Domande per un colloquio con la segretaria alla reception. Intervista al segretario. Come sostenere con successo un colloquio per una posizione di segretaria

Come comportarsi in un colloquio? L'opzione migliore è comportarsi durante un colloquio a proprio agio. Questo può essere difficile, soprattutto se sei un nuovo professionista che sta facendo un colloquio con il direttore delle risorse umane o il presidente dell'azienda. Spesso arbitrariamente o meno, un candidato segretario è nervoso durante un colloquio. Prova a immaginare che questo non sia un esame, ma dialogo. Il tuo intervistatore è il tuo partner con cui stai semplicemente parlando. Dopotutto, un'intervista non è un interrogatorio della Gestapo, è solo una conversazione. Se stringi troppo forte, l'impressione non potrà che peggiorare. Ma se ancora non riesci a calmarti e tremi come una foglia durante il colloquio, puoi semplicemente dire: “Scusa, sono un po’ preoccupato”. Un intervistatore competente proverà quindi a dire qualcosa per disinnescare la situazione. O almeno ti capirà.

Diciamo che al momento hai una buona conoscenza teorica del lavoro con il programma, ma sei molto facile da imparare e imparerai felicemente il programma al livello richiesto in breve tempo. Se questa è l'unica cosa di cui hai bisogno per accettare la posizione, forse il datore di lavoro ti assumerà comunque (a condizione che tu impari ancora il programma).

Come intervisto le segretarie

I segretari di reception “discendono” più probabilmente dagli impiegati (“che sanno scrivere e leggere, ma non hanno gentilezza e diplomazia”). Solo coloro che capivano il significato del sorriso e della diligenza venivano promossi ai gradi più alti. Adesso, come prima, solo il segretario che unisce

Spesso chiamo io stesso le segretarie, e in questa fase, di regola, "vere signore", che sono definite dalle parole “ikhniy”, “tutova”, “tama”, “chiamate”, “accordo”, “catalogo”, "Che cos'è?!", "Parlando brevemente" e (il mio personale “fi”) "Sotic". Per tali candidati, propongo immediatamente un programma di lavoro terribile, salari più bassi, rimuovo benefici aggiuntivi, cioè tutto ciò a cui le "vere signore" non si abbasseranno. "No, beh, comunque cos'è questo?!" Non ti costringeranno nemmeno a mangiare!” Generalmente taccio sulla costruzione delle frasi. Le "vere signore" nella maggior parte dei casi non si "preoccupano" di questo.

Come e cosa dire durante un colloquio per la posizione di segretaria: prove, domande e risposte

Quando parli di te stesso, non parlare di difficoltà finanziarie o problemi di salute. Non è possibile sollevare argomenti religiosi e politici. Non dare voti negativi a niente e a nessuno. Da te dovrebbero provenire solo emozioni positive e buona volontà verso tutto ciò che ti circonda.

La formattazione di un curriculum è una questione speciale. Il desiderio di dipingere un pezzo di carta con tutti i colori dell'arcobaleno e monogrammi di vari caratteri stravaganti porta al fatto che il potenziale leader non legge nemmeno il testo. Un curriculum è un documento e deve essere scritto in un unico carattere rigoroso dello stesso colore, evidenziando i punti più importanti in corsivo grassetto. Ogni blocco dovrebbe essere chiaramente strutturato e separato dagli altri da un sottotitolo.

Colloquio di segretaria: come scegliere vicedirettore, assistente e capoufficio

Devi comunicare spesso con sconosciuti?
Con quale tipo di persone trovi più facile interagire?
Trovi più facile esprimere i tuoi pensieri e le tue opinioni per iscritto o oralmente?
Puoi iniziare una conversazione prima? Questo ti fa sentire a disagio?
Cosa non ti piace delle persone? Cerchi sempre di dire onestamente alle persone cose spiacevoli o preferisci tenere per te le tue emozioni?

Non dimenticare di chiedere al candidato alla carica di segretario tutte le mansioni svolte nel precedente luogo di lavoro, i progetti per il futuro e la valutazione delle proprie capacità, nonché i motivi che lo hanno spinto a cercare lavoro. Le risposte che riceverai ti aiuteranno formare un ritratto psicologico potenziale dipendente più completo.

discorso aziendale corretto: i libri di testo di stilistica ti aiuteranno;
conoscenza di base della lingua inglese (ovviamente non puoi impararla da zero in pochi giorni, ma non ci vorrà molto per aggiornare le tue vecchie conoscenze);
una chiara comprensione del lavoro d'ufficio;
conoscenza delle basi del galateo;
capacità di utilizzare apparecchiature per ufficio: stampante, scanner, fax;
digitazione veloce (Internet è piena di programmi speciali che ti aiutano ad abituarti alla digitazione con due dita);
lavoro veloce in Word ed Excel.

Immediatamente prima del colloquio, presta la dovuta attenzione al tuo aspetto. Il detto “uno si incontra dai vestiti” è rilevante per una ragazza che si propone per il posto di segretaria, più rilevante che per chiunque altro. La segretaria è il volto dell'azienda.

Selezione per il posto di segretaria di accoglienza, domande del colloquio

Vedo che lavori per la società Home Helpers da un anno intero. Ti piace lavorare lì?
Quanto pensi che la tua esperienza lavorativa ti aiuterà in questa posizione?
Puoi raccontarci una situazione in cui hai dovuto fare più cose contemporaneamente?
Uno dei giovani segretari nell'area della reception è un uomo ed è più vecchio di te. Pensi che avrai problemi perché diventerai il suo capo?
Cosa significa il concetto di “cura del cliente”?

Controlla l'elenco delle domande e scegli quella che ritieni possa fornire i risultati migliori. Spiega la tua scelta e i motivi per cui hai rifiutato le altre liste.
Formulare domande aggiuntive (non più di cinque) di vario tipo che faresti sicuramente al candidato e spiegarne lo scopo.

Come sostenere con successo un colloquio per una posizione di segretaria

Nel tuo monologo è consigliabile utilizzare il meno possibile il pronome “io”, sostituendolo con “noi”, “la nostra azienda”, ecc. Nella storia, non devi parlare della tua salute o delle tue difficoltà finanziarie, non dovresti parlare troppo delle aziende per cui hai lavorato e non dovresti parlare del tuo ex capo.

I test per un candidato alla carica di segretario sono sviluppati in modo tale da verificare il suo comportamento in una situazione particolarmente difficile che gli verrà simulata. È anche possibile che ci sia un colloquio stressante per far perdere la pazienza al candidato per la posizione. Questo viene effettuato per determinare il suo grado di resistenza allo stress.

La storia di come stavo cercando un assistente personale

Un mese e mezzo dopo, dopo aver studiato un centinaio di curriculum e condotto una dozzina e mezza di colloqui, stavo per cadere nella disperazione. No, arrendersi non rientrava nei miei piani, capivo che prima o poi avremmo trovato qualcuno adatto. Ma non sperava più di portare a termine l'operazione prima della fine dell'anno.

A questo punto mi aspettava un'altra scoperta. Il fatto è che lavoro a tempo pieno. Di conseguenza, ho potuto condurre l'intervista solo la sera. Quando ho accettato di partecipare alla selezione di un assistente, mi è sembrato che sarebbe stato conveniente per tutti. Dopotutto, quando stavo cercando lavoro anch'io, fissare un colloquio alle 19:00 è stato un successo incredibile.

Domande di intervista per un segretario

Ad esempio, sai per certo che hai bisogno di una persona che si occuperà esclusivamente di lavorare con i media e, inoltre, non ordinerà souvenir per il nuovo anno né pubblicherà post sui social network. In questo caso, le competenze chiave del dipendente sono la capacità di lavorare con la stampa e di elaborare quotidianamente una grande quantità di informazioni. Questa persona deve essere socievole, no, anche molto socievole. Sì, è banale e banale, ma è vero. L'addetto stampa deve essere in grado di raccogliere informazioni all'interno dell'azienda e cogliere costantemente le tendenze emergenti. Una persona del genere può trasformare una frase che ha sentito da un dipendente nel corridoio in un intero articolo, davvero interessante per i media.

A. Quali sono le caratteristiche del progetto/azienda? È necessario cancellarsi ogni ora dal Twitter di un leader iperattivo e fornire spunti provocatori ai giornalisti, o semplicemente essere sul posto, inviare una volta al mese comunicati stampa concordati e ri-concordati, dai quali viene cancellato tutto ciò che è interessante?
D. Chi è il volto del progetto? Di chi ha bisogno per conforto: una ragazza dolce e intelligente, un maschiaccio intellettuale o un biondo cardinale Peskov. Esistono tanti tipi di manager quanti sono gli addetti stampa.
C. Qual è lo scopo del progetto? Se il candidato provenisse da un paese “patinato”, la trasmissione sulla politica del partito Russia Unita sarà cattiva o almeno strana.
D. Che funzionalità stiamo cercando? Solo interazione con i media o un'ampia gamma di poteri (stampa, eventi, sollievo psicologico, ecc.).
E. Costo.

