¿La numeración de las decisiones cambia cada año? Reglas para la redacción del acta de la junta general de participantes de LLC. La organización paga dividendos redactando el acta de la junta general de participantes. Cómo numerar correctamente las actas, empezar a numerar cada año

El marco organizativo de las actividades de las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y los procedimientos de toma de decisiones no están regulados con tanto detalle como las actividades de las sociedades anónimas (JSC). El artículo 39 de la Ley Federal de 08/02/1998 No. 14-FZ “Sobre Sociedades de Responsabilidad Limitada” únicamente establece que “las decisiones sobre cuestiones que son competencia de la junta general de participantes de la empresa son tomadas por el único participante de la empresa individualmente y están redactados por escrito.” La ley también establece que la junta general de participantes de LLC se llevará a cabo al menos una vez al año, no antes de 2 meses ni después de 4 meses después del final del año financiero, es decir. durante el período comprendido entre el 1 de marzo y el 30 de abril del año calendario siguiente.

De este modo, decisión del único participante de la LLC Puede considerarse como un tipo de documento que registra decisiones sobre temas dentro de la competencia de reuniones generales de participantes de LLC (cuando hay varios propietarios de LLC, se documentan en actas). Y se debe emitir al menos 1 decisión del único participante de la LLC por año, pero generalmente hay varias.

La respuesta a la pregunta formulada se puede dar sobre la base de las reglas generales del trabajo de oficina. La numeración de documentos es parte de la operación burocrática. registro. El registro de un documento es la asignación de un número de registro y la entrada de datos sobre él en el formulario de registro y contabilidad (según GOST 7.0.8-2013 “Sistema de estándares para información, biblioteca y publicaciones. Gestión y archivo de registros . Términos y definiciones"). Durante el proceso de registro, generalmente se transfiere de un libro/revista u otro formulario de registro al documento. siguiente número de serie documento, y la información sobre su contenido principal, nombre del tipo, autor, etc. se transfiere del documento al formulario de registro. La fecha de esta transacción es fecha de registro del documento, que se registra tanto en el propio documento como en el registro al respecto en el formulario de registro.

Recomendamos que la empresa lleve un diario de registro de las decisiones del único participante de la empresa (Ejemplo 3), cuyas hojas estén numeradas de la forma habitual, el diario esté cosido y certificado con la correspondiente inscripción identificativa de la dirección de la oficina. servicio o incluso el propio participante único y el sello de la empresa (si lo hubiera).

Dado que la legislación establece un ciclo mínimo anual de toma de decisiones, los asientos de registro en el diario podrán realizarse en secciones anuales, y dentro de cada año, número en orden bruto a partir del No. 01(para números de un solo dígito es mejor poner el número “0” delante). El número de serie de la revista será el número de registro (índice), que deberá emitirse en la decisión. Vea el Ejemplo 1.

Para identificar con mayor precisión una decisión como documento en la práctica, se pueden utilizar índices complejos, que también incluye el año en que se tomó la decisión (ver Ejemplo 2).

Ejemplo 1

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Ejemplo 2

"Jefe" de la decisión del único participante de una LLC con un índice complejo

Este artículo es una guía visual para preparar protocolos. Te ayudará a crear un protocolo de forma correcta y rápida. También te resultará útil cuando decidas enseñar esto a tus compañeros para evitar tener que corregir los errores que cometen.

Nombre del tipo y afiliación a sistemas y subsistemas de documentación.

El acta es un documento que registra el desarrollo de una reunión y el procedimiento para la toma de decisiones por parte de un órgano colegiado.

Están sujetos a grabación obligatoria:

• reuniones de órganos colegiados permanentes del poder y la administración del Estado, órganos de gobierno municipal, órganos de dirección de empresas y organizaciones (juntas generales de fundadores, accionistas, juntas de consejos de administración, juntas de comités, comisiones, direcciones, etc.) y
• Conferencias, reuniones, reuniones convocadas única o periódicamente.

Reflexión en el propósito de crear un documento de gestión. principio de colegialidad, la toma de decisiones colegiada nos permite hablar del protocolo como formulario de documento independiente.

El protocolo es un documento relacionado principalmente con el sistema de documentación organizativa y administrativa. Los protocolos son gerenciales. documentos administrativos(pertenecen al subsistema de documentación administrativa), que desempeñan funciones gerenciales y legales, y la función legal del protocolo es prioritaria y pasa a primer plano.

Pero un documento con el nombre del tipo "PROTOCOLO" se utiliza en el proceso de documentar muchos otros tipos de actividades.

En las instituciones educativas y científicas, los protocolos registran los logros y descubrimientos científicos, la admisión a la formación, la apertura de especialidades, los estándares educativos, la asignación de calificaciones profesionales, grados y títulos académicos, la elección de cargos y otras cuestiones. Dichos protocolos se relacionan con sistemas de investigación científica o documentación educativa y metodológica (a determinados subsistemas de los mismos, según el propósito de la creación del protocolo y su contenido).

En la práctica empresarial se elaboran protocolos de reuniones de negocios, protocolos de intenciones, protocolos de transferencia de información confidencial, protocolos de desacuerdos y otros, en los que no se registran decisiones de gestión, sino acuerdos y lo logrado por las partes (es decir, colegiados, colectivo, y no “comisión”, como a veces se dice incorrectamente) acuerdo para resolver cuestiones de interés mutuo. Dichos protocolos pueden atribuirse al subsistema de información y documentos de referencia del sistema de documentación organizativa y administrativa o al subsistema de documentación contractual civil del mismo sistema, porque documentan el progreso de la ejecución de contratos y acuerdos, confirman el interés y las posibles áreas de cooperación, y también fijan las condiciones básicas para concluir transacciones específicas en el futuro.

