Përshkrimi i punës së një oficeri të personelit. Cilat janë përgjegjësitë e një oficeri të personelit? Përgjegjësitë Funksionale Shtesë

Detyrat ditore të oficerit të personelit rregullohen nga Ministria e Punës e Federatës Ruse në një rezolutë të datës 21 gusht 1998. Ai detajon fushat e përgjegjësisë së specialistit, kufijtë e vartësisë, konsideron kuadrin rregullator të nevojshëm për një punonjës të departamenti i personelit, procedura për paraqitjen dhe mbajtjen e dokumentacionit. Drejtoria e Unifikuar e Kualifikimit përcakton 17 profesione që gjatë kryerjes së detyrave zyrtare udhëhiqen nga përshkrimi i punës së punonjësit të personelit. Struktura e departamentit që rregullon veprimtarinë e punonjësve pasqyrohet në rregulloren përkatëse “Për Departamentin e Burimeve Njerëzore”.

Specialist i Burimeve Njerëzore - Përgjegjësitë e Punës

Përshkrimi i punës së një specialisti të burimeve njerëzore përcakton procedurën për marrëdhëniet e punës, gamën e përgjegjësive, funksionet që i janë caktuar punonjësit, kërkesat për të, nivelin e kërkuar të arsimit dhe vartësisë. Specialist është një person me formim të mjaftueshëm profesional, arsim dhe përvojë të paktën 12 muaj.

Shefi i departamentit të burimeve njerëzore është përgjegjës për zhvillimin dhe përmbajtjen e udhëzimeve dhe miratohet nga drejtuesi i kompanisë. Ai pasqyron të gjitha përgjegjësitë e punës së një specialisti të burimeve njerëzore. Përbërja, rregullat e ekzekutimit dhe kompetencat e tyre janë të detajuara me aktet administrative të ndërmarrjes, rregulloret e brendshme, rregulloret federale dhe rajonale. Ato përbëhen nga kryerja e detyrave të mëposhtme:

dokumentacioni i punësimit dhe shkarkimit të punonjësve, transferimi i personelit në njësitë e tjera të stafit në përputhje me normat e Kodit të Punës të Federatës Ruse dhe urdhrat e menaxhimit;
regjistrimi i aktiviteteve dhe ndryshimeve në të dhënat personale të punonjësve në të gjitha nivelet - nga drejtori te rojtari - në përputhje me standardet e dokumenteve të kontabilitetit me ndryshime në bazat e informacionit;
mbledhjen e të dhënave për certifikim dhe trajnim të avancuar;
zhvillimi i një mekanizmi për stimuj dhe ndëshkime;
përpilimin dhe mirëmbajtjen e dosjeve personale, mbledhjen dhe përpunimin e të dhënave personale;
regjistrimi i librave të punës - regjistrimi, regjistrimi, kontabiliteti dhe ruajtja;
formimi i përvojës së punës;
monitorimi i pushimeve dhe kontrolli i orarit;
përzgjedhja në kohë e dokumentacionit për arkivin dhe regjistrimi i tij;

Aktivitetet e një specialisti të personelit ofrojnë qasje në të dhëna konfidenciale - skedarë personalë, sekrete tregtare. Nëse veprimet e një punonjësi i kanë shkaktuar organizatës dëme pronësore ose financiare, ai do të mbajë përgjegjësi sipas ligjit.

Specialisti i burimeve njerëzore mund të kryejë detyrat e tij/saj jashtë orarit. Sipas Art. 152 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, norma jashtë orarit përcaktohet nga ndërmarrja.

Inspektori i Burimeve Njerëzore - përgjegjësitë e punës

Siç thuhet në Drejtorinë e Unifikuar të Kualifikimit, aplikantët me arsim të mesëm konsiderohen për pozicionin e inspektorit të personelit, prania e përvojës profesionale nuk ka rëndësi. I gjithë fushëveprimi i përgjegjësive të punës së inspektorit të BNJ është përcaktuar në udhëzimet e brendshme. Kjo përfshin kryerjen e detyrave nëpunës:

Përveç punës në zyrë, detyrat e inspektorit të Burimeve Njerëzore përfshijnë edhe përzgjedhjen e punonjësve për vendet e lira të punës në përputhje me kërkesat profesionale dhe nivelin e aftësive komunikuese. Oficeri i personelit vendos reklama në shtyp dhe portalet e internetit, dorëzon aplikacionin në qendrën e punësimit dhe kryen intervista. Detyra e tij nuk është vetëm të zgjedhë një profesionist, por të gjejë një person që do të përshtatet lehtësisht në ekip dhe nuk do të bëhet burim konflikti. Menaxhmenti mund të parashikojë detyrën e inspektorit për të zhvilluar një konkurs midis aplikantëve. Ngjarjet e përzgjedhjes dhe kontrolli i kalimit janë përgjegjësi e oficerit të personelit.

Përgjegjësitë e punës së shefit të departamentit të burimeve njerëzore

Vetëm një punonjës me diplomë të arsimit të lartë që ka punuar në një pozicion të ngjashëm për të paktën 3 vjet mund të menaxhojë oficerët e BNJ. Kandidatura e tij përcaktohet vetëm nga kreu i kompanisë. Aktivitetet e menaxhimit kryhen në bazë të statutit të brendshëm të kompanisë, në mënyrë rigoroze brenda kornizës së ligjit të punës dhe civile ruse dhe në përputhje me përshkrimin e punës së punonjësit të personelit. Kreu i OK-së i përgjigjet vetëm drejtuesve të lartë të kompanisë.

Detyrat e shefit të departamentit të burimeve njerëzore përfshijnë si më poshtë:

zhvillimi i rregulloreve për politikën e personelit;
vlerësimi i nevojës së organizatës për rinovimin e personelit;
menaxhimin e stafit sipas autoritetit dhe kompetencës;
mbështetje metodologjike dhe informative për certifikimin, organizimin dhe analizën e rezultateve të tij;
korrigjimi i proceseve të transferimit, shkarkimit ose punësimit të personelit;
aktivitetet korrektuese;
monitorimi i rregullt i kryerjes së përgjegjësive të punës nga specialistët e departamentit të BNJ;
kontroll mbi ekzekutimin e urdhrave për shpërblime dhe stimuj.

