Përshkrimi i punës së sekretarit të nëpunësit në qendrën kulturore. Përshkrimi i punës së sekretarit: cilat janë detyrat dhe të drejtat e sekretarit? Cila është puna e sekretarit?

Sekretari i zyrës kryen një funksion të rëndësishëm në çdo ndërmarrje: në shkollë, në kopsht fëmijësh, në një organizatë tregtare, në administratën e qytetit, në gjykatë etj. Prandaj, punëdhënësit kanë kërkesa të veçanta për zgjedhjen e tij. Si e rregullon përshkrimi i punës së një punonjësi të tillë? Çfarë detyrash duhet të kryejë dhe çfarë përgjegjësish mban? Le t'i shikojmë këto pyetje në vazhdim.

Shembull i një përshkrimi tipik të punës për një sekretar nëpunës

Funksioni kryesor i sekretarit të nëpunësit është të jetë ndihmës i menaxherit. Është puna e këtij punonjësi që përcakton se sa me kompetencë do të hartohet orari i punës së menaxherit, drejtorit, zëvendësit etj., ai regjistron qartë të gjitha takimet, përgatit dokumentacionin për zgjidhjen e çështjeve të biznesit, merr postë, telefonata, etj. shumica e kompanive, kjo do të thotë të kombinohen dy pozicione njëherësh: drejtpërdrejt te sekretari dhe menaxheri i zyrës. Shpesh ky punonjës kërkohet të njohë gjuhë të huaja. Është e rëndësishme që një specialist i Burimeve Njerëzore të ketë një mostër të udhëzimeve standarde për punonjës të tillë, kështu që ju sugjerojmë të merrni parasysh përmbajtjen e dokumentit standard.

Dispozitat e përgjithshme

Në dokumentin standard që rregullon procedurën e kryerjes së detyrave të punës, sekretari dhe nëpunësi bëjnë pjesë në kategorinë e “punëtorëve teknikë”. Eprori i tij i menjëhershëm është drejtori i përgjithshëm. Kërkesat primare:

të ketë të paktën arsim të mesëm të specializuar;
një vit përvojë;
punonjësi duhet të dijë bazat e programeve kompjuterike - word, excel, etj.;
duhet të zotërojë organizimin e punës së zyrës.

Në varësi të nevojave të tyre, organizatat mund të zgjerojnë listën e kërkesave në përshkrimin e punës për një sekretar nëpunës. Për shembull, për një punonjës të tillë në gjykatë, parashtrohen kërkesa shtesë për aftësitë e shtypjes me shpejtësi të lartë, përfshirë. me makinë shkrimi, ju duhet gjithashtu aftësia për të trajtuar çdo lloj pajisjeje që mund të përdoret në sallën e gjyqit, etj.

Përgjegjësitë e punës

Sipas përshkrimit standard të punës, sekretari nëpunës është i detyruar të:

pranoni vizitorë dhe mbani gjurmët e kohës së pritjes;
merrni telefonata dhe korrespondencë;
pranoni dokumentacionin dhe dërgojini menaxherit tuaj për nënshkrim;
harton kërkesa të ndryshme, kryen punë teknike për organizimin e orarit të punës;
organizoni udhëtime pune për shefin tuaj - blini bileta, rezervoni hotele, etj.;
zbatoni urdhrat personale të mbikëqyrësit tuaj të menjëhershëm, etj.

Dispozitat bazë mund të rregullohen në varësi të nevojave të organizatës: për organizatat tregtare, kjo është nevoja për njohje të gjuhëve të huaja, dhe për një sekretar në fushën e mjekësisë, njohuri të terminologjisë etj.

