Для чого потрібні замовлення 1с. Приклад оформлення замовлень покупців. Етапи автоматизації та доопрацювання

Ви знаєте, що в 1С можна швидко створювати замовлення постачальникам, виходячи з поточних потреб інтернет-магазину?

Процес забезпечення замовлень у конфігурації «1С: Управління торгівлею 11» підтримується стандартною обробкою «Формування замовлень з потреб».

Але!
Така обробка має один мінус, який зводить нанівець багато плюсів: всі її можливості тісно переплетені і користувач зобов'язаний вказувати всі необхідні параметри забезпечення потреб. А таких параметрів дуже багато, що ускладнює роботу користувача.
Обробка надто складна для сприйняття. І менеджери інтернет-магазинів роблять замовлення постачальникам вручну.
З наших клієнтів лише одиниці підтвердили, що вони певною мірою використовують можливості стандартної обробки, але й те – в дуже обмеженому обсязі.

Ми розробили інтуїтивний механізм автоматичного створення замовлень постачальникам. Це рішення у вигляді зовнішньої обробки "Створення замовлень постачальнику". У ньому участь користувача у циклі забезпечення замовлення зведена до мінімуму.

Можна за 3-4 кліки миші сформувати замовлення постачальникам за всіма замовленнями від покупців за день.

Наведемо приклад, як використовується така зовнішня обробка в інтернет магазині товарів для тварин ЮНІЗОО.

Особливості: у магазину багато замовлень покупців і широкий вибір постачальників, тому потрібно надсилати замовлення на товар різним постачальникам різний часдіб, в тому числі і по кілька разів на день, що забирало у менеджерів багато часу.

Етапи автоматизації та доопрацювання

1. У механізм проведення замовлення покупця додаємо автоматичний поділ товарів за варіантом забезпечення (зі складу/під замовлення).

Тут обробка автоматично, залежно від вільного залишку на складі, визначає кількість товару, яку необхідно замовити постачальнику на замовлення покупця.

Ті ж товари, які є складі організації, проставляються в резерв під конкретне замовлення покупця (відокремлений резерв).

Малюнок 1. Поділ варіантів забезпечення

2. Для кожного товару в магазині вказуємо список усіх постачальників та основного контрагента. Встановлюємо відповідність між найменуваннями товарів у клієнта та конкретного постачальника для автоматичної підстановки значень на замовлення постачальникам. Первинне введення інформації було виконано програмно на основі наданих прайс-листів постачальників.

Рисунок 2. Список номенклатурних позицій постачальників
Для актуальності інформації про наявність товару у постачальника для кожної номенклатури було встановлено реквізит «Наявність у постачальника». І зараз менеджери інтернет-магазину автоматично завантажують інформацію по прайс-листах постачальників один раз на день, витрачаючи на це лише 5 хвилин.

Рисунок 3. Номенклатура постачальника

У результаті в системі підтримується актуальна інформаціяпро наявність товару складі конкретного постачальника у конкретний день.

3. Для масового формування замовлень постачальникам було розроблено зовнішню обробку. На першому кроці відбираємо товари для замовлення та вказуємо дату доставки (період). За кнопкою «Заповнити» всі замовлення покупців за потрібні дати потрапляють у таблицю. Перемикаючи варіанти відображення замовлень («Тільки незабезпечені / Всі замовлення) та фільтр по менеджеру – можна налаштувати інтерфейс обробки індивідуально під кожного менеджера.

Малюнок 4. Крок 1. Відбір товарів для замовлення
У табличній частині обробки виводиться необхідна інформація: найменування та кількість замовленого товару у розрізі замовлень покупців, статус забезпечення кожної позиції (див. табл. нижче) тощо.

Після натискання «Проставити галки та кількість» відбувається автоматичний розрахунок необхідної кількості товару до замовлення по кожному рядку, з урахуванням наявності товару на складі та вже сформованих замовлень постачальникам (поле «Кількість» редагується вручну за потреби).

