Що в імені тобі моєму? Професійні вимоги до різних категорій секретарів Секретар по іншому називається

Секретаря називають вірним помічником і правою рукою начальника і не дарма, адже в обов'язки секретаря керівника входить забезпечення ефективної управлінської і адміністративної діяльності. Секретар керівника займається складанням і оформленням ділових паперів і документів, допомагає начальнику в справах, вирішує багато організаційних питань.

Посада секретаря-референта також можна вважати представницької, так як він є обличчям компанії - зустрічає гостей, відповідає на дзвінки і листи. Подібна робота вимагає великої зібраності, комунікабельності та організованості. З цієї причини професія секретаря може обіцяти великі перспективи - в майбутньому фахівець може стати офіс-менеджером, а потім і одним з директорів або топ-менеджерів.

Посада секретаря керівника необхідна практично в кожній компанії, що має офіс для клієнтів і відвідувачів. Це можуть бути як великі підприємства, так і організації малого бізнесу.

Історія професії

Згодом повноваження секретаря істотно розширилися і сьогодні вони можуть виконувати найрізноманітніші функції. Так, виникла необхідність у фахівцях вузької спеціалізації, внаслідок чого і з'явилася професія секретаря-референта, діловода, секретаря-перекладача і офіс-менеджера.

Обов'язки секретаря

У посадові обов'язки секретаря-референта входить:

• прийом відвідувачів;
• прийом телефонних дзвінків;
• ведення діловодства;
• планування робочого дня керівника;
• організація нарад;
• замовлення квитків та бронювання готелів для керівника і інших співробітників під час відрядження;
• замовлення канцтоварів для офісу;
• виконання прохань керівника.

Іноді функції секретаря керівника включають в себе листування англійською мовою.

Вимоги до секретаря

Вимоги до секретаря-референта включають в себе:

• середню або вищу освіту;
• володіння ПК;
• знання основ діловодства;
• знання англійської мови (іноді).

Також посаду секретаря передбачає наявність наступних навичок:

• пунктуальність;
• вміння добре виглядати (презентабельність);
• організованість.

Зразок резюме секретаря

зразок резюме

Як стати секретарем

Як стати секретарем? Це може володар будь-якого вищого освіти, який пройшов курси секретарів-референтів або отримав навчання безпосередньо на робочому місці. Як правило, роботодавці не пред'являють особливих вимог до отриманої спеціальності здобувача, а акцентують увагу на тому, щоб претендент мав необхідні особисті якості і зміг виконувати обов'язки на належному рівні.

Зарплата секретаря

Заробітна плата секретаря може бути різною - від 15 до 45 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Дохід залежить від кола обов'язків співробітника і регіону, в якому він працює. Середня зарплата секретаря-референта становить 30 тисяч рублів.

Повернутися назад на Обов'язки керівника

Секретар виконує такі посадові обов'язки:

- Здійснює роботу по організаційно-технічному забезпеченню адміністративно-розпорядчої діяльності керівника.

- Приймає надходить на розгляд керівника кореспонденцію, передає її відповідно до ухваленого рішення в структурні підрозділи або конкретним виконавцем для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.

- Приймає документи і особисті заяви на підпис керівника.

- Відповідає на телефонні дзвінки, фіксує і передає службову інформацію керівнику, організовує проведення телефонних переговорів керівника.

- За дорученням керівника складає листи, запити, інші документи.

- Виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), веде і оформляє протоколи засідань і нарад.

- Здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням термінів виконання вказівок і доручень керівника, взятих на контроль.

- Забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, які сприяють ефективній роботі керівника.

- Організовує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників.

- Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх збереження і у визначені строки здає в архів.

- Організовує відрядження керівника: замовляє авіа- та залізничні квитки, бронює готелі.

- Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

Секретар має право:

- Отримувати інформацію, в тому числі і конфіденційну, в обсязі, необхідному для вирішення поставлених завдань.

- Надавати керівництву пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи і роботи компанії.

- Вимагати за дорученням керівника від підрозділів підприємства та інших фахівців інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

- Вимагати від керівництва створення нормальних умов для виконання службових обов'язків і збереження всіх документів, що утворюються в результаті діяльності компанії.

- Приймати рішення в межах своєї компетенції.

Секретар несе відповідальність:

- За невиконання та / або несвоєчасне, недбале виконання своїх посадових обов'язків.

- За недотримання діючих інструкцій, наказів і розпоряджень по збереженню комерційної таємниці та конфіденційної інформації.

- За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки.

Обов'язки директора
колишній директор
Зовнішнє управління
Оперативне керування
Система управління

назад | | вгору

© 2009-2018 Центр управління фінансами. Всі права захищені. публікація матеріалів
дозволяється з обов'язковим зазначенням посилання на сайт.

Те, що повинен знати і вміти секретар, викладається в кваліфікаційній характеристиці.

кваліфікаційна характеристика- це нормативний документ, який встановлює, що повинен робити той чи інший працівник на своїй роботі, що він повинен знати і вміти для цього і яким має бути рівень його підготовки.

Посадові обов'язки (секретар повинен вміти)Виконувати технічні функції із забезпечення і обслуговування роботи керівника підприємства (або підрозділу), допомагати планувати робочий день керівника. Отримувати необхідні керівнику відомості від підрозділів або виконавців, викликати за його дорученням працівників. Організовувати телефонні переговори керівника, приймати і передавати телефонограми, записувати за його відсутності прийняті повідомлення і доводить до відома керівника їх зміст. Організовувати поїздки і відрядження керівника. Здійснювати роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час, місце та порядок денний засідання або наради, їх реєстрація), вести і оформляти протоколи. Забезпечувати робоче місце керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створювати умови, що сприяють його ефективній роботі. Надсилати й отримувати інформацію за допомогою приймально-переговорних пристроїв, швидко друкувати за вказівкою керівника різні матеріали. Вести документаційного роботу, приймати інформацію, що надходить на ім'я керівника, здійснювати її систематизацію відповідно до прийнятого на підприємстві порядку і передавати після її розгляду керівникам підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи або для підготовки відповіді. Вести інформаційне обслуговування керівника і співробітників (усне, документний, складати огляди друку, надавати копії цікавих статей). Стежити за термінами виконання доручень керівника за особистими заявами громадян. Організувати прийом відвідувачів, виявляючи при цьому тактовність і увагу до них, сприяти оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників, формувати справи відповідно до затвердженої номенклатури справ, забезпечувати їх зберігання і в установлені строки здавати до архіву. Створювати і користуватися базами даних (в тому числі інформацією Інтернету).

Секретар повинен знати:діяльність фірми та посадові обов'язки і компетенції співробітників; положення та інструкції з документаційного забезпечення; машинопис; роботу на персональному комп'ютері, сучасні комп'ютерні редактори (Word, Excel і ін.); правила орфографії і пунктуації; порядок розташування матеріалу при друкуванні різних документів; правила експлуатації офісної оргтехніки (факсів, міні-АТС, ксероксів, диктофонів, магнітофонів); правила користування приймально-переговорними пристроями; стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; правила внутрішнього трудового розпорядку; основи наукової організації секретарської праці; психологію людей і закони ефективної комунікації; службовий етикет; правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту; іноземну мову клієнтів і партнерів; Трудовий кодекс РФ.

Для розвитку і конкретизації кваліфікаційної характеристики на підприємствах (фірмах) розробляються посадові інструкції.

Посадова інструкція - головний організаційно-правовий документ, який регламентує діяльність секретаря, визначає його права, положення в організації, характер роботи. Секретар спирається на цей документ в своїх взаєминах зі співробітниками. Що в посадовій інструкції записано, то і спитають, які права в ній дані, ті секретар і має.

Посадова інструкція на секретаря - документ індивідуальний, так як посада секретаря має багато градацій. У маленькій організації (або фірмі) секретар (секретар-референт) буде один. У більших організаціях секретарі можуть бути у керівника і його заступників, в кожному структурному підрозділі. Є секретарі колегії, вчені секретарі наукових рад і т. Д. У кожного секретаря завжди виходячи з обсягів і специфіки діяльності організації, вимог керівника і його довіри до секретаря складаються своє коло обов'язків і прав, різні поєднання творчих, логічних і технічних видів робіт. У той же час існує типовий набір управлінських операцій по документному і бездокументарній обслуговування, які виконують всі секретарі. Крім того, особливість і складність складання посадової інструкції секретаря обумовлені багатогранністю його діяльності. Тому неможливо говорити про будь-яке єдиному стандарті посадової інструкції секретаря (секретаря-референта).

Однак, як і до будь-якої посадової інструкції, до неї пред'являються загальні вимоги. Перш за все вона має вже усталену уніфіковану структуру тексту, а саме розділи:

1. Загальні положення;

2) функції;

3) посадові обов'язки;

5) відповідальність;

6) взаємини;

7) зв'язку за посадою.

Може бути додано розділ «Оцінка роботи», а в останні роки все частіше з'являється розділ «Організація роботи (розпорядок дня)».

Розділ «Загальні положення» містить точне найменування посади відповідно до штатного розкладу, місце в системі управління, т. Е. Назва структурного підрозділу та підпорядкованість, порядок призначення і звільнення і порядок заміщення. У великих організаціях, що мають службу ДОП, секретар має подвійну підпорядкованість - безпосередньо своєму керівникові і начальнику служби ДОУ. Призначаються і звільняються з посади секретарі наказом керівника (у великій організації - за поданням начальника служби ДОУ).

У цьому ж розділі вказуються вимоги до професійної підготовки та досвіду роботи. Сьогодні ставлення до секретаря і вимоги до нього різко змінилися. Фірми шукають секретаря з вищою або середньою спеціальною освітою, який знає іноземну мову, вільно працює на комп'ютері. Все частіше від секретаря, як і за кордоном, потрібне знання не одного, а двох або більше іноземних мов, так як фірми мають численні контакти з зарубіжними партнерами, і секретар здійснює зв'язок з ними. Тут же містяться вказівки основних законодавчо-нормативних, нормативно-методичних, організаційних, розпорядчих документів, якими секретар керується в своїй роботі.

У розділі «Функції» перераховуються основні напрямки діяльності секретаря (секретаря-референта), наприклад: інформаційно-документаційне забезпечення керівника, організаційне забезпечення роботи керівника, участь в підготовці виставок і презентацій і т. Д.

У розділі «Посадові обов'язки» перераховуються всі види робіт, операції і технології, застосовувані при їх виконанні. У ньому в логічній послідовності перераховуються роботи, що виконуються секретарем. Всі види робіт розбиті на операції із зазначенням технології виконання. Наприклад, функція «інформаційно-документаційне забезпечення» розбивається на дві частини: документування і роботу з документами. Документування в свою чергу включає складання за завданням керівника проектів листів (листів-запрошень, листів-нагадувань і ін.), Телеграм і т. Д .; друкування на комп'ютері документів керівника; перевірку правильності оформлення документів при поданні на підпис керівнику (візи, наявність і правильність оформлення реквізитів відповідно до вимог стандарту і т. п.); зняття і засвідчення копій з документів і т. д. Робота з документами включає отримання вхідних документів (вказуються годинник, наприклад: в 09 і в 16 ч), прийом факсів і електронної пошти (протягом дня); первинну обробку отриманих документів відповідно до вимог інструкції з діловодства; попередній перегляд документів (якщо це довірено секретарю); реєстрацію документів за встановленими в організації правилам; доповідь документів керівнику і т. д.