Të drejtat

Përveç detyrave të sekretarit nëpunës, përshkrimi i punës përmban informacione për të drejtën e sekretarit nëpunës. Për shembull, të drejtat e tij përfshijnë vendimin për të mos filluar kryerjen e detyrave të tij të menjëhershme nëse ekziston rreziku më i vogël për jetën ose shëndetin e tij. Ai është gjithashtu i lirë të marrë vendime në mënyrë të pavarur brenda kompetencës së tij dhe të bëjë propozime racionale për përmirësimin e kushteve të punës - blerjen e pajisjeve të reja të zyrës, etj.

Përgjegjësia

Udhëzimet për kryerjen e detyrave të drejtpërdrejta zyrtare të sekretarit të nëpunësit përmbajnë paralajmërime për përgjegjësinë. Për shembull, sekretari-nëpunës është përgjegjës për: rezultatet e vendimeve të marra në mënyrë të pavarur, për zbulimin e sekreteve tregtare etj. Përgjegjësi ka edhe për shkelje të sigurisë, për vonesa, mungesë, shpërdorim të autoritetit, etj.

Kushtet e punës

Kushtet e punës në përshkrimin e punës për një sekretar nëpunës përcaktohen individualisht në secilën organizatë, por ato nuk duhet të jenë në kundërshtim me dispozitat themelore të Kodit të Punës të Federatës Ruse dhe të mos cenojnë të drejtat dhe liritë e punonjësit.

Përshkrimi i punës për Inxhinierin e Energjisë

Nëse stafi i një organizate ose ndërmarrje siguron një pozicion të tillë si inxhinier energjetik, lind detyra - të krijojë ...

Përshkrimi i punës së ndihmës sekretarit - të drejtat dhe përgjegjësitë

Një asistent sekretar është një ndihmës menaxher i cili duhet të ketë një gamë të gjerë njohurish dhe aftësish për të…

Përshkrimi i punës së administratorit të sistemit

Puna e një administratori të sistemit shkon përtej një vendi të caktuar pune dhe ndikon në aktivitetet e të gjithë organizatës.…

Përshkrimi i punës së magazinierit të magazinës

Magazina konsiderohet si një objekt kyç në prodhim. Dhe punonjësi më domethënës në këtë departament mund të quhet ...

Përshkrimi i punës së drejtorit teknik

Shumë biznese janë të ndara në disa departamente. Secili prej këtyre departamenteve duhet të ketë drejtuesin e vet.…

Përshkrimi i punës për menaxherin e zyrës

Përshkrimi i punës rregullon detyrat dhe kompetencat e punonjësit. Ky dokument hartohet për vartësit nga shefi i departamentit ose...

Çfarë duhet të bëjë çdo organizatë, pavarësisht nga specifikat dhe fusha e saj e veprimtarisë? Sigurisht, mbani dokumentacionin. Rrjedha e dokumenteve është ajo që ka çdo institucion, kështu që është e qartë se nga erdhi dhe pse është i rëndësishëm një profesion i tillë si nëpunës.

Pozicioni i rëndësishëm

Shumë njerëz thonë se nuk ka kuptim të punësosh një nëpunës nëse tashmë ka një sekretar apo edhe disa sekretarë në staf. Kjo qasje është absolutisht e gabuar, sepse përgjegjësitë e këtyre dy profesioneve krejtësisht të ndryshme përfshijnë kryerjen e detyrave të ndryshme: sekretari duhet të ndihmojë në monitorimin e orarit të menaxherit, t'u përgjigjet telefonatave, të sjellë kafe, të kryejë detyra të vogla dhe përgjegjësitë e nëpunësit përfshijnë kontrollin mbi të gjitha. dokumentacionin e organizatës.

Kontroll kompleks dokumentar

Nëpunësi përgjegjës nuk duhet të kontrollojë vetëm qarkullimin e dokumenteve në organizatë, por është edhe kujdestari kryesor i arkivit. Përgjegjësitë e nëpunësit përfshijnë funksionet e mëposhtme:

kryerja e korrespondencës afariste për menaxhmentin;
formimi i një baze të strukturuar dokumentacioni;
monitorimin e zbatimit të dispozitave të përcaktuara në një dokument të caktuar.

Kontabiliteti i korrespondencës (si në hyrje ashtu edhe në dalje) është gjithashtu përgjegjësi e nëpunësit.

Dallimet në përgjegjësi në kompanitë e vogla dhe të mëdha

Siç tregon praktika, sa më e madhe të jetë organizata, aq më shumë nëpunës do të ketë në staf. Në organizata të vogla, ku thjesht nuk është e mundur të punësosh një nëpunës, por nuk mund të bëhet pa shërbimet e tij, ata tërheqin një person që do të mbajë postin e sekretarit-nëpunës. Përgjegjësitë e një sekretari-nëpunësi, siç është tashmë e qartë, janë një përzierje e përgjegjësive të këtyre dy pozicioneve. Një person ka kohë të mjaftueshme për të përballuar gjithçka, sepse rrjedha e dokumenteve në ndërmarrjet e vogla nuk është aq e pasur dhe e larmishme sa në mega-kompanitë.

Kërkesa specifike që mund t'i paraqiten një punonjësi të mundshëm

Përgjegjësitë e nëpunësit varen nga specifikat e aktiviteteve të organizatës. Për shembull, organizatat ndërkombëtare ose kompanitë që kanë partnerë të huaj mund t'u kërkojnë nëpunësve të tyre të përkthejnë korrespondencën, për shembull, nga anglishtja dhe anasjelltas.

Një person me përvojë pune shpesh punësohet për një pozicion të tillë, sepse këtu duhet të kesh një nivel të lartë këmbënguljeje dhe të jesh një person vërtet skrupuloz me disa vite praktikë pas tij. Të rinjtë që sapo janë diplomuar në institucione arsimore në këtë fushë dhe që nuk kanë përvojë duhet të përpiqen të bëjnë përshtypje një punëdhënësi të mundshëm të ardhshëm me dëshirën e tyre për të punuar, atëherë ndoshta ka një shans për të marrë një pozicion të tillë edhe në një organizatë të madhe, premtuese.

Ju duhet të kuptoni specifikat e aktiviteteve të kompanisë, dokumentacioni me të cilin do të duhet të punoni. Një njohuri mjaft e thellë e kornizës legjislative që rregullon ndërmarrjen është gjithashtu një plus i madh për një punonjës të mundshëm.

Cilat organizata nuk mund të bëjnë pa nëpunës?

Pozicioni i nëpunësit është gjithmonë i disponueshëm në shkolla dhe kopshte në qytetet e mëdha. Kjo për faktin se është e pamundur të bëhet pa një person që mund të mbajë gjurmët e të gjithë dokumentacionit dhe, nëse është e nevojshme, të sigurojë menjëherë ndonjë nga dokumentet e ruajtura.

Përgjegjësitë e një nëpunësi në një shkollë janë paksa të ndryshme nga përgjegjësitë e një nëpunësi, për shembull, në një organizatë tregtare. Këtu do të punohet me dokumentet e secilit student. Në fund të periudhës së raportimit, do t'ju duhet të paraqisni informacione për punën e bërë. Është më mirë nëse një person që punon në organizata të tilla mund të gjejë lehtësisht një gjuhë të përbashkët me fëmijët dhe prindërit e tyre, sepse problemet në menaxhimin e dokumenteve dhe prania e mospërputhjeve që duhet të sqarohen janë mjaft të zakonshme.

Çdo kopsht i madh ka edhe nëpunësin e vet. Përgjegjësitë e punës këtu janë të ngjashme me ato të punonjësve të këtij profili në shkolla. Kjo shpjegohet me fokusin uniform të aktiviteteve të këtyre organizatave publike ose private. Institucione të tilla duan gjithashtu një nëpunës të përgjegjshëm dhe të kualifikuar për të punuar për to. Përgjegjësitë e këtij specialisti në kopsht mbeten të njëjta: punë me bazën e dokumenteve dhe arkivat.

Disa cilësi personale që duhet të ketë një nëpunës i mirë

Një person që dëshiron të bëhet një mbajtës rekord i klasit të lartë duhet të ketë një kujtesë shumë të mirë. Emocionaliteti është një armik që duhet luftuar dhe parandaluar që të lejojë që luhatjet e humorit të ndikojnë disi në performancën e punës.
Toleranca është një thesar i vërtetë që duhet të ketë një nëpunës. Përgjegjësitë e tij të punës plotësohen nga funksioni për t'u shpjeguar shumë njerëzve "me një shikim" kuptimin e shumë dokumenteve dhe rëndësinë e çdo "gjethe" individuale, pa të cilën do të jetë e pamundur të realizohet çdo dëshirë.
Vetëkontrolli është po aq i rëndësishëm sa toleranca. Në këtë fushë, mjaft shpesh ndodhin situata që mund të zemërojnë një person të papërgatitur. Ju duhet të kontrolloni vazhdimisht veten.
Aftësitë e komunikimit të biznesit do t'ju ndihmojnë të zgjidhni shpejt problemet e vazhdueshme me njerëzit që punojnë në të njëjtën organizatë ose kanë kontakte biznesi me kompaninë.
Organizimi në nivelin e manisë. Në të vërtetë, një nëpunës i mirë nuk i shtyn kurrë çështjet dhe dokumentet "për më vonë", sepse ai e kupton shumë mirë se kjo mund të çojë në gabime ose kaos të plotë, gjë që nuk duhet lejuar në asnjë rrethanë të punojë me dokumente.

Puna e sekretarit është e mundimshme dhe e përgjegjshme, kërkon punë serioze përgatitore dhe karakteristika të jashtëzakonshme individuale: inteligjencë, gjakftohtësi, gjakftohtësi dhe përkushtim. Një person që është në gjendje të përballojë pozicionin e një sekretari-nëpunësi është shpesh një njeri shembullor i familjes dhe shefi respekton një asistent kaq të vlefshëm pa asnjë vulgaritet. Përshkrimi i punës, i cili i dedikohet sekretarit të nëpunësit, hartohet me skrupulozitet të veçantë.

Çfarë është përshkrimi i punës?

Një përshkrim i punës është një nga dokumentet kryesore për një punonjës, i cili përshkruan me shumë detaje detyrimet, përgjegjësitë, programin vartës dhe këmbyeshmërinë e tij. Falë këtij dokumentacioni janë përcaktuar qartë kufijtë e përgjegjësive të sekretarit - nëpunës, inxhinier dhe punonjës të tjerë të organizatës, si dhe sigurohen kushte të favorshme për procesin e punës. Në çdo kompani duhet të hartohen udhëzime për menaxherin e departamentit.

Personat që zhvillojnë dhe miratojnë dokumentacion si përshkrimet e punës duhet të kontrollojnë me kujdes pajtueshmërinë me të gjitha pikat dhe standardizimet e legjislacionit të punës. Në atë situatë, nëse në gjykatë zhvillohet një gjykim midis shefit dhe punonjësit, atëherë nëse dokumentet janë hartuar gabimisht, gjykata do të marrë një vendim në favor të punonjësit.

Punëdhënësi ose zëvendësi i tij miraton përshkrimin e punës. Në rastin e rrjetit të degëve, dokumenti miratohet nga drejtori i degës. Sidoqoftë, këtu plotësohet një kusht i rëndësishëm: klauzola përkatëse duhet të tregohet në autorizimin e drejtorit. Në mënyrë ideale, përshkrimi i punës zhvillohet nga kreu i departamentit, pasi është ai që njeh ndërlikimet e aktiviteteve të punonjësve të tij. Ky lloj është i përsosur për një organizatë të madhe ku është krijuar një departament sekretariati dhe ka një drejtues të caktuar të këtij departamenti. Për organizatat më të vogla ku punon vetëm një sekretar, i cili raporton drejtpërdrejt te drejtori i organizatës dhe udhëzimet hartohen nga specialistë të departamentit të personelit.

