Kas otsuste numeratsioon muutub igal aastal? LLC osalejate üldkoosoleku protokolli koostamise reeglid. Organisatsioon maksab dividende osavõtjate üldkoosoleku protokolli vormistamisega Kuidas õigesti nummerdada, alustada nummerdamist igal aastal

Piiratud vastutusega äriühingute (OÜ) tegevuse organisatsioonilised alused ja otsuste tegemise kord ei ole nii detailselt reguleeritud kui aktsiaseltside (JSC) tegevus. 02.08.1998 föderaalseaduse nr 14-FZ “Piiratud vastutusega äriühingute” artikkel 39 sätestab ainult, et “otsused äriühingute üldkoosoleku pädevusse kuuluvates küsimustes teeb äriühingu ainuosaline individuaalselt ja need on koostatud kirjalikult." Samuti näeb seadus ette, et OÜ osalejate üldkoosolek toimub vähemalt üks kord aastas, mitte varem kui 2 kuud ja hiljemalt 4 kuud pärast majandusaasta lõppu, s.o. ajavahemikul 1. märtsist kuni järgmise kalendriaasta 30. aprillini.

Seega LLC ainuosalise otsus võib pidada dokumendiliigiks, mis fikseerib pädevusse kuuluvates küsimustes tehtud otsused LLC-s osalejate üldkoosolekud (kui on mitu OÜ omanikku, dokumenteeritakse need protokolliga). Ja aastas tuleb väljastada vähemalt 1 LLC ainuosaleja otsus, kuid tavaliselt on neid mitu.

Esitatud küsimusele saab vastuse anda kontoritöö üldreeglite alusel. Dokumentide nummerdamine on osa paberimajandusest registreerimine. Dokumendi registreerimine on sellele registreerimisnumbri määramine ning selle kohta andmete sisestamine registreerimis- ja arvestusvormile (vastavalt GOST 7.0.8-2013 “Teabe-, raamatukogu- ja kirjastamisstandardite süsteem. Dokumendihaldus ja arhiveerimine Terminid ja määratlused). Registreerimise käigus kantakse see tavaliselt raamatust/ajakirjast või muust registreerimisvormist dokumenti. järgmine seerianumber dokument ning teave selle põhisisu, tüübi nime, autori jms kohta kantakse dokumendist registreerimisvormile. Selle tehingu kuupäev on dokumendi registreerimise kuupäev, mis on kantud nii dokumendile endale kui ka selle kohta registreerimisvormil olevale kirjele.

Soovitame ettevõttel pidada ettevõtte ainuosaniku otsuste registreerimise päevikut (näide 3), mille lehed on tavapärasel viisil nummerdatud, päevik on õmmeldud ja kinnitatud vastava tunnuskirjaga või büroo juhtkonnaga. teenus või isegi ainuosaleja ise ja ettevõtte pitsat (kui see on olemas).

Kuna õigusaktidega on kehtestatud minimaalne iga-aastane otsustustsükkel, saab päevikusse registreerimiskandeid teha aastajaotistesse ja iga aasta sees number brutojärjekorras alates nr 01(ühekohaliste numbrite puhul on parem panna number "0" ette). Ajakirja järjekorranumbriks on registreerimisnumber (indeks), mis tuleb väljastada otsusele. Vaata näidet 1.

Otsuse kui dokumendi praktikas täpsemaks tuvastamiseks saab neid kasutada keerulised indeksid, mis sisaldab ka otsuse tegemise aastat (vt näide 2).

Näide 1

Ahenda saadet

Näide 2

Keerulise indeksiga LLC ainsa osaleja otsuse “pea”.

See artikkel on visuaalne juhend protokollide koostamiseks. See aitab teil protokolli õigesti ja kiiresti luua. See tuleb kasuks ka siis, kui otsustate seda oma kolleegidele õpetada, et säästa end nende tehtud vigade parandamisest.

Tüübi nimetus ja seotus dokumentatsioonisüsteemide ja alamsüsteemidega

Protokoll on dokument, mis fikseerib koosoleku käigu ja kollegiaalse organi otsuste tegemise korra.

Kohustuslik salvestamine on järgmine:

alaliste kollegiaalsete riigivõimu ja haldusorganite, vallavalitsusorganite, ettevõtete ja organisatsioonide juhtorganite koosolekud (asutajate, aktsionäride üldkoosolekud, juhatuse koosolekud, komisjonide nõukogud, komisjonid, direktoraadid jne) ning
ühekordsed või perioodiliselt kokku kutsutavad konverentsid, koosolekud, koosolekud.

Peegeldus juhtimisdokumendi loomise eesmärgis kollegiaalsuse põhimõte, kollegiaalne otsustamine võimaldab rääkida protokollist kui sõltumatu dokumendivorm.

Protokoll on dokument, mis on seotud eelkõige organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteemiga. Protokollid on juhtimisalased haldusdokumendid(kuuluvad haldusdokumentatsiooni alamsüsteemi), mis täidavad juhtimis- ja õigusfunktsioone ning protokolli juriidiline funktsioon on prioriteetne ja esiplaanile.

Kuid dokumenti nimega “PROTOKOLL” kasutatakse paljude muude tegevuste dokumenteerimise protsessis.

Õppe- ja teadusasutustes fikseeritakse protokollides teadussaavutused ja -avastused, koolitusele vastuvõtt, erialade avamine, haridusstandardid, kutsekvalifikatsiooni, akadeemiliste kraadide ja tiitlite omistamine, ametikohtadele valimine ja muud küsimused. Sellised protokollid on seotud teadusuuringute süsteemidega või õppe- ja metoodikadokumentatsiooniga (nende teatud alamsüsteemidega, olenevalt protokolli loomise eesmärgist ja selle sisust).

Äripraktikas koostatakse ärikohtumiste protokolle, kavatsuste protokolle, konfidentsiaalse teabe edastamise protokolle, lahkarvamuste protokolle ja muud, kuhu ei jää kirja mitte juhtimisotsused, vaid kokkulepped ja poolte poolt saavutatu (s.o. kollegiaalne, kollektiivne, ja mitte "vahendustasu", nagu mõnikord valesti öeldakse) kokkulepe vastastikust huvi pakkuvate küsimuste lahendamisel. Selliseid protokolle saab omistada organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni süsteemi teabe- ja viitedokumentide alamsüsteemile või sama süsteemi tsiviillepingulise dokumentatsiooni alamsüsteemile, kuna dokumenteerivad lepingute ja kokkulepete täitmise edenemist, kinnitavad huvi ja võimalikke koostöövaldkondi ning fikseerivad ka põhitingimused konkreetsete tehingute tegemiseks tulevikus.

