Frågor inför intervju med sekreteraren i receptionen. Sekreterare intervju. Hur man framgångsrikt intervjuar för en sekreterartjänst

Hur ska man bete sig i en intervju? Det bästa alternativet är bete sig i en intervju avslappnad. Detta kan vara svårt, särskilt om du är en ny professionell intervju med HR-direktören eller VD för företaget. Ofta godtyckligt eller inte, en sekreterskandidat är nervös under en intervju. Försök inbilla dig att detta inte är en tenta, men dialog. Din intervjuare är din partner som du bara pratar med. En intervju är trots allt inte ett förhör av Gestapo, det är bara ett samtal. Om du klämmer för hårt blir intrycket bara värre. Men om du fortfarande inte kunde vara lugn och du skakar som ett löv under intervjun, kan du helt enkelt säga: "Förlåt, jag är lite orolig." En kompetent intervjuare kommer sedan att försöka säga något för att lugna ner situationen. Eller åtminstone kommer han att förstå dig.

Säg att du för tillfället har en god teoretisk förståelse för att arbeta med programmet, men du har väldigt lätt för att lära dig, och lär dig gärna programmet på den nivå som krävs på kort tid. Om det är det enda du behöver för att ta tjänsten kanske arbetsgivaren ändå anställer dig (med villkoret att du fortfarande lär dig programmet).

Hur jag intervjuar sekreterare

Mottagningssekreterare "härstammade" mer troligt från kontorstjänstemän ("som vet hur man skriver och läser, men som inte har artighet och diplomati"). Endast de som förstod innebörden av ett leende och flit befordrades till högre rang. Nu som tidigare är det bara sekreteraren som kombinerar

Ofta ringer jag sekreterarna själv, och i detta skede, som regel, "sanna damer", som definieras av orden "ikhniy", "tutova", "tama", "samtal", "avtal", "katalog", "Vad är det?!", "Kort tal" och (min personliga "fi") "Sotik". För sådana kandidater kommer jag omedelbart med ett fruktansvärt arbetsschema, sänker lönerna, tar bort ytterligare förmåner, det vill säga allt som "riktiga damer" inte kommer att böja sig för. "Nej, ja, vad är det här förresten?!" De kommer inte ens att tvinga dig att äta!" Jag är i allmänhet tyst om konstruktionen av fraser. "True ladies" i de flesta fall "besvär" sig inte med detta.

Hur och vad man ska säga under en intervju för tjänsten som sekreterare: tester, frågor och svar

När du pratar om dig själv, prata inte om ekonomiska svårigheter eller hälsoproblem. Religiösa och politiska ämnen kan inte tas upp. Ge inte någon eller något negativt betyg. Endast positiva känslor och välvilja mot allt som omger dig ska komma från dig.

Att formatera ett CV är en speciell fråga. Önskan att måla ett papper med alla regnbågens färger och monogram av olika besynnerliga typsnitt leder till att den potentiella ledaren inte ens läser texten. Ett CV är ett dokument och bör skrivas i ett enda, strikt teckensnitt av samma färg, som markerar de viktigaste punkterna i fet kursiv stil. Varje block bör vara tydligt strukturerat och separerat från andra av en underrubrik.

Sekreterarintervju: hur man väljer en biträdande chef, assistent och kontorschef

Måste du ofta kommunicera med främlingar?
Vilken typ av människor tycker du är lättast att interagera med?
Har du lättare att uttrycka dina tankar och åsikter skriftligt eller muntligt?
Kan du starta en konversation först? Får detta dig att känna dig obekväm?
Vad gillar du inte med människor? Försöker du alltid ärligt att berätta för folk obehagliga saker eller föredrar du att hålla dina känslor för dig själv?

Glöm inte att fråga kandidaten för posten som sekreterare om alla uppgifter som utförts på den tidigare arbetsplatsen, planer för framtiden och bedömning av sina egna förmågor, såväl som om motiven som fick dem att söka arbete. Svaren du får kommer att hjälpa bilda ett psykologiskt porträtt potentiell anställd mer komplett.

korrekt affärstal - stilistiska läroböcker hjälper dig;
grundläggande kunskaper i det engelska språket (naturligtvis kan du inte lära dig det från början på några dagar, men det tar inte lång tid att uppdatera dina gamla kunskaper);
en tydlig förståelse för kontorsarbete;
kunskap om grunderna för etikett;
förmåga att använda kontorsutrustning - skrivare, skanner, fax;
snabbskrivning (Internet är fullt av specialprogram som hjälper dig att vänja dig vid att skriva med två fingrar);
snabbt arbete i Word och Excel.