Ky lloj dokumenti për një sekretar-nëpunës miratohet dhe miratohet nga sistemet e mëposhtme organizative: departamenti ligjor, departamenti i punës, specialistët e departamentit të personelit, etj.

Dispozitat e përcaktuara

Pas zhvillimit dhe miratimit vihet në funksion me porosinë e duhur. Artikujt e kërkuar përfshijnë:

Data kur është futur dokumenti.
Pozicioni i punonjësit që është përgjegjës për plotësimin e dokumentacionit.
Anulimi i një udhëzimi të vjetëruar.

Në secilin rast, në listën e detyrimeve të sekretarit futen zëra të ndryshëm, por më së miri është të merret si bazë standardizimi tashmë i zhvilluar nga Ministria e Punës. Me drejtësi, vlen të përmendet se të gjitha informacionet e përfshira atje janë këshilluese.

Para fillimit të zhvillimit të një përshkrimi të punës, përshkruhet pozicioni i një sekretari-nëpunësi. Këtu duhet të jepni një përshkrim të qartë të të gjitha kërkesave që i paraqiten punonjësit. Kërkesat e detyrueshme përfshijnë:

Dispozitat e përgjithshme. Këtu shkruhet titulli i plotë i punës dhe njësia strukturore, detyrimet dhe qëllimet, programi vartës, procedurat e emërimeve dhe shkarkimeve, dokumentacioni rregullator, kohëzgjatja e shërbimit, aftësitë dhe njohuritë.
Përgjegjësitë e punës. Lista e aktiviteteve të kryera nga punonjësi përshkruhet në detaje. Çdo kompani paraqet sfida të ndryshme. Për më tepër, të gjitha ato ndahen në kategori. Për shembull, kërkesat për përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumentacionit; organizimi i procesit të punës me dokumentacion etj. Shpesh mund të gjeni detyrimet e mëposhtme të një sekretari-nëpunësi në një organizatë: do të prezantohet rrjedha e dokumenteve të kompanisë; përpunon korrespondencën hyrëse dhe dalëse; thirrjet telefonike ridrejtohen; monitoron ekzekutimin në kohë të dokumentacionit në kompani; mbahen arkivat etj.

Të drejtat. Përshkruan fuqitë e punonjësit që përdoren në përmbushjen e përgjegjësive të tij të punës me efikasitet maksimal.
Përgjegjësia. Ky paragraf parashikon masën e përgjegjësisë individuale të punonjësit në rast të mospërmbushjes ose përmbushjes së pahijshme të detyrimeve të tij. Ai gjithashtu ofron kritere sipas të cilave vlerësohet cilësia dhe efektiviteti i aktiviteteve të tij.
Marrëdhëniet. Të gjitha burimet e informacionit që i jepen punonjësit në procesin e përmbushjes së detyrimeve të tij janë të përshkruara. Nëse detyrimet e punonjësit përfshijnë aktivitete me kompani të palëve të treta, atëherë kjo duhet të tregohet në të njëjtin paragraf.
Aplikacion. Ky artikull nuk është i detyrueshëm, por nëse është i pranishëm, punonjësi do ta ketë më të lehtë të përmbushë detyrimet e tij në procesin e punës në mënyrë sa më efikase. Këtu mund të regjistrohen materiale të ndryshme nga drejtoria, duke përfshirë dokumentacionin, protokollin, mostrat e shkruara, mbresat e vulave, etj.

Një përshkrim i punës, nëse zhvillohet mirë dhe me kompetencë, është një dokument afatgjatë. Mund të ndryshojë nëse është e nevojshme, duke bërë një rregullim të rëndësishëm në detyrimet e sekretarit-nëpunës, për shembull, së bashku me një ndryshim strukturor në legjislacionin e punës, standardizimin shtetëror dhe dokumente të tjera rregullatore.

Vlen të përmendet se të gjitha detyrimet e sekretarëve në faza të ndryshme janë të ngjashme me njëra-tjetrën, megjithatë, është e vështirë të bëhet një grup specifik, i detajuar i detyrimeve, prandaj aktivitetet e tij rregullohen nga një dokument rregullator, i cili duhet të respektohet rreptësisht jo vetëm nga punëmarrësi, por edhe nga vetë punëdhënësi.

Përshkrimi i punës së sekretarit përmban kërkesat për kualifikimet e punonjësit, përcakton procedurën e vartësisë, emërimit dhe shkarkimit të tij. Dokumenti përshkruan përgjegjësitë funksionale, të drejtat e punonjësit dhe përgjegjësitë e tij. Kompetencat e sekretarit përcaktohen nga specifikat e organizatës.

Shembull i një përshkrimi tipik të punës për sekretarin e një menaxheri

I. Dispozitat e përgjithshme

1. Sekretari i përket kategorisë së “performuesve teknikë”.

2. Sekretari raporton drejtpërdrejt te drejtori i përgjithshëm/drejtuesi i njësisë strukturore.

3. Emërimi ose shkarkimi i sekretarit bëhet me urdhër të drejtorit të përgjithshëm.

4. Në detyrën e sekretarit emërohet personi me arsim të paktën të mesëm dhe të paktën një vit përvojë në pozicion të ngjashëm.

5. Në mungesë të sekretarit, detyrat, të drejtat dhe përgjegjësitë funksionale i kalojnë një zyrtari tjetër, sipas urdhrit për organizatën.

6. Sekretari duhet të dijë:

Struktura organizative;
normat e komunikimit të biznesit dhe mirësjelljes;
organizimi i punës në zyrë;
bazat e legjislacionit civil dhe të punës të Federatës Ruse;
rregullat për funksionimin e pajisjeve organizative dhe kompjuterike;
programe aplikative (Word, Excel, etj.);
makinë shkrimi;
rregullat e mbrojtjes së punës, sigurisë, mbrojtjes nga zjarri.

7. Sekretari në veprimtarinë e tij udhëhiqet nga:

statuti i organizatës;
legjislacioni i Federatës Ruse;
rregulloret e brendshme të punës, akte të tjera drejtuese të organizatës;
urdhra dhe udhëzime nga menaxhmenti;
këtë përshkrim të punës.

II. Përgjegjësitë e punës së sekretarit

Sekretari kryen këto detyra funksionale:

1. Prit vizitorë.

2. Merr dhe dorëzon për nënshkrim menaxherit dokumente dhe deklarata personale.

3. Merr korrespondencën që i dërgohet menaxherit për shqyrtim. Në përputhje me vendimin e marrë, ai u dërgohet njësive strukturore ose individëve të veçantë për përdorim në punën e tyre.

4. Kryen komunikim duke përdorur mjete komunikimi, regjistron dhe transmeton informacionin zyrtar te menaxheri.

5. Kryen veprimtari që kanë të bëjnë me mbështetjen teknike dhe organizative të punës së menaxherit.

6. Harton kërkesa, letra dhe dokumente të tjera në emër të menaxherit.

7. I përfshirë në përgatitjen e takimeve dhe takimeve të organizuara nga menaxheri. Mbledh informacionin e nevojshëm, regjistron, informon pjesëmarrësit për vendin, kohën e mbledhjes dhe axhendën. Drejton dhe përgatit procesverbalet e mbledhjeve.

