Kontorsadministratör: ansvar och trender i yrkets utveckling. Arbetsbeskrivning av ett administratörsexempel Vad en kontorsadministratör bör veta

Redovisnings- och rapporteringsavdelningen i frågorna om att lämna in: § slutsatser om efterlevnad av gränser för tillgången på materiella resurser och deras utgifter i företagets strukturella divisioner för deras avsedda ändamål; § förslag till försäljning av överskottsutrustning m.m.; § redovisningsdata för förflyttning av materiella resurser i företagets lager; § kostnadsberäkningar för underhåll av byggnader och lokaler där företagets strukturella avdelningar är belägna, inklusive utrustning (hissar, belysning, värme, ventilationssystem etc.); § kostnadsberäkningar för inköp av möbler, hushållsmaterial, utrustning, inventarier m.m. § upprättad rapportering. 6.6. Juridisk avdelning för att erhålla: § konsultationer i juridiska frågor; § förtydliganden av gällande lagstiftning; § slutsatser om överensstämmelse med gällande lagstiftning av handlingar som lämnats in för juridisk granskning. 6.7.

Arbetsbeskrivning för administratör

Kontorsadministratören måste känna till: -etik för relationer i arbetsgruppen; - Standarder för kontorsarbete; -lokalisering av kontorslokaler; -principer för planering och design av kontorslokaler; -regler och metoder för att organisera kontorsarbete; - kontorsanställdas verksamhetsområde; -principer för att organisera kontorsmaterial; -grunderna för estetik, etik och socialpsykologi; - interna arbetsbestämmelser; -grunderna i arbetslagstiftningen; -Juridiska krav för affärsavtal och förfarandet för deras ingående; - kontorets tekniska utrustning; -regler för användning av kontorsutrustning; -principer för relationer med administrationen (kommandantens kontor) i byggnaden där kontorslokalerna är belägna; - Arbetsskyddsregler och föreskrifter. - säkerhetsföreskrifter, brandskydd och industriell sanitet. 2.

Arbetsbeskrivning av administratör

Utför enskilda tjänsteuppdrag från sin närmaste chef. 16. Förbereder kontoret för stängning (stänger av belysning och kontorsutrustning, aktiverar trygghetslarmsystem etc.).

III. Rättigheter Kontorsförvaltaren har rätt att: 1. Självständigt och på eget ansvar förvalta de medel som avsatts för att förse kontoret med nödvändiga inventarier. 2. Lämna förslag till förbättring av kontorets och företagets arbete för övervägande av företagets chef.

Bekanta dig med dokumenten som definierar hans rättigheter och skyldigheter för sin position, kriterier för att bedöma kvaliteten på utförandet av officiella uppgifter. 4. Underteckna och godkänn dokument inom din kompetens.

5.
Jag godkänner ………………………… ………………………………………………….(organisationens namn) ………………………………… ………… …….(position) ………………….…………………………………………(fullständigt namn) “…..” …………………. 20….. g. ………………………………………………………………………………………………………..(namn, företag, organisation) 1. Allmänna bestämmelser 1.1 . Administratören anställs och avskedas på order av företagets direktör.
1.2.

Uppmärksamhet

Till administratörstjänsten förordnas den som har gymnasieutbildning utan krav på arbetslivserfarenhet eller grundyrkesutbildning och arbetslivserfarenhet inom specialiteten av minst …………………. år. 1.3. Administratören rapporterar direkt till ………………………………………………………………………………………………………………… (företagets direktör / chef för den strukturella enheten / annan tjänsteman) 1.4.

Arbetsbeskrivning av försäljningsgolvsadministratören

Säkerställer korrekt underhåll och drift av kontorslokaler i enlighet med regler och föreskrifter för industriell sanitet och brandskydd. 9. Organiserar beställning av flyg- och tågbiljetter för kontorsanställda, skickar fordon.

10. Organiserar kontorspapper, tar emot inkommande samtal och hanterar utgående samtal. 11. Organiserar effektiv och kulturell service för besökare, säkerställer skapandet av bekväma förhållanden för dem, ger dem råd i administrativa frågor, tillhandahåller information och annat material (visitkort, prislistor, häften, etc.). 12. Förbereder den materiella och tekniska basen för att genomföra komplexa förhandlingar med partners, kunder och andra kategorier av besökare. 13. Håller register över besökare. 14. Vidtar åtgärder för att förebygga och eliminera konfliktsituationer. 15.

