Shembull i plotësimit të një fletë kohore në shkollë. Format e fletës kohore: rregullat dhe sanksionet. Situata të pazakonta të mundshme gjatë plotësimit të formularit

Në çdo organizatë, është e detyrueshme të mbash një fletë kohore. Rregullat për hartimin e këtij dokumenti, qëllimi i tij dhe një shembull i gatshëm që mund të përdoret si mostër - e gjithë kjo diskutohet më poshtë.

Ju mund të shkarkoni një formular mostër në fund të artikullit.

Kohëzgjatja e planifikuar e ndërrimit dhe numri i përgjithshëm i ditëve të punës në një muaj pothuajse gjithmonë do të ndryshojnë nga orët dhe ditët që janë punuar në të vërtetë. Për të regjistruar faktin, mbahet një fletë kohore: ju lejon të grumbulloni të gjithë informacionin për kohën e punës që është punuar në të vërtetë.

Qëllimi i këtij dokumenti është i dyfishtë:

1. Merrni informacion për të gjithë periudhën kohore të punuar.
2. Merrni të dhëna për mos-shfaqje për të njëjtën periudhë.

Një informacion i tillë do të jetë i dobishëm, para së gjithash, për një kontabilist. Disa inspektorë do të kenë nevojë gjithashtu për informacion - përshkrimi përkatës është dhënë në tabelë.

Forma: forma dhe mostra

Çdo kompani ka të drejtë të përdorë ose mostrën e saj ose të mbajë gjurmët e orëve të punës duke përdorur një formular të veçantë T-12. Ju mund ta merrni formën e tij si bazë (është dhënë më poshtë) dhe ta përshtatni atë me nevojat e kompanisë.

Dokumenti përbëhet nga 3 pjesë kryesore:

1. Faqja e titullit ofron një sistem të unifikuar kodesh, të cilat përdoren për të treguar, për shembull, ditë pushimi shtesë (për punë jashtë orarit), pushim mjekësor, pushim për shkak të fajit të punëdhënësit, etj. Çdo rrethanë ka një kod alfabetik dhe numerik.
2. Pjesa e dytë (tabelore) është regjistrimi aktual i orarit të punës. Ajo kryhet në baza ditore (duke përfshirë fundjavat dhe festat).
3. Dhe pjesa e tretë paraqitet gjithashtu në formën e një tabele. Ai jep informacion mbi pagesat e pagave (shumat, orët dhe ditët, norma).

Kështu duket një formular bosh T-12.

Së bashku me formularin T-12, ekziston edhe një T-13. I mungon pjesa e fundit (e tretë) - domethënë, ky dokument është një fletë e thjeshtë kohore për regjistrimin e orarit të punës, pa llogaritje pagash. Një dokument shembull i plotësuar është paraqitur më poshtë.

Procedura

Dokumenti mbahet nga punonjës të caktuar posaçërisht: ata regjistrojnë orët e punës për çdo ditë. Si rregull, personi përgjegjës për regjistrimin e saktë është drejtori i një njësie strukturore (për shembull, një departament shitjesh). Edhe zëvendësi i tij mund të ndajë përgjegjësinë. Nëse kompania është mjaft e madhe, ata vendosin një pozicion të veçantë të matësit, i cili regjistron të gjithë informacionin.

Në çdo rast, personat përgjegjës emërohen gjithmonë nga menaxheri, për të cilin lëshohet një urdhër përkatës (mostra falas) - për shembull, dokumenti i paraqitur më poshtë.

SHËNIM. Të gjithë personat përgjegjës duhet të lexojnë tekstin e urdhrit dhe të nënshkruajnë dhe datojnë atë.

Në përgjithësi, rendi duket si ky:

1. Personi përgjegjës regjistron informacionin për çdo ditë.
2. Pasi të përfundojë (pas një muaji), dokumenti dërgohet në departamentin e HR.
3. Pas departamentit të burimeve njerëzore, ai hyn në departamentin e kontabilitetit.
4. Nënshkrimi i fundit i mbetet titullarit të njësisë strukturore.

SHËNIM. Kur dokumenti plotësohet dhe nënshkruhet nga të gjithë personat përgjegjës, ai depozitohet dhe dërgohet në arkiv për ruajtje. Afati minimal i ruajtjes është 5 vjet. Por nëse puna në një ndërmarrje kryhet në kushte të rrezikshme dhe të dëmshme, koha e ruajtjes rritet ndjeshëm - të paktën 75 vjet.

Si të plotësoni një fletë kohore: udhëzime hap pas hapi

Kur plotësoni, përdoret një sistem i unifikuar i shënimeve. Fleta kohore regjistron kohën e punuar në përputhje me rregullin "një pozicion i caktohet një pozicioni". Vetëm ata punonjës që kanë një kontratë pune merren parasysh, përfshirë punëtorët e brendshëm me kohë të pjesshme - për ta, në veçanti, informacioni duhet të futet dy herë.

Të dhënat për punonjësit e mëposhtëm nuk merren parasysh:

• punëtorët jozyrtarisht;
• punëtorë të jashtëm me kohë të pjesshme;
• duke punuar në bazë të një kontrate civile.

Procedura e plotësimit kërkon dizajnin e saktë të faqes së titullit dhe pjesës aktuale tabelare.

Titulli i faqes

Informacioni i mëposhtëm regjistrohet këtu:

1. Emri i kompanisë (lejohet një version i shkurtër, për shembull, Alpha LLC).
2. Kodet për OKUD dhe OKPO.
3. Numri - kompania zgjedh sistemin e saj të numërimit. Për shembull, një opsion i zakonshëm është caktimi i numrave në mënyrë sekuenciale gjatë gjithë vitit kalendarik.
4. Periudha e raportimit - d.m.th. muaj me datat e fillimit dhe përfundimit të mirëmbajtjes së dokumenteve.
5. Me datë të përpilimit nënkuptojmë ditën e fundit pas së cilës duhet të nënshkruhet nga të gjithë punonjësit përgjegjës. Pastaj dokumenti shkon në ruajtjen arkivore.

Pjesa tabelare

Këtu duhet të plotësoni të gjitha fushat:

Informacion për llogaritjen e pagës

Nëse formulari T-12 ruhet, atëherë plotësohet edhe ky seksion. Këtu regjistrohen informacione kryesisht për 2 forma pagese:

1. Paga aktuale (e treguar me kodin 4-shifror 2000).
2. Pagesat për ditët e pushimeve (të treguara me kodin 2012).

Të gjitha shumat debitohen nga e ashtuquajtura llogari korrespondente - do të jetë e njëjtë, pavarësisht nga lloji i pagesës.

Si zakonisht, orët e punës regjistrohen në bazë të numrit total të ditëve dhe orëve.

Në fund të dokumentit të gjithë punonjësit e autorizuar nënshkruajnë:

• personi që mban dokumentin (nëse ka një të tillë)
• përfaqësues i burimeve njerëzore;
• shefi i departamentit.

Video udhëzime për regjistrim

Komenti i videos për plotësimin:

Fletë shtesë

Ka disa raste kur vetë fleta e kohës nuk është e mjaftueshme, pasi kontabiliteti përfshin regjistrimin e informacionit shtesë. Pastaj duhet të hartoni një fletë tjetër:

1. Nëse një punonjës largohet në mes të muajit ose në fillim. Në këtë rast, të gjitha ditët dhe orët e punuara aktualisht regjistrohen në një fletë shtesë. Dhe në formular ata regjistrojnë "I pushuar" pikërisht në datën në të cilën ka ndodhur shkarkimi. Pastaj dokumenti dorëzohet së bashku me një fletë shtesë.
2. Do të nevojitet gjithashtu kur punonjësi nuk ka punuar, por nuk ka kontaktuar dhe nuk ka njoftuar arsyet e mungesës së tij. Nëse ai nuk është paraqitur kurrë (ose nuk ka marrë dokumente që konfirmojnë vlefshmërinë e arsyes), dhe ka ardhur koha për të dorëzuar dokumentin, futet kodi 30 (përcaktimi i shkronjës "NN").

Në raste të tilla, është më mirë të bëni të gjitha shenjat me laps. Nëse më vonë rezulton se punonjësi, për shembull, ka marrë pushim mjekësor, ai duhet të vendosë një shenjë në kodin 19 (shkronja "B").

Kontabiliteti i përmbledhur: veçoritë e llogaritjes

Nëse numri normal i orëve (8 orë në ditë dhe 40 orë në javë) nuk mund të ruhet, atëherë sasia totale e kohës së punuar në të vërtetë përcaktohet si një shumë e thjeshtë. Kjo procedurë ekziston në ndërmarrjet që:

• punë gjatë gjithë kohës, me turne;
• përdorni një orar fleksibël;
• organizojnë punën rrotulluese.

Atëherë koncepti kryesor bëhet periudha kontabël. – muaji kalendarik, tremujori i parë ose i gjithë viti. Intervali specifik zgjidhet në varësi të karakteristikave të ndërmarrjes. Për shembull, nëse pritet puna në kushte të rrezikshme dhe të dëmshme, atëherë si bazë merret një periudhë prej 1 tremujori.

Nëse për ndonjë periudhë kohore punonjësi nuk ka kryer punë për arsye të vlefshme, atëherë kjo kohë nuk merret parasysh (d.m.th. përjashtohet plotësisht).

Situata jo standarde: çfarë të bëni

Në shumicën e rasteve, hartimi i një dokumenti është mjaft i thjeshtë, pasi kontabiliteti bazohet në një shpërndarje të barabartë dhe të barabartë të kohës së punës për secilin punonjës. Sidoqoftë, ky urdhër shpesh shkelet për shkak të rrethanave të caktuara, për shembull:

1. Nëse një koleg kërkon pushim dhe menaxheri nuk kundërshton, atëherë regjistrohen vetëm orët e punuara në të vërtetë (në numër të plotë). Mungesa tregohet me shenjën "I" ose dy numra "01".
2. Nëse është i sëmurë, atëherë vendosin "B" dhe i lënë fushat në fund bosh. Sigurisht, të kesh leje mjekësore është një kërkesë e detyrueshme për një shenjë të tillë.
3. Nëse ishte planifikuar, dhe punonjësi e mori atë me marrëveshje, në përputhje me procedurën aktuale, ata vendosin përcaktimin "NV" (në versionin dixhital, kodi "28"). Ka raste kur arsyet e vërteta të mungesës nuk dihen përkohësisht. Pastaj mund të vendosni "NN", por nëse situata bëhet e qartë, zgjidhet përcaktimi i duhur dhe "NN" kryqëzohet.
4. Nëse një koleg shkoi në një udhëtim pune, shënoni "K". Kur kthehet zyrtarisht dhe fillon detyrat e tij të zakonshme, vendosin shkronjën "Unë".