8. Organizon udhëtime pune për menaxherin: blen bileta, merr me qira transport, lokale.

9. Monitoron zbatimin nga punonjësit e organizimit të udhëzimeve dhe urdhrave nga drejtimi.

10. Formon dosje, siguron sigurinë e dokumenteve, i transferon ato në arkiv në kohën e duhur.

11. Kryen detyra individuale zyrtare të menaxherit.

III. Të drejtat

Sekretari ka të drejtë:

1. Merrni vendime të pavarura brenda kompetencës suaj.

2. Mos filloni të ushtroni fuqitë tuaja nëse ka rrezik për jetën ose shëndetin.

3. T'i bëjë kërkesa drejtuesve për të krijuar kushte normale për kryerjen e detyrave të tyre zyrtare, sigurinë e pasurive materiale dhe dokumenteve.

4. Të marrin informacion zyrtar të plotë për të përmbushur kompetencat e tyre.

5. Dërgoni propozime racionalizimi tek menaxhmenti për të përmirësuar aktivitetet e organizatës dhe punën e dikujt.

6. Informoni menaxherin për mangësitë e identifikuara në aktivitetet e organizatës, bëni propozime për eliminimin e tyre.

7. Merr nga punonjësit e divizioneve strukturore materialet e nevojshme dhe shpjegimet e arsyeve të shkeljes së afateve dhe cilësisë së kryerjes së detyrave dhe udhëzimeve drejtuese.

IV. Përgjegjësia

Sekretari është përgjegjës për:

1. Kryerja e përfaqësimit të paautorizuar të interesave dhe takimeve të organizatës.

2. Rezultatet e vendimeve të marra, veprimet e veta.

3. Kryerja jo e duhur e detyrave zyrtare.

4. Shkelje e kërkesave të dokumenteve drejtuese të organizatës.

5. Trajtimi i paligjshëm i informacionit personal, transferimi i informacionit konfidencial, sekretet tregtare.

6. Shkaktimi i dëmtimit të organizatës, punonjësve të saj, kontraktorëve ose shtetit.

7. Shkelje e kërkesave të disiplinës së punës, rregulloreve të brendshme të punës, standardeve të sigurisë dhe mbrojtjes nga zjarri.

8. Shkelje e mirësjelljes dhe standardeve të komunikimit të biznesit.

Sekretari i seancës gjyqësore

Sekretari i gjykatës është nëpunës civil dhe punon vetëm në gjykata. Ai siguron punën dokumentare të gjyqtarit, gjykimet dhe merr pjesë në mbledhje. Ky zyrtar kryen këto përgjegjësi funksionale:

1. Mbledh dhe përgatit materialet e çështjes për shqyrtim në seancë gjyqësore.

2. Mban procesverbal të seancës gjyqësore.

3. Përgatit dhe dërgon fletëthirrje, thërret pjesëmarrësit në mbledhje.

4. Përgatit çështjet gjyqësore në përputhje me kërkesat ligjore.

Nëpunës sekretar

Sekretari nëpunës është një zyrtar që menaxhon rrjedhën e dokumenteve të organizatës. Detyrat e tij përfshijnë:

1. Kryerja e bisedave telefonike dhe puna me klientët.

2. Monitorimi i përmbushjes në kohë të detyrimeve të evidentuara në dokumente.

3. Regjistrimi dhe përpunimi i korrespondencës.

4. Përkthim dokumentesh dhe korrespondencë nga një gjuhë e huaj.

5. Mbajtja e një arkivi të dokumenteve.

Një sekretar klerik në një ndërmarrje është një pozicion mjaft i kërkuar, konkursi i të cilit shpesh shpallet nga punëdhënësit. Ky punonjës kryen funksione mjaft të rëndësishme në përpunimin e vëllimeve të mëdha të dokumentacionit të ndryshëm. Çdo ndërmarrje ka një rrjedhë dokumentesh që kërkon një procedurë për regjistrimin dhe ruajtjen e dokumenteve.