Arbetsbeskrivningar

Administratören måste känna till: - resolutioner, order, order, andra styrande och reglerande dokument från högre och andra organ som rör företagets arbete, - strukturen för företagsledningen, de anställdas rättigheter och skyldigheter, - regler och metoder för att organisera processen för att betjäna besökare; - typer av tjänster som tillhandahålls av företaget; - principer för planering och design av lokaler; ekonomi, arbetsorganisation och ledning; - arbets- och arbetsskyddslagstiftning i den ryska federationen - regler och regler för arbetsskydd, säkerhetsåtgärder, industriell sanitet och brandskydd; 1.5.
Du kan ladda ner arbetsbeskrivningen för kontorsadministratören gratis. Arbetsuppgifter för kontorsadministratören jag godkänner (Efternamn, initialer) (organisationens namn, dess organisatoriska och juridiska form) (direktör; annan person som har behörighet att godkänna arbetsbeskrivningen) 00.00.201_g. smp. ARBETSBESKRIVNING AV KONTORSADMINISTRATIONEN (institutionens namn) 00.00.201_g. Nr 00 1. Allmänna bestämmelser 1.1 Denna arbetsbeskrivning fastställer ansvar, rättigheter och arbetsuppgifter för kontorsadministratören (nedan kallad "företaget").
Institutionens namn 1.2 En person med en yrkesutbildning (högre; sekundär) och erfarenhet av ekonomiskt och administrativt arbete på minst (1 år; 2 år; 3 år; etc.) anställs för tjänsten som kontorsadministratör. 1.3.Kontorsadministratören utses till tjänsten och entledigas på order av organisationschefen.

Arbetsbeskrivning för kontorsadministratör

Info

Konsulterar besökare i frågor som rör de tjänster som tillhandahålls. 4. Vidtar åtgärder för att förebygga och eliminera konfliktsituationer.

Säkerställer renlighet och ordning i lokalen och området i anslutning till den eller byggnaden. 8. Övervakar efterlevnaden av underordnade anställda med arbets- och produktionsdisciplin, arbetsskyddsregler och -föreskrifter, industriell sanitet och hygienkrav.

9. Informerar ledningen om befintliga brister i att betjäna besökare och åtgärder som vidtagits för att eliminera dem. 10.
Ansvar Administratören är ansvarig: - för konsekvenserna av beslut som fattas av honom som går utöver gränserna för hans befogenheter som fastställts av den nuvarande lagstiftningen i Ryska federationen, företagets stadga och andra reglerande rättsakter - för underlåtenhet att utföra (otillbörligt utförande) av sina officiella uppgifter enligt dessa instruktioner, inom de gränser som bestäms av den nuvarande arbetslagstiftningen i Ryska federationen - för att begå ett brott i processen för att utföra sina aktiviteter - inom de gränser som bestäms av den nuvarande administrativa, Ryska federationens straffrättsliga och civila lagstiftning; - för att orsaka materiell skada och skada företagets affärsrykte - inom de gränser som bestäms av gällande arbets-, straff- och civillagstiftning. 5. Arbetsförhållanden 5.1.
Informera din närmaste chef inom gränserna för din kompetens om alla brister som identifierats under din verksamhet och lämna förslag för att eliminera dem. 4. Begär personligen eller på uppdrag av organisationens ledning från avdelningar av företaget och andra specialister information och dokument som är nödvändiga för att fullgöra sina officiella uppgifter. 5. Involvera specialister från alla (individuella) strukturella avdelningar för att lösa de uppgifter som tilldelats honom (om detta föreskrivs i bestämmelserna om strukturella avdelningar, om inte, med tillstånd från företagets chef). 6. Kräv att företagets ledning bistår med att fullgöra sina officiella rättigheter och skyldigheter. IV. Ansvar Administratören ansvarar för: 1.
En kontorschefs ansvar kan vara att arbeta med allmännyttiga tjänster och representanter för organisationer som servar kontorsutrustning. Den huvudsakliga och betydande skillnaden mellan en kontorschef och en kontorsadministratör är ledarskapsmyndigheten - administratören leder som regel inte kontorsanställda, utan är helt enkelt en av dem och utför sitt arbete i samarbete med kontorspersonal. En kontorschef och en kontorsadministratör ska ha sådana personliga egenskaper som kommunikationsförmåga, energi, förmåga att uttrycka sina tankar klart och tydligt, självförtroende, förmåga att övertala, förmåga att självorganisera (för en administratör) och förmåga att leda ett team (för en chef), kunskaper i ett främmande språk etc. I. Allmänna bestämmelser 1. Kontorsadministratören tillhör kategorin specialister. 2.

Administratör av en arbetsbeskrivning för en administrativ affärsbyggnad

Administratören måste känna till: § resolutioner, order, order, andra styrande och regulatoriska dokument från högre myndigheter som rör företagets arbete; § ledningsstruktur, anställdas rättigheter och skyldigheter och deras arbetsschema § regler och metoder för att organisera besökstjänster; § typer av tjänster som tillhandahålls § grunderna för ekonomi, arbetsorganisation och ledning; § grunderna för marknadsföring och reklamorganisation; § layout och ordning för inredning av lokaler; § grunderna i estetik och socialpsykologi; § arbetslagstiftning § arbetsskyddsregler och föreskrifter. 1.6. I sin verksamhet vägleds administratören av: — Bolagets stadga; — Beställningar, instruktioner från företagets ledning; — Företagets interna arbetsbestämmelser; — Den här arbetsbeskrivningen.

1. Allmänna bestämmelser

specialister

Kontorets administratör utses och avskedas i enlighet med det förfarande som fastställts av gällande arbetslagstiftning på order av resebyråns direktör.

1. kontorsadministratör

3.1 Externa dokument:

3.2 Interna dokument:

Charter för en resebyrå, order och instruktioner från direktören för en resebyrå; Föreskrifter om resebyrån, Arbetsbeskrivningkontorsadministratör

1. Jobbansvar kontorsadministratör

Kontorets administratör utför följande uppgifter:

4.1 Säkerställer att kontoret är förberett för arbetsdagen (avaktiverar säkerhetslarmsystemet, kopplar in kontorsutrustning och förbereder den för drift, förser kontoret med pappersvaror och förbrukningsvaror).

4.2 Förbereder uppskattningar för kontorets logistik.

4.3 Utarbetar nödvändiga dokument för att ingå avtal om leverans av pappersvaror, förbrukningsvaror och andra inventarier som behövs för driften av kontoret, underhåll och reparation av kontorsutrustning och andra tjänster.

4.4 Övervakar utformningen av lokalerna, övervakar utarbetandet och utgivningen av reklam och annat informationsmaterial på kontoret avsett för distribution till kunder.

4.5 Säkerställer renlighet och ordning i kontorslokalerna.

4.6 Övervakar korrekt funktion av kontorsutrustning och rationell användning av pappersvaror och förbrukningsvaror på kontoret.

4.7 Etablerar kontakter med operativa tjänster och allmännyttiga organisationer för att tillhandahålla resurser till kontorslokaler, utföra reparationer och annat arbete.

4.8 Säkerställer korrekt underhåll och drift av kontorslokaler i enlighet med regler och föreskrifter för industriell sanitet och brandskydd.

4.9.Organiserar beställning av flyg- och tågbiljetter för kontorsanställda, utskick av fordon.

4.11.Organiserar effektiv och kulturell service för besökare, säkerställer skapandet av bekväma förhållanden för dem, ger dem råd i administrativa frågor, tillhandahåller information och annat material (visitkort, prislistor, häften, etc.).

4.12 Förbereder den materiella och tekniska basen för att genomföra komplexa förhandlingar med partners, kunder och andra kategorier av besökare, för register över besökare;

4.14.Vidare åtgärder för att förebygga och eliminera konfliktsituationer.

4.15.Utföra enskilda officiella uppdrag från sin närmaste chef.

4.16.Förbereder kontoret för stängning (stänger av belysning och kontorsutrustning, aktiverar trygghetslarmsystem etc.).

Kontorsadministratör

1. Allmänna bestämmelser

Denna arbetsbeskrivning definierar kontorsadministratörens funktionella skyldigheter, rättigheter och skyldigheter.

Office-administratör tillhör kategorin specialister

Kontorets administratör utses och avskedas i enlighet med det förfarande som fastställts av gällande arbetslagstiftning på order av företagets direktör.

Relationer per position:

1. Kvalifikationskrav för en kontorsadministratör:

1. Dokument som reglerar verksamheten kontorsadministratör

3.1 Externa dokument:

Lagstiftande och reglerande akter som rör det utförda arbetet.

3.2 Interna dokument:

Företagets stadga, order och instruktioner från företagets direktör; Föreskrifter omorganisatoriska och analytiskaavdelning, arbetsbeskrivningkontorsadministratör, Interna arbetsbestämmelser.

1. Jobbansvar kontorsadministratör

Kontorsadministratör:

4.1. Säkerställer att kontoret är förberett för arbetsdagen (avaktiverar trygghetslarmsystemet, kopplar in kontorsutrustning och förbereder den för användning, förser kontoret med pappersvaror och förbrukningsvaror).

4.2. Gör uppskattningar för kontorslogistik.

4.3. Utarbetar de nödvändiga dokumenten för att ingå kontrakt för: leverans av pappersvaror, förbrukningsvaror och andra inventarier som är nödvändiga för driften av kontoret; underhåll och reparation av kontorsutrustning; andra tjänster.

4.4. Övervakar utformningen av lokalerna, övervakar förberedelse och utgivning av reklam och annat informationsmaterial på kontoret avsett för distribution till besökare.

4.5. Säkerställer renlighet och ordning i kontorslokalerna.

4.6. Övervakar korrekt drift av kontorsutrustning och rationell användning av kontorsmaterial och förbrukningsvaror på kontoret.

4.7. Knyter kontakter med drifttjänster och allmännyttiga organisationer för att tillhandahålla resurser till kontorslokaler, utföra reparationer och annat arbete.

4.8. Säkerställer korrekt underhåll och drift av kontorslokaler i enlighet med regler och föreskrifter för industriell sanitet och brandskydd.

4.9. Organiserar beställning av flyg- och tågbiljetter för kontorsanställda, skickar fordon.

4.10. Organiserar kontorspapper, tar emot inkommande samtal och hanterar utgående samtal.

4.11. Organiserar effektiv och kulturell service för besökare, säkerställer skapandet av bekväma förhållanden för dem, ger dem råd i administrativa frågor, tillhandahåller information och annat material (visitkort, prislistor, häften, etc.).

4.12. Förbereder den materiella och tekniska basen för att genomföra komplexa förhandlingar med partners, kunder och andra kategorier av besökare.

4.13. Håller register över besökare.

4.14. Vidtar åtgärder för att förebygga och eliminera konfliktsituationer.

4.15. Utför enskilda tjänsteuppdrag från sin närmaste chef.

4.16. Förbereder kontoret för stängning (stänger av belysning och kontorsutrustning, aktiverar trygghetslarmsystem etc.).

1. Rättigheterkontorsadministratör &n

En kontorschef är en av de mest nödvändiga personalen i arbetet i ett modernt företag. Ett brett spektrum av ansvarsområden inkluderar funktionerna hos en organisations- och tillsynsspecialist. Den kombinerar samtidigt upp till tre auktoriserade representanter: sekreterare, leverantörschef, administratör. En kontorschefs ansvar innebär i första hand stort ansvar och hög effektivitet.

Krav på en specialist

Arbetsbeskrivningen för kontorschefen innehåller nödvändiga instruktioner för anställning och dess genomförande i framtiden. Det första en sökande till denna tjänst måste ha är lämplig utbildning och yrkesskicklighet. Den anställde måste ha ett examensbevis för att ha avslutat specialiserad sekundär, ofullständig högre eller högre utbildning.

Färdigheterna ska innefatta kunskap om kontorets struktur och funktioner i dess arbete. Zonindelning av ett rum är en viktig faktor för funktionalitet. Om kontorschefen är bekant med principerna för att organisera aktiviteter kommer det inte att vara svårt för honom att kontrollera enskilda arbetspositioner. Personal bör tilldelas sina platser efter ansvar så att annat arbete inte störs. Kontorschefen ska känna till omfattningen av arbetet och graden av ansvar för varje specialist.

Ansvar för kontorsadministratör

Chefen är skyldig att organisera optimalt bekväm produktion i kontorslokalerna. Förutom zonindelning måste chefen hantera arbetare så att alla funktioner i varje ram utförs konsekvent. De grundläggande principerna för kontorsverksamhet fastställs av administratören enligt följande punkter:

• Urval och placering av specialister.
• Planera strategi och taktik i arbetet.
• Bygga upp kontorets organisationsstruktur.

För en stabil arbetsstat på kontoret är det nödvändigt att se till att varje person lyckas med sin verksamhet. Positiva arbetsresultat uppnås genom metoder för motivation och hantering av sin strategi. Utvecklingen och implementeringen av progressiva metoder för att förbättra kvaliteten och öka produktiviteten är kontorschefens ansvar.