Omedelbart före intervjun, var uppmärksam på ditt utseende. Ordspråket "man möter någon vid deras kläder" är relevant för en tjej som erbjuder sig själv som kandidat till sekreterareposten, mer relevant än för någon annan. Sekreteraren är företagets ansikte utåt.

Urval till tjänsten mottagningssekreterare, intervjufrågor

Jag ser att du har jobbat på Hemhjälpsföretaget i ett helt år. Gillar du att jobba där?
Hur mycket tror du att din arbetslivserfarenhet kommer att hjälpa dig i denna position?
Kan du berätta om en situation där du var tvungen att göra flera saker samtidigt?
En av de yngre sekreterarna i receptionen är en man, och han är äldre än du. Tror du att du kommer att få problem för att du blir hans chef?
Vad betyder begreppet "kundvård"?

Gå igenom listan med frågor och välj den som du tror ger bäst resultat. Förklara ditt val och skälen till varför du avvisade de andra listorna.
Formulera ytterligare frågor (högst fem) av olika slag som du definitivt skulle ställa till kandidaten och förklara deras syfte.

Hur man framgångsrikt intervjuar för en sekreterartjänst

I din monolog är det tillrådligt att använda pronomenet "jag" så lite som möjligt och ersätta det med "Vi", "Vårt företag" etc. I berättelsen behöver du inte prata om din hälsa eller ekonomiska svårigheter, du ska inte prata för mycket om företagen du arbetade för och du ska inte diskutera din tidigare chef.

Tester för en sökande till tjänsten som sekreterare är utvecklade på ett sådant sätt att de kontrollerar hans beteende i en speciell svår situation som kommer att simuleras för honom. Det är också möjligt att det blir en stressig intervju för att få kandidaten till tjänsten att tappa humöret. Detta görs för att bestämma dess grad av spänningsbeständighet.

Berättelsen om hur jag letade efter en personlig assistent

En och en halv månad senare, efter att ha studerat ett och ett halvt hundra CV och genomfört ett och ett halvt dussin intervjuer, höll jag på att falla i förtvivlan. Nej, att ge upp var inte en del av mina planer, jag förstod att vi förr eller senare skulle hitta någon lämplig. Men hon hoppades inte längre på att vara klar med operationen före årets slut.

I det här skedet väntade en annan upptäckt på mig. Grejen är att jag jobbar heltid. Därför kunde jag bara genomföra intervjun på kvällen. När jag gick med på att delta i valet av en assistent tyckte jag att det skulle vara bekvämt för alla. När jag själv sökte jobb var det en otrolig framgång att boka in en intervju klockan 19:00.

Intervjufrågor för en sekreterare

Till exempel vet du säkert att du behöver en person som uteslutande kommer att ägna sig åt att arbeta med media, och dessutom inte kommer att beställa souvenirer för det nya året eller göra inlägg på sociala nätverk. I det här fallet är den anställdes nyckelfärdigheter förmågan att arbeta med pressen och bearbeta en stor mängd information dagligen. Den här personen måste vara sällskaplig, nej, till och med väldigt sällskaplig. Ja, det är hackigt och banalt, men det är sant. Pressekreteraren ska kunna samla information inom företaget och hela tiden fånga upp trender. En sådan person kan förvandla en fras han hört från en anställd i korridoren till en hel artikel, och en som verkligen är intressant för media.

A. Vad kännetecknar projektet/företaget? Behöver du avbryta prenumerationen på en hyperaktiv ledares Twitter varje timme och ge provocerande insikter till journalister, eller bara vara på plats och skicka ut överenskomna och omavtalade pressmeddelanden en gång i månaden, där allt som är intressant raderas?
F. Vem är projektets ansikte utåt? Vem behöver han för tröst: en söt smart tjej, en intellektuell pojke eller en blond kardinal Peskov. Det finns lika många typer av chefer som det finns pressekreterare.
C. Vad är projektets omfattning? Om kandidaten kom från "glänsande", kommer sändningar om politiken för partiet United Russia att vara dåligt eller åtminstone konstigt.
D. Vilken funktion letar vi efter? Endast interaktion med media eller ett brett spektrum av befogenheter (tryck, evenemang, psykologisk lättnad, etc.).
E. Kostnad.