Розділ «Права», мабуть, найголовніший. Він підкреслює місце секретаря в системі управління, його значимість, положення в організації. Саме через права видно повноваження, делеговані керівником секретарю, і ступінь його самостійності. Цей розділ дає можливість секретарю звільнити час керівника для вирішення основних стратегічних і тактичних завдань.

Саме цей розділ посадової інструкції наділяє секретаря (секретаря-референта) більшими чи меншими повноваженнями і визначає ступінь його можливостей.

Розділ «Відповідальність» складається в суворій відповідності до законодавства.

Розділ «Взаємовідносини (зв'язки за посадою)» також дуже важливий для організації роботи будь-якого співробітника управлінського апарату, і в першу чергу це пов'язано з активним впровадженням автоматизованих систем, які вимагають детального вказівки, яка інформація, в якому вигляді, кому передається і від кого надходить .

В останні роки в посадовій інструкції часто з'являється розділ «Оцінка роботи». У ньому зазвичай вказуються критерії своєчасності роботи і її якість, наприклад: відсутність скарг, претензій і нарікань; відсутність помилок в документах; дотримання термінів виконання доручень керівництва і т. д.

Як правило, посадова інструкція закінчується вказівкою на порядок її перегляду. Умовами перегляду посадової інструкції можуть бути зміни в структурі організації, якщо вони спричинили перерозподіл обов'язків працівників, зміна видів робіт, виконуваних секретарем, впровадження комп'ютерних технологій. Але значно частіше вказують термін обов'язкового перегляду або перезатвердження інструкції (3 роки або 5 років).

Необов'язковим розділом є «Організація роботи», але останнім часом він дуже популярний і все частіше зустрічається. У ньому наводиться приблизний розпорядок дня роботи секретаря. Це може виглядати наступним чином.

ПЕРША ПОЛОВИНА РОБОЧОГО ДНЯ:

1) прийти на роботу за 10 хвилин до керівника, для того щоб перевірити стан робочих місць (свого і керівника), привести себе в порядок, скласти або уточнити план на майбутній день;

2) підібрати відповідно до плану потрібні документи і справи;

3) отримати кореспонденцію, ознайомитися зі змістом, відкласти документи, що вимагають першочергового рішення керівника;

4) телеграми, термінові факси і телефонограми негайно передати керівнику;

5) за іншими документами підготувати варіанти можливих відповідей або резолюцій, розподілити по виконавцям;

6) переглянути надійшли огляди, звіти, запрошення і т.

д .; дати і час проведення всіх заходів записати в своєму щоденнику-календарі;

7) залишити у себе документи, необхідні для поточної інформаційно-довідкової роботи;

8) доповісти керівнику про отриманої кореспонденції;

9) уточнити разом з керівником зміст намічуваних заходів на поточний день;

10) передати по телефону і особисто вказівки керівника відповідним виконавцям і нагадати про стікали терміни виконання документів.

ДРУГА ПОЛОВИНА ДНЯ:

1) збір та підготовка для підпису виконаних документів;

2) доповісти керівнику про виконаних документах, взяти в керівника оброблені їм документи;

3) опрацювати і відправити вихідні документи;

4) намітити заходи на наступний день.

Протягом усього робочого дня ведуться:

а) робота з відвідувачами, телефонні переговори;

б) підшивка виконаних документів у справи;

в) виконання робіт на комп'ютері;

г) організація копіювання документів відповідно до вказівки керівника.

КІНЕЦЬ РОБОЧОГО ДНЯ:

1) переглянути свій щоденник і проінформувати відповідні відділи про необхідність підготовки до проведення певних заходів;

2) якщо керівник залишається працювати після закінчення робочого дня, потрібно забезпечити його всією необхідною інформацією, матеріалами;

3) привести в порядок своє робоче місце, прибрати документи, закрити на ключ сейф і все шафи з документами, виключити з мережі електронне і технічне обладнання.

Посадова інструкція є складовою частиною всього пакета документів, необхідних для організації роботи управлінського апарату.

ПОРАДА.Організуйте свій робочий день так, щоб все встигнути і для всіх бути корисною. Віддавайтеся своїй роботі, але не забувайте, що є питання, які не в вашій компетенції. Тому робіть тільки те, що ви повинні робити.

Підбиваючи підсумки:слід ще раз зазначити, що посадова інструкція на секретаря - документ індивідуальний, так як посада секретаря має багато градацій. У кожного секретаря виходячи з обсягів і специфіки діяльності організації, вимог керівника і його довіри до секретаря складаються своє коло обов'язків і прав, різні поєднання творчих, логічних і технічних видів робіт.

Головний інженер підприємства зазвичай вважається правою рукою директора, а заступник з комерції - лівої, але коли відсутня секретар - директор і зовсім без рук.

Поняття секретар і різновиди
Поняття «секретар»досить широке. У перекладі з латині слово «secretarius» позначає «довірена особа».

Зазвичай стосунки між секретарем та керівником бувають досить довірчими, так і повинно бути, тому що зобов'язують посадові повноваження.

Поняття секретар сьогодні досить складне і має багато градацій, наведу приклад деяких з них:
технічний секретар- працює з оргтехнікою (факсом, багатофункціональним пристроєм, персональним комп'ютером), користується Інтернетом, виконує доручення керівників і співробітників, обдзвонює фірми і установи за дорученням керівника, приймає і відправляє повідомлення по засобам зв'язку.
секретар приймальної- приймає вхідні листи і факси, повідомлення по електронній пошті, відповідає на телефонні дзвінки, переадресовує їх у відділи або конкретним співробітникам, зустрічає відвідувачів.
секретар офісу- приймає і аналізує кореспонденцію, виконує доручення керівника і його заступників, набирає тексти документів, веде документацію.
Секретар-референт- не тільки секретар, а й фахівець, добре знайомий з діяльністю фірми, що може в ряді випадків приймати деякі самостійні рішення. Секретар-референт готує доповіді керівника, займається пошуком необхідної документації для керівника, планує робочий день керівника, вирішує адміністративні питання в межах своєї компетенції.
Офіс менеджер- забезпечує функціонування всього офісу: готує матеріали до презентацій, забезпечує безперебійне транспортне обслуговування, чіткий зв'язок, забезпечення роботи офісної оргтехніки та наявність канцтоварів. Офіс-менеджер відповідає за зовнішній вигляд офісу, в невеликому закладі може виконувати одночасно і функції кадровика.
У невеликих комерційних організаціях секретарі, як би вони не називалися, відрізняються тим, що їм доводиться виконувати універсальну роботу.
Професія секретаря, мабуть, найближча до професії актора. Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що він завжди на виду, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Посмішка, приємний голос, охайний зовнішній вигляд, впевнені жести і доброзичливість незалежно від настрою створюють особливу атмосферу в офісі.

Посадова інструкція секретаря

ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
Прізвище І.П. ________________
«________» _____________ ____ р

1. Загальні положення

1.1. Секретар відноситься до категорії технічних виконавців.
1.2. Секретар призначається на посаду і звільняється з неї наказом генерального директора компанії.
1.3. Секретар підпорядковується безпосередньо генеральному директору / керівнику структурного підрозділу компанії.
1.4. На час відсутності секретаря його права і обов'язки переходять до іншої службової особи, про що оголошується в наказі по організації.
1.5. На посаду секретаря призначається особа, яка відповідає таким вимогам: освіта - вища, неповна вища або середня спеціальна, стаж аналогічної роботи від півроку, знання офісної техніки (факс, копір, сканер, принтер), програм Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретар керується в своїй діяльності:
- законодавчими актами РФ;
- Статутом підприємства, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими нормативними актами компанії;
- наказами та розпорядженнями керівництва;
- цією посадовою інструкцією.

2. Завдання та обов'язки секретаря

Секретар виконує такі посадові обов'язки:
2.1. Здійснює роботу по організаційно-технічному забезпеченню адміністративно-розпорядчої діяльності керівника.
2.2. Приймає що надходить на розгляд керівника кореспонденцію, передає її відповідно до ухваленого рішення в структурні підрозділи або конкретним виконавцем для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.
2.3. Приймає документи і особисті заяви на підпис керівника.
2.4. Відповідає на телефонні дзвінки, фіксує і передає службову інформацію керівнику, організовує проведення телефонних переговорів керівника.
2.5. За дорученням керівника складає листи, запити, інші документи.
2.6. Виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), веде і оформляє протоколи засідань і нарад.
2.7. Здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням термінів виконання вказівок і доручень керівника, взятих на контроль.
2.8. Забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, які сприяють ефективній роботі керівника.
2.9. Організовує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників.
2.10. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх збереження і у визначені строки здає в архів.
2.11. Організовує відрядження керівника: замовляє авіа- та залізничні квитки, бронює готелі.
2.12.

Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

3. Права секретаря

Секретар має право:
3.1. Отримувати інформацію, в тому числі і конфіденційну, в обсязі, необхідному для вирішення поставлених завдань.
3.2. Надавати керівництву пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи і роботи компанії.
3.3. Запитувати особисто або за дорученням керівника від підрозділів підприємства та інших фахівців інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
3.4. Вимагати від керівництва створення нормальних умов для виконання службових обов'язків і збереження всіх документів, що утворюються в результаті діяльності компанії.
3.5. Приймати рішення в межах своєї компетенції.

4. Відповідальність секретаря

Секретар несе відповідальність:
4.1. За невиконання та / або несвоєчасне, недбале виконання своїх посадових обов'язків.
4.2. За недотримання діючих інструкцій, наказів і розпоряджень по збереженню комерційної таємниці та конфіденційної інформації.
4.3. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки.

Якщо після прочитання цієї статті Ви не отримали однозначної відповіді, зверніться за швидкою допомогою.

