Beräkning av lön på en affärsresa. Vad kostar en affärsresa, eller vad du behöver veta om att betala för reseersättning. Att skicka en anställd på affärsresa

En kalkylator för att beräkna medelinkomsten för en tjänsteresa är en speciell tjänst som låter dig beräkna det belopp som måste ges till en anställd när den skickas på tjänsteresa. Vi kommer att förklara hur du använder det och vilka regler du behöver komma ihåg när du beräknar.

Reseersättningsbelopp	Genomsnittlig dagsinkomst	Dagpenningbelopp som ska utfärdas
0	0	0

Varje gång en anställd skickas på tjänsteresa är arbetsgivaren skyldig att beräkna reseersättningar som ska beviljas den anställde. Det är nödvändigt att utfärda:

förskottsbetalning för resekostnader till platsen för affärsresan och tillbaka;
pengar för att hyra boende;
dagpenning.

Arbetstagaren har också rätt till betalning för en tjänsteresa baserad på genomsnittlig inkomst (2019): även om resan varar i flera månader är arbetsgivaren skyldig att behålla den för arbetstagaren under hela den tillfälliga frånvaroperioden på uppdrag av hans överordnade .

Hur man beräknar reseersättning online

Även om man kan reglerna utantill för hur reseersättningar beräknas är det lätt att man gör fel i beräkningarna, vilket kan följas av långa tvister och processer. Vår kostnadsfria tjänst hjälper dig att undvika dem.

Hur använder man en online-resebidragskalkylator 2019? För att göra detta behöver du fyra siffror:

den anställdes totala inkomst under de senaste 12 månaderna eller för den period som faktiskt arbetats;
antal arbetade dagar (arbetsdagar, om inte sjuk eller på semester);
affärsresans längd;
det belopp för dagpenning som arbetsgivaren angett.

Alla nummer måste anges i de angivna fälten. Och själva programmet kommer att beräkna de nödvändiga beloppen.

Vi visar hur du beräknar reseersättningar 2019 med exempel. Låt oss säga att medarbetaren Ivanov skickas på affärsresa i 10 dagar. Han arbetade i organisationen i 6 månader (från januari till juni 2019). Med detta bestämmer vi att det är 116 dagar. Under denna period (enligt bokföringsuppgifter) fick han 180 000 rubel. Dagpenningen i organisationen är 100 rubel per dag. Ange de ursprungliga uppgifterna.

Programmet innehåller inte bara en algoritm för beräkning av reseersättningar 2019, det beräknar även medelinkomster och dagtraktamenten. All denna information är korrekt och kan användas i ditt arbete.

Hur man själv beräknar reseersättningar

För att göra detta måste du beräkna den genomsnittliga lönen och sedan multiplicera den med antalet dagars affärsresor. Vid första anblicken är det inte svårt. Men vi måste ta hänsyn till att beräkningsförfarandet anges i artikel 139 i Ryska federationens arbetslagstiftning, och formeln för att beräkna den genomsnittliga lönen för affärsresenärer beskrivs i detalj i regeringens resolution nr 922 av den 24 december, 2007, som godkände bestämmelserna om detaljerna i förfarandet för att beräkna medellönen.

Steg 1. Beräkna antalet dagar som faktiskt arbetats. Dessa inkluderar inte sjukledighet, perioder av tillfälligt handikapp, att vara på årlig betald semester etc. (den fullständiga listan finns i punkt 5 i dekret nr 922 av den 24 december 2007).

Steg 2. Bestäm dina totala intäkter. Alla utbetalningar som den anställde fått under löneperioden ska räknas ihop. Vid tillägg kontrollera om reseersättningar ingår i beräkningen av genomsnittsinkomsten i ditt fall. Låt oss påminna om att endast betalningar som arbetstagaren erhållit enligt lag inte beaktas, och inte för arbetad tid (till exempel tillfällig funktionsnedsättning).

Steg 3. Vi förtydligar den genomsnittliga dagliga inkomsten. Vi dividerar den totala lönen med antalet faktiskt arbetade dagar.

Nästa steg för att beräkna reseersättningar är att räkna ut hur mycket man ska betala. Det finns en nyans här. Genomsnittlig dagsinkomst ska multipliceras med antalet arbetsdagar på en tjänsteresa, men helger och helgdagar ingår inte om personen inte arbetat dessa dagar. Om du arbetade måste du betala dem, och .

Det är lämpligt att kontrollera alla siffror flera gånger så att fel inte smyger sig in. Du kan också använda online-kalkylatorn för att beräkna reseersättningar 2019 – en gratistjänst som inte tillåter felaktigheter.

Vi beräknar dagtraktamenten

För tjänstemän kommer det inte att vara svårt att beräkna dagliga ersättningar för affärsresor 2019: för dagen för en affärsresa kan en tjänsteman bara få 100 rubel.

För anställda i kommersiella organisationer är dagpenningen så att säga obegränsad. Innan federal lag nr 122 av den 22 augusti 2004 trädde i kraft, sade artikel 168 i Ryska federationens arbetslag att "ersättningsbeloppet får inte vara mindre än det belopp som fastställts av Ryska federationens regering. .”. Nu är detta inte längre fallet, och dagpenningen kan börja från en rubel och är inte begränsad av en övre gräns.

Dagpenningens belopp bestäms av organisationens lokala lagar, men när man bestämmer det är det nödvändigt att komma ihåg att dagpenningen inte är föremål för personlig inkomstskatt inom gränserna för 700 rubel i Ryssland och 2 500 rubel utomlands för varje dagen för en affärsresa. Belopp som överstiger de angivna värdena är föremål för beskattning i enlighet med artikel 217 i Ryska federationens skattelag.

Exempel på beräkning av reseersättning

Låt oss säga att chefen för den tekniska kontrollavdelningen A.V. Vasiliev åker på affärsresa den 22 januari 2019 i 12 dagar. Under perioden 2018-01-22 till 2019-01-21 finns det endast 246 arbetsdagar. Vi utesluter perioden med årlig betald semester - 20 arbetsdagar, 10 arbetsdagar för perioden med tillfällig funktionsnedsättning. Totalt arbetade 216 dagar.

Under rapportperioden uppgick Vasilievs lön till 540 000 rubel (45 000 rubel × 12 månader).

Den genomsnittliga dagliga inkomsten var 2 500 rubel (540 000 rubel / 216 arbetade dagar).

Vasiliev åker på en affärsresa i 12 dagar, därför kommer han att få en dagpenning på 8 400 rubel (700 rubel × 12 dagar).

Sålunda var reseersättningen 33 400 rubel (2 500 rubel × 10 dagars affärsresa (eftersom det är två lediga dagar under affärsresan) och plus 8 400 dagtraktamenten).

Bara för skojs skull, låt oss kontrollera beräkningarna på en miniräknare.

Siffrorna matchar. Endast med oberoende beräkningar tillbringade vi 10-15 minuter, och räknaren gav resultatet direkt.

Beräkning av resekostnader

Om organisationen inte tillhandahåller ett förfarande för beställning och betalning av resedokument, kan den anställde självständigt organisera sin resa till platsen för affärsresan och tillbaka genom att beställa och betala för biljetter från beloppet av förskottsbetalningen som utfärdats till honom.

För att hindra anställda från att flyga business class eller åka tåg i sovvagnar kan arbetsgivare sätta vissa begränsningar av utgifterna, vilket gjordes för tjänstemän i regeringsbeslut nr 729 av den 2 oktober 2002.

Begränsningar för resekostnader till och från arbetsplatsen:

med järnväg - endast i kupévagnen på ett snabbtåg med märke;
med vattentransport - i kabinen i V-gruppen på ett sjöfartyg med reguljära transportlinjer och linjer med omfattande passagerartjänster, i kabinen i kategori II av ett flodfartyg av alla kommunikationslinjer, i kabinen i kategori I av ett färjefartyg;
med flyg - i ekonomiklasshytten;
på väg - i ett allmänt fordon, förutom en taxi.

Beräkning av reseersättningar för uthyrning av bostadslokaler

Det görs på samma sätt med resekostnader. Regeringsdekret nr 729 begränsar utgifterna för tjänstemän för att hyra bostadslokaler till 550 rubel per dag.

Regeringen beslutade dock att utgifter som överstiger de angivna beloppen, samt andra utgifter i samband med tjänsteresor (förutsatt att de gjorts av arbetstagaren med tillstånd eller vetskap av arbetsgivaren), kan ersättas genom att organisationens medel sparas enligt motsvarande utgiftspost.

Beräkning av övriga resekostnader

Det kan finnas andra utgifter, men inte för alla, eftersom:

storleken på dessa kostnader är inte begränsad;
alla är föremål för återbetalning endast under förutsättning att organisationens ledning visste och godkände i förväg att spendera dessa pengar, till exempel på lunch under affärsförhandlingar;
måste motiveras av produktionsnödvändighet (kontrollmyndigheter, särskilt skattemyndigheter, är mycket förtjusta i att hitta fel på detta).

Ingår reseersättning i beräkningen av semesterersättning?

Ja det gör de. Och dessutom påverkar de beräkningen av semesterlön, eftersom semesterersättningen beräknas på grundval av kontanta betalningar som faktiskt tillfallit den anställde under en period av 12 månader. Och eftersom reseersättningar beräknas på en genomsnittlig basis, kan summan av kontanta betalningar under den månad då den anställde var på tjänsteresa vara mindre än om den anställde inte åkte på tjänsteresa.

Uttryck din åsikt om artikeln eller ställ en fråga till experterna för att få svar

Ersättningar för tjänsteresor är begränsade betalningar som garanteras av arbetslagen. Vi berättar hur affärsresor betalas 2019. Vi kommer att fastställa nyckelvillkoren för en budgetorganisation och även överväga vad som har förändrats i jämförelse med tidigare perioder.

Vilken betalning garanteras enligt lag?

Om en anställd går på affärsresa måste arbetsgivaren, det vill säga chefen för en budgetinstitution, ge en sådan specialist ersättning för sina utgifter. Sådana utgifter är inte bara förknippade med köp av biljetter eller hyra av hotellrum. Dessutom inkluderar betalningen för en tjänsteresa utgifter som syftar till att kompensera för de olägenheter som är förknippade med att bo utanför huvudbostadsorten, det vill säga dagtraktamenten.

Detta är inte en definitiv lista över garantier. Enligt artikel 168 i Ryska federationens arbetslagstiftning måste arbetsgivaren garantera bevarandet av arbetsplatsen och betalning enligt den genomsnittliga inkomsten för affärsresan.

Resekostnadernas sammansättning:

Genomsnittlig lön för dagar tillbringade på en affärsresa. Beräknat baserat på genomsnittet för de 12 månaderna före affärsresan.
Dagpenning. Organisationen måste ha en gräns för betalning. Det finns inga juridiska begränsningar, storleken beror på företagets ekonomiska kapacitet. Beloppet beror på antalet dagar av affärsresan.
Biljettpris. Inkluderar betalning för biljetter, provisioner, försäkringar och andra typer av utgifter. Till exempel ersättning för bränsle och smörjmedel för en anställd som använder en personbil på en affärsresa.
Levnadskostnader. Det är acceptabelt att inkludera betalning för ett hotellrum, betalning för en säng eller ett rum i en sovsal, eller betalning för att hyra en lägenhet på daglig basis.
Övriga utgifter avtalade med arbetsgivaren. Till exempel använder en anställd personlig transport för en arbetsresa. Kostnaden för att underhålla bilen när du är på väg kan betalas av arbetsgivaren.

Hur betalas en affärsresa 2019?

Alla utgifter för en anställd på en affärsresa måste ersättas. Men lagstiftarna har gjort ett antal rekommendationer för att begränsa sådana utgifter. Vad betyder det? En specialist kan vara berättigad till ersättning, men inte mer än det fastställda maximala kostnadsbeloppet. Denna regel gäller främst dagtraktamenten. Men vissa statliga myndigheter har också begränsade utgifter för hotellboenden.

Institutionen fastställer och reglerar gränser självständigt, baserat på sin egen ekonomiska förmåga. Till exempel, för vissa federala tjänstemän är den maximala dagpenningen 100 rubel per dag, och standardbetalningen för ett hotellrum är 1000 rubel per dag, medan det i kommersiella företag inte finns några begränsningar alls.

I enlighet med art. 168 (Labor Code - affärsresor) betalning (dess belopp) är inte begränsad. Detta är enbart institutionens beslut. Sådana gränser måste godkännas genom en separat order eller lokal förvaltningsorder.

Resekostnader betalas i förskott. Vid återlämnande gör specialisten en förhandsrapport och dokumenterar kostnaderna. Bifogar fakturor, checkar, biljetter, kontrakt och kvitton till rapporten. Revisorn eller ansvarig person kontrollerar redogörelserna och lämnar dem sedan till ledningen för godkännande.

Beräkning av medelinkomst för reseersättning

Vi bestämmer faktureringsperioden. För sådana betalningar är beräkningsperioden 12 kalendermånader före den månad då arbetstagaren skickas på resa. Till exempel, en affärsresa i april 2019, därför faktureringsperioden: februari 2018 - mars 2019.
Vi beräknar underlaget för beräkningen. Vi samlar in information om alla periodiseringar och inkomster för specialisten. Då utesluter vi betalningar som nämns i punkt 5 i resolution nr 92. Till exempel sjukpenning, mammaledighet och liknande fall.
Vi beräknar antalet dagar som faktiskt arbetats. Indikatorn inkluderar inte dagar som inföll under sjukdom och semester, samt andra perioder som fallit på uteslutna betalningar (artikel 5 i resolution nr 922).
Nu delar vi upp beräkningsunderlaget i de dagar som faktiskt arbetats. Det resulterande beloppet av genomsnittliga dagliga inkomster beror på specialisten för varje dag han är på affärsresa.

Räkneexempel

Resenärer Eduard Antipovich skickades i tjänst under 20 kalenderdagar i april 2019.

Genomsnittlig daglig inkomst: 660 000 / 185 = 3 567,57 rubel.

Betalning för en affärsresa baserat på genomsnittlig inkomst: 3567,57 × 20 dagar. = 71 351,40 rubel.

Övertidsarbete på en affärsresa

Frågan om hur övertidstimmar betalas på tjänsteresa är inte reglerad på lagstiftningsnivå. Övertidsarbete anses vara arbete utanför ordinarie arbetstid. När anställda skickas i tjänst förs dock inte register över den tid de arbetade under resan. Det finns följaktligen inga normer för att bestämma normal arbetstid på en tjänsteresa.

Frågan gäller även betalningsformer. När allt kommer omkring, under dagarna för en affärsresa, får en anställd en genomsnittlig lön. Detta är en garanterad typ av ersättning, men inte en typ av ersättning. Följaktligen är bestämmelserna i artikel 99 i Ryska federationens arbetslag inte tillämpliga i en sådan situation. Men vad ska en arbetsgivare göra, eftersom ingen av hans underordnade kommer att gå med på att arbeta gratis, särskilt utöver de etablerade standarderna.

Procedur:

Sätt standarder. Förfarandet och storleken på övertidsersättning bör anges i föreskrifterna om tjänsteresor. Fastställ till exempel att för de första två timmarna av övertid är betalningen 1,5 gånger den genomsnittliga inkomsten. För resten av övertidsarbetet - 2 gånger beloppet. Men ytterligare betalningar kan vara högre, beroende på företagets ekonomiska kapacitet.
Inhämta den anställdes samtycke. För att göra detta, skicka ett skriftligt meddelande till den anställde med förslag på övertidsarbete. Var noga med att ta med information om den ökade betalningen i din ansökan. Det finns inget enhetligt förslagsformulär, förbered ett dokument i valfri form.
Beställa. Efter att ha fått skriftligt medgivande från den underordnade är det nödvändigt att utfärda en order om att delta i övertidsarbete under affärsresan.
Se till att tiden spåras. Detta är nödvändigt för full betalning. Använd en enhetlig form av arbetstidsrapport eller utveckla och godkänn din egen, som medarbetaren fyller i för att registrera övertid och övertid.

Om arbetsuppgifter på en affärsresa inträffar på natten, måste liknande åtgärder vidtas. Ange betalningsbeloppet i reglerna för tjänsteresor.

Observera att om restiden faller under nattetid, från 00:00 till 06:00, behöver inga ytterligare betalningar eller tilläggsavgifter betalas. Till exempel, om en anställd återvänder på ett nattflyg, behöver du inte betala för natttimmar.

Affärsresor på helger och helgdagar

Hur dagar på en tjänsteresa som infaller på helgdagar och helger betalas ut beror på om den underställde arbetat eller inte.

Om en anställd inte arbetade på en helg eller semester, behöver du inte betala för dagarna enligt genomsnittlig lön. Till exempel skickas en specialist på en affärsresa i 10 dagar, inklusive 1 semester och 2 dagar ledigt. Beräkna den genomsnittliga inkomsten endast för de 7 arbetsdagarna av din vistelse på en affärsresa.

Du betalar dagpenning för alla dagar, oavsett om specialisten arbetat eller inte. Inkludera i beräkningen arbetsdagar, helgdagar, helger, rese- och stilleståndsdagar, av- och hemresa.

Om en anställd arbetade på en helg eller semester under en affärsresa, betala för denna tid med följande belopp:

minst en gång från taxan (officiell lön), om den anställde begärde ytterligare vilotid;
inte mindre än två gånger taxan (tjänstemannalönen), om den anställde beslutar sig för att vägra ledighet.

Vid beräkning av betalning för arbete på helger och helgdagar, ta inte bara hänsyn till den officiella lönen, utan också kompensations- och incitamentsbetalningar, ersättningar och tilläggsbetalningar enligt det nuvarande ersättningssystemet. Till exempel regionala koefficienter, tilläggsersättning för erfarenhet, bonus för kvalifikationer.

Ett liknande betalningsförfarande gäller om en anställd åker på tjänsteresa på helg eller semester. Eller återvänder från det. En specialist åker till exempel på en resa den 1 maj. Det här är en semester. Därför ska arbetsgivaren erbjuda dubbel lön eller ledighet och betala med ett enda belopp.

Räkneexempel

Morkovkin Stepan Igorevich skickades på en affärsresa i 15 dagar. - från 17 april till och med 1 maj. Han jobbade i 11 dagar. (10 på vardagar och 1 på helger). Genomsnittlig inkomst för faktureringsperioden är 2000 rubel. Den dagliga taxan är 2500 rubel. För arbete på lediga dagar krävs dubbel lön, Morkovkin tog inte ledigt.

Standarder för återbetalning av reseersättningar per organisation:

daglig ersättning - 1000 rubel per dag;
resa: biljetter - 5000 rubel enkel resa;
boende: hotell - 2000 rubel per dag.

Revisorn har samlat på sig följande resebetalningar:

dagtraktamente: 1000 × 15 dagar. = 15 000 rubel.

Det finns en gräns för personlig inkomstskatt på dagpenning. I Ryssland - 700 rubel per dag och 2500 rubel. - utomlands. Håll inne personlig inkomstskatt från skillnaden och ta ut försäkringspremier.

Personlig inkomstskatt: 15 000 - (700 × 15 dagar) × 13% = 585 rubel;
försäkringspremier: 15 000 - (700 × 15 dagar) × 30,2% = 1359 rubel;
transportkostnader: 5000 × 2 = 10 000 rubel;
levnadskostnader: 2000 × 14 dagar. = 28 000 rubel;
medelinkomst: 10 arbetare. dagar × 2000 rub. = 20 000 rub.;
betalning för arbete på helgdagar och helger: 2500 × 2 storlek × 2 dagar. = 10 000 rub.

Varför betalar vi för två dagar till förhöjd taxa? Den anställde jobbade trots allt bara en ledig dag? Faktum är att Morkovkin var på väg hem på semestern den 1 maj. Han tog inte ledigt. Därför har en specialist rätt till betalning av minst dubbla taxesatsen eller officiell lön, med hänsyn till incitament och ersättningsbidrag.

Exempelmemo för en affärsresa

Ställ frågor så kompletterar vi artikeln med svar och förklaringar!

(se exempel nedan). Detta förfarande gäller för både inrikes och utländska tjänsteresor.

Dagtraktamenten för personlig inkomstskatt är schabloniserade. Dagtraktamenten är alltså inte föremål för denna skatt inom följande gränser:

700 rub. per dag - när du är på affärsresa i Ryssland;
2500 rub. per dag - när du reser utomlands.

Dessa standarder föreskrivs i punkt 10 i punkt 3 i artikel 217 i Ryska federationens skattelag.

Beräkning av dagtraktamenten

Betala dagtraktamenten till anställda:

Detta förfarande anges i punkt 11 i förordningarna, godkända genom dekret från Ryska federationens regering av den 13 oktober 2008 nr 749.

Bekräfta dagtraktamentebeloppet för den anställdes vistelse på affärsresa med dokument som upprättas när han skickas på resa. Det finns inget behov av att bekräfta exakt vad den anställde använt dagpenningen på.

Observera att från och med den 8 januari 2015, när företag skickar en anställd på tjänsteresa, behöver de inte längre utfärda resebevis och tjänsteuppdrag. Nu bestäms längden på en anställds vistelse på en affärsresa huvudsakligen av resebiljetter.

Denna slutsats stöds också av tillsynsmyndigheter (brev daterade 24 november 2009 nr 03-03-06/1/770 och daterade 3 december 2009 nr 3-2-09/362).

Situation: hur mycket ska jag betala en anställds dagpenning om han återvände från en affärsresa och samma dag skickades till nästa affärsresa - på ett nytt officiellt uppdrag?

För denna dag, samla in dagtraktamenten för varje affärsresa. När du skickar en anställd på affärsresa, betala dagtraktamenten:

för varje dag av en affärsresa, inklusive helger och helgdagar;
för alla dagar på vägen (inklusive avrese- och ankomstdagen), inklusive under den påtvingade förseningen.

Detta förfarande föreskrivs i punkt 11 i föreskrifterna, godkänt genom dekret från Ryska federationens regering av den 13 oktober 2008 nr 749. Därför, om en anställd återvände från en affärsresa och skickades samma dag till nästa tjänsteresa ska dagpenningen betalas ut två gånger.

Avresedagen anses vara avresedagen för det fordon i vilket arbetstagaren åker på tjänsteresa från den ort där hans fasta arbetsplats är belägen.

Om fordonet skickas före 24 timmar inklusive, anses avresedagen vara aktuell dag.

Om fordonet går efter klockan 0 - nästa dag.

Dagen som inkluderar tidpunkten för fordonets avgång är den första dagen på tjänsteresan. Betala dagpenningen för den dagen i sin helhet.

Exempel

En anställd åker på tjänsteresa med tåg. Järnvägsstationen ligger i staden. Tågets avgångstid är 23:56 den 10 november. Första dagen på affärsresan är den 10 november. Dagpenningen för den dagen ska betalas i sin helhet.

Ankomstdagen är ankomstdagen för fordonet på vilken arbetstagaren återvänder från en affärsresa till den ort där hans fasta arbetsplats är belägen.

Om fordonet anländer före 24 timmar inklusive, anses ankomstdagen vara den aktuella dagen. Om fordonet kommer efter klockan 0 - nästa dag.

Dagen som inkluderar tidpunkten för fordonets ankomst är den sista dagen på affärsresan. Du betalar också dagpenningen för den dagen i sin helhet.

Exempel

En anställd kommer tillbaka från en affärsresa med tåg. Järnvägsstationen ligger i staden. Tågets ankomsttid är 0 timmar 5 minuter den 11 november.

Sista dagen på affärsresan är den 11 november. Dagpenningen för den dagen ska betalas i sin helhet.

När du bestämmer startdatumet för en affärsresa, ta hänsyn till den tid som krävs för att resa från din fasta arbetsplats till den plats från vilken fordonet avgår (station, pir, flygplats, etc.).

Detta måste göras om fordonets avreseort är belägen utanför det befolkade område där den sändande organisationen är belägen.

Detsamma bör göras när man bestämmer den sista dagen för en tjänsteresa, när den anställde återvänder till sin fasta arbetsplats. Frågan om en anställds närvaro på jobbet på avresedagen på en affärsresa och på ankomstdagen från en affärsresa löses efter överenskommelse med organisationens administration. Allt detta anges i punkt 4 i förordningarna, godkända genom dekret från Ryska federationens regering av den 13 oktober 2008 nr 749.

Exempel

En anställd åker på affärsresa med flyg. Flygplatsen ligger 45 minuter från staden där den anställde arbetar. Planets avgångstid är 0 timmar 35 minuter den 20 februari. Ankomsttid tillbaka är 23 timmar 35 minuter den 23 februari.

Enligt den köpta biljetten slutar passagerarincheckningen 40 minuter före avgång.

För att komma i tid till anmälan måste alltså den anställde lämna staden senast 23:10. I det här fallet ska den första dagen på den tjänsteresa som arbetstagaren har rätt till dagpenning för anses vara den 19 februari.

Resans sista dag är den 24 februari. Trots det faktum att planet anlände den 23 februari, när du beräknar dagtraktamentet, måste du ta hänsyn till den tid som krävs för att resa från flygplatsen till staden. Den anställde har alltså rätt att få dagpenning i sex dagar - från 19 februari till och med 24 februari.

Ibland skickas en anställd till ett område varifrån han varje dag kan återvända till sin fasta bostadsort. Om vi pratar om en affärsresa i Ryssland, har han inte rätt till dagtraktamente. Frågan om lämpligheten av en anställds dagliga återkomst avgörs av organisationens chef. När han gör det måste han ta hänsyn till:

affärsresans avstånd från den anställdes bostad;
transportförhållanden;
arten av den uppgift som utförs;
behovet av att skapa förutsättningar för arbetstagaren att vila.

Sådana krav anges i punkt 11 i förordningarna, godkända genom dekret från Ryska federationens regering av den 13 oktober 2008 nr 749.

För utländska tjänsteresor ska dagpenning betalas, även om den anställde lämnat Ryssland och återvänt samma dag. De måste betalas med ett belopp som motsvarar 50 procent av dagtraktamenten som bestäms av ett kollektivavtal eller lokala bestämmelser för utländska affärsresor (klausul 20 i förordningarna godkända genom dekret från Ryska federationens regering av den 13 oktober 2008 nr. 749).

Om den anställde flyttar över Rysslands territorium innan han reser utomlands, betalar du dagtraktamenten till den taxa som fastställts för inrikes affärsresor. Från och med dagen för gränspassering när man lämnar Ryssland gäller den norm som fastställts för det land till vilket den anställde skickas. Och från den dag du korsar gränsen när du kommer in i Ryssland, tillämpa återigen normen för affärsresor inom Ryssland.

Detta anges i punkt 18 i förordningarna, godkända genom dekret från Ryska federationens regering av den 13 oktober 2008 nr 749, samt i brevet från Rysslands arbetsministerium och Rysslands finansministerium daterat. 17 maj 1996 nr 1037-IH.

Om en anställd besöker flera länder under en affärsresa, betala dagpenning för dagen för korsning av gränsen mellan stater enligt standarderna i det land som den anställde skickas till. Detta förfarande fastställs av punkt 18 i förordningarna, godkända genom dekret från Ryska federationens regering av den 13 oktober 2008 nr 749.

Exempel

En organisation belägen i staden skickar ekonomen A. S. Kondratiev på en affärsresa till Madrid (Spanien). Avgångstid från 14:25 den 8 april. För att hinna med detta flyg måste den anställde resa till Moskva med tåg, som avgår från Belgorod den 7 april klockan 18:35.

Returplanet med vilket Kondratiev återvänder från Madrid anländer till Moskva klockan 22:12 den 13 april.

När han flyger till Madrid korsar Kondratiev den ryska gränsen den 8 april. För denna dag har han rätt till dagtraktamente enligt den taxa som fastställts för tjänsteresor till Spanien.

Vid hemkomst från en affärsresa korsar den anställde den ryska gränsen den 13 april. För denna dag måste han få dagpenning enligt de standarder som fastställts för affärsresor i Ryssland.

Kondratiev anländer till Belgorod den 15 april vid 8 timmar 5 minuter (tågets ankomsttid). Följaktligen har han för den 14 och 15 april rätt till dagtraktamente enligt den taxa som fastställts för inrikes tjänsteresor.

Situation: har en anställd rätt till dagtraktamente om räkningen för hotellet där han bodde under en affärsresa, utöver kostnaden för logi, inkluderar kostnaden för måltider på restaurang?

Ja det gör de. Betala arbetstagarens dagpenning i alla fall (Artikel 168 i Ryska federationens arbetslag, klausul 11 i förordningarna som godkänts genom dekret från Ryska federationens regering av den 13 oktober 2008 nr 749). Kostnaden för att betala dagpenning kan bekräftas av dokument som upprättas när en anställd skickas ut på tjänsteresa.