Jag ska på intervju för en sekreterartjänst.

Är detta en bluff? Jag jobbar själv som biträdande chef, jag tjänar bara 70 tusen, men samtidigt har jag 8 års arbetslivserfarenhet, goda kunskaper i engelska och kontorsarbete. Så jag tror inte på dig, författare, och ditt ämne är ännu ett försök att väcka käbbel om att alla sekreterare sover med sina chefer, och under intervjuer tittar de på figuren och inte på professorn. kvalitet. Det är fullkomlig dumhet, chefer behöver en assistent, inte en jävla kull, en chef med självrespekt kommer aldrig att kontakta sekreteraren, precis som en sekreterare med självrespekt inte kommer att ställa sådana frågor på forumet som du, författare

Lika, du är jävligt mycket att leta efter!! "Tjejer, min huvudfråga är hur man under en intervju tar reda på om chefen förväntar sig intimitet. Hur klär man sig för att behaga honom? Kommer han att anse det för öppet oseriöst?” Om du inte vill vara intim med honom i framtiden, eller i framtiden, varför skulle du klä dig på ett sådant sätt att du behagar honom?? Vilken mardröm. Och det här är de allra första frågorna som berör dig. Om intimitet och hur man klär sig. Inte ett ord i ämnet om prof. egenskaper, arbetsförhållanden m.m. Författare, jag är helt enkelt förvånad över hur jorden bär sådana människor (
Och sedan, om personalchefen "antydde", störde det dig inte? Om du inte vill ligga med honom, gå inte dit. Och om sådana tips inte stör dig, välkommen.

5 augusti 2018 500

Läskunnighetsbedömning

Bjud in kandidaten som intervjuar för tjänsten som sekreterare för att fylla i någon av de interaktiva diktaten som presenteras på webbplatsen gramota.ru. Du bör följa länken till webbplatsen http://www.gramota.ru/class/coach/idictation/, välj texten, fyll i de tomma cellerna genom att välja ett av de föreslagna alternativen, klicka på "Kontrollera" - kontrollen sker automatiskt, och du kommer omedelbart att få svaret är hur många misstag som gjordes i diktatet.

Exempeltext:
Jag skriver aldrig ut inte bara brev som har anförtrotts mig för överföring till andra, utan också de som av misstag hamnar i mina händer; Det finns ingen person som är mindre intresserad av andra människors angelägenheter än jag och som försöker spionera på dem.
Till minne av våra fäder förlorade Monsieur de Boutieres nästan Turin eftersom han, medan han satt vid middagen i trevligt sällskap, inte omedelbart läste rapporten han hade fått om förräderierna som planerades i staden vars försvar han hade ansvaret för. Av samme Plutarchus fick jag veta att Julius Caesar skulle ha undvikit döden om han, när han gick till senaten den dagen då han dödades av konspiratörerna, hade läst lappen som han fick. Plutarchus talar också om Ivan Tsar of Archia, att på tröskeln till den dagen, när Pelopidas genomförde sin plan att döda honom och återställa friheten till sitt fosterland, beskrev en annan Archie, en atenare, mest exakt för honom i ett brev allt som planerades mot honom; men eftersom detta budskap förmedlades till Archias under middagen, lade han det åt sidan och skrev inte ut brevet, utan uttalade orden som sedan har blivit ett ordspråk i Grekland: "Business - vi ses imorgon!"
(Diktation baserad på ett utdrag ur boken av Michel Montaigne)

"Experiment" förberedda
I. Baranov
10:e klass elev
"League of Schools"

Klädkod + engelska

Bjud in kandidaten att översätta dokumentet nedan och uttrycka sin åsikt om giltigheten av enskilda punkter: håller du med om alla punkter? Vilka skulle avbokas? Rättfärdiga.