Los protocolos creados para confirmar las liquidaciones forman parte del subsistema de transacciones en efectivo del sistema de documentación bancaria.

Para algunas funciones de gestión de personal se elaboran actas de las reuniones de las comisiones de certificación y calificación, que se incluyen en un subsistema especial de documentación de personal.

Actas de las juntas generales de accionistas (y documentos para ellas), cuya composición obligatoria de información está establecida por el Código Civil de la Federación de Rusia, la Ley federal "sobre sociedades anónimas" y los requisitos del regulador: la Federación El Servicio de Mercados Financieros forma un subsistema de documentos organizativos, a partir del cual ya se ha formado un subsistema especial de documentación constitutiva, y actualmente podemos hablar del proceso de formación de un subsistema/sistema de documentación que asegure los procedimientos de gobierno corporativo.

Clasificación de protocolo

Todos los tipos y variedades de protocolos, independientemente de su pertenencia a un sistema o subsistema de documentación, se clasifican por dos motivos: el método de documentación y el grado de integridad del registro de las actas de la reunión, que operan simultáneamente. Así, según el grado de exhaustividad de la grabación, los protocolos se dividen en corto y completo.

Los protocolos completos pueden ser texto detallado(método de documentación textual), taquigrafía(método de texto que utiliza símbolos especiales que deben descifrarse al preparar el protocolo), fonográfico(grabación de sonido), protocolos de video(Se utiliza grabación de video y audio, especialmente al realizar videoconferencias). Contienen una grabación de toda la reunión, incluyendo observaciones, preguntas, comentarios, discursos e información durante la reunión, ruidos, aplausos, etc. dependiendo del método de documentación.

Breve protocolo registra consistentemente sólo los nombres del presidente, el secretario, la composición de los presentes, la lista de temas considerados y las decisiones tomadas. Un tipo de protocolo breve es un protocolo redactado de forma abreviada, que proporciona una breve presentación secuencial de las cuestiones consideradas según el esquema “cuestión - decisión”.

Las actas durante la reunión son levantadas por una persona especialmente seleccionada o designada o el secretario de un órgano colegiado permanente de oficio, y las actas de las reuniones operativas, que son presididas por los gerentes, son levantadas y redactadas por secretarios o subgerentes.

A la hora de redactar el acta, el secretario de la reunión utiliza documentos preparados previamente para la reunión: orden del día, listas de invitados, listas de miembros del órgano colegiado, textos de informes, discursos, certificados informativos, proyectos de decisión, etc.

El acta redactada directamente en la reunión es un borrador. Debe aclararse, cotejarse con la transcripción o el fonograma (si se tomó una transcripción en la reunión o se grabó en un dictáfono), editarse y emitido a más tardar 3 o 5 días a partir de la fecha de la reunión. Estos plazos u otras normas sobre el momento de preparar el protocolo para la firma son "el día de la reunión", "a más tardar el siguiente día hábil", etc. - normalmente regulado por los reglamentos de los órganos colegiados pertinentes y la descripción del puesto/reglamento del puesto del secretario de un órgano colegiado específico.

Formulario de protocolo

El protocolo es el principal documento administrativo de la dirección colegiada y casi siempre se redacta en un documento de varias páginas. Por tanto, a la hora de elaborar la primera hoja del protocolo es necesario utilizar el formulario general de la organización o empresa, y si no existe un formulario general, el protocolo se redacta en hojas de papel A4 con los detalles ordenados según el modelo de la forma general.

Si no se utiliza un formulario para preparar la primera hoja del protocolo, los detalles generalmente se completan longitudinalmente (a lo largo del margen superior de la hoja de papel) centrados.

El formulario de protocolo estándar incluye los siguientes detalles obligatorios:

• nombre completo de la organización o empresa;
• nombre del tipo de documento (PROTOCOLO);
• fecha de;
• índice (en protocolos que se relacionan con documentos administrativos);
• lugar de compilación;
• título;
• texto;
• firmas.

Detalles adicionales del protocolo son:

• nombre de la unidad estructural;
• sello de aprobación;
• marcar la presencia de aplicaciones;
• lugar (sala, oficina) y hora de la reunión;
• apellido e iniciales del presidente de la reunión;
• fecha de firma del protocolo;
• método de votación (abierto, secreto, ausente).

Las características del registro de los detalles obligatorios del protocolo, así como la presencia, cantidad y reglas para el registro de detalles adicionales, las características del formulario están determinadas por los requisitos de la legislación vigente, las costumbres comerciales o una situación de gestión específica. Pero todas las características de diseño se basan en algoritmo general, que históricamente se desarrolló en el proceso de elaboración y emisión de un protocolo como uno de los principales tipos de documentos administrativos.

Encabezado de protocolo

Para garantizar la fuerza legal del protocolo, es necesario redactar correctamente nombre completo de la organización o empresa, que se reconoce como el nombre de la persona jurídica inscrita en el Registro Estatal Unificado de Personas Jurídicas de acuerdo con sus documentos constitutivos y estatuto (es decir, con una indicación obligatoria de la forma organizativa y jurídica):

Ejemplo 1

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Sociedad de Responsabilidad Limitada "Su Socio"

Ejemplo 2

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Sociedad Anónima Cerrada "ABVGD"

Nombre de la unidad estructural(detalles adicionales del protocolo) generalmente se redacta en un documento en los siguientes casos:

• el protocolo registra todo tipo de actividades colegiadas en una división separada de la empresa (ver Ejemplo 3);
• Las actas se utilizan para formalizar reuniones (principalmente de carácter operativo) que se llevan a cabo en una de las divisiones estructurales internas de la empresa (ver Ejemplo 4).