Si të bëni ndryshime

Regjistrimi i orarit të punës përfshin regjistrimin e informacionit që mund të ndryshojë gjatë ditës ose javës, prandaj fleta e orarit parashikon mundësinë e ndryshimeve. Duhet të bëhen rregullime për të pasqyruar gjendjen faktike, e vërteta e së cilës është e dokumentuar.

Ka 2 mënyra për të bërë korrigjime:

1. Pasaktësitë lejohen, por dokumenti plotësohet me një të ashtuquajtur formular korrigjimi. Të dy dokumentet dorëzohen për verifikim së bashku.
2. Dokumenti origjinal është korrigjuar, por asnjë formular shtesë nuk është hartuar. Atëherë duhet të kryqëzoni me kujdes të gjitha të dhënat e pasakta. Kjo bëhet duke përdorur një vijë horizontale. Nëse informacioni i gabuar përmbahet në fushat ngjitur, një rresht i vetëm kalohet.

Në këtë rast, duhet të bëhet një hyrje e përshtatshme që shpjegon situatën në detaje, për shembull.

Mbajtja e një fletë kohore kryhet nga çdo kompani, pasi pasqyron informacione të rëndësishme për të gjithë punonjësit, duke ju lejuar të kontrolloni disiplinën e punës. Fleta kohore përmban informacione për sasinë e kohës së punuar nga secili punonjës. Bazuar në to, menaxhmenti vendos kë të shpërblejë, kë të ndëshkojë me ulje të shpërblimeve dhe llogaritari llogarit pagat.

Orari i punës konsiderohet të jetë shpërndarja e kësaj kohe brenda intervalit të një periudhe kalendarike. Ai rregullon rreptësisht kohëzgjatjen e javës së punës, e cila është si më poshtë: pesë ditë pune/dy ditë pushim; gjashtë ditë pune / një ditë pushim; orari i rrëshqitjes (ndërrimit); si dhe orar të parregullt të punës, orar të fillimit dhe përfundimit të punës, ditë të njëpasnjëshme pune/jo pune dhe shumë të tjera.

Regjimi special përfshin orar të parregullt të punës. Ai parashikon mundësinë që një punonjës të angazhohet nga eprorët e tij për të kryer detyrat e tij jashtë orarit të caktuar të punës.

Një tjetër mënyrë është g orar fleksibël. Këtu, orari i punës përcaktohet me marrëveshje të palëve. Kontrolli mbi orarin e punës së personelit ushtrohet nga administrata.

Në praktikë, përdoren tre lloje të kontabilitetit:

• çdo ditë— kohëzgjatja e punës së përditshme është në përputhje me legjislacionin e vendosur. Fillimi, mbarimi dhe kohëzgjatja e ditës së punës nuk ndryshojnë;
• javore— orët ditore të punës mund të ndryshojnë, por standardet javore do të respektohen rreptësisht;
• të përmbledhura- ngjashëm me atë të mëparshëm, vetëm periudha e raportimit është muaji, tremujori, etj.

Rregullat për mbajtjen e një flete kohore ose si të hartoni saktë një fletë kohore

Fleta e kohës: si ta plotësoni? Më poshtë do t'i përgjigjemi kësaj pyetjeje në detaje. Fletët e orarit ruhen si në formë elektronike ashtu edhe në letër, forma e fundit është e detyrueshme. Plotësimi i të dhënave vetëm në kompjuter nuk është i pranueshëm.

Ju mund të shkarkoni një fletë kohore, formën, mostrën ose formularin e saj falas në internet. Një mostër e plotësimit të një fletë pune, si dhe një fletë e kompletuar e orarit të punës, mund të shikohet gjithashtu në programe të tilla si Consultant Plus dhe Garantor.

Fleta e orarit hapet në ditën e parë të çdo muaji. Zakonisht i jepet departamentit të kontabilitetit dy herë: para llogaritjes së paradhënies dhe më pas para llogaritjes së pagës.

Të gjithë punonjësve të organizatës u caktohet një numër personeli, i cili përdoret në dokumentet e kontrollit të punës dhe pagesave.

Ndryshimet për shkak të punësimit të punonjësve të rinj ose largimit nga puna të punonjësve të vjetër bëhen vetëm në bazë të urdhrave zyrtarë nga menaxhmenti.

Punonjësit e përkohshëm dhe praktikantët që pajisen me paga janë gjithashtu të përfshira në fletën kohore. Por! Ata që punojnë me kontratë civile nuk regjistrohen dhe punëtorët me kohë të pjesshme pajisen me një numër personeli të veçantë.

Fleta e orarit duhet të plotësohet çdo ditë për një muaj të tërë, dhe në ditën e fundit të punës përmblidhet totali për çdo punonjës: sa mungesa ka pasur dhe sa orë ka punuar. Për të plotësuar një fletë kohore, ju nevojitet një formular T-12 ose T-13 për sa i përket detajeve, ato janë pothuajse identike.

Le të shohim udhëzimet hap pas hapi për hartimin dhe regjistrimin e një fletë kohore bazuar në këto forma.