Text:
Principer för företagens klädkod.
Att fastställa principer för att klä ut sig till jobbet syftar till att undvika missförstånd och att säkerställa att våra anställda i kontakt med personer utanför företaget presenterar sig på ett professionellt sätt och på så sätt visar på professionalism i hela vår organisation. Detta betyder dock inte att varje situation kräver lika formell och officiell stil. I allmänhet accepteras två klädstilar: formell och informell (så kallad business casual).
Högtidskläder är obligatoriskt för alla som företräder företaget är i kontakt med personer utifrån, till exempel besöker kunder eller arbetar i receptionen, deltar i möten med kunder, servar audio/videoutrustning vid presentation för gäster och så vidare. Den som inte är säker på om han/hon en viss dag kommer att ha några möten med personer utifrån, bör vara redo för alla möjligheter och ha ett formellt slitage till sitt förfogande.
Informell klädsel (vardaglig) är möjlig i en situation när en anställd en viss dag inte har några möten med personer utanför företaget, inte agerar som en representant för ditt företag externt och när han är på kontoret inte kommer att ha direktkontakt med gäster. I sådana situationer är "business casual" bindande, d.v.s. bekväm, avslappnad men elegant klädsel.

M. Kondratenko
HR Technology Center

Allmänna problem

1. Besökaren kom till receptionen i 15 minuter. före utsatt tid. Dina handlingar. Rättfärdiga.
2. En besökare som har ett möte med företagets chef har väntat i 5 minuter. Vid den här tiden berättar chefen per telefon att han kommer att vara där först om 15 minuter. Dina handlingar?
3. Föreställ dig att du behöver välja den optimala leverantören av kontorsmaterial till ditt företag. Var börjar du?
4. Du måste informera chefen om att gåvor som beställs till en av företagets nyckelmedarbetares födelsedag kommer att vara två dagar senare än beställt (detta är inte ditt fel). Beskriv hur du kommer ur situationen.
5. Du är kontorschef och rekryterar personal till sekretariatet. Baserat på vilka parametrar kommer du att rekrytera personal? Vilka nyckelegenskaper hos de anställda kommer att vara viktiga för dig? Rättfärdiga.
6. Vilka handlingar och intyg ska sekreteraren ha för att han ska kunna utföra chefens order att hålla ett produktionsmöte? Hur ska vi tackla denna fråga?
7. Vad behöver sekreteraren för att föra protokoll över mötet?
8. Vilka kontorsmaterial ska en chefs arbetsplats vara utrustad med? Hur ska sekreteraren övervaka detta?
Nyckel: svaret utvärderar allmän logik, förmågan att prioritera, förmågan att ta ansvar och en förståelse för optimala metoder för interaktion för en given typ av företagskultur. Förtydligande frågor från kandidaten är välkomna.

S.Ivanova
Ur boken "Kandidat. Nykomling. Anställd"

V. Pustozerova
Biträdande chefredaktör
tidningen "Kadrovik",
advokat

Frågor om kunskap om kontorsarbete

1. Finns det ett officiellt dokument som anger kraven för utarbetande av interna dokument i en organisation? Vad är detta för dokument?
Nyckel: Resolution av Rysslands statliga standard daterad 03.03.2003 N 65-st "Om antagandet och genomförandet av den ryska federationens statliga standard" (tillsammans med det "Enade systemet för dokumentation. Enat system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav för utarbetande av dokument. GOST R 6.30-2003 "). Enligt min mening räcker det att veta att dokumentet finns, att det är GOST R, liksom dess ungefärliga namn.

2. Vilka dokumentdetaljer känner du till?
Nyckel: använd följande information när du förbereder och bearbetar dokument:
01 - Ryska federationens statsemblem;
02 - vapensköld från en konstituerande enhet i Ryska federationen;
03 - emblem för organisationen eller varumärket (servicemärke);
04 - organisationskod;
05 - huvudstatsregistreringsnummer (OGRN) för en juridisk person;
06 - skattebetalarens identifikationsnummer/orsakskod för registrering (TIN/KPP);
07 - dokumentformulärkod;
08 - organisationens namn;
09 - referensinformation om organisationen;
10 - namnet på dokumenttypen;
11 - dokumentdatum;
12 - registreringsnummer för dokumentet;
13 - länk till registreringsnummer och datum för dokumentet;
14 - plats för sammanställning eller publicering av dokumentet;
15 - adressat;
16 - stämpel för dokumentgodkännande;
17 - upplösning;
18 - titel till texten;
19 - kontrollmärke;
20 - texten i dokumentet;
21 - markera om ansökans närvaro;
22 - signatur;
23 - stämpel för dokumentgodkännande;
24 - godkännande av visumdokument;
25 - tätningsavtryck;
26 - märke på certifiering av kopian;
27 - märke om artisten;
28 - markera utförandet av dokumentet och dess sändning till filen;
29 - markera vid mottagandet av dokumentet av organisationen;
30 - identifierare för den elektroniska kopian av dokumentet.