Arvelduste kinnitamiseks loodud protokollid on osa pangadokumentatsioonisüsteemi sularahatehingute alamsüsteemist.

Mõnede personalijuhtimise funktsioonide jaoks koostatakse sertifitseerimis- ja kvalifikatsioonikomisjonide koosolekute protokollid, mis sisalduvad spetsiaalses personalidokumentatsiooni alamsüsteemis.

Aktsionäride üldkoosolekute protokollid (ja neile esitatavad dokumendid), mille teabe kohustuslik koosseis on kehtestatud Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku, föderaalseaduse "Aktsiaseltside kohta" ja regulaatori - föderaalnõukogu nõuetega. Teenus finantsturgudele, moodustab organisatsiooni dokumentide alamsüsteemi, mille alusel on juba moodustatud spetsiaalne alamsüsteem asutamisdokumentatsioon ning hetkel saab rääkida ettevõtte üldjuhtimise protseduure tagava alamsüsteemi/dokumentatsioonisüsteemi moodustamise protsessist.

Protokolli klassifikatsioon

Kõik protokollide tüübid ja sordid, olenemata dokumentatsioonisüsteemi või alamsüsteemi kuulumisest, klassifitseeritakse kahel alusel - dokumenteerimise meetodil ja koosoleku menetluse salvestamise täielikkuse astmel, mis toimivad samaaegselt. Seega jagunevad protokollid vastavalt salvestuse täielikkuse astmele lühike ja täielik.

Täielikud protokollid võivad olla üksikasjalik tekst(dokumentatsiooni tekstimeetod), kiirkiri(tekstimeetod spetsiaalsete sümbolite abil, mis tuleb protokolli koostamisel dešifreerida), fonograafiline(helisalvestus), videoprotokollid(kasutatakse video- ja helisalvestust, eriti videokonverentsi läbiviimisel). Need sisaldavad kogu koosoleku salvestust, sealhulgas märkusi, küsimusi, kommentaare, kõnesid ja teavet koosoleku ajal, müra, aplausid jne. olenevalt dokumenteerimismeetodist.

Lühiprotokoll fikseerib järjekindlalt ainult esimehe, sekretäri, kohalviibijate nimed, käsitletavate küsimuste ja tehtud otsuste loetelu. Lühiprotokolli tüüp on lühendatud kujul koostatud protokoll, mis esitab skeemi „probleem – otsus” alusel käsitletavate küsimuste lühidalt järjestikust esitlust.

Protokolli hoiab koosoleku ajal spetsiaalselt valitud või määratud isik või alalise kollegiaalse organi sekretär ex officio ning operatiivkoosolekute protokolle, mida juhatavad juhid, peavad ja koostavad sekretärid või juhiabi.

Protokolli koostamisel kasutab koosoleku sekretär eelnevalt koosolekuks koostatud dokumente: päevakord, kutsutute nimekirjad, kollegiaalse organi liikmete nimekirjad, aruannete tekstid, sõnavõtud, teabetõendid, otsuste eelnõud jne.

Otse koosolekul koostatud protokoll on mustand. See tuleb selgitada, kontrollida stenogrammi või fonogrammi (kui koosolekul on tehtud stenogramm või salvestatud diktofoniga), toimetada ja väljastatakse hiljemalt 3 või 5 päeva jooksul koosoleku toimumise päevast arvates. Need tähtajad või muud standardid protokolli allkirjastamiseks koostamise aja kohta - "koosoleku päeval", "hiljemalt järgmisel tööpäeval" jne. - tavaliselt reguleeritakse vastavate kollegiaalsete organite määrustega ja konkreetse kollegiaalse organi sekretäri ametijuhendiga/ametijuhendiga.

Protokolli vorm

Protokoll on kollegiaalse juhtkonna peamine asjaajamisdokument ja see vormistatakse peaaegu alati mitmeleheküljelise dokumendina. Seetõttu tuleb protokolli esimese lehe koostamisel kasutada organisatsiooni või ettevõtte üldvormi ja üldvormi puudumisel koostatakse protokoll A4 paberilehtedele, mille andmed on järjestatud vastavalt üldvormi mudel.

Kui protokolli esimese lehe koostamiseks vormi ei kasutata, täidetakse andmed tavaliselt pikisuunas (piki paberilehe ülemist veerist) keskele.

Protokolli standardvorm sisaldab järgmisi kohustuslikke üksikasju:

organisatsiooni või ettevõtte täielik nimi;
dokumendiliigi nimetus (PROTOKOLL);
kuupäev;
indeks (haldusdokumentidega seotud protokollides);
koostamise koht;
pealkiri;
tekst;
allkirjad.

Protokolli täiendavad üksikasjad on järgmised:

struktuuriüksuse nimetus;
kinnitustempel;
rakenduste olemasolu märgistamine;
koosoleku koht (ruum, kabinet) ja aeg;
koosoleku juhataja perekonnanimi ja initsiaalid;
protokolli allkirjastamise kuupäev;
hääletamise viis (avalik, salajane, puuduv).

Protokolli kohustuslike üksikasjade registreerimise tunnused, samuti täiendavate üksikasjade olemasolu, kogus ja registreerimise reeglid, vormi tunnused määratakse kindlaks kehtivate õigusaktide, äritava või konkreetse juhtimisolukorra nõuetega. Kuid kõik disainifunktsioonid põhinevad üldine algoritm, mis kujunes ajalooliselt välja protokolli koostamise ja väljastamise käigus kui üks peamisi haldusdokumentide liike.