Att tillhandahålla kontroller och kvitton som bekräftar den anställdes utgifter för dagpenning krävs inte. Liknande förklaringar finns i brev från Rysslands finansministerium daterat 24 november 2009 nr 03-03-06/1/770 och Rysslands federala skattetjänst daterat 3 december 2009 nr 3-2-09/362 .

När det gäller skatteredovisningen av matkostnader beror det på hur hotellet förberedde dokumenten.

Resekostnader, som minskar den skattepliktiga inkomsten, inkluderar dagtraktamenten och kostnader för tilläggstjänster som tillhandahålls på hotell. Kostnaden för service i rum, barer och restauranger kan dock inte inkluderas i skatteunderlaget.

Detta anges i punkt 12 i punkt 1 i artikel 264 i Ryska federationens skattelag.

Om matkostnader anges separat i hotellräkningen kan de därför inte tas med i beräkningen. Inkludera endast kostnaden för boende i din skatteberäkning.

Om matkostnader inte är markerade på fakturan, skriv av hela beloppet som betalats till hotellet (minus moms) för att minska skatteunderlaget.

Situation: har arbetstagaren rätt till dagpenning när han reser till sin fasta bostadsort (där han har permanent registrering). På platsen för den sändande organisationen har den anställde en tillfällig registrering

Frågan är kontroversiell. En affärsresa är en affärsresa av en anställd på order av en chef för att utföra alla uppdrag utanför den fasta arbetsplatsen (artikel 166 i Ryska federationens arbetslag). När du skickar en anställd på en affärsresa är organisationen skyldig att betala honom dagpenning (artikel 168 i Ryska federationens arbetslag). Ett undantag är fallet när en anställd åker på tjänsteresa till ett område varifrån han har möjlighet att återvända hem varje dag.

I Ryska federationens arbetslagstiftning och de föreskrifter som godkänts genom dekret från Ryska federationens regering av den 13 oktober 2008 nr 749, kallas dagtraktamenten extra utgifter i samband med att bo utanför en permanent bostad (artikel 168 i Ryska federationens arbetslag, klausul 10 i de föreskrifter som godkänts genom dekret från Ryska federationens regering av den 13 oktober 2008 nr 749). Permanent uppehållstillstånd är den plats där en medborgare permanent eller huvudsakligen bor och har permanent registrering (klausul 3, 16 i reglerna som godkänts genom dekret från Ryska federationens regering av den 17 juli 1995 nr 713). Från den bokstavliga tolkningen av denna definition kan vi dra slutsatsen att när en anställd skickas i officiell verksamhet till sin fasta bostad (ort för permanent registrering), tilldelas inte den anställdes dagpenning.

Ett sådant förfarande kommer dock att leda till en kränkning av arbetstagarens rättigheter. För att betala dagtraktamenten är det nödvändigt att ta hänsyn till möjligheten för en utstationerad anställd att dagligen återvända till sin fasta bostad (punkt 4, klausul 11 i förordningarna, godkänd genom dekret från Ryska federationens regering i oktober 13, 2008 nr 749). En sådan plats, enligt ministeriet för hälsa och social utveckling i Ryssland, är den plats där organisationen där den anställde arbetar är belägen (det vill säga platsen för hans tillfälliga registrering). Platsen för permanent registrering är inte betydande.

Därför, om en anställd åker på tjänsteresa till en region där han har permanent registrering, men varifrån han inte kan återvända dagligen, betala honom dagpenning. Denna slutsats bekräftas av ministeriet för hälsa och social utveckling i Ryssland i ett brev daterat den 30 mars 2009 nr 22-2-1100.

Om en anställd blir sjuk på en affärsresa, betala dagpenningen för hela sjukdomsperioden i sin helhet (klausul 25 i förordningarna godkända genom dekret från Ryska federationens regering av den 13 oktober 2008 nr 749).

Exempel

Den anställde skickades på tjänsteresa från den 11 mars till den 22 mars 2015 (12 dagar). Under en tjänsteresa insjuknade han och var sjuk från den 17 till den 20 mars (detta bekräftades av ett sjukskrivningsintyg).

Dagpenningen för affärsresor i Ryssland fastställs av organisationen i kollektivavtalet och är 700 rubel. på en dag.

Sjukdomsperioden ingår inte i reseperioden. Revisorn tillföll den anställde:

Ersättning för hyresbostadskostnader.

Dessutom behåller den anställde medelinkomsten för arbetsdagar enligt organisationens schema för perioden 11 mars till 16 mars samt från 21 mars till och med 26 mars.

Bekräfta beräkningen av dagpenningen med handlingar, till exempel ett bokföringsintyg (se exempel nedan). Ett sådant dokument kommer att hjälpa till att motivera beloppet för dagpenning som betalas ut i händelse av en skatterevision (se till exempel brev från Rysslands federala skattetjänst för Moskva daterat den 8 augusti 2008 nr 28-11/074505).

Om en arbetsgivare skickar en anställd på tjänsteresa betalas frånvarodagar enligt särskilda regler. Arbetsgivaren ska betala medellönen för dessa dagar. Detta anges i artikel 167 i Ryska federationens arbetslagstiftning.

Fel i beräkningen av medellönen vid betalning för anställdas tjänsteresor är bland de TOPP 5 felen som vi identifierar baserat på resultatet av löneberäkningsrevisionen. Och allt för att det finns många nyanser i detta nummer som inte bör missas.

Det är nödvändigt att beräkna enligt de regler som föreskrivs i bestämmelserna om detaljerna i förfarandet för beräkning av genomsnittslöner, godkända av resolution nr 922 av den 24 december 2007.

Beräkningsformeln ser ut så här:

Periodiseringar för faktureringsperioden/Arbetade dagar för denna period

Här är en steg-för-steg-algoritm för att beräkna medellönen under en affärsresa.

Steg 1: Bestäm din faktureringsperiod

Detta är 12 månader före början av den månad då den anställde åkte på tjänsteresa. Till exempel, om en affärsresa började den 5 mars 2019, är faktureringsperioden perioden från 1 mars 2018 till 28 februari 2019.

Om den anställde började arbeta för mindre än ett år sedan behöver du ta de arbetade månaderna. Och om en person skickas på tjänsteresa omedelbart efter att ha anställts, det vill säga i samma månad, är faktureringsperioden intervallet från den första arbetsdagen till den första dagen av affärsresan (punkt 7 i föreskrifterna ). Tja, om en anställd skickas på affärsresa den första arbetsdagen, måste han få betalt baserat på sin lön (paragraf 8 i föreskrifterna).

Artikel 139 i Ryska federationens arbetslag ger arbetsgivare rätt att fastställa en annan löneperiod om detta inte inkräktar på anställdas rättigheter.

Detta bör inte omfatta perioder då den anställde varit på semester, sjukskrivning, på affärsresa eller inte arbetat på grund av driftstopp på företaget.

Ta det totala antalet arbetsdagar under faktureringsperioden och dra av från dem de arbetsdagar som inträffat på semester, sjukskrivning etc.

Steg 3. Bestäm intäkterna för faktureringsperioden

För att göra detta, ta de anställdas periodiseringar som gjordes under faktureringsperioden. Detta är lön i alla dess uttryck (inklusive i icke-monetär form), bonusar och tillägg (paragraf 2 i reglementet).

Du behöver inte ta:

periodiseringar för de perioder som var undantagna från faktureringsperioden - semesterersättning, sjukskrivning, tjänsteresor etc.;
periodiseringar och betalningar av social karaktär (paragraf 3 i föreskrifterna): ekonomiskt bistånd, betalning för mat, resor, utbildning m.m.

Hur man redogör för bonusar

För dem föreskrivs i punkt 15 i förordningarna ett särskilt förfarande. Och det finns många frågor och svårigheter förknippade med detta.

Dessa bonusar måste tillhandahållas av ersättningssystemet och specificeras i lokala dokument.

Kontroversiell situation med bonusar för årsdagar och högtider

Rostrud menar att de inte är relaterade till löner och det finns ingen anledning att ta med dem i beräkningen (brev från Rostrud den 23 oktober 2007 nr 4319-6-1). Finansministeriet säger att om sådana betalningar specificeras i lokala dokument om löner, kan de inkluderas i beräkningen (Brev från Ryska federationens finansministerium daterat 22 mars 2012 nr 03-03-06/1/ 150). I skrivelsen från ministeriet för hälsa och social utveckling av den 13 oktober 2011 nr 22-2/377012-772 talas om detta.

Månatliga, kvartalsvisa och halvårsvisa bonusar tas inte ut mer än en per period för varje indikator. Det vill säga, månatliga bonusar bör inte vara mer än 12 och kvartalsbonusar inte mer än 4.

Årliga bonusar tas ut om de har intjänats för kalenderåret före affärsresan. Det vill säga om en anställd skickas ut på tjänsteresa 2019 så beaktas årsbonusen för 2018, oavsett om den betalats ut 2018 eller 2019. Bonusen för 2017 kan inte längre tas ut. En situation kan uppstå när en anställd redan har åkt på tjänsteresa, och bonusen för föregående år intjänades efter det. Då är arbetsgivaren skyldig att räkna om medellönen och betala mellanskillnaden.

Om premier har betalats för en period som överstiger faktureringsperioden, beaktas endast en del, i förhållande till faktureringsperioden. Detta händer om organisationen har satt sin faktureringsperiod på mindre än ett år, eller om bonusar betalas ut för mer än ett år.

Exempel

En anställd åker på affärsresa i mars 2019. Han arbetade hela löneperioden fullt ut, det vill säga han var inte semester- eller sjukskriven. I januari 2019 krediterades han med 100 000 rubel. utmärkelser för framgångsrikt arbete med projektet 2017-2018. Faktureringsperioden är 12 månader, och bonusen betalades i 24 månader. Detta innebär att för att beräkna lön på affärsresadagar måste du ta:
100 000: 24 * 12 = 50 000 rub.

Detsamma skulle hända om organisationen hade en faktureringsperiod på 6 månader och bonusen betalades ut under ett år. Vi skulle bara behöva ta hälften av detta belopp.

Saker och ting är ännu mer komplicerade om den anställde inte arbetade alla dagar under faktureringsperioden. Sedan beror allt på hur organisationen betalar bonus: baserat på arbetad tid eller i ett fast belopp. I det första fallet beaktas alla bonusbelopp, i det andra - i proportion till den arbetade tiden.

Exempel

En anställd åker på affärsresa i februari 2018. I denna organisation utgår bonus varje kvartal med ett fast belopp på 50 % av lönen. Anställds lön är 50 000 rubel.

Det finns 65 arbetsdagar under fjärde kvartalet. Av dessa var den anställde sjukskriven i 5 dagar, men fick hela bonusen på 25 000 rubel.

För att beräkna medellönen kommer endast en del som är proportionell mot den arbetade tiden att tas från detta belopp:
25 000: 65 * 60 = 23 076,92 rubel.

Om företagets regler hade varit att betala en bonus i proportion till den arbetade tiden, skulle den anställde för fjärde kvartalet ha fått mindre och hela bonusbeloppet skulle ha beaktats för reseersättning.

Om lönen höjdes under faktureringsperioden

I det här fallet måste den genomsnittliga inkomsten indexeras (paragraf 16 i föreskrifterna). Men detta bör endast göras om lönen höjdes för organisationen som helhet, och inte för en enskild anställd. Och det spelar ingen roll om alla befordrades lika eller olika.

Exempel

Gammal lön - 30 000 rubel, ny - 36 000 rubel. Ökningsfaktor 36 000: 30 000 = 1,2.

Du behöver indexera din lön och alla utbetalningar som är direkt beroende av den, till exempel bonusar och traktamenten till en fast procentsats eller en multipel av löner.

Om premier och tilläggsbetalningar i lokala dokument anges som ett intervall av procentsatser eller ett specifikt belopp, indexeras de inte.

Så om en anställd fick bonus på 30 % av lönen eller två löner, indexeras de. Om bonusen är satt till ett belopp av 10% till 30% av lönen, eller 15 000 rubel. – dessa belopp indexeras inte.

Indexeringsordningen beror på det ögonblick då ökningen skedde.

Situation 1. Lönen höjdes mellan löneperiodens början och slut

Sedan indexeras betalningarna från början av perioden fram till höjningen.

Exempel

En anställd åker på tjänsteresa den 15 mars 2019. Faktureringsperioden är från 1 mars 2018 till 28 februari 2019. Lönen höjdes från 1 januari 2019. Alla betalningar under perioden 1 mars till 31 december 2019, som kommer att delta i beräkningen av den genomsnittliga lönen, ska multipliceras med höjningsfaktorn, och först då summera alla betalningar och beräkna den genomsnittliga dagsförtjänsten.

Situation 2. Lönen höjdes efter löneperiodens utgång, men innan tjänsteresan påbörjades

I detta fall multipliceras hela den genomsnittliga dagsinkomsten med ökningsfaktorn.

Exempel

En anställd åker på tjänsteresa den 20 april 2019. Faktureringsperioden är från 1 april 2018 till 31 mars 2019. Lönen höjdes från 1 april 2019. Revisorn kommer först att beräkna den genomsnittliga dagsinkomsten och sedan multiplicera den med ökningsfaktorn.

Situation 3. Lönen ökade under en tjänsteresa

I det här läget behöver du bara indexera den genomsnittliga dagsinkomsten för dagarna efter höjningen.

Exempel

Den anställde åkte på tjänsteresa från den 25 mars till den 4 april 2019. Under 11 dagar fick han en genomsnittlig lön på 1 250 rubel. på en dag. Från den 1 april höjde organisationen lönerna med 20 %. Ökningsfaktorn är 1,2. Du behöver bara indexera lönerna för perioden 1 april till 4 april. För dessa dagar har den anställde inte rätt till 1 250 rubel per dag, utan 1 250 * 1,2 = 1 500 rubel. Detta innebär att du måste betala honom ytterligare 1 000 rubel. (250 rub. * 4).

Som du kan se finns det många nyanser. Och eventuella misstag leder till att anställda får under- eller överbetalda, att skatter och avgifter beräknas felaktigt och att felaktiga siffror tas med i rapporter. I 85 % av fallen identifierar vi problem vid en lönerevision.

Uppmärksamhet! Befordran!

Gratis löneomräkning för valfritt kvartal

Om du har några tvivel om riktigheten av löne- och skatteberäkningar, eller om du bara vill försäkra dig om att allt är i sin ordning, kontakta oss. Vi kommer att räkna om din lön åt dig, och du kommer inte bara att snabbt kunna rätta till situationen, utan också ta ett beslut att byta till löneoutsourcing, med specifika siffror och fakta i handen.