Ejemplo 3

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Sociedad de Responsabilidad Limitada “Sociedad “Quinto Elemento”
Sucursal "Noroeste"

Ejemplo 4

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Sociedad Anónima Abierta "Remmekhanizatsiya"
Departamento de Contabilidad y Declaración Fiscal

Los nombres de las divisiones estructurales en el protocolo deben corresponder a los nombres exactos consagrados en el organigrama, la plantilla u otros documentos internos de la organización.

Nombre del tipo de documento (PROTOCOLO) siempre escrito en mayúsculas y ubicado una o dos líneas debajo del nombre de la empresa o unidad estructural (si los detalles están dispuestos longitudinalmente, de forma centrada).

fecha El acta es la fecha de la reunión, y no la ejecución y firma final del documento. Si una reunión de un órgano colegiado duró varios días, el acta indica su fecha de inicio y su fecha de finalización. Los métodos de formato de fecha pueden variar. Por ejemplo, vía digital:

Ejemplo 5 Formato de fecha digital

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Ejemplo 6 Forma digital de registrar la fecha de una reunión que duró 2 días

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04.05.2011 - 05.05.2011

El método digital se utiliza principalmente al registrar fechas de reuniones y reuniones operativas.

A la hora de registrar fechas en los protocolos de órganos colegiados (alta dirección y órganos ejecutivos), es preferible el método alfanumérico.

Ejemplo 7 Formato de fecha alfanumérico

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Ejemplo 8 Registro de la fecha de una reunión que duró 2 días

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La fecha se encuentra una línea debajo del nombre del tipo de documento o encima de una línea de límite especial en el formulario general.

Número de índice) del acta se redacta en la misma línea que la fecha de la reunión sobre la línea límite en la forma general o dentro del área total asignada para la fecha y el índice en el encabezamiento del documento. El índice del protocolo es el número de serie de la reunión dentro del año calendario o dentro del mandato del órgano colegiado. Cabe señalar que al diseñar los índices del 1 al 9, se deben utilizar al menos dos caracteres. Por ejemplo, los índices más simples están correctamente designados: "No. 01", "No. 07", etc. (Ver Ejemplos 7 y 8).

Accesorios "lugar de composición o publicación" se redacta en una línea separada debajo de la fecha y el índice (si los detalles están dispuestos longitudinalmente, en el centro de la siguiente línea).

Este detalle contiene el nombre del lugar geográfico donde efectivamente tuvo lugar la reunión del órgano colegiado. Las abreviaturas convencionales utilizadas al designar nombres geográficos deben cumplir con las Reglas para la prestación de servicios postales.

Ejemplo 9

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Kolomna, región de Moscú.

Ejemplo 11

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Con. Distrito de Maleevo Kolomna
región de Moscú

Como encabezamiento el protocolo está elaborado breve exposición del tipo de reunión(tipo de actividad colegiada) en el caso genitivo, que coincide con el nombre del tipo de documento (PROTOCOLO - ¿qué?), el nombre del organismo colegiado y comienza con mayúscula.

Ejemplo 12 Ubicación angular de los detalles de la parte formal del protocolo

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Ejemplo 13 Disposición longitudinal de detalles de la parte formal del protocolo

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El título del acta como tipo de reunión se redacta una o dos líneas debajo del detalle “lugar de redacción o publicación”, necesariamente desde el borde del margen izquierdo o en la zona marcada en la forma general con esquinas limitantes en el esquina superior izquierda de la hoja de papel. Esta disposición es necesaria para la colocación longitudinal y angular de las piezas (ver Ejemplos 12 y 13).

El texto del protocolo es el requisito más complejo y consta de dos partes: introductoria y principal. La parte introductoria del texto está estrictamente formalizada. Contiene información sobre la composición de los presentes en la reunión y la agenda (la lista de temas sometidos a discusión), que son elementos completamente independientes del texto y están formulados de acuerdo con reglas estándar.

Composición de los presentes Se traza dos líneas debajo del tipo de reunión desde el borde del campo izquierdo y comienza con la indicación del presidente y secretario de la reunión. Los apellidos del presidente y del secretario se escriben después de un guión, las iniciales siguen al apellido.

Ejemplo 14

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Presidente - Markov S.V.
Secretaria - Petrova A.I.

Los apellidos e iniciales de los miembros permanentes de los órganos colegiados (miembros electos o de oficio del colegio) que estuvieron presentes en la reunión se enumeran alfabéticamente por apellido sin el título del cargo después de la palabra “Presente:”, que es escrito dos líneas más abajo, siempre desde el borde del margen izquierdo, y termina con dos puntos. Los nombres de los presentes se escriben en todo el ancho de la línea con un interlineado.

Ejemplo 15

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Presente: Borisov A.M., Vinogradov V.V., Gromov P.S., Dmitriev P.E., Ivanov L.M., Fomin P.P.

Si los miembros de un órgano colegiado incluyen a más de 15 personas, entonces la composición de los presentes se indica cuantitativamente y se adjunta al protocolo una lista de nombres, sobre la cual se toma nota.

Ejemplo 16

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Presentes: 20 personas (lista adjunta)

Los nombres e iniciales de los funcionarios invitados que no son miembros del órgano colegiado, pero que estuvieron presentes en la reunión, se enumeran después de la palabra “Invitado:”. Se elabora desde el borde del margen izquierdo dos líneas debajo de la palabra “Presente:” y termina con dos puntos. Es costumbre indicar los cargos de estas personas.

Ejemplo 17

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Invitado: gerente de clientes Ageeva N.O., jefa del departamento de atención al cliente Kotova L.P.