3. Vilken typ av dokument är beställningar och instruktioner?
Nyckel: beställningar och instruktioner avser administrativa (organisatoriska och administrativa) dokument.

4. Hur ska organisationens namn - författaren till dokumentet och referensinformation formateras?
Nyckel: namnet på den organisation som är upphovsman till dokumentet måste motsvara det namn som finns inskrivet i dess konstituerande dokument.
Ange det förkortade namnet ovanför organisationens namn och i frånvaro det fullständiga namnet på moderorganisationen (om någon).
Namnen på organisationer i de ingående enheterna i Ryska federationen, som tillsammans med Ryska federationens statsspråk (ryska), har det statliga språket för de ingående enheterna i Ryska federationen, skrivs ut på två språk.
Organisationens namn på det statliga språket för ämnet i Ryska federationen eller ett annat språk finns under eller till höger om namnet på Ryska federationens statsspråk.
Organisationens förkortade namn anges i de fall det är inskrivet i organisationens ingående dokument. Det förkortade namnet (inom parentes) placeras under eller bakom det fullständiga namnet.
Namnet på filialen, territoriellt kontor, representationskontor anges om det är författaren till dokumentet och finns under organisationens namn.

5. Vilka detaljer betraktas som referensdata om organisationen?
Nyckel: referensinformation om organisationen inkluderar postadress, telefonnummer och annan information efter organisationens gottfinnande (faxnummer, telexnummer, bankkonton, e-postadress, etc.).

6. Är det möjligt att använda organisationens allmänna formulär för att utfärda order?
Nyckel: för att utfärda en beställning används organisationens allmänna form, namnet på dokumentet (beställningen) är en obligatorisk detalj. En organisation kan mycket väl ha en specialutvecklad företagsstil för interna dokument, i så fall finns det en särskild beställningsblankett.

7. Hur avgör man vilket registreringsnummer som ska ges till en handling?
Nyckel: registreringsnumret för en handling består av dess serienummer, som kan kompletteras efter organisationens gottfinnande med ett ärendeindex enligt ärendenomenklaturen, information om korrespondent, exekutorer etc.
Registreringsnumret för ett dokument som sammanställts gemensamt av två eller flera organisationer består av registreringsnumren för dokumentet för var och en av dessa organisationer, åtskilda av ett snedstreck i den ordning som författarna anges i dokumentet.
Hänvisning till handlingens registreringsnummer och datum innefattar registreringsnummer och datum för den handling som besvaras ska ges.

8. Vilka är lagringstiderna för dokument (information, certifikat, sammanfattningar, information, PM) för organisationens huvudsakliga sektoriella (specifika) aktiviteter, och vad för operativa sådana?
Nyckel: lagringsperioder för olika dokument fastställs av listan över standardhanteringsdokument som genereras i organisationers verksamhet, som anger lagringsperioder, godkända. Rosarkhiv 06.10.2000 (ändrad 27.10.2003). Information, certifikat, sammanfattningar, information, rapporter om de huvudsakliga branschaktiviteterna i organisationen lagras permanent och för operativa (specifika) verksamheter - i 5 år.

9. Om ordern anger flera verkställare, hur många kopior av ordern måste då ges till organisationens chef för underskrift?
Nyckel: chefen för organisationen signerar originalet, det kallas även första exemplaret, vilket inte är helt klart med modern kontorsteknik, men tidigare var det det översta pappersarket i en skrivmaskin, resten trycktes med kopieringsark. Det är den undertecknade ordern som arkiveras i filen. Kopior görs för alla artister.

Läs också

Case för HR-chef
Frågor till HR-chefen
Fallmetod som en av personalbedömningsmetoderna
Personalbedömning med hjälp av fallmetoder blir allt mer populärt i ryska företag. Personaltjänstemän går gradvis från urvalsfrågeformulär till snabb bedömning med hjälp av projektiva tekniker. Jag har länge kommit fram till att projektiva metoder vid personalval har en rad fördelar.

Artiklar i detta avsnitt

Personlighetspsykotypteknik som ett verktyg för HR-specialister och personaltjänster
Att effektivisera HR-avdelningen eller personaltjänsten är en fråga som chefen för nästan alla stora eller medelstora företag tänker på mer än en gång under arbetsveckan. En modern HR-tjänst (Human Resources) arbetar i multitasking-läge. Dess anställda...
Hur man gör arbetsfodral med egna händer: steg-för-steg-instruktioner
Personalbedömning: inte en blind bekant
Personalbedömning är inte ett mode, utan en objektiv nödvändighet när man ska anställa nya medarbetare, överväga kandidater för befordran, omorganisera ett företag, optimera ledningsstrukturen och välja former för motivation. Personalutvärdering har alltid gjorts, men tills nyligen fanns det inga effektiva metoder för detta; var tvungen att endast förlita sig på chefens eller personaltjänstemannens subjektiva upplevelse. Men förutsättningarna förändras och de principer som har funnits orubbligt i många år har visat sig vara ineffektiva, och ett företag som förlitar sig på ett team byggt på detta sätt är inte konkurrenskraftigt.

En kontorist är en person som hanterar företagets dokumentflöde, ofta samtidigt som en sekreterarassistent och uppfyller chefens personliga krav.

Om du bestämmer dig för att genomgå en kontoristintervju måste du veta och kunna:

Upprätthålla dokumentflödet.
Registrera och behandla korrespondens.
Föra telefonsamtal och arbeta med kunder.
Upprätthålla ett arkiv med dokument.
Känna till de grundläggande bestämmelserna i det statliga registerföringssystemet, dokumentationsregler och föreskrifter.

Först av allt, gör dig redo för intervjun mentalt och förbered dig fysiskt. Få en god natts sömn, bär affärskläder och bara koppla av.

Om du ser ett behov, se över grunderna i dokumenthantering och annan teoretisk kunskap.

Eftersom din framtida position kommer att vara direkt relaterad till ordning och reda i utförandet av arbetsuppgifter, se till att komma i tid och visa att du är en ansvarsfull och snygg person.

Intervjufrågor

Vad är din utbildning (ska det vara ekonomi, arkivvetenskap eller dokumentvetenskap)?
Äger du en PC och kontorsutrustning (om du inte gör det är det bättre för dig att gå datakurser först)?
Är du en sällskaplig person?
Har du erfarenhet av liknande befattning?
Hur snygg och organiserad är du?

Om din intervju är begränsad till en intervju har du mycket tur. Men väldigt ofta bestämmer chefer sig för att kontrollera din med ett lämpligt test.

I testerna kan du stöta på en mängd olika frågor: om definitionen av ett dokument, dess detaljer, om certifiering av underskrifter, datum för protokollet, etc.

För att klara ett sådant test kan du helt enkelt ta fram din lärobok för dokumenthantering, hitta ett vanligt universitetsprov och försöka klara det med heder och gott betyg.

Slutsats

Försök att vara så samlad och självsäker som möjligt.

Eftersom yrket som kontorist kräver uthållighet, noggrannhet och kunskap om saken, måste du bevisa att du har alla kunskaper och färdigheter, och även uppfyller kraven.

Sekreteraren är ett slags samordningscentrum för varje organisation.

Det finns en missuppfattning att vilken kompetent person som helst kan sköta en sekreterares funktioner.

Så är dock inte fallet, och en kandidat till tjänsten som sekreterare måste ha ett antal yrkesegenskaper för att utföra alla funktioner.

Grundläggande funktioner för en sekreterare

Ansvaret för sekreteraren för chefen för en organisation inkluderar följande uppgifter::

ta emot och skicka korrespondens;
registerföring (skapande och mottagande av dokument, bearbetning av material som är nödvändigt för organisationens och chefens personliga arbete, etc.);
organisera möten och förhandlingar med chefen, skaffa information för chefen och skicka hans resolutioner till anställda;
förbereda möten och möten och organisera dem;
skapa de nödvändiga förutsättningarna för en chefs arbete på hans kontor;
kontakter med besökare och kunder i organisationen personligen och genom telefonsamtal;
att mata in nödvändig information i databanken och skriva ut den information som chefen eller andra anställda kräver från den.

Utifrån dessa funktioner ska sekreteraren känna till:

grunderna i modernt kontorsarbete och arkivering;
grunderna i arbetslagstiftning och förvaltningsrätt;
regler för affärskommunikation och utarbetande av affärsdokument;
regler för att organisera en chefs arbete.

Personlighetsdrag

Organisation, vänlighet, motstånd mot stress – det är de viktigaste egenskaperna som en sekreterare måste ha.

Varje besökare på företaget träffar sekreteraren och alla dess anställda har kontakt i samband med sina tjänsteuppgifter. Sekreteraren ska kommunicera lugnt och med ett konstant leende med alla, trots sitt humör och sitt eget välbefinnande.

Sekreteraren ska ha organisatorisk förmåga och förmåga, förmåga att självorganisera.

Förmågan att snabbt anpassa sig i icke-standardiserade situationer, ta initiativ till att organisera företagets arbete och i vissa fall agera utan särskilda instruktioner värderas särskilt av chefer.

Överväger ett sekreterares CV

Intervjufrågor för en sekreterare är mycket viktiga, men allt börjar med att granska kandidatens CV.

Huvudsyftet med ett CV är att presentera de professionella färdigheter och personliga egenskaper som krävs för en viss position.

Ett korrekt skrivet CV är egenreklam som är utformad för att intressera arbetsgivaren..

Du måste utforma den på ett sådant sätt att du vill träffa och prata med dig.

Det är värt att skriva ett CV baserat på en specifik arbetsgivare. Du kan inte använda samma, universella CV-text för att tjänsten som sekreterare ska gälla alla organisationer samtidigt.

Innan du skriver ett CV, studera kraven för en specifik ledig tjänst och komponera texten utifrån dem. Om annonsen innehåller särskilda önskemål, glöm inte att markera att du följer dem.

Utbildning, erfarenhet och arbetsförmåga är de viktigaste positionerna som människor uppmärksammar när de väljer sekreterarkandidater, så de måste presenteras i det mest gynnsamma ljuset. Det är nödvändigt att ange att kandidaten till posten som sekreterare är punktlig, effektiv, sällskaplig och stresstålig.

Ett av CV-kraven är att tillhandahålla ett fotografi.. Det finns ingen anledning att lägga in ett foto där du kopplar av vid havet, har kul på en klubb eller luktar blommor på landet. Din uppgift är att visa att du är en affärsperson, så presentera ett foto i en affärsmiljö som tydligt visar ditt ansikte och ditt intelligenta utseende.

Läs texten igen flera gånger och kontrollera om det finns fel. De ska under inga omständigheter finnas med på CV:t, eftersom sekreteraren måste vara läskunnig. Under arbetets gång måste han korrigera de anställdas och till och med chefens misstag, men hur ska han göra detta om han inte kan konstruera sitt eget dokument på ett kompetent sätt.

Förbereder för en intervju

Varje specifik organisation har sina egna detaljer i arbetet, så innan samtalet måste du ta reda på så mycket som möjligt om den och det område där dess verksamhet äger rum.

Regler för konversation

Och nu mer i detalj i frågan: sekreterareintervju, frågor och svar.

I början av intervjun uppmanas de traditionellt att prata om sig själva, så det är bättre att tänka igenom monologen i förväg.

Berätta om din utbildning och början på din karriär, men inte så länge.

Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt beskrivningen av yrkesegenskaper, prata om arbetslivserfarenhet, med fokus på förmågan att organisera arbetet och därigenom uppnå resultat.

När du beskriver arbetet, använd färre fraser "jag gjorde", "jag organiserade". Det är bättre att säga "vårt företag", "avdelningen under mitt ledarskap", "Jag organiserade arbetet på...".

Bete dig lugnt, sänk inte blicken mot bordet. Men tillåt inte arrogans - det här är en direkt väg till misslyckande. Att försöka framställa sig själv som en idealisk medarbetare leder inte till något bra.

Det är bättre att skapa ett intryck av dig själv som en person som strävar efter utveckling. Cheferna gillar inte när någon tror att de är smartare än dem.

Din uppgift är att ge intrycket av en utbildad, självsäker person, men utan att visa arrogans, redo att bli assistent för en chef för att organisera arbetet i hans företag.

Lyssna noga på din samtalspartner och försök använda några av hans egna ord i ditt svar. Början av svaret kan vara fraserna: ”Säger du att...”, ”Om jag förstår rätt är du intresserad av...”.

Uppför dig i alla fall värdigt, skrik inte. Även ett misslyckande i en intervju är inte slutet på livet eller en katastrof, utan en viss livserfarenhet. Om du kommer ihåg detta kommer sinnesro och förtroende garanteras.