1. Në krye ju duhet të tregoni emrin e kompanisë. Duhet të korrespondojë plotësisht me emrin e specifikuar në dokumentet përbërës.
2. Më pas, plotësoni seksionet "Data e përpilimit" (shpesh kjo është dita e fundit e muajit raportues) dhe "Numri i dokumentit".
3. Qeliza "Periudha e raportimit" përmban diapazonin nga 1 deri në ditën e fundit të muajit.
4. Kolona e parë e seksionit të parë (“Kontabiliteti i kohës së punës”) përmban numrat serialë të personelit.
5. Kolonat 2 dhe 3 plotësohen në bazë të kartave personale (formulari nr. T-2)
6. Kolonat 4 dhe 6 janë kodi i kostos dhe numri ditor i orëve të punës.
7. Kolona e 5-të dhe e 7-të janë rezultate të ndërmjetme për gjysmën e parë të muajit dhe të dytën, përkatësisht. Qeliza e sipërme përmban ditë të punuara, qeliza e poshtme përmban orë të punuara.
8. Kolonat 8 deri në 17 plotësohen në fund të muajit. Në totalin e ditëve të punuara nuk përfshihen fundjavat, udhëtimet e punës, mungesat e punonjësve, pra ato ditë kur personi nuk ka qenë realisht në vendin e punës.
9. Kolona e 8-të është shuma e qelizave të sipërme nga kolona e pestë dhe e shtatë.
10. Kolona e 9-të është shuma e qelizave të poshtme të kolonës së pestë dhe të shtatë.
11. Kolonat 14 dhe 16 janë numri i orëve dhe ditëve.
12. Kolona 15 përmban kodin e arsyes për dështimin e paraqitjes.
13. Kolona e 17-të është numri total i ditëve të pushimit për muajin.

Seksioni i dytë i fletës kohore mbahet nga departamenti i kontabilitetit.

Fleta e kohës: simbolet, kodet dhe shkurtesat

Ka gjithsej 36 kode në fletën e orarit të punonjësve. Çdo tregues ka një përcaktim shkronjash dhe numrash. Më poshtë është një ndarje e fletës kohore:

Programet për mirëmbajtjen e fletëve të kohës

Për të plotësuar fletët kohore në një kompjuter, ka shumë programe që mund të porositen në internet. Falë tyre, krijimi i një fletë elektronike të kohës nuk do të jetë i vështirë. Le të shohim më të njohurit në mesin e përdoruesve.

Të gjitha operacionet, funksionet dhe aftësitë janë thjeshtuar sa më shumë që të jetë e mundur dhe janë krijuar për të reduktuar një proces kaq intensiv të punës dhe kohë, si numërimi i orëve të punës.

Programi ka një ndërfaqe intuitive dhe ju lejon të krijoni orare ndërrimi. Për të mësuar se si ta përdorni, nuk kërkohen kurse. Programi i fletës kohore është shkruar në Excel. Ka aftësi kontabël:

• orë pune;
• orët e punës së natës;
• orari i punës gjatë ditës;
• koha e paaftësisë së punonjësit;
• orët e punës gjatë fundjavave dhe festave;
• mungesa;
• defekte ose ripunim.

Programi i fletës kohore

Ky program është krijuar gjithashtu për të marrë parasysh orarin e punës. Mund të porositet në internet për 700-800 rubla. Për t'u njohur me mënyrën se si funksionon, mund të shkarkoni falas një version provë të fletës së kohës. Nëse ka gjithçka që ju nevojitet, atëherë mund ta blini. Kjo do të kërkojë regjistrim dhe pagesë, pas së cilës do të merrni një çelës regjistrimi që heq të gjitha kufizimet.

Shkruani një pyetje në formën e mëposhtme:

Fleta e kohësështë një dokument i vendosur që përmban informacion në lidhje me respektimin e orarit të punës nga secili punonjës.

Çdo ndërmarrje duhet të ketë një dokument të tillë në një kopje të vetme;

I dashur lexues! Artikujt tanë flasin për mënyra tipike për të zgjidhur çështjet ligjore, por secili rast është unik.

Nëse doni të dini si ta zgjidhni saktësisht problemin tuaj - kontaktoni formularin e konsulentit në internet në të djathtë ose telefononi me telefon.

Si të plotësoni një fletë kohore

Lejohet të plotësohet një fletë kohore e përgjithshme për të gjithë organizatën ose për secilën njësi strukturore veç e veç.
Ai pasqyron informacion të besueshëm në lidhje me përdorimin e kohës së punës nga punonjësit e kësaj ndërmarrje. Kohëmatësi shënon si kohën e punuar në të vërtetë ashtu edhe kohën që nuk ka punuar. Kjo mund të jetë: kohë joproduktive, sëmundje, udhëtime pune.

Fleta e kohës mund të mbahet në dy mënyra

Ekzistojnë forma të gatshme të unifikuara të miratuara nga autoritetet përkatëse:

• Nëse ndërmarrja ka prezantuar paga të bazuara në kohë, atëherë përdoren formularët T-13 dhe T-12.
• Nëse ekziston, atëherë ndërmarrja ka të drejtë të zhvillojë format dhe format e veta për kontabilitet dhe kontroll.

Formulari T-12 - i plotësuar me dorë.

Formulari T-13 - përdoret aty ku është e mundur të automatizohet përpunimi i të dhënave të kontabilitetit.

Në formularin T-12, hyrjet bëhen me stilolaps, me kujdes, pa bërë njolla, me dorë. Nuk mund të përdoret korrektori.

Seksioni 1 (kolonat 1–6) është formatuar në një tabelë.

Kolona e katërt përmban 2 rreshta për shënimin e pjesëmarrjes ose mungesës së punonjësit. Karakteristika e mbushjes:

• rreshti i parë plotësohet me shkronja të mëdha (simbole);
• rreshti i dytë përmban një figurë që tregon numrin e orëve të punuara për një periudhë të caktuar;

Seksioni 2 plotësohet nga një kontabilist.

Ky seksion paraqitet në formën e një tabele ku shënohet numri i fletës kohore për çdo punonjës, paga e tij dhe orët e punës. Në bazë të këtyre të dhënave llogariten pagat.
Në faqen e katërt të formularit futni të dhëna që do t'ju ndihmojnë të përpiloni raporte statistikore. Plotësohet sipas udhëzimeve të veçanta.

Mënyra e dytë e kryerjes

Në formularin T-13, disa kolona tashmë plotësohen automatikisht: departamenti, mbiemri dhe profesioni i punonjësit, numri i fletës kohore.

Konventat e pranuara.

Lista e plotë mund të shihet në formën T - 12. Disa nga ato kryesore janë paraqitur në tabelë:

• Orari i punës Përcaktimi i shkronjave Kodi dixhital.
• Pjesëmarrja e rregullt I 01.
• Orët e natës N 02.
• Publikimi gjatë festave dhe fundjavave RP 03.
• Riciklimi nga 05.
• Udhëtim pune K 06.
• Pushime nga 09.
• Leje shtesë OD 10.
• Leja e studimit U 11.
• Orari i shkurtuar i punës për studentët në punë LV 12.
• Pushimi studimor me shpenzimet tuaja 13 UD.
• Pushimi i lehonisë R 14.
• Leje për t'u kujdesur për një fëmijë deri në 3 vjeç 15.
• Pushimet me shpenzimet tuaja sigurimi shëndetësor 17.
• Pushimi mjekësor B 19.
• Orari i shkurtuar i punës për Champions League 21.
• Mungesa PR 24.
• Ditë jo pune, ditë pushimi në 26.
• Mungesa për një arsye të panjohur NN 30.

Format bazë të fletëve kohore

Figura 1. Formulari T-12.

Figura 1 tregon një shembull të regjistrimit të saktë të kohës për atë kategori të punëtorëve, orari i punës i të cilëve është zvogëluar ligjërisht.

Kështu, në prag të festave zyrtare, dita e punës është më e shkurtër se zakonisht për një orë. Të gjithë punonjësit e organizatave e gëzojnë këtë të drejtë. Numri shtatë shënohet në kartën e raportit.
Shembull. Nga punonjësi Sidorov V.P. Dita e punës është 7 orë. Para festës do të jetë 6 orë dhe numri gjashtë do të shënohet në fletore. Kjo pikë duhet respektuar për të shmangur riciklimin.

Figura 2. Formulari T-13.

Kush ka të drejtë të plotësojë fletën e kohës

Mund të plotësohet nga çdo punonjës i caktuar me urdhër përkatës. Për shembull:

• Kohëmatësi - nëse ka një pozicion në tabelën e personelit. Plotësimi i fletës kohore do të jetë përgjegjësia e tij direkte.
• Një tjetër anëtar i stafit. Për të, mbajtja e një fletë kohore është një nga përgjegjësitë e tij kryesore. Prandaj, ajo, ndër të tjera, parashikohet ose në kontratën e punës ose në përshkrimin e saj të punës.
• Inspektor i Burimeve Njerëzore.
• Çdo punonjës tjetër i ka caktuar këto detyra.

Gabime tipike të gjetura në kartat e raportit

Situata 1.

Punonjësi shkon në një pushim tjetër. Kujtojmë që ditët e pushimeve përfshihen në numrin e ditëve kalendarike dhe nuk shënohen me shkronjën "B" (ditë pushimi). Ju mund të vendosni një simbol në formën e "OT", ose një numër - "09".

Kujdes! Nëse gjatë periudhës së pushimeve ka pushime jo-pune, atëherë ajo(at) nuk konsiderohet ditë kalendarike. Në kartën e raportit ai/ajo tregohet si ditë pushimi: përdoret simboli “B” ose numri “26”.

Shembull. Punonjësi Rychkov V.V. merr leje për 14 ditë kalendarike nga data 4.06 deri më 18.06. Ju lutemi vini re se 12 qershori është festë publike. Fleta e kohës do të plotësohet siç tregohet në Figurën 3.

Situata 2.

Punonjësja, teksa ishte me pushime nga 1 qershori deri më 15 qershor, u sëmur. Ai njofton administratën e ndërmarrjes për sëmundjen e tij nga data 4 deri më 9 qershor (6 ditë). Ekziston një certifikatë pushimi mjekësor.
Pushimet e tij do të zgjasin 6 ditë, të cilat nuk i ka shfrytëzuar për shkak të sëmundjes.

Në këtë shembull, punonjësi përdori tre ditë kalendarike me pushime, më pas u sëmur dhe i kishin mbetur edhe 11 ditë kalendarike. Ai do të kthehet në punë më 22 qershor.