Protokolli päis

Protokolli õigusjõu tagamiseks on vajalik korrektne vormistamine organisatsiooni või ettevõtte täisnimi, mida tunnustatakse juriidiliste isikute ühtses riiklikus registris registreeritud juriidilise isiku nimena vastavalt selle asutamisdokumentidele ja põhikirjale (st koos organisatsioonilise ja juriidilise vormi kohustusliku märkega):

Näide 1

Ahenda saadet

Piiratud vastutusega äriühing "Teie partner"

Näide 2

Ahenda saadet

Suletud aktsiaselts "ABVGD"

Struktuuriüksuse nimi(protokolli lisaandmed) vormistatakse tavaliselt dokumendile järgmistel juhtudel:

protokollis fikseeritakse kõik kollegiaalsed tegevused ettevõtte eraldi allüksuses (vt näide 3);
Protokolli kasutatakse (peamiselt operatiivse iseloomuga) koosolekute vormistamiseks, mis toimuvad mõnes ettevõtte sisemises struktuuriüksuses (vt näide 4).

Näide 3

Ahenda saadet

Piiratud vastutusega äriühing "Fifth Element"
Filiaal "Loode"

Näide 4

Ahenda saadet

Avatud aktsiaselts "Remmekhanizatsiya"
Raamatupidamise ja maksuaruandluse osakond

Struktuuriüksuste nimetused protokollis peavad vastama täpsetele nimedele, mis on kirjas organisatsiooni skeemis, personalitabelis või muudes organisatsiooni sisedokumentides.

Dokumendi tüübi nimi (PROTOKOLL) alati suurtähtedega ja asub ettevõtte või struktuuriüksuse nimest üks-kaks rida allpool (kui andmed on paigutatud pikisuunas, tsentraalselt).

kuupäev Protokoll on koosoleku kuupäev, mitte dokumendi lõplik täitmine ja allkirjastamine. Kui kollegiaalse organi koosolek kestis mitu päeva, märgitakse protokolli selle algus- ja lõppkuupäev. Kuupäeva vormindamise meetodid võivad erineda. Näiteks digitaalsel viisil:

Näide 5 Digitaalne kuupäeva vormindamine

Ahenda saadet

Näide 6 Digitaalne viis 2 päeva kestnud koosoleku kuupäeva registreerimiseks

Ahenda saadet

04.05.2011 - 05.05.2011

Digimeetodit kasutatakse eelkõige operatiivkoosolekute ja koosolekute kuupäevade registreerimisel.

Kuupäevade registreerimisel kollegiaalsete organite (kõrgeima juhtimis- ja täitevorganite) protokollides on eelistatav tähtnumbriline meetod.

Näide 7 Tähtnumbriline kuupäevavorming

Ahenda saadet

Näide 8 2 päeva kestnud koosoleku kuupäeva registreerimine

Ahenda saadet

Kuupäev asub ühe rea all dokumendiliigi nimetuse all või üldisel kujul spetsiaalse limiidirea kohal.

Indeks (arv) protokoll koostatakse üldkujul koosoleku kuupäevaga samale reale üle piirijoone või dokumendi päiseosas kuupäevaks ja indeksiks eraldatud kogupindala piires. Protokolliindeks on kalendriaasta või kollegiaalse organi volituste jooksul toimunud koosoleku järjekorranumber. Tuleb märkida, et indeksite nr 1 kuni 9 kujundamisel peate kasutama vähemalt kahte märki. Näiteks on kõige lihtsamad indeksid õigesti tähistatud: "Nr 01", "Nr 07". (Vt näiteid 7 ja 8).

Rekvisiidid "koostamise või avaldamise koht" koostatakse kuupäeva ja indeksi alla eraldi reale (kui detailid on paigutatud pikisuunas - järgmise rea keskele).

See detail sisaldab selle geograafilise asukoha nime, kus kollegiaalse organi koosolek tegelikult toimus. Geograafiliste nimede tähistamisel kasutatavad tavapärased lühendid peavad vastama postiteenuste osutamise eeskirjale.

Näide 9

Ahenda saadet

Kolomna, Moskva piirkond.

Näide 11

Ahenda saadet

Koos. Maleevo Kolomna linnaosa
Moskva piirkond

Nagu päis protokoll koostatakse lühikirjeldus koosoleku tüübi kohta(kollegiaalse tegevuse liik) genitiivses käändes, mis on kooskõlas dokumendiliigi nimetusega (PROTOKOLL - mis?), kollegiaalse organi nimetusega ja algab suure algustähega.

Näide 12 Protokolli formaalse osa detailide nurkne asukoht

Ahenda saadet

Näide 13 Protokolli vormiosa detailide pikisuunaline paigutus

Ahenda saadet

Protokolli pealkiri koosoleku liigina vormistatakse üks või kaks rida üksikasjade "koostamise või avaldamise koht" alla, tingimata vasaku veerise piirilt või üldvormil piiravate nurkadega tähistatud alale. paberilehe ülemine vasak nurk. Selline paigutus on vajalik detailide nii piki- kui ka nurgeliseks paigutamiseks (vt näited 12 ja 13).

Protokolli tekst on kõige keerulisem rekvisiit ja koosneb kahest osast - sissejuhatavast ja põhiosast. Teksti sissejuhatav osa on rangelt formaliseeritud. See sisaldab teavet koosolekul osalenute koosseisu ja päevakorra kohta (aruteluks esitatud küsimuste loetelu), mis on teksti täiesti iseseisvad elemendid ja on sõnastatud tüüpreeglite järgi.

Kohalolijate koosseis koostatakse kaks rida koosoleku liigist allpool vasakpoolse välja piirilt ja algab koosoleku juhataja ja protokollija märkimisega. Esimehe ja sekretäri perekonnanimi kirjutatakse kriipsu järele, perekonnanimele järgnevad initsiaalid.

Näide 14

Ahenda saadet

Esimees - Markov S.V.
Sekretär - Petrova A.I.

Koosolekul osalenud kollegiaalsete organite alaliste liikmete (kolleegiumi valitud või ametikohajärgsete liikmete) perekonnanimed ja initsiaalid on loetletud tähestikulises järjekorras perekonnanimede kaupa ilma ametikoha nimetuseta sõna «Kohal:» järel, mis on kirjutatud kaks rida allapoole, alati alates vasaku veerise piirist ja lõpeb kooloniga. Kohalolijate nimed kirjutatakse kogu rea laiusele ühe reavahega.

Näide 15

Ahenda saadet

Kohal: Borisov A.M., Vinogradov V.V., Gromov P.S., Dmitriev P.E., Ivanov L.M., Fomin P.P.

Kui kollegiaalse organi liikmetest on üle 15 inimese, siis näidatakse kohalolijate koosseis kvantitatiivselt ning protokollile lisatakse nimestik, mille kohta tehakse märge.

