Årsberättelse: förberedelse, färdigställande, presentation. Hur skriver man en rapport om utfört arbete? Hur man skriver en årsredovisning

En rapport om utfört arbete gör det möjligt för chefen att utvärdera kvaliteten och hastigheten på sekreterarens arbete. Artikeln innehåller exempel på rapporter om utfört arbete. Använd steg-för-steg-instruktionerna för att sammanställa din rapport korrekt.

Ladda ner ett användbart exempel

Varför behöver du en lägesrapport?

Chefen sätter en uppgift, den anställde slutför den - detta är kärnan i arbetsprocessen. Att uppdraget slutförts registreras i form av en rapport över utfört arbete. Varje anställd upprättar med jämna mellanrum ett sådant dokument. Rapporteringsfrekvensen och deras form beror på företagets interna regler.

Vem behöver en lägesrapport och varför? Ledaren behöver honom. Detta dokument låter dig utvärdera hur väl och hur snabbt en anställd slutför en uppgift. Redovisningshandlingar av alla anställda ger möjlighet att skapa en helhetsbild av företagets arbete och underlättar taktisk och strategisk planering.

Även medarbetaren själv behöver rapporten. För det första hjälper ett välskrivet slutdokument till att presentera resultatet av ditt arbete positivt för ledningen. För det andra är rapporten ett användbart verktyg för självkontroll. I slutet av rapportperioden ser du dina framgångar och misslyckanden. Detta kommer att visa dig i vilka riktningar du behöver utvecklas.

Rapport om det arbete som utförts av en anställd med resande karaktär: prov

Ladda ner hela provet i tidningen

Vad ska man skriva i en lägesrapport

Det finns ingen standardrapport om utfört arbete. Dokumentet är upprättat i fri form. Det beror på vilken typ av uppgifter som utförs. Nackdelen med fri form är att många arbetare inte vet hur man skriver en lägesrapport. En anställd kommer inte att få en adekvat bedömning av sitt arbete om han inte har kompetens att på ett kompetent sätt skriva en rapport.

Du kan inte tvinga anställda att skriva sanningsenliga rapporter, men du kan lära dem att på ett kompetent sätt presentera sina framgångar och prestationer. Det är inga svårigheter att upprätta ett redovisningsdokument. Du måste undvika de misstag som många människor gör.

Låt oss titta på ett exempel på en felaktigt sammanställd rapport om veckans arbete och titta på typiska misstag.

Dåligt alternativ

Varför är den här rapporten dålig? Efter att ha läst ett sådant dokument kommer chefen att få intrycket att sekreteraren inte är överbelastad med arbete. Dessutom är texten svårläst – rapportens struktur lämnar mycket övrigt att önska.

Rapportstruktur

Exemplet ovan saknar de väsentliga delarna av en bra rapport. Den bör innehålla:

• en lista över uppgifter som den anställde måste utföra;
• specifikation av dessa instruktioner;
• analys av utfört arbete;
• planer för nästa rapporteringsperiod;
• förslag på vad som kan ändras, förbättras, optimeras.

Uppsättningen av strukturelement beror på längden på rapporteringsperioden. En daglig eller veckovis lägesrapport behöver inte innehålla analyser och förslag, men en månatlig lägesrapport eller årsrapport bör ha dessa element.

En bra rapport om utfört arbete

Ladda ner hela provrapporten

Hur man lämnar in en rapport

Om det inte finns några andra krav, upprättas en rapport om det utförda arbetet i enlighet med GOST 7.32-2001. GOST reglerar de grundläggande kraven för upprättande av ett rapporteringsdokument. Den innehåller standarder som bestämmer formateringsmetod, typsnitt och storlek, avstånd och marginalstorlek.

Vilka krav kan ställas på en lägesrapport?

Eftersom det inte finns några standardiserade krav på dokumentberedning är medarbetarens huvuduppgift att förbättra uppfattningen av texten och öka dess läsbarhet. För detta:

• använd inte mer än 5 meningar i ett stycke;
• alternera långa och korta meningar;
• bryt upp texten så att tabellen eller grafen inte tar upp hela sidan;
• lämna utrymme för kommentarer till tabeller och grafer;
• Om rapporten är lång, gör då en slutsats i slutet.

Notera! För att göra en rapport om det arbete som utförts på en tjänsteresa, använd ett speciellt prov. Detta är en enhetlig blankett nr T-10a. Ladda ner det färdiga formuläret

Blankett nr. T-10a:officiellt uppdrag för att skicka på tjänsteresa och en rapport om dess genomförande

Ladda ner blanketten och provfyllning i Personalsystemet

Hur man skriver en rapport: steg-för-steg-instruktioner

Steg 1. Gör en grov översikt av dokumentet. En rapport för en kort period bör inte ta mer än 1–2 sidor. Om du rapporterar regelbundet, förbered en elektronisk dokumentmall för varje ärende:

• exempel på daglig framstegsrapport;
• prov veckovis framstegsrapport;
• exempelrapport om månadens arbete.

Steg 2. Gör en lista över dina uppgifter. Om det finns många uppgifter, gruppera dem i semantiska block.

Steg 3. Lista de verktyg och resurser som användes under slutförandet av uppgifter - extra arbetskraft, ekonomiska kostnader, resor, material.

Steg 4. Presentera resultatet av ditt arbete. Beskriv hur de når målen. Om uppgiften inte är klar, förklara orsaken. Ge din bedömning av situationen. Dra slutsatser.

Steg 5. Formulera mål och mål för nästa rapporteringsperiod.

Steg 6 Infoga tabeller, grafer och diagram i texten. Ofta skummar chefen igenom rapporteringsdokumentet. Försök att få tabellen eller diagrammet att ge en möjlighet att utvärdera ditt arbete.

Använd Google Dokument för att skapa diagram

Hur man skapar ett diagram i Google Dokument

Steg 7 Läs texten noggrant igen, var uppmärksam på grammatik och stil. Markera nyckelfakta i fetstil eller kursiv stil. Förbered en elektronisk version av dokumentet och en tryckt version. Om du behöver redovisa muntligt eller i en presentation, förbered en kort version av texten i förväg, inklusive de viktigaste punkterna.

Personlig information:

Konsulterad inom området regelbunden ledning av mer än 70 företag: från 10 till 9 000 personer (inklusive: holdingbolag, kedjebutiker, fabriker, tjänsteföretag, byggare, statliga tjänstemän, webbbyråer, onlinebutiker). Elev av Alexander Friedman.

En av medförfattarna till boken "Sociala teknologier från Tallinn School of Managers. Erfarenhet av framgångsrik användning i företag, företagsledning och privatliv": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

Precision är en artighet av kungar, men en plikt för deras undersåtar

Ludvig XVIII

till vem:ägare, högsta chefer

Hur en simulering av hektisk aktivitet kan accepteras av en chef som ett resultat av arbetet

"Vad gjorde mina underordnade idag? Vilka uppgifter utförde de? Hur lång tid tog det och vilka resultat uppnåddes?”– sådana spännande tankar förföljer ofta ledaren. Var skulle de komma ifrån?

Från utsidan är allt fantastiskt. Så fort chefen kommer in på kontoret är alla direkt upptagna: småpratet slutar mitt i meningen, någon börjar febrilt skriva på datorn, andra har fullt upp med att överföra papper från en plats till en annan, andra ringer omedelbart alla entreprenörer i rad. Varför ger en sådan lycksalig bild upphov till "spännande tankar"?

Faktum är att en erfaren ledare förstår mycket väl skillnad mellan "fakta" och "åsikt om fakta". Men för att förstå vad de underordnade som anförtrotts honom gjorde, är det nödvändigt att ordna en detaljerad muntlig fråga om "vad", "hur", "när", med "vilka resultat" och "vem" gjorde det. Detta tar mycket tid från både chef och medarbetare. Därför löser chefen detta problem enligt restprincipen. Och vem frågar när han är på semester eller sjukskriven?

Den här artikeln kommer att diskutera ett verktyg som låter dig skilja "fakta" från "åsikter om fakta" och mäta effektiviteten och produktiviteten hos underordnade. Möt mig. Dagliga arbetsrapporter i formaliserad form för varje anställd.

Arbetsrapporter: beskrivning av teknik och fördelar

Tekniken för att arbeta rapporter är så enkel som två och två. I slutet av sin arbetsdag ska varje anställd lämna en rapport med en komplett lista över utförda uppgifter och den tid som lagts ner på var och en av dem, tillsammans med en länk till resultatet av arbetet.

Låt mig påminna dig om att arbetsrapporter är en del av en större teknik - "Organisering av anställdas arbete, med hänsyn till arbetstid för uppgift med hjälp av planer och rapporter och deras analys av chefen." Den allmänna tekniken består av följande element:

• Daglig planering för anställda: organisation och formatkrav. Läs mer i artikeln "".
• Analys, utvärdering och justering av medarbetarplaner, diskussion av planer med chef. Se artikel "".
• Daglig rapportering för anställda: organisation och formatkrav. Detta är vad jag pratar om i den här artikeln.
• Analys, utvärdering och slutsatser från medarbetarrapporter. Mer information i "".

Huvudprinciper för arbetsrapporter

1. Anställda ska rapportera om sitt arbete dagligen, oavsett deras kvalifikationer, befattning eller andra faktorer.
2. Rapporter måste skickas strikt i slutet av den aktuella dagen (som rapporten motsvarar)
3. Rapporten ska lämnas elektroniskt och lagras så att chefen har möjlighet att granska den i detalj.
4. Alla högre chefer bör kunna se rapporterna från alla sina underordnade.
5. Rapporten ska vara så detaljerad som nödvändigt för att skapa transparens i det utförda arbetet utan ytterligare diskussion med den anställde.
6. Chefen förbehåller sig rätten att analysera rapporten, ställa frågor om metoder för att utföra uppgifter och utvärdera kvaliteten och effektiviteten i det utförda arbetet.

Fördelar med dagliga rapporter för chefer

• 100 % insyn i varje anställds handlingar baserat på resultaten av arbetsdagen, veckan, månaden etc. Nu finns det inget behov av muntliga förhör: "vad gjorde du?"
• Möjlighet till uppskjuten verifiering av anställdas aktiviteter. Det är inte alltid möjligt att kontrollera alla på en gång. Nu kan du öppna arbetsrapporter och ta reda på vad chefen Ivan Petrov gjort under de senaste 2 veckorna under varje arbetsdag.
• En påtaglig ökning av de anställdas produktivitet, för nu kan du be om var "tionde minut" av en 8-timmars arbetsdag.
• Betydande tidsbesparingar för både chefen och den underordnade på grund av frånvaron av timmar långa undersökningar av "vem gjorde vad."
• Ett snabbt tillfälle att sålla bort svaga, oförmögna och inte hårt arbetande medarbetare bland nyanställda och provanställda. Nu är deras resultat "i full view" baserat på resultaten för varje dag.
• Företagets "gamlingar" kommer inte heller att kunna slappna av och vila på sina lagrar. Deras arbetsrapporter kommer att berätta allt för dem.
• Att minska chefens stressnivå på grund av "oförmågan att genomföra en inspektion", eftersom Nu kan du utvärdera varje anställds resultat vid en lämplig tidpunkt.

Fördelar med dagliga rapporter för underordnade

• En kontinuerlig process för att få kunskap och erfarenhet från din chef. Som ett resultat: en skarp utveckling av både professionella och personliga färdigheter. I själva verket blir ledaren en lärare-mentor som man regelbundet tänker tillsammans med: om nya och effektivare sätt att lösa problem; hur du vidareutvecklar dina "tillväxtpunkter" och stärker dina "svaga punkter"; om misstag som görs och förhindrar att nya uppstår.
• Vanan att arbeta "professionellt", vilket alltid värderas högt på arbetsmarknaden: planeringsförmåga, tidshantering och graden av ansvar för ens handlingar förbättras.
• Förmågan att självständigt bedöma din effektivitet. En medarbetare kan alltid titta på sin egen arbetsrapport, analysera den och skissera steg för sin vidareutveckling.
• Snabbare karriärtillväxt för de som är hårt arbetande och gör kvalitetsarbete. Tydlig och transparent demonstration av resultatet för chefen. Nu med honom finns det ingen anledning att regelbundet dricka öl och ta ett ångbad för att prata om dina prestationer - allt är tydligt synligt. Rapporteringssystemet i organisationen minskar avsevärt inflytandet från mästare i dolda spel och "favoriter".

Krav på sammansättningen av arbetsrapporten

1. Namn på utförd uppgift. Det ska tydliggöra vilket arbete som utfördes. Till exempel: "Betala en räkning för inköp av kontorsutrustning för redovisningsavdelningen."
2. Resultat uppnått. (exempel: "Fakturan var delvis betald eftersom säljaren inte hade två skannrar i lager"). Om resultatet INTE uppnås bör det bredvid informationen om förekomsten och reaktionen på problemet/uppgiften som uppstått finnas information om hur och när detta problem planeras att lösas, och hur man kan undvika det i framtiden. Det är också nödvändigt att ange vilka regler/standarder som kräver tillägg/ändringar/skapande, och omedelbart sätta in lämpliga uppgifter i din plan. Nya uppgifter måste ha en länk till den nuvarande som baskälla.

• Grundprincip: varje uppgift måste ha ett resultat. Om möjligt bör resultatet vara i en formaliserad form (till exempel: om en anställd genomför en intervju, då som ett resultat av arbetet: en lista över utvalda kandidater och kort information om dem + en lista över dem som han talade med) .
• Om uppgiften innebar att arbeta med dokument, filer eller annan information måste du tillhandahålla en direktlänk till dessa dokument, eller till den mapp eller plats där de lagras.
• Viktigt för chefer! I alla uppgifter relaterade till ledning (till exempel: studera planer och rapporter från andra anställda, kontroll, etc.), var noga med att ange korta resultat: prestationer, brister, trender etc. Exempel "Uppgift: Analysera rapporterna från medarbetaren Ivan Petrov i 2 veckor. Slutsatser: ”Det finns inga förslag på vissa uppgifter för att förbättra regelverket. Petrov har blivit bekant med slutsatserna och har tagit på sig att uppmärksamma och formulera sina förslag mer i detalj.”
• När man studerar material, deltar i konferenser, möter partners osv. en kort sammanfattning ska göras + en länk till den ska finnas i rapporten.

• Om artisten har känslan av att den totala tiden som spenderas på en uppgift kan väcka en fråga från chefen, är det nödvändigt att omedelbart förklara "varför så mycket tid spenderades." (Exempel: Uppgift: Utfärda och skicka faktura till Kunden. Tid: 1 timme. Förklaring: 1 timmes tid ägnades åt att utfärda en faktura på grund av behovet av att komma överens om formuleringen 3 gånger med kunden på hans initiativ)

Exempel på arbetsrapport

Exemplet visar en lista med uppgifter från en rapport gjord i Bitrix24 (systemet låter dig arbeta centralt inom företaget och spåra tid för uppgift). Med korrekt organisation av planering och registrering av arbetstid per uppgift kommer alla rapporter att genereras automatiskt.

Exempel på uppgiftsresultat

Tillägg till arbetsrapporten

I slutet av varje arbetsrapport är det nödvändigt att sätta följande fras (DD - datum; MM - månad; ÅÅ - år; TT:MM - timmar + minuter format).

Totalt för DD.MM.ÅÅ:
1) Arbetade på kontoret: TT:MM
2) Jobbade hemifrån: TT:MM
3) Totalt arbetat: TT:MM
4) Sjukskrivning: TT:MM
5) Timmar på egen bekostnad: TT:MM

Regler för att lägga till rapporten (med mitt företags exempel)

• Inom en arbetsdag (dag) kan ”Totalt arbetat” och ”Sjukfrånvaro” överstiga 8 timmar endast om sjukfrånvaron är noll.
• Inom en arbetsdag (dag) ska ”Totalt arbetade” och ”Timmar på egen bekostnad” ge totalt 8 timmar, inte mer.
• Till exempel bad jag om ledigt 01:19, lunchen sänktes till 00:25 istället för 01:00, arbetstiden vid dagens slut var 07:19. I "Timmar på egen bekostnad" skriv "00:41" plus en kommentar: bad om ledighet 01:19, lunch 00:25 istället för 01:00 (dvs registrera alla avvikelser från arbetstidsnormer).
• Tid som spenderas på en affärsresa eller resor i arbetsärenden räknas också på raden "Arbetade på kontoret".
• På raden där tiden är noll, sätt 0:00
• För att snabbt lägga till en fras måste du kopiera och klistra in den från tidigare rapporter, ändra tiden.

Sekvens för genomförande av arbetsrapporter

Det kan vara extremt svårt, och ibland omöjligt, att införa dagliga rapporter i det dagliga arbetet på en avdelning/företag utan ett parallellt projekt för att införa regelbunden ledning. Läs mer om ordinarie förvaltning i artikeln "."

1. Första stadiet(varaktighet: 2-3 veckor): anställda måste registrera de fem största utförda uppgifterna i rapporter, med angivande av tiden för var och en av dem. Implementering: GoogleDocs eller textredigerare, eventuellt ett system för att ställa in uppgifter.
2. Andra fasen(varaktighet: 3 veckor och längre): anställda måste registrera alla uppgifter i rapporter som anger tiden. Implementering: Bitrix24 eller annat system för uppgiftsinställning.

När en arbetsrapport kan vara onödig

För yrken där samma typ av repeterbara åtgärder utförs är det meningsfullt att införa en standard för antalet utförda uppgifter istället för en rapport. Inledningsvis uppskattas den önskade genomsnittliga tiden för att slutföra en uppgift. Därefter beräknas normen med en enkel åtgärd:<количестов рабочих часов>dela med<норма времени на выполнение одной задачи>.

Till exempel kan en callcenteroperatör ha en standard: 90 samtal per dag, 4 försäljningar osv. I det här fallet tittar chefen på avvikelsen från normen och inte på arbetsrapporten. Situationen kommer att vara liknande med en arbetare som tillverkar delar av samma typ.

Jag får regelbundet följande fråga: "Hur ofta rekommenderas det att granska en anställds arbetsrapporter?" Svaret är banalt: "Så mycket som är nödvändigt för att säkerställa att en viss anställds prestation är acceptabel för företaget och chefen.".

I det inledande skedet (1-1,5 månad) av implementeringen är det viktigt att kontrollera allas arbetsrapporter varje dag. Därefter räcker det för vissa anställda att kontrollera dem en gång var 1-2 vecka, för andra varje dag.

Om en person har arbetat med rapporter i 1 år och du är tvungen att kontrollera hans rapport varje dag, arbetar du inte som chef: du ger inte rätt inflytande på en underordnad eller så behåller du en ineffektiv anställd.

Alla organisationers eller företags aktiviteter involverar alltid rapportering. Även om företaget är helt oberoende och inte har högre ledning, är en rapport om verksamheten i ett sådant företag nödvändig för att företagets ledning själv ska kunna bedöma effektiviteten av arbetet under en viss period, för att bygga ytterligare utsikter för utvecklingen av kampanjen.

Att skriva en rapport, som att skriva ett affärsbrev, verkar vara en enkel fråga... men var kan svårigheter uppstå?

Vanligtvis har de som gör det för första gången svårt att göra en rapport om utfört arbete. Efter att ha sammanställt en sådan rapport en eller två gånger, och justerat den enligt de kommentarer som inkommit, upplever specialisten som sammanställer den inte längre några särskilda svårigheter med att utarbeta nästa.
Att sammanställa en lägesrapport för första gången och göra den på rätt sätt är inte så lätt som det verkar vid första anblicken.

Lite om redovisningsrapporten

Den enklaste när det gäller utförande är en redovisningsrapport. Den kan vara stor i volym och tidskrävande att kompilera, den kräver precision och noggrannhet i sin sammanställning, och ändå är den något lättare att sammanställa än en textrapport om utfört arbete. Vid upprättande av en redovisningsrapport finns det vanligtvis en strikt definierad form av rapportering, uttryckt i olika tabeller.

Du måste fylla i dessa tabeller med digitala indikatorer för organisationens aktiviteter, och det är allt. Naturligtvis måste alla indikatorer vara tillförlitliga och kombinerade med varandra, men det är fortfarande lättare att beräkna och infoga siffror i lämpliga kolumner än att sammanställa en textrapport om utfört arbete, när du behöver beskriva alla aspekter av organisationens verksamhet. i ord.

Ibland krävs det en förklarande not när man upprättar en redovisningsrapport. Den är vanligtvis inte stor i volym och vissa siffror förklaras i den. Till exempel varför vissa indikatorer har minskat, vad som orsakade ökningen av andra indikatorer, vad är den allmänna trenden mot tillväxt och utveckling, enligt rapportens siffror.

Klassificering av lägesrapporter

Rapporter klassificeras enligt två kriterier

• Efter tidpunkt för rapporteringsperioden: dagligen, veckovis, månadsvis, kvartalsvis, halvårsvis, årlig.
• Efter sammansättning och volym: en rapport om det arbete som utförts av en avdelning av organisationen och en rapport om hela organisationens arbete.

Att sammanställa en daglig eller veckovis lägesrapport är sällan svårt. Vanligtvis består de av flera digitala indikatorer som speglar organisationens huvudaktiviteter. Volymen av månatliga lägesrapporter är större, men också främst uttryckt i siffror. Och kvartalsvis, halvårsvis och årligen involverar oftast textversioner av rapporter om utfört arbete.

Textrapport om utfört arbete - kreativ process

Att sammanställa en rapport i siffror är en ansvarsfull uppgift, men enklare än att sammanställa en kompetent och kvalificerad textrapport om utfört arbete. Att sammanställa en rapport i textform är ett slags kreativitet.

Den ska spegla verksamheten på en avdelning eller hela organisationen som helhet, den ska vara skriven på dokumentspråk, men lätt att läsa, den ska inte innehålla onödigt "vatten", texten ska stödjas av siffror, den ska spegla en jämförelse med de tidigare indikatorerna rapporteringsperioden eller indikatorer för samma period förra året, och det bör avslutas med några slutsatser.

Utarbetandet av en rapport om verksamheten i hela organisationen som helhet, arbetet för alla dess avdelningar och divisioner tilldelas vanligtvis chefen för organisationen. Den allmänna praxisen att tillhandahålla rapporter tyder på att en högre myndighet skickar till den organisation som ska lämna en rapport om det utförda arbetet, strukturen på den kommande rapporten, som anger vad som specifikt behöver tas upp i rapporten om utfört arbete, vilka siffror indikatorer och verksamhetsområden bör återspeglas i den kommande rapporten.

Organisationschefen introducerar avdelningarna för strukturen för varje avdelnings rapport och varje avdelning upprättar sin egen rapport om utfört arbete. Chefen kontrollerar alla rapporter vid behov, korrigerar dem och genererar en allmän rapport om organisationens aktiviteter.

Grundläggande krav för att upprätta en lägesrapport

Och även om utarbetandet av en rapport om det utförda arbetet är en kreativ process, och den måste återspegla alla aspekter av organisationens aktiviteter, är det fortfarande ett dokument och inte en uppsats om ett specifikt ämne, det måste uppfylla alla krav för ett företag dokumentera. Därför bör lägesrapporten inte innehålla några meningar med personliga pronomen, till exempel "Jag sa, de gjorde, vi uppnådde" och liknande. Här är ett litet exempel på vilken vokabulär som bör finnas i rapportens text:

”Antalet försäljningar på teknikavdelningen för andra kvartalet 2014 var 205 000, vilket uppgick till 27 % av det totala antalet försäljningar. Det är 10 % fler än antalet försäljningar för motsvarande period förra året. Försäljningen inom teknikavdelningen för 2:a kvartalet ökade med 7% jämfört med samma siffra för 1:a kvartalet. Denna ökning av försäljningsnivån uppstod på grund av expansionen av försäljningsmarknaden (skapande av nya försäljningsställen, intensifiering av agenternas arbete)."

Du kan inte infoga i rapporten om det utförda arbetet, när du pratar om att förbättra vissa indikatorer, meningar som "tack vare chefens hårda arbete, tack vare förbättringen av teamets arbete." För det första är detta en felaktig stil att utarbeta ett affärsdokument, och för det andra återspeglar sådana förslag inte det verkliga skälet till att öka nivån på indikatorer. Vad, innan chefen arbetade inte hårt, men på något sätt? Teamet fungerade dåligt före denna rapportperiod, och började sedan av någon anledning fungera bra?

När du gör en rapport om utfört arbete kan du i de relevanta avsnitten av rapporten infoga en beskrivning av några specifika händelser, åtgärder, presentationer som bidragit till att förbättra arbetet och öka prestationen.

Delar av lägesrapporten

Så, vilka avsnitt bör en textrapport om utfört arbete innehålla, om en specifik rapportstruktur inte är kopplad till utarbetandet?

• En inledande del, som ger en kort beskrivning av organisationen, dess position bland liknande organisationer i staden, regionen eller annan information om den organisation eller region där dess verksamhet bedrivs
• Därefter följer rapporter om det arbete som utförts av varje enhet (avdelning). Om organisationen är liten och inte har avdelningar, sammanställs huvuddelen av rapporten om det utförda arbetet av organisationens chef baserat på uppgifterna från varje specialist i organisationen.
• Den sista delen, som sammanfattar resultatet av organisationens arbete för rapportperioden, drar slutsatser om framgångar och misslyckanden och ger prognoser för framtida aktiviteter.

Alternativ för lägesrapporter

Strukturen för framstegsrapporten kan ha några andra alternativ relaterade till detaljerna i organisationens aktiviteter, men den måste innehålla följande data:

• En komplett och objektiv rapport om alla delar av organisationens verksamhet, med digitala indikatorer, eventuellt diagram
• Slutsatser om organisationens arbete för rapportperioden
• Vägar och möjligheter för utvecklingen av organisationen för den kommande rapporteringsperioden.

Arbetsprocessen består av att ställa in uppgifter av chefen och deras genomförande av företagets medarbetare. Då och då skriver varje anställd en rapport om utfört arbete. Frekvensen beror på företagets interna regler, såväl som formen. Underskatta inte vikten av detta dokument för ledningen.

I den här artikeln kommer vi att titta på hur man korrekt förbereder en rapport om det utförda arbetet, ett urval av att fylla i dokumentet och några tips för att utarbeta det.

Varför du behöver kunna rapportera om ditt arbete korrekt

Arbetsprocessen kan representeras som en komplex mekanism där varje anställd i företaget är en växel. I det här exemplet fungerar organisationschefen som en ingenjör som ansvarar för att alla mekanismer fungerar smidigt och så snabbt som möjligt.

I verkligheten är det ganska svårt för chefer att utvärdera hur väl anställda sköter sina jobb om de inte ser resultatet av sitt arbete. Därför, i nästan alla företag, ålägger ledningen varje anställd att regelbundet förbereda en rapport om utfört arbete. Ofta skapas detta dokument med 1 veckas intervall. På så sätt kan ledningen se vad de anställda har gjort, samt hur användbara de var för företaget.

Fel exempel

Dokumentet är upprättat i fri form. Kanske är det därför det finns ett stort antal rapporter som inte säger någonting till ledningen eller som får dem att tro att arbetstagaren inte klarar av de funktioner som tilldelats honom. Samtidigt kan en viss anställd vara en riktig hårt arbetande och överträffa sin plan. Den skyldige är en felaktigt sammanställd rapport om utfört arbete. Ett exempel på ett sådant dokument ges nedan.

Typ av dokument: rapport om utfört arbete för perioden 15/02/16 till 19/02/16.

Följande gjordes:

• produktionsverkstadens arbetstider var tidsbestämda;
• Tidpunktsresultaten fördes in i arbetsprogrammet;
• nya tidsnormer har beräknats;
• svarade på förfrågningar från arbetssäkerhetsinspektioner, såväl som flera kunder;
• deltog i en konferens om att förbättra arbetskraftseffektiviteten på företaget.

Sammanställningsdatum: 19/02/16

Signatur: Petrov Yu R.”

Om en anställd gör en rapport om det arbete som utförts på detta sätt, kommer ledningen att anse att han inte är tillräckligt upptagen.

Vilka är felen?

Ovanstående exempel visar tydligt standardfel vid upprättande av dokument av detta slag.

De viktigaste är:

Ovanstående krav ska användas både vid utarbetande av veckoformulär och vid framställning av en rapport om årets arbete.

Lämpligt alternativ

Det är troligt att du inte kommer att kunna producera en högkvalitativ rapport första gången. För att göra det enklare för dig att göra detta ger vi ett exempel på hur det var nödvändigt att skriva en rapport till chefen om det utförda arbetet, som anges i det första exemplet:

”Till: Chef för planeringsavdelningen Ivanov P.M.

Från: 1:a kategori ekonom vid planeringsavdelningen Yu.

Rapport om arbetsresultat för (02/15/16-02/19/16)

För rapporteringsveckan fick jag följande uppgifter:

Alla tilldelade uppgifter slutfördes, nämligen:

• 5 tidtagningstester genomfördes och samma antal nya standarder för arbetet i produktionsverkstaden utarbetades;
• deltog i konferensen, bifogas ett PM med förslag.

Arbete har även utförts med inkommande dokumentation, nämligen:

• 2 svar på IOT-förfrågningar sammanställdes.
• Svar gavs på brev från gr. Yuryeva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K.B.

En affärsresa planeras för perioden från 22/02/16 till 02/26/16 för att kontrollera arbetet i den strukturella enheten i Pechersk-filialen.

Sammanställningsdatum: 19/02/16

Signatur: Petrov Yu.R.”

Håll med om att den här versionen av rapporten är bättre att läsa, och ledningen kan se hur väl en av de anställda arbetar.

Hur skriver man rapporter för längre perioder?

Naturligtvis är det inte svårt att skriva en period på en vecka vackert på papper. Det är svårare att utarbeta en rapport om det arbete som utförts under sex månader eller till och med ett år. Detta är dock lättare att göra än det kan tyckas vid första anblicken. Om du till exempel har veckorapporter för den period som krävs kan du säkert använda dem.

Maximal volym - 1 ark i A4-format

Samtidigt är det värt att försöka förstora informationen något så att resultatet får plats på 1-2 sidor. I händelse av att organisationen inte håller veckoresultat, men du är skyldig att skapa en rapport om årets arbete, få inte panik och bli hysterisk.

All information är tillgänglig omkring dig: titta på historiken för meddelanden i dokumentloggar eller i e-post, öppna mappen med dina rapporter, studera reseblad. Allt detta kommer att hjälpa dig att komma ihåg de bedrifter som du åstadkommit under arbetsåret.