Affärskommunikation i ett arbetslag bygger på moral och yrkesetik. Kontorschefen är den person som föregår med gott exempel för artighet och respekt för medarbetarna.

Intern kontroll

Alla beslut som fattas ska kontrolleras av handläggaren själv. Kontrollen utförs inom följande yrkesområden:

• Införande och efterlevnad av interna arbetsbestämmelser.
• Överensstämmelse med specifika kommunikationsstandarder i företaget.
• Kontroll över talkultur när du kommunicerar med kunder och affärspartners.
• Klädkod är en viktig punkt i företagets arbete. Anställda måste bära lämplig uniform, som fastställs av standarderna för affärsmiljön och kraven i företagets stadga.

En kontorschef, vars arbetsuppgifter innefattar personalledning och aktivitetskontroll, ska utveckla sin egen organisatoriska metodik och struktur för att bedöma kvaliteten i arbetet. Varje anställd är föremål för disciplinärt ansvar vid brott mot arbetslagstiftning och arbetsetik. Chefen bär själv detta ansvar. Ett system med åtgärder för att förhindra kränkningar, sätt att lösa konflikter med ledningen och andra anställda och metoder för moraliska incitament utvecklas av administratören.

Vaktmästarens ansvar

En chefs funktioner kan också utföras av en kontorschef. I det här fallet måste han förse personalen och lokalerna med nödvändiga förbrukningsvaror. Varje anställd måste ha ett märke och visitkort så att hans identitet, namn, befattning och kontaktuppgifter alltid kan kännas igen och adresseras korrekt. En specialists ansikte är ansiktet på kontoret och företaget.

Försörjningen av kontorsmateriel sker löpande och ansvarar för kontorschefen. Affärsplaner upprättas för att tillhandahålla varor, med hänsyn till mängden produkter som levereras till företaget, kostnaden för grossistköp och rabattsystem. Ständiga leveranser av kontorsmaterial, inklusive papper och förbrukningsvaror för utrustning, utförs med slutförandet av transaktioner med leverantörer och tjänsteföretag med direkt deltagande av kontorschefen. Varumottagandet styrs av betalnings- och bokföringsunderlag. Utfärdandet av pappersvaror och förnödenheter till personalen utförs med utnämning av ansvariga personer och tillgången till system och förfaranden för distribution av ekonomiska tillgångar.

All utrustning styrs av försörjningschefen, i detta fall kontorschefen. I arbetsuppgifterna ingår att övervaka det goda skicket på teknisk utrustning och kommunikation. Vid haverier av apparater och maskiner tillkallas ett serviceföretag eller reparationsspecialist och resultatet av hans arbete kontrolleras. Sådan kontroll sker även när ny utrustning levereras till kontoret.

Inventering av utrustning och förbrukningsvaror utförs av kontorschefen genom att regelbundet kontrollera tillgängligheten och det tekniska skicket på affärsfastigheter med bokföringsdata.

Under eget ansvar förvaltar chefen för ekonomiskt stöd de medel som tilldelats kontoret för inköp av varor som är nödvändiga för företaget och för att möta lokalernas tekniska behov. Vaktmästaren organiserar logistik för deliberativa evenemang, konferenser och förhandlingar.

Sekreterare och hans uppgifter

Alla de uppräknade nyckelprocesserna i chefens arbete och hans beslut måste vara officiellt etablerade, och därför omfattar kontorschefens och sekreterarens ansvar i en person dokumentationsstöd för organisatorisk verksamhet. Varje dokument, beroende på dess syfte, har sin egen form och struktur. Först då kommer beslutet eller planen som fattas att ha en rättslig grund och innebära strikt genomförande av alla punkter. Det är så företaget verkar på ett tydligt och samordnat sätt.

Samverkan och integration

Sekreteraren-chefen organiserar mötet och mottagandet av gäster. Delegationer och kommissioner, partners, kunder är viktiga besökare på företaget. Företagets verksamhet och dess utveckling är direkt beroende av dem. Kommunikation sker på affärsnivå med hjälp av formell vänlig etik utan att byta till personliga kontakter och interaktion – bara arbete. Kontorschefen ska symbolisera kultur och respekt inte bara som ledande representant utan även för företaget som helhet. Mottagande och överföring av kontaktuppgifter görs direkt av sekreteraren. För att samarbeta och lösa viktiga interaktionsfrågor utbyts visitkort, analyseras och lagras på avdelningen. Att bedriva affärskorrespondens med partners och filialer är kontorschefens ansvar. De utför elektronisk sändning och kurirsändning av nödvändigt material, tar emot och analyserar information och utför affärskorrespondens.