Sto andando a fare un colloquio per un posto di segretaria.

È una truffa? Io stesso lavoro come vicedirettore, guadagno solo 70mila, ma allo stesso tempo ho 8 anni di esperienza lavorativa, buona conoscenza dell'inglese e lavoro d'ufficio. Quindi non ti credo, Autore, e il tuo argomento è un altro tentativo di suscitare litigi sull'argomento secondo cui tutte le segretarie dormono con i loro capi e durante le interviste guardano la figura e non il professore. qualità. È una totale stupidità, i manager hanno bisogno di un assistente, non di una figliata, un capo che si rispetti non contatterà mai la segretaria, così come una segretaria che si rispetti non farà sul forum domande come te, Autore

Lika, sei tantissimo da cercare!! “Ragazze, la mia domanda principale è come scoprire durante un colloquio se il manager si aspetta del sesso. Come vestirsi per accontentarlo? Lo considererà troppo apertamente frivolo?» Se non vuoi avere intimità con lui in futuro, o in futuro, perché dovresti vestirti in modo tale da compiacerlo?? Che incubo. E queste sono le primissime domande che ti preoccupano. Sull'intimità e su come vestirsi. Non una parola nell'argomento sul prof. qualità, condizioni di lavoro, ecc. Autore, sono semplicemente stupito di come la terra porti queste persone (
E poi, se l'ufficiale del personale "ha accennato", allora non ti ha disturbato? Se non vuoi andare a letto con lui, non andare lì. E se questi suggerimenti non ti disturbano, benvenuto.

05 agosto 2018 500

Valutazione dell'alfabetizzazione

Invita il candidato al colloquio per la posizione di segretario a compilare uno qualsiasi dei dettati interattivi presentati sul sito gramota.ru. Dovresti seguire il collegamento al sito web http://www.gramota.ru/class/coach/idictation/, selezionare il testo, riempire le celle vuote scegliendo una delle opzioni proposte, fare clic su "Verifica" - il controllo avviene automaticamente e riceverai immediatamente la risposta su quanti errori sono stati commessi nel dettato.

Testo di esempio:
Non stampo mai non solo le lettere che mi sono state affidate per trasmetterle ad altri, ma anche quelle che mi cadono accidentalmente tra le mani; Non c’è persona che sia meno interessata di me agli affari degli altri e che cerchi di spiarli.
Nel ricordo dei nostri padri, il signor de Boutieres rischiò di perdere Torino perché, mentre sedeva a cena in piacevole compagnia, non lesse subito il rapporto che aveva ricevuto sui tradimenti tramati nella città di cui era responsabile della difesa. Dallo stesso Plutarco appresi che Giulio Cesare avrebbe evitato la morte se, recandosi in Senato il giorno in cui fu ucciso dai congiurati, avesse letto il biglietto che gli era stato consegnato. Plutarco parla anche di Ivan, zar di Archia, che alla vigilia di quel giorno in cui Pelopida attuò il suo piano per ucciderlo e restituire la libertà alla sua patria, un altro Archie, ateniese, gli descrisse con precisione in una lettera tutto ciò che veniva pianificato contro di lui; ma poiché questo messaggio fu trasmesso ad Archia durante la cena, lo mise da parte e non stampò la lettera, pronunciando le parole che da allora sono diventate un proverbio in Grecia: "Affari - ci vediamo domani!"
(Dettato basato su un estratto del libro di Michel Montaigne)

"Esperimenti" preparati
I. Baranov
Studente di 10a elementare
"Lega delle Scuole"

Codice di abbigliamento + inglese

Invita il candidato a tradurre il documento sottostante ed esprimere il suo giudizio sulla validità dei singoli punti: sei d'accordo con tutti i punti? Quali verrebbero cancellati? Giustificare.