Som du kan se är det inte så svårt att klara en intervju för en sekreterareposition, det viktigaste är att följa vissa regler.

Och du blev inbjuden till en intervju. Vad kommer härnäst? Hur bete sig vid en intervju Och hur man klarar en intervju Det är kanske de viktigaste frågorna i detta skede. I den här artikeln kommer jag att dela med mig av mina observationer om sekreterare intervju. Förresten, dessa rekommendationer hjälper dig inte bara sekreterare intervju, men även vid intervjuer för andra tjänster.

Jag skulle genast vilja notera att trots överflöd av litteratur om ämnet " hur man klarar en intervju", ingen av dessa publikationer kan garantera dig anställning. Som regel, förutom de kvalifikationer som förväntas av en framtida anställd, har arbetsgivaren oftast någon form av "bild" av hur den ideala kandidaten för tjänsten är. Och även om kunskap om vissa intervjutekniker och regler säkerligen ökar dina chanser att få den position du vill ha, är det ingen garanti. Det kan finnas flera anledningar till att inte klara en intervju: från dina misstag under intervjun till det banala "bilden stämde inte."

Jag ska ge er två exempel på det senare. Jag arbetade framgångsrikt som sekreterare i ett underbart företag. Jag gillade verkligen arbetet, men efter en tid ville jag "växa" professionellt. Vid det här laget hade en ledig tjänst blivit ledig som assistent till företagschefen. Jag skickade in mitt CV för den här tjänsten, men jag blev tyvärr inte utvald. Företagets VD sa till mig att jag har utmärkta kvalifikationer och erfarenhet, och jag är en utmärkt anställd, men i den här positionen skulle han vilja se en person i minst tio år äldre. Under intervjun på ett annat företag för tjänsten som biträdande direktör stod det klart för mig att de av någon anledning ville ha en person med ett modellutseende för denna tjänst.

Som du kan se är vägran inte alltid en direkt konsekvens av dina bristande kvalifikationer eller misstag. Så även om intervjun ska handla om att få fram dina talanger i största möjliga utsträckning, behandla det som ett spel där både vinna och förlust är möjliga.

Utförs vanligtvis i flera steg. Först görs en intervju med HR-chefen. Primär sekreterare intervju kan ske per telefon eller personligen. Därefter kan du prata med HR-direktören och sedan med företagets VD. Eller vice versa, först med den närmaste chefen (om detta inte är presidenten eller direktören), och sedan med HR-direktören. Tester, både professionella och psykologiska, är också mycket troliga.

Till någon sekreterare intervju behöver förbereda sig. Det är viktigt att förstå att en intervju är en process. bilateralär inte ett prov som ditt betyg beror på. Du utvärderas inte bara, utan du utvärderar också företaget på hur mycket du vill arbeta för det. Därför är det främst till din fördel att förbereda sig för en intervju.

Det första du behöver göra efter att ha fått en inbjudan till sekreterare intervju- gå till företagets hemsida. Jag tror att det är oacceptabelt att gå på intervju med ett företag utan att studera information om det, även om det är min erfarenhet sekreterare intervjuer(och inte bara) det fanns många sådana fall. Jag minns inte en enda gång när en sådan anställd blev inbjuden till jobbet. Detta är inte alltid direkt relaterat till att den anställde inte läst informationen på sajten utan kan bero på ett ointresse för företaget, och detta kan visa sig när som helst.

Så läs informationen på webbplatsen: vad företaget gör, vad har det för uppdrag, vilka mål är det, hur företaget planerar att utvecklas vidare. Vissa företag publicerar till och med sina HR-prioriteringar och möjligheter för personaltillväxt. Studera allt! Du kommer inte ångra. Faktum är att ju mer sådan information på ett företags webbplats, desto bättre för dig. Det är värre när det inte finns något alls.

För att klara intervjun, efter att du har studerat företagets huvudaktiviteter, noggrant igen se arbetsbeskrivningen, som du skickade in ditt CV till. Mycket ofta under en intervju ställs frågan om vad som lockade dig mest med en viss ledig tjänst. Svaret var dödlig tystnad. Inget lockade mig. Hon flyttade vart som helst, bara för att flytta. Denna inställning till dig själv och ditt framtida arbete är oacceptabel. Spola tillbaka och börja om.

Ta ett anteckningsblock och skriv ner de frågor du har: om företaget, om tjänsten, om ansvar.