Секретарська справа, коротка історична довідка

Забудемо на час про Генерального секретаря ООН, численних наукових секретарях вельмишановних академій, інших мешканців верхніх поверхів влади, іменованих секретарями. Це з іншої області. Йтиметься про заснованому в 1720 р Петром Першим «чині секретарському». Відповідно до прийнятого царем-реформатором Генеральному регламенту, що поклав початок російському діловодства, так називався чиновник, на якого покладався широке коло обов'язків у сфері, якщо використовувати сучасну термінологію, документаційного забезпечення управління. Наділений неабияким довірою, свій борг він повинен був виконувати без «зволікань і нечіткості в справах». Сьогодні «секретарський чин» в нашій країні переживає друге народження. Це продиктовано входженням російської економіки в ринкові відносини і повсюдним використанням в бізнесі високих технологій. Частка відповідальності секретарської працівника в нових умовах значно зросла, підвищилася планка його значущості в повсякденній діяльності фірми. Від його професійної підготовки, досвіду, ставлення до справи багато в чому залежать успіх компанії, стан психологічного клімату в колективі. На жаль, де-факто службовий статус секретаря в багатьох російських фірмах не відповідає зростанню обсягу виконуваної роботи. Його роль, правове і матеріальне становище невиправдано принижені. Часто-густо спостерігається неадекватне ставлення до секретарській працівника з боку керівників, які розглядають цю посаду через призму застарілих стереотипів. Позначається недооцінка значущості секретаря і його місця в загальному виробничому процесі в умовах ринку, вільної конкуренції. На відміну від розвинених капіталістичних країн обов'язки і права секретарської працівника, якого іноді називають секретарем-референтом або офіс-менеджером, по суті до цього дня чітко не окреслені. Сам секретарський цех залишається розрізненим. Секретарі не об'єднані в професійному плані. Вони не мають загальнонаціональних організацій, з якими б вважалися можновладці і роботодавці і які були б готові захистити їх інтереси, дбали про їх професійну освіту, кар'єрному зростанні.

Американці вважають, що в основі зміцнення посадового становища, його успішної роботи лежить синтез двох якостей: старанності та ініціативи. Починається шлях до досягнення вершин кар'єрного росту та отримання базової освіти гідного рівня. У сучасний вік електроніки сюди в обов'язковому порядку входять освоєння основ інформаційних технологій, управління та економіки, права, ділової етики, іноземних мов. Але повноцінним секретарем можна стати тільки за умови накопичення певного досвіду і стажу роботи.

Що стосується посади секретаря в нашій країні на сучасному етапі, то в Кваліфікаційний довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців, затвердженому постановою Міністерства праці та соціального розвитку Російської Федерації 21 серпня 1998 № 37 (з подальшими доповненнями та змінами), вона дається з доповненнями: секретар-стенографістка, секретар-друкарка, секретар незрячого фахівця, секретар керівника, вчений секретар. Вже перерахування посад секретаря, дане в Кваліфікаційний довіднику, показує, що поняття «секретар» досить складне, і воно дійсно має багато градацій - від ученого секретаря до секретаря-друкарки. Звідси велика різноманітність функцій, які виконуються секретарями, комплексу обов'язків і прав, різних вимог до освіти, досвіду роботи і навичкам.

Посада секретаря керівника вимагає вищої професійної освіти, а посаду секретаря-друкарки - «початкової професійної освіти або середньої загальної освіти і спеціальної підготовки за встановленою програмою».

У словниках слово «секретар» визначається як «особа, яка здійснює ділове листування окремої особи або якого-небудь установи, а також курує діловодством», а в словнику С. І. Ожегова - «працівник, який відає ділової листуванням, поточними справами окремої особи або установи ». Таким чином, в визначеннях підкреслюється, що секретар може обслуговувати як окрема особа (керівника), так і установа.

Слово «секретар» походить від французького середньовічного слова «secretaire» і спочатку означало довірену особу (за французькою secret - таємниця). Хороший секретар по суті залишається таким і зараз. У Росії посаду секретаря з'являється в XVIII столітті, спочатку саме як посаду особистого секретаря імператора, і в тлумачному словнику В. Даль визначає: «статс-секретар, довірений пісьмовод государя». У першій чверті XVIII в. секретар стає посадовою особою установи і в законодавчих актах цього періоду окреслені сфера його діяльності і службові обов'язки. Таким чином, в визначеннях на перший план висувається робота з документами. Крім того, в них підкреслюється, що секретар може обслуговувати як окрема особа (керівника), так і установа. Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно і продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення, вміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати «нюанс» справи, що дозволяє вільно виходити з важких ситуацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди на виду і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, бере участь у проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі.

Роль секретаря-референта в структурі документаційного забезпечення управління. Категорії секретарів.

Секретар - одна з найпоширеніших професій на сучасному ринку праці. Без секретаря не обходиться жодна організація. Секретар - це права рука керівника, співробітник, що володіє оперативною інформацією і знаходиться в курсі поточних справ компанії, фірми, організації, підприємства або установи.

За останні роки професія секретаря зазнала суттєвих змін. Якщо недавно секретаря прийнято було називати "обличчям фірми", то сьогодні його вже можна порівняти з правою рукою керівника, яка регулює різні виробничі процеси. У нашій країні різко зріс попит на кваліфікованих секретарів. Це пов'язано в першу чергу з виникненням великої кількості структур.

Міжнародний професійний клуб секретарів (Professional Secretaries International) дав таке визначення сучасному секретарю: "Це ініціативний і розважливий помічник шефа, що володіє всіма професійними навичками, необхідними для офісу, який приймає рішення в межах своєї компетенції і при необхідності бере керування на себе".

Сьогодні в організаціях і на підприємствах різної організаційно-правової форми існує досить багато різновидів секретарської професії. Коло обов'язків різного секретарського персоналу дуже різнорідний.

Оператор на телефоні в великих організаціях приймає всі телефонні дзвінки і з'єднує з потрібними абонентами. Секретар на телефоні приймає телефонні замовлення і повідомлення, дає по телефону необхідні довідки про номенклатуру товарів або послуг, що надаються фірмою, за дорученням керівника зв'язується по телефону з власними співробітниками та представниками сторонніх організацій. Технічний секретар працює з оргтехнікою. Секретар приймальні приймає листи, факси, повідомлення по електронній пошті, відповідає на телефонні дзвінки і переадресує їх за призначенням, приймає відвідувачів. Секретар офісу приймає і аналізує кореспонденцію, готує проекти документів, організовує роботу з документами, виконує доручення керівника і його заступників, є координатором і диспетчером роботи офісу.

У Кваліфікаційний довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців (затв. Постановою Мінпраці РФ від 21 серпня 1998 р © 37) посаду секретаря дається з доповненнями: секретар-друкарка, секретар незрячого фахівця, секретар керівника, секретар-стенографістка, вчений секретар. Всіх їх відрізняє велика різноманітність функцій, комплекс обов'язків і прав, різних вимог до освіти, досвіду роботи і навичкам. Кваліфікаційні характеристики даних фахівців представлені в Додатку А.

Розвиток в Росії нових соціально-економічних відносин призвело до стрімкого зростання різного роду недержавних підприємств і фірм. Керівник кожної такої організації має секретаря. Секретарі працюють і у представників вільних професій - адвокатів, нотаріусів, а також на малих приватних підприємствах.

Управлінський персонал недержавних комерційних організацій, як правило, дуже невеликий. Керівники цих фірм займаються в основному вирішенням основних виробничих питань, стратегічними проблемами розвитку своїх підприємств, а значну частину управлінської (в першу чергу - адміністративної) роботи доручають своїм секретарям. Секретар керівника сучасної фірми повинен не тільки швидко друкувати і правильно оформляти документи, але і складати тексти різних документів, редагувати проекти, не тільки раціонально організувати прийом відвідувачів і телефонне обслуговування, а й самостійно вирішувати багато питань відповідно до дорученими від керівника вказівками.

Ця нова різновид секретарської професії отримала назву секретаря-референта.

Як відомо, секретар і референт - досить різні різновиди секретарської професії. Секретар керівника організації - це помічник, який організовує діяльність першого керівника, становить для нього документи, організовує наради, переговори, відрядження, здійснює телефонне обслуговування. Референт - це фахівець не тільки в області секретарської справи, але і в сфері основної діяльності фірми; він готує рішення, доповіді, звіти, виступи керівника, аналітичні документи; аналізує ситуацію і приймає участь в розробці стратегії і тактики діяльності фірми.

Слово "секретар" походить від латинського слова secret ( "секрет, таємниця"), а слово "референт" означає "людина, що повідомляє що-небудь". Походження назви "секретар-референт" частково пояснює роль і значення секретаря в структурі управління.

Секретар-референт - це довірена особа керівника, що володіє певною інформацією і звільняє свого шефа від поточної роботи, щоб дати йому можливість зосередитися на вирішенні основних питань діяльності підприємства. Завдяки роботі секретаря-референта керівник може максимально сконцентруватися на виконанні своїх професійних завдань.

Секретар-референт - це професія, яка включає в себе безліч функцій. Численні і різноманітні обов'язки сучасного секретаря-референта можна (з достатнім ступенем умовності) поділити на дві великі групи:

Функції з документаційного забезпечення управління;

Функції по так званому бездокументарній обслуговування керівника.

Виконуючи функції з документаційного забезпечення управління, секретар-референт займається підготовкою і оформленням службових документів, організацією документообігу, зберіганням і використанням документів в поточній діяльності організації. Слід зазначити, що в недержавних структурах, де працюють секретарі-референти, виділене діловодне підрозділ, як правило, не створюється, функції по діловодних обслуговування зосереджуються в секретаріаті. Разом з тим робоче місце секретаря-референта зазвичай оснащується сучасними технічними засобами і підтримується програмним забезпеченням. Це дозволяє оптимально, з найменшими витратами робочого часу організувати діловодне обслуговування, поєднуючи його з виконанням інших численних обов'язків.

До функцій секретаря-референта по бездокументарній обслуговування належать: організація прийому відвідувачів, телефонне обслуговування, забезпечення робочого спокою керівника, контакти з персоналом фірми і турбота про гостей фірми, організація зустрічей і переговорів керівника, підготовка відряджень керівника, організація і участь в роботі нарад, контроль виконання доручень керівництва, організація робочого дня керівника, резервування часу, організація робочого місця керівника, контроль за справністю і правильною експлуатацією оргтехніки.

Часто виконання функцій секретаря по бездокументарній обслуговування керівництва визначають як функції з організаційного забезпечення діяльності керівника. Це не цілком точно. Дійсно, секретар-референт є надійним помічником керівника. Разом з тим на ньому замикаються всі (або більшість з них) внутрішні та зовнішні зв'язки організації, він є сполучною ланкою між керівником і співробітниками, а також діловими партнерами. Таким чином, значне місце у функціях секретаря-референта по бездокументарній обслуговування займають комунікаційні функції. Сьогодні секретаря-референта керівника не тільки часто називають "правою рукою" керівника, але і порівнюють з "центральною нервовою системою" фірми, що зайвий раз підкреслює важливість комунікаційної складової в бездокументарній обслуговуванні.

Особливу групу функцій секретаря-референта складають референтські функції, які складно однозначно визначити як документні або Бездокументні. З деякою часткою умовності ці функції іноді визначають як функції з інформаційного забезпечення діяльності керівника. До референтської складової насамперед належать:

Перегляд спеціальної літератури та періодичної преси за профілем діяльності фірми,

Пошук і обробка необхідної керівнику інформації,

Знання книг, довідників та інших джерел, в яких міститься необхідна в повсякденній діяльності керівника інформація.