Testo:
Principi del dress code aziendale.
Stabilire principi per l'abbigliamento da lavoro ha lo scopo di evitare ogni malinteso e di garantire che nel contatto con persone esterne all'azienda i nostri dipendenti si presentino in modo professionale, dando così prova di professionalità di tutta la nostra organizzazione. Ciò non significa, però, che ogni situazione richieda uno stile altrettanto formale e ufficiale. In generale sono accettati due stili di abbigliamento: formale e informale (il cosiddetto business casual).
L'abbigliamento formale è obbligatorio per tutti coloro che, rappresentando l'azienda, sono in contatto con persone esterne, ad esempio in visita ai clienti o lavorando alla reception, partecipando a riunioni con i clienti, effettuando la manutenzione delle apparecchiature audio/video durante la presentazione per gli ospiti e così via. Chi non è sicuro se un giorno avrà degli incontri con persone esterne, dovrebbe essere pronto per ogni possibilità e avere a disposizione un abito da cerimonia.
L'abbigliamento informale (casual) è possibile in una situazione in cui, in un dato giorno, il dipendente non ha incontri con persone esterne all'azienda, non agisce come rappresentante della propria azienda all'esterno e mentre è in ufficio non avrà contatto diretto con gli ospiti. In tali situazioni è vincolante il "business casual", cioè abbigliamento comodo, casual ma elegante.

M. Kondratenko
Centro tecnologico per le risorse umane

Problemi generali

1. Il visitatore è venuto alla reception per 15 minuti. prima dell'orario stabilito. Le tue azioni. Giustificare.
2. Un visitatore che ha appuntamento con il capo dell'azienda aspetta da 5 minuti. In questo momento il direttore ti dice telefonicamente che sarà lì solo tra 15 minuti. Le tue azioni?
3. Immagina di dover scegliere il fornitore ottimale di forniture per ufficio per la tua azienda. Da dove iniziare?
4. È necessario informare il manager che i regali ordinati per il compleanno di uno dei dipendenti chiave dell'azienda saranno ritardati di due giorni rispetto a quelli ordinati (non è colpa tua). Descrivi come uscirai dalla situazione.
5. Sei un responsabile di ufficio e stai reclutando personale per la segreteria. In base a quali parametri recluterete il personale? Quali qualità chiave dei dipendenti saranno importanti per te? Giustificare.
6. Quali documenti e certificati dovrebbe avere il segretario per poter eseguire l'ordine del manager di tenere una riunione di produzione? Come dovremmo affrontare questa questione?
7. Di cosa ha bisogno il segretario per redigere il verbale della riunione?
8. Di quali forniture per ufficio dovrebbe essere dotata la postazione di lavoro di un manager? Come dovrebbe monitorare la situazione il segretario?
Chiave: la risposta valuta la logica generale, la capacità di stabilire le priorità, la capacità di assumersi la responsabilità e la comprensione delle modalità ottimali di interazione per un dato tipo di cultura aziendale. Sono gradite domande chiarificatrici da parte del candidato.

S.Ivanova
Dal libro "Candidato. Nuovo arrivato. Dipendente"

V. Pustozerova
Vice caporedattore
rivista "Kadrovik",
avvocato

Domande sulla conoscenza del lavoro d'ufficio

1. Esiste un documento ufficiale che stabilisce i requisiti per la preparazione dei documenti interni di un'organizzazione? Che tipo di documento è questo?
Chiave: Risoluzione dello standard statale della Russia del 03.03.2003 N 65-st "Sull'adozione e l'attuazione dello standard statale della Federazione Russa" (insieme al "Sistema unificato di documentazione. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la preparazione dei documenti GOST R 6.30-2003 "). Secondo me è sufficiente sapere che il documento esiste, che è GOST R, così come il suo nome approssimativo.

2. Quali dettagli del documento conosci?
Chiave: durante la preparazione e l'elaborazione dei documenti, utilizzare i seguenti dettagli:
01 - Emblema dello Stato della Federazione Russa;
02 - stemma di un'entità costituente della Federazione Russa;
03 - emblema dell'organizzazione o marchio (marchio di servizio);
04 - codice organizzazione;
05 - numero di registrazione dello stato principale (OGRN) di una persona giuridica;
06 - codice identificativo del contribuente/codice causale della registrazione (TIN/KPP);
07 - codice modulo documento;
08 - nome dell'organizzazione;
09 - informazioni di riferimento sull'organizzazione;
10 - nome del tipo di documento;
11 - data del documento;
12 - numero di registrazione del documento;
13 - collegamento al numero di registrazione e alla data del documento;
14 - luogo di compilazione o pubblicazione del documento;
15 - destinatario;
16 - timbro di approvazione del documento;
17 - delibera;
18 - titolo del testo;
19 - marchio di controllo;
20 - testo del documento;
21 - segno sulla presenza della domanda;
22 - firma;
23 - timbro di approvazione del documento;
24 - approvazione del documento di visto;
25 - impronta di sigillo;
26 - contrassegno sull'autenticazione della copia;
27 - segno sull'esecutore;
28 - contrassegno sull'esecuzione dell'atto e sul suo invio al fascicolo;
29 - contrassegno al ricevimento del documento da parte dell'organizzazione;
30 - identificativo della copia elettronica del documento.

3. Che tipo di documenti sono gli ordini e le istruzioni?
Legenda: gli ordini e le istruzioni si riferiscono a documenti amministrativi (organizzativi e amministrativi).

4. Come devono essere formattati il nome dell'organizzazione, l'autore del documento e le informazioni di riferimento?
Chiave: il nome dell'organizzazione autrice del documento deve corrispondere al nome sancito nei suoi documenti costitutivi.
Sopra il nome dell'organizzazione indicare il nome abbreviato e, in sua assenza, il nome completo dell'organizzazione madre (se presente).
I nomi delle organizzazioni degli enti costitutivi della Federazione Russa, che hanno, insieme alla lingua di stato della Federazione Russa (russo), la lingua di stato degli enti costituenti della Federazione Russa, sono stampati in due lingue.
Il nome dell'organizzazione nella lingua statale dell'oggetto della Federazione Russa o in un'altra lingua si trova sotto o a destra del nome nella lingua statale della Federazione Russa.
Il nome abbreviato dell'organizzazione viene fornito nei casi in cui è sancito nei documenti costitutivi dell'organizzazione. Il nome abbreviato (tra parentesi) è posto sotto o dietro il nome completo.
Il nome della filiale, dell'ufficio territoriale, dell'ufficio di rappresentanza è indicato se è l'autore del documento e si trova sotto il nome dell'organizzazione.

5. Quali dettagli sono considerati dati di riferimento sull'organizzazione?
Legenda: le informazioni di riferimento sull'organizzazione includono indirizzo postale, numero di telefono e altre informazioni a discrezione dell'organizzazione (numeri di fax, numeri di telex, conti bancari, indirizzo e-mail, ecc.).

6. È possibile utilizzare il modulo generale dell’organizzazione per emettere ordini?
Chiave: per emettere un ordine viene utilizzata la forma generale dell'organizzazione, il nome del documento (ordine) è un dettaglio obbligatorio. Un'organizzazione potrebbe avere uno stile aziendale appositamente sviluppato per i documenti interni, nel qual caso esiste un modulo d'ordine speciale.

7. Come determinare quale numero di registrazione deve essere attribuito a un documento?
Legenda: il numero di registrazione di un documento è costituito dal suo numero di serie, che può essere integrato a discrezione dell'organizzazione con un indice delle pratiche secondo la nomenclatura delle cause, informazioni sul corrispondente, sugli esecutori, ecc.
Il numero di registrazione di un documento redatto congiuntamente da due o più organizzazioni è costituito dai numeri di registrazione del documento di ciascuna di queste organizzazioni, separati da una barra nell'ordine in cui gli autori sono indicati nel documento.
Il riferimento al numero e alla data di registrazione del documento comprende il numero di registrazione e la data del documento a cui dare risposta.

8. Quali sono i periodi di conservazione dei documenti (informazioni, certificati, riassunti, informazioni, promemoria) per le principali attività settoriali (specifiche) dell'organizzazione, e cosa per quelle operative?
Chiave: i periodi di conservazione dei vari documenti sono stabiliti dall'Elenco dei documenti di gestione standard generati nelle attività delle organizzazioni, che indicano i periodi di conservazione, approvato. Rosarkhiv 06.10.2000 (modificato il 27.10.2003). Informazioni, certificati, riepiloghi, informazioni, rapporti sulle principali attività (specifiche) del settore dell'organizzazione vengono archiviati in modo permanente e per le attività (specifiche) del settore operativo - per 5 anni.

9. Se l'ordine specifica più esecutori testamentari, quante copie dell'ordine devono essere consegnate al capo dell'organizzazione per la firma?
Chiave: il capo dell'organizzazione firma l'originale, è anche chiamata la prima copia, il che non è del tutto chiaro con le moderne tecnologie per ufficio, ma prima era il foglio di carta più in alto in una macchina da scrivere, il resto veniva stampato utilizzando fogli di copia. È l'ordine firmato che viene archiviato nel file. Vengono effettuate copie per tutti gli artisti.

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Un impiegato è una persona che gestisce il flusso di documenti dell'azienda, spesso svolgendo contemporaneamente le funzioni di assistente di segreteria e soddisfacendo le esigenze personali del capo.

Se decidi di sostenere un colloquio di lavoro, devi conoscere ed essere in grado di:

Mantenere il flusso dei documenti.
Registrare ed elaborare la corrispondenza.
Condurre conversazioni telefoniche e lavorare con i clienti.
Mantenere un archivio di documenti.
Conoscere le disposizioni di base del sistema statale di tenuta dei registri, delle norme e dei regolamenti sulla documentazione.

Prima di tutto preparatevi mentalmente per il colloquio e preparatevi fisicamente. Dormi bene la notte, indossa abiti da lavoro e rilassati.

Se ne vedi la necessità, rivedi le basi della gestione dei documenti e altre conoscenze teoriche.

Poiché la tua posizione futura sarà direttamente correlata all'ordine e al rigore nell'esecuzione dei compiti, assicurati di arrivare in tempo e dimostrare di essere una persona responsabile e ordinata.

Domande di un'intervista

Qual è la tua formazione (dovrebbe essere economia, scienze archivistiche o scienza dei documenti)?
Possiedi un PC e attrezzature per ufficio (se non le hai è meglio frequentare prima i corsi di informatica)?
Sei una persona socievole?
Hai esperienza in una posizione simile?
Quanto sei ordinato e organizzato?

Se il tuo colloquio si limita a un colloquio, sei molto fortunato. Ma molto spesso i manager decidono di verificare il tuo utilizzando un test apposito.

Nei test puoi incontrare una serie di domande: sulla definizione di un documento, sui suoi dettagli, sulla certificazione delle firme, sulla data del protocollo, ecc.

Per superare un test del genere, puoi semplicemente prendere il tuo libro di testo sulla gestione dei documenti, trovare un normale test universitario e provare a superarlo con lode.

Conclusione

Cerca di essere il più raccolto e fiducioso possibile.

Poiché la professione di impiegato richiede perseveranza, accuratezza e conoscenza della materia, è necessario dimostrare di possedere tutte le conoscenze e abilità e anche soddisfare i requisiti.

Il segretario è una sorta di centro di coordinamento di ciascuna organizzazione.

C'è un'idea sbagliata secondo cui qualsiasi persona competente può svolgere le funzioni di segretario.

Tuttavia, non è così e un candidato alla carica di segretario deve possedere una serie di qualità professionali per svolgere tutte le funzioni.

Funzioni fondamentali di una segretaria

Le responsabilità del segretario del capo di qualsiasi organizzazione comprendono i seguenti compiti::

ricevere e inviare corrispondenza;
tenuta dei registri (creazione e ricezione di documenti, elaborazione dei materiali necessari per il lavoro dell'organizzazione e del responsabile personalmente, ecc.);
organizzare riunioni e trattative del dirigente, ottenere informazioni per il dirigente e inviare le sue risoluzioni ai dipendenti;
prepararsi per riunioni e incontri e organizzarli;
creare le condizioni necessarie per il lavoro di un manager nel suo ufficio;
contatti con visitatori e clienti dell'organizzazione di persona e tramite conversazioni telefoniche;
inserire le informazioni necessarie nella banca dati e stampare da essa le informazioni richieste dal dirigente o da altri dipendenti.

In base a queste funzioni, il segretario deve sapere:

nozioni di base del moderno lavoro d'ufficio e dell'archiviazione;
fondamenti di legislazione del lavoro e di diritto amministrativo;
regole di comunicazione aziendale e redazione di documenti aziendali;
regole per organizzare il lavoro di un manager.

Caratteristiche personali

Organizzazione, cordialità, resistenza allo stress: queste le caratteristiche principali che deve avere una segretaria.

Ogni visitatore dell'azienda incontra la segretaria e tutti i suoi dipendenti hanno contatti in relazione ai loro compiti ufficiali. Il segretario dovrebbe comunicare con tutti con calma e con un sorriso costante, nonostante il suo umore e il proprio benessere.

Il segretario deve avere capacità e capacità organizzative, capacità di auto-organizzarsi.

La capacità di adattarsi rapidamente a situazioni non standard, prendere l'iniziativa nell'organizzazione del lavoro dell'azienda e agire in alcuni casi senza istruzioni speciali è particolarmente apprezzata dai manager.

Considerando il curriculum di una segretaria

Le domande del colloquio per una segretaria sono molto importanti, ma tutto inizia con la revisione del curriculum del candidato.

Lo scopo principale di qualsiasi curriculum è presentare le capacità professionali e le qualità personali richieste per una particolare posizione.

Un curriculum scritto correttamente è un'autopromozione progettata per interessare il datore di lavoro..

Devi progettarlo in modo tale da voler incontrarti e parlare con te.

Vale la pena scrivere un curriculum basato su un datore di lavoro specifico. Non è possibile utilizzare lo stesso testo di curriculum universale per la posizione di segretario da applicare a tutte le organizzazioni contemporaneamente.

Prima di scrivere un curriculum, studia i requisiti di un posto vacante specifico e componi il testo in base ad essi. Se l'annuncio contiene richieste speciali, non dimenticare di contrassegnare la tua conformità con esse.

Istruzione, esperienza e capacità lavorative sono le principali posizioni a cui le persone prestano attenzione quando selezionano i candidati alla segreteria, quindi devono essere presentate nella luce più favorevole. È necessario indicare che il candidato alla carica di segretario sia puntuale, efficiente, socievole e resistente allo stress.

Uno dei requisiti del curriculum è fornire una fotografia.. Non c'è bisogno di inserire una foto di voi che vi rilassate al mare, vi divertite in una discoteca o annusate i fiori in campagna. Il tuo compito è dimostrare che sei un uomo d'affari, quindi presenta una foto in un ambiente aziendale che mostri chiaramente il tuo viso e il tuo aspetto intelligente.

Rileggi il testo più volte e verifica la presenza di errori. Non dovrebbero in nessun caso figurare nel curriculum, poiché la segretaria deve essere alfabetizzata. Nel processo di lavoro, dovrà correggere gli errori dei dipendenti e persino del manager, ma come farà se non riesce a costruire con competenza il proprio documento.

Preparazione per un colloquio

Ogni organizzazione specifica ha le sue specificità di lavoro, quindi prima della conversazione è necessario scoprire il più possibile su di essa e sull'area in cui si svolgono le sue attività.

Regole per la conversazione

E ora più nel dettaglio sulla questione: intervista al segretario, domande e risposte.

All'inizio dell'intervista, viene tradizionalmente chiesto loro di parlare di se stessi, quindi è meglio pensare in anticipo al monologo.

Raccontaci della tua formazione e dell'inizio della tua carriera, ma non per molto.

Particolare attenzione dovrebbe essere prestata alla descrizione delle qualità professionali, al discorso sull'esperienza lavorativa, concentrandosi sulla capacità di organizzare il lavoro e quindi ottenere risultati.

Quando descrivi il lavoro, usa meno frasi “ho fatto”, “ho organizzato”. È meglio dire “la nostra azienda”, “il dipartimento sotto la mia guida”, “ho organizzato il lavoro su...”.

Comportati a tuo agio, non abbassare gli occhi sul tavolo. Ma non permettere l'arroganza: questo è un percorso diretto verso il fallimento. Cercare di presentarsi come un dipendente ideale non porta a nulla di buono.

È meglio creare un'impressione di te stesso come una persona che lotta per lo sviluppo. Ai capi non piace quando qualcuno pensa che siano più intelligenti di loro.

Il tuo compito è dare l'impressione di una persona istruita, sicura di sé, ma senza mostrare arroganza, pronta a diventare assistente di un manager nell'organizzazione del lavoro della sua azienda.

Ascolta attentamente il tuo interlocutore e prova a usare alcune delle sue stesse parole nella tua risposta. L'inizio della risposta può essere la frase: “Stai dicendo che...”, “Se ho capito bene, ti interessa...”.

In ogni caso comportatevi con dignità, non gridate. Anche il fallimento in un colloquio non è la fine della vita o un disastro, ma una certa esperienza di vita. Se lo ricordi, la tranquillità e la fiducia saranno garantite.

Come puoi vedere, superare un colloquio per una posizione di segretaria non è così difficile, l'importante è seguire alcune regole.

E sei stato invitato per un colloquio. Qual è il prossimo? Come comportarsi durante un colloquio E come superare un colloquio Queste sono forse le domande più importanti in questa fase. In questo articolo condividerò con voi le mie osservazioni in merito intervista al segretario. A proposito, questi consigli ti aiuteranno non solo intervista al segretario, ma anche durante i colloqui per altre posizioni.