Përgjegjësitë e punës së menaxherit të burimeve njerëzore përfshijnë zbatimin e masave për vendosjen e disiplinës së punës dhe rritjen e motivimit të ekipit. Menaxheri përgatit dhe miraton informacionin zyrtar të dedikuar për drejtorin. Menaxhmenti është përgjegjës për ofrimin e konsultimeve për personelin për çështjet aktuale të personelit.

Niveli profesional i menaxherit të OC dëshmohet nga njohuritë mbi legjislacionin e punës dhe civil të Federatës Ruse, metodat për vlerësimin e punonjësve, strukturën e ndërmarrjes, kërkesat për dokumentet, sigurinë nga zjarri dhe standardet e mbrojtjes së punës.

Një udhëzim me përgjegjësitë e një zyrtari personeli - shefi, inspektori ose specialisti - nënshkruhet nga aplikanti kur aplikon për një vend pune. Dokumenti hartohet për secilën kategori punonjësish sipas një modeli standard.

Të nderuar kolegë ju lutemi shkruani se çfarë duhet të bëjë një oficer personeli në një organizatë nga A në Z, çfarë dokumentesh të detyrueshme të mbajë?

Përgjigju

Përgjigja në pyetjen:

Kërkesat për përgjegjësitë e punës së një oficeri të personelit parashikohen në Drejtorinë e Kualifikimit të pozicioneve për menaxherët, specialistët dhe punonjësit e tjerë, të miratuar me Rezolutën e Ministrisë së Punës të Rusisë, datë 21 gusht 1998 nr. 37 ( shih më poshtë në tekst ).

Përgjegjësitë e një punonjësi të burimeve njerëzore mund të ndryshojnë në varësi të organizatës. Diku, funksionaliteti i një oficeri të personelit mund të zgjerohet sipas gjykimit të menaxhmentit.

Në mënyrë tipike, përgjegjësitë e një punonjësi të burimeve njerëzore përfshijnë:

Mirëmbajtja dhe regjistrimi i personelit të ndërmarrjes dhe divizioneve të saj në përputhje me format e unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit.
Regjistrimi i pranimit, transferimit dhe shkarkimit të punonjësve në përputhje me legjislacionin e punës, rregulloret dhe urdhrat e drejtuesit të ndërmarrjes, si dhe dokumentacionin tjetër të krijuar të personelit.
Formimi dhe mbajtja e dosjeve personale të punonjësve, duke bërë ndryshime në to lidhur me aktivitetet e punës.
Përgatitja e materialeve të nevojshme për kualifikimin, certifikimin, komisionet e konkurrimit dhe emërimin e punonjësve për stimuj dhe çmime.
Plotësimi, regjistrimi dhe ruajtja e librave të punës, llogaritja e kohëzgjatjes së shërbimit, lëshimi i certifikatave të aktiviteteve të punës aktuale dhe të kaluara të punonjësve.
Bën shënime në librat e punës për stimujt dhe shpërblimet për punonjësit.
Futja e informacionit për përbërjen sasiore, cilësore të punëtorëve dhe lëvizjen e tyre në bankën e të dhënave të personelit të ndërmarrjes, monitoron përditësimin dhe rimbushjen e tij në kohë.
Mbajtja e shënimeve për ofrimin e pushimeve për punonjësit, monitoron përgatitjen dhe respektimin e orareve të rregullta të pushimeve.
Regjistrimi i kartës së sigurimit pensional, dokumente të tjera të nevojshme për caktimin e pensioneve për punonjësit e ndërmarrjes dhe familjet e tyre, vendosjen e përfitimeve dhe kompensimit.
Studimi i shkaqeve të qarkullimit të stafit, pjesëmarrja në zhvillimin e masave për reduktimin e tij.
Përgatitja e dokumenteve pas skadimit të periudhave të përcaktuara të ruajtjes aktuale për depozitim në arkiv.
Kryerja e punës së vjeljes organizatave personelin e profesioneve të kërkuara,
specialitete dhe kualifikime.
Merrni pjesë në rekrutimin, përzgjedhjen dhe vendosjen e personelit.
Kryerja e një studimi dhe analize të punës dhe kualifikimeve profesionale
strukturat e personelit organizatave dhe ndarjet e saj, dokumentacioni i krijuar mbi
të dhënat e personelit në lidhje me rekrutimin, transferimin, punësimin dhe largimin nga puna
punonjësve, rezultatet e certifikimit të punonjësve dhe vlerësimi i cilësive të tyre të biznesit në mënyrë që të
përcaktimin e nevojave aktuale dhe të ardhshme të personelit, përgatitjen e propozimeve për
plotësimi i vendeve vakante dhe krijimi i një rezerve për promovim.
Merrni pjesë në hulumtimin e tregut të punës për të identifikuar burimet e kënaqësisë
nevojat e personelit, vendosja dhe mbajtja e lidhjeve të drejtpërdrejta me institucionet arsimore,
kontaktet me organizatave profil të ngjashëm.
Informoni punonjësit organizatave në lidhje me vendet e lira të punës.
Merrni pjesë në zhvillimin e planeve afatgjata dhe aktuale të punës.
Të monitorojë vendosjen dhe vendosjen e specialistëve të rinj dhe
punëtorët e rinj në përputhje me profesionin e fituar në institucionin arsimor dhe
specialiteti, duke kryer praktikat e tyre, duke marrë pjesë në punën e përshtatjes
punëtorë të sapo punësuar për aktivitete prodhuese.
Merrni pjesë në përgatitjen e propozimeve për zhvillimin e personelit, planifikimin e biznesit
karrierën, trajnimin dhe zhvillimin e personelit, si dhe në vlerësimin e performancës
trajnimi.
Merr pjesë në organizimin e punës, metodologjike dhe informative
sigurimi i komisioneve të kualifikimit, certifikimit, konkurrimit, regjistrimi i tyre
vendimet.
Analizoni gjendjen e disiplinës së punës dhe performancës nga punonjësit
organizatave Rregulloret e punës, lëvizja e personelit, marrin pjesë në zhvillim
masat për të reduktuar qarkullimin dhe për të përmirësuar disiplinën e punës.
Monitoroni përpunimin në kohë të pranimit, transferimit dhe shkarkimit
punonjësit, duke lëshuar vërtetime për aktivitetet e tyre aktuale dhe të mëparshme të punës,
respektimi i rregullave për ruajtjen dhe plotësimin e librave të punës, përgatitjen e dokumenteve për
vendosja e përfitimeve dhe kompensimeve, regjistrimi i pensioneve për të punësuarit dhe të tjera të themeluara
dokumentacionin e personelit, si dhe futjen e informacionit përkatës në bankën e të dhënave mbi
stafit organizatave.
Përgatitni raporte të përcaktuara.

Në lidhje me pyetjen e dytë:

Nuk ka asnjë listë të vetme të dokumenteve që duhet të jenë në departamentin e burimeve njerëzore: secila organizatë ka të sajën. Sidoqoftë, Kodi i Punës emërton dokumente, prania e të cilave është e detyrueshme në departamentin e personelit (për shembull, një kontratë pune, një orar pushimesh, rregullore lokale).

Prandaj, dokumentet e detyrueshme të departamentit të burimeve njerëzore përfshijnë:

1. Kontrata e punës. Bazuar në Art. 56 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, një kontratë pune është një marrëveshje midis një punëdhënësi dhe një punëmarrësi, sipas së cilës punëdhënësi merr përsipër t'i sigurojë punonjësit punë për një funksion të caktuar të punës, të paguajë pagat në kohë dhe plotësisht, dhe punonjësi merr përsipër të kryejë personalisht funksionin e punës të përcaktuar nga kjo marrëveshje dhe të respektojë rregullat e rutinës së brendshme të punës.

2. Procesverbali i punës. Në bazë të Artit. 66 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, ato janë dokumenti kryesor për veprimtarinë e punës dhe kohëzgjatjen e shërbimit të punonjësit. Të gjithë punëdhënësit (me përjashtim të punëdhënësve - individë që nuk janë sipërmarrës individualë) janë të detyruar të mbajnë libra pune për secilin punonjës që ka punuar për ta për më shumë se pesë ditë, nëse kjo punë është kryesore për punëmarrësin. Ju kujtojmë se procedura për mbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës është miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 16 Prill 2003 Nr. 225 "Për librat e punës". Në të njëjtën kohë, korrektësia e bërjes së shënimeve në libra përcaktohet nga Udhëzimet për plotësimin e librave të punës, miratuar me Rezolutën e Ministrisë së Punës të Rusisë, datë 10 tetor 2003, nr. 69.

3. Libri i faturës dhe shpenzimeve për kontabilitetin e formularëve të librit të punës dhe të futjeve në të, si dhe libri i regjistrimit të lëvizjes punëtore libra dhe inserte në to. Këto libra duhet të jenë të numëruara, të lidhura, të vërtetuara me nënshkrimin e drejtuesit të organizatës, si dhe të vulosen me një vulë dylli ose të vulosur (klauzola 41 e Rregullave për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës).

4. Stafi dhe orari i pushimeve. Detyrimi për të hartuar një orar pushimesh është pa dyshim, kjo thuhet drejtpërdrejt në Art. 123 Kodi i Punës i Federatës Ruse. Por Kodi i Punës nuk parashikon mirëmbajtjen e detyrueshme të tryezës së personelit, megjithëse formulari i tij Nr. T-3 u miratua me Rezolutën e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 5 janar 2004 Nr. 1.

Më 01/01/2013 hyri në fuqi ligji i ri federal 06/12/2011 Nr. 402-FZ "Për Kontabilitetin" dhe secila organizatë ka të drejtë të zhvillojë format e veta të dokumenteve të kontabilitetit parësor. Formularët e detyrueshëm të unifikuar do të mbeten vetëm për organizatat buxhetore.

Megjithatë, autoritetet rregullatore dhe gjykatat pothuajse gjithmonë e kërkojnë këtë dokument kur shqyrtojnë mosmarrëveshjet e punës. Prania e tavolinës së personelit dhe ndryshimet në të na jep justifikim për shkarkimin e punëtorëve për të zvogëluar numrin ose stafin e punëtorëve. Tabela e personelit do t'i lejojë punëdhënësit të buxhetojë kostot e tij për personelin që paguhet.

5. Fleta e kohës. Një fletë kohore duhet të mbahet në çdo organizatë në bazë të Artit. 91 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, i cili detyron punëdhënësin të regjistrojë me saktësi kohën e punës të punuar nga secili punonjës.

6. Kartat personale dhe porositë për personelin. Format e këtyre dokumenteve përcaktohen me Dekret të Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 5 janar 2004 Nr. 1. Kërkohet një kartë personale (formulari T-2) për shkak të kërkesave të Rregullave për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës, pasi punëdhënësi kopjon shënimet në librin e punës në të dhe është i detyruar të njohë punonjësin me secilën hyrje të tillë (klauzola 12). Përveç kësaj, ky dokument përmban të dhënat personale të punonjësit, kështu që duhet të ruhet në një kasafortë në mënyrë që personat e paautorizuar të mos kenë akses në të.

Urdhrat (për punësimin (formularët T-1, T-1a), për transferim (formularët T-5, T-5a), për promovim (formularët T-11, T-11a), etj.) janë gjithashtu të detyrueshme, sepse në në bazë të tyre, punonjësit i jepet pushimi, ai dërgohet në një udhëtim pune, departamenti i kontabilitetit llogarit dhe bën pagesat, etj.

7. Urdhra për aktivitetet kryesore. Së pari, këto urdhra duhet të mbahen veçmas nga urdhrat për personelin dhe së dyti, ato duhet të kenë nënshkrimin e menaxherit dhe, në disa raste, viza miratimi.

8. Përshkrimet e punës së punonjësve. Kodi i Punës nuk përmban asnjë përmendje të përshkrimeve të vendeve të punës, megjithëse ato janë një mjet integral për rregullimin e marrëdhënieve të punës. Rostrud në letrën nr. 3042-6-0 datë 08/09/2007 vuri në dukje se ky nuk është thjesht një dokument formal, por një dokument që përcakton detyrat, kërkesat për kualifikim, funksionet, të drejtat, përgjegjësitë dhe përgjegjësitë e punonjësit. Për më tepër, ky departament rekomandoi zhvillimin e tyre për çdo pozicion (përfshirë ato vakante) të disponueshme në tabelën e personelit, duke vënë në dukje se përshkrimi i punës mund të jetë ose një aneks i kontratës së punës ose një dokument i veçantë.

9. Regjistri i auditimit. Detyrimi për të mbajtur këtë ditar përcaktohet nga Art. 16 i Ligjit Federal të 26 dhjetorit 2008 Nr. 294-FZ "Për mbrojtjen e të drejtave të personave juridikë dhe sipërmarrësve individualë në ushtrimin e kontrollit shtetëror (mbikëqyrjes) dhe kontrollit komunal". Në një regjistër të tillë, autoritetet rregullatore bëjnë një procesverbal të inspektimit të kryer. Formulari standard i revistës është miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Zhvillimit Ekonomik të Rusisë, datë 30 Prill 2009 Nr. 141. Mos harroni se revista duhet të jetë e qepur, e numëruar dhe e certifikuar me vulën e një personi juridik ose sipërmarrës individual.

10. Ditar për punonjësit që largohen në udhëtime pune nga organizata dërguese (aplikimi nr). Ditar për punonjësit që mbërrijnë në organizatën në të cilën janë postuar(Shtojca nr. 3). Detyrimi për mbajtjen e këtyre regjistrave përcaktohet nga Procedura për regjistrimin e punonjësve që largohen në udhëtime pune nga organizata dërguese dhe mbërritën në organizatën në të cilën janë dërguar, miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Shëndetësisë dhe Zhvillimit Social të Rusisë, datë 11 shtator, 2009 nr 739n.

11. Rregulloret vendore. Ky është një bllok mjaft i madh dokumentesh, sepse është me këto akte që punëdhënësi rregullon aktivitetet e tij dhe proceset e caktuara brenda kompanisë. Megjithatë, rregulloret lokale mund të ekzistojnë ose jo në organizatë. Sidoqoftë, ka akte që punëdhënësi është i detyruar t'i zhvillojë dhe zbatojë në çdo organizatë:

- Rregulloret e brendshme të punës- akti rregullator i parë dhe më i rëndësishëm vendor që rregullon procedurën e punësimit dhe shkarkimit të punonjësve, të drejtat, detyrat dhe përgjegjësitë themelore të palëve në kontratën e punës, orët e punës, periudhat e pushimit, stimujt dhe gjobat e aplikuara për punonjësit, si dhe të tjera. çështjet që rregullojnë marrëdhëniet e punës me një punëdhënës të caktuar (neni 189 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Kërkohet pothuajse në çdo lloj mosmarrëveshje pune.

- Rregulloret për shpërblimin(është gjithashtu e mundur të hartohet një dispozitë e veçantë për shpërblimet nëse nuk ka seksion për shpërblimet, shtesat dhe pagesat shtesë në rregulloret për shpërblimin ose rregulloret e brendshme të punës). Është e nevojshme në bazë të Artit. 135 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, sipas të cilit sistemet e shpërblimit, duke përfshirë tarifat, pagat (pagat zyrtare), pagesat shtesë dhe shtesat e një natyre kompensuese, përfshirë për punë në kushte që devijojnë nga normalja, sistemet e pagesave shtesë dhe stimulimi sistemet e shtesave dhe bonuseve janë krijuar me marrëveshje kolektive, marrëveshje dhe rregullore lokale.

- Rregulloret për ruajtjen dhe mbrojtjen e të dhënave personale. Në bazë të Artit. 87 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, punëdhënësi duhet të ketë një akt lokal që përcakton procedurën për ruajtjen dhe përdorimin e të dhënave personale të punonjësve.

Kështu, më lart kemi renditur të gjitha dokumentet që duhet të jenë në çdo departament të HR. Megjithatë, ka edhe nga ato që zhvillohen dhe miratohen vetëm në një organizatë specifike, në varësi të specifikave të aktivitetit. Kështu, përveç rregulloreve vendore, mund të zhvillohen dispozita për sekretet tregtare, hetimet zyrtare, certifikimin, periudhat e provës, etj. Përveç kësaj, në varësi të kushteve të punës, një orar turnesh, një listë pozicionesh për punonjësit me orar të parregullt të punës, dhe kontratat mund të shfaqen mbi detyrimin financiar kolektiv ose individual, etj.

1. formularët e ditarit të regjistrimit të dokumenteve;

Gjatë aktiviteteve të tyre, organizatat mbajnë regjistra të ndryshëm të kontabilitetit dhe regjistrimit, përfshirë drejtpërdrejt në shërbimin e personelit.

Mbajtja e regjistrave ndihmon, nëse është e nevojshme, për të lehtësuar kërkimin e informacionit të nevojshëm ose për të bërë një përzgjedhje për çdo analizë.

Për më shumë informacion në lidhje me ditarët, qëllimin e tyre, mirëmbajtjen e detyrueshme dhe periudhat e ruajtjes, shihni tabelën më poshtë.

Shembujt e dizajnit të revistave mund të shihen duke ndjekur lidhjet:

E detyrueshme

Detaje në materialet e Sistemit të Personelit:

1. Përgjigje:Si të krijoni një listë të rasteve në shërbimin e personelit

Qëllimi i nomenklaturës së lëndëve

Në mënyrë tipike, lista e rasteve përpilohet si një dokument i vetëm për të gjithë organizatën. Për më tepër, ai përfshin nomenklaturat e departamenteve individuale. Për shembull, zyra, sekretariati, departamenti financiar, departamenti administrativ, departamenti i burimeve njerëzore.

Llojet e listave të rasteve

Ekzistojnë tre lloje të nomenklaturës së rasteve: standarde, e përafërt dhe individuale.

Nomenklatura standarde e çështjeve ofron një listë të detyrueshme të rasteve që hapen në organizata të ngjashme. Si rregull, nomenklatura standarde zhvillohet në institucione që kanë një rrjet të gjerë organizatash vartëse.

Nomenklatura e përafërt e rasteve është e ngjashme në qëllim me nomenklaturën standarde. Ai po zhvillohet gjithashtu për organizata të të njëjtit lloj, por ka vetëm natyrë këshilluese. Kjo do të thotë që ndërmarrjeve vartëse u jepet e drejta të vendosin vetë nëse do ta pranojnë dokumentin si mostër ose do të zhvillojnë skemën e tyre të rrjedhës së punës.

Çdo organizatë zhvillon një nomenklaturë individuale të rasteve. Në këtë rast, titujt e çështjeve dhe periudhat e ruajtjes së dokumenteve i transferohen plotësisht atij nga nomenklatura standarde ose e përafërt. Nëse një organizatë nuk ka një nomenklaturë standarde ose të përafërt të rasteve, ajo zhvillon një nomenklaturë individuale në mënyrë të pavarur.

Këto lloje të nomenklaturës së rasteve parashikohen në Institucionin Arsimor Buxhetor të Shtetit të miratuar nga Duma e Shtetit.

Afatet për miratimin e listës së lëndëve

Nomenklatura e lëndëve duhet të zhvillohet dhe miratohet në organizatë në fund të çdo viti kalendarik dhe të vihet në fuqi nga janari i vitit të ardhshëm. Si rregull, shërbimi i menaxhimit të të dhënave të organizatës (zyra, sekretariati) është përgjegjës për zhvillimin e nomenklaturës. Detyra kryesore e drejtuesit zyrtar të kësaj njësie strukturore është të mbledhë pjesë të nomenklaturës së unifikuar të ardhshme nga të gjitha departamentet e organizatës, t'i përmbledhë ato, të bëjë ndryshimet e nevojshme dhe t'i japë dokumentit formën e vendosur. Pastaj dokumenti duhet të bihet dakord me komisionin e ekspertëve të kompanisë dhe me shërbimin arkivor (një komision ekspertësh krijohet në organizatë për të përcaktuar vlerën e dokumentit dhe përbëhet, si rregull, nga punonjës me kohë të plotë). Pasi projektnomenklatura e çështjeve të marrë miratimin e specialistëve, drejtuesi i shërbimit të menaxhimit të zyrës duhet të vendosë nënshkrimin e tij. Në versionin përfundimtar, dokumenti duhet të miratohet nga kreu i organizatës, duke vendosur një vulë miratimi mbi të.

Nomenklatura e punëve të shërbimit të personelit

Plotësimi i listës së rasteve

Plotësoni kolonat në sekuencën vijuese - Nr. 1, nr. 2, nr. 4, nr. 5. Vendosni të dhënat në kolonën nr. 3 të fundit, përkatësisht në fund të vitit kalendarik, kur numri i saktë i ruajtjes njësitë (vëllimet, dosjet, librat, revistat) bëhen të njohura).

Kolona nr. 1 e listës së çështjeve

Në kolonën nr. 1 të nomenklaturës shkruani indekset e secilit rast. Indeksi përbëhet nga dy pjesë: numri (kodi) i njësisë strukturore në përputhje me tabelën e personelit të organizatës dhe numrin serial të çështjes së formuar në shërbimin e personelit. Indekset e rasteve tregohen me numra arabë. Për shembull, 05-07, ku 05 është kodi i shërbimit të personelit sipas tabelës së personelit, 07 është numri serial i çështjes (dosjes) sipas nomenklaturës së çështjeve. Ndani grupet e numrave të indeksit me vizë. Më pas, transferoni indekset e lëndëve nga nomenklatura në shtyllat e dosjeve (lidhësve), dhe kur dorëzoni lëndët në arkiv, në kopertinën e çështjes. Rastet që përmbajnë çështje që nuk janë zgjidhur brenda një viti duhet të përfshihen në listën e vitit të ardhshëm me të njëjtin indeks. Raste të tilla përfshijnë, për shembull, kartat personale, librat e punës dhe revistat e kontabilitetit.

Kolona nr. 2 e listës së çështjeve

Në kolonën nr. 2 të nomenklaturës, tregoni titujt e dosjeve (dosjeve) të të gjitha dokumenteve me të cilat punoni (hyrëse, dalëse, të brendshme), si dhe materialet e referencës dhe regjistrimit (skedarët e kartave, revistat (librat) për kontabilitet dhe lëshim. dokumente). Mos përfshini titujt e botimeve të shtypura (buletinet, tarifat dhe materialet e tjera referente) në nomenklaturë.

Rregulloni titujt e rasteve në një sekuencë të caktuar. Kjo sekuencë varet nga rëndësia e dokumenteve të përfshira në rast. Së pari, listoni titujt e rasteve që përmbajnë dokumentacion organizativ - Rregulloret për departamentin e BNJ dhe përshkrimet e punës së punonjësve. Tjetra, shkruani titujt e rasteve që përmbajnë dokumentacion administrativ - urdhra për punësimin, transferimin dhe largimin nga puna të punonjësve, gjobat, stimujt, udhëtimet e biznesit. Pastaj tregoni titujt e rasteve me dokumentacionin e kontabilitetit dhe referencës - oraret e personelit, kartat personale, oraret e pushimeve, regjistrat për punonjësit e dërguar në udhëtime pune, etj. Plotësoni listën me korrespondencën zyrtare të brendshme (raporte, shënime shpjeguese, përfaqësime).

Këshilla e redaktorit : pasi të listoni titujt e të gjitha rasteve ekzistuese në nomenklaturë, në kolonën nr. 1 vendosni disa indekse të tjera si numra rezervë dhe në kolonën nr. 2 lini hapësirë të lirë. Kjo është e nevojshme për të marrë parasysh raste të reja, të paparashikuara më parë që mund të lindin në shërbimin e personelit gjatë vitit.

Kolona nr.4 e nomenklaturës së lëndëve

Në kolonën nr. 4 të nomenklaturës, tregoni periudhën e ruajtjes për çdo dosje dhe numrat e artikujve përkatës të miratuar. Gjatë plotësimit të kësaj kolone, kini parasysh se nomenklatura duhet të përmbajë titujt e të gjitha lëndëve të hapura gjatë vitit. Në të njëjtën kohë, futni dosjet personale të punonjësve, pavarësisht nga numri i tyre, në nomenklaturë si një skedar ose si dy skedarë, për shembull, "Dosjet personale të punonjësve të menaxhimit" dhe "Dosjet personale të punonjësve". Baza për këtë ndarje janë periudha të ndryshme ruajtjeje: dosjet personale të menaxherëve ruhen përgjithmonë, dhe dosjet personale të punonjësve kanë një periudhë të kufizuar - 75 vjet (lista e miratuar). Si një gjë, përfshini kartat personale të punonjësve, si dhe librat e punës, në nomenklaturë. Një çështje e pavarur në nomenklaturë do të jetë çdo ditar ose libër kontabël i mbajtur në shërbimin e personelit.

Kolona nr. 5 e listës së çështjeve

Në kolonën nr. 5 të nomenklaturës, bëni shënime për vendosjen e çështjeve, për transferimin e çështjeve, për ndarjen e çështjeve për shkatërrim, për personat përgjegjës për formimin e çështjeve, për transferimin e çështjeve në një organizatë tjetër, etj. Për shembull, një shënim mund të duket kështu: "Çështja është hapur 13.01.06", "Dokumentet origjinale ruhen në departamentin e përgjithshëm", etj. Shenja të tilla mund të vendosen gjatë gjithë periudhës së vlefshmërisë së artikull.

Regjistrim përmbledhës i numrit të rasteve

Në fund të vitit kalendarik, shërbimi i menaxhimit të të dhënave të organizatës (një shërbim tjetër përgjegjës për përpilimin e nomenklaturës së skedarëve) duhet të hartojë një regjistrim përfundimtar të numrit të skedarëve të hapur (vëllimet, pjesët) e ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme (GSDOU, miratuar ).

Nina Kovyazina,
Zëvendësdrejtor i Departamentit të Arsimit dhe Burimeve Njerëzore të Ministrisë së Shëndetësisë Ruse

2. Përgjigje:Cilat regjistra të kontabilitetit dhe regjistrimit duhet të mbahen në shërbimin e personelit

Llojet e revistave

Gjatë aktiviteteve të tyre, organizatat mbajnë regjistra të ndryshëm të kontabilitetit dhe regjistrimit, përfshirë drejtpërdrejt në shërbimin e personelit. Në përgjithësi, të gjithë regjistrat synojnë të mbajnë shënime dhe të strukturojnë ndonjë nga sa vijon:

Mbajtja e regjistrave ndihmon, nëse është e nevojshme, për të lehtësuar kërkimin e informacionit të nevojshëm ose për të bërë një përzgjedhje për çdo analizë. Për shembull, mund të përcaktoni shpejt kur erdhi hera e fundit që një inspektor nga Rostrud.

Të gjitha regjistrat e kontabilitetit dhe regjistrimit të përdorura nga shërbimi i personelit mund të ndahen:

i detyrueshëm për mirëmbajtje;
të rekomanduara.

Detyra kryesore e departamentit të burimeve njerëzore të një ndërmarrje është të punojë me personelin. Nëse nuk zhyteni në të, mund të duket se funksionet e një oficeri të personelit reduktohen në mirëmbajtjen e dokumenteve. Por a është vërtet kështu? Në këtë artikull do të analizojmë pyetjet kryesore në lidhje me punën e një punonjësi të burimeve njerëzore: detyrat, funksionaliteti, të drejtat dhe përgjegjësitë.

Nga artikulli do të mësoni:

Përgjegjësitë e punës së një oficeri të personelit

Fjala "oficer personeli" është ngulitur fort në leksikun e korporatës - pothuajse çdo ndërmarrje ka një punonjës që quhet kështu. Për më tepër, funksionaliteti i një oficeri të personelit në kompani të ndryshme mund të jetë i ndryshëm. Në disa vende, përgjegjësitë e tij përfshijnë vetëm përgatitjen e dokumentacionit, dhe në disa vende ai është një gjeneralist që merret me kërkimin, përzgjedhjen, trajnimin dhe integrimin e personelit.

Kjo sepse "oficer personeli" është një emër i përgjithësuar i përditshëm për një familje të tërë specialitetesh. Në Drejtorinë e Unifikuar të Kualifikimit (miratuar me Rezolutën nr. 37, datë 21.08.1998), 17 profesione janë klasifikuar si çështje personeli. Ata janë të bashkuar nga kërkesa të ngjashme kualifikimi, por në detaje përgjegjësitë e një punonjësi të burimeve njerëzore varen nga specifikat e një ndërmarrje të caktuar, numri i punonjësve, politikat e menaxhimit të personelit dhe shumë faktorë të tjerë.

Gjithashtu, që nga viti 2015 është në fuqi standardi profesional “Specialist i Menaxhimit të Burimeve Njerëzore” (zbatuar me Urdhrin Nr. 691n datë 06.10.2015), i cili përshkruan ndër të tjera edhe përgjegjësitë funksionale.

Dokumentet e listuara shërbejnë si bazë për formimin e përshkrimeve të punës së departamentit të burimeve njerëzore dhe kërkesat për punonjësit në pozicione specifike.

Programet e trajnimit zhvillohen nga ekspertë të respektuar në fushën e marrëdhënieve të punës. Pasi të keni marrë arsim profesional shtesë, do të jeni në gjendje të përgatiteni për formate të reja të inspektimeve nga Inspektorati Shtetëror i Taksave, Roskomnadazor dhe Prokuroria, të hartoni dokumente në përputhje me kërkesat e reja të Rostrud, të largoni punonjësit pa pretendime ose mosmarrëveshje ligjore, dhe me shume.

Për ta përmbledhur, ajo që bën një oficer personeli mund të grupohet në disa kategori të mëdha:

Organizimi dhe mirëmbajtja e rrjedhës së dokumenteve:

Regjistrimi i punësimit, transferimet dhe largimet nga puna (përgatitja e porosive, mirëmbajtja dhe ruajtja e librave të punës dhe kartave personale).
Regjistrimi i orëve të punës në fletë kohore, sigurimi i pushimeve, udhëtimeve të punës, pushimeve mjekësore.
Zhvillimi dhe monitorimi i respektimit të orarit të pushimeve.
Përgatitja dhe dorëzimi i raporteve të detyrueshme pranë autoriteteve rregullatore.

Formimi i stafit:

Analiza e situatës së personelit në ndërmarrje, identifikimi i nevojave për personel.
Pjesëmarrja në zhvillimin e politikave të personelit dhe personelit.
Kërkimi dhe intervistimi i punonjësve, krijimi i një rezerve personeli.

Puna me personelin:

Vlerësimi i efikasitetit, zhvillimi dhe zbatimi i aktiviteteve të zhvillimit të personelit.
Kryerja e certifikimeve.
Organizimi i ndërtimit të ekipit dhe ngjarjeve të tjera të korporatës.

Çfarë pozicionesh ka në departamentin e burimeve njerëzore?

Secila nga kategoritë e përshkruara përfshin një sasi të madhe pune që kërkon njohuri dhe aftësi të specializuara. Është e vështirë për një person të përballojë gjithçka menjëherë. Si rregull, departamenti i burimeve njerëzore (HR) bashkon disa specialistë:

Shefi OK. Ai koordinon punën e shërbimit, menaxhon specialistët e departamentit dhe kontrollon aktivitetet e tyre. Raporton tek kreu i kompanisë.
Inspektor i Burimeve Njerëzore. Ky specialist zakonisht është përgjegjës për punën e zyrës dhe dokumentet e tjera.
menaxher i burimeve njerëzore. Përgjegjësitë e punës së këtij oficeri të burimeve njerëzore përfshijnë punën me personelin: kërkimin, përzgjedhjen, masat për të rritur motivimin.

Si të zgjidhni me siguri shtatë problemet e përjetshme të oficerëve të personelit. Përgjigje nga Valentina Andreeva

Si të kuptoni se sa specialistë të burimeve njerëzore i duhen një ndërmarrje? Ligji nuk i kufizon punëdhënësit në asnjë mënyrë - ju mund të krijoni një shërbim të madh për të punuar me personelin ose të kufizoheni në një specialist të përgjithshëm për punësim me kohë të plotë ose të pjesshme. Ose mund të përdorni rekomandimin e Ministrisë së Punës (Rezoluta nr. 78 e 14 nëntorit 1991), e cila parashikon standardet e mëposhtme për ndërmarrjet me staf:

Deri në 500 persona – 1 punëtor me kohë të pjesshme.
500-2000 persona – 1 punonjës.
2000-4000 persona – 2 punonjës (në tekstin e mëtejmë +1 specialist për çdo 3000 persona).

Disa menaxherë besojnë se përgjegjësitë kryesore të një oficeri të personelit në një ndërmarrje përfshijnë regjistrimin ushtarak të punonjësve. Por kjo nuk është e vërtetë. Dekreti i qeverisë nr. 719 i datës 27 nëntor 2006 parashikon që të ketë specialistë të veçantë në staf për këtë punë nëse numri i punonjësve të regjistruar në ushtri i kalon 500 persona. Kjo mund të jetë një punë me kohë të pjesshme, por funksionet duhet të diferencohen.

Përshkrimi i punës për zyrtarin e burimeve njerëzore

Nuk ka asnjë DI të miratuar ligjërisht për një specialist të burimeve njerëzore - çdo punëdhënës vendos se çfarë bën një specialist i burimeve njerëzore në kompaninë e tij, bazuar në qëllimet dhe objektivat e veprimtarisë së tij ekonomike. Një parakusht është respektimi i standardit profesional dhe dispozitave të Manualit të Kualifikimit.

Ne ju ofrojmë një shembull standard përshkrimi të punës për departamentin e burimeve njerëzore, të cilin mund ta merrni si bazë dhe ta përshtatni me kompaninë tuaj.

Kërkesat për një oficer personeli gjatë punësimit

Kërkesat minimale profesionale për një punonjës OK përcaktohen nga Manuali i Kualifikimit dhe Standardi Profesional. Seti i kritereve varet nga pozicioni për të cilin aplikanti aplikon dhe grupi i përgjegjësive që ai parashikon.

Kërkesat për punonjësit e zakonshëm janë më pak të rrepta. Pra, një aplikant për pozicionin e inspektorit të personelit ka nevojë për një minimum arsimi të mesëm ose të mesëm të specializuar, trajnime (kurse) të specializuara profesionale dhe 3 vjet përvojë në fushën e punës me personel.

Të drejtat dhe përgjegjësitë e punonjësve të burimeve njerëzore

Detyrat zyrtare të një oficeri të personelit në një organizatë përcaktojnë kryesisht të drejtat e tij. Zakonisht ato përcaktohen në përshkrimin e punës. Në mënyrë tipike kjo është:

E drejta për të bërë propozime për riorganizimin e punës së personelit tek drejtuesi i kompanisë.
E drejta e aksesit në informacionin personal të nevojshëm për kryerjen e detyrave zyrtare.
E drejta për të përfaqësuar interesat e organizatës përpara autoriteteve rregullatore.

Shtrirja e përgjegjësisë së një punonjësi të personelit është e kufizuar, si rregull, nga DI dhe rregulloret e brendshme. Kështu, një specialist i HR mund të jetë përgjegjës për:

Shkaktimi i dëmit material ndaj punëdhënësit (përgjegjësi e pjesshme).
Shkelja e konfidencialitetit të të dhënave personale.
Gabime në raportet e kërkuara ose mosdorëzimi i tyre në kohë.
Shkelje e disiplinës së punës dhe rregullave të VTR.

Mospërmbushja e detyrave në departamentin e burimeve njerëzore.

_____________

(emri i kompanisë)

E MIRATUA

________________________________

(organi i një personi juridik (themeluesit)

________________________________

(personi i autorizuar për të miratuar

PËRSHKRIMI I PUNËSInspektor i Burimeve Njerëzore 00.00.0000 № 00

________________________________

Përshkrimi i punës)

____________________________________

(nënshkrimi) (mbiemri, inicialet)

I. Dispozitat e përgjithshme

1. Inspektor i Burimeve Njerëzore i përket kategorisë së specialistëve.

2. Personi që ka arsim të mesëm profesional pa kërkesa për përvojë pune ose arsim fillor profesional, aftësim special sipas programit të përcaktuar dhe përvojë pune në profilin të paktën 3 vjet, duke përfshirë të paktën 1 vit në ndërmarrjen e caktuar, është pranohet në detyrën e inspektorit të personelit.

3. Inspektor i Burimeve Njerëzore punësohet dhe shkarkohet nga drejtori organizatave.

4. Inspektori i Burimeve Njerëzore duhet të dijë:

- aktet ligjore legjislative dhe rregullatore, materialet metodologjike për mirëmbajtjen e dokumentacionit për kontabilitetin dhe lëvizjen e personelit;

- legjislacioni i punës;

- struktura dhe stafi i ndërmarrjes;

- procedurën për regjistrimin, mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës dhe dosjeve personale të punonjësve të ndërmarrjes;

- procedurën për përcaktimin e emrave të profesioneve të punëtorëve dhe pozitave të punonjësve, përvojën e përgjithshme dhe të vazhdueshme të punës, përfitimet, kompensimin dhe regjistrimin e pensioneve për punëtorët;

- procedura për regjistrimin e lëvizjes së personelit dhe hartimin e raporteve të vendosura;

- procedura për mbajtjen e një banke të të dhënave për personelin e ndërmarrjes;

- bazat e punës në zyrë;

- mjetet e teknologjisë kompjuterike, komunikimit dhe komunikimit;

- rregulloret e brendshme të punës;

- rregullat dhe rregulloret për mbrojtjen e punës, sigurinë, kanalizimet industriale dhe mbrojtjen nga zjarri.

5. Në aktivitetet e tij, inspektori i personelit udhëhiqet nga:

- legjislacioni i Federatës Ruse,

- Statuti i organizatës,

- urdhra dhe udhëzimepunonjësit të cilëve ai është në varësi sipas këtij udhëzimi,

- këtë përshkrim të punës,

- Rregulloret e brendshme të punës të organizatës,

- __________________________________________________.

6. Inspektor i Burimeve Njerëzore Raporton drejtpërdrejt te shefi i departamentit të BNJ.

7. Gjatë mungesës së inspektorit të burimeve njerëzore (udhëtim pune, pushime, sëmundje, etj.) detyrat e tij kryhen nga një person i emëruar nga drejtori i organizatës në mënyrën e përcaktuar, i cili fiton të drejtat, detyrimet përkatëse dhe është përgjegjës për kryerjen e detyrave që i janë caktuar.

8. __________________________________________________________.

II. Përgjegjësitë e punës.

Inspektori i Burimeve Njerëzore:

Mban shënime për personelin e ndërmarrjes dhe divizionet e saj në përputhje me format e unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit.
Përgatit punësimin, transferimin dhe largimin nga puna të punonjësve në përputhje me legjislacionin e punës, rregulloret dhe urdhrat e drejtuesit të ndërmarrjes, si dhe dokumentacionin tjetër të përcaktuar të personelit.
Formon dhe ruan dosjet personale të punonjësve, bën ndryshime në to lidhur me veprimtaritë e punës.
Përgatit materialet e nevojshme për kualifikimin, certifikimin, komisionet e konkurrimit dhe prezantimin e punonjësve për stimuj dhe çmime.
Plotëson, regjistron dhe ruan librat e punës, llogarit kohëzgjatjen e shërbimit, lëshon certifikata të aktiviteteve të punës aktuale dhe të kaluara të punonjësve.
Bën shënime në librat e punës për stimujt dhe shpërblimet për punonjësit.
Fut informacion në lidhje me përbërjen sasiore, cilësore të punonjësve dhe lëvizjen e tyre në bankën e të dhënave për personelin e ndërmarrjes, monitoron përditësimin dhe rimbushjen e tij në kohë.
Mban shënime për ofrimin e pushimeve për punonjësit, monitoron përgatitjen dhe respektimin e orareve të rregullta të pushimeve.
Përgatit kartat e sigurimit pensional dhe dokumente të tjera të nevojshme për caktimin e pensioneve për punonjësit e ndërmarrjes dhe familjet e tyre, duke vendosur përfitime dhe kompensime.
Studion shkaqet e qarkullimit të personelit dhe merr pjesë në zhvillimin e masave për reduktimin e tij.
Përgatit dokumentet pas skadimit të periudhave të përcaktuara të ruajtjes aktuale për depozitim në arkiv.
Monitoron gjendjen e disiplinës së punës në divizionet e organizatës dhe pajtueshmërinë e punonjësve me rregulloret e brendshme të punës.
Përgatit raportet e përcaktuara.

14. Përputhet me rregulloret e brendshme të punës dhe rregulloret e tjera vendore të organizatës.

15. Përputhet me rregullat dhe rregulloret e brendshme të mbrojtjes së punës, sigurisë, higjienës industriale dhe mbrojtjes nga zjarri.

16. Siguron pastërtinë dhe rregullin në vendin e tij të punës,

17. Zbaton, në kuadër të kontratës së punës, urdhrat e punonjësve të cilëve u është varur në përputhje me këto udhëzime.

__________________________________________________________________________.

III. Të drejtat.

Inspektori i Burimeve Njerëzore ka të drejtë:

Paraqisni propozime drejtorit të organizatës për shqyrtim:

- për të përmirësuar punën në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara në këtë udhëzim,

- me inkurajimin e punonjësve të shquar në varësi të tij,

- për vënien në përgjegjësi materiale dhe disiplinore të punonjësve në varësi të atij që ka shkelur disiplinën e prodhimit dhe të punës.

Të kërkojë nga divizionet strukturore dhe punonjësit e organizatës informacionin e nevojshëm që ai të kryejë detyrat e tij të punës.

Njihuni me projektvendimet e menaxhmentit të organizatës në lidhje me aktivitetet e saj.Kërkoni nga menaxhmenti i organizatës që të ofrojë ndihmë, duke përfshirë sigurimin e kushteve organizative dhe teknike dhe ekzekutimin e dokumenteve të vendosura të nevojshme për kryerjen e detyrave zyrtare.

Të drejta të tjera të përcaktuara me legjislacionin aktual të punës.

1. IV

. Përgjegjësia.

Inspektori i Burimeve Njerëzore është përgjegjës në rastet e mëposhtme:

_____________________________________________________________.

Përshkrimi i punës është zhvilluar në

Sipas____________________________

(emri, numri dhe data e dokumentit)

_________________________________________

(titulli i punës)

____________________________________ (nënshkrimi) (mbiemri, inicialet) 00.00.0000.

PAKONI: