Madaniyat markazidagi kotib kotibining ish tavsifi. Kotib-kotibning ish tavsifi: kotibning vazifalari va huquqlari qanday? Kotibning ishi nima?

Ofis kotibi har qanday korxonada muhim vazifani bajaradi: maktabda, bolalar bog'chasida, tijorat tashkilotida, shahar ma'muriyatida, sudda va hokazo. Shuning uchun ish beruvchilar uning tanlovi uchun alohida talablarga ega. Ish ta'rifi bunday xodimning ishini qanday tartibga soladi? U qanday vazifalarni bajarishi kerak va u qanday mas'uliyatni o'z zimmasiga oladi? Keling, bu savollarni keyin ko'rib chiqaylik.

Ishchi kotib uchun odatiy ish tavsifi namunasi

Kotib kotibining asosiy vazifasi menejer yordamchisi bo'lishdir. Aynan shu xodimning ishi menejer, direktor, o'rinbosar va boshqalarning ish jadvali qanchalik malakali tuzilganligini belgilaydi, u barcha yig'ilishlarni aniq qayd qiladi, biznes masalalarini hal qilish uchun hujjatlarni tayyorlaydi, pochta, qo'ng'iroqlarni qabul qiladi va hokazo. ko'pgina kompaniyalar, bu bir vaqtning o'zida ikkita lavozimni birlashtirishni anglatadi: to'g'ridan-to'g'ri kotib va ​​ofis menejeriga. Ko'pincha bu xodimdan chet tillarini bilish talab qilinadi. HR mutaxassisi uchun bunday xodimlar uchun standart ko'rsatmalar namunasi bo'lishi muhim, shuning uchun biz standart hujjatning mazmunini ko'rib chiqishni taklif qilamiz.

Umumiy holat

Mehnat vazifalarini bajarish tartibini tartibga soluvchi standart hujjatda kotib va ​​kotib "texnik xodimlar" toifasiga kiradi. Uning bevosita rahbari bosh direktor hisoblanadi. Asosiy talablar:

• kamida o'rta maxsus ma'lumotga ega bo'lishi;
• bir yillik tajriba;
• xodim kompyuter dasturlari - word, excel va boshqalarni bilishi kerak;
• ofis ishini tashkil etishga egalik qilishi kerak.

Tashkilotlar o'z ehtiyojlariga qarab, kotib kotibining ish tavsifidagi talablar ro'yxatini kengaytirishi mumkin. Masalan, sudda bunday xodim uchun yuqori tezlikda yozish qobiliyatiga qo'shimcha talablar qo'yiladi, shu jumladan. yozuv mashinkasida, shuningdek, sud zalida ishlatilishi mumkin bo'lgan har qanday turdagi asbob-uskunalar bilan ishlash qobiliyati kerak va hokazo.

Ish majburiyatlari

Standart ish tavsifiga ko'ra, kotib kotibi quyidagilarga majburdir:

• tashrif buyuruvchilarni qabul qilish va qabul qilish vaqtlarini kuzatib borish;
• qo'ng'iroqlar va yozishmalarni qabul qilish;
• hujjatlarni qabul qiling va uni menejeringizga imzolash uchun yuboring;
• turli talablarni rasmiylashtirish, ish vaqtini tashkil etish bo'yicha texnik ishlarni olib borish;
• xo'jayiningiz uchun xizmat safarlarini tashkil qiling - chiptalar sotib oling, mehmonxonalarni bron qiling va hokazo;
• bevosita rahbaringizning shaxsiy buyruqlarini bajarish va hokazo.

Asosiy qoidalar tashkilotning ehtiyojlariga qarab o'zgartirilishi mumkin: tijorat tashkilotlari uchun bu chet tillarini bilish zarurati, va tibbiyot sohasidagi kotib uchun, terminologiyani bilish va boshqalar.

Huquqlar

Kotib kotibining vazifalaridan tashqari, ish tavsifida kotib nimaga haqli ekanligi to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud. Masalan, uning huquqlari, agar uning hayoti yoki sog'lig'iga eng kichik xavf tug'dirsa, bevosita majburiyatlarini bajarishni boshlamaslik to'g'risidagi qarorni o'z ichiga oladi. Shuningdek, u o'z vakolatlari doirasida mustaqil qarorlar qabul qilishi va mehnat sharoitlarini yaxshilash bo'yicha oqilona takliflar kiritishi mumkin - yangi orgtexnika sotib olish va hokazo.

Mas'uliyat

Kotibning to'g'ridan-to'g'ri xizmat vazifalarini bajarish bo'yicha ko'rsatmalarida javobgarlik to'g'risida ogohlantirishlar mavjud. Masalan, kotib-kotib quyidagilar uchun javob beradi: mustaqil ravishda qabul qilingan qarorlar natijalari, tijorat sirlarini oshkor qilish va boshqalar. Shuningdek, xavfsizlik qoidalarini buzganlik, kechikish, ishda qatnashmaslik, vakolatni suiiste'mol qilish va boshqalar uchun javobgarlik mavjud.

Ish sharoitlari

Kotibning ish tavsifidagi ish sharoitlari har bir tashkilotda alohida belgilanadi, ammo ular Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining asosiy qoidalariga zid bo'lmasligi va xodimning huquq va erkinliklarini buzmasligi kerak.

Energetika muhandisi uchun ish tavsifi

Agar tashkilot yoki korxona xodimlari energiya muhandisi lavozimini ta'minlasa, vazifa paydo bo'ladi - yaratish ...

Kotib yordamchisining ish tavsifi - huquq va majburiyatlari

Kotib yordamchisi - bu keng ko'lamli bilim va ko'nikmalarga ega bo'lishi kerak bo'lgan menejer yordamchisi ...

Tizim ma'murining ish tavsifi

Tizim ma'murining ishi ma'lum bir ish joyidan tashqariga chiqadi va butun tashkilot faoliyatiga ta'sir qiladi.

Ombor sotuvchisi ish tavsifi

Ombor ishlab chiqarishda asosiy ob'ekt hisoblanadi. Va bu bo'limning eng muhim xodimi deb atash mumkin ...

Texnik direktorning ish tavsifi

Ko'pgina korxonalar bir nechta bo'limlarga bo'lingan. Ushbu bo'limlarning har biri o'z rahbariga ega bo'lishi kerak.…

Ofis menejeri uchun ish tavsifi

Lavozim tavsifi xodimning majburiyatlari va vakolatlarini tartibga soladi. Ushbu hujjat qo'l ostidagilar uchun bo'lim boshlig'i yoki...

Har qanday tashkilot, uning o'ziga xos xususiyatlari va faoliyat sohasidan qat'i nazar, nima qilishi kerak? Albatta, hujjatlarni saqlang. Hujjatlar aylanishi - bu har qanday muassasada mavjud bo'lgan narsa, shuning uchun u qayerdan kelgani va nima uchun bunday xizmatchi kabi kasb muhimligi aniq.

Muhim pozitsiya

Ko'pchilik, agar xodimlarda allaqachon kotib yoki hatto bir nechta kotib bo'lsa, kotibni yollashning ma'nosi yo'qligini aytadi. Bu yondashuv mutlaqo noto'g'ri, chunki bu ikki mutlaqo boshqa kasbning mas'uliyati turli vazifalarni bajarishni o'z ichiga oladi: kotib menejerning ish jadvalini kuzatish, qo'ng'iroqlarga javob berish, kofe olib kelish, kichik topshiriqlarni bajarish, kotibning mas'uliyatiga esa hamma narsani nazorat qilish kiradi. tashkilot hujjatlari.

Murakkab hujjatli nazorat

Mas'ul ish yurituvchi tashkilotdagi hujjatlar aylanishini nazorat qilibgina qolmay, u arxivning asosiy saqlovchisi ham hisoblanadi. Kotibning majburiyatlari quyidagi funktsiyalarni o'z ichiga oladi:

• rahbariyat uchun biznes yozishmalarini olib borish;
• tuzilgan hujjatlar bazasini shakllantirish;
• muayyan hujjatda ko'rsatilgan qoidalarning bajarilishini nazorat qilish.

Korrespondensiyani (kiruvchi va chiquvchi) hisobga olish ham kotib zimmasiga yuklanadi.

Kichik va yirik kompaniyalarda javobgarlikdagi farqlar

Amaliyot shuni ko'rsatadiki, tashkilot qanchalik katta bo'lsa, xodimlar soni shunchalik ko'p bo'ladi. Kotibni yollashning iloji bo'lmagan, lekin uning xizmatlarisiz qila olmaydigan kichik tashkilotlarda ular kotib lavozimini egallaydigan odamni jalb qilishadi. Kotib-kotibning mas'uliyati, allaqachon aniq bo'lganidek, bu ikki lavozim mas'uliyatining aralashmasidir. Bir kishi hamma narsani engish uchun etarli vaqtga ega, chunki kichik korxonalarda hujjat aylanishi mega-kompaniyalardagi kabi boy va xilma-xil emas.

Potentsial xodimga taqdim etilishi mumkin bo'lgan maxsus talablar

Kotibning mas'uliyati tashkilot faoliyatining o'ziga xos xususiyatlariga bog'liq. Masalan, xorijiy hamkorlari bo'lgan xalqaro tashkilotlar yoki kompaniyalar o'z kotiblaridan yozishmalarni, masalan, ingliz tilidan va aksincha tarjima qilishni talab qilishlari mumkin.

Ko'pincha bunday lavozimga ish tajribasiga ega bo'lgan odam ishga olinadi, chunki bu erda siz yuqori darajadagi qat'iyatga ega bo'lishingiz va uning ortida bir necha yillik amaliyotga ega bo'lgan chinakam vijdonli odam bo'lishingiz kerak. Ushbu yo'nalishdagi ta'lim muassasalarini endigina tamomlagan va tajribasiz yoshlar potentsial bo'lajak ish beruvchini ishlash istagi bilan hayratda qoldirishga harakat qilishlari kerak, ehtimol, hatto yirik, istiqbolli tashkilotda ham bunday lavozimni egallash imkoniyati mavjud.

Siz kompaniya faoliyatining o'ziga xos xususiyatlarini tushunishingiz kerak, ular bilan ishlashingiz kerak bo'lgan hujjatlar. Korxonani tartibga soluvchi qonunchilik bazasini etarlicha chuqur bilish ham potentsial xodim uchun katta afzallikdir.

Qaysi tashkilotlar kotiblarsiz qila olmaydi?

Katta shaharlardagi maktablar va bolalar bog'chalarida kotib lavozimi doimo mavjud. Buning sababi shundaki, barcha hujjatlarni kuzatib boradigan va kerak bo'lganda saqlangan hujjatlardan birini darhol taqdim eta oladigan shaxssiz amalga oshirish mumkin emas.

Maktabda ish yurituvchining vazifalari, masalan, savdo tashkilotida ish yurituvchining vazifalaridan biroz farq qiladi. Bu yerda har bir talabaning hujjatlari bilan ish olib boriladi. Hisobot davrining oxirida siz bajarilgan ishlar to'g'risida ma'lumot berishingiz kerak. Agar bunday tashkilotlarda ishlaydigan kishi bolalar va ularning ota-onalari bilan osonlikcha umumiy til topa olsa yaxshi bo'ladi, chunki hujjat aylanishidagi muammolar va aniqlanishi kerak bo'lgan nomuvofiqliklar juda keng tarqalgan.

Har qanday katta bolalar bog'chasi ham o'z xodimiga ega. Bu erdagi ish majburiyatlari maktablarda ushbu profildagi xodimlarning vazifalariga o'xshaydi. Bu shunday davlat yoki xususiy tashkilotlar faoliyatining bir xil yo'naltirilganligi bilan izohlanadi. Bunday muassasalar ham ular uchun mas'uliyatli va malakali xodimning ishlashini xohlaydi. Bolalar bog'chasida ushbu mutaxassisning vazifalari bir xil bo'lib qoladi: hujjat bazasi va arxivlar bilan ishlash.