Vorrei subito notare che nonostante l’abbondanza di letteratura sull’argomento “ come superare un colloquio", nessuna di queste pubblicazioni può garantirti un impiego. Di norma, oltre alle qualifiche attese da un futuro dipendente, il datore di lavoro molto spesso ha una sorta di "immagine" di come sarà il candidato ideale per la posizione. E anche se conoscere alcune tecniche e regole del colloquio aumenterà sicuramente le tue possibilità di ottenere la posizione desiderata, non è una garanzia. I motivi per non superare un colloquio possono essere diversi: dagli errori commessi durante il colloquio al banale "l'immagine non corrispondeva".

Di quest'ultimo vi farò due esempi. Ho lavorato con successo come segretaria in una meravigliosa azienda. Il lavoro mi piaceva molto, ma dopo qualche tempo volevo “crescere” professionalmente. A questo punto si era reso disponibile un posto vacante come assistente del presidente della società. Ho inviato il mio curriculum per questa posizione, ma sfortunatamente non sono stato selezionato. Il presidente dell'azienda mi ha detto che ho ottime qualifiche ed esperienza, e sono un ottimo impiegato, ma in questa posizione vorrebbe vedere una persona per almeno dieci anni più vecchio. Durante il colloquio presso un'altra azienda per la posizione di assistente alla regia, mi è apparso chiaro che per qualche motivo volevano una persona con un aspetto modello per quella posizione.

Come puoi vedere, il rifiuto non è sempre una conseguenza diretta della tua mancanza di qualifiche o di errori. Quindi, anche se il colloquio dovrebbe mirare a far emergere i tuoi talenti nella massima misura possibile, trattalo come un gioco in cui sono possibili sia vincere che perdere.

Solitamente effettuato in più fasi. Innanzitutto viene condotto un colloquio con il responsabile delle risorse umane. Primario intervista al segretario può essere effettuato telefonicamente o di persona. Successivamente, puoi parlare con il direttore delle risorse umane e poi con il presidente dell'azienda. O viceversa, prima con il capo immediato (se non è il presidente o il direttore), e poi con il direttore delle risorse umane. Sono molto probabili anche i test, sia professionali che psicologici.

Ad ognuno intervista al segretarioè necessario prepararsi. È importante capire che un colloquio è un processo. bilaterale non è un esame da cui dipenderà il tuo voto. Non solo vieni valutato, ma stai anche valutando l'azienda in base a quanto desideri lavorare per essa. Pertanto, prepararsi per un colloquio è principalmente a tuo vantaggio.

La prima cosa che devi fare dopo aver ricevuto un invito a intervista al segretario- vai al sito aziendale. Credo che andare a fare un colloquio con un'azienda senza studiare le informazioni al riguardo sia inaccettabile, anche se per mia esperienza interviste al segretario(e non solo) di casi del genere ce ne sono stati molti. Non ricordo una sola volta in cui un dipendente del genere sia stato invitato a lavorare. Ciò non è sempre direttamente correlato al fatto che il dipendente non ha letto le informazioni sul sito, ma potrebbe essere dovuto a una mancanza di interesse per l'azienda e ciò può manifestarsi in qualsiasi altro momento.

Quindi, leggi le informazioni sul sito web: cosa fa l'azienda, qual è la sua missione, quali sono i suoi obiettivi, come l'azienda intende svilupparsi ulteriormente. Alcune aziende pubblicano addirittura le priorità delle risorse umane e le opportunità di crescita dei dipendenti. Studia tutto! Non te ne pentirai. In effetti, più informazioni di questo tipo sono presenti sul sito Web di un'azienda, meglio è per te. È peggio quando non c'è niente.

In modo da passare il colloquio, dopo aver studiato nuovamente attentamente le principali attività dell'azienda visualizzare la descrizione del lavoro, a cui hai inviato il tuo curriculum. Molto spesso durante un colloquio viene posta la domanda su cosa ti ha attratto di più di un determinato posto vacante. La risposta fu il silenzio mortale. Niente mi ha attratto. Si spostava ovunque, solo per muoversi. Questo atteggiamento verso te stesso e il tuo lavoro futuro è inaccettabile. Riavvolgi e ricomincia.

Prendi un blocco note e scrivi le domande che hai: sull'azienda, sulla posizione, sulle responsabilità.