoltre di esercitarsi prima di scrivere una proposta commerciale realizzando diverse lettere campione per diverse aziende. In ognuno di essi, dovresti delineare le attività dell’azienda e come puoi aiutarla. Ad esempio, in una proposta commerciale da parte di un broker assicurativo a un grande assicuratore, è possibile utilizzare le seguenti parole:

Caro leader!

Nell'attuale situazione economica è necessario aumentare i volumi di vendita. La vostra azienda è leader in questo settore dei servizi. C'è sempre bisogno di attirare nuovi clienti. La nostra agenzia di intermediazione è pronta ad aiutarti. Vogliamo vendere i vostri prodotti assicurativi ai nostri clienti. Gli specialisti della nostra agenzia vi forniranno una consulenza competente nel campo assicurativo.

Risponderemo sempre telefonicamente.

Cordiali saluti, nome e posizione del dipendente.

Come iniziare a scrivere

Si consiglia di iniziare a stilare la giusta proposta commerciale direttamente dall'essenza. È necessario comprendere che oltre a questa offerta, l'azienda a cui viene inviata riceve molte lettere simili. Non è quindi necessario approfondire i contenuti, si consiglia di rivelare l'essenza della proposta commerciale fin dalle prime frasi e di delinearne gli obiettivi. Non bisogna in nessun caso iniziare una lettera con frasi trite e banali, sii originale!

Prima di scrivere una proposta è opportuno fare un’analisi dell’azienda per la quale viene fatta e individuarne le esigenze. Ad esempio puoi chiamare e parlare con un rappresentante dell'azienda, durante la conversazione ricorda alcune frasi che verranno inserite nell'annuncio della proposta commerciale. Cioè, se il capo dell'azienda dice di voler aumentare le vendite degli uffici, nell'annuncio della proposta commerciale si consiglia di scrivere che le vostre attività aumenteranno le vendite degli uffici.

Se non riesci a parlare con il capo dell'azienda, puoi visitare il sito ufficiale, dove di norma si riflettono le principali aree di attività e le prospettive per il suo sviluppo.

Stile di scrittura KP

Prima di tutto, devi attirare l'attenzione del cliente sul suo problema e quindi offrirgli una soluzione. Lo sviluppo di una proposta commerciale implica l'utilizzo di frasi semplici che siano facilmente e rapidamente comprensibili. Se ritieni che questa o quella frase non siano necessarie, è meglio rimuoverla.

È necessario che il testo sia vivace, si consiglia di aggiungere dettagli: indicare numeri specifici, nominare i partner esistenti. Puoi anche indicare le sottigliezze della produzione o le specificità del lavoro. Raccontaci come viene ottimizzato un processo. Non è necessario andare più in profondità e descrivere l’intero sistema produttivo. Basterà evidenziare un paio di momenti lavorativi.

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