Yaxshi xodim ega bo'lishi kerak bo'lgan ba'zi shaxsiy fazilatlar

1. Yuqori toifali rekordchi bo'lishni istagan odam juda yaxshi xotiraga ega bo'lishi kerak. Hissiylik - bu dushman bo'lib, u bilan kurashish kerak va kayfiyatning o'zgarishi qandaydir tarzda ish samaradorligiga ta'sir qilishiga yo'l qo'ymaslik kerak.
2. Tolerantlik kotibda bo'lishi kerak bo'lgan haqiqiy xazinadir. Uning ish majburiyatlari ko'plab odamlarga "barmoqlarda" ko'plab hujjatlarning ma'nosini va har bir alohida "barg" ning ahamiyatini tushuntirish funktsiyasi bilan to'ldiriladi, ularsiz biron bir istakni amalga oshirish mumkin bo'lmaydi.
3. O'z-o'zini nazorat qilish bag'rikenglik kabi muhimdir. Bu sohada ko'pincha tayyor bo'lmagan odamni g'azablantirishi mumkin bo'lgan vaziyatlar yuzaga keladi. Siz doimo o'zingizni nazorat qilishingiz kerak.
4. Ishbilarmonlik aloqalari ko'nikmalari bir tashkilotda ishlaydigan yoki kompaniya bilan biznes aloqalari bo'lgan odamlar bilan doimiy muammolarni tezda hal qilishga yordam beradi.
5. Maniya darajasida tashkilot. Darhaqiqat, yaxshi kotib hech qachon masala va hujjatlarni "keyinroqqa" qoldirmaydi, chunki u bu xatolarga yoki to'liq tartibsizlikka olib kelishi mumkinligini juda yaxshi tushunadi, hech qanday holatda hujjatlar bilan ishlashda yo'l qo'ymaslik kerak.

Kotibning ishi mashaqqatli va mas'uliyatli bo'lib, jiddiy tayyorgarlik ishlarini va g'ayrioddiy individual xususiyatlarni talab qiladi: aql, xotirjamlik, xotirjamlik va fidoyilik. Kotib-kotiblik vazifasini bajara olgan odam ko'pincha namunali oila boshlig'i bo'lib, boshliq bunday qimmatbaho yordamchini hech qanday qo'polliksiz hurmat qiladi. Kotib kotibi uchun mo'ljallangan ish tavsifi juda ehtiyotkorlik bilan tuzilgan.

Ish tavsifi nima?

Lavozim ta'rifi xodim uchun asosiy hujjatlardan biri bo'lib, unda uning majburiyatlari, majburiyatlari, bo'ysunuvchi dastur va o'zaro almashinish qobiliyati batafsil tavsiflanadi. Ushbu hujjatlar tufayli tashkilotning kotibi - kotibi, muhandisi va boshqa xodimlarining majburiyatlari chegaralari aniq belgilangan va ish jarayoni uchun qulay sharoitlar ta'minlangan. Bo'lim ishlab chiqaruvchisi uchun ko'rsatmalar har bir kompaniyada tuzilishi kerak.

Ish ta'riflari kabi hujjatlarni ishlab chiqadigan va tasdiqlaydigan shaxslar mehnat qonunchiligining barcha bandlari va standartlariga muvofiqligini diqqat bilan tekshirishlari kerak. Bunday holatda, agar sudda boshliq va xodim o'rtasida sud jarayoni o'tkazilsa, unda hujjatlar noto'g'ri tuzilgan bo'lsa, sud xodimning foydasiga qaror qabul qiladi.

Ish beruvchi yoki uning o'rinbosari lavozim tavsifini tasdiqlaydi. Filial tarmog‘i bo‘yicha hujjat filial direktori tomonidan tasdiqlanadi. Biroq, bu erda muhim shart bajariladi: tegishli band direktorning ishonchnomasida ko'rsatilishi kerak. Ideal holda, ish tavsifi bo'lim boshlig'i tomonidan ishlab chiqiladi, chunki u o'z xodimlarining faoliyatining nozik tomonlariga ega. Ushbu turdagi kotibiyat bo'limi yaratilgan va ushbu bo'limning tayinlangan boshlig'i bo'lgan yirik tashkilot uchun juda mos keladi. Faqat bitta kotib ishlaydigan kichik tashkilotlar uchun to'g'ridan-to'g'ri tashkilot direktoriga bo'ysunadi va ko'rsatmalar kadrlar bo'limi mutaxassislari tomonidan tuziladi.

Kotib-kotib uchun ushbu turdagi hujjat quyidagi tashkiliy tizimlar tomonidan kelishilgan va tasdiqlangan: yuridik bo'lim, mehnat bo'limi, kadrlar bo'limi mutaxassislari va boshqalar.

Belgilangan qoidalar

Ishlab chiqish va tasdiqlashdan so'ng u tegishli buyurtma bilan foydalanishga topshiriladi. Majburiy elementlarga quyidagilar kiradi:

• Hujjat kiritilgan sana.
• Hujjatlarni to'ldirish uchun mas'ul bo'lgan xodimning lavozimi.
• Eskirgan ko'rsatmani bekor qilish.

Har bir holatda, turli xil narsalar kotib-kotibning majburiyatlari ro'yxatiga mos keladi, ammo Mehnat vazirligi tomonidan allaqachon ishlab chiqilgan standartlashtirishni asos qilib olish yaxshidir. Rostini aytganda, u erda mavjud bo'lgan barcha ma'lumotlar maslahat ekanligini ta'kidlash kerak.

Ish tavsifini ishlab chiqishni boshlashdan oldin, kotib-kotibning lavozimi tavsiflanadi. Bu erda siz xodimga qo'yiladigan barcha talablarning aniq tavsifini berishingiz kerak. Majburiy talablarga quyidagilar kiradi:

• Umumiy holat. Bu erda to'liq lavozim nomi va tarkibiy bo'linma yoziladi, majburiyatlar va maqsadlar, bo'ysunuvchi dastur, lavozimga tayinlash va ishdan bo'shatish tartiblari, me'yoriy hujjatlar, ish stajlari, ko'nikmalar va bilimlar ko'rsatilgan.
• Ish majburiyatlari. Xodim tomonidan bajariladigan tadbirlar ro'yxati batafsil tavsiflanadi. Har bir kompaniya turli xil qiyinchiliklarga duch keladi. Bundan tashqari, ularning barchasi toifalarga bo'lingan. Masalan, hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablar; hujjatlar bilan ish jarayonini tashkil etish va boshqalar. Ko'pincha tashkilotda kotib-kotibning quyidagi majburiyatlarini topishingiz mumkin: kompaniyaning hujjat aylanishi joriy etiladi; kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni qayta ishlaydi; telefon qo'ng'iroqlari qayta yo'naltiriladi; korxonada hujjatlarning o'z vaqtida bajarilishini nazorat qiladi; arxivlar saqlanadi va hokazo.


• Huquqlar. Xodimning mehnat majburiyatlarini maksimal darajada samarali bajarishda foydalaniladigan vakolatlari tavsiflanadi.
• Mas'uliyat. Ushbu band xodimning o'z majburiyatlarini bajarmaganligi yoki lozim darajada bajarmaganligi uchun shaxsiy javobgarlik chorasini belgilaydi. Shuningdek, u o'z faoliyatining sifati va samaradorligi baholanadigan mezonlarni taqdim etadi.
• Aloqalar. Xodimga o'z majburiyatlarini bajarish jarayonida taqdim etiladigan barcha ma'lumotlar manbalari belgilanadi. Agar xodimning majburiyatlari uchinchi tomon kompaniyalari bilan ishlashni o'z ichiga olsa, bu xuddi shu bandda ko'rsatilishi kerak.
• Ilova. Ushbu element majburiy emas, ammo agar u mavjud bo'lsa, xodimga ish jarayonida o'z majburiyatlarini iloji boricha samarali bajarish osonroq bo'ladi. Bu erda ma'lumotnomadagi turli xil materiallar, jumladan hujjatlar, protokollar, yozma namunalar, muhr taassurotlari va boshqalarni yozib olish mumkin.

Ish ta'rifi, agar yaxshi va malakali ishlab chiqilgan bo'lsa, uzoq muddatli hujjatdir. Agar kerak bo'lsa, u o'zgarishi mumkin, masalan, mehnat qonunchiligi, davlat standarti va boshqa me'yoriy hujjatlardagi tarkibiy o'zgarishlar bilan bir qatorda kotib-kotibning majburiyatlariga jiddiy tuzatishlar kiritadi.

Shunisi e'tiborga loyiqki, turli bosqichlarda kotiblarning barcha majburiyatlari bir-biriga o'xshashdir, ammo aniq, batafsil majburiyatlar to'plamini tuzish qiyin, shuning uchun uning faoliyati me'yoriy hujjat bilan tartibga solinadi, unga qat'iy rioya qilish kerak emas. faqat xodim tomonidan, balki ish beruvchining o'zi tomonidan ham.

Kotibning ish tavsifi xodimning malakasiga qo'yiladigan talablarni o'z ichiga oladi, unga bo'ysunish, tayinlash va ishdan bo'shatish tartibini belgilaydi. Hujjatda xodimning funktsional majburiyatlari, huquqlari va uning majburiyatlari tavsiflanadi. Kotibning vakolatlari tashkilotning o'ziga xos xususiyatlari bilan belgilanadi.

Menejer kotibi uchun odatiy ish tavsifi namunasi

I. Umumiy holat

1. Kotib "texnik ijrochilar" toifasiga kiradi.

2. Kotib to'g'ridan-to'g'ri bosh direktorga / tarkibiy bo'linma rahbariga hisobot beradi.

3. Kotibni tayinlash yoki lavozimidan ozod qilish bosh direktorning buyrug'i bilan amalga oshiriladi.

4. Kotib lavozimiga kamida o‘rta ma’lumotli va shu kabi lavozimda kamida bir yillik ish stajiga ega bo‘lgan shaxs tayinlanadi.

5. Kotib yo'q bo'lganda, tashkilot uchun buyruqda ko'rsatilgandek, funktsional majburiyatlar, huquqlar va majburiyatlar boshqa mansabdor shaxsga o'tkaziladi.

6. Kotib bilishi kerak:

• tashkiliy tuzilma;
• ishbilarmonlik muloqoti va odobi normalari;
• ish yuritishni tashkil etish;
• rossiya Federatsiyasi fuqarolik va mehnat qonunchiligining asoslari;
• tashkiliy va kompyuter uskunalarini ishlatish qoidalari;
• amaliy dasturlar (Word, Excel va boshqalar);
• yozuv yozuvi;
• mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik, yong'indan himoya qilish qoidalari.

7. Kotib o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:

• Tashkilot ustavi;
• rossiya Federatsiyasi qonunchiligi;
• ichki mehnat qoidalari, tashkilotning boshqa boshqaruv hujjatlari;
• rahbariyatning buyruqlari va ko'rsatmalari;
• ushbu ish tavsifi.

II. Kotibning lavozim majburiyatlari

Kotib quyidagi funktsional vazifalarni bajaradi:

1. Mehmonlarni qabul qiladi.

2. Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni qabul qiladi va menejerga imzolash uchun taqdim etadi.

3. Ko'rib chiqish uchun menejerga yuborilgan yozishmalarni oladi. Qabul qilingan qarorga muvofiq, u o'z ishlarida foydalanish uchun tarkibiy bo'linmalarga yoki aniq shaxslarga yuboriladi.

4. Aloqa vositalaridan foydalangan holda muloqotni amalga oshiradi, ro'yxatga oladi va boshqaruvchiga rasmiy ma'lumotlarni uzatadi.

5. Rahbarning ishini texnik va tashkiliy ta'minlash bilan bog'liq faoliyatni amalga oshiradi.

6. Rahbar nomidan so‘rovlar, xatlar va boshqa hujjatlarni tuzadi.

7. Menejer tomonidan tashkil etilgan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlashda ishtirok etadi. Kerakli ma'lumotlarni to'playdi, ro'yxatga oladi, ishtirokchilarni yig'ilish joyi, vaqti va kun tartibi to'g'risida xabardor qiladi. Yig'ilishlarga rahbarlik qiladi va bayonnomalarini tayyorlaydi.