La lista de temas sometidos a discusión y decisión por parte del órgano colegiado se elabora después de las palabras "Agenda:", que se ubica desde el borde del margen izquierdo dos líneas debajo de la composición de los presentes y termina con dos puntos.

Cada punto de la agenda se formula con la preposición "O" y responde a la pregunta "¿Sobre qué?" y contiene una indicación del cargo, apellido e iniciales del hablante. Además, la palabra "portavoz" no se utiliza en el protocolo; la fórmula correcta del discurso es: "Informe - (¿de quién?) cargo, apellido, iniciales".

Los temas están numerados con números arábigos, ordenados en la agenda según su grado de importancia (o de acuerdo con el tiempo previsto de discusión) y están trazados con una línea roja.

Ejemplo 18

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Agenda:

1. Sobre la aprobación de la Política Contable para 2011
   Informe del jefe de contabilidad adjunto Krasnov A.I.
2. Sobre la preparación de una solicitud de préstamo a la sucursal de Moscú de North-West Bank (OJSC).
   Informe del jefe del departamento jurídico Smolin A.G.

Los puntos del orden del día deben formularse de forma clara y específica, ya que son la verdadera títulos del texto posterior del protocolo, que se presentará punto por punto en la secuencia de consideración de los temas en la reunión.

La expresión “Varios” en el orden del día del protocolo completado se considera inapropiada, porque el documento se redacta después de la reunión, cuando ya es posible formular con precisión todas las cuestiones consideradas.

Incluso en los casos en que el orden del día de la reunión se elabore como un documento informativo independiente y se envíe previamente a los participantes de la reunión y a los miembros del órgano colegiado, el texto del acta deberá incluir la redacción de todos los temas discutidos. La nota en el texto del protocolo: “Se adjunta el orden del día” es inaceptable, incluso cuando el orden del día se presenta junto con el protocolo como un documento informativo separado.

La parte principal del texto del protocolo, es decir, todo el curso de la reunión y las decisiones tomadas, es redactado por el secretario de la reunión, trabajando casi como un intérprete simultáneo, sólo el discurso se "traduce" de la forma oral (a menudo espontáneo, emocional y no siempre preparado) en forma escrita, es decir. ordenado, basado en patrones de habla, principalmente con orden directo de palabras y el uso de vocabulario especial y términos de estilo comercial.

La parte principal del texto del protocolo está estructurada de acuerdo con los puntos del orden del día por apartados. Cada sección, que refleja el curso de la reunión, consta de tres partes: ESCUCHADO - HABLADO - DECIDIDO (DECIDIDO).

La palabra “ESCUCHADO” está numerada de acuerdo con el número del tema del orden del día, dibujada desde el borde del margen izquierdo en letras mayúsculas y termina con dos puntos. A continuación, desde la línea roja, se escriben el apellido y las iniciales del hablante en caso genitivo (ESCUCHADO - ¿quién?), se coloca un guión, y luego se escribe brevemente o en detalle el contenido del informe. La presentación suele ser en tercera persona del singular en tiempo pasado:

Ejemplo 19

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1. ESCUCHADO:

Krasnova A.I. - informó sobre las principales disposiciones de la política contable de la empresa para 2011. Señaló que fue completamente revisada en relación con los cambios realizados en el Código Fiscal de la Federación de Rusia. Propuso aprobar la política contable de la empresa para 2011.

Si el texto del informe principal se preparó con antelación y, tras considerar el tema, se transfirió a la secretaría/secretaria de la reunión, entonces a la hora de presentar el texto conviene utilizar otra técnica: formular brevemente el tema del informe. de acuerdo con el orden del día y después del punto se anota: “Se adjunta texto del informe”.

Ejemplo 20

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1. ESCUCHADO:

Krasnova A.I. - sobre las principales disposiciones de la política contable de la empresa para 2011. Se adjunta el texto del informe.

En este caso, el informe elaborado previamente debe ser ejecutado, firmado y fechado por el autor, para que pueda ser emitido como un documento independiente anexo al protocolo.

La palabra “HABLADO” se escribe desde el borde del margen izquierdo en letras mayúsculas y termina con dos puntos. El apellido y las iniciales de cada hablante están escritos en una línea roja y se indican en el caso nominativo (HABLADO - ¿quién?). Después del guión, se escribe un contenido breve o detallado del discurso en forma de discurso indirecto.

Todas las preguntas al orador y a los oradores, así como sus respuestas, se registran en el orden en que fueron recibidas y también se registran en la línea roja. No podrá indicarse el nombre de la persona que formula la pregunta.

Ejemplo 21

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Pregunta: ¿Están todos los grupos contables de activos fijos reflejados en la Política Contable?

Sí, todos los grupos que son necesarios para reflejar correctamente los activos fijos en la contabilidad de nuestra empresa.

Soluciones, adoptados colectivamente sobre cada uno de los temas discutidos, se escriben después de la palabra “DECIDIDO” o “DECIDIDO”. Estas palabras son términos de estilo empresarial que reflejan la toma de decisiones colegiada (lo que implica el pronombre "nosotros"). En la práctica empresarial, cada término tiene su propio ámbito de uso a la hora de elaborar protocolos. Así, en las actas de las juntas generales de accionistas, de fundadores, de juntas directivas, de colectivos laborales, de empleados (en el marco del autogobierno establecido y permitido por el código de conducta empresarial), de grupos de iniciativa, de Se considera correcto el uso del término “DECIDIDO” (se formalizan las actividades de los máximos órganos colegiados, “poder"). En las actas de reuniones de comités, directorios, grupos de trabajo, reuniones operativas y otros órganos ejecutivos colegiados (formuladas como “gerencia operativa”) se considera correcto el término “RESUELTO”.