Si të plotësoni një fletë pune për punëtorët me kohë të pjesshme

Nëse një punëtor me kohë të pjesshme "vjen" nga një ndërmarrje tjetër, atëherë ai futet në një rresht të veçantë në fletën e kohës dhe i caktohet një numër personal i personelit.
Punonjësit kryesor, i cili kryen punë shtesë si punëtor me kohë të pjesshme, i caktohen dy numra personeli sipas dy fletëve të ndryshme kohore.
Ose, si opsion, mbahet një fletë kohore, por për çdo pozicion të mbajtur prej tij - një linjë të veçantë dhe dy numra të ndryshëm personeli.

Raste të veçanta të regjistrimit të një udhëtimi pune në një fletë kohore

Kur përcaktoni kohëzgjatjen e udhëtimeve të biznesit, pushimeve ose momenteve të tjera, mund të përdorni rekomandimet e mëposhtme:

1. Udhëtimi i punës shënohet me shkronjën "K". Kohëzgjatja e udhëtimit të punës shënohet në rendin përkatës.
2. Nëse, ndërsa një punonjës është në një udhëtim pune, ka një ditë pushimi ose pushim, atëherë ai do të paguhet me një tarifë të dyfishtë. Karta e raportit shënohet "K M", jo dalja "B".

Si të shënoni siç duhet një udhëtim pune nëse një punonjës është në pushim mjekësor? Rast nga praktika.

Për arsye prodhimi, administrata e ndërmarrjes vendos ta thërrasë dhe ta dërgojë në një udhëtim pune edhe para “mbylljes” së pushimit të sëmurë. Në këtë situatë, veprimet e administratës dhe punonjësit janë shkelje e ligjeve të punës.

Kohëmatësi në fakt plotëson fletën e kohës si kjo:

1. Fakti i mungesës (sëmundjes) para fillimit të udhëtimit të biznesit tregohet me simbolin "B".
2. Simboli “K” shënon ditët e udhëtimit të punës.
3. Pas kthimit prej tij, vendosim ose "B" (nëse pushimi i sëmurë nuk është mbyllur ende), ose "I" - nëse pushimi i sëmurë është i mbyllur.

Por nëse e plotësoni kartën e raportit në këtë mënyrë, mund të ketë pasoja.

Rreziku 1. Nëse hyrjet duken kështu: "B" (sëmundje), "K" (udhëtim pune), pas tij - "I" (duke u shfaqur për punë), pa mbuluar pushimin mjekësor, atëherë FSS e Rusisë nuk do të njohë numrin e ditë që punonjësi ishte në një udhëtim pune këtë pjesë të pagesës së sëmundjes.

Rreziku 2. Nëse karta e raportit plotësohet si kjo: "B" (sëmundje), "K" (udhëtim pune), dhe pas saj - vazhdimi i sëmundjes "B" - atëherë FSS do të refuzojë të kompensojë të gjithë shumën e përfitimit. .

Duhet mbajtur mend se përfitimi paguhet për sëmundje. Nëse një punonjës kthehet në punë, do të thotë se ai është në gjendje të punojë.

1. Kohëmatësi e plotëson formularin vetëm nëse ka një arsye: urdhër ose urdhër me shkrim, ose dokumente të tjera.
2. Në formularin e unifikuar, futen të gjitha të dhënat e parashikuara në të dhe plotësohen të gjitha rreshtat. Linjat e paplotësuara duhet të kalohen.
3. Përpilohen dy fletë pune në muaj, për gjysmën e parë dhe për të dytën, nëse pagat llogariten dy herë në muaj.
4. Gabimet e bëra gjatë plotësimit të kartës së raportit korrigjohen sipas rregullave të përcaktuara rreptësisht: së pari, shënimet e pasakta kryqëzohen me një rresht, dhe ato të sakta shkruhen mbi to. Punonjësi që plotëson fletën e orarit vendos nënshkrimin e tij dhe nënshkruajnë të gjithë personat përgjegjës për këtë dokument.
5. Nëse kohëmatësi nuk e di ende pse punonjësi nuk është paraqitur në punë, atëherë fleta e kohës do të shënohet si NN. Kur jepen dokumentet mbështetëse, kartela e raportit rregullohet.

Kush ka nevojë për një raport dhe pse?

Ai, si dokument parësor, nevojitet:

1. Kontabiliteti. Bazuar në këtë dokument, llogaritet paga e punonjësit. Karta e raportit konfirmon faktin që punonjësi po përmbush detyrat e tij.
2. Inspektorati Tatimor. Kontrollohet korrektësia e llogaritjes ose mbajtjes së tatimit në burim nga pagat. Bëhet barazimi i orëve të punës, të shënuara në fletën kohore, me të dhënat për pagesat e pagave.
3. Karta e raportit mund të kërkohet nga specialistë të Fondit Rus të Sigurimeve Shoqërore. Kontrollohet korrektësia e pagesës së përfitimeve nga fondi.
4. Organet e Shërbimit Federal të Migracionit. Gjatë kontrollit të punëdhënësve që punësojnë shtetas të huaj si punonjës.
5. Specialistët e Inspektoratit të Punës. Inspektori, duke kontrolluar kartelën e raportit, do të jetë në gjendje të vërtetojë faktin. Kështu, duke kontrolluar respektimin e normës së orëve jashtë orarit, parashikohet një gjobë për devijimet e zbuluara. Në rast të shkeljes së përsëritur të termave të referencës, menaxheri mund të shkarkohet nga pozicioni i tij.
6. Deklarata mund të përdoret si provë në gjykatë nëse lind. Për shembull, ligjshmëria e shkarkimit të një punonjësi për mungesë.
7. Autoritetet statistikore. Sipas procesverbalit, përpilohen një sërë raportesh. Për shembull, një raport në formularin P-4.

