Regler för anbringande av stämplar och namnteckningar på dokument. När du behöver skriva ut på dokument. Original och bestyrkt kopia: vad är skillnaden

Så eftersom alla organisationer måste ha ett sigill uppstår bara en fråga: på vilka dokument måste det finnas? Syftet med att anbringa ett sigill är att intyga äktheten av en tjänstemans underskrift på dokument. Det finns inget allmänt förfarande som förpliktar att sätta en stämpel på alla handlingar som innehåller en tjänstemans underskrift. I vissa fall föreskrivs dock fortfarande i lagstiftningen att ett sigill måste anbringas. Låt oss titta på några av dem.

Avtal

Den civilrättsliga rätten kräver inte ett sigill på kontrakt. Bestämmelsen om att avtalet och ändringar av det ska förseglas av avtalsparterna finns dock ibland med i själva kontraktstexten. I det här fallet kan frånvaron av en tätning resultera i:

Erkännande av den skriftliga formen av transaktionen som bristande efterlevnad. Detta innebär att parterna inte kommer att kunna hänvisa till vittnesuppgifter i tvister;

Erkännande av ett avtal som ogiltigt om en sådan konsekvens uttryckligen anges i avtalet.

Här är ett utdrag ur kontraktet, som ställer krav på sigill.

9. Detta avtal, liksom alla bilagor, tillägg och ändringar till det, är endast giltigt om de är skriftliga, undertecknade av auktoriserade ombud och förseglade av Parterna.

Köpare säljare:

Generaldirektör för Alpha LLC Generaldirektör för Gamma LLC

Ivanov Ivanov I.I. Petrov Petrov V.P.

Seal of Alpha LLC Seal of Gamma LLC

Det är bättre att fästa sigillintrycket på ett sådant sätt att det inte fångar hela signaturen, utan bara en del av den.

Fullmakt

Ett sigill är ett obligatoriskt attribut för en fullmakt som utfärdats på uppdrag av en juridisk person. Utan den är fullmakten ogiltig.

Primär

Utgifter som accepteras för skatteändamål och momsavdrag måste bekräftas av primära dokument. Alla obligatoriska uppgifter om primära redovisningshandlingar finns listade i bokföringslagen. Det finns inget sigillavtryck bland dem. Men om en enhetlig form godkänns för det primära dokumentet (till exempel för en fraktsedel - enhetlig form N TORG-12), är det nödvändigt att använda det. Och om det innehåller sådana detaljer som ett sigillavtryck, men det inte finns där, kan skattemyndigheten anse att ett sådant dokument är upprättat med överträdelser, vilket i sin tur kan leda till att man vägrar dra av moms eller redovisa utgifter. Om avtrycket av dess sigill saknas, kan organisationen korrigera detta när som helst genom att sätta det på dokumentet. Men om det inte finns någon stämpel från motparten, kan det finnas problem med att fästa det, särskilt efter genomförandet av transaktionen. Och då kan skattemyndighetens anspråk dras tillbaka i domstol. När allt kommer omkring är instruktionerna för användning och ifyllande av former för primär redovisningsdokumentation endast stadgar. Och frånvaron av en stämpel på dokument som bekräftar köp av varor (verk, tjänster) indikerar inte deras vederlagsfria förvärv. Sådana tvister är sällsynta. Och det finns domstolar som ställer sig på skattebetalarnas sida.

Om det inte finns någon enhetlig form av dokumentet och du använder en självständigt utvecklad form av det primära dokumentet, behöver du inte ens sätta en stämpel på det. Men inkludera då inte attributet "Print location" i det här formuläret.

När det gäller de enhetliga primära formerna för registrering av arbete och dess betalning är det obligatoriskt att endast anbringa en stämpel på följande dokument:

Resebevis (blankett N T-10). Stämplarna i den bekräftar anteckningarna om den utstationerade arbetstagarens ankomst till platsen för tjänsteresan och avresan från den. Resecertifikat som inte bär stämpeln från den organisation till vilken de anställda skickas på affärsresa erkändes en gång av domstolen som felaktigt utförda och som ett resultat inte bekräftade resekostnader;

Intyg om godkännande av arbete som utförts under ett visstidsanställningsavtal som ingåtts för varaktigheten av ett specifikt arbete (blankett N T-73). Sigillet intygar underskriften av chefen för den organisation som godkände handlingen, eller en person som bemyndigats av honom att göra det.

I andra enhetliga former av primära personaldokument (order, tidrapporter, lönebesked) finns det ingen anledning att sätta en stämpel.

Faktura

Ryska federationens skattelag kräver ingen stämpel på fakturan.

Men när korrigeringar görs på fakturan måste de intygas av chefens underskrift och säljarens sigill, som anger datumet för deras införande.

FAKTURA N -- från "-" ---------------------------- (1)

Nikitin (Nikitin V.A.) Alekseeva (Alekseeva T.P.)

Organisationschef (underskrift) (fullständigt namn) Chefsrevisor (underskrift) (fullständigt namn)

Fixat: i kolumn 4 - 40 x 45

i kolumn 5 - 2000 till 2250

i kolumn 8 - 360 gånger 405

i kolumn 9 - 2360 till 2655

Chef för organisationen Nikitin Nikitin V.A.

Stämpel av Vasilek LLC

Handlingar som lämnas in till skattemyndigheten

Rapporter, ansökningar och följebrev som skickas till Federal Tax Service måste ha ett sigill, annars kommer skattemyndigheterna helt enkelt inte att acceptera dessa dokument.

När du utför revisioner har skattemyndigheterna rätt att kräva dokument från dig som bekräftar korrekt beräkning och betalning av skatter i tid. Eftersom det inte är originalen, utan kopior av dokument som lämnas in till Federal Tax Service Inspectorate, måste de också intygas av huvudets och sigillens underskrift.

Anställnings historia

Sigillavtrycket är ett obligatoriskt krav i arbetsjournalen. Det måste anges:

När du registrerar en arbetsbok - på första sidan (titelsidan) som innehåller information om den anställde;

Vid ändring av efternamn, förnamn, patronym eller födelsedatum för en anställd - på insidan av omslaget, där de dokument på grundval av vilka sådana ändringar görs anges.

I dessa fall kan dessutom både organisationens sigill och stämpeln för personaltjänsten anbringas.

Dessutom, vid uppsägning av en anställd, certifieras alla poster som gjorts i arbetsboken under hans arbete i organisationen av arbetsgivarens sigill.

Så här certifieras register över din tid i en organisation.

Jobb detaljer

Om handlingen är upprättad av en företagare

Till skillnad från organisationer krävs det inte att företagare har en egen sigill. När allt kommer omkring ställer varken Ryska federationens civillag eller den federala lagen av 08.08.2001 N 129-FZ "Om statlig registrering av juridiska personer och individuella entreprenörer" ett sådant krav för entreprenörer. Men lagen förbjuder inte företagare att ha en egen sigill om de vill använda den. Domstolarna bekräftar också att om man ska ha ett sigill eller inte är en personlig fråga för varje företagare. Det händer till exempel ofta att en företagare måste skapa ett sigill eftersom motparter vill se det på de handlingar han upprättar. Och det är lättare och mer lönsamt för honom att uppfylla en sådan begäran än att förlora dessa motparter och leta efter nya. Och vissa förordningar föreskriver obligatorisk närvaro av ett sigill på vissa dokument som upprättats av företagare. Det faktum att en rättsakt som godkände dokumentets form innehåller sådana detaljer som ett sigill betyder dock inte att företagaren är skyldig att ha en sådan.

Om du har några tvivel om huruvida ett dokument behöver en stämpel, är det bättre att sätta en på det. Trots allt, även om lagen inte föreskriver att anbringa en stämpel på ett dokument, och du gör detta, kommer du inte att bryta mot någonting.

Vilka dokument ska en organisation ha för att arbeta med konfidentiell information? Hur organiserar man arbetet på ett sådant sätt att man förhindrar läckage? Hur bekantar man sig ordentligt med reglerna för att arbeta med konfidentiell information?

Vi kommer att prata om detta i den här artikeln.

En kommersiell organisation måste själv organisera arbetet med konfidentiell information på ett sätt som är rätt för den. Eftersom sammansättningen av konfidentiell information i varje organisation kommer att vara olika. Ett företag skyddar affärshemligheter, ett annat skyddar endast personuppgifter och ett tredje har en notarialhemlighet. Statliga organisationer har sina egna regler för att arbeta med DSP-dokument.

Men det finns dokument som hjälper till att organisera arbetet med konfidentiell information för alla organisationer. Om de sammanställs, matas in och används, kommer det att vara lätt att etablera arbete med konfidentiell information.

Dokument för att arbeta med konfidentiell information:

9 augusti 2019

Hur vet man om det räcker med en anställd på plats eller om det behövs en assistent? Varför stannar den ena sent varje dag, medan den andra går i tid och hinner dricka 5 koppar kaffe? Hur förstår man vem som verkligen inte hänger med och vem som arbetar slarvigt?

För att svara på dessa frågor, beräkna volymen av dokumentflödet.

Enkelt uttryckt är dokumentflödet inkommande, utgående och interna dokument. Det vill säga alla handlingar som är registrerade i organisationen.

Att beräkna volymen av dokumentflödet svarar på frågorna:

5 juni 2019

När jag var sekreterare skakade jag som ett löv när nästa möte var väntat. För det måste finnas ett protokoll. Om frågan uppstod om vem som skulle göra det, då "inte jag, inte jag."

Det är bra att vår organisation hade en anställd som ansvarar för att förbereda och dokumentera resultatet av mötet. Han hade en röstinspelare, några pappersark, anteckningar. Under flera dagar efter mötet var det ingen som rörde honom eftersom han "tog ut protokollet". Hans arbete verkade mycket svårt för mig. Spela in, transkribera, upprätta ett protokoll, distribuera, övervaka exekvering - det var bortom mitt förstånd.

Därför bestämde jag mig för att skapa steg-för-steg-instruktioner för att upprätta ett protokoll. Jag hoppas att det kommer att hjälpa sekreterare att känna sig mer självsäkra när de utför detta viktiga uppdrag.

13 maj 2019

Vi är så vana vid att skriva en del ord med stor bokstav att det är förvånande att de kan och till och med behöver skrivas med liten bokstav. Så låt oss följa regler istället för vanor.

Födelsedag

Båda orden skrivs med en liten bokstav. Ja, för att vara känslomässig och för att indikera vikten av en händelse kan vi skriva dem med stor bokstav, men ur det ryska språkets synvinkel är detta felaktigt.

Grattis på födelsedagen!
Jag firade min födelsedag i ett trevligt sällskap.

10 april 2019

Däremot är användningen av klichéer och klerikalism, även i en officiell affärsstil, oönskad. De täpper till och tynger texten, vilket gör den torr och ointressant.

Läsaren förstår inte vad som egentligen döljer sig bakom dessa uttryck och uppfattar texten som en avanmälan eller en uppsättning ord. Därför läses inte texter med ett överflöd av klichéer och byråkrati, utan skummas, för att försöka fånga upp något riktigt viktigt. Och även intressant information kan gå obemärkt förbi.

Ja, användningen av klichéer i en officiell affärsstil är mer berättigad än i en vardaglig, konstnärlig eller journalistisk stil. Detta beror på det faktum att ett dokuments funktion ofta inte är att locka läsarens uppmärksamhet till texten, utan helt enkelt att "avsluta prenumerationen" och förmedla information.

Men om vi skriver dokument på ett mer begripligt språk kommer både läsaren och författaren bara att tjäna på detta. En tydlig, kortfattad, koncis text är respekt för läsaren, vilket innebär en möjlig start på samarbetet.

Talklyschor påskyndar och underlättar kommunikationsprocesser. Ja, ja, affärskorrespondens är också ett sätt att kommunicera. Det är bekvämare för oss att skriva en färdig formel och veta att den kommer att vara förståelig för andra sidan.

Signaturen och sigillen (liksom dokumentets godkännandestämpel) är huvuddetaljerna relaterade till sammansättningen av dokumentets certifiering, dvs. säkerställa dess rättskraft. Sigillintrycket intygar faktiskt äktheten av underskriften av en tjänsteman i organisationen (en som har rätt att utföra organisatoriska, administrativa, finansiella och ekonomiska aktiviteter på uppdrag av en juridisk person). Sigillen anbringas på dokument som intygar personers rättigheter, registrerar fakta om mottagandet eller utgifterna för ekonomiska och materiella resurser, samt på andra dokument i de fall där lagstiftande eller andra reglerande rättsakter fastställer skyldigheten att anbringa ett sigill.

Tekniskt sett är sigillintrycket anbringat i ett textfritt utrymme i nivå med tjänstetiteln för den person som undertecknade dokumentet, delvis täckande det. För närvarande rekommenderas det inte att fånga en del av en tjänstemans personliga signatur (personlig streck) med ett sigillintryck. Men den juridiska innebörden av att anbringa ett sigillavtryck förblir densamma: tjänstemannen vars personliga streck (signatur) är skriven på detta dokument har faktiskt denna position i organisationen vars namn är ristat på sigillen och har rätt att underteckna detta dokument. I vissa fall tilldelas ett särskilt område för att fästa ett sigill på ett pappersark, som betecknas som "MP" ("tryckplats").

"Bästa praxis" för organisationer rekommenderar att man utvecklar en separat förordning om sigill och stämplar, som bör fastställa vilka typer av sigill som används, förfarandet för deras registrering, utfärdande, etc. Organisationen har en "huvud" tätning och kan ha tätningar för speciella ändamål:

• tätningar av strukturella indelningar ange deras namn, inklusive filialer och avlägsna strukturella enheter;
• sigill som anger det specifika syftet med deras användning att certifiera underskrifter ("För kontrakt"; "För kontrakt för betaltjänster"; "För fakturor" etc.). Ibland anges dess nummer på sigillen, till exempel "För kontrakt nr 3", om tre sigill gjordes för att intyga kontrakt som används i tre strukturella divisioner, vars tjänstemän, på grundval av fullmakter, har rätten att sluta avtal av en viss typ för hela den juridiska personens räkning.

Som bilaga till tjänsten om sigill och stämplar och bättre kvalitet oberoende klassificerare, med förbehåll för godkännande på order av den första chefen för organisationen, rekommenderas att utveckla lista över dokument som är föremål för certifiering genom ett avtryck av organisationens sigill (”huvud” eller huvudsigill). Denna lista (klassificerare) innehåller vanligtvis:

• agerar vid utförande av kontrakt (överlämning och mottagande av arbete; tillhandahållande av tjänster);
• fullmakter (allmänna, särskilda och engångs-, så kallad "redovisning" för mottagande av inventarier);
• kontrakt (nästan alla huvudtyper - arbetskraft, ekonomiskt ansvar, hyra, arbete etc. Ett undantag kan vara kundkontrakt för tillhandahållande av tjänster till ett brett spektrum av konsumenter, som ingås inom ramen för regelverket för tillhandahållande av vissa konsumenttjänster och är av masskaraktär) ;
• uppdrag (tekniska);
• ansökningar om deltagande i tävlingar och anbud;
• resecertifikat;
• förbrukningsstandarder för bränsle och bränslen och smörjmedel, som är godkända av order från organisationens chef;
• kort med provsignaturer och sigillavtryck;
• inlämningar och framställningar till högre organisationer, auktoriserade statliga organ och lokala myndigheter;
• garantibrev;
• order (främst betalningsuppdrag);
• föreskrifter om filialer och representationskontor;
• föreskrifter om strukturella indelningar;
• protokoll för meningsskiljaktigheter (under utförande av kontrakt);
• Kostnadsberäkningar;
• personalcertifikat (om arbetsplats, lön, inkomstformulär 2-NDFL);
• Produktspecifikationer;
• tariffer för tillhandahållna tjänster;
• ingående dokument, stadgar och ändringar av dem;
• bemanningsscheman.

Utvecklingen av en specifik lista (klassificerare) är viktig i samband med regleringen av användningen av typer av elektroniska signaturer i en organisation, eftersom En förbättrad kvalificerad signatur ersätter också trycket på "huvud" (huvud) sigill.

Observera att vi talar om att intyga typer av dokument med sigillavtryck, d.v.s. ett sigill sätts på ett dokument som skapats av en juridisk person. Men frågan om vilken tjänsteman som har rätt att skriva under den här typen av handlingar löses genom delegering av myndighet. Det är inspelat i:

• organisationens stadga: den fastställer det faktum att organisationen har ett sigill som visar dess namn och (eller) andra detaljer som är specifikt listade;
• en order om fördelning av befogenheter (ansvar) mellan organisationens ledning (chefer) där, på den allra första nivån, befogenheten att underteckna vissa dokument upprättas och delegeras till den första chefen för organisationen och hans ställföreträdare;
• bestämmelser om systemet för delegering av befogenheter, som utvecklar och i detalj listar de frågor som är inom ansvarsområdena för chefen, hans ställföreträdare, chefsrevisorn och andra "huvudsakliga" specialister (till exempel chefen för kontrollavdelningen , som är "chefskontrollant", ansvarig för att arbeta med förfrågningar medborgare, för skadearbete med klienter, etc.) med angivande av typer av dokument i varje fråga, rätten att underteckna som delegeras till motsvarande ställföreträdare eller anställd;
• föreskrifter om strukturella avdelningar, med förbehåll för delegering av befogenhet att underteckna handlingar till cheferna för dessa avdelningar;
• föreskrifter om befattningar, officiella befattningsregler eller befattningsbeskrivningar, som också fastställer delegerad rätt att skriva under dokument;
• särskilda föreskrifter, instruktioner och andra tekniska och andra dokument. De upprättar processer, typer och varianter av dokument som tillhandahåller specifika processer, rättigheter att underteckna dessa dokument och certifiera dem med sigill av en viss typ; Det är på denna nivå som specifik reglering av användningen av specialtätningar utförs;
• fullmakter, som bekräftar (överför till advokaten) rätten att underteckna dokument (till exempel, enligt den nya federala lagen "On Accounting" nr 402-FZ, kan en chef delegera rätten att underteckna bokföringsutdrag (ekonomiska) till organisationens huvudrevisor).

Låt oss säga att bestämmelserna om systemet för delegering av befogenheter och arbetsbeskrivningen för biträdande chefsrevisor för skatterapportering anger hans rätt att underteckna inkomstbevis för organisationens anställda (formulär 2-NDFL). Därför kommer detta dokument att stämplas med organisationens "huvudstämpel", vilket bekräftar underskriften (delegerad signeringsrätt) för den biträdande revisorn.

Så när man analyserar den rättsliga kraften för ett dokument i fall av tvivel om dess äkthet, såväl som i fall av kontroller och revisioner, kontrolleras rätten att underteckna ett dokument först och främst på grundval av organisatoriska och administrativa dokument som ger en system för delegering av myndighet, och inte bara ett sigill.

Dokumentets rättsliga kraft

I praktiken har HR-anställda ganska ofta en fråga om vilka dokument som måste godkännas med arbetsgivarens stämpel.

För att ge ett dokument rättslig kraft måste följande obligatoriska uppgifter finnas:

Namn på organisationen och (eller) strukturell enhet;
- Datum för publicering av dokumentet;
- registreringsindex;
- signatur.

För vissa typer av dokument är ytterligare detaljer som ger dem rättslig kraft en godkännandestämpel, ett sigill, ett märke på bestyrkande av en kopia (klausul 18 i resolutionen från Republiken Vitrysslands justitieministerium daterad 19 januari 2009 nr. 4 ”Om godkännande av Instruktionen för kontorsarbete i statliga organ och andra organisationer”).

En signatur är ett obligatoriskt krav som styrker ett dokument, och ett sigill är ytterligare. Vid autentisering av en handling måste den alltså först undertecknas och sedan (om nödvändigt) intygas med ett sigill. Godkända dokument stämplas (vid behov) efter att dokumentet har godkänts.

Rekvisita "Seal"

Attributet "Seal" placeras på dokument som kräver särskild certifiering av deras äkthet.

Det finns tre typer av sigill: organisationens sigill, sigillen för organisationens strukturella enhet, sigillen som anger dess avsedda syfte (för dokument, etc.). Organisationers sigill är indelade i officiella (sigill med bilden av Republiken Vitrysslands statsemblem) och enkla.

Förfarandet för användning och ansvar för att lagra sälar måste inskrivas i organisationens lokala lagar, utvecklade i enlighet med lagstiftningen i Republiken Vitryssland. Information om användning och förvaring av försegling kan finnas inskrivet i Organisationens kontorsledningsinstruktion eller föreskrifterna om personaltjänsten.

Listan över dokument på vilka sigillen är fäst bestäms av organisationen oberoende, vägledd av lagstiftningen i Republiken Vitryssland.

Stämpling är nödvändig på originaldokument och deras kopior (för att intyga kopians äkthet), inkl. fax, som intygar medborgarnas rättigheter, friheter och (eller) legitima intressen, rättigheter och skyldigheter för juridiska personer, godkänner utgifter för medel och materiella tillgångar.

Sigillavtrycket ska innehålla en del av tjänstetiteln för den person som undertecknat (godkänt) dokumentet.

Exempel

Direktör för institutet Signatur S.A. Sidorov
MP

DET ÄR VIKTIGT! Vi uppmärksammar personalservicepersonal på det faktum att den ungefärliga formen av anställningsavtalet, godkänd genom resolution från Vitrysslands arbetsministerium daterad 27 december 1999 nr 155 (som ändrad den 4 oktober 2010) , innehåller attributet "Seal". Samtidigt innehåller den ungefärliga formen av kontraktet, godkänt genom resolutionen från ministerrådet i Republiken Vitryssland daterad 1999-02-08 nr 1180 (som ändrat den 19/01/2012), inte " Seal” krävs.

Anteckningar i den anställdes arbetsbok som måste certifieras med sigill

Arbetsbokens första sida (titelsida) som innehåller den angivna informationen om arbetstagaren är bestyrkt av arbetsgivarens eller en behörig tjänstemans underskrift och arbetsgivarens stämpel, och om den enskilde företagaren inte har det, av stämpeln för det lokala verkställande och administrativa organ som registrerade den enskilda företagaren (del två s. 18 Instruktioner om förfarandet för att upprätthålla arbetsjournaler för anställda, godkänd genom resolution av arbetsministeriet i Republiken Vitryssland daterad 03/09/1998 nr 30 (nedan kallad instruktion nr 30)).