Esta palabra se escribe desde el margen izquierdo en letras mayúsculas y termina con dos puntos. A partir de la línea roja se formulan de forma breve y precisa punto por punto las actuaciones administrativas, las cuales deberán numerarse de acuerdo con el número del tema del orden del día. El número de la decisión adoptada consta de dos partes, separadas por un punto, correspondiendo el primer dígito al número del tema de la agenda y el segundo al número de la decisión sobre este tema (después de todo, a menudo sucede que se tomen varias decisiones e instrucciones sobre un mismo tema del orden del día). Vea el Ejemplo 22.

La cláusula que establece una norma jurídica (“normativa”) se formula según un modelo de discurso estándar: ¿qué hacer, en qué tiempo (a partir de qué hora o durante qué período)? Consulte la solución 1.1 en el Ejemplo 22.

1. ¿A quién - qué hacer - para cuándo? (ver solución 1.2 en el Ejemplo 22) o

Si la decisión se tomó mediante votación, sus resultados se presentan en la forma: "A favor - 10, en contra - 0, se abstuvo - 2" o "Por unanimidad". El cumplimiento de este formulario es obligatorio cuando se adopten decisiones sobre el nombramiento, elección o aprobación de candidatos o sobre la composición personal de comisiones, comités, etc.

Lea sobre la votación acumulativa en el artículo de Sergei Rossol "

Parte formal del protocolo.

Firmas el presidente y el secretario de la reunión se documentan en actas editadas y verificadas. Están ubicados de tres a cuatro líneas debajo del texto desde el borde del margen izquierdo y están separados por una línea. En las transcripciones de firmas, las iniciales se colocan antes del apellido. Las firmas personales del presidente y del secretario se redactan sobre el protocolo original.

Ejemplo 24

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Dado que el protocolo es un documento administrativo interno de la empresa, Por lo general, no se requiere identificación con sello..

Las copias (fotocopias) del protocolo ejecutado y firmado o extractos del protocolo, que sean necesarios en el proceso de envío del documento para su ejecución, tienen derecho a certificar con su firma el secretario (secretario de la reunión o secretario del órgano colegiado). de oficio), redactando correctamente una nota en la certificación de la copia. Si se utiliza una copia o extracto del protocolo dentro de la organización, no se le coloca un sello (ni tampoco al protocolo en sí). Si un extracto o copia del protocolo está destinado a ser utilizado fuera de los muros de la organización de origen, vale la pena sellarlo.

Ejemplo 25 Marca en la certificación de una copia del protocolo.

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Algunos tipos de protocolos están sujetos a la aprobación del primer director de la empresa u organización. Por ejemplo, se aprueban las actas de las reuniones de la comisión de expertos de la organización, la comisión de expertos para asignar/eliminar restricciones de acceso a la información y los documentos de la organización, las actas de las reuniones de los grupos de proyectos/oficinas de proyectos en la gestión de proyectos, etc.

La aprobación se emite con un sello de firma, que se encuentra en la esquina superior derecha del documento y consta de la palabra "APROBAR", el nombre abreviado del puesto del gerente (ya que el nombre completo de la organización o empresa se indica en el parte del encabezado del documento o en la forma general), firma personal, su transcripción y fechas de aprobación.

El artículo de Sergei Rossol “Acta de la junta general de accionistas y participantes” en la revista “Trabajo de oficina y flujo de documentos en la empresa” No. 4” 2011 en la página 33 está dedicado a las peculiaridades de la redacción del acta de la junta general reunión de participantes en una LLC y actas de accionistas en una JSC.

Para obtener información sobre cómo celebrar una junta general de accionistas/participantes en una sociedad anónima y una LLC, lea el artículo de Sergei Rossol "Reunión anual en empresas comerciales" en la revista "Oficina y flujo de documentos en una empresa" No. 3” 2011 en la página 62

Reuniones de participantes y registro de sus resultados.

El órgano supremo de la LLC, de conformidad con lo dispuesto en la Parte 1 del art. 32 de la Ley “Sobre Sociedades de Responsabilidad Limitada” de 08/02/1998 No. 14-FZ (en adelante, Ley Federal No. 14), es la junta general de sus participantes.

Toma decisiones:

1. Para todas las facultades que sean de su competencia en virtud de la ley.
2. En cuestiones de su competencia según los estatutos de la organización.

En virtud de la parte 1 del art. 32 Ley Federal No. 14, las decisiones se pueden tomar tanto en reuniones ordinarias como extraordinarias. Al mismo tiempo, es inaceptable considerar durante la reunión cuestiones que inicialmente no estaban incluidas en el orden del día.

El único documento oficial que acredita la celebración de reuniones, registrando los temas considerados en ellas y las decisiones tomadas en ellas, es, de conformidad con el apartado 6 del art. 37 Ley Federal No. 14, protocolo. La redacción de actas de la junta general de los participantes de la LLC debe ser organizada por el órgano ejecutivo (colegiado o único) de la organización.

Requisitos para el contenido del protocolo.

La legislación no establece requisitos para el acta de la junta general de participantes de LLC, sin embargo, el art. 181.2 del Código Civil (en adelante, el Código Civil de la Federación de Rusia) regula las cuestiones de la toma de decisiones en las reuniones de LLC.

En virtud de esta norma, en el acta de reunión o decisión exclusiva de un participante de la empresa se incluye la siguiente información:

• fecha y hora de inicio y finalización de la reunión del órgano supremo de la LLC;
• indicación del lugar donde se celebra la reunión;
• información sobre los participantes de la empresa que asistieron a la reunión;
• agenda y decisiones tomadas sobre los temas identificados;
• información sobre los miembros de la comisión de escrutinio;
• información sobre quienes votaron en contra de un tema en particular, si ingresar dichos datos es necesario debido a los requisitos de la organización.