Låt oss sammanfatta det

Ovan har vi gett några exempel på hur man skriver en lägesrapport. Det viktigaste är att beskriva de utförda operationerna, med angivande av kvantitativa egenskaper (så många gånger eller så och ett sådant antal bitar, etc.). På så sätt kommer du att låta ledningen veta exakt hur mycket arbete du har slutfört.

Vi får inte glömma att i början av rapporten ange en lista över specifika uppgifter som du fick utföra. En viktig del är färdigställandet av rapporten. Se till att skriva ner vad du vill implementera på jobbet inom en snar framtid. Detta kommer att visa att du ser mer brett än bara området för ditt omedelbara ansvar och funktioner som måste utföras enligt arbetsbeskrivningen.

Du kan också överväga exemplet ovan.

För att göra det enklare att förbereda sådana rapporter kan du skriva ner det dagliga arbetet i en anteckningsbok eller elektroniskt dokument. Du kommer att spendera bara 3-5 minuter om dagen på denna lilla sak. Det är inte så mycket. Men tack vare sådana register kan du enkelt skapa en rapport om ditt arbete för vilken period som helst i framtiden.

Det finns ingen ledare som inte kräver av sina underordnade minst en gång om året en rapport om vad som har gjorts. Och problemet är att med rutinarbete verkar det vara en ganska svår uppgift att utveckla ett sådant dokument. Och av någon anledning skäms vi över att be våra överordnade om exempel på rapporter om utfört arbete. Tänk om han bestämmer sig för att vi inte är lämpliga för den position vi har?

Vem behöver det

Denna fråga ställs av den utförare som har fått uppdraget att rapportera. Oftast känner företagets anställda sig nästan förolämpade av sådana krav. Men allt har en mening.

För det första behöver entreprenören själv en rapport om utfört arbete. Inte en formell, men en intresserad inställning till denna process gör att du kan hitta flaskhalsar och svagheter i dina kvalifikationer. Det betyder att man har identifierat i vilka riktningar det är möjligt (och nödvändigt) att utvecklas. När allt kommer omkring lär vi oss alla av våra misstag.

För det andra behöver ledaren det. En lägesrapport låter dig objektivt bedöma kvaliteten och hastigheten på att lösa tilldelade uppgifter. Tack vare detta dokument kommer många frågor att försvinna - från det mest primitiva "vad gör du hela tiden" till det komplexa "varför ska jag ändra din dator till en mer modern?" Eftersom rapporten kommer att indikera att det tar mycket tid att spara ändringar i dokumentet. Och detta beror inte på entreprenören - föråldrad kontorsutrustning kan inte fungera snabbare. Det är faktiskt därför det verkar som att den anställde dricker te hela tiden - han väntar helt enkelt på att operationen ska slutföras.

Och frågan: "Varför behöver du skriva en rapport om månadens arbete?" i sig är felaktigt. För att ackumulera och fylla databaser är meningsfullt för strateger, och inte för dem. Det är helt enkelt lättare att lösa ett problem än att prata om metoder för att lösa det.

Vad att skriva

Exempel på lägesrapporter visar att du behöver skriva mycket detaljerat. Allt som verkar vara en liten sak eller en obetydlig kroppsrörelse kan visa sig vara ett nyckelelement i utförandet av specifika funktioner. Men förståelse för detta kommer först efter att ha studerat flera skriftliga rapporter.

Om arbetet är rutinmässigt till sin natur, till exempel att stämma av dokument och identifiera inkonsekvenser, är det meningsfullt att utveckla en tabellform. I det här fallet, återigen, borde tabellen först vara mycket detaljerad och innehålla många kolumner; Med tiden kommer behovet av vissa kolumner inte längre att vara nödvändigt och rapportformuläret kommer att få en normal (läs: rimlig) form.

I vissa fall, när man sammanställer en rapport om det utförda arbetet (till exempel lärare), är det omöjligt att formellt närma sig frågan om självanalys. Faktum är att förutom den planerade utbildnings- och metodbelastningen och att studera det nödvändiga materialet, är skolan också engagerad i utbildningsverksamhet. Detta kräver ett speciellt tillvägagångssätt för att utarbeta dokumentet: det är nödvändigt att förstå orsakerna till eftersläpningen hos ett antal elever, för att hitta sätt att intressera barn för deras ämne. Och samtidigt får vi inte glömma högpresterande (eller till och med begåvade) skolbarn.

Syfte med rapporter

För korrekt förberedelse och minimal tidsåtgång är det nödvändigt att redan från början bestämma sig för vilket syfte och varför en rapport om årets arbete skrivs. Låt oss nämna de mest populära:

Motivering av de verkliga fördelarna med en specifik position i organisationen;

Bekräftelse av en viss anställds kvalifikationer;

Demonstration av effektivt arbete för ledningen;

Erhålla finansiering för nästa rapporteringsperiod;

Inhämta samtycke för att utveckla en riktning (idé);

Motivering för att spendera avsatta resurser och ekonomi m.m.

Den välkända formuleringen – den korrekta formuleringen av problemet ger 50 % av lösningen – fungerar även i detta fall. Ju bättre vi förstår varför en rapport behövs, desto lättare är det för oss att skriva den. Till den grad att dokumentet "bara för att visa" inte alls kräver ett kreativt förhållningssätt från oss. Och tidskrävande.

Dokumentstruktur

Om företaget inte har en utvecklad, måste den utvecklas självständigt. Att känna till syftet med dokumentet är det nödvändigt att tänka på dess struktur. Exempel på lägesrapporter tyder på att det behövs en tydlig och enkel översikt.

Allra i början bör syftet och logiken med att presentera information förklaras. Förklara presentationssekvensen och skapa en innehållsförteckning. För tabellen är det nödvändigt att ge en kort förklaring till varför just denna form valdes.

Inom sektioner och underavdelningar bör också enhetlighet i presentationen upprätthållas. Detta kommer att göra dokumentet mer begripligt och, som ett resultat, lättare att förstå. I en rapport över lång tid är illustrationer och grafer ganska passande för att göra det lättare att förstå. Men här måste du följa regeln om den "gyllene medelvägen": solid text, såväl som uteslutande visuella material, blir tråkiga mycket snabbt.

Stilistik

För en vanlig anställd är det kanske svåraste att skriva terminologi och formuleringar. En pretentiös rapport kommer att se onaturlig ut och orsaka en negativ reaktion från ledningen. Alltför enkla formuleringar (t.ex. 25 dokument xeroxerades) kommer också att fjärma läsaren.

Men du bör undvika mallar. Det enda undantaget är dokumentet som ingen någonsin kommer att läsa. Vi stöter ibland på sådana problem, men i den här artikeln är vi intresserade av riktiga (inte skapade för proforma) rapporter.

I vilket fall som helst bör du inte bara prata om prestationer. För att lyfta fram dem är det nödvändigt att prata om de svårigheter som vi hade att möta under arbetets gång. Komplexitetsanalys handlar bland annat om att optimera arbetet för ledningsanställda. Exempel på rapporter om utfört arbete tyder på att du inte bör använda strömlinjeformade fraser som "otillfredsställande skick", "svårigheter" etc. Det är bättre att kalla allt vid dess rätta namn: "trasig kopiator", "brist på tillgång till Internet", "brist på eller otidig mottagning av information från den relaterade avdelningen." Allt detta gör att vi på ett adekvat och objektivt sätt kan bedöma den aktuella situationen i företaget.

Utvärdering av resultat

Varje erhållet resultat måste stödjas med siffror. Sådan specifikation ger en förståelse för utvecklingens dynamik.

Dessutom är det nödvändigt att fastställa kriterier för att utvärdera resultaten. Huruvida det är den föregående (om det till exempel är en kvartalsrapport) eller omvänt uppfyllelsen av de uppsatta målen i procent, är upp till författaren av dokumentet att avgöra.

I allmänhet kan indirekta indikatorer berätta mycket om processen för att lösa tilldelade uppgifter. Här finns också mycket information för vidare analys. Från att bestämma arbetskostnader till att förstå riktigheten av att sätta upp mål.

Från problem till lösning

De flesta rapporter utarbetas utifrån principen att beskriva arbetets framsteg. Ett dokument som tydligt visar förhållandet mellan problem och lösning ser mer fördelaktigt ut. Läsaren förstår omedelbart vilka metoder och tekniker (om nödvändigt) utföraren använde för att slutföra uppgiften på ett snabbt och högkvalitativt sätt.

En ännu mer detaljerad kedja av "ett specifikt problem - orsakerna till dess förekomst - ställa in uppgifter - lösning" antyder omedelbart behovet av att presentera en daglig rapport i tabellform. Dessutom är namnen på graferna redan kända. Informationen som presenteras på detta sätt är lätt att läsa och analysera.

Presentation av kvantitativa indikatorer

I de fall rapporten huvudsakligen består av digital data kan tabellformen vara mycket svår att förstå. En kontinuerlig ström av siffror tråkar bokstavligen läsaren efter bara några minuter. En annan sak är flerfärgade diagram och grafer. De är tydliga, begripliga och lätta att läsa.

Varje diagram ska kommenteras. Dessutom är det nödvändigt att ange hur de olika graferna är sammankopplade; Att klargöra orsak-och-verkan-samband kommer ytterligare att underlätta analysen av rapporten.

Om materiella resurser förbrukades under arbetet, bör du inte bara lista dem alla. Istället ska de förvärvade varorna anges. Den torra frasen: "Kontorsutrustning köptes" kommer att låta helt annorlunda om du skriver: "2 jobb skapades, vilket gjorde det möjligt att öka avdelningens produktion."

Hur man skapar ett dokument

Trots att det inte finns någon enskild form av förberedelse kan en rapport om det utförda arbetet utarbetas i enlighet med GOST, som definierar huvudkriterierna för vetenskapligt arbete. Den specificerar kraven för formatering, typsnitt och storlek osv.

När det gäller läsbarheten av dokumentet, här är några tips:

Försök att inte behålla mer än 5 meningar i ett stycke;

Nyckelindikatorer kan markeras i teckensnitt eller färg;

Bryt upp texten så att tabellen eller grafen inte tar upp hela sidan; se till att lämna utrymme för kommentarer om dem;

Skriv en tydlig och kortfattad sammanfattning av rapporten.

Dessa tips hjälper till att göra din rapport lättare att uppfatta och kommer därför initialt att förbereda läsaren för en lojal attityd gentemot författaren till dokumentet. Föreställ dig att du är chefen. Och gör rapporten till något som skulle vara användbart och intressant för dig att läsa.