8. Menejer uchun xizmat safarlarini tashkil qiladi: chiptalar sotib oladi, transport, binolarni ijaraga oladi.

9. Xodimlar tomonidan rahbariyatning ko'rsatmalari va farmoyishlarini tashkil etishning bajarilishini nazorat qiladi.

10. Fayllarni shakllantiradi, hujjatlarning saqlanishini ta’minlaydi, belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.

11. Rahbarning shaxsiy rasmiy topshiriqlarini bajaradi.

III. Huquqlar

Kotib quyidagi huquqlarga ega:

1. O'z vakolatlari doirasida mustaqil qarorlar qabul qilish.

2. Agar hayot yoki sog'liq uchun xavf mavjud bo'lsa, o'z vakolatlaringizni amalga oshirishni boshlamang.

3. Rahbariyatga o‘z xizmat vazifalarini bajarishi, moddiy boyliklar va hujjatlarning saqlanishi uchun normal sharoit yaratish bo‘yicha talablar qo‘yish.

4. O'z vakolatlarini bajarish uchun rasmiy ma'lumotlarni to'liq olish.

5. Tashkilot faoliyatini va o'z ishini yaxshilash uchun rahbariyatga ratsionalizatorlik takliflarini yuborish.

6. Tashkilot faoliyatida aniqlangan kamchiliklar haqida menejerni xabardor qilish, ularni bartaraf etish bo'yicha takliflar kiritish.

7. Tarkibiy bo‘linmalar xodimlaridan topshiriqlar va rahbariyat ko‘rsatmalarini bajarish muddatlari va sifati buzilishi sabablari bo‘yicha zarur materiallar va tushuntirishlarni olish.

IV. Mas'uliyat

Kotib quyidagilar uchun javobgardir:

1. Tashkilot manfaatlarini va yig'ilishlarini ruxsatsiz ifodalashni o'tkazish.

2. Qabul qilingan qarorlar natijalari, o'z harakatlari.

3. Xizmat vazifalarini lozim darajada bajarmaslik.

4. Tashkilotning boshqaruv hujjatlari talablarini buzish.

5. Shaxsiy ma'lumotlar bilan noqonuniy ishlash, maxfiy ma'lumotlarni, tijorat sirlarini uzatish.

6. Tashkilotga, uning xodimlariga, pudratchilarga yoki davlatga zarar etkazish.

7. Mehnat intizomi talablarini, ichki mehnat qoidalarini, xavfsizlik standartlarini va yong'indan himoya qilishni buzish.

8. Odob va ishbilarmonlik muloqoti me'yorlarini buzish.

Sud majlisining kotibi

Sud kotibi davlat xizmatchisi bo'lib, faqat sudlarda ishlaydi. U sudyaning hujjatli ishini, sud jarayonlarini ta'minlaydi, yig'ilishlarda qatnashadi. Ushbu mansabdor shaxs quyidagi funktsional majburiyatlarni bajaradi:

1. Sud majlisida ko'rib chiqish uchun ish materiallarini to'playdi va tayyorlaydi.

2. Sud majlisining bayonnomasini yuritadi.

3. Chaqiruv qog'ozlarini tayyorlaydi va yuboradi, ishtirokchilarni yig'ilishga chaqiradi.

4. Sud ishlarini qonun talablariga muvofiq tayyorlaydi.

Kotib kotibi

Kotib kotibi tashkilotning hujjat aylanishini boshqaradigan mansabdor shaxsdir. Uning vazifalariga quyidagilar kiradi:

1. Telefon suhbatlarini o'tkazish va mijozlar bilan ishlash.

2. Hujjatlarda qayd etilgan majburiyatlarning o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilish.

3. Xat yozishni rasmiylashtirish va qayta ishlash.

4. Hujjat va yozishmalarni chet tilidan tarjima qilish.

5. Hujjatlar arxivini yuritish.

Korxonada ish yurituvchi kotib - bu juda talab qilinadigan lavozim bo'lib, uning bo'sh o'rni ko'pincha ish beruvchilar tomonidan e'lon qilinadi. Ushbu xodim katta hajmdagi turli xil hujjatlarni qayta ishlashda juda muhim funktsiyalarni bajaradi. Har bir korxonada hujjatlarni ro'yxatga olish va saqlash tartibini talab qiladigan hujjat aylanishi mavjud.

