Arbetsbeskrivning av sekreterare för kansli i kulturhuset. Arbetsbeskrivning för en sekreterare: vilka är sekreterarens skyldigheter och rättigheter? Vilket jobb har en sekreterare?

Kontorssekreteraren utför en viktig funktion i alla företag: i en skola, på ett dagis, i en kommersiell organisation, i en stadsförvaltning, i domstol, etc. Därför har arbetsgivare speciella krav för sitt val. Hur reglerar arbetsbeskrivningen en sådan anställds arbete? Vilka uppgifter ska han utföra och vilket ansvar har han? Låt oss titta på dessa frågor härnäst.

Exempel på en typisk arbetsbeskrivning för en kontorist sekreterare

Tjänstemannens sekreterares huvudsakliga uppgift är att vara assistent åt chefen. Det är denna medarbetares arbete som avgör hur kompetent arbetsschemat för chefen, direktören, ställföreträdaren etc. kommer att upprättas. Han registrerar tydligt alla möten, förbereder dokumentation för att lösa affärsproblem, tar emot post, samtal etc. In de flesta företag innebär det att man kombinerar två befattningar samtidigt: direkt till sekreteraren och kontorschefen. Ofta krävs att den här anställde kan främmande språk. Det är viktigt för en HR-specialist att ha ett urval av standardinstruktioner för sådana anställda, så vi föreslår att du överväger innehållet i standarddokumentet.

Allmänna bestämmelser

I standarddokumentet som reglerar förfarandet för att utföra arbetsuppgifter, tillhör sekreteraren och kontoristen kategorin "tekniska arbetare". Hans närmaste chef är generaldirektören. Primära krav:

ha minst sekundär specialiserad utbildning;
ett års erfarenhet;
den anställde måste känna till grunderna i datorprogram - word, excel, etc.;
ska äga organisationen av kontorsarbetet.

Beroende på deras behov kan organisationer utöka listan över krav i arbetsbeskrivningen för en kontorist sekreterare. Till exempel för en sådan anställd i domstol ställs ytterligare krav på höghastighetsskrivkunnighet, inkl. maskinskriven behöver du även ha förmåga att hantera all typ av utrustning som kan användas i rättssalen m.m.

Jobbansvar

Enligt är kontoristsekreteraren skyldig att:

ta emot besökare och hålla reda på mottagningstider;
ta emot samtal och korrespondens;
acceptera dokumentation och skicka den till din chef för underskrift;
utarbeta olika förfrågningar, utföra tekniskt arbete med att organisera arbetstider;
organisera affärsresor för din chef - köp biljetter, boka hotell, etc.;
utföra personliga beställningar av din närmaste chef, etc.

De grundläggande bestämmelserna kan anpassas beroende på organisationens behov: för kommersiella organisationer är detta behovet av kunskaper i främmande språk, och för en sekreterare inom det medicinska området, kunskaper i terminologi, etc.

Rättigheter

Utöver kontorssekreterarens arbetsuppgifter innehåller tjänstebeskrivningen information om vad kanslisekreteraren har rätt till. Till exempel inkluderar hans rättigheter beslutet att inte börja utföra sina omedelbara uppgifter om det finns det minsta hot mot hans liv eller hälsa. Han är också fri att fatta beslut självständigt inom sin kompetens, och komma med rationella förslag för att förbättra sina arbetsvillkor - inköp av ny kontorsutrustning etc.

Ansvar

Instruktionerna för utförande av direkta tjänsteuppgifter för kontoristsekreteraren innehåller varningar om ansvar. En sekreterare-tjänsteman ansvarar till exempel för: resultatet av självständigt fattade beslut, för avslöjande av affärshemligheter etc. Det finns också ansvar för säkerhetsöverträdelser, för dröjsmål, frånvaro, myndighetsmissbruk etc.

Arbetsvillkor

Arbetsförhållandena i arbetsbeskrivningen för en sekreterare föreskrivs individuellt i varje organisation, men de bör inte strida mot de grundläggande bestämmelserna i Ryska federationens arbetslag och inte kränka den anställdes rättigheter och friheter.

Arbetsbeskrivning för Energiingenjör

Om personalen på en organisation eller ett företag tillhandahåller en sådan position som energiingenjör, uppstår uppgiften - att skapa...

Arbetsbeskrivning av sekreterare-assistenten - rättigheter och skyldigheter

En sekreterarassistent är en biträdande chef som måste ha ett brett utbud av kunskaper och färdigheter för att...

Arbetsbeskrivning för systemadministratör

En systemadministratörs arbete går utöver en specifik arbetsplats och påverkar verksamheten i hela organisationen...

Arbetsbeskrivning för lagerhållare

Lagret anses vara en nyckelanläggning i produktionen. Och den mest betydande medarbetaren i denna avdelning kan kallas ...

Arbetsbeskrivning för teknisk chef

Många verksamheter är uppdelade i flera avdelningar. Var och en av dessa avdelningar måste ha sin egen ledare...

Arbetsbeskrivning för kontorschef

Arbetsbeskrivningen reglerar arbetstagarens uppgifter och befogenheter. Detta dokument är framtaget för underställda av prefekten för institutionen eller...

Vad bör en organisation göra, oavsett dess särdrag och verksamhetsområde? Behåll självklart dokumentation. Dokumentflöde är vad varje institution har, så det är tydligt var det kommer ifrån och varför ett sådant yrke som kontorist är viktigt.

Viktig position

Många säger att det inte är någon idé att anställa en kontorist om det redan finns en sekreterare eller till och med flera sekreterare i personalen. Detta tillvägagångssätt är helt fel, eftersom ansvaret för dessa två helt olika yrken innefattar att utföra olika uppgifter: sekreteraren ska hjälpa till att övervaka chefens schema, svara på samtal, ta med kaffe, utföra små uppdrag, och tjänstemannens ansvar inkluderar kontroll över allt. organisationens dokumentation.

Komplex dokumentär kontroll

Den ansvariga tjänstemannen ska inte bara kontrollera cirkulationen av handlingar i organisationen, han är också arkivets huvudvaktmästare. Kontoristens ansvar inkluderar följande funktioner:

ledning av affärskorrespondens för ledning;
bildande av en strukturerad dokumentationsbas;
övervaka genomförandet av de bestämmelser som anges i ett visst dokument.

Redovisning av korrespondens (både inkommande och utgående) åligger även expediten.

Skillnader i ansvar i små och stora företag

Som praxis visar, ju större organisationen är, desto fler tjänstemän kommer det att finnas i personalen. I små organisationer, där det helt enkelt inte är möjligt att anställa en kontorist, men man inte kan klara sig utan hans tjänster, lockar de en person som kommer att inneha posten som sekreterare. Ansvaret för en sekreterare-kontorist, som redan är klart, är en blandning av ansvaret för dessa två befattningar. En person har tillräckligt med tid att klara av allt, eftersom dokumentflödet i små företag inte är lika rikt och varierat som i megaföretag.

Specifika krav som kan presenteras för en potentiell anställd

Kontoristens ansvar beror på detaljerna i organisationens verksamhet. Till exempel kan internationella organisationer eller företag som har utländska partners kräva att deras tjänstemän översätter korrespondens, till exempel från engelska och vice versa.

En person med arbetslivserfarenhet anställs ofta för en sådan tjänst, för här behöver du ha en hög nivå av uthållighet och vara en verkligt noggrann person med flera års praktik bakom sig. Unga människor som precis tagit examen från utbildningsinstitutioner inom detta område och som inte har någon erfarenhet bör försöka imponera på en potentiell framtida arbetsgivare med sin vilja att arbeta, då kanske det finns en chans att få en sådan position även i en stor, lovande organisation.

Du måste förstå detaljerna i företagets aktiviteter, vars dokumentation du måste arbeta med. En ganska djup kunskap om det rättsliga ramverket som styr företaget är också ett stort plus för en potentiell anställd.

Vilka organisationer klarar sig inte utan tjänstemän?

Tjänsten som kontorist är alltid tillgänglig i skolor och dagis i storstäder. Detta beror på att det är omöjligt att klara sig utan en person som kan hålla reda på all dokumentation och vid behov omedelbart tillhandahålla någon av de lagrade dokumenten.