Näide 16

Ahenda saadet

Kohal: 20 inimest (nimekiri lisatud)

Kutsutud ametnike nimed ja initsiaalid, kes ei kuulu kollegiaalsesse kogusse, kuid viibisid koosolekul, on loetletud pärast sõna “Kutsutud:”. See on koostatud vasaku veerise servast kaks rida sõna „Present:” all ja lõpeb kooloniga. Nende isikute ametikohad on tavaks ära näidata.

Näide 17

Ahenda saadet

Kutsutud: kliendihaldur Ageeva N.O., klienditeeninduse osakonna juhataja Kotova L.P.

Sõnade järel koostatakse kollegiaalsele organile arutamiseks ja otsustamiseks esitatavate küsimuste loetelu "Päevakord:", mis asuvad vasaku veerise piirilt kaks rida kohalolijate koosseisust allpool ja lõpevad kooloniga.

Iga päevakorrapunkt on sõnastatud eessõnaga "O" ja vastab küsimusele "Millest?" ja sisaldab viidet kõneleja ametikohale, perekonnanimele ja initsiaalidele. Pealegi ei kasutata protokollis sõna "kõneleja", õige kõnevalem on: "Aruanne - (kelle?) asukoht, perekonnanimi, initsiaalid."

Küsimused nummerdatakse araabia numbritega, järjestatakse päevakorras vastavalt nende olulisuse astmele (või vastavalt eeldatavale aruteluajale) ja joonistatakse punase joonega.

Näide 18

Ahenda saadet

Päevakord:

2011. aasta arvestuspoliitika kinnitamisest
Pearaamatupidaja asetäitja Krasnovi aruanne A.I.
Loodepanga Moskva filiaalile (OJSC) laenutaotluse koostamise kohta.
Õigusosakonna juhataja Smolin A.G aruanne.

Päevakorrapunktid tuleb sõnastada selgelt ja konkreetselt, kuna need on tegelikud pealkirjad protokolli järgneva teksti juurde, mis esitatakse punktide kaupa koosolekul küsimuste arutamise järjekorras.

Täidetud protokolli päevakorras olevat sõnastust “Muu” loetakse kohatuks, kuna dokument koostatakse pärast koosolekut, kui on juba võimalik kõik käsitletavad küsimused täpselt sõnastada.

Ka juhtudel, kui koosoleku päevakord koostatakse iseseisva teabedokumendina ja saadetakse eelnevalt koosolekust osavõtjatele ja kollegiaalse organi liikmetele, peab protokolli tekst sisaldama kõigi arutatavate küsimuste sõnastust. Protokolli tekstis olev märge “Päevakord on lisatud” on lubamatu ka siis, kui päevakord esitatakse koos protokolliga eraldi teabedokumendina.

Protokolli teksti põhiosa ehk kogu koosoleku käigu ja vastuvõetud otsused koostab koosoleku sekretär, töötades peaaegu sünkroontõlgina, ainult kõne “tõlgitakse” suulisest vormist (sageli spontaanne, emotsionaalne ja mitte alati ettevalmistatud) kirjalikku vormi, st . korrastatud, kõnemallidele üles ehitatud, peamiselt otsese sõnajärjega ning erisõnavara ja äristiili terminite kasutamisega.

Põhiosa protokolli tekstist on üles ehitatud vastavalt päevakorrapunktidele jagude kaupa. Iga koosoleku käiku kajastav sektsioon koosneb kolmest osast: KUULATUD – RÄÄKITUD – OTSUSTATUD (OTSUSTATUD).

Sõna “KUULATUD” nummerdatakse vastavalt päevakorrapunkti numbrile, tõmmatud suurtähtedega vasakpoolse veerise piirilt ja lõpeb kooloniga. Järgmisena kirjutatakse punaselt joonelt kõneleja perekonnanimi ja initsiaalid genitiivis (KUULAS - kes?), kriips ja selle järele kirjutatakse lühidalt või üksikasjalikult ettekande sisu. Esitlus on tavaliselt minevikuvormis ainsuse kolmandas isikus:

Näide 19

Ahenda saadet

1. KUULATUD:

Krasnova A.I. - andis aru ettevõtte 2011. aasta raamatupidamispoliitika põhisätetest. Ta märkis, et see on täielikult läbi vaadatud seoses Vene Föderatsiooni maksuseadustikus tehtud muudatustega. Tehti ettepanek kinnitada ettevõtte 2011. aasta arvestuspoliitika.

Kui põhiettekande tekst oli eelnevalt koostatud ja pärast küsimuse läbimõtlemist anti üle koosoleku sekretariaati/sekretärile, siis on teksti esitamisel mugav kasutada teist võtet: sõnastada lühidalt ettekande teema. vastavalt päevakorrale ja pärast punkti teha märge: "Aruande tekst on lisatud."

Näide 20

Ahenda saadet

1. KUULATUD:

Krasnova A.I. - ettevõtte 2011. aasta arvestuspoliitika põhisätete kohta. Aruande tekst on lisatud.

Sel juhul peab eelnevalt koostatud aruanne olema vormistatud, autori poolt allkirjastatud ja kuupäevastatud, et seda saaks reaalselt väljastada iseseisva dokumendi lisana protokollile.

Sõna “SPEAKED” kirjutatakse vasaku veerise äärest suurte tähtedega ja lõpeb kooloniga. Iga kõneleja perekonnanimi ja initsiaalid on kirjutatud punasele joonele ning need on märgitud nimetavas käändes (KÕNELITUD - kes?). Pärast kriipsu kirjutatakse kõne lühike või üksikasjalik sisu kaudse kõne vormis.

Kõik kõnelejale ja esinejatele esitatavad küsimused ning vastused neile salvestatakse nende laekumise järjekorras ja märgitakse ka punasele joonele. Küsimuse esitaja nime ei tohi märkida.

Näide 21

Ahenda saadet

Küsimus: Kas raamatupidamispoliitikas on kajastatud kõik põhivara arvestusgrupid?

Jah, kõik grupid, mis on vajalikud põhivara korrektseks kajastamiseks meie ettevõtte raamatupidamises.