Chef i ledningsstrukturen

Chefen rapporterar i de flesta fall direkt till företagets VD och högsta ledning. Ansvar och rättigheter föreskrivs av överordnade, som övervakar att de efterlevs. Ansvaret för kontorschefen för meritförteckningen inkluderar en rapport om den genomförda organisationen inom kontoret, uppnåendet av produktivitetsresultat och de svårigheter som uppstår vid arbete och underhåll av aktiviteter. De lägger fram förslag för att förbättra villkoren, ekonomiska och affärsmässiga frågor om inköp av utrustning och material, förfrågningar om omplacering, befordran, uppsägning av arbetare. Disciplinära straff och belöningar för framstående specialister läggs fram för övervägande.

Specialistinstruktioner

Anställningen av en ny chef åtföljs av förberedelser och acceptans av en uppsättning skyldigheter, rättigheter och skyldigheter. I kontorschefens instruktioner ingår en fullständig förteckning över alla ovan beskrivna normer och regler för arbete och organisation, den omfattar även personer eller befattningar som är underställda handläggaren.

Karriärsstegen

En chefs karriär bygger på intern utveckling och professionell tillväxt, som består av att förbättra kompetensen. En förändring i inflytande sker tillsammans med en ökning eller minskning av auktoritet i underordnade och andra anställdas ögon. Vertikal positiv rörlighet för en position registreras av framgång med att uppnå de mål som företaget satt upp, initiativförmåga och kommunikationsförmåga, innovativa förmågor och effektiva arbetsmetoder.

Kontorschef är ett av de mest efterfrågade yrkena. En effektiv specialist måste ägna stor uppmärksamhet åt mänskliga resurser, detta krav ingår i en kontorschefs ansvar för ett CV. Rätt utvald och högt kvalificerad personal baserad på interna ledaregenskaper kommer att ha en positiv inverkan på dynamiken i företagets utveckling.

För de flesta stora och seriösa företag har införandet av en kontorschefstjänst länge varit en nödvändig åtgärd för att fungera framgångsrikt. Dessutom började de flesta företag som tillhör kategorin medelstora och små företag i dag alltmer att införa denna strukturella enhet i sin personal. Följaktligen har arbetsbeskrivningen för en kontorschef, som till fullo avslöjar denna medarbetares funktionalitet, nyligen blivit allt mer relevant.

Vilken funktion har en kontorschef?

En ledningstjänst för vilket företag som helst innebär ofta att utföra många olika funktioner. Som ett tillägg till anställningsavtalet är det därför ofta nödvändigt att upprätta ett dokument såsom en arbetsbeskrivning för en kontorschef, som tydligt anger alla ansvarsområden för en sådan anställd. Först och främst är det nödvändigt att förstå att huvudkraven för en sådan anställd är ledning och kontroll av den administrativa uppdelningen av företaget. Således betyder "kontor" inte en specifik lokal, utan en avdelning av ett företag vars specialister är engagerade i att utföra administrativa och ledande funktioner. Kontorschefens arbetsbeskrivning bör täcka hela skalan av tillsynsansvar som tilldelas den relevanta specialisten. Dessa kan särskilt inkludera följande funktionalitet:

• planering av verksamheten för anställda vid administrativ avdelning;
• utarbeta och implementera en företagskultur och etik för kommunikation med företagets motparter bland företagets specialister;
• organisation och kontroll över funktionen hos kontorsledningssystemet som bildas mellan företagets divisioner;
• konstant övervakning av tillgången på material som är nödvändigt för kontorets fulla funktion;
• sammanställa rapporter för ledningen med hjälp av tidigare fastställda formulär.

Skillnad mellan kontorschef och administratör

Arbetsbeskrivningen för en kontorschef kan utökas efter eget gottfinnande av företagets ledning och kompletteras med alla nödvändiga uppgifter som krävs för att utföras av en specialist som innehar motsvarande position för den befintliga administrativa enhetens normala funktion. Ett sådant dokument är utformat något annorlunda än arbetsbeskrivningen för en kontorsadministratör. I det senare fallet bör specialisten som regel anförtros ekonomiska funktioner relaterade till att organisera enhetens arbete. Man måste komma ihåg att chefen i första hand utför ansvar relaterade till att hantera de anställdas aktiviteter.

Administratören ansvarar för att organisera villkor som gör det möjligt för alla specialister att fullt ut implementera den funktionalitet som tilldelats dem.

Ansvar för en HR-specialist

Dessutom finns det också ett sådant dokument som arbetsbeskrivningen för personalavdelningen. De ansvarsområden som anges i detta dokument är också relaterade till organisationen av personalarbetet. Skillnaden är att den anställde på HR-avdelningen är primärt ansvarig för att anställa arbetare och kontrollerar jobbrörelserna för specialister inom företaget. Att organisera de anställdas arbete på fältet är inte hans ansvar.

Kontorsadministratör är en chefsposition som ingår i bemanningstabellen för många stora företag. Ta reda på hur han påverkar kontorets arbete, hur han skiljer sig från en vanlig sekreterare och vad hans ansvar omfattar.

Från artikeln kommer du att lära dig:

En av huvudtrenderna inom modernt kontorsarbete är den växande automationstakten. Modern teknik kan avsevärt förenkla sekreterarens arbete. Många rutinmässiga och till och med intellektuella funktioner kan nu utföras med hjälp av datorteknik. Det enda som maskiner ännu inte har lärt sig att göra är att aktivt delta i företagsledningen. Stora företag klarar sig i nuläget inte utan en kontorsadministratör som samordnar sitt arbete och skapar optimala förutsättningar för det.

Hur skiljer sig en kontorsadministratör från en sekreterare och en kontorschef?

En liknande position dök upp i inhemsk verksamhet relativt nyligen. Dess införande blev en nödvändig åtgärd för att de flesta stora företag skulle fungera framgångsrikt. När en ledig tjänst öppnar för en kontorsadministratör ställs i regel samma krav som för sökande till tjänsten som kontorschef resp. :

• erfarenhet av administrativt och ekonomiskt arbete och kompetens inom personalledning;
• ytterligare utbildning i management;
• kunskap om kontorsutrustning;
• Kunskaper i främmande språk;
• förstå detaljerna i företagets aktiviteter;
• affärskommunikationsförmåga och kunskap om affärsetikett;
• punktlighet, effektivitet, stresstålighet;

Det finns fortfarande skillnader mellan dessa två yrken. En kontorsadministratör fungerar ofta som chef, d.v.s. han sköter den administrativa uppdelningen av organisationen. Omfånget av hans befogenheter är mycket bredare, liksom listan över ansvarsområden. Den innehåller ett antal lednings- och även kontrollfunktioner. Den här medarbetaren, liksom kontorschefen, kan tilldelas affärsfunktioner, men de är inte prioriterade.

Från kontorschef till projektadministratör: yrketrender

För närvarande, i den administrativa verksamheten för kontorsanställda, det växer fram . Från hjälpfunktioner övergår den gradvis till kategorin ledningsaktiviteter.

Administrativa arbetare tilldelas allt oftare traditionella projektadministratörsansvar:

1. Planering och genomförande av specifika projekt;
2. Deltagande i aktiviteterna i olika kommissionskommittéer som skapats för att lösa företagets strategiska frågor;

En projektadministratör är en anställd som ansvarar för att upprätthålla dokumentation, stödja projektledarens aktiviteter när det gäller planering och uppföljning av arbetet, och förse deltagarna med den information som krävs för ett framgångsrikt slutförande av arbetet. Många chefer i stora organisationer är i centrum i skärningspunkten av informationsflöden och ger operativt informationsstöd till chefen och anställda på företaget.

Arbetsbeskrivning för kontorsadministratör

Det huvudsakliga lokala regeldokumentet som reglerar en kontorsadministratörs arbete är arbetsbeskrivningen. Det definierar tydligt hans arbetsansvar, rättigheter och ansvarsområde. Dessutom specificerar detta dokument kraven på kandidaten när det gäller utbildningsnivå och yrkesskicklighet.

I många företag utvecklas arbetsbeskrivningar baserat på befintliga instruktioner från sekreteraren och kontorschefen, vilket kompletterar det , som beskriver den här anställdes administrativa funktioner. En betydande skillnad mellan en chef är att han har ett antal chefsbefogenheter: han leder kontorsanställda, kontorsarbete och logistik.

Arbetsuppgifter för en kontorsadministratör

Kontorsadministratörens uppgifter regleras av arbetsbeskrivningen. Som regel har han ett brett utbud av befogenheter och utför funktionerna som en organisatorisk och tillsynsspecialist. I många organisationer kombineras funktionerna som sekreterare, leverantörschef och chef i en position. I stora företag förvandlas denna specialist till en chef, vars underordning inkluderar: sekretariatet, kurirer, kontorister och servicepersonal.

Vi erbjuder en kort checklista över en kontorsadministratörs ansvar som kan inkluderas i hans arbetsbeskrivning:

Förbereder kontoret för arbetsdagen

En kontorsadministratörs rutinuppgifter börjar med att förbereda kontoret för en ny dag. När han kommer till jobbet inaktiverar han säkerhetssystemet, ansluter kontorsutrustning och kontrollerar tillgången på nödvändiga förbrukningsmaterial och kontorsmaterial. Sedan måste han analysera listan över besökare och förbereda sig för deras möte: kontrollera tillståndet i receptionen, se till att det finns reklam och annat material, förbered mötesrum och konferensrum.

Läs också:

Göra uppskattningar för att förse kontoret med allt som behövs för arbetet

Användbar artikel:Handla om, , läs i den elektroniska tidningen.

Dessa kan vara antingen periodiska eller engångsbehov, information om vilka kan erhållas på tre sätt:

Beroende på situationen (köp av pappersvaror utan att ta hänsyn till deras konsumtion);

Baserat på förfrågningar (behoven bestäms genom att samla in ansökningar);

Systematisk (inte bara personalförfrågningar beaktas, utan också det faktiska läget);

Upprätthålla renlighet och ordning

En kontorsadministratör är en anställd vars arbetsuppgifter innefattar att sluta och återteckna avtal med städföretag och samordna servicepersonalens arbete. Han ska överväga förslag, samordna valet av företag med ledningen och förbereda nödvändig dokumentation för att ingå ett kontrakt. Chefen måste välja en lämplig rengöringsfrekvens, ange tid och varaktighet.

Kontakter med operativa tjänster

Ofta är ett av de ansvarsområden som anges i arbetsbeskrivningen för en kontorsadministratör att etablera kontakter med drift- och allmännyttiga tjänster. Resursförsörjningen av lokaler, snabb implementering av reparationsarbeten, . Han ansvarar för att lokalernas skick överensstämmer med regler och föreskrifter för industrisanering och brandskydd.

Transportexpediering

Om organisationen har ett kontrollrum och , transportavdelning, överförs de ofta till kontorsadministratörens ansvar. I vissa företag är en anställd som innehar denna position ansvarig för snabb överföring av information, ruttoptimering, tillståndsövervakning och lastfördelning, d.v.s. utför delvis en logistikspecialists uppgifter.

Organisation av kontorsarbete

Ansvarsområdet för en erfaren chef innefattar ofta organisering av kontorsarbete, d.v.s. skapa optimala förutsättningar för förflyttning, sökning och lagring av dokument. Till skillnad från sekreteraren handlar han inte bara och hantering av utgående samtal. Han systematiserar, registrerar och övervakar genomförandet av officiell dokumentation.

Kontorsadministratören samarbetar ständigt med kontorsledningstjänsten och är i vissa fall till och med dess ledare.

Besökstjänster

En kontorsadministratörs arbetsuppgifter inkluderar ofta att betjäna besökare. Han ansvarar för att komma överens med besökarna om tidpunkten för besöket, , ta emot alla som kommer, organisera mottagningen enligt ledningens instruktioner.

Personalledning på kontoret

En kontorsadministratör har ett antal ansvarsområden relaterade till ledningen av den personal som står under hans överinseende. Han är involverad i valet och placeringen av sekretariatsspecialister, planerar strategin och taktiken för arbetet och bygger upp organisationsstrukturen. Chefen ska behärska metoder för att motivera personal, känna till metoder för att öka produktiviteten och vara ett exempel på yrkesetik

Intern kontroll

Kontorsadministratören fattar inte bara ett antal viktiga förvaltningsbeslut, utan övervakar även deras genomförande. Hans ansvar inkluderar att införa och säkerställa arbetslagstiftning, samt efterlevnad av företagens kommunikationsstandarder. Han kontrollerar talkulturen hos sina underordnade när han kommunicerar med besökare, , följa reglerna för affärsetikett.