Los requisitos anteriores son obligatorios, por lo que deberán constar en cualquier acta de la asamblea general, sin excepción alguna.

Además de los requisitos legales, el documento social de que se trate, conforme a las costumbres empresariales, deberá contener:

• características que lo individualizan (por ejemplo, número de serie);
• información sobre las personas que hablaron en la reunión (el orador principal, los participantes que hablaron y formularon preguntas);
• distribución de votos (a favor, en contra y abstención);
• resultado de la votación (decisión tomada, propuesta rechazada, etc.);
• firmas de personas autorizadas.

Formulario de protocolo, notarización.

Código Civil de la Federación de Rusia en el párrafo 3 del art. 181.2 determina que la forma del acta de la junta general de participantes de LLC debe estar escrita . Al mismo tiempo, en virtud del sub. 3 págs.3 art. 67.1 del Código Civil, para confirmar la celebración de dicha reunión y el hecho de que se tomó una decisión sobre un tema específico (resultados de la votación al respecto), es posible que se requiera la certificación notarial del acta.

En su totalidad, si partimos de la letra de la ley, no se lleva a cabo la certificación notarial de las actas de las juntas generales de una LLC. Sólo certificado:

• el hecho de que la decisión haya sido tomada por la junta general;
• una lista de participantes presentes en una reunión en particular.

Sin embargo, debido a que la información especificada se incluye en el protocolo como sus partes constitutivas, en la práctica se utiliza la expresión “certificar el protocolo”. Al mismo tiempo, los participantes de la empresa pueden evitar la necesidad de cumplir con la obligación de certificar el protocolo ante notario especificando otro método de certificación en los estatutos de la organización o tomando una decisión unánime apropiada de todos los participantes.

¿No conoces tus derechos?

Código Civil de la Federación de Rusia en sub. 3 págs.3 art. 67.1 permite los siguientes métodos:

1. Firma del protocolo por todos los participantes.
2. Firma de un documento por parte de los participantes que intervinieron en la reunión.
3. Utilizando medios técnicos de grabación (en la práctica, a menudo se utiliza la grabación de vídeo).

La norma no limita esta lista, indicando que se podrá utilizar otro método que no contradiga la ley para establecer claramente el hecho de que se ha tomado una decisión.

El requisito del inciso no se aplica. 3 págs.3 art. 67.1 del Código Civil de la Federación de Rusia y en relación con aquellas empresas que tienen un solo participante, lo cual es indicado directamente por la Cámara Federal de Notarios en su carta de 01.09.2014 No. 2405/03-16-3.

Se pueden encontrar más detalles sobre el tema en consideración en el artículo "Norización notarial de las actas de las juntas generales de una LLC".

Individualización de características y numeración.

La práctica de las relaciones de derecho civil se ha desarrollado de tal manera que los documentos oficiales (especialmente los corporativos) deben tener características individualizadoras. Esto también se aplica a las actas de las juntas generales.

Estos signos incluyen:

1. Numeración del acta de la junta general de participantes de LLC.
2. Indicación de las fechas de formación y firma de cada documento.

Los detalles especificados le permiten identificar un protocolo particular, lo que simplifica el procedimiento burocrático. Además, el párr. 2 horas 6 cucharadas. 37 La Ley Federal No. 14 establece que todos los protocolos deben archivarse en un libro mayor, cuyos extractos pueden ser solicitados por los participantes de la LLC en cualquier momento. La legislación no contiene otros requisitos para el procedimiento de almacenamiento de protocolos.

¿Quién firma el acta de la junta general de participantes de la LLC?

La respuesta a la pregunta que nos ocupa se da en el apartado 3 del art. 181.2 del Código Civil de la Federación de Rusia, según el cual se deben colocar las siguientes firmas en el protocolo:

• presidente de la reunión;
• secretario de la reunión.

Al mismo tiempo, sobre la base del inciso 5 del art. 37 Ley Federal No. 14, el presidente puede ser uno de los participantes de la LLC, quien es elegido como tal después de la apertura de la reunión y antes del inicio de la consideración de los principales temas del orden del día.

La elección del presidente de la junta la realiza la persona que abre la junta, quien, de acuerdo con el párrafo 4 de esta norma, puede ser:

• órgano ejecutivo único;
• Presidente del órgano colegiado de dirección de la empresa;
• Presidente del consejo de directores;
• auditor;
• auditor;
• un miembro de la empresa entre los iniciadores de la reunión.

Normas para el envío del protocolo a los participantes.

La persona que llevó el acta de la junta general de participantes de la LLC, de conformidad con el párrafo. 3 apartado 6 del art. 37 Ley Federal No. 14, está obligado a enviar una copia de la misma a todos los participantes de la organización. Esta disposición establece un plazo de 10 días para el cumplimiento de la solicitud de remisión.

El protocolo terminado se envía de acuerdo con los siguientes requisitos:

1. Enviado por correo certificado.
2. Enviado a la dirección de registro de cada participante.

Si los estatutos de la LLC especifican requisitos adicionales o de otro tipo con respecto al procedimiento para enviar copias de las actas, se aplican. Así, como alternativa, se podrá indicar la entrega del documento en mano, mediante mensajería, etc.

Entonces, el acta es una confirmación de la reunión y registra el hecho de que se tomaron ciertas decisiones. El documento tiene una forma escrita simple y debe ser certificado por notario o de otra forma establecida por el estatuto o decisión de todos los participantes. Al mismo tiempo, debe tener características individualizadoras (número y fecha), estar firmado por el presidente de la reunión y el secretario de la reunión, y luego enviarse a los participantes de la LLC dentro de los 10 días.