Ansvaret för en kontorist i en skola skiljer sig något från ansvaret för en kontorist, till exempel i en branschorganisation. Här kommer det att arbetas med varje elevs handlingar. I slutet av rapporteringsperioden kommer du att behöva lämna in information om utfört arbete. Det är bättre om en person som arbetar i sådana organisationer lätt kan hitta ett gemensamt språk med både barn och deras föräldrar, eftersom problem med dokumenthantering och förekomsten av inkonsekvenser som behöver klargöras är ganska vanliga.

Alla stora dagis har också en egen kontorist. Arbetsuppgifterna här liknar de anställda i den här profilen i skolor. Detta förklaras av den enhetliga inriktningen av sådana offentliga eller privata organisationers verksamhet. Sådana institutioner vill också ha en ansvarsfull och kvalificerad tjänsteman som arbetar för dem. Ansvaret för denna specialist på dagis förblir detsamma: arbeta med dokumentbasen och arkiven.

Några personliga egenskaper som en bra kontorist bör ha

En person som vill bli en rekordhållare av hög klass måste ha ett mycket bra minne. Emotionalitet är en fiende som måste bekämpas och förhindras från att tillåta humörsvängningar att på något sätt påverka arbetsprestationen.
Tolerans är en riktig skatt som en expedit borde ha. Hans arbetsuppgifter kompletteras med funktionen att förklara för många människor "på fingrarna" innebörden av många dokument och vikten av varje enskilt "blad", utan vilket det kommer att vara omöjligt att förverkliga någon önskan.
Självkontroll är lika viktigt som tolerans. I detta område uppstår situationer ganska ofta som kan reta en oförberedd person. Du måste hela tiden kontrollera dig själv.
Affärskommunikation hjälper dig att snabbt lösa pågående problem med personer som arbetar i samma organisation eller har affärskontakter med företaget.
Organisation på nivån av mani. Faktum är att en bra kontorist aldrig skjuter upp ärenden och dokument "till senare", eftersom han förstår mycket väl att detta kan leda till misstag eller fullständigt kaos, vilket inte bör tillåtas när man arbetar med dokument under några omständigheter.

En sekreterares arbete är noggrant och ansvarsfullt, vilket kräver seriöst förberedande arbete och extraordinära individuella egenskaper: intelligens, lugn, lugn och hängivenhet. En person som kan klara av tjänsten som sekreterare är ofta en exemplarisk familjefar, och chefen respekterar en sådan värdefull assistent utan någon vulgaritet. Arbetsbeskrivningen, som är avsedd för tjänstemannens sekreterare, är upprättad med särskild noggrannhet.

Vad är en arbetsbeskrivning?

En arbetsbeskrivning är ett av huvuddokumenten för en anställd, som i detalj beskriver hans skyldigheter, ansvar, underordnade program och utbytbarhet. Tack vare denna dokumentation är gränserna för ansvarsområden för sekreteraren - kontorist, ingenjör och andra anställda i organisationen tydligt definierade och gynnsamma villkor för arbetsprocessen säkerställs. Instruktioner för avdelningstillverkaren bör upprättas i varje företag.

Personer som utvecklar och godkänner dokumentation såsom arbetsbeskrivningar måste noggrant kontrollera efterlevnaden av alla punkter och standardiseringar i arbetslagstiftningen. I den situationen, om en rättegång hålls mellan chefen och den anställde i domstol, då om handlingarna är felaktigt upprättade, kommer domstolen att fatta ett beslut till förmån för den anställde.

Arbetsgivaren eller dennes ställföreträdare godkänner arbetsbeskrivningen. Vid filialnät godkänns handlingen av filialdirektören. Ett viktigt villkor är dock uppfyllt här: motsvarande klausul måste anges i direktörens fullmakt. Helst utvecklas arbetsbeskrivningen av avdelningschefen, eftersom det är han som har krångligheterna i sina anställdas aktiviteter. Denna typ är perfekt för en stor organisation där en sekretariatsavdelning har skapats och det finns en utsedd chef för denna avdelning. För mindre organisationer där det bara finns en sekreterare som arbetar, rapporterar direkt till organisationens direktör, och instruktionerna utarbetas av specialister från personalavdelningen.

Denna typ av dokument för en sekreterare-tjänsteman överenskoms och godkänns av följande organisationssystem: juridisk avdelning, arbetsavdelning, personalavdelningsspecialister, etc.

Föreskrivna bestämmelser

Efter utveckling och godkännande tas den i drift med lämplig ordning. Obligatoriska föremål inkluderar:

Datumet då dokumentet skrevs in.
Befattningen för den anställde som ansvarar för att dokumentationen fylls i.
Avbryter en inaktuell instruktion.

I varje fall passar olika poster in i listan över skyldigheter för sekreteraren, men det är bäst att ta den redan utvecklade standardiseringen från arbetsministeriet som grund. I rättvisans namn är det värt att notera att all information som finns där är rådgivande.

Innan man börjar ta fram en arbetsbeskrivning beskrivs tjänsten som sekreterare. Här ska du ge en tydlig beskrivning av alla krav som ställs för medarbetaren. Obligatoriska krav inkluderar:

Allmänna bestämmelser. Här skrivs den fullständiga tjänstetiteln och strukturella enheten, skyldigheter och mål, ett underordnat program, rutiner för tillsättningar och uppsägningar, myndighetsunderlag, tjänstgöringstid, kompetens och kunskaper.
Jobbansvar. Listan över aktiviteter som den anställde utför beskrivs i detalj. Varje företag ställer olika utmaningar. Dessutom är de alla indelade i kategorier. Till exempel krav på upprättande och utförande av dokumentation; organisation av arbetsprocess med dokumentation m.m. Du kan ofta hitta följande skyldigheter för en sekreterare i en organisation: företagets dokumentflöde kommer att introduceras; behandlar inkommande och utgående korrespondens; telefonsamtal omdirigeras; övervakar att dokumentation utförs i tid i företaget; arkiv upprätthålls m.m.

Rättigheter. Medarbetarens befogenheter beskrivs, vilka används för att fullgöra hans arbetsuppgifter med maximal effektivitet.
Ansvar. Denna paragraf föreskriver mått på individuellt ansvar för den anställde i händelse av underlåtenhet eller otillbörligt fullgörande av sina skyldigheter. Den innehåller också kriterier enligt vilka verksamhetens kvalitet och effektivitet bedöms.
Relationer. Alla informationskällor som tillhandahålls den anställde i färd med att fullgöra sina skyldigheter är föreskrivna. Om arbetstagarens skyldigheter omfattar verksamhet med tredje parts företag, ska detta anges i samma paragraf.
Ansökan. Denna post är inte obligatorisk, men om den finns blir det lättare för den anställde att fullgöra sina skyldigheter i arbetsprocessen så effektivt som möjligt. Här kan olika material från katalogen spelas in, inklusive dokumentation, protokoll, skriftliga prover, sigillavtryck m.m.

En arbetsbeskrivning är, om den är väl och kompetent utvecklad, ett långsiktigt dokument. Det kan ändras vid behov, vilket gör en betydande justering av sekreterarens skyldigheter, till exempel tillsammans med en strukturell förändring av arbetslagstiftningen, statlig standardisering och andra regleringsdokument.

Det är värt att notera att alla skyldigheter för sekreterare i olika skeden liknar varandra, men det är svårt att göra en specifik, detaljerad uppsättning skyldigheter, därför regleras dess verksamhet av ett regleringsdokument, som strikt måste följas inte endast av arbetstagaren, utan även av arbetsgivaren själv.

Sekreterarens arbetsbeskrivning innehåller krav på den anställdes kvalifikationer, fastställer förfarandet för dennes underställning, tillsättning och uppsägning. Dokumentet beskriver det funktionella ansvaret, den anställdes rättigheter och hans ansvar. Sekreterarens befogenheter bestäms av organisationens särdrag.

Exempel på en typisk arbetsbeskrivning för en chefssekreterare

jag. Allmänna bestämmelser

1. Sekreteraren tillhör kategorin "tekniska utförare".

2. Sekreteraren rapporterar direkt till generaldirektören/chefen för strukturenheten.

3. Utnämning eller entledigande av sekreteraren sker på order av generaldirektören.

4. Till sekreterare förordnas person med minst gymnasieutbildning och minst ett års erfarenhet av liknande befattning.

5. Under sekreterarens frånvaro överförs funktionella skyldigheter, rättigheter och skyldigheter till en annan tjänsteman, enligt vad som anges i organisationens order.

6. Sekreteraren måste veta:

organisationsstruktur;
normer för affärskommunikation och etikett;
organisation av kontorsarbete;
grunderna för civil- och arbetslagstiftningen i Ryska federationen;
regler för drift av organisations- och datorutrustning;
applikationsprogram (Word, Excel, etc.);
maskinskriven;
regler för arbetarskydd, säkerhet, brandskydd.

7. Sekreteraren i sin verksamhet vägleds av:

Organisationens stadga;
Ryska federationens lagstiftning;
interna arbetsbestämmelser, andra styrande handlingar för organisationen;
order och instruktioner från ledningen;
denna arbetsbeskrivning.

II. Sekreterarens arbetsuppgifter

Sekreteraren utför följande funktionsuppgifter:

1. Tar emot besökare.

2. Tar emot och lämnar in handlingar och personliga utlåtanden till chefen för underskrift.

3. Tar emot korrespondens skickad till chefen för behandling. I enlighet med fattat beslut skickas det till strukturella enheter eller specifika individer för användning i deras arbete.

4. Bedriver kommunikation med hjälp av kommunikationsmedel, registrerar och överför officiell information till chefen.

5. Utför aktiviteter relaterade till tekniskt och organisatoriskt stöd till chefens arbete.

6. Utarbetar förfrågningar, brev och andra dokument på uppdrag av chefen.

7. Delaktig i att förbereda möten och möten anordnade av chefen. Samlar in nödvändig information, registrerar, informerar deltagarna om plats, tidpunkt för mötet och agenda. Leder och förbereder mötesprotokoll.

8. Organiserar affärsresor för chefen: köper biljetter, hyr transporter, lokaler.

9. Övervakar de anställdas genomförande av organisationens instruktioner och order från ledningen.

10. Formar filer, säkerställer säkerheten för dokument, överför dem till arkivet inom den fastställda tidsramen.

11. Utför enskilda officiella uppdrag av chefen.

III. Rättigheter

Sekreteraren har rätt:

1. Fatta självständiga beslut inom din kompetens.

2. Börja inte utöva dina krafter om det finns en fara för liv eller hälsa.

3. Ställa krav på ledningen för att skapa normala förutsättningar för att utföra sina officiella uppgifter, säkerheten för materiella tillgångar och dokument.

4. Få officiell information i sin helhet för att uppfylla sina befogenheter.

5. Skicka rationaliseringsförslag till ledningen för att förbättra organisationens verksamhet och det egna arbetet.

6. Informera chefen om identifierade brister i organisationens verksamhet, lägga fram förslag för att eliminera dem.

7. Ta emot från anställda vid strukturella avdelningar det nödvändiga materialet och förklaringar av skälen till överträdelser av deadlines och kvaliteten på slutförandet av uppgifter och ledningsinstruktioner.

IV. Ansvar

Sekreteraren ansvarar för:

1. Genomföra obehörig representation av organisationens intressen och möten.

2. Resultat av fattade beslut, egna handlingar.

3. Felaktigt utförande av sina officiella uppgifter.

4. Brott mot kraven i organisationens styrande dokument.

5. Olaglig hantering av personuppgifter, överföring av konfidentiell information, affärshemligheter.

6. Att orsaka skada på organisationen, dess anställda, entreprenörer eller staten.

7. Brott mot arbetsdisciplinkrav, interna arbetsbestämmelser, säkerhetsstandarder och brandskydd.

8. Brott mot etikett och affärskommunikationsstandarder.

Rättssekreterare

Domstolssekreteraren är tjänsteman och arbetar endast i domstol. Han säkerställer domarens dokumentära arbete, rättegångar och deltar i möten. Denna tjänsteman utför följande funktionella uppgifter:

1. Samlar in och förbereder ärendematerial för behandling vid en domstolsförhandling.

2. För protokoll från domstolsförhandlingen.

3. Förbereder och skickar stämningar, kallar deltagare till mötet.

4. Förbereder rättsfall i enlighet med lagkrav.

Kontoristsekreterare

Kontoristsekreterare är en tjänsteman som sköter organisationens dokumentflöde. Hans arbetsuppgifter inkluderar:

1. Föra telefonsamtal och arbeta med klienter.

2. Övervakning av att skyldigheter som registrerats i dokument fullgörs i tid.

3. Registrering och behandling av korrespondens.

4. Översättning av dokument och korrespondens från ett främmande språk.

5. Upprätthålla ett arkiv med dokument.

En kontorssekreterare på ett företag är en ganska eftertraktad tjänst, vars lediga tjänst ofta annonseras ut av arbetsgivare. Denna anställd utför ganska viktiga funktioner vid bearbetning av stora volymer av olika dokumentation. Varje företag har ett dokumentflöde som kräver en procedur för att registrera och lagra dokument.

Den specifika inriktningen för varje enskilt företag beror på typen av verksamhet och antalet interna och externa dokument som behandlas. Typerna av verksamheten i företaget bestäms i dess stadga. I statliga strukturer - inom den juridiska och kommunala sfären, även inom utbildningsområdet (dagis, skolor) och medicin (kliniker, sjukhus) finns det ett enormt dokumentflöde. Detta gäller även för vetenskaplig och personalverksamhet.

För en organisation är en viktig aspekt av dess verksamhet att bedriva affärskorrespondens, genomföra förhandlingar och underteckna kontrakt. Den interna volymen av dokumentflödet beror på dessa faktorer. Därför är efterfrågan och graden av betydelse för en sekreterares arbete ganska hög.

Vad kräver yrket som prästsekreterare?

Vid första anblicken är detta yrke ganska tråkigt och rutinmässigt. Emellertid inkluderar kontorssekreterarens omedelbara ansvar inte bara att arbeta med dokument, utan också att kommunicera med partners, kunder och anställda. Dessutom är volymen av dokumentflödet ganska stor i stora företag och endast en professionell kan hantera det effektivt och snabbt. Därför har nästan alla företag en heltidsanställd sekreterare. Dess huvudsakliga uppgifter:

strukturera, bearbeta och föra register över dokumentflödet;
ringa och ta emot samtal, förhandla med kunder;
hantera inkommande och utgående korrespondens;
kontrolldokumentation utarbetad av andra anställda;
skicka dokumentation för förvaring i arkivet.

En sökande som söker tjänsten som kontorssekreterare måste uppfylla följande kvalifikationskrav:

ha lämplig utbildning - primär yrkesutbildning eller gymnasieutbildning, särskild teoretisk utbildning, känna till normer och regler för kontorsarbete;
ha yrkeskunskaper inom dokumenthantering;
kunna hantera kontorsutrustning, vara flytande i datoranvändning, kunna kontorsprogram;
Kommunicera artigt och kompetent med kunder, partners och anställda.

Sådana krav gäller för tjänstemannen. Ansvaret för ett CV tillhandahålls vanligtvis av arbetsgivaren i en annons om en ledig tjänst.

En sökande till tjänsten som kontorssekreterare ska förutom kunskaper och färdigheter ha personliga egenskaper som är lämpliga för detta arbete. Det ideala alternativet skulle vara en person vars karaktär och egenskaper uppfyller följande krav:

ett analytiskt sinne som gör att du kan analysera en stor mängd dokumentation med maximal hastighet och fatta rätt beslut;
förmågan att koncentrera sig på ett problem under lång tid;
förmåga att utföra flera uppgifter samtidigt, till exempel ringa samtal till kunder och behandla dokument;
bra minne för att komma ihåg en stor mängd information;
hög ansvarskänsla;
goodwill;
kommunikationsfärdigheter;
kompetent tydligt tal;
lugn karaktär och motståndskraft mot stress, om arbetet kräver högt tempo och stora volymer;
lugnt accepterande av kritik i ens riktning.