Fleta kohore jo vetëm që pasqyron numrin e orëve të punuara nga secili punonjës, por gjithashtu ju lejon të regjistroni informacione për pjesëmarrjen dhe mungesën nga puna në baza ditore. Disa nga punonjësit janë sëmurë, disa kanë munguar për arsye të panjohura dhe disa kanë shkuar me pushime. Le të shohim se si t'i shënojmë saktë të gjitha këto raste në kartën e raportit.

Të gjitha organizatave u kërkohet të mbajnë fletë kohore. Ky dokument kërkohet për të:

• të marrë parasysh çdo ditë se si punonjësit e përdorin kohën e tyre të punës, nëse ata janë në përputhje me orarin e vendosur të punës;
• marrin të dhëna për orët e punës;
• llogaritja e pagës;
• të hartojë raporte statistikore për punën për autoritetet statistikore.

Komiteti Shtetëror i Statistikave të Rusisë ka miratuar dy forma të unifikuara për fletët kohore - T-12 dhe T-13*. Formularët ndryshojnë në atë që T-12 është një opsion universal, dhe T-13 kryhet nëse organizata ka një sistem automatik për monitorimin e frekuentimit dhe mos-shfaqjeve në punë (turnstile). Në këtë rast, të dhënat futen në formular përmes një kompjuteri. Më shpesh, natyrisht, ata përdorin formularin T-12, pasi sistemet e hyrjes nuk janë instaluar në të gjitha organizatat.

Raporti përpilohet në një kopje. Në fund të muajit, raporti i plotësuar duhet të nënshkruhet nga drejtuesit e sektorëve strukturorë dhe punonjësi i BNJ. Dokumenti më pas dërgohet në departamentin e kontabilitetit për llogaritjen e listës së pagave.

Kush e mban fletën e kohës

Më parë, shumë organizata kishin një pozicion të veçantë - kohëmatës. Tani menaxherët e konsiderojnë të paarsyeshme mbajtjen e një njësie të veçantë të personelit vetëm për regjistrimin e daljeve dhe mungesave nga puna. Më shpesh, përgjegjësia për mbajtjen e fletëve kohore i caktohet një specialisti të burimeve njerëzore, kontabilistit ose drejtuesve të divizioneve strukturore përveç funksioneve të tyre kryesore. Mos harroni se kjo përgjegjësi duhet të përfshihet në kontratën e punës dhe përshkrimin e punës së punonjësit ose t'i caktohet atij me urdhër të drejtorit të organizatës.

Si të pasqyroni përdorimin e kohës së punës në një fletë kohore

Formularët T-12 dhe T-13 praktikisht nuk ndryshojnë në përbërjen e detajeve, kështu që ne do të shqyrtojmë plotësimin e fletës kohore duke përdorur shembullin e një formulari - T-12. Ose më mirë, seksioni i tij i parë, i cili quhet "kontabiliteti i përdorimit të kohës së punës". Një shembull i plotësimit të fletës kohore është dhënë në faqen ....

Fleta e orarit mbahet për një muaj dhe në fund të kësaj periudhe përmbledh numrin e orëve të punës nga secili punonjës. Vërehen edhe rezultate të ndërmjetme (për gjysmën e parë dhe të dytë të muajit). Pranimet dhe mungesat nga puna regjistrohen duke përdorur metodën e regjistrimit të vazhdueshëm. Kjo do të thotë që për çdo ditë të muajit, në qelinë përkatëse futet një përcaktim - frekuentimi ose mosparaqitja për arsye të caktuara (ose për rrethana të paqarta). Megjithatë, është gjithashtu e mundur që të mos shënohet frekuentimi, por të regjistrohen vetëm devijime nga orari i punës (mos paraqitje, vonesë, etj.). Nëse nuk ka pasur devijime gjatë muajit, atëherë kartela e raportit do të pasqyrojë vetëm të dhënat përfundimtare për rezultatet e punës për gjysmën e parë dhe të dytë të muajit dhe rezultatin e përgjithshëm, dhe qelizat e tjera do të mbeten bosh.

Tani le të shohim saktësisht se si të futni përcaktimet në kartën e raportit.

Në kolonat 4 dhe 6 të formularit T-12 ka dy rreshta. Rreshti i sipërm përmban një përcaktim shkronjash të llojeve të kohës së punës të shpenzuar në çdo ditë të muajit (paraqitje, pushime, udhëtim pune, pushim mjekësor, etj.). Numri i orëve për ta regjistrohet në fund. Emërtimet e shkronjave janë dhënë në faqen e titullit të formularit T-12. Për shembull, nëse një punonjës erdhi në punë më 13 qershor dhe ishte i pranishëm me kohë të plotë, atëherë në kartën e raportit për qershorin në qelinë me numrin 13 përballë mbiemrit të punonjësit do të vendosim "Unë" dhe 8 orë pune. Nëse ai ishte në një udhëtim pune atë ditë, atëherë është e nevojshme të vendosni "K". Por ai nuk kishte orë pune në organizatën tuaj atë ditë, kështu që ne vendosëm zero në fund. Fundjavat dhe festat gjithashtu kanë përcaktimin e tyre. Rreshti i sipërm shënohet me "in" dhe vija e poshtme me zero.

Mos harroni: për të futur këtë apo atë kod, duhet të keni arsye të mira. Për shembull, ju mund të shënoni pushimin mjekësor në kartën tuaj të raportit vetëm nëse e dini me siguri se punonjësi ka një certifikatë të paaftësisë së përkohshme për punë. Tabela në faqen ... ofron një listë të dokumenteve për të gjitha rastet e mungesave dhe devijimeve nga orari i përcaktuar i punës. Nëse nuk keni dokumente që konfirmojnë arsyen e mungesës së punonjësit, atëherë mund të shënoni vetëm mungesën e kartës së raportit për arsye të panjohura ("NN").

Simbolet e kohës së punuar dhe të papunuar, të cilat janë paraqitur në faqen e titullit të formularit T-12, janë përdorur edhe në formularin T-13.

Si të përmbledhim

Në fund të muajit, duhet të llogaritni numrin total të ditëve dhe orëve të punës. Në të njëjtën kohë, fundjavat, mungesat, mungesat për arsye të panjohura, ditët e sëmundjes, udhëtimet e punës përjashtohen nga llogaritja e ditëve të punës - në përgjithësi, të gjitha ato ditë kur punonjësi mungonte nga puna. Për të llogaritur numrin e orëve të punës, thjesht duhet të mblidhni numrat në rreshtin e dytë të kolonave 4 dhe 6 dhe të vendosni rezultatet në kolonën 5 (për gjysmën e parë të muajit), kolonën 7 (për gjysmën e dytë të muajit) dhe kolonat 8-13 (për muajin në tërësi) .

Më vete, duhet të llogaritni numrin e ditëve të mos-shfaqjeve dhe të vendosni informacione rreth tyre në kolonat 14-16. Kolona 15 përmban kode numerike për arsyet e mosparaqitjes (këto kode jepen në faqen e titullit të formularit, së bashku me emërtimet e shkronjave). Për shembull, kodi për pushimet e ardhshme është 09, dhe mungesat për arsye të panjohura janë 30. Dhe së fundi, është e nevojshme të përcaktohet numri total i ditëve të pushimit për çdo punonjës për muajin dhe ta futni atë në kolonën 17.

Një fletë kohore është dokumenti kryesor për monitorimin e procesit të punës.

Përdoret nga kontabilistët gjatë llogaritjes së pagave, shpërblimeve, gjobave;

Punonjësit e departamentit të burimeve njerëzore për të hartuar politika të brendshme kompetente të organizatës; drejtuesit e kompanive.

Dokumenti shërben gjithashtu për të siguruar raportimin tatimor, sistematizimin dhe organizimin e informacionit rreth procesit të punës.

Formulari për plotësimin e fletës kohore është krijuar zyrtarisht dhe ka dy modifikime - T12 dhe T13.

Menaxhmenti i organizatës vendos në mënyrë të pavarur se cilin të zgjedhë.

Dallimi qëndron në metodën e regjistrimit të të dhënave, formulari T-12 është forma më e zakonshme dhe përfshin plotësimin manual të fletës kohore, modifikimi T-13 përdoret për plotësimin automatik. Ju mund të shkarkoni mostrat e tyre nga Interneti. Për të plotësuar formularin T-13, mund të përdorni çdo program të përshtatshëm për kontabilistët.

Nga 01/01/2013, me dekret të Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse, organizata ka të drejtë të prezantojë kolona dhe faqe shtesë në dokument, të modifikojë fletën kohore brenda kufijve të legjislacionit aktual sipas gjykimit të saj.

Shenjat e formularit të vendosur futen në kartelë, të cilat shoqërohen me dokumente që i shpjegojnë ato.

Shenja të tilla përfshijnë:

1. Të jesh vonë. Duhet të shoqërohet me një shënim shpjegues. 2. Mungesa. Shoqërohet me një shënim shpjegues dhe një urdhër për llojin e dënimit.
2. Mungesa e sëmundjes, pushimi i lehonisë, ditët e dhurimit, mungesat në lidhje me kryerjen e një kontrolli mjekësor sipas udhëzimeve të zyrës së regjistrimit dhe regjistrimit ushtarak. Lëshohet në rast të disponueshmërisë së një certifikate të pushimit mjekësor të dorëzuar dhe të plotësuar në kohë ose dokument tjetër.
3. Pushimet. Shenja vendoset nëse ka një kërkesë nga një punonjës ose një vërtetim nga institucioni arsimor dhe një urdhër të nënshkruar nga drejtori ose personi që e zëvendëson.
4. Përpunimi. Shoqërohet me një dokument të nënshkruar nga përgjegjësi i departamentit, njësisë, departamentit ose përgjegjësit.
5. Të shkosh në punë gjatë fundjavave dhe festave. Shoqëruar me një deklaratë me shkrim nga punonjësi për pëlqimin e tij të nënshkruar nga eprori i tij i drejtpërdrejtë.
6. Udhëtime biznesi. Në këtë rast, departamentit të kontabilitetit i jepet një certifikatë udhëtimi me vulën e organizatës dhe datën e mbërritjes dhe largimit të punonjësit.

Nëse një punonjës pushohet nga puna, qelitë e kohës së punuar në fletën e kohës lihen bosh

Deklaratën i bashkëlidhet urdhri i largimit i nënshkruar nga drejtuesi i organizatës.