Lahendused, mis võetakse vastu ühiselt iga arutatava teema kohta, kirjutatakse pärast sõna "OTSUSTUD" või "OTSUSTUD". Need sõnad on äristiilis terminid, mis peegeldavad kollegiaalset otsustamist (mis viitab asesõnale "meie"). Äripraktikas on igal terminil protokollide koostamisel oma kasutusvaldkond. Seega on aktsionäride, asutajate, juhatuse koosolekute, töökollektiivide koosolekute, töötajate koosolekute (korporatiivse käitumiskoodeksiga kehtestatud ja lubatud omavalitsuse raames), algatusrühmade koosolekute protokollides. õigeks peetakse mõiste “OTSUSTATUD” kasutamist (kõrgeimate kollegiaalsete organite tegevus on formaliseeritud, “võim”). Komisjonide, juhatuste, töörühmade, operatiivkoosolekute ja muude kollegiaalsete täitevorganite koosolekute protokollides (sõnastatakse „operatiivjuhtimine“) loetakse õigeks sõna „OTSENDATUD“.

See sõna kirjutatakse vasakust veerisest suurtähtedega ja lõpeb kooloniga. Punaselt joonelt on haldustoimingud lühidalt ja täpselt sõnastatud punkthaaval, mis tuleks nummerdada vastavalt päevakorras olevale teemanumbrile. Vastuvõetud otsuse number koosneb kahest punktiga eraldatud osast, mille esimene number vastab päevakorras oleva küsimuse numbrile ja teine - selle küsimuse otsuse number (see juhtub ju sageli et ühes päevakorras olevas küsimuses tehakse mitu otsust ja juhist). Vaata näidet 22.

Õigusnormi kehtestav klausel (“normatiiv”) on sõnastatud standardse kõnemudeli järgi: mida teha - mis aja jooksul (mis ajast või mis perioodiks)? Vaata näite 22 lahendust 1.1.

kellele - mida teha - millal? (vt näite 22 lahendust 1.2) või

Kui otsus tehti hääletamise teel, esitatakse selle tulemused kujul: "poolt - 10, vastu - 0, erapooletud - 2" või "Ühehäälselt". Selle vormi täitmine on kohustuslik, kui tehakse otsuseid kandidaatide määramise, valimise või kinnitamise või komisjonide, komisjonide jms isikukoosseisu kohta.

Loe kumulatiivse hääletamise kohta Sergei Rossoli artiklist "

Protokolli ametlik osa

Allkirjad koosoleku juhataja ja sekretär dokumenteeritakse toimetatud ja kinnitatud protokolliga. Need asuvad kolm kuni neli rida teksti all vasakpoolsest veerisest ja on eraldatud ühe reaga. Allkirjade ärakirjades pannakse initsiaalid perekonnanime ette. Esimehe ja sekretäri isiklikud allkirjad kantakse originaalprotokollile.

Näide 24

Ahenda saadet

Kuna protokoll on ettevõtte sisemine haldusdokument, siis see templi tuvastamine pole tavaliselt vajalik.

Täidetud ja allkirjastatud protokolli koopiatel (fotokoopiatel) või protokolli väljavõtetel, mis on vajalikud dokumendi täitmiseks saatmise protsessis, on õigus oma allkirjaga kinnitada sekretär (koosoleku sekretär või kollegiaalse organi sekretär). ex officio), koostades õigesti koopia kinnitamise kohta märkuse. Kui organisatsioonis kasutatakse protokolli koopiat või väljavõtet, siis sellele (nagu ka protokollile endale) pitsatit ei panda. Kui protokolli väljavõte või koopia on mõeldud kasutamiseks väljaspool koduorganisatsiooni seinu, tasub sellele pitsat panna.

Näide 25 Märk protokolli koopia sertifitseerimisel

Ahenda saadet

Teatud tüüpi protokollid peavad heaks kiitma ettevõtte või organisatsiooni esimene juht. Näiteks kinnitatakse organisatsiooni ekspertkomisjoni koosolekute protokollid, organisatsiooni teabele ja dokumentidele juurdepääsupiirangute määramise/eemaldamise ekspertkomisjon, projektirühmade/projektibüroode koosolekute protokollid projektijuhtimises jne.

Nõusolek väljastatakse allkirjatempliga, mis asub dokumendi paremas ülanurgas ja koosneb sõnast “KINNITA”, juhi ametikoha lühendatud nimetusest (kuna organisatsiooni või ettevõtte täisnimi on märgitud dokumendile. dokumendi päiseosa või üldkujul), isiklik allkiri, selle ärakiri ja kinnitamise kuupäevad.

Üldkoosoleku protokolli koostamise iseärasustele on pühendatud Sergei Rossoli artikkel “Aktsionäride ja osalejate üldkoosoleku protokoll” ajakirjas “Bürootöö ja dokumendivoog ettevõttes” nr 4 2011 lk 33. LLC osalejate koosolek ja JSC aktsionäride protokollid.

Aktsiaseltsis ja OÜ-s aktsionäride/osalejate üldkoosoleku pidamise kohta lugege Sergei Rossoli artiklit “Koosolek äriettevõtetes” ajakirjas “Kontoritöö ja dokumendivoog ettevõttes” nr. 3” 2011 lk 62

Osalejate koosolekud ja nende tulemuste fikseerimine

LLC kõrgeim organ vastavalt artikli 1. osa sätetele. Piiratud vastutusega äriühingute seaduse 02.08.1998 nr 14-FZ (edaspidi föderaalseadus nr 14) artikkel 32 on selles osalejate üldkoosolek.

See teeb otsuseid:

Kõigi volituste eest, mis kuuluvad tema pädevusse vastavalt seadusele.
Tema jurisdiktsiooni alla kuuluvates küsimustes organisatsiooni põhikirjaga.

Art. 1. osa alusel. 32 föderaalseadus nr 14 võib otsuseid vastu võtta nii korralisel kui ka erakorralisel koosolekul. Samas on lubamatu arutada koosolekul küsimusi, mis algselt päevakorda ei võetud.

Ainus ametlik dokument, mis kinnitab koosolekute toimumise fakti, fikseerib koosolekutel käsitletud küsimused ja nende kohta tehtud otsused, on vastavalt artikli 6. osale. 37 Föderaalseadus nr 14, protokoll. LLC osalejate üldkoosoleku protokollimise peab korraldama organisatsiooni täitevorgan (kollegiaalne või ainuke).