Drejtimi specifik i secilës ndërmarrje individuale varet nga llojet e aktiviteteve të saj dhe nga numri i dokumenteve të brendshme dhe të jashtme që përpunohen. Llojet e veprimtarive të ndërmarrjes përcaktohen në statutin e saj. Në strukturat qeveritare - në sferën ligjore dhe komunale, madje edhe në fushën e arsimit (kopshte, shkolla) dhe mjekësi (klinika, spitale) ka një vëllim të madh të rrjedhës së dokumenteve. Kjo vlen edhe për veprimtaritë shkencore dhe të personelit.

Për një organizatë, një aspekt i rëndësishëm i aktiviteteve të saj është kryerja e korrespondencës së biznesit, kryerja e negociatave dhe nënshkrimi i kontratave. Vëllimi i brendshëm i rrjedhës së dokumentit varet nga këta faktorë. Prandaj, kërkesa dhe shkalla e rëndësisë së punës së një sekretari-nëpunësi është mjaft e lartë.

Çfarë kërkon profesioni i sekretarit nëpunës?

Në pamje të parë, ky profesion është mjaft i mërzitshëm dhe rutinë. Megjithatë, përgjegjësitë imediate të sekretarit të zyrës përfshijnë jo vetëm punën me dokumentet, por edhe komunikimin me partnerët, klientët dhe punonjësit. Për më tepër, në kompanitë e mëdha vëllimi i rrjedhës së dokumenteve është mjaft i madh dhe vetëm një profesionist mund ta trajtojë atë në mënyrë efikase dhe të shpejtë. Prandaj, pothuajse çdo ndërmarrje përmban një sekretar-nëpunës me kohë të plotë. Detyrat e tij kryesore:

strukturën, përpunimin dhe mbajtjen e shënimeve të rrjedhës së dokumenteve;
bëni dhe merrni telefonata, negocioni me klientët;
të trajtojë korrespondencën hyrëse dhe dalëse;
dokumentacionin e kontrollit të përgatitur nga punonjës të tjerë;
dërgoni dokumentacionin për ruajtje në arkiv.

Një aplikant që aplikon për pozicionin e sekretarit nëpunës i nënshtrohet kërkesave të mëposhtme të kualifikimit:

të ketë arsim të përshtatshëm - arsim fillor profesional ose të mesëm, aftësim të veçantë teorik, të njohë normat dhe rregullat e punës në zyrë;
të ketë aftësi profesionale në menaxhimin e dokumenteve;
të jetë në gjendje të trajtojë pajisjet e zyrës, të jetë i rrjedhshëm në përdorimin e kompjuterit, të njohë programet e zyrës;
Komunikoni me edukatë dhe kompetencë me klientët, partnerët dhe punonjësit.

Kërkesa të tilla vlejnë për nëpunësin. Përgjegjësitë për një rezyme zakonisht sigurohen nga punëdhënësi në një shpallje për një pozicion të lirë.

Krahas njohurive dhe aftësive, një aplikant për pozicionin e sekretarit të zyrës duhet të ketë edhe cilësi personale të përshtatshme për vendin e punës.

Opsioni ideal do të ishte një person, karakteri dhe cilësitë e të cilit plotësojnë kërkesat e mëposhtme:
një mendje analitike që do t'ju lejojë të analizoni një vëllim të madh dokumentacioni me shpejtësi maksimale dhe të merrni vendimet e duhura;
aftësia për t'u përqendruar në një problem për një kohë të gjatë;
aftësia për të kryer disa detyra në të njëjtën kohë, për shembull, duke bërë thirrje klientëve dhe për të përpunuar dokumente;
memorie e mirë për të kujtuar një sasi të madhe informacioni;
ndjenjë e lartë e përgjegjësisë;
vullneti i mirë;
aftesi komunikimi;
fjalim i qartë kompetent;
karakter i qetë dhe rezistencë ndaj stresit, në rast se puna kërkon ritëm të shpejtë dhe vëllime të mëdha;