Малюнок 5. Крок 1. Розрахунок необхідної для замовлення кількості

Зверніть увагу: поля зі статусом "Не забезпечений" на малюнку 6 відповідають позиціям, позначеним галочкою на малюнку 5

Малюнок 6. Крок 1. Автоматичний вибір товарів до замовлення

4. Таблична частина другого кроку обробки – вибір постачальників – формується на основі інформації, вказаної на першому кроці. Користувач бачить інформацію про всі незабезпечені позиції, за якими потрібно сформувати замовлення постачальникам.

Як постачальник автоматично вибирається основний постачальник за цією позицією. За відсутності товару в основного постачальника, система пропонує вибір із тих постачальників, які поставляють даний товар, і є у них.

Малюнок 7. Крок 2. Вибір постачальників

Для будь-якої позиції вибір постачальника можна змінити вручну. Завершуємо крок, натискаючи кнопку «Сформувати замовлення».

5. Замовлення постачальникам формуються з урахуванням інформації, обраної другою кроці. Для кожного постачальника всі товари збираються на окреме замовлення. Тепер їх залишилося лише надіслати постачальникам.

Такий механізм дозволив скоротити трудовитрати менеджерів із закупівель у 4 рази порівняно з ручним створенням замовлень постачальникам.

Якщо ви хочете побачити, як автоматизувати створення замовлень постачальникам у 1С – замовте безкоштовну демонстрацію.

Документ "Замовлення покупця" призначений для оформлення попередньої домовленості з покупцем про намір придбати товари.

Параметри, за якими відбувається контроль відвантаження та оплати на замовлення, встановлюються у договорі з контрагентом.

У замовленні можна вказати передбачувану дату оплати («Оплата») та банк чи касу, куди мають надійти грошові коштиз оплати замовлення. Ця інформація використовується для планування вхідних платежів.

У документі передбачено два види операції:

Продаж, комісія;




У переробку.

Продаж, комісія

Цей вид операції використовується для оформлення замовлення від покупця чи комісіонера. Для кого оформляється замовлення - для покупця або комісіонера визначається видом договору, який обраний у документі.

Оформлення замовлень покупців із торгових операцій не є обов'язковим. Торгові операції можуть оформлятися у тому разі, коли облік замовлень не ведеться.

Якщо у договорі з контрагентом-покупцем з видом взаєморозрахунків «За договором загалом» або «За замовленнями» встановлено прапор «Відокремлений облік товарів на замовлення покупців», то партійний вартісний облік ТМЦ, використаних для виготовлення продукції на замовлення, вестиметься окремо. Ця ж ознака використовується для визначення відокремленого обліку витрат на виробництво та розрахунку собівартості на замовлення покупців.

У замовленнях покупців з торгівельних операцій також можна зазначити перелік зворотної тари, у якій покупцю будуть відвантажені матеріальні цінності. Дані про зворотну тару вказуються на закладці "Тара". На закладці «Послуги» вказуються додаткові послугипов'язані з виконанням замовлення, наприклад, послуги з доставки товарів.

Переробка

Цей вид операції використовується для оформлення замовлення від покупця на випуск продукції з давальницької сировини.

Якщо вибрано цей вид операції, то на закладці «Продукція» вказується перелік продукції, яку необхідно виготовити для замовника, а на закладці «Матеріали» зазначаються давальницькі матеріали, які планується отримати у переробку від замовника. На закладці «Доп. послуги», зазначаються додаткові послуги, пов'язані з виконанням замовлення, наприклад, послуги з доставки матеріалів або продукції.

На закладці "Продукція" для кожного рядка можна вказати специфікацію номенклатури. На підставі даних специфікації можна автоматично заповнити закладку "Матеріали". За замовчуванням специфікація заповнюється значенням основної специфікації, призначеної для номенклатури, і може бути виправлена.

Відображення всіх операцій з переробки давальницької сировини стороннього контрагента обов'язково оформляється із зазначенням замовлення покупця на переробку.

Замовлення вважатиметься виконаним, якщо вся кількість продукції, зазначена в документі на закладці «Продукція», буде відвантажена замовнику та від замовника будуть отримані всі матеріали, зазначені на закладці «Матеріали», або якщо замовлення буде примусово закрито документом «Закриття замовлень покупців».