Nõuded protokolli sisule

Õigusaktid ei kehtesta nõudeid LLC osalejate üldkoosoleku protokollile, kuid Art. Tsiviilseadustiku (edaspidi "Vene Föderatsiooni tsiviilseadustik") artikkel 181.2 reguleerib LLC koosolekutel otsustamise küsimusi.

Selle normi kohaselt kantakse koosoleku protokolli või äriühingu osalise ainuotsusesse järgmine teave:

LLC kõrgeima organi koosoleku alguse ja lõpu kuupäev ja kellaaeg;
koosoleku toimumise koha märge;
teave koosolekule tulnud ettevõtte osalejate kohta;
päevakord ja tuvastatud küsimustes tehtud otsused;
andmed häältelugemiskomisjoni liikmete kohta;
teave konkreetse küsimuse vastu hääletanute kohta, kui selliste andmete sisestamine on organisatsiooni nõuetest tulenevalt vajalik.

Eeltoodud nõuded on kohustuslikud, mistõttu tuleb need ilma eranditeta lisada igasse üldkoosoleku protokolli.

Lisaks seaduses sätestatud nõuetele peab kõnealune ettevõtte dokument vastavalt äritavale sisaldama:

omadused, mis seda individualiseerivad (näiteks seerianumber);
teave koosolekul esinenud isikute kohta (peaesineja, esinenud ja küsimusi esitanud osalejad);
häälte jaotus (poolt, vastu ja erapooletuks);
hääletamistulemus (otsus tehtud, ettepanek tagasi lükatud jne);
volitatud isikute allkirjad.

Protokolli vorm, notariaalne kinnitus

Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku artikli 3 lõige 3. 181.2 määrab, et LLC osalejate üldkoosoleku protokolli vorm tuleb kirjutada . Samal ajal tänu sub. 3 p 3 art. Tsiviilseadustiku 67.1 kohaselt võib sellise koosoleku toimumise ja konkreetses küsimuses otsuse vastuvõtmise (selles hääletustulemuste) kinnitamiseks nõuda protokolli notariaalset kinnitamist.

Täielikult, kui lähtume seadusetähest, siis OÜ üldkoosolekute protokolle notariaalselt ei kinnitata. Ainult sertifitseeritud:

asjaolu, et üldkoosolek võttis vastu otsuse;
konkreetsel koosolekul osalenute nimekiri.

Kuna aga täpsustatud teave sisaldub protokollis selle koostisosadena, kasutatakse praktikas väljendit “protokolli sertifitseerimine”. Ühtlasi saavad ettevõttes osalejad vältida vajadust täita protokolli notari poolt kinnitamise kohustust, määrates organisatsiooni põhikirjas erineva tõestamisviisi või tehes kõigi osalejate poolt asjakohase ühehäälse otsuse.

Ei tea oma õigusi?

Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku alajaotises. 3 p 3 art. 67.1 lubab järgmisi meetodeid:

Protokolli allkirjastamine kõigi osalejate poolt.
Osa koosolekul osalenutest allkirjastab dokumendi.
Kasutades tehnilisi salvestusvahendeid (praktikas kasutatakse sageli videosalvestust).

Norm ei piira seda loetelu, viidates sellele, et otsuse tegemise fakti selgeks tuvastamiseks võib kasutada mõnda muud meetodit, mis ei ole vastuolus seadusega.

Alapunkti nõue ei kehti. 3 p 3 art. Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku 67.1 ja nende äriühingute puhul, millel on üks osaleja, millele on föderaalne notarikoda oma 01.09.2014 kirjas nr 2405/03-16-3 otse märgitud.

Lisateavet vaadeldava küsimuse kohta leiate artiklist "LLC üldkoosoleku protokollide notariaalne kinnitamine".

Individualiseerivad tunnused ja nummerdamine

Tsiviilõiguslike suhete praktika on kujunenud selliselt, et ametlikel dokumentidel (eriti äriühingutel) peavad olema individualiseerivad tunnused. See kehtib ka üldkoosolekute protokollide kohta.

Need märgid hõlmavad järgmist:

LLC osalejate üldkoosoleku protokolli nummerdamine.
Märkige iga dokumendi koostamise ja allkirjastamise kuupäev.

Määratud üksikasjad võimaldavad teil tuvastada konkreetse protokolli, mis lihtsustab paberimajandust. Lisaks para. 2 tundi 6 spl. 37 Föderaalseadus nr 14 sätestab, et kõik protokollid tuleb esitada pearaamatus, millest LLC-s osalejad saavad igal ajal nõuda väljavõtteid. Muid nõudeid protokollide säilitamise korrale õigusaktid ei sisalda.

Kes kirjutab alla LLC osalejate üldkoosoleku protokollile?

Vastus vaadeldavale küsimusele on antud artikli lõikes 3. Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku artikkel 181.2, mille kohaselt tuleb protokollile lisada järgmised allkirjad:

koosoleku juhataja;
koosoleku sekretär.

Seejuures art. p 5 alusel. 37 föderaalseaduse nr 14 kohaselt võib eesistuja olla üks LLC-s osalejatest, kes valitakse sellisena pärast koosoleku avamist ja enne päevakorras olevate põhiküsimuste arutamise algust.

Koosoleku juhataja valimise viib läbi koosoleku avaja, kes käesoleva normi lõike 4 kohaselt võib olla:

ainus täitevorgan;
Seltsi kollegiaalse juhtorgani esimees;
direktorite nõukogu esimees;
audiitor;
audiitor;
seltsi liige koosoleku algatajate hulgast.

Osalejatele protokolli saatmise reeglid

Isik, kes pidas LLC osalejate üldkoosoleku protokolli vastavalt lõikele. 3 lõige 6 art. 37 föderaalseadus nr 14, on kohustatud saatma selle koopia kõigile organisatsioonis osalejatele. See säte näeb ette üleandmistaotluse täitmiseks 10-päevase tähtaja.

Valmis protokoll saadetakse vastavalt järgmistele nõuetele:

Saadetud tähitud kirjaga.
Saadetakse iga osaleja registreerimisaadressile.

Kui LLC põhikirjas on protokolli koopiate saatmise korra kohta sätestatud täiendavaid või muid nõudeid, kohaldatakse neid. Seega võib alternatiivina näidata dokumendi kättetoimetamist käsitsi, kullerteenust kasutades vms.