La organización paga dividendos redactando el acta de la junta general de participantes. ¿Cómo numerar correctamente las actas, comenzar la numeración nuevamente cada año o se puede hacer de forma continua? Y si la organización no paga dividendos, ¿qué la amenaza? ¿con?

No existen requisitos especiales para la numeración de protocolos y decisiones en la ley. Esto no afectará la validez del documento. La organización decide de forma independiente si comienza a numerar desde principios de año o continúa con la existente. Las reglas de numeración pueden fijarse en los estatutos de una LLC, luego serán vinculantes.

La fuente de pago de dividendos es el beneficio neto de la organización, cuyo gasto se produce únicamente por decisión de los propietarios de la organización. En consecuencia, los fundadores tienen derecho a no tomar decisiones sobre el pago de dividendos, la organización no está sujeta a ninguna responsabilidad por ello.

La justificación de esta posición se da a continuación en los materiales del Sistema Glavbukh.

El incumplimiento de los requisitos para el formato y contenido de la decisión de la junta general de participantes, junto con otras circunstancias, a menudo se convierte en motivo para cancelar la decisión de la junta. El abogado de la empresa debe asegurarse de que, en caso de conflicto empresarial, la decisión tomada no pueda ser invalidada.

Requisito para el registro del protocolo.

La decisión de la junta general de participantes se documenta en el acta de la junta general de participantes.

No existen requisitos generales para el contenido y formato del acta de la junta general de participantes.

La ley contiene algunas orientaciones sólo para determinados casos, en particular para la decisión por la cual los participantes aprueban una transacción importante o una transacción de parte interesada.

En este sentido, el protocolo podrá redactarse de forma libre cumpliendo con los requisitos previstos para casos individuales.

Los requisitos para la redacción del acta de la junta general de accionistas se establecen en la Ley Federal de 26 de diciembre de 1995 No. 208-FZ “Sobre Sociedades Anónimas” (en adelante, la Ley de JSC) y en el Artículo 5 Se aprobó el Reglamento sobre requisitos adicionales para el procedimiento de preparación, convocatoria y celebración de una junta general de accionistas.

Con base en estos requisitos, el acta de la junta general de participantes deberá indicar lo siguiente:

• nombre completo de la empresa y ubicación de la empresa;
• tipo de reunión (anual o extraordinaria);
• la forma de celebración de una junta general es "reunión" (la ley también permite que se celebre una reunión extraordinaria en forma de votación en ausencia sin la reunión real de los participantes);
• fecha de la reunión;
• la dirección donde se celebra la reunión;
• agenda de la reunión;
• la hora de inicio y finalización del registro de las personas con derecho a participar en la reunión;
• horarios de apertura y cierre de la reunión;
• el número de votos de las personas con derecho a participar en la junta general sobre cada tema del orden del día de la junta;
• el número de votos de las personas que participaron en la reunión sobre cada tema del orden del día de la reunión, indicando si hubo quórum para cada tema;
• el número de votos emitidos para cada una de las opciones de votación (“a favor”, “en contra” y “abstención”) para cada punto del orden del día de la reunión para el cual hubo quórum;
• redacción de las decisiones adoptadas por la reunión sobre cada tema del orden del día de la reunión;
• las principales disposiciones de los discursos y los nombres de las personas que hablaron sobre cada tema del orden del día de la reunión;
• presidente y secretario de la reunión;
• persona que cuenta votos;
• fecha de elaboración del protocolo.

Firma de protocolo

La ley no establece quién debe firmar el acta de la junta general de participantes.

Por lo general, el acta de la junta general de los participantes de la LLC está firmada por el presidente y el secretario de la junta, por analogía con el acta de la junta general de accionistas (Cláusula 1, artículo 63 de la Ley de JSC). Sin embargo, en este caso, existe el riesgo de que la empresa no pueda documentar el hecho de la participación de un participante en particular en la reunión si, algún tiempo después de la reunión, decide impugnar la decisión ante los tribunales y declara que no estuvo presente en la reunión o votó en contra de las decisiones tomadas.

Para reducir el riesgo de impugnar una decisión, se pueden recoger las firmas de todos los participantes presentes en el acta de la junta general, aunque la ley no exige que así sea. Debe tenerse en cuenta que el acta de la reunión no podrá redactarse inmediatamente después de la reunión, además, un participante podrá negarse a firmarla.

El uso de papeletas puede ser aún más eficaz. Esto eliminará por completo la posibilidad de que un participante mencione el hecho de que votó de manera diferente o no participó en la reunión en absoluto. El procedimiento obligatorio para la votación por papeleta puede estar previsto en el Reglamento de la junta general de participantes.

Vladislav Kuznetsov

Experto líder del Estudio Jurídico "Sistema Abogado"

S. V. Karulin

Asesor jurídico jefe de OJSC "Reestr"

Vladislav Dobrovolsky

Candidato de Ciencias Jurídicas, Jefe de Práctica Corporativa del Grupo Jurídico "Yakovlev and Partners" (en 2001-2005 - juez del Tribunal de Arbitraje de Moscú)

Respecto al pago de dividendos

Documentar

En una LLC, la decisión de gastar la ganancia neta se documenta en el acta de la junta general de participantes (cláusula 1, artículo 28, cláusula 6, artículo 37 de la Ley de 8 de febrero de 1998 No. 14-FZ). No existen requisitos obligatorios para el acta de la junta general de participantes de LLC en la legislación. Pero hay detalles que es mejor indicar. Este es el número y fecha del acta, lugar y fecha de la reunión, puntos del orden del día, firmas de los participantes.

Un ejemplo del acta de una junta general de participantes de LLC. La decisión de gastar el beneficio neto en pagar dividendos.