Dessutom görs ändringar i poster i arbetsboken om efternamn, förnamn, patronym, födelsedatum, utbildning, yrke, specialitet av arbetsgivaren på den sista arbetsplatsen på grundval av dokument som bekräftar relevant information, med hänvisning till deras nummer och datum (klausul 38 i instruktion nr. trettio). En länk till det relevanta dokumentet är skrivet på insidan av omslaget, bestyrkt av arbetsgivarens eller en behörig tjänstemans underskrift och arbetsgivarens stämpel, och om den enskilde företagaren inte har en, av den lokala ledningens och administrativa stämpeln. organ som registrerade företagaren.

Se avsnittet "Användbar dokumentation" på sidan 25 för ett exempel på post i en arbetsbok, som är certifierad av ett sigill.

Ändring av anteckningar om ett yrke eller specialitet på första sidan (titelsidan) i arbetsboken i det fall en anställd får ett nytt yrke eller specialitet görs genom att lägga till befintliga poster utan att stryka över tidigare inlagda.

Länkar till dokumenten på grundval av vilka de korrigerande posterna gjordes är skrivna på insidan av omslaget till arbetsboken och intygas av organisationens chef eller en person som är särskilt auktoriserad av honom och organisationens eller organisationens sigill. personalavdelningens sigill.

Vid uppsägning av en anställd bör alla anteckningar om arbete, utmärkelser och incitament för framgång i arbetet, som förs in i arbetsboken under hans arbete, intygas av arbetsgivarens eller en behörig tjänstemans underskrift och arbetsgivarens stämpel (klausul 45 i Instruktion nr 30).

I vilka fall är det nödvändigt att stämpla beställningar?

Organisationens order är inte stämplade, eftersom ordern är ett internt organisatoriskt och administrativt dokument (anställningsorder, order om arbetsledighet, uppsägningsorder). Kopior av anställningsorder och andra kopior av personaldokument, utgående dokument kräver korrekt intyg, så de måste stämplas.

Således kan vi dra slutsatsen att kopior av endast de dokument som skapas i själva organisationen är föremål för stämpelcertifiering.

Som ett undantag är det tillåtet att göra och attestera kopior av handlingar som utfärdats av andra organisationer vid lösning av frågor inom organisationens egen kompetens. En organisation har till exempel rätt att göra och intyga en kopia av ett utbildningsdiplom för införande i den anställdes personakt, en kopia av ett barns födelseattest och ett intyg om rätt till förmåner för inlämning till redovisningsavdelningen för redovisningsändamål när beräkning av inkomstskatt m.m.

Natalia Vladyko, advokat

Är LLC skyldigt att bekräfta dokument med ett sigill, om några. Det kommer att vara obligatoriskt endast om det uttryckligen föreskrivs i lag. I andra fall kommer organisationerna själva att bestämma om de ska använda sigill eller inte. Till exempel kommer utskrift inte att krävas i granskningsloggen. Om rapporten om en arbetsolycka. Om en rättslig fullmakt och en fullmakt för ombud under utsökningsförfarande. Om handlingar för deltagande i statlig upphandling m.m.

Obs: Källa: Federal Law No. 82-FZ

Organisationens sigill bör anbringas när (dokument till Federal Tax Service, avtal med motparter, etc.)

Tidigare, före april 2015, om det inte fanns någon stämpel på handlingarna, kunde konsekvenserna i detta fall bli svåra. Om en tvist uppstår med en motpart eller med en tillsynsmyndighet. En handling som verkställs utan försegling kan anses ogiltig. Därför sätter vissa revisorer ett stämpel på alla dokument. Även de som inte behöver ett avtryck.

Skicka in dokument till Federal Tax Service: när du inte behöver sätta en stämpel

Om bolagets stadga inte innehåller information om dess sigill. Då kan det hända att de dokument som lämnats in till Federal Tax Service inte innehåller ett sigillavtryck.

Obs: Brev från Ryska federationens finansministerium i brev daterat den 16 februari 2016 nr 03-02-07/1/8575.

Tjänstemän hänvisar till lagar om aktiebolag. Och om aktiebolag (LLC). Därav följer att företagets användning av sigillen är en rättighet. Inte en skyldighet. Och information om närvaron av ett sigill måste finnas i företagets stadga.

till menyn

Är organisationens sigill i kontrakt med motparter nödvändig eller inte?

I allmänhet behöver kontrakt med motparter inte stämplas. Såvida inte själva avtalstexten förpliktar parterna att intyga organisationens sigill till avtalet. Eller så krävs det inte direkt enligt lag. Denna slutsats följer av punkt 1.

Det är till exempel obligatoriskt att ha stämplar på ett dubbelt lagerkvitto. Och pantsättningsavtalet, om den pantsatta föremålet finns kvar hos pantsättaren. Eftersom detta sägs i och.

Om det inte finns särskilda krav på avtalet i lagen eller avtalstexten. Det finns ingen anledning att anbringa en stämpel. För att domstolarna till exempel drar en slutsats. I allmänhet är företagsstämpeln bara en extra sak. Och inte ett obligatoriskt krav i kontraktet. Därför anses avtalet, även utan avtryck, avslutat. Och en sådan överenskommelse kan inte förklaras ogiltig. Därför, om det inte finns ett ord i kontraktstexten om tryckning. Då kommer kontraktet att gälla utan det. Huvudsaken är att dokumentet bär underskrifterna från parterna i transaktionen.

Vem vill vara säker? Och han vill ha båda parters obligatoriska sigill. Sedan kan du skriva följande formulering i dem. "Detta avtal och ändringar i det är endast giltiga om de är skriftliga. Undertecknat av auktoriserade representanter och förseglat av parterna.” Då klarar du dig definitivt inte utan utskrift.

till menyn

När krävs utskrift?

Obs: Se den fullständiga listan över dokument där organisationens sigill krävs (valfritt)

Från den 1 januari 2013 kan företag i allmänhet använda sina egna primära redovisningsformulär genom att ställa detta i sina redovisningsprinciper. Huvudsaken är att de innehåller alla obligatoriska detaljer från artikel 9 i den federala lagen av 6 december 2011 nr 402-FZ.

Därför, om i dokumentformulären som ditt företag har utvecklat eller förbättrat och nu använder, inget utskrivbart fält, dess avtryck på dokumentet behövs inte. Arbeta gärna utan det.

Men om du använder vanliga primära former, som är märkta "M.P.", måste du sätta en stämpel. Annars kommer dokumentet att verkställas i strid. Detta innebär att det med dess hjälp inte kommer att vara möjligt att till exempel bekräfta inkomstskattekostnader.

till menyn

Utskriften avbröts. Hur ska man jobba nu?

Från och med den 7 april 2015 kan kommersiella organisationer vägra runda tätningar. De förvärvade denna rätt efter att federal lag nr 82-FZ av den 6 april 2015 trädde i kraft.

Är det nödvändigt att vägra skriva ut?

Inte alls nödvändigt. Organisationens ledning bestämmer efter eget gottfinnande om de ska använda utskrift i framtiden eller klara sig utan det. Lagen ger endast möjlighet att överge den runda sigillen till förmån för moderna identifieringsmetoder. Men organisationer har fortfarande rätt att producera valfritt antal sigill och stämplar av vilken form, färg och grad av skydd som helst.

Vad kan ersätta utskrift?

Du kan ersätta sigillen till exempel med en elektronisk signatur, särskilda företagsformulär eller holografiska sigill.

Vi fick en fraktsedel från en motpart utan stämpel. Ska jag lämna tillbaka dokumentet för att få det stämplat?

Allt beror på formen på denna faktura. Om din leverantör använder standardformulär nr TORG-12, som är godkänt genom dekret från Rysslands statliga statistikkommitté av den 25 december 1998 nr 132, krävs en stämpel. Själva formuläret innehåller trots allt en särskilt avsedd plats för avtrycket. Dessutom måste dokumentet ha två sigill – säljarens och köparens.

Och om du och leverantören kommer överens om att använda en egenutvecklad faktura, där det inte finns något "M.P."-fält, så behövs ingen försegling.

Och många företag använder det nu i sitt arbete. Detta är bekvämt - med ett dokument kan du bekräfta både momsavdrag och motivera utgifter. UPD-formuläret finns i brevet från Rysslands federala skattetjänst daterat den 21 oktober 2013 nr ММВ-20-3/96@. Så i själva formuläret finns det utrymme för ett avtryck (”M.P.”-fältet).

Även om skattetjänstemän i rekommendationerna för att fylla i individuella detaljer i det universella dokumentet angav att utskrift på formuläret är valfritt. Så en UPD utan stämpel kan fortfarande accepteras för skatteredovisning. Huvudsaken är att alla nödvändiga primära detaljer är korrekt ifyllda i dokumentet.

Det finns inget säljarsigill på försäljningskvittot. Kommer ett sådant dokument att kunna bekräfta utgifter?

Om själva dokumentformuläret inte har fältet "MP" kommer du inte att ha några problem. När allt kommer omkring utvecklar varje säljare formuläret för försäljningskvitto självständigt. Det finns ingen officiell blankett. Representanter för det ryska finansministeriet betonade detta i ett brev daterat den 11 februari 2009 nr 03-11-06/3/28. Så om det inte finns plats för ett avtryck på försäljningskvittot så behövs inte en stämpel på dokumentet.

till menyn

Hur vägrar man organisationens sigill?

Gör ändringar i din organisations stadga. Information om förekomsten av en försegling måste finnas i detta dokument.

Om vi ​​vägrar organisationens sigill, är det nödvändigt att lägga det i standarddokument där sådana uppgifter finns, till exempel i en kassabok?

Det har ännu inte kommit några officiella klargöranden i denna fråga. Men Rysslands federala skattetjänst, Rysslands pensionsfond och Rysslands federala skattetjänst förklarar att företaget omedelbart efter att lagen har trätt i kraft har rätt att överföra alla dokument utan sigill till dem. Min enda önskan är att om du bestämmer dig för att vägra förseglingen, meddela inspektörerna om detta per brev. Så snart officiella förtydliganden blir tillgängliga kommer ändringar att göras i artikeln.

Är det nödvändigt att sätta en stämpel på primärprodukten, vars former företaget själv har utvecklat?

Nej inget behov. Sigillet är inte listat bland de obligatoriska uppgifterna i de primära dokument som anges i del 2 i artikel 9 i lagen av den 6 december 2011 nr 402-FZ.

Är det nödvändigt att använda sigill i kontrakt, till exempel i ett köp- och försäljningsavtal?

Nej, inte nödvändigtvis. Det är nödvändigt att sätta en stämpel i ett avtal med motparter endast om detta uttryckligen föreskrivs i avtalet (punkt 1). Därför, om en av parterna vägrar den runda förseglingen, se bara till att kravet på att anbringa det tas bort från kontraktet.

till menyn

Kommer banker att kräva stämplar på dokument?

Nej, det kommer de inte att göra. Representanter för banker rapporterar att generaldirektörens underskrift på eventuella dokument är tillräcklig för dem om företaget vägrar förseglingen.

Organisationer är inte skyldiga att sätta en stämpel på deklarationer och dokument som lämnas till inspektionen

Skatteinspektörer har inte rätt att vägra att acceptera dokument från en organisation, med hänvisning till frånvaron av skattebetalarens stämpel i dem. Denna slutsats följer av brevet från Rysslands federala skattetjänst daterat 05.08.15 nr BS-4-17/13706@. Det kommenterade brevet skickades till lägre skattemyndigheter för användning i deras arbete.

Enligt skrivelsen ska skatteinspektörerna acceptera handlingar som lämnas in av skattebetalare, oavsett om de är bestyrkta med sigill eller inte.

Detta problem (avsaknad av stämpel på deklarationen, beräkningen eller andra dokument som lämnats till inspektionen) finns inte för organisationer som lämnar in via Internet. När allt kommer omkring, för att intyga ovanstående dokument, räcker det för dem att underteckna den skickade filen med en kvalificerad elektronisk signatur.

Behöver du en stämpel på blankett 4-FSS?

Enligt FSS Information daterad 10 juni 2015 kan avsaknaden av organisationens runda sigill på beräkningen av försäkringspremier inte ligga till grund för vägran att ta emot anmälningar. Dessutom har FSS-anställda inte rätt att kräva att organisationer intygar med ett sigill korrigeringar i och ansökningar om kvittning (återbetalning) av överbetalda (inkasserade) belopp av försäkringspremier, straffavgifter och böter.

till menyn

Är det möjligt nu att inte sätta stämplar i arbetsböcker?

Tidigare var det riskabelt att göra detta. När allt kommer omkring anger reglerna för att fylla i arbetsböcker fortfarande att posten på titelsidan måste vara certifierad med ett sigill (klausul 2.2 i instruktionerna, godkänd av resolutionen från Rysslands arbetsministerium daterad 10 oktober 2003 nr 69 ).

Utskrift i arbetsböcker behövs inte längre!

Arbetsministeriet har satt punkt för debatten om användningen av organisationens sigill vid ifyllning av arbetsböcker. Nu behöver du bara intyga anteckningar i arbetsboken med sigill om du har en.

Anmärkning: Arbetsministeriets förordnande den 31 oktober 2016 nr 589n och arbetsministeriets förordnande den 31 oktober 2016 nr 588n.

Enligt de nya reglerna ska organisationer som vägrat använda sigillen attestera register över anställningar, personalförflyttningar och uppsägningar endast med underskrift av chefen eller den som ansvarar för att föra arbetsjournaler. Företag som fortsätter att använda sigillen måste fortsätta att certifiera uppsägningsprotokoll med sigillen.

Förresten, "om tillgänglig"-klausulen gäller även för att anbringa en stämpel på arbetsbokens första sida och inlaga i arbetsboken. Det är inte längre nödvändigt att intyga med ett sigill kvitto- och utgiftsboken för registrering av arbetsboksformulär och boken för registrering av förflyttning av arbetsböcker och bilagor till den.

Obs: Ny beställning träder i kraft den 27 november 2016.

till menyn