Seega on protokoll koosoleku toimumise kinnituseks ja fikseerib teatud otsuste vastuvõtmise. Dokument on lihtsas kirjalikus vormis ja peab olema kinnitatud notari poolt või muul hartas või kõigi osalejate otsusega ettenähtud viisil. Lisaks peavad sellel olema individualiseerivad omadused (number ja kuupäev), koosoleku eesistuja ja koosoleku sekretär peavad allkirjastama ning seejärel 10 päeva jooksul LLC-s osalejatele saatma.

Organisatsioon maksab dividende osavõtjate üldkoosoleku protokolli vormistamisega Kuidas õigesti nummerdada, igal aastal uuesti nummerdada või saab seda teha pidevalt Ja kui organisatsioon dividende ei maksa, siis millega see ähvardab koos?

Protokollide ja otsuste numeratsioonile seaduses erinõudeid ei ole. See ei mõjuta dokumendi kehtivust. Organisatsioon otsustab iseseisvalt, kas alustada numeratsiooni aasta algusest või jätkata olemasolevat. Nummerdamisreeglid saab sätestada LLC põhikirjas, siis on need siduvad.

Dividendide maksmise allikaks on organisatsiooni puhaskasum, mille kulud tehakse ainult organisatsiooni omanike otsusel. Sellest lähtuvalt on asutajatel õigus mitte teha otsuseid dividendide maksmise kohta, organisatsioon ei vastuta selle eest.

Selle positsiooni põhjendus on toodud allpool Glavbukhi süsteemi materjalides.

Osalejate üldkoosoleku otsuse vormi- ja sisunõuete täitmata jätmine koos muude asjaoludega saab sageli aluseks koosoleku otsuse tühistamisele. Ettevõtte advokaat peab tagama, et ettevõtte konflikti korral ei saaks tehtud otsust kehtetuks tunnistada.

Protokolli registreerimise nõue

Osalejate üldkoosoleku otsus dokumenteeritakse osalejate üldkoosoleku protokollis.

Osalejate üldkoosoleku protokolli sisule ja vormingule üldnõudeid ei ole.

Seadus sisaldab mõningaid juhiseid ainult teatud juhtudel, eelkõige otsustamisel, millega osalejad kiidavad heaks suurtehingu või huvitatud isiku tehingu.

Sellega seoses saab protokolli vormistada vabas vormis, järgides üksikjuhtumite jaoks sätestatud nõudeid.

Aktsionäride üldkoosoleku protokolli koostamise nõuded on sätestatud 26. detsembri 1995. aasta föderaalseaduses nr 208-FZ “Aktsiaseltside kohta” (edaspidi AS seadus) ja 5. jaos. kinnitatud aktsionäride üldkoosoleku ettevalmistamise, kokkukutsumise ja läbiviimise korra lisanõuded.

Nendest nõuetest lähtuvalt peab osalejate üldkoosoleku protokollis olema märgitud:

ettevõtte täielik nimi ja asukoht;
koosoleku liik (iga-aastane või erakorraline);
üldkoosoleku läbiviimise vorm on “koosolek” (seadus lubab erakorralise koosoleku läbiviimist ka puuduliku hääletamise vormis ilma osalejate tegeliku kogunemiseta);
koosoleku kuupäev;
koosoleku toimumise aadress;
koosoleku päevakord;
koosolekul osalema õigustatud isikute registreerimise algus- ja lõpuaeg;
koosoleku avamis- ja lõppajad;
üldkoosolekul osalemiseks õigustatud isikute häälte arv igas koosoleku päevakorras olnud küsimuses;
koosolekul osalenud isikute häälte arv igas koosoleku päevakorras olnud küsimuses, näidates igas küsimuses kvoorumi olemasolu;
iga kvoorumiga koosoleku päevakorrapunkti kohta antud häälte arv ("poolt", "vastu" ja "erapooletu");
koosolekul igas koosoleku päevakorras olnud küsimuses vastuvõetud otsuste sõnastus;
sõnavõttude põhisätted ja igas koosoleku päevakorras olnud küsimuses sõna võtnud isikute nimed;
koosoleku juhataja ja sekretär;
hääli lugev isik;
protokolli koostamise kuupäev.

Protokolli allkiri

Seadus ei sätesta, kes peab allkirjastama osalejate üldkoosoleku protokolli.

Tavaliselt kirjutavad LLC osalejate üldkoosoleku protokollile alla koosoleku juhataja ja sekretär, analoogselt aktsionäride üldkoosoleku protokolliga (JSC seaduse punkt 1, artikkel 63). Sel juhul on aga oht, et äriühing ei suuda konkreetse osaleja koosolekul osalemise fakti dokumentaalselt tõendada, kui ta mõni aeg pärast koosoleku toimumist otsustab otsuse kohtus vaidlustada ja teatab, et koosolekul ei viibinud või hääletas tehtud otsuste vastu.

Otsuse vaidlustamise riski vähendamiseks võite koguda üldkoosoleku protokollile kõigi kohalviibivate osalejate allkirju, kuigi seadus seda teha ei nõua. Arvestada tuleb sellega, et koosoleku protokolli ei või koostada kohe pärast koosoleku toimumist, lisaks võib osaleja keelduda selle allkirjastamisest.

Hääletussedelite kasutamine võib olla veelgi tõhusam. See välistab täielikult võimaluse, et osaleja võib viidata asjaolule, et ta hääletas teisiti või ei osalenud koosolekul üldse. Hääletamise kohustusliku korra saab sätestada osalejate üldkoosoleku reglemendis.

Vladislav Kuznetsov

Advokaadibüroo "Sistema Lawyer" juhtiv ekspert

S. V. Karulin

OJSC "Reestr" peaõigusnõunik

Vladislav Dobrovolski

Õigusteaduste kandidaat, õigusgrupi "Jakovlev ja partnerid" äripraktika juht (2001-2005 - Moskva vahekohtu kohtunik)

Seoses dividendide maksmisega

Dokumenteerimine

LLC-s dokumenteeritakse puhaskasumi kulutamise otsus osalejate üldkoosoleku protokollis (8. veebruari 1998. aasta seaduse nr 14-FZ punkt 1, artikkel 28, punkt 6, artikkel 37). LLC osalejate üldkoosoleku protokollile kohustuslikke nõudeid õigusaktides ei ole. Kuid on üksikasju, mida on parem näidata. See on protokolli number ja kuupäev, koosoleku toimumise koht ja kuupäev, päevakorrapunktid, osalejate allkirjad.