Обсяг референтські функцій в різних організаціях дуже різний, але грамотно організувати роботу з інформацією повинен вміти кожен секретар-референт. Секретар-референт повинен мати всебічну інформацію про співробітників фірми (телефони, адреси і т.д.), вміти розшукати необхідного керівнику співробітника не тільки в робочий, а й у вільний від роботи час, знати про найважливіші події в особистому житті співробітників (ювілеях, інших урочистостях).

Крім традиційних обов'язків помічника і референта керівника, сьогодні секретарю-референту делегуються різноманітні функції, які ніколи раніше не входили в сферу секретарської діяльності. Коло цих обов'язків досить широкий і різноманітний в різних фірмах.

Часто секретарю-референту передаються окремі адміністративні функції, дрібні бухгалтерські операції. В обов'язки секретаря-референта входить прийом клієнтів і гостей фірми, діяльність в рамках паблік рілейшнз (зв'язки з громадськістю), формування архівів і т. Д. Секретар-референт переглядає кореспонденцію керівника, направляючи частину документів безпосередньо фахівцям і менеджерам; він фіксує і контролює виконання всіх доручень керівника, як письмових, так і усних. У його щоденнику фіксуються всі факти, документи, доручення, пов'язані з діяльністю керівника.

У невеликих комерційних організаціях секретар-референт, як правило, взаємодіє зі службою безпеки, кадрової і господарськими службами. При відсутності посад керівників цих служб він іноді безпосередньо координує діяльність цих підрозділів. Часто секретарям-референтам передаються окремі функції співробітників, що займаються роботою з персоналом (наприклад, документування трудових правовідносин). В окремих малих фірмах обов'язки секретаря-референта зближуються з обов'язками заступника керівника з загальних питань.

Часто в підпорядкуванні у секретаря-референта знаходиться співробітник, який виконує обов'язки молодшого секретаря.

Будь-секретар-референт повинен вміти приймати рішення, давати вказівки і представляти свого керівника в ділових ситуаціях.

Значення секретарів-референтів у структурі управління неухильно підвищується. За даними журналу "Профіль" сьогодні секретар-референт входить до числа двадцяти найпопулярніших професій. Причому за ступенем престижності і перспективам на найближчі п'ять років ця професія отримала максимальну оцінку. Жива і цікава робота, непогана оплата праці (особливо в великих містах) роблять цю професію досить привабливою. Попит на професійних секретарів-референтів тримається незалежно від криз, коливань політичного курсу і курсу валюти.

Формування нової секретарської професії в рівній мірі засновано на вітчизняному та зарубіжному досвіді організації секретарської обслуговування.

Треба відзначити, що в США і країнах Західної Європи робота дипломованого секретаря давно вважається досить шанованою і відповідно оплачується. Навчання секретарів проводиться в спеціалізованих навчальних закладах з високим рівнем викладання. У багатьох країнах введено спеціальний іспит на звання професійного секретаря, без здачі якого неможливо розраховувати на високу секретарську посаду.

Робота секретаря-референта сучасної російської фірми має свою специфіку:

Велика розмаїтість завдань зі значною різницею в них за ступенем складності, важливості і т. Д .;

Вельми насичений робочий день;

Необхідність виконувати паралельно кілька робіт;

Постійні понаднормові, незаплановані завдання, необхідність в разі термінової роботи затримуватися після закінчення робочого дня;

Особливі умови роботи: телефонні дзвінки, виклики і т. П.

Специфіка і складність секретарської праці пов'язана і з тим, що секретар завжди на виду, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Не випадково кажуть, що "секретар - обличчя фірми". Секретар-референт - професія обслуговування. У вітчизняній практиці посаду секретаря-референта переважно займають жінки, яким більше властиво реалізовуватися в якості помічника.

У зв'язку зі зміною місця секретаря в структурі управління сучасної фірмою з'явилися і більш високі вимоги до рівня освіти секретаря-референта, його професійної ерудованості, комунікабельності, здатності вирішувати різноманітні ділові завдання.

Сьогодні професія секретаря-референта вимагає від людини високої підготовленості, цілого комплексу особистісних і ділових якостей, зумовлених специфікою секретарської праці.

Звернемося до численних оголошеннях, які запрошують на роботу секретарів-референтів. До претендентів цієї посади ставляться такі вимоги: знання діловодства (мається на увазі знання правил складання та оформлення основних видів управлінських документів та основні правила організації роботи з документами); навички роботи з ПК (мається на увазі знання текстового редактора Microsoft World, системи електронних таблиць Microsoft Excel і загальне знайомство з операційною системою Windows); знання в тих чи інших межах іноземної мови, частіше англійської, рідше німецької або французької.

Насправді кваліфікаційні та інші вимоги, що пред'являються до сучасних секретарям, набагато обширніше. На жаль, при прийомі на роботу секретаря керівник не завжди в змозі чітко ці вимоги сформулювати. І посадова інструкція, там, де вона є, не дає повного уявлення про обов'язки секретаря-референта.

Професійний секретар-референт повинен мати певні знання і навички, володіти певними діловими і особистими якостями.

Професійні знання та навички, необхідні сучасному секретарю-референту, можна умовно розділити на три групи:

1. Знання, необхідні для документаційного та інформаційного забезпечення керівництва і фірми в цілому.

Секретар-референт повинен знати:

Нормативно-методичні документи з документаційного забезпечення управління,

Основні принципи організації документообігу,

Основи архівної справи,

Основні прикладні програми,

Російська мова,

Один або кілька іноземних мов (в залежності від профілю діяльності фірми).

Складати і оформляти основні види та різновиди управлінських документів;

Раціонально організувати роботу з управлінськими документами, вести архів;

Знаходити, систематизувати і зберігати інформацію;

Користуватися друкарською машинкою, персональним комп'ютером, принтером, іншими засобами складання, виготовлення, копіювання документів.

2. Знання, необхідні для комунікативного забезпечення діяльності фірми і її адміністрації:

Правила ведення ділової бесіди;

Принципи організації прийому відвідувачів, нарад, ділових поїздок;

Сучасні засоби зв'язку;

Основи професійної етики.

На основі цих знань секретар повинен вміти:

Вести ділові бесіди і телефонні переговори;

Організувати наради, презентації, службові поїздки;

Користуватися сучасними засобами зв'язку;

Організувати прийом відвідувачів;

Планувати свою роботу, планувати і берегти час керівника.

3. Знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками:

Принципи організації управлінської праці, правові основи управління;

Основи адміністративного, трудового та господарського права;

Правові акти і положення, які регламентують діяльність фірми та її співробітників.

На основі цих знань секретар повинен вміти забезпечити ефективну роботу керівника.

Додатково можна сказати про тих спеціальних знаннях, якими повинен володіти вчений секретар, який має зазвичай не тільки вищу освіту, але і вчений ступінь.

Вченому секретарю необхідно знати:

Наукові проблеми відповідної області знань, науки і техніки;

Напрямки розвитку економіки в конкретній сфері діяльності установи;

Вітчизняні та зарубіжні досягнення в аналогічній області знань;

Встановлений порядок організації, планування, фінансування, проведення та впровадження в життя наукових досліджень і розробок, а також їх патентування;

Чинне законодавство, що регулює захист авторських прав і патентів;

Методи організації праці науковців і керування науковими дослідженнями і розробками і ін.

Таким чином, секретар-референт повинен вміти виконувати всі види робіт: від найпростіших технічних до творчих. Але його робота відрізняється від роботи інших секретарів насамперед високим професіоналізмом, наявністю референтські видів робіт, пов'язаних зі збором, аналізом, поданням матеріалів і складанням документів, вільним знанням іноземних мов і бездоганним знанням комп'ютерних технологій. Секретар-референт - це високоосвічений, творчо обдарована, високопрофесійний помічник керівника, якому він завжди довіряє і на якого може повністю покластися при виконанні доручень будь-якої складності.

Професійні вимоги до різних категорій секретарів

Кваліфікаційний довідник посад службовців про категорії секретарів. Секретар-друкарка. Секретар-стенографістка. Секретар незрячого фахівця. Секретар керівника. Загальні вимоги до різних категорій секретарів. Щаблі кар'єри сучасного секретаря. Секретар-референт. Офіс менеджер. Секретар-помічник керівника. Категорії секретарів. Діяльність секретаря в структурі апарату управління. Кваліфікаційні вимоги до роботи секретаря, рівнем освіти, досвіду роботи, практичним навичкам. Регламентація посадових обов'язків секретаря в організаційно-правових документах. Призначення, зміст, порядок розробки посадової інструкції і навчальної інструкції секретаря певної категорії. Залежність функцій секретаря від рівня керівника, напрямки діяльності організації, обсягу документообігу, системи документаційного забезпечення. Взаємодія секретаря з персоналом організації.

Ділові і особисті якості секретаря референта.

Сучасна психологія розуміє під особистістю більш-менш автономну, стійку систему соціально значущих індивідуальних психологічних характеристик людини, які роблять його саме таким, а не іншим визначають його самосвідомість, поведінка, здібності, творчі можливості, відношення до себе й інших людей, словом - весь його вигляд , рівень домагань і реальну поведінку. Характеристики ці обумовлені природними особливостями людей, наприклад, віком, статтю, темпераментом і ін., Їх сьогоднішніми потребами, інтересами, ціннісними орієнтаціями і соціальними ролями в суспільстві, але в той же час і минулим життєвим досвідом, набутим через отримані знання, вміння, звички , культуру попередніх поколінь, сімейні традиції і т.д.

На основі отриманих від природи даних (а в разі необхідності і кілька подкорректировав їх) можна сформувати себе як особистість, здатну опанувати бажаною професією,приносити користь суспільству і собі і отримувати задоволення від виконуваної роботи. В повною мірою все сказане відноситься до професії секретаря.

Йдеться про секретаря підприємства, установи, організації будь-якої форми господарювання. Зазначена професія дуже поширена в усьому світі, особливо серед дівчат і молодих жінок, але не мало на секретарської роботі зайнято і чоловіків. За кордоном посаду секретаря фірми для молодого чоловіка вважається престижною і досить високо оплачується. Популярність цієї професії в сучасній Росії підвищується в зв'язку з переходом до ринкової економіки і появою маси нових підприємницьких і інших структур. Але в той же час підвищується і рівень професійних та інших вимог до особистості секретаря.

Секретар - обличчя установи. За його роботі і поведінці судять про фірму. Секретар повинен дотримуватися "ділового фірмового стилю". Точність, компетентність, коректність, оперативність, лаконізм, ввічливість і доброзичливість - ось основні його принципи та їх треба дотримуватися в роботі.

Середньостатистичний продавець концентрує свою увагу на будь-якої діяльності, крім тієї, що приносить йому велику частину грошей. На тренінгах мене рідко запитують: «Як краще за все почати розмову? Які слова сказати? » - але всякий раз, коли заходить розмова про холодних дзвінках, чую: «Що робити, якщо нам кажуть" ні "?» Саме навик грамотно почати розмову і встановити контакт приносить 80% результатів, а навик відповідати на відмову - всього лише 20%. Направляти свої основні сили і увагу на роботу з відмовами - це все одно що замість тренувань з плавання тренуватися кричати «Рятуйте!». Тому детально розберемо, як пройти через секретаря.

Всі прийоми проходу через секретаря можна розділити на три види.

1. Чесні прийомизасновані на нашій впевненості і настрої, знанні бізнес-процесів та інших особливостей роботи як самого секретаря, так і компанії в цілому.

2. Прийоми з елементами обману або маніпуляціїзасновані на певному введенні секретаря в оману. Я не прихильник цих прийомів, але вони існують і працюють, тому про них варто сказати.

3. Прийоми з елементами інтриги і розриву шаблону- прийоми, в яких наші слова не вписуються в модель мислення секретаря, його «програма» дає збій, і він пропускає нас.

Перший чесний прийом проходу через секретаря - це заздалегідь дізнатися ім'я ЛПР. Це настільки просто, що багато хто цього не роблять! Знання імені - один з основних ключів до контакту з ОПР!

Є кілька простих способів, як дізнатися ім'я.

Спосіб № 1. Підготовка.Під час підготовки до дзвінка можна дізнатися ім'я ЛПР на сайті компанії, в її новинах або в засобах масової інформації.

Спосіб № 2. Дзвінок колеги, або спосіб двох дзвінків.Ваш колега дзвонить по вашому контакту першим, дізнається ім'я ЛПР, передає його вам, і ви робите свій дзвінок, вже використовуючи ім'я ЛПР. До речі, ваш колега повинен робити дзвінок максимально якісно і бути готовим довести його до завершення, якщо його несподівано з'єднають з ЛПР ☺. Виглядає дзвінок колеги стандартно:

– Добридень! Ігор Сталеварів, компанія «Юнікстрім». Будьте ласкаві, з'єднайте з директором.

- А з якого питання?

– З питання співпраці. Ми хотіли б поставляти вам нашу продукцію.

- Вишліть інформацію на імейл.

– Так, добре, я готовий записати!(Записує імейл.)

– Як звуть директора? Я поставлю позначку, що інформація для нього. (Або «На чиє ім'я мені відправляти лист?»)

- Андрій Іванович Іпатов. (Записує ім'я).

– Величезне дякую! А коли мені передзвонити за результатами?

- Зателефонуйте в п'ятницю після двох.

– Так добре! Всього найкращого!

Отже, ваш колега дізнався ім'я директора, тепер через пару годин ви можете зробити свій дзвінок. Звичайно, вашому колезі бажано придумати іншу назву компанії, щоб, коли зателефонуйте ви, не викликати у секретаря сумнівів. Іноді досвідчений асистент на питання: «Як звуть директора? На чиє ім'я відправляти лист? » відповість: «Напишіть на ім'я компанії. Все одно прийде до мене ». В такому випадку ваша спроба не вдалася.

Спосіб № 3. Дзвінок дільничного.В даному випадку це, звичайно, маніпуляція. Ви дивіться на сайті юридична адреса компанії, телефонуйте від імені дільничного цього району і дізнаєтеся ім'я ЛПР. Так склалося, що в нашій країні більшість людей ставляться до правоохоронних органів з деяким острахом і спочатку відповідають на їхні запитання, а тільки потім думають навіщо. Секретар найчастіше не є винятком. Головне, вам потрібно знати посаду ЛПР і придумати заздалегідь будь-яке ім'я і прізвище директора. Дзвінок короткий, робиться абсолютно серйозним, але байдужим тоном, без зайвих слів, емоцій і поважних слів, які вживають звичайні люди:

– Дільничний за таким-то району Гордєєв! Уточніть, Ім'я та Прізвище вашого директора (пауза), Лещинський Сергій? (Пауза.)

- Ні. Іпатов Андрій Іванович. (Насторожено.)

– Угу, Іпатов Андрій Іванович. спасибі. (Кладе трубку.)

У більшості випадків секретар, не замислюючись, диктує ім'я ЛПР. Причому точно так же можна ще запитати і прямий номер, якщо вже ви «звернулися» за допомогою до дільничного.

Спосіб № 4. Дзвінок податкового інспектора.Прийом повністю повторює попередній, але робиться від імені інспектора податкової служби.

– Інспектор податкової номер такий-то такого-то району Гордєєв. Це ТОВ «Юнікстрім», вірно?

- Так, а що?..

– Перевірка реквізитів: ви ТОВ «Юнікстрім», юридична адреса 5-я Стовбова вулиця, 7, і в даний час директор компанії Лещинський Сергій Іванович?(Називаємо будь-яке прізвище і ім'я.)

Ні-і. (Або відразу сама називає правильне ім'я і прізвище.)

– Та-ак, потрібно виправити ... А хто?

- Іпатов Андрій Іванович. (Насторожено.)

– Так, І-па-тов Анд-рей Іва-но-вич. А його телефон залишився колишнім?

– Продиктуйте, я перевірю.

- Сімсот двадцять три ... (Секретар диктує номер.)

– Так. Все вірно. Спасибі!

Спосіб № 5. Дзвінок вашого секретаря.Цей прийом зручніше робити за допомогою партнера. Ваш колега повинен зателефонувати в цікаву для вас компанію від імені вашого особистого секретаря. Таким чином, ваш статус стає на один щабель з її босом, а «вашому секретарю» набагато простіше домовитися з колегою. Він може як дізнатися ім'я ЛПР, так і домовитися про вашу зустріч або, якщо вам потрібно, про час вашого дзвінка її босові, тоді контакт буде очікуємо і не буде холодним!

Як це може виглядати:

- Добрий день, компанія «Юнікстрім», асистент директора Іванова Світлана. Я хотіла б домовитися про зустріч (контакті) мого директора з вашим. Коли це зручно зробити?

- Здрастуйте! .. А уточніть, хто ви і з якого питання?

- Я асистент Никифорова Сергія Володимировича, директора компанії «Юнікстрім», ми плануємо певні проекти спільно з вами, і мій директор доручив мені домовитися про зустріч з вашим директором, коли це було б зручно зробити? У Сергія Володимировича є час, наприклад, завтра в другій половині дня. Що у вас?

- Та-ак. Давайте я подивлюся. Ну, о 16:00 можна. Як вас записати?

- «Юнікстрім», Сергій Никифоров. До речі, як правильно звуть вашого директора?

- Іпатов Андрій Іванович.

- Так, Іпатов Андрій Іванович. Добре. Значить, завтра Сергій о 16:00 буде у вас. Всього найкращого.

Зрозуміло, розмовляти потрібно абсолютно впевнено, так, як якщо б ви (або ваш колега) насправді були асистентом і не «парилися» ніякими питаннями з'єднання.

Важливо відзначити, як діє фраза «ми плануємо певні проекти з вами». Це як раз той випадок, коли ми не брешемо, а секретар сам вирішує, Що ми вже співпрацюємо. По крайней мере, він може так вирішити, адже фраза сказана в теперішньому часі - «плануємо» і розмита - «певні проекти». При цьому виглядає дуже переконливо.

Спосіб № 6. Дзвінок третій особі безпосередньо.Цей спосіб заснований на «Підготовці». Коли ви вивчаєте сайт потенційного клієнта, то іноді виявляєте на ньому імена, прізвища, а також номери телефонів деяких співробітників. Ви можете зателефонувати за одним з них, поспілкуватися і отримати ім'я директора, рекомендацію від «третьої особи», а може, і відразу вийти на ЛПР:

- Сергію Івановичу?

- Сергію Івановичу, добрий день, мене звати Никифоров Сергій, компанія «Юнікстрім». Я шукаю людину, яка у вас займається закупівлями, подивився у вас на сайті інформацію і вирішив, що, можливо, це ви (пауза).

- Ні-і. Напевно, якась помилка ...

- Сергію Івановичу, будьте ласкаві, допоможіть мені, а хто у вас займається закупівлями? Ми плануємо працювати з вами, і мені важливо уточнити зараз деякі питання.

Нагадаю, що треті особи, не обтяжене тягарем відповідальності, і якщо ми располагающе звучимо, то нічого не заважає нам отримати інформацію.

- Це Андрій Миколайович, комерційний директор, він приймає рішення, а потім вже менеджери займаються технічними питаннями.

- Харламов.

- Хар-ла-мов. А як мені з ним простіше зв'язатися?

- Так. Зараз скажу ... 975 31 10, ви потрапите на секретаря Андрія Миколайовича.

- Ясно, спасибі, Сергію Івановичу! А можу я сказати, що ви мені рекомендували зв'язатися з ним?

- Заради Бога.

- До речі, а як звуть секретаря?

- Альбіна.

- Спасибі величезне, Сергію Івановичу!

Таким чином, ми дізналися ім'я ЛПР, ім'я секретаря, а також отримали псевдорекомендаціі, які допоможуть спілкуватися з Альбіною. Іноді сама третя особа може з'єднати з ЛПР безпосередньо. Тоді є сенс сказати одну фразу по-іншому:

- Зрозуміло: Андрій Миколайович. А як його прізвище?

- Харламов.

- Хар-ла-мов. Сергій Іванович, а ви можете мене з'єднати з Андрієм Миколайовичем?

Звичайно, ніколи немає стовідсоткової гарантії, що третя особа зможе з'єднати, але ви ж пам'ятаєте, що при холодних дзвінках, як і при активних продажах, важливо просто використовувати всі можливості!Правило статистики ніхто не відміняв!

висновки

1. Всі прийоми проходу через секретаря можна розділити на три види.

- Чесні.

- З елементами обману або маніпуляції.

- З елементами інтриги і розриву шаблону.

2. Перший прийом додзвонитися до ЛПР - дізнатися ім'я заздалегідь. У нас тепер є як мінімум шість способів дізнатися ім'я.

Офіс може працювати без шефа, але не без секретаря

Джейн Фонда

Професія секретаря на сьогоднішній день одна з найбільш затребуваних. Всього кілька років тому фірмі, як правило, був необхідний лише один єдиний секретар. Одна людина займався всім, включаючи прийом дзвінків, розподіл роботи, наприклад, цілого автопарку, друк документів, чай-кава для відвідувачів і складання робочого дня боса.

Сьогодні ж в поодинці справлятися з такою кількістю обов'язків у великих, так і в середніх компаніях просто неможливо. Існує багато компаній, де один співробітник виконує всі секретарські обов'язки, а в інших організаціях працює цілий відділ секретарів, якими управляє керівник секретаріату, все залежить від розмірів фірми, а також від специфіки її діяльності.

Ми постаралися виділити і класифікувати всі існуючі секретарські посади в залежності виконуваних функцій і місце співробітника в структурі організації.

Якщо допустити, що в компанії працює максимальне число секретарів, то робота відділу секретаріату може виглядати наступним чином.

Штат операторів на телефоні обдзвонює потенційних клієнтів з пропозицією товарів або послуг. У той же час від клієнтів йде потік дзвінків, тому що фірма дає рекламу в засобах масової інформації. Ці дзвінки приймає секретар на телефоні і призначає позвонившим час відвідування. Коли відвідувачі приходять в офіс, їх зустрічає секретар на ресепшн, який проводжає клієнтів в спеціальне приміщення. Там уважний адміністратор офісу, поки відвідувач очікує прийому, запропонує йому чай або каву. А якщо в якийсь момент потік клієнтів припинився, то адміністратор наводить порядок в кімнаті для відвідувачів, розкладає журнали, поливає квіти. При цьому є господарський офіс-менеджер, він розсилає кур'єрів і водіїв і стежить за наявністю канцтоварів, контролює функціонування офісу. У кожного керівника особистий секретар, а у керівників вищої ланки ще й секретарі-референти і особисті помічники. Для повноти картини можна додати операторів ПК, що заповнюють бази даних, що друкують всю документацію, прайс-листи, проспекти, буклети з постійно оновлюваною інформацією, а також секретарів-діловодів, що займаються веденням документації, здійснюють облік та архівування. Всіма секретарськими службами завідує керівник відділу секретаріату.

І це далеко не повний список секретарських посад, тому спробуємо об'єднати мають найтісніший контакт спеціалізації в якісь базові групи, найчастіше зустрічаються на практиці, а саме:

телефонний оператор;
секретар приймальної / адміністратор / Секретар на ресепшн;
секретар відділу;
секретар-референт;
офіс-менеджер / керівник секретаріату;
особистий помічник / персональний асистент.

Оператор на телефоні

Це, мабуть, сама низькооплачувана, але найбільш затребувана позиція з усіх офісних служб. Існує маса інших назв даної посади, наприклад співробітник, частіше співробітниця, для роботи на телефоні, менеджер для ведення переговорів, диспетчер на телефоні і т. П.

Основний обов'язок такого співробітника є робота з вхідними або вихідними дзвінками. Як правило, робота не пов'язана з безпосереднім обслуговуванням відвідувачів або виконанням завдань керівництва.

, Вміння викликати прихильність до себе в ході телефонної бесіди
здатності до техніки продажів по телефону

Типові функції:

Дзвінки від клієнтів і замовників організації;
- дзвінки співробітникам організації з подальшою переадресацією;
- дзвінки від співробітників організації, що беруть участь у виробничих циклах.

2. Здійснення продажів по телефону при вихідних дзвінках, або при вхідних дзвінках від клієнтів.

3. Передача по телефону довідкової інформації.

4. Відображення в спеціалізованих програмах організації результатів прийому телефонних дзвінків:

Запис інформації про клієнтів;
- Результати продажів;
- Рекламні джерела звернень дзвінків;
- і т.д.

Подібна посаду існує зазвичай у великих компаніях або в компаніях, орієнтованих на великий потік клієнтів (сервісні, довідкові та інші служби). Перелік вимог до цього співробітнику невеликий і зазвичай обмежується наявністю приємного голосу і бажання працювати.

Секретар приймальної / адміністратор / секретар на ресепшн

Ця назва походить від назви адміністративної стійки reception, за якою розташоване робоче місце секретаря. Звідси різні варіанти написання і вимови: ресепшн, рецепція, а також назва самої професії ресепшенист. Спочатку такі посади, як і самі стійки адміністратора, існували тільки в готелях і салонах краси. Тепер у багатьох офісах, де ведуть активну роботу з відвідувачами, необхідний така людина. Схожі обов'язки у диспетчера, чергового секретаря, секретаря на телефоні і т. Д.

Вакансію секретаря приймальної відкривають компанії, в офіси яких надходить велика кількість телефонних дзвінків, приходить багато відвідувачів. Тому на посаду секретаря приймальної зазвичай запрошують дівчат з хорошими зовнішніми даними.

Основні вимоги, що пред'являються:

впевнене користування комп'ютером та офісною технікою
знання іноземних мов факультативно
хороші комунікативні навички

Типові функції:

1. Прийом дзвінків російською та / або іноземних мовах:

Від клієнтів і замовників організації
- дзвінки співробітникам організації з подальшою переадресацією

2. Зустріч і реєстрація відвідувачів на reception

3. Отримання листів, факсів, електронної документації
4. Виконує деякі інші дрібні доручення керівництва. У деяких випадках веде статистику, приймає готівку, заповнює форми документів, друкує листи (без самостійного складання).
Найчастіше дана посада зустрічається в іноземних компаніях і російських фірмах, орієнтованих на закордонних клієнтів. Як правило, одне з основних вимог до кандидатів на дану вакансію знання іноземної мови мінімум на хорошому розмовному рівні.

секретар відділу

Секретар працює в складі якого-небудь структурного підрозділу компанії (департаменту, відділу, сектору тощо), нерідко що володіє спеціальними знаннями, які стосуються специфіки роботи відповідного структурного підрозділу.

Основні вимоги, що пред'являються:

впевнене користування комп'ютером та офісною технікою

вищу освіту бажано або спеціальні знання, що стосуються специфіки роботи відповідного структурного підрозділу
знання іноземних мов для іноземних компаній
хороші комунікативні навички

Типові функції:

1. Прийом дзвінків, відповіді на стандартні запити в рамках роботи даного структурного підрозділу, переадресація дзвінків на конкретних співробітників.
2. Зустріч відвідувачів.
3. Купівля канцелярського приладдя.
4. Ведення діловодства структурного підрозділу.
5. Перегляд пошти, відбір і структурування необхідної кореспонденції.

Дана посада зустрічається тільки у великих компаніях мають структурні підрозділи або безліч відділів.

Секретар-референт

Секретар-референт більше націлений на роботу поза компанією, тобто він виконує розпорядження начальника, що стосуються спілкування з клієнтами і партнерами, тому від нього вимагають знання іноземних мов. До компетенції секретаря керівника потрапляють питання, пов'язані з процесами, що відбуваються всередині компанії, тобто він виконує завдання, що мають відношення до самої фірми і її співробітникам.
Даний секретар, також як і особистий помічник, працює з однією особою, але це найчастіше другі особи компанії (заступники директорів, віце-президенти, начальники департаментів та відділів і т.п.). Також секретар-референт може працювати і з першою особою, без виконання представницьких і деяких інших функцій особистого помічника.

Основні вимоги, що пред'являються:

вища освіта
досвід роботи на аналогічній посаді від року
старанність, відповідальність, здатність до навчання
впевнене користування комп'ютером та офісною технікою

Типові функції:

1. Самостійне складання листів.
2. Контроль за виконанням документів і завдань, підвідомчого / нних безпосередньому керівнику структурного / их підрозділи / ї.
3. Складання робочого графіка керівника.
4. Огляд і підготовка інформації для керівника.
5. Складання аналітичних записок та довідок для шефа.
6. Підготовка та забезпечення переговорів.

Офіс-менеджер / керівник секретаріату

Офіс-менеджер - це свого роду адміністратор офісу. Крім звичайних секретарських обов'язків на нього можуть покладатися координація діяльності ряду служб компанії (наприклад, автомобільної), виконання доручень співробітників, як керівних, так і рядових. Ця позиція вимагає більшої самостійності, ніж посада просто секретаря або секретаря на ресепшн. Офіс-менеджер має право виконувати певні проекти в межах своєї компетенції (вивчення нових товарів і послуг, вдосконалення систем роботи компанії). А також часто саме на цього секретаря покладаються обов'язки по організації корпоративних заходів, конференцій, доставки обідів в офіс і т.п.

Основні вимоги, що пред'являються:
вища освіта
впевнене користування комп'ютером та офісною технікою
відповідальність, енергійність

Типові функції:

1. Забезпечення життєдіяльності офісу (організація закупівлі канцтоварів, доставки води, контроль за наявністю паперу в принтерах, ксероксах і багато іншого).

2. Рішення адміністративних питань (оренда будівлі, прибиральниці, водії, секретарі та багато іншого).
3. Впровадження нових форм організації роботи.
4. Представницькі повноваження (в держорганах і т.п.).
5. Підбір, керівництво і навчання підлеглого персоналу.
Посада більш типова для компаній з великими офісними приміщеннями.
Керівник секретаріату зустрічається тільки у великих компаніях, зі штатом секретарів в офісі не менше 58.

Особистий помічник / персональний асистент

Одна з найбільш відповідальних секретарських посад, що вимагає вищого пілотажу і професіоналізму. Хороший помічник, крім своїх професійних знань і навичок, повинен мати дуже розвинені здібності до аналітичної діяльності, бути самостійним у прийнятті рішень, а найголовніше, бути дуже хорошим психологом і знати характерні звички свого боса не гірше, ніж його близькі родичі. Всі документи, що пройшли через помічника і йдуть на стіл керівнику, повинні бути бездоганні. Знання ділового етикету в надзвичайно затребуване на цій посаді. Від уміння особистого помічника вести себе на ділових зустрічах залежить те, як сприймуть керівника учасники цієї зустрічі.
Іншими словами це незамінний помічник, який в курсі всіх робочих моментів і проблем свого керівника. Передбачається, що даний секретар працює виключно з першою особою. Основним завданням такого фахівця: стати "правою рукою" свого начальника, економити його дуже дороге робочий час, позбавляючи його по максимуму від тих рутинних питань і проблем, з якими цілком може впоратися професійний, кваліфікований секретар.

Основні вимоги, що пред'являються:

психологічна сумісність з керівником
вища освіта
досвід роботи на аналогічній посаді від двох років
старанність, відповідальність, здатність до навчання, виняткова люб'язність
впевнене користування комп'ютером та офісною технікою

Типові функції:

1. Координує дії керівника.
2. Самостійно складає документи.
3. Готує матеріали для нарад і переговорів.
4. Готує аналітичні записки та довідки.
5. Веде протоколи нарад, переговорів, зборів акціонерів і ради директорів.
6. Перекладає з іноземної мови в міру необхідності.
7. Проводить підготовку відряджень керівника (вибір, замовлення готелю, квитків на транспорт, таксі і т.п.).
8. Підпорядковується тільки свого безпосереднього керівника. У рідкісних випадках його робота може координуватися офіс-менеджером.

Рівень заробітної плати секретарів, залежить від пропонованих секретарю вимог до знань, досвіду, навичок і кваліфікації. Так само не можна не враховувати фінансове становище конкретної компанії і політику, що проводиться нею, щодо заробітних плат своїх співробітників.
На рівень заробітних плат секретарів, як правило, впливають такі чинники:

• володіння одним або декількома іноземними мовами;
• досвід роботи на аналогічній позиції;
• наявність вищої освіти;
• спеціальні навички необхідні для конкретної посади, а так само знання спеціальних комп'ютерних програм;
• вимоги до зовнішності кандидатів.

Нижче представлена ​​середня заробітна плата по м Москві секретарів в залежності від посади та перерахованих вище факторів, що впливають на рівень заробітних плат.

Ми вже не раз згадували про те, що дуже складно визначити типові обов'язки секретаря або помічника керівника. Багато що залежить від сфери діяльності компанії, її розміру, фантазії керівника і практично нічим не регламентується. Крім того, існує поділ всередині самої професії, яке, як показує практика, по-різному розуміється працівниками і роботодавцями.

Самі секретарі відчувають різницю, деколи інтуїтивно, тому на форумах не вщухають суперечки про те, хто «головніший», яка ієрархія існує всередині професії, що є вищим ступенем в кар'єрі адміністративного працівника. Єдиної думки на цей рахунок серед моїх колег поки немає.

Проте якщо ці численні назви існують, то повинні існувати і явища, які вони описують.

Давайте розбиратися у всіх тонкощах класифікації адміністративних посад.

Розбираємося з поняттями

Перелічимо основні адміністративні посади: «секретар», «референт», «секретар-референт», «помічник керівника», «секретар на reception», «офіс-менеджер». Перш ніж ми розглянемо їх докладніше, розберемося, що розуміється під кожної з цих посад.

Вікіпедія не дає визначення посади «секретар». У ній є тільки стаття «Секретар-референт», в якій міститься таке визначення: секретар-референт- офісний працівник з широким колом обов'язків від прийому телефонних дзвінків (ресепшіоніст) до помічника керівника (особистий секретар).

Тут же вказаний список обов'язків, що виконуються секретарем-референтом:

• прийом телефонних дзвінків, що надходять керівнику;
• робота з документами: визначення важливості, підготовка, оформлення, розсилка, отримання, зберігання, систематизація;
• планування і підготовка прийому відвідувачів;
• допомога в плануванні робочого графіка начальника, іноді - замовлення готелів і авіаквитків;
• участь в підготовці ділових переговорів;
• замовлення канцтоварів та інших речей, необхідних для життєдіяльності офісу, іноді - забезпечення керівника продуктами.

Особливою ясності після прочитання цієї статті не з'явилося. Те, що коло обов'язків широкий, ми все і так знаємо, а перераховані вище може виконувати і секретар, і помічник керівника. До того ж це далеко не половина обов'язків, які доводиться виконувати типових представників нашої професії. Або, може бути, це загальна назва для всієї групи професій? Навряд чи, у більшості людей на слуху все-таки саме «секретар», без всяких приставок.

Слово «секретар», як відомо, походить від лат. secret( «Секрет, таємниця»). А в Стародавньому Римі секретарями називалися довірені особи. Висновок: у секретаря є доступ до певних відомостей, що не підлягає публічному розголошенню, і для виконання своїх обов'язків він повинен заслужити довіру керівника.

Що стосується походження слова «референт», то назва також латинське - «відтворює, повідомляє". Отже, дана людина працює з інформацією. Загалом, походження слів, безсумнівно, має відношення до сучасної професії, але не пояснює повністю, чому ж цей співробітник займається в організації.

Підсумуємо: більшість з нас є все-таки саме секретарями-референтами. Однак в штатному розкладі та трудовій книжці це відбивається вкрай рідко: багато хто з моїх колег «називаються» інакше.

Щоб не було плутанини

секретар наreception- посаду, яка в масовій свідомості пов'язана з прийомом і розподілом дзвінків і кореспонденції. Іноді такі співробітники можуть здійснювати і первинний прийом відвідувачів. Серед секретарських посад ця єдина, з назви якої відразу зрозуміло, що доведеться виконувати. Хоча, звичайно, бувають і винятки.
Офіс менеджер- це калька з англ. office manager, Тобто керуючий офісом. Його основні обов'язки полягають в управлінні адміністративними, фінансовими та іншими ресурсами для забезпечення безперебійного функціонування окремо взятого офісу і його співробітників. Офіс-менеджер - одна з молодших керівних посад.
У підпорядкуванні такого працівника можуть бути водії, прибиральниці, а нерідко і секретарі. У зв'язку з тим, що офіс-менеджер відповідальний за життєзабезпечення офісу і його співробітників, багато хто думає, що ця посада те саме посади завгоспа. У них досить багато подібних обов'язків, однак не приведи Господи переплутати і назвати офіс-менеджера завгоспом! В останній немає нічого поганого, але ступінь відповідальності офіс-менеджера набагато вище і передбачає більш високу кваліфікацію.
Помічник керівника- посаду, яку багато хто вважає вищим ступенем в кар'єрі адміністративного працівника. У західних компаніях посаду часто звучить як «особистий асистент» (дослівний переклад з англ. personal assistant). Мені більше подобається традиційний варіант, тому що в назві посади закладена вся її суть. Помічник - від слова «допомагати». Помічник керівника допомагає своєму начальнику виконувати його обов'язки. Що саме буде входити до функцій помічника, залежить від багатьох чинників.

Таким чином, обов'язки двох фахівців, формально займають одну і ту ж посаду, можуть кардинально відрізнятися: один з них працює з документацією, розподіляє телефонні дзвінки і здійснює прийом відвідувачів, а інший бере участь в нарадах керівництва і наділений повноваженнями приймати важливі рішення. Це, до речі, абсолютно не виключає факту, що і той, і інший пришиває відірвані ґудзики і шукає няню для дітей свого керівника. Знову-таки, ніякого порядку: назва в даному випадку прояснює лише ваше призначення, а як саме ви будете його виконувати - невідомо.

Вивчаємо нормативні документи

Існує документ, що описує всі посади, представлені на території нашої країни, - «Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів»(ОКПДТР, ОК 016-94). Якщо виникли труднощі з визначенням будь-якої посади в компанії, то можна звернутися до цього документа і вибрати найбільш підходяще.

Цей класифікатор можна знайти на сайтах: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. На останньому, крім ОК 016-94, є «Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник» (ЕТКС) і «Класифікація занять» (ОКЗ 010-93, ОКЗ). Це два розділи ОК 016-94. Перший включає професії робітників, другий - посади службовців.

Робітничі професії (а їх в класифікаторі 5491) нас в даному випадку не цікавлять, звернемося до посад службовців. Їх 2598, і напевно тут можна знайти все, що нам необхідно.

Почнемо, мабуть, з посади секретаря. В результаті алфавітного пошуку отримуємо наступну таблицю (див. Таблицю 1).

Таблиця 1

Посади в ОК 016-94, містять найменування «секретар»

Кожна посада має свій код. Крім того, різні посади мають один код по ОКЗ, А це означає, що вони об'єднані в одну групу. Назва «секретар керівника» відноситься до групи 4115 (група «Секретарі»). Цю групу складають такі посади:

• діловод;
• секретар незрячого фахівця;
• секретар керівника;
• секретар суду;
• секретар навчальної частини;
• секретар-друкарка;
• секретар-стенографістка.

Ось що сказано про секретарів у згаданій групі: Секретарі виконують технічні функції із забезпечення і обслуговування роботи керівника установи організації або підприємства, використовуючи комп'ютер, засоби оргтехніки та інші технічні засоби.

Їх обов'язки включають:

На даному сайті є зручне розподіл посад за групами, з якого видно, що група 4115 входить в старшу групу 411 «Секретарі, оператори рахункових (обчислювальних) машин і родинні професії». До останньої, крім секретарів, відносяться оператори ЕОМ, стенографістки, друкарки та ін.

Загалом, вищенаведені обов'язки не йдуть в розріз з реальністю, хіба що згадка телетайпа і друкарської машинки когось змусить посміхнутися (а кого-то і здригнутися). Однак будь-який - навіть початківець - секретар, подивившись на запропонований список обов'язків, запитає: «Як? І це все? А де візова підтримка, організація відряджень, протоколювання нарад? » Адже ми не раз говорили, що секретар - це професія, яка передбачає, що як мінімум половину свого робочого часу ви присвячуєте бездокументарній облуговування керівника і співробітників. Рядок «прийом відвідувачів" не передає всього різноманіття обов'язків, які доводиться виконувати секретарю. Решту обов'язків чисто технічні і відносяться до роботи з документами. Дивлячись на наявний опис, можна подумати, що секретар сидить в окремій кімнаті і тільки друкує на комп'ютері та пише щось в журналі реєстрації. Але ж ми знаємо, що це далеко не так. Тому таке визначення навряд чи може влаштувати фахівців.

Повернемося до класифікатору: посада «офіс-менеджер», так само як «керуючий офісом» і «помічник керівника», в ньому відсутня. Зате є посада «референт» (код 26088), що входить до групи 3431 - «Адміністративно-управлінський персонал».

Дану групу, крім різних найменувань адміністраторів, розпорядників, складають посади інспектора з контролю за виконанням доручень, референта, референта з основної діяльності.

Кумедне сусідство, чи не так? В одній групі з референтом знаходиться інспектор з контролю за виконанням доручень. Про це контролі багато секретарі знають не з чуток, оскільки самі його здійснюють.

На сайті http://www.etks.info/ сказано, що адміністративно-управлінський персонал і персонал родинних професій здійснює рішення адміністративно-координаційних питань у діяльності організацій та їх структурних підрозділів, ведення документації та інформаційне забезпечення.

Їх обов'язки включають:

• ведення ділової переписки, протоколів та іншої адміністративної документації;
• планування і організацію проведення засідань нарад, ділових зустрічей і поїздок;
• узгодження термінів проведення різних заходів, контроль за їх дотриманням;
• допомога керівникам і співробітникам у вирішенні питань адміністративно-організаційного характеру;
• підготовку проектів контрактів, договорів, ведення переговорів, організацію прийому відвідувачів і співробітників;
• виконання споріднених за змістом обов'язків;
• керівництво іншими працівниками.

Скільки обов'язків з цього списку ви виконуєте? Як при цьому називається ваша посада? «Секретар»? "Офіс менеджер"? "Помічник керівника"?

Якщо згадати про те, що традиційно робота секретаря ділиться на документної та бездокументарній обслуговування і більшість з нас виконує обов'язки зі списків для обох розглянутих груп ( «Секретарі» і «Адміністративно-управлінський персонал»), то можна зробити висновок про те, що виходячи з виконуваних обов'язків, більшість з нас є секретарями-референтами.

Що це означає? Чому в класифікаторі не відображені такі посади, як «помічник керівника» або «офіс-менеджер»? Чому на практиці посади є, а в класифікаторі їх немає? Може, він застарів або укладачі не завдали собі клопоту розібратися в ситуації на сучасному ринку праці?

Звичайно, даний класифікатор трохи консервативний. Але ж орфографічні словники теж консервативні. Люди по-різному говорять і пишуть, але існують певні правила, прийнята фахівцями норма, і грамотні люди орієнтуються на неї. Всі інструкції, класифікатори та інші офіційні документи, розроблені фахівцями, мають на увазі існування ідеальної організації, де секретар займається роботою з документами, контроль їх виконання здійснюють інспектори, а візова підтримка та робота з делегаціями входить в зону відповідальності служби протоколу.