Los estatutos de LLC "Trading Company "Hermes"" estipulan que la organización paga dividendos trimestralmente. A finales del primer trimestre de 2011, el beneficio neto de Hermes ascendió a 50.000 rublos. En la junta general de partícipes, celebrada el 18 de abril de 2011, se decidió utilizar la totalidad de este monto para pagar dividendos. La decisión se tomó por unanimidad. A partir de los resultados se elaboró ​​el acta de la junta general de participantes.

En una sociedad anónima se levanta acta de la junta general de accionistas. Se diferencia del acta de la junta general de participantes de la LLC en que está redactada en dos copias y tiene detalles obligatorios. Se enumeran en el párrafo 2 del artículo 63 de la Ley del 26 de diciembre de 1995 No. 208-FZ y en el párrafo 5.1 del Reglamento aprobado por Resolución de la Comisión Federal de Valores de Rusia del 31 de mayo de 2002 No. 17/ps.

En las empresas creadas por un solo fundador no se levantan actas de las juntas generales (inciso 3 del artículo 47 de la Ley de 26 de diciembre de 1995 No. 208-FZ). La dirección del gasto del beneficio neto la determina el único fundador mediante su decisión escrita *.

SV Razgulín

Subdirector del Departamento de Política Fiscal y Arancelaria del Ministerio de Finanzas de Rusia

Las organizaciones pueden pagar a los fundadores (participantes, accionistas) parte de las ganancias trimestralmente, una vez cada seis meses o una vez al año (cláusula 1 del artículo 42 de la Ley de 26 de diciembre de 1995 No. 208?FZ).

fuente de pago

La fuente de pago de dividendos es el beneficio neto de la organización (beneficio después de impuestos) (cláusula 1, artículo 28 de la Ley de 8 de febrero de 1998 No. 14-FZ)*. Las sociedades anónimas deben determinar este indicador con base en los estados financieros (). No existe tal requisito por ley para las LLC. Sin embargo, los representantes del servicio tributario recomiendan que todas las organizaciones se basen en los datos del Informe de resultados financieros (carta del Ministerio de Impuestos de Rusia del 31 de marzo de 2004 No. 22-1-15/597, UMTS de Rusia para Moscú de fecha 8 de octubre de 2004 No. 21-09/ 64877). El indicador de ganancia neta se refleja en la línea Ganancia (pérdida) neta de este tipo de estados financieros.

Un ejemplo de determinación del monto de los dividendos adeudados a los participantes de la empresa.

El capital autorizado de Alfa CJSC es de 40.000 rublos. AV. Lvov posee el 60 por ciento de las acciones de la organización y Hermes Trading Company LLC, el 40 por ciento. La organización paga dividendos trimestralmente.

Según el informe de resultados financieros del primer trimestre, el beneficio de Alpha después de impuestos (beneficio neto) ascendió a 50.000 rublos. Los participantes decidieron destinar el 40 por ciento de esta cantidad al pago de dividendos.

El monto total de dividendos es:
50.000 rublos. ? 40% = 20.000 rublos.

De esta cantidad, a Lvov le corresponde:
20.000 rublos. ? 60% = 12.000 rublos.

"Hermes" se debe:
20.000 rublos. ? 40% = 8000 rublos.

Situación:¿Es posible pagar dividendos utilizando las ganancias de años anteriores?

Sí tu puedes.

La fuente del pago de dividendos es el beneficio neto de la organización. Ni la legislación civil ni la tributaria establecen restricciones en cuanto al período de formación del beneficio neto, que es la fuente para el pago de dividendos. Esto se desprende del Código Fiscal de la Federación de Rusia,

3. Artículo:¿Qué puede hacer un fundador con el dinero de la empresa y qué no?

Pregunta No. 5. ¿En qué caso puede el fundador recibir dinero en forma de dividendos?

Los dividendos son beneficios de la empresa que los fundadores pueden distribuir entre ellos. Por lo tanto, puede recibir dinero como dividendo sólo cuando la empresa opera sin pérdidas. La tasa del impuesto sobre la renta personal sobre los dividendos es del 9 por ciento.

Si una empresa no ha obtenido beneficios durante el último año o al menos un trimestre, pero ha retenido ganancias de años anteriores, puede utilizarlas para pagar dividendos. Eso sí, siempre que ello no conduzca a una situación en la que esté prohibido el pago de dividendos. Y fue entonces cuando lo prohibieron.

No se pueden pagar dividendos si los activos netos de la empresa son inferiores al capital autorizado y de reserva. Los dos últimos indicadores están en el balance. Y los activos netos se calculan mediante una fórmula especial. En términos generales, se trata de todos los activos corrientes y no corrientes de la empresa menos sus pasivos. Todos estos indicadores también están en el balance.

Digamos que la empresa está operando con ganancias. El importe del activo neto también permite el pago de dividendos. Para recibirlos, los fundadores deberán celebrar una asamblea general de participantes y en ella tomar la decisión de distribuir las ganancias.*

Pregunta No. 6. ¿Con qué frecuencia puedo recibir dividendos?

La frecuencia de los pagos de dividendos debe especificarse en los estatutos de la empresa. Al mismo tiempo, la ley permite que los dividendos se paguen no más de una vez por trimestre. Si los fundadores quieren ejercer este derecho, pero los estatutos especifican un período más largo, primero deben realizar cambios en los estatutos. La decisión al respecto deberá tomarse por unanimidad en una reunión general de participantes. Quizás los fundadores quieran recibir dividendos todos los meses. Desde un punto de vista legal, esto es imposible. Sin embargo, nada impide que la empresa transfiera las cantidades ya distribuidas a los fundadores no inmediatamente, sino 1/3 cada mes.