Näide LLC osalejate üldkoosoleku protokolli koostamise kohta. Otsus kulutada puhaskasum dividendide maksmiseks

LLC "Kaubandusettevõte "Hermes"" põhikiri näeb ette, et organisatsioon maksab dividende kord kvartalis. 2011. aasta esimese kvartali tulemuste järgi ulatus Hermese puhaskasum 50 000 rublani. Osalejate üldkoosolekul, mis toimus 18. aprillil 2011, otsustati kogu see summa kasutada dividendide maksmiseks. Otsus tehti üksmeelselt. Tulemuste põhjal koostati osalejate üldkoosoleku protokoll.

Aktsiaseltsis koostatakse aktsionäride üldkoosoleku protokoll. See erineb LLC osalejate üldkoosoleku protokollist selle poolest, et see on koostatud kahes eksemplaris ja sellel on kohustuslikud andmed. Need on loetletud 26. detsembri 1995. aasta seaduse nr 208-FZ artikli 63 lõikes 2 ja Venemaa Föderaalse Väärtpaberikomisjoni 31. mai 2002. aasta resolutsiooniga nr 17/ps kinnitatud eeskirjade lõikes 5.1.

Ühe asutaja loodud äriühingutes üldkoosoleku protokolle ei koostata (26. detsembri 1995. aasta seaduse nr 208-FZ artikli 47 punkt 3). Puhaskasumi kulutamise suuna määrab ainuasutaja oma kirjaliku otsusega *.

S.V. Razgulin

Venemaa Rahandusministeeriumi maksu- ja tollitariifipoliitika osakonna direktori asetäitja

Organisatsioonid võivad asutajatele (osalejatele, aktsionäridele) maksta osa kasumist kord kvartalis, kord kuue kuu jooksul või kord aastas (26. detsembri 1995. aasta seaduse nr 208?FZ artikli 42 punkt 1).

Makseallikas

Dividendide maksmise allikaks on organisatsiooni puhaskasum (kasum pärast maksustamist) (8. veebruari 1998. aasta seaduse nr 14-FZ punkt 1, artikkel 28)*. Aktsiaseltsid peavad selle näitaja kindlaks määrama finantsaruannete () põhjal. LLC-dele sellist nõuet seaduses ei ole. Maksuteenistuse esindajad soovitavad aga kõigil organisatsioonidel tugineda finantstulemuste aruande andmetele (Venemaa maksuministeeriumi kiri 31. märts 2004 nr 22-1-15/597, Venemaa UMTS Moskva jaoks dat. 8. oktoober 2004 nr 21-09/ 64877). Puhaskasumi näitaja kajastub selle finantsaruannete vormi real Puhaskasum (kahjum).

Näide ettevõttes osalejatele makstavate dividendide suuruse määramisest

Alfa CJSC põhikapital on 40 000 rubla. A.V. Lvovile kuulub 60 protsenti organisatsiooni aktsiatest ja Hermes Trading Company LLC-le 40 protsenti. Organisatsioon maksab dividende kord kvartalis.

Esimese kvartali finantstulemuste aruande kohaselt ulatus Alpha maksujärgne kasum (puhaskasum) 50 000 rublani. Osalejad otsustasid eraldada sellest summast 40 protsenti dividendide maksmiseks.

Dividendide kogusumma on:
50 000 hõõruda. ? 40% = 20 000 hõõruda.

Sellest summast tuleb Lvovile:
20 000 hõõruda. ? 60% = 12 000 hõõruda.

"Hermes" on tingitud:
20 000 hõõruda. ? 40% = 8000 hõõruda.

Olukord: Kas eelmiste aastate kasumit kasutades on võimalik dividende maksta?

Jah, sa saad.

Dividendide väljamaksmise allikaks on organisatsiooni puhaskasum. Tsiviil- ega maksuseadusandlus ei kehtesta piiranguid dividendide väljamaksmise allikaks oleva puhaskasumi kujunemise perioodile. See tuleneb Vene Föderatsiooni maksuseadustikust,

3. Artikkel:Mida saab asutaja ettevõtte rahaga teha ja mida mitte?

Küsimus nr 5. Millisel juhul võib asutaja raha saada dividendidena?

Dividendid on ettevõtte kasum, mille asutajad saavad omavahel jagada. Seetõttu saate raha dividendidena saada ainult siis, kui ettevõte töötab kahjumita. Dividendide üksikisiku tulumaksumäär on 9 protsenti.

Kui ettevõttel ei ole viimase aasta või vähemalt kvartali kasumit, kuid on eelmiste aastate jaotamata kasum, saab seda kasutada dividendide maksmiseks. Muidugi eeldusel, et see ei too kaasa olukorda, kus dividendide maksmine on keelatud. Ja siis see keelati ära.

Dividende ei saa maksta, kui ettevõtte netovara on väiksem põhi- ja reservkapitalist. Kaks viimast näitajat on bilansis. Ja netovara arvutatakse spetsiaalse valemi abil. Jämedalt öeldes on see kogu ettevõtte käibe- ja põhivara, millest on maha arvatud tema kohustused. Kõik need näitajad on ka bilansis.

Oletame, et ettevõte töötab kasumiga. Netovara suurus võimaldab maksta ka dividende. Nende saamiseks peavad asutajad pidama osalejate üldkoosoleku ja tegema sellel otsuse tulu jaotamise kohta.*

Küsimus nr 6. Kui tihti ma saan dividende saada?

Dividendide väljamaksmise sagedus tuleb täpsustada ettevõtte põhikirjas. Samas lubab seadus dividende maksta mitte rohkem kui kord kvartalis. Kui asutajad soovivad seda õigust kasutada, kuid põhikirjas on ette nähtud pikem periood, tuleb esmalt teha põhikirjas muudatused. Otsus selle kohta tuleb teha osalejate üldkoosolekul ühehäälselt. Võib-olla tahavad asutajad iga kuu dividende saada. Juriidilisest seisukohast on see võimatu. Miski aga ei takista ettevõttel juba jaotatud summasid asutajatele üle kandmast mitte kohe, vaid iga kuu 1/3.