Не думайте, що так не буває. Саме так побудована робота багатьох великих державних установ і корпорацій, адміністрацій, заводів. По-перше, тому що вони існують не один десяток років і в своїй діяльності орієнтуються на посадові інструкції і регламенти, розроблені ще в СРСР, коли ситуацію «хто в ліс, хто по дрова» було складно уявити. По-друге, такий поділ обов'язків багато в чому пов'язано з секретністю. Наприклад, на заводах, що виконують військові замовлення, у секретарів керівників немає доступу в Інтернет, а мобільні телефони вони залишають в сейфі на прохідній. У такій ситуації складно здійснювати пошук інформації або замовлення квитків. Цим займаються окремі фахівці, що мають доступ до Мережі.

Крім того, одна справа, якщо секретар в компанії, де працює сто чоловік, «і швець, і жнець, і на дуді грець», і зовсім інша, коли в компанії працює кілька тисяч. У цьому випадку більшість робочих процесів строго регламентоване і централізовано. За них не може відповідати один фахівець, існують цілі відділи.

До речі

Що стосується наявності застарілих на перший погляд назв (наприклад, «секретар-друкарка»), то в нашій країні і донині існують організації, в яких деякі документи друкують тільки на друкарській машинці (з огляду на секретності). Крім того, наявність слова «друкарка» в даному визначенні найчастіше вказує на великий обсяг роботи, пов'язаний саме з підготовкою документів. За радянських часів саме друкарки і виконували дану роботу, а у великих компаніях з централізованим діловодством це збереглося й донині.
Чи можна назвати цю посаду, скажімо, «оператор ПК»? Звичайно, у багатьох компаніях так і роблять. Але навіщо, якщо в масовій свідомості за даними поняттям вже закріпився певний список обов'язків? Мова не любить ніяких штучних нововведень. Коли цей термін втратить свою актуальність, він зникне.

Чому ж на практиці існують секретарі, які виконують обов'язки і референтів, і інспекторів з контролю за виконанням документів, і навіть перекладачів? Тому що теорія завжди відрізняється від практики. Компанії, особливо невеликі, прагнуть в першу чергу заощадити, повісивши на одного співробітника масу різнорідних обов'язків. Одна моя колега дала таке визначення посади секретаря: «людина, яка робить те, що інші працівники робити не хочуть». Що ж, буває і таке. Крім того, як ми вже говорили, розбіжність в обов'язки часто пов'язано з неможливістю введення певної одиниці до штатного розпису, а також нерозумінням роботодавців градацій, які існують всередині професії.

порівнюємо обов'язки

Давайте подивимося, що роботодавець має на увазі під тим чи іншим назвою. Для цього звернемося до сайтів для пошуку роботи. Виберемо кілька оголошень з назвами: «секретар», «секретар-референт», «помічник керівника», «офіс-менеджер», відберемо по три для кожної групи і порівняємо списки виконуваних обов'язків (повторювані в різних вакансіях обов'язки дублювати не будемо).

Офіс менеджер

1. Виконання доручень керівника.
2. Життєзабезпечення офісу.
3. Допомога в плануванні робочого часу керівника.
4. Підготовка та оформлення кореспонденції і внутрішньої документації.
5. Прийом гостей і відвідувачів керівника, організація зустрічей і переговорів.
6. Спілкування з клієнтами в офісі, створення для них дружній затишної атмосфери. Примітка автора: на менеджері по роботі з клієнтами даний роботодавець вирішив заощадити.
7. Прийом дзвінків, що надійшли на рекламну лінію, і переведення їх в потрібний відділ.
8. Контроль порядку і чистоти в офісі.
9. Систематизація і класифікація документів та інформації, доведення їх до безпосередніх виконавців. Примітка автора: начебто це і є діловодство? Але немає, в даній вакансії воно зазначено окремим рядком.
10. Доведення до відома менеджерів інформації, що надходить від клієнтів.
11. Виконання доручень співробітників офісу з оформлення та передачі їм необхідних доручень та інформації.
12. Перевірка правильності оформлення документів відповідно до встановлених вимог при прийомі на роботу нових співробітників. Примітка: Так і знала, кадровика в компанії немає!
13. Виконання щорозмножувальних робіт.
14. Виписка довіреностей.
15. Ведення табеля обліку робочого часу. Примітка автора: Точно немає кадровика!
16. Оформлення документів і складання звітів щодо витрачання коштів на господарські потреби.

секретар

1. Організація документообігу, ведення ділової переписки.
2. Виконання доручень керівника.
3. Підготовка необхідної документації та звітності.
4. Організація і координація зустрічей, переговорів, нарад.
5. Організація службових відряджень (замовлення авіа- і залізничних квитків, трансфери, бронювання готелів і т.п.).
6. Організація приїзду партнерів (бронювання готелів, трансфери тощо).
7. Прийом і розподіл вхідних дзвінків.
8. Забезпечення життєдіяльності офісу.
9. Виконання доручень керівництва (пошук інформації, складання звітів, спілкування з постачальниками сировини, часто на англійській мові).
10. Забезпечення поштової і кур'єрської відправки.
11. Забезпечення внутрішньокорпоративного документообігу.
12. Пошта.
13. Адміністративна підтримка керівника.
14. Контроль виконання доручень керівництва.
15. Робота з оргтехнікою.
16. Підготовка організаційно-розпорядчих документів.

Секретар-референт

1. Організація життєдіяльності офісу.
2. Прийом і розподіл дзвінків.
3. Прийом відвідувачів.
4. Організація зустрічей та переговорів.
5. Організація відряджень (замовлення і бронювання квитків, готелів, таксі, візова підтримка).
6. Ведення ділового листування.
7. Відправлення та отримання пошти, видача довіреностей.
8. Діловодство.
9. Виконання доручень керівництва.
10. Робота з кур'єрською службою.
11. Взаємодія з підрозділами компанії.
12. Підтримка в офісі порядку, доброзичливої ​​атмосфери.
13. Забезпечення адміністративної підтримки графіка дня директора.
14. Контроль виконання доручень і узгодження документації, ініційованої директором.
15. Підготовка організаційно-розпорядчої документації.

Помічник керівника

1. Прийом вхідних / вихідних дзвінків.
2. Робота з поштою / кореспонденцією, ділове листування.
3. Аналіз інформації, збір даних, звітність.
4. Комунікація з керівниками підрозділів.
5. Виконання доручень керівника в задані терміни.
6. Моніторинг своєчасного виконання розпоряджень / службових завдань.
7. Супровід відряджень (оформлення віз, бронювання ж / д і авіаквитків, трансфери, готелі, заходи, екскурсії).
8. Організація і супровід прийому керівництвом підприємства делегацій, відвідувачів, організація зустрічей, переговорів, презентацій.
9. Контроль за витрачанням канцтоварів, при необхідності замовлення.
10. Оформлення, зберігання оригіналів інформаційних і організаційно-розпорядчих документів.
11. Життєзабезпечення офісу.
12. Діловодство, документообіг.
13. Реєстрація вхідної, вихідної, внутрішньої документації.
14. Допомога в плануванні робочого дня керівника.

Як бачите, у фахівців, що працюють на цих посадах, дуже багато подібних обов'язків. Всі вони займаються (або беруть участь) життєзабезпеченням офісу, прийомом і розподілом дзвінків, організацією документообігу і виконують доручення керівника.

Подивіться на списки обов'язків секретаря, секретаря-референта і помічника керівника. Вони практично ідентичні. Хіба що в одній з компаній від помічника чекають ще й аналітичної роботи. Кілька вибивається з ряду позиція офіс-менеджера, від якого роботодавці чекають виконання функцій інспектора з кадрів і роботи. І, мабуть, він єдиний, від кого не чекають допомоги керівнику (або це просто не вказано в оголошенні?). З упевненістю можна сказати, що помічникові керівника доведеться допомагати керівнику, що не рятує його від необхідності «життєзабезпечуючих» офіс.

Перш ніж робити висновки, давайте звернемося ще до одного параметру: які вимоги висувають роботодавці до фахівців зазначених посад (Таблиця 2).

Таблиця 2

Вимоги, що пред'являються роботодавцем до офіс-менеджера, секретаря, секретаря-референта, помічника керівника

Що ж, приємної зовнішності і вищої освіти від офіс-менеджера випадково обрані нами роботодавці не вимагають. На наш погляд, вони не бачать особливих відмінностей між секретарем та офіс-менеджером. Вимоги до решти трьох позиціях, як і виконувані обов'язки, практично ідентичні. Тільки від помічника керівника хочуть досвіду роботи особистим помічником, при цьому не забуваючи про вміння працювати в колективі (ні для кого не секрет, що багато помічники мають тенденцію відриватися від колективу - специфіка роботи того вимагає).

Звичайно, на співбесіді виявиться, що половину обов'язків просто «забули» написати, і звідкись з'являться ще два десятка вимог до кандидата. Але в цілому тенденція зрозуміла: роботодавець бачить офіс-менеджером людину, яка буде піклуватися про офіс, всіх співробітників та ще й про клієнтів. А ось між секретарем, секретарем-референтом і помічником керівника особливої ​​різниці не спостерігається.

Тобто теорія і цього разу розійшлася з практикою. Нам зрозуміло, що секретар повинен здійснювати, скажімо так, технічний функціонал (робота з документами і т.д.), а помічник керівника або референт - виконувати більш складні функції (писати ділові листи, складати аналітичні огляди і т.д.). Мені відома тільки одна компанія, в якій обов'язки розподілені таким чином. Але вона з розряду ідеальних. На практиці такий розподіл швидше виняток, ніж правило.

Підозрюю, що в більшості випадків роботодавці просто хочуть заощадити, взявши на роботу фахівця, який поєднує кілька функцій. Крім того, вводити додаткові одиниці до штатного розпису - та ще морока.

Чому ж найпоширеніша назва для цієї групи адміністративних позицій саме «секретар»? По-перше, тому що воно давно у всіх на слуху. По-друге, теоретично помічник керівника може відмовити в допомозі співробітникам відділу, а секретарю діватися нікуди. По-третє, далеко не всі знають, хто цей загадковий «референт», тому краще не створювати зайвих складнощів з термінологією.

Очевидно, що негласно прийняте розподіл, яке ставить помічників керівника вище, ніж секретарів або секретарів-референтів, є, по суті, формальністю. Без сумніву, «асистент директора» звучить солідніше, ніж «секретар директора». У цьому, мабуть, і вся різниця. Роботодавця більше цікавлять ваші особисті якості і досвід роботи, ніж те, яка запис варто у вашій трудовій книжці. Звичайно, з плутаниною в посадах ми так і не закінчили. Однак тим, хто переживає з приводу того, що при всьому різноманітті виконуваних обов'язків його посада називається «секретар», радимо відкинути всі комплекси і на питання, ким працюєте, гордо відповідати: «Секретарем».