Har bir alohida korxonaning o'ziga xos yo'nalishi uning faoliyat turlariga va qayta ishlanadigan ichki va tashqi hujjatlar soniga bog'liq. Korxonaning faoliyat turlari uning Ustavida belgilanadi. Hukumat tuzilmalarida - yuridik va kommunal sohalarda, hatto ta'lim (bolalar bog'chalari, maktablar) va tibbiyot (poliklinikalar, shifoxonalar) sohasida juda katta hajmdagi hujjat aylanishi mavjud. Bu ilmiy va kadrlar faoliyatiga ham tegishli.

Tashkilot uchun uning faoliyatining muhim jihati ishbilarmonlik yozishmalarini olib borish, muzokaralar olib borish va shartnomalar imzolashdir. Hujjat aylanishining ichki hajmi ushbu omillarga bog'liq. Shuning uchun kotib-kotib ishiga talab va ahamiyat darajasi ancha yuqori.

Ruhoniy kotib kasbi nimani talab qiladi?

Bir qarashda, bu kasb juda zerikarli va odatiy. Biroq, ofis kotibining bevosita vazifalari nafaqat hujjatlar bilan ishlashni, balki hamkorlar, mijozlar va xodimlar bilan muloqot qilishni ham o'z ichiga oladi. Bundan tashqari, yirik kompaniyalarda hujjat aylanishi hajmi juda katta va faqat professional uni samarali va tez hal qila oladi. Shuning uchun deyarli har qanday korxonada to'liq kunlik kotib-kotib mavjud. Uning asosiy vazifalari:

• hujjat aylanishini tuzilishi, qayta ishlash va hisobini yuritish;
  qo'ng'iroqlarni amalga oshirish va qabul qilish, mijozlar bilan muzokaralar olib borish;
  kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni boshqarish;
• boshqa xodimlar tomonidan tayyorlangan nazorat hujjatlari;
• hujjatlarni arxivda saqlash uchun yuborish.

Ofis kotibi lavozimiga da’vogar quyidagi malaka talablariga javob berishi kerak:

• tegishli ma’lumotga – boshlang‘ich kasb-hunar yoki o‘rta ma’lumotga, maxsus nazariy tayyorgarlikka ega bo‘lishi, ish yuritish normalari va qoidalarini bilishi;
• hujjat aylanishi bo'yicha professional ko'nikmalarga ega bo'lish;
• orgtexnika vositalari bilan ishlay olish, kompyuterda erkin foydalanish, ofis dasturlarini bilish;
• Mijozlar, hamkorlar va xodimlar bilan muloyim va malakali muloqot qiling.

Bunday talablar kotibga nisbatan qo'llaniladi. Rezyume uchun mas'uliyat odatda ish beruvchi tomonidan bo'sh ish o'rni haqidagi e'londa taqdim etiladi.

Ofis kotibi lavozimiga da'vogar bilim va ko'nikmalardan tashqari, ushbu ish uchun mos keladigan shaxsiy fazilatlarga ega bo'lishi kerak.

• Xarakteri va fazilatlari quyidagi talablarga javob beradigan odam ideal variant bo'ladi:
• katta hajmdagi hujjatlarni maksimal tezlikda tahlil qilish va to'g'ri qaror qabul qilish imkonini beradigan analitik fikr;
• uzoq vaqt davomida bitta muammoga diqqatni jamlash qobiliyati;
• bir vaqtning o'zida bir nechta vazifalarni bajarish qobiliyati, masalan, mijozlarga qo'ng'iroq qilish va hujjatlarni qayta ishlash;
• katta hajmdagi ma'lumotlarni eslab qolish uchun yaxshi xotira;
• yuqori mas'uliyat hissi;
• yaxshi niyat;
• aloqa maxorati;
• malakali aniq nutq;
• xotirjam xarakter va stressga qarshilik, agar ish tez sur'at va katta hajmlarni talab qilsa;