Для замовлень покупців на переробку давальницької сировини відокремлений облік ТМЦ ведеться завжди, всі витрати, всі партії ТМЦ, що переміщуються, вказуються з точністю до замовлення незалежно від стану прапора «Відокремлений облік товарів на замовлення покупців» у договорі з контрагентом.

Резервування товарів на замовлення на складі та розміщення в замовленнях

При оформленні замовлення покупця товари можна зарезервувати на це замовлення з поточного вільного залишку на будь-якому зі складів (оптовому або роздрібному) або розмістити в інших замовленнях - замовленнях постачальникам, внутрішніх замовленнях, замовленнях на виробництво. Склад для резервування або замовлення для розміщення вказується у табличній частині в колонці «Розміщення», таким чином, за одним замовленням покупця товар може бути зарезервований на кількох складах та розміщений у кількох замовленнях.

На замовлення покупця не можна зарезервувати товар у неавтоматизованій торговій точці.

Резервування та розміщення можна виконувати лише у замовленні з видом операції «продаж, комісія». Для таких замовлень виконати резервування та розміщення в замовленнях можна і для зворотної тари на закладці «Тара», вказавши склад чи замовлення у колонці «Розміщення».

Під час оперативного проведення документа можна виконати автоматичне резервування та/або розміщення. Автоматичне розміщення можна виконати лише на замовлення постачальнику. Параметри автоматичного резервування та розміщення налаштовуються у спеціальній формі, що відкривається при натисканні на кнопку «Заповнити та провести»у командній панелі форми документа.

Якщо необхідно виконати автоматичне резервування, у формі слід встановити прапорець «резервування», а для автоматичного розміщення - прапорець «розміщення». За необхідності у формі можна змінити стратегію авторезервування, встановлену за умовчанням.

При виконанні автоматичного резервування та розміщення враховується значення, вказане у реквізиті «Склад/група» у шапці документа. У цьому реквізиті можна вказати склад чи групу доступності складів. Значення реквізиту враховується так:

Визначається склад пріоритетного розміщення. Якщо в замовленні зазначений певний склад, то він вважатиметься складом кращого розміщення, інакше складом кращого розміщення буде склад, який вказаний як основний склад в налаштуваннях користувача.




Визначається група доступності складів. Якщо в замовлення вказано групу доступності складів, то вибирається ця група, інакше береться група доступності складів, яка вказана в налаштуваннях користувача.




Резервування буде виконуватися спочатку на складі кращого розміщення, потім складах, що входять до групи доступності. Розміщення буде виконуватися спочатку в замовленнях постачальникам, у яких вказано склад бажаного розміщення, потім у замовленнях, в яких зазначені склади, що входять до групи доступності.

При виконанні автоматичного розміщення враховується передбачувана дата відвантаження замовлення покупця і передбачувана дата надходження у замовленні постачальника. Розміщення буде виконуватися тільки в тих замовленнях постачальникам, для яких дата надходження на замовлення менша або дорівнює даті відвантаження на замовлення покупцю (товар повинен надійти раніше, ніж його передбачається відвантажити).

Якщо в налаштуваннях параметрів обліку на закладці «Замовлення» встановлено прапорець «Використовувати вказівку серій при резервуванні» та в замовленні вибрано договір, за яким ведеться відокремлений облік, можна виконувати резервування товарів на складі із зазначенням серій номенклатури. Вказівка ​​серій у табличній частині «Товари» має сенс лише для тих рядків, за якими проводиться резервування на складі.

Заповнити серію у рядку табличної частини «Товари» можна такими способами:

Вручну.У цьому випадку спочатку в колонці «Розміщення» обов'язково має бути зазначений склад, на якому відбуватиметься резервування товару.




За допомогою механізму підбору.У цьому випадку в шапці документа обов'язково має бути зазначений склад. Цей склад буде автоматично встановлений у стовпчику «Розміщення». Якщо склад у шапці не вказано, вибір серії при підборі номенклатури заборонено.




Автоматично.При автоматичному резервуванні товарів за допомогою кнопки «Заповнити та провести».

При автоматичному резервуванні всі підібрані вручну серії будуть втрачені.

Схему автоматичного та ручного резервування та розміщення у замовленнях постачальникам можна поєднувати, для цього потрібно вручну вказати варіант розміщення для деяких позицій у документі, а потім скористатися кнопкою «Заповнити та провести».Для того, щоб автоматичне розміщення виконувалося тільки для тих позицій, для яких воно не було виконано вручну, у формі налаштування автоматичного резервування прапорець «Очищати розміщення перед заповненням» не повинен бути встановлений.

Після проведення замовлення можна відкоригувати схему розміщення та резервування на замовлення за допомогою документа «Резервування товарів».

Пакетне оформлення документів покупцю

У замовленні покупця передбачено сервісний механізм, який дозволяє виконувати пакетне введення документів, скорочуючи час оформлення документів покупцю.

Форма налаштування пакетного введення документів відкривається при натисканні на кнопку « Оформити реалізацію» у командній панелі форми документа. Кнопка стає доступною після запису документа.

У формі налаштування визначається, які документи потрібно оформити - "Рахунок-фактура виданий", "Прибутковий касовий ордер", "Реалізація товарів та послуг", "Видатковий ордер на товари", вибирається режим друку для кожного виду документів (з попереднім переглядом або відразу на друк). Для документів « Реалізація товарів та послуг» та «Витратний ордер на товари»можна вибрати друковану форму.

Налаштування, встановлені користувачем у формі настройки, зберігаються, вони можуть бути використані у наступному сеансі роботи. Якщо у формі налаштування скинути прапорець « Показувати форму налаштування при оформленні документів» , форма не відкриватиметься при натисканні на кнопку "Оформити реалізацію", а відразу виконуватимуться дії згідно з встановленими налаштуваннями. Відновити показ форми та змінити параметри можна з меню « Дії» - « Відкрити форму налаштування оформлення реалізації» .

Контроль цін на замовлення

Для контролю відпускних цін замовлення можна використовувати планову собівартість. Як тип цін планової собівартості встановлюються ті ціни, стосовно яких розраховується допустимий відсоток націнки. У замовленні у діалоговому вікні «Ціни та валюта» встановлюється прапорець «Використовувати планову собівартість». В цьому випадку при введенні цін на замовлення буде автоматично розрахований відсоток націнки та відхилення від планової собівартості. Тип цін планової собівартості визначається налаштуваннях параметрів обліку в розділі «Виробництво».

Оповіщення про майбутні операції на замовлення

У документі «Замовлення покупця» передбачено можливість підключення системи оповіщення про майбутні операції на замовлення (відвантаження або оплату замовлення). Для цього потрібно встановити прапор у полі «Нагадування» та вказати час, коли треба видати оповіщення про замовлення.

Інформацію про поточні, прострочені та майбутні відвантаження та оплати на замовлення покупця можна переглянути в календарі користувача, що входить до «Менеджер контактів».

Опис роботи кнопки "Заповнити та провести"

При натисканні на кнопку "Заповнити та провести" відбуваються такі дії:

2. Виходячи з вибраних параметрів відбувається заповнення колонки "Розміщення". При цьому враховується значення параметра "Стратегія авторезервування на замовлення"

2.1.1.Визначається список доступних для резервування складів: група доступності складів

Якщо в замовленні вказано групу доступності складів - використовується група вказана в замовлення




Якщо для користувача в налаштуваннях за замовчуванням вказано групу доступності складів, використовується група за замовчуванням.




Якщо в замовлення покупця вказаний склад (а не група доступності складів), цей склад також входить до списку доступних для резервування складів і пріоритетний при резервуванні




Якщо група доступності складів не вказана ні в налаштуваннях користувача, ні на замовлення - резервування відбувається на всіх складах

2.1.2 Визначаються залишки на складах, доступні для резервування. Розрахунок відбувається на підставі залишків у регістрі "Товари на складах" за мінусом

вже виконаних резервів (реєстр "Товари в резерві на складах")

У випадку, якщо користувачу не дозволено перевищення залишку товарів по організації, кількість резервування не може перевищувати залишок товарів по організації, зазначеній у замовленні

2.2.1 Визначаються залишки на замовлення постачальникам, доступні для розміщення. Розрахунок відбувається на підставі залишків у регістрі "Замовлення постачальникам", при цьому список замовлень обмежується такими умовами:

Склад у замовленні обмежується списком доступних складів, що визначаються на підставі відомостей п.2.1.1




Дата надходження у замовленні постачальнику має бути меншою або дорівнює даті відвантаження в замовленні покупця




Організація у замовленні покупця та у замовленні постачальнику повинна збігатися

З залишку за регістром "Замовлення постачальникам" виключаються вже виконані в цих замовленнях постачальникам розміщення

2.3 З отриманих вільних залишків для резервування та розміщення віднімається кількість номенклатури, для якої розміщення в документі зазначено вручну (враховуються рядки, в яких зазначено розміщення)

2.4 У рядках документа, для яких не заповнено розміщення, відбувається заповнення колонки Розміщення. При необхідності один рядок може бути розбитий на кілька рядків з різним значенням розміщення. Кількість номенклатури, яку не вдалося розмістити, виділяється в окремий рядок із порожнім значенням розміщення

3. У разі, якщо в коригованому замовленні покупця зазначено договір з відокремленим обліком товарів на замовлення покупців, і якщо встановлено константу "Використовувати вказівку серій при резервуванні" - відбувається заповнення колонки "Серія номенклатури" для рядків, у яких розміщення зазначено склад

3.1 Визначаються вільні залишки на складі розміщення у розрізі серій. Розрахунок відбувається на підставі залишків у регістрі "Товари на складах" за мінусом

вже виконаних резервів у розрізі серій (реєстр "Товари в резерві на складах")




залишків призначених для передачі за ордерною схемою (регістр "Товари для передачі зі складів").

3.2 Відбувається заповнення колонки "Серія номенклатури" у рядках документа, при необхідності один рядок може бути розбитий на кілька рядків з різним значенням серії

4. Документ проводиться. Якщо документ не вдалося провести - документ повертається у вихідний стан (до натискання кнопки "Заповнити та провести")

Для роздрібних магазинів

Прогнозуйте попит та керуйте запасами
Товарів повинно бути мало і має бути багато. Якщо товарів недостатньо - у магазині виникають втрачені продажі. Якщо товарів занадто багато – в обороті заморожуються зайві кошти. Використовуйте сервіс 1С-Товари для більш точного прогнозу попиту. Сервіс враховує середні продажі, тренди, періоди дефіциту товару (прогалини на полицях), сезонність попиту, свята, розпродажі, акції.

Щодня сервіс автоматично перевіряє мінімальні залишки та своєчасно надсилає заявку постачальнику, використовуючи результати прогнозу. Так ви уникнете як дефіциту, так і надлишків товару в магазині.

Плануйте асортимент без помилок
Дізнайтесь, які товари приносять вам прибуток і завжди мають бути в асортименті. І, навпаки, виводьте з асортименту товари з низькою націнкою та оборотністю.

Контролюйте бізнес та підвищуйте прибуток
Спробуйте різні варіанти підвищення продажів – нові товари, зміна націнки, перерозподіл площі. Переконатись у правильності дій допоможуть звіти. Блок аналітики доступний через Інтернет і зроблений як панель приладів індикаторів діяльності, що дозволяє швидко помітити зміни.

Для оптових постачальників

Плануйте постачання товарів у власні або орендовані торгові точки
Отримуйте за допомогою сервісу поточні залишки товарів у магазинах та правильно визначайте розмір постачання. Система прогнозу попиту, вбудована у сервіс, допоможе забезпечити постійну наявність на полицях магазинів ходового товаруі дозволить уникнути «оверстоку» на ваших складах.

Для такого сценарію роботи передбачено спеціальний вигідний тариф «Автозамовлення 300 товарів».

Підвищуйте ефективність обробки отриманих замовлень
Сервіс 1С-Товари дозволяє синхронізувати найменування товарів у постачальника та магазину, що дає можливість автоматично завантажувати заявки від роздрібних магазинів до облікової системи та не витрачати багато часу на зіставлення номенклатури.

Можливості

Прогноз попиту та автоматичне замовлення

В основі роботи системи автоматичного замовлення лежить налаштована асортиментна матриця. Асортиментна матриця – це список товарів, якими торгує магазин. По кожному товару сервіс розраховує середньоденні продажі та визначає «мінімальний залишок» та оптимальний обсяг замовлення.
Сервіс 1С-Товари автоматично перевіряє мінімальні залишки та формує заявки на товари, за якими залишок менший від необхідного.
Збудований процес постачання дозволяє уникнути як дефіциту, так і надлишку товару в магазині.

Управління та аналіз роботи магазину

Зрозумілі звіти допоможуть оцінити ефективність використання ресурсів магазину:

• аналіз виручки (щодня, години, види оплат, середній чек);
• аналіз товарних залишків і оборотів (товари, що продаються, оборотність, продажі по постачальникам);
• аналіз використання площ (виручка з 1 кв. м. торгової площі, за секцією або товарною категорією).

Умови використання

Ціна

1С-Товари. Тестовий для магазину на 1 місяць

Безкоштовно

• Оптимізація асортименту, контроль товарних залишків та автоматичне замовлення товарів

1С-Товари. Автозамовлення для магазину

1000 руб/місяць
за один магазин

• Оптимізація асортименту
• Контроль товарних залишків та автоматичне замовлення товарів

1С-Товари. Аналітика продажів для магазину

1000 руб/місяць
за один магазин

• Аналіз роботи роздрібного магазину
• Порівняльний аналіз для мережі магазинів

1С-Товари. Комплексний для магазину

1700 руб/місяць
за один магазин

• Використання сервера прогнозування
• Оптимізація асортименту, контроль товарних залишків та автоматичне замовлення товарів
• Аналіз роботи роздрібного магазину чи мережі магазинів

Багато торгових організацій працюють «на замовлення». Т. е. організація спочатку отримує кілька замовлень від покупців. Потім знаходить постачальників і в них набуває необхідних товарів. Як тільки товар приходить на склад від постачальника, він відразу відвантажується покупцям.

У такій ситуації менеджери із закупівель повинні мати зручні механізми для формування замовлень постачальникам та відстеження термінів постачання.

У програмі «1С: Управління торгівлею, ред. 10.3» менеджер із закупівель може зробити таке:

• Подивитись повний списоктоварів, якими необхідно забезпечити покупців.
• Автоматично створити замовлення постачальнику на всі товари, необхідні покупцям. При цьому у замовленні постачальнику буде чітко зазначено, під які замовлення покупців зроблено замовлення постачальнику. А у момент надходження на склад товар автоматично зарезервується для клієнта.
• Вказати термін надходження товарів на всі замовлення постачальникам.
• Проконтролювати терміни надходження товарів, у разі недотримання термінів анулювати замовлення постачальнику.

Розглянемо докладніше кожну з цих можливостей.

Для аналізу товарів, які необхідно купити для клієнтів, можна використовувати звіт «Аналіз замовлень покупців».

Меню: Звіти – Продаж – Аналіз замовлень – Аналіз замовлень покупців

Звіт можна сформувати за ще не відвантаженими замовленнями. Для цього встановимо прапор «Стан відвантаження на замовлення» та відзначимо значення «Не відвантажено» та «Відвантажено частково». Таким чином, ми отримаємо звіт на замовлення, які ще не відвантажені повністю:

У звіті відображаються всі невідвантажені замовлення. За кожним замовленням ми бачимо необхідні товари, у колонці «Залишилося забезпечити» вказується необхідна кількість. Якщо ця колонка не порожня, то товар відсутній на складі і не був зарезервований - його потрібно замовити у постачальника.

Створення замовлення постачальнику

Зі звіту «Аналіз замовлень покупців» ми з'ясували, що для наших клієнтів необхідно зробити замовлення постачальнику. Але нам необов'язково запам'ятовувати, кому та якого товару не вистачає. Прямо зі звіту можна сформувати замовлення постачальнику на всі товари!

Натисніть кнопку «Замовлення постачальнику – Сформувати одне замовлення постачальнику»:

Створюється новий документ «Замовлення постачальнику», куди автоматично потрапили всі необхідні для замовлення товари:

Для кожного товару у стовпчику «Замовлення» вказано замовлення покупця, під яке товар замовляється у постачальника. Завдяки цій інформації у момент надходження товару на склад він буде зарезервований для покупця автоматично.

У замовлення потрібно вибрати постачальника, договір, заповнити ціни покупки. Ми домовилися з контрагентом «Мобіл» щодо постачання цього товару 28.12.2011. Вкажемо передбачувану дату надходження товару у поле «Надходження»:

За кнопкою «ОК» проведемо та закриємо замовлення постачальнику.

Після оформлення замовлення постачальнику знову сформуємо звіт "Аналіз замовлень покупців". Тепер колонка «Залишилося забезпечити» порожня, тому що ми замовили усі необхідні товари у постачальника. Інформація про те, що товар замовлено постачальнику, відображається в колонці «Розміщено на замовлення»:

Контроль термінів постачання

Для контролю термінів постачання скористаємося звітом «Аналіз замовлень постачальникам».

Меню: Звіти – Закупівлі – Аналіз замовлень – Аналіз замовлень постачальникам

Зробимо налаштування, щоб побачити замовлення, за якими порушено термін постачання. Натисніть кнопку "Налаштування".

У формі налаштування внизу в таблиці додамо новий відбір «Замовлення. Дата надходження менше або дорівнює поточній даті». Для цього натиснемо кнопку «Додати», у вікні вибору поля знайдемо поле «Замовлення», розгорнемо його за плюсом і виберемо всередині поле «Дата надходження»:

В основній формі звіту також встановимо прапор «Стан надходження» та відзначимо значення «Не надійшло» та «Надійшло частково».

Натиснемо «Сформувати» і в результаті побачимо всі замовлення, які мали повністю надійти до поточної дати, але цього не сталося:

У колонці «Залишилося закупити» буде зазначено кількість товару, що не надійшов вчасно.

За результатами аналізу менеджер може ухвалити рішення анулювати замовлення постачальнику. Для цього оформляється документ "Закриття замовлення постачальнику". Створити документ можна на підставі замовлення постачальника або вручну.

Меню: Документи – Закупівлі – Закриття замовлень постачальникам

Зробимо закриття замовлення на підставі. Для цього можна знайти потрібне замовлення постачальнику у списку замовлень:

Меню: Документи – Закупівлі – Замовлення постачальникам

Або відкрити замовлення постачальнику прямо зі звіту.

Щоб відкрити замовлення постачальнику зі звіту, потрібно зробити по ньому подвійний клік мишею і в списку дій, що відкрився, вибрати пункт «Відкрити замовлення постачальнику»:

У замовленні постачальнику скористаємося кнопкою введення на підставі та оберемо пункт «Закриття замовлень постачальникам»:

У документі «Закриття замовлень постачальникам», що відкрився, вже буде вказано закривається замовлення, контрагент, сума замовлення:

Також можна вказати причину закриття замовлення і потім аналізувати причини закриття замовлень у звіті:

Меню: Звіти – Закупівлі – Аналіз замовлень – Аналіз причин закриття замовлень

На кнопці «ОК» проведемо і закриємо документ.

Після закриття замовлення постачальнику програма вже не чекатиме на нього жодних надходжень чи оплат. Замовлення постачальнику тепер не відображатиметься у звітах:

Крім того, якщо ще раз сформувати звіт «Аналіз замовлень покупців», ми побачимо, що товар знову з'явився у стовпчику «Залишилося забезпечити»:

Тепер менеджеру із закупівель слід сформувати нове замовлення постачальнику на відсутні товари та чекати на поставку даного товару в строк.

У цьому уроці показано роботу із замовленнями клієнта при оформленні оптового продажуюридичної особи.

Документ замовлення клієнтау системі призначений для фіксації наміру покупця ( юридична особа) придбати у нас якийсь товар, роботу чи послугу. У межах цих документів можна вести взаєморозрахунки з клієнтами, і навіть збирати різні додаткові витрати.

Для початку нагадаю де включається функціонал замовлень клієнта у програмі:

Крім включення використання самих замовлень, потрібно вибрати тип використання замовлень (просто як рахунок, як можливість резервування товарів на складі, або додатково як можливість створення замовлень постачальнику на основі замовлень клієнта). Також включений контроль відвантаження при закритті замовлень (тобто не можна буде закрити замовлення, якщо по ньому на завершене відвантаження) та контроль оплати (не можна буде закрити замовлення, якщо воно не сплачено повністю):

Створення замовлення клієнта

Тепер створимо замовлення клієнта, для цього відкриємо список замовлень:

У списку документів створюємо нове замовлення:

Форма документа дуже схожа на форму документа реалізації товарів:

На першій закладці вказуємо організацію, клієнта, підтягується контрагент, угоду та договір:

Підбір товарів у документ

На другій закладці підбираємо товари:

У формі підбору бачимо, що ціни на номенклатуру у нас є (використовується вид цін, обраний в угоді), однак немає складського залишку:

Тому що не вибрано склад:

Виправляюсь, тепер з'явився складський залишок:

Підбираємо потрібну номенклатуру, при подвійному натисканні на рядку списку товарів з'являється таке вікно:

У ньому потрібно вибрати кількість товару для продажу та дію по даному товару, на вибір кілька варіантів. Нас цікавить лише варіант Відвантажити(Тільки за цим варіантом можна оформити продаж даного товару). Детально про дані налаштування та забезпечення потреб у програмі буде говорити пізніше в окремому уроці.

Після підбору необхідних продуктів переносимо їх у документ:

Таблична частина товарів у замовленні повністю заповнилася:

У нижній частині форми бачимо дату відвантаження товарів (саме ця дата вважатиметься датою відвантаження для формування графіка оплати за договором). При необхідності (якщо різні товари на замовлення відвантажуватимуться в різні дати) можемо зняти цю галку і тоді потрібно буде заповнити дату відвантаження у всіх рядках табличної частини Товари.

На закладці Додаткововказується валюта замовлення, варіант оподаткування, номер та дата вхідних даних (за даними клієнта). Обов'язково потрібно заповнити Підрозділ (воно за замовчуванням підтягується з підрозділу, до якого належить користувач, який оформив замовлення), інакше потім не проведеться документ реалізації:

Для того щоб можна було оформити реалізацію, потрібно встановити статус До виконання. Після цього проводимо документ. Заповнився графік оплати замовлення:

За умовчанням графік береться з угоди. Якщо в угоді він не заповнений, то графік встановлюється як стовідсоткова післяплата в день відвантаження:

На підставі замовлення можна ввести такі документи:

Для того, щоб оформити продаж на замовлення, оформимо реалізацію товарів та послуг:

Документ заповнився автоматично, лишилося провести.

На замовлення можна формувати такі друковані форми:

І різні звіти:

Подивимося, наприклад, звіт щодо стану виконання:

У ньому ми бачимо, що замовлення відвантажено повністю, але не сплачено.

У списку замовлень з'являється рядок документа, у поточному стані вказано "Готов до закриття":

Ті замовлення, за якими відбулося відвантаження та прийнято оплату від покупця, рекомендується закривати. Незважаючи на те, що оплати ми не отримали і встановили в налаштуваннях системи контроль оплати при закритті замовлень, спробуємо все-таки замовлення закрити:

З'являється таке вікно:

Бачимо, що замовлення успішно закрилося:

Не слід думати, що це системна помилка. Просто справа в тому, що контроль відвантажень та оплат при закритті замовлень працює лише в тому випадку, якщо взаєморозрахунки з покупцем ведуться у розрізі замовлень (а у нас у цьому випадку за договорами). Рівно з цієї причини у списку замовлень не відобразився відсоток відвантаження на замовлення і відсоток боргу.

Про взаєморозрахунки поговоримо докладно на окремому уроці.