Tro mig, i 85% av fallen finns det problem, och det är bättre att veta om dem.

Beställ lönerevision för att försäkra dig om att du inte har några risker inom detta område, kontrollera din revisor och rätta eventuella fel.

För att göra detta måste de periodiseringar som fastställdes i steg 3 divideras med antalet arbetade dagar.

Exempel

Faktureringsperioden är 250 arbetsdagar. Av dessa var arbetstagaren sjukskriven i 6 arbetsdagar och semester i 15 dagar. Totalt återstår 229 dagar för beräkning.
Periodisering (exklusive mängden sjukfrånvaro och semesterlön) för faktureringsperioden - 650 000 rubel.
Vi bestämmer den genomsnittliga dagliga inkomsten:
650 000: 229 = 2 839,43 rubel.

Kom ihåg att den genomsnittliga dagsinkomsten i form av en hel månad inte kan vara lägre än minimilönen, annars måste du göra en extra betalning upp till "minimilönen". Detta är relevant för organisationer där lönen gränsar till minimilönen. De bör alltid jämföra den genomsnittliga dagslönen med minimilönen.

Steg 5. Multiplicera den genomsnittliga dagliga inkomsten med resdagar

För att betala för tjänsteresedagar tas endast arbetsdagar in, inklusive avrese- och ankomstdag. Helger och helgdagar, om den anställde var på tjänsteresa dessa dagar men inte arbetade, behöver inte betalas.

Om en anställd arbetat på tjänsteresa på en helg, eller att ankomst- eller avresedagen inföll på en helg, ska dessa dagar betalas, dock inte enligt medellönen, utan enligt vanliga regler för helger. Det vill säga i dubbelt belopp eller genom att tillhandahålla ytterligare en vilodag (klausul 5 i förordningarna som godkänts genom dekret från Ryska federationens regering av den 13 oktober 2008 nr 749, brev från arbetsministeriet daterat den 13 oktober 2017 nr 14-2 / B-921).

Om dina anställda ofta reser på affärsresor är det lämpligt outsourca löneområdet för att vara säker på att beräkningarna är korrekta.

Om du inte är säker på att beräkningarna nu är i full ordning, kontakta oss. Vi kommer att räkna om din lön åt dig, och du kommer inte bara att snabbt kunna rätta till situationen, utan också ta ett beslut att byta till outsourcing, med specifika siffror och fakta i handen.

Beställningstjänst

Att betala för affärsresor är inte en lätt fråga. När allt kommer omkring medför oftast varje resa och arbete utanför fast plats ökade utgifter för affärsresenären. Merkostnader bärs också av arbetsgivaren, som är skyldig att ersätta arbetstagaren för hans utgifter. Kostnadsbeloppen och ersättningarna kan dock få skattekonsekvenser för både arbetstagaren och arbetsgivaren.

Det är värt att erinra om att en tjänsteresa enligt gällande lagstiftning är en resa för en anställd på uppdrag av arbetsgivaren under viss tid för att utföra ett myndighetsuppdrag utanför den fasta arbetsorten. Arbetstagare som har ett anställningsförhållande med arbetsgivaren på grund av dess skriven lösningar. Utstationerade arbetstagare har rätt till garantier och ersättning enligt rysk arbetslagstiftning.

Garantier och ersättning till affärsresenärer

Vid utsändning av anställda på tjänsteresor är arbetsgivaren skyldig att behålla sina arbetsplatser (befattningar) och genomsnittliga inkomster, samt ersätta utgifter i samband med tjänsteresan, nämligen:

Resekostnader;
Utgifter för hyra av bostäder;
Ytterligare utgifter förknippade med att bo utanför den permanenta bosättningsorten (dagpenning);
Andra utgifter som arbetstagaren ådragit sig med arbetsgivarens tillstånd eller vetskap.

Det är viktigt att betona det på affärsresor inte skickat personer som arbetar på civila kontrakt, samt anställda vars fasta arbete enligt anställningsavtal utförs på väg.

Samtidigt kan anställda som arbetar på distans, liksom hemarbetare, skickas på tjänsteresor. När du gör en affärsresa, till exempel från en plats för permanent arbete (stationär arbetsplats eller hemifrån) - till platsen för arbetsorganisationen (efter skriftlig order från arbetsgivaren). Följaktligen kan de räkna med lämpliga garantier och kompensation. Denna position bekräftades återigen av specialister från det ryska arbetsministeriet i ett brev

En resa av en anställd som skickas på en affärsresa baserat på ett skriftligt beslut av arbetsgivaren till en separat enhet i den sändande organisationen (representationskontor, filial) belägen utanför den fasta arbetsplatsen erkänns också som en affärsresa.
...vi anser att en distansarbetares resa till arbetsgivarens huvudkontor är en affärsresa.
Brev från det ryska arbetsministeriet

Lagstiftningen fastställer således ett särskilt förfarande för ersättning till personal vid utförande av officiella uppdrag från arbetsgivaren utanför den fasta arbetsplatsen, och föreskriver också ersättning för relevanta utgifter.

(och Ryska federationens arbetslagstiftning)

Innan vi börjar beskriva beräkningarna kommer vi att beskriva de grundläggande reglerna och förfarandet för tjänsteresor, och lista de dokument som måste upprättas av arbetsgivaren och arbetstagaren i processen för att registrera en tjänsteresa.

Förfarande för tjänsteresor, betalningar och ersättning

Om det finns ett behov av att skicka en anställd på en affärsresa, följs följande procedur:

Anmärkning till punkterna 2 och 3: För närvarande är ID och arbetsuppgift valfria dokument. Det rekommenderas dock att utarbeta dem så att det inte finns några tvister med Federal Tax Service.

Dokumentation av en affärsresa

Det är viktigt att komma ihåg att endast en korrekt genomförd affärsresa kan garantera bevarandet av löner och täckning av alla nödvändiga utgifter i samband med den. Men i praktiken uppstår ofta frågor och meningsskiljaktigheter om ersättning för resekostnader. I det här fallet hjälper vår advokat till att lösa de flesta problem genom att tillhandahålla en kostnadsfri onlinekonsultation.

Så resebidrag betalas ut på grundval av följande dokument:

Beställa att åka på affärsresa;
Ett resedokument med en anteckning som anger ankomst och avgång från varje destination (inklusive organisationen som skickade den anställde) med underskrifter från behöriga personer och sigill från relevanta organisationer;
Förhandsrapport, som i detalj beskriver mottagandet och utgifterna för de utgivna beloppen;
Dokument som bekräftar de utgifter som den anställde ådragit sig (biljetter, fakturor, checkar etc. För enkelhetens skull klistras de på ett pappersark och bifogas utgiftsrapporten);
En tidrapport för den arbetsperiod under vilken tjänsteresan gjordes - för att beräkna lönen för avresedagarna.

Rysslands finansministerium, när det övervägde frågan om försäkringspremier och personlig inkomstskatt vid kompensation av anställda med resande karaktär för arbete för utgifter i samband med affärsresor, uttryckte följande åsikt:
"I avsaknad av dokument som bekräftar anställdas utgifter, går den kompenserande karaktären av dessa betalningar förlorad och den angivna inkomsten är föremål för personlig inkomstskatt på föreskrivet sätt."

En utstationerad arbetstagare har rätt till följande typer av ersättning för arbete utanför den fasta arbetsplatsen:

Beräkning av inkomster för perioden för att vara på affärsresa baseras på den anställdes genomsnittliga lön. Den första regeln i detta avseende är förfarandet för att bestämma arbetsperioden för vilken inkomstdata beaktas:

Efter att ha bestämt faktureringsperioden är det viktigt att korrekt utesluta från den de dagar då den anställde faktiskt inte arbetade när han fick olika typer av betalningar från organisationen. Bland dem:

Dagar tillbringade på sjukskrivning och mammaledighet;
Dagar som betalas med medellönen (semester, affärsresa);
Dagar av driftstopp på grund av arbetsgivarens fel;
Lämna på egen bekostnad och lämna för att ta hand om ett barn;
Perioden för en strejk utan medverkan av denna anställd;
Särskilda lediga dagar fastställda i lag för vård av ett funktionshindrat barn.

Medelinkomsten för en period av deltidsarbete beräknas utifrån den faktiska arbetade tiden. Vid redovisning av arbetstiden totalt görs beräkningen utifrån genomsnittlig timförtjänst.

För att bestämma beloppet måste du göra följande:

Betalningar som tillfallit en anställd för beräkningsperioden ska delas med antalet arbetade dagar från samma period;
Det resulterande beloppet multipliceras med antalet arbetsdagar.

Vid beräkning av medellönen för resebetalningar uppstår ofta följande situationer när det gäller förhållandet mellan den anställdes ordinarie dagslön och genomsnittet:

När medellönen överstiger den ordinarie lönen utgår reseersättningar till medeltalet;
Om medelinkomsten är lägre än dagslönen tillåter lokala bestämmelser (rättsakter) i de flesta organisationer att ytterligare betalningar görs för att undvika intrång i arbetstagarnas rättigheter.

I praktiken finns det väldigt ofta fall när en person måste tillbringa sina helger på en affärsresa:

Att direkt utföra officiella uppgifter;
När du är på väg till din destination eller återvänder hem.

I ett sådant fall innehåller lagstiftningen regler som fastställer följande ersättningsalternativ:

Dubbel betalning;
Engångsersättning med tillhandahållande av ledighet vid ankomst till arbetsplatsen.

Den kontroversiella frågan om betalning för efterföljande arbetsresor för en anställd till vilken "dubbla betalningar" gjorts har för närvarande inget entydigt svar. En inofficiell tolkning från statliga källor kräver att man inte tar hänsyn till dubbel betalning för tjänsteresor under den period då medellönen beräknas.

Hur betalas reseersättningar - dagpenningberäkning

Utbetalningen av dagtraktamenten regleras till största delen av kollektivavtal eller andra lokala handlingar från juridiska personer. Och den huvudsakliga begränsningen för arbetsgivaren när det gäller att fastställa beloppet för sådana betalningar är införandet av personlig inkomstskatt (NDFL) på belopp som överstiger gränsen. I enlighet med detta kriterium överstiger inte den dagliga dagsersättningen för utstationerade arbetstagare i de flesta företag 700 rub.— Dagtraktamenten för en affärsresa 2019 i Ryssland och 2 500 RUB. - på affärsresa utomlands.

Som nämnts tidigare innebär detaljerna för en endags affärsresa i de flesta fall att man kommer hem på avresedagen. Dagsersättningen är avsedd att ersätta arbetstagarens utgifter för dygnet-runt-vistelse utanför hemmet, i en utländsk bosättning. I detta avseende är dagliga betalningar för en endags affärsresa föremål för personlig inkomstskatt. Det enda undantaget från denna regel är endags affärsresor, för vilka den anställde får hälften av den dagliga ersättningen som fastställts av organisationen.

Viktiga egenskaper hos denna typ av reseersättning är:

avsaknaden av ett rättsligt krav på skriftliga bevis för sina utgifter av en affärsresenär;
intjäning av dagtraktamenten för varje arbetsdag, inklusive helgdagar och helger.

Det finns några detaljer vid beräkning av dagtraktamenten för betalning av utländska affärsresor:

Dagpengar utfärdas i utländsk valuta till den kurs som fanns vid tidpunkten för utgivningen av medel;
Det är tillrådligt att betala dagtraktamenten för den sista dagen av en utländsk affärsresa i det belopp som fastställts för inrikesresor (700 rubel), vilket är förknippat med att korsa gränsen till Ryska federationen den dagen (skattemyndigheter, när de ger sådana rekommendationer , se punkt 18 i föreskrifterna om tjänsteresor).

Vissa företag övar på att betala resenärens måltider i sin helhet istället för att betala dagpenning.

Beräkning av reseersättningar med undantagna dagar

Exempel:

En anställds lön från 1 juni 2018 till 31 maj 2019 är 5 000 rubel. Från den 1 juni 2018 tar den anställde ut 28 dagars semester. Den anställde var sjuk i 10 kalenderdagar - från 14 mars till 23 mars (i mars 31 dagar varav 21 arbetade) 2017, inklusive.

Affärsresa= Lön: 29,4 dagar. *(M + (29,4 dagar : Kdn1 * Kotr1) * D

Affärsresa= Lön [i 12 månader. 5000*12=60 000] : dagar *(M + 29,4 dagar: Kdn1 * Kotr1 * D)= 4 893,45 rub.

D - antal kalenderdagar med semester.

M är antalet helt arbetade månader under faktureringsperioden;
- Kdn1 - antalet kalenderdagar i månader som inte är helt arbetade;
- Cotr1 - antalet kalenderdagar i "ofullständiga" månader som faller på den arbetade tiden.

Betalning för tjänsteresor - ersättning för utlägg

Ersättning för utgifter som en person ådrar sig i samband med vistelsen på en affärsresa regleras också av den juridiska personens lokala bestämmelser, men begränsas av behovet av att betala personlig inkomstskatt. Följande typer av resekostnader är således inte föremål för beskattning och försäkring:

För resor (inklusive bagageutrymme);
För uthyrning av bostäder;
För kommunikationstjänster;
För internationella pass och visum;
För valutaväxling.

Samtidigt är bostadshyreskostnaderna befriade från skatt med en viss gräns för deras dagliga belopp:

700 rub.– för affärsresor inom Ryska federationen;
2 500 rub.- för affärsresor utomlands.

En viktig regel för att undanta de angivna utgifterna från personlig inkomstskatt är deras handlingar. Följande anses vara styrkande dokument:

Resebiljett, pappersutskrift av ett elektroniskt resedokument, boardingkort, kontantkvitto från en taxi, dokumentation som bekräftar användningen av personlig transport - för att bekräfta resekostnader;
En faktura eller kontantkvitto från ett hotell, hyresavtal, kontrakt, fakturor, checkar för betalning av fastighetstjänster - för att bekräfta levnadskostnader;
Fakturor för betalning av kommunikationstjänster, listor över telefonsamtal, bagagekontroll - för att bekräfta andra utgifter.

Lokala bestämmelser för arbetsorganisationen kan föreskriva alla andra typer av resekostnader och deras begränsningar, och till och med betalning av kostnader utan att styrkande handlingar uppvisas.

Sammanfattningsvis noterar vi att varje kränkning av en anställds rättigheter och intressen, inklusive felaktig beräkning av reseersättningar, kan överklagas av honom till domstol. Du kan också hitta svar på andra frågor om ämnet